Estructuras organizativas

Modelos estructurales de organización. Administración y gestión de empresas. Toma de decisiones. Burocracia empresarial

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7.1. - Principios de diseño de la organización.

Los principios organizativos diseñan la estructura bajo tres perspectivas.

  • En vertical, atendiendo a la idea de autoridad en la organización y en consecuencia al desarrollo de la línea jerárquica.

  • En horizontal, es la respuesta a la mayor o menor aplicación en la organización de la división del trabajo y de la especialización funcional.

  • Pretende equilibrar los desarrollos verticales y horizontales de la estructura, coexionando al grupo humano. Para evitar las “distancias” físicas y psíquicas de los anteriores diseños, cuestión que se puede lograr con una adecuada motivación (ver figura) y por tanto, participación de las personas que componen la organización.

  • 7.1.1. - Principio de diseño en vertical.

    Los básicos son dos.

    • Autoridad, poder legítimo que da derecho a mandar, o a actuar sobre un grupo de personas.

    • Jerarquía, creación de diferentes niveles ordenados donde se desarrolla el principio de autoridad y permite la responsabilidad y el control del trabajo.

    Otros principios del diseño en vertical pueden ser.

    • La unidad de dirección o unidad de mando.

    • La delegación de funciones.

    • La descentralización.

    7.1.2. - Principios de diseño en horizontal.

    Los básicos son dos.

    • División del trabajo, es la división de las tareas en que se puede descomponer una actividad entre los miembros que la integran, con el fin de reducir esfuerzos y mejorar, la cantidad y la calidad.

    • Especialización, asignación permanente a cada persona de una tarea específica, de forma que se haga en una sola función. De esta forma se logra mayor destreza en el trabajo individual, un ahorro de tiempo y una creación de nuevos puestos de trabajo.

    Algunos otros principios.

    • La departamentalización, que es la agrupación de las tareas y grupos especializados en tareas.

    • La divisionalización, agrupación de tareas y grupos especializados en divisiones o unidades autónomas responsables.

    • La coordinación, ordenación armónica de las actividades de la estructura organizativa entre las unidades de un mismo nivel jerárquico.

    • La normalización, reglas o normas universales o procesos programados de aplicación general para aquellas tareas repetitivas.

    7.1.3. - Principios del diseño del equilibrio.

    Los básicos son dos.

    • Motivación, es la actitud personal que se refiere a los impulsos, deseos, necesidades y aspiraciones que justifican determinados esfuerzos o actuaciones. La motivación es el impulso y esfuerzo para satisfacer una meta.

    • Participación, es el grado de compromiso en las tareas y en las decisiones que se tienen que desarrollar en la organización.

    Otros principios no básicos.

    • Información, es el flujo de datos hacia los miembros de la organización.

    • Dirección de objetivos, la orientación de las personas hacia los objetivos o metas de forma que conozcan lo que tienen realizar en un determinado período de tiempo, realización que servirá para valorar su actuación, influyendo en la remuneración y en la promoción.

    • El trabajo en grupo, es la forma de organizar y de motivar a las personas para desarrollar las tareas y elaborar las decisiones a través de la actuación en grupo o el trabajo en equipo.

    7.2.1. - La estructura simple.

    La estructura simple se caracteriza ante todo por la falte de elaboración, generalmente no dispone de tecnoestructura, ni de staff de apoyo, tiene una división poco estricta del trabajo y una pequeña jerarquía directiva.

    En cierto sentido, la estructura equivale a la ausencia de estructura:

    • Los especialistas del staff suelen contratarse cuando surge la necesidad, sin quedar incorporados de forma permanente a la organización.

    En la estructura simple, la coordinación se obtiene principalmente mediante la supervisión directa, concretamente, quien toma las decisiones es el director o empresario, que casi siempre coinciden por consiguiente el ápice estratégico es el ápice central en la organización.

    En la figura vemos un amplio ámbito de control en el ápice estratégico, la ausencia de unidades de staff y una línea media insignificante.

    7.2.2. - La burocracia maquinal.

    Si observamos una oficina de correos, una empresa siderúrgica, unas líneas aéreas, una fábrica de automóviles, vemos que todos estas organizaciones presentan una serie de características estructurales comunes, sobretodo su trabajo de operaciones es rutinario, sencillo y repetitivo, por consiguiente, los procesos de trabajo están altamente normalizados, dado que la burocracia maquinal depende principalmente de la normalización de los procesos de trabajo para su coordinación, la tecnoestructura que comprende a los analistas encargados de dicha normalización, es la parte central de la estructura, todo ello indica que la burocracia maquinal, es una estructura obsesionada por el control, la mentalidad del control prevalece en todos sus niveles. Los directivos del ápice estratégico, se preocupan ante todo por la minuciosa puesta a punto de la maquinaria burocrática, está continuamente a la búsqueda de formas más eficientes para producir, lo que nos lleva a la conclusión de que, en la burocracia maquinal permanece gran parte del poder en manos de los directivos del ápice estratégico, o sea, se trata de un tipo de estructura bastante centralizado, cuya característica solamente la supera la estructura simple.

    El poder formal queda evidentemente en el ápice, siendo conceptos primordiales, los de jerarquía y cadena de autoridad.

    Los directivos de la línea media, son relativamente débiles y los trabajadores del núcleo de operaciones carecen casi totalmente de poder, los únicos que comparten algún poder informal de importancia, con los altos directivos, son los analistas de la tecnoestructura, porque gracias a su papel de normalización de todo el trabajo ajeno.

    En al figura puede observarse una representación simbólica de la burocracia maquinal, con una estructura administrativa y de apoyo plenamente elaborada, concentrándose ambas partes del staff de la organización en el núcleo de operaciones, y grandes unidades de operaciones, siendo más estrechas los de la línea media, a fin de reflejar, la alta jerarquía de autoridad. Cuando surgen un conjunto de tareas sencillas y repetitivas que tienen que ser realizadas precisa y consistentemente por seres humanos, la burocracia maquinal, es la estructura más eficiente e incluso la única concebible.

    7.2.3. - La burocracia profesional.

    Las organizaciones pueden ser burocráticas, sin estar centralizadas, su trabajo de operaciones suele ser estable dando pie a un comportamiento normalizado pero es también complejo por lo que debe ser controlado directamente por los operarios que lo realizan.

    En este caso, la organización recurre a único mecanismo de coordinación que permite la normalización a la vez que la descentralización, la normalización de las habilidades. Surge así, la configuración estructural denominada burocracia estructural, frecuente en universidades, hospitales, centros escolares, empresas de producción artesanal, etc. Todos cuentan con las habilidades y los conocimientos de los profesionales operativos para funcionar.

    En su estructura básica cuenta con el trabajo del núcleo de operaciones. La coordinación, se realiza mediante la normalización de las habilidades. Se contrata especialistas debidamente preparados y adoctrinados (profesionales), para su núcleo de operaciones, confiriéndoles a continuación un control considerable sobre su propio trabajo. El control sobre su propio trabajo implica que el profesional trabaja con relativa independencia de sus colegas.

    La preparación y el adoctrinamiento constituyen un asunto complicado, en la burocracia profesional. La preparación inicial se recibe, durante varios años, en una universidad o en una institución especializada. En la mayoría de los casos solo representa una primera etapa, va seguida de un largo período de preparación práctica, como el que atraviesan los internos en los hospitales.

    No obstante, los dos tipos de burocracia vistos hasta ahora, difieren enormemente en la fuente de su normalización. La burocracia maquinal, genera sus propias normas, la tecnoestructura, diseña las normas de trabajo de los operarios, que imponen luego los directivos de línea media, mientras, que las normas de la burocracia profesional, surgen fuera de su propia estructura. Estas, son normas universales asegurándose de que se imparten las mismas en las universidades y que son utilizadas por todas las burocracias del sector.

    La burocracia maquinal, recurre a la autoridad de naturaleza jerárquica, mientras que la burocracia profesional, hace hincapié en la autoridad de naturaleza profesional.

    En la figura se muestra la burocracia profesional como una estructura plana, con un núcleo de operaciones muy amplio, con una delgada línea media, una tecnoestructura minúscula, y un staff de apoyo plenamente elaborado.

    La burocracia profesional resulta singular por satisfacer, desde las necesidades primordiales de las personas en la actualidad.

    1º Es democrática, difundiendo directamente su poder entre los trabajadores, principalmente en los que son profesionales.

    2º Les proporciona una extensa autonomía, liberándolos incluso de la necesidad de coordinarse estrechamente con sus colegas.

    7.2.4. - La estructura divisional.

    La forma divisional es más que una organización integrada una serie de entidades semiautónomas acopladas mediante una estructura administrativa central (Por ejemplo El Corte Inglés). Pero estas entidades acopladas que en el caso de la burocracia profesional son individuos o profesionales del núcleo de operaciones. En la forma divisional son unidades de la línea media, que se denominan por lo general divisiones, la administración que las reúne se denomina sede central.

    La forma divisional difiere de las otras 4 estructuras en que en un aspecto importante, no se trata de una estructura completa desde el ápice estratégico, hasta el núcleo de operaciones, sino una estructura superpuesta en otras, es decir, que cada división dispone de una estructura propia.

    La forma divisional reúne a la agrupación a base del mercado para las unidades de la parte superior de la línea media. Se crean divisiones según los mercados a los que se atiende y cada división se ocupa de sus propias actividades de compras, ingeniería, fabricación y márketing.

    La dispersión de las funciones operativas minimiza la interdependencia entre divisiones de modo que, cada una de ellas puede funcionar como entidad semiautónoma, sin necesidad de coordinarse con las demás.

    Organigrama de empresa de fabricación

    Si la sede central delegara todo su poder a los directivos de cada división, dejaría de existir tal sede central, y cada división se convertiría en una división autónoma. Así pues, tiene que haber algún tipo de control o coordinación entre la sede central y sus divisiones. El sistema de control es del rendimiento o outputs o resultados.

    En general, la sede central permite que las divisiones disfruten de una autonomía casi completa para tomar sus propias decisiones controlando después los resultados de las mismas.

    El principal mecanismo de coordinación en la forma divisional es la normalización de los outputs y el parámetro de diseño básico es el control de rendimiento.

    En la forma divisional las divisiones disponen del poder preciso para gestionar sus propias unidades controlando las operaciones y determinando las estrategias para los mercados de los cuales se ocupan.

    Div 1 Div 2 Div 3 Div4...

    En la representación gráfica, la sede central aparece dividida en 3 partes, un pequeño ápice estratégico de directivos superiores, una pequeña tecnoestructura a su izquierda, encargada del diseño y funcionamiento del sistema del control del rendimiento, y un grupo de staff de apoya algo

    más grande a la derecha, debajo vemos 4 divisiones que se representan como burocracias maquinales para ilustrar que la divisionalización fomenta dicha configuración entre sus divisiones.

    7.2.5. - La adhocracía.

    Ninguna configuración estructural vista hasta ahora es capaz de realizar una innovación sofisticada.

    La estructura simple puede sin duda innovar, pero solo de una forma relativamente sencilla. Tanto la burocracia maquinal como la profesional son estructuras de rendimiento no de solución de problemas diseñadas para perfeccionar programas normativos y no para inventar otros nuevos. La forma divisional tampoco es realmente innovadora, el interés por el control mediante la normalización de outputs no estimula la innovación.

    La innovación sofisticada precisa la quinta configuración estructural capaz de combinar expertos, provenientes de distintos campos para formar equipos de proyectos “ad hoc”.

    Innovar significa romper con las pautas establecidas.

    De todas las configuraciones estructurales la adhocracia es la que menos respeta los principios clásicos de gestión y especialmente la unidad de mando.

    La adhocracia tiene que contratar y conferir poder a expertos, profesionales cuyos conocimientos y habilidades han sido desarrollados a fondo en programas de preparación, los cuales tienen que reunir sus fuerzas en equipos multidisciplinares y cada uno de ellos se forma alrededor de un proyecto de innovación determinado.

    En la figura se muestra la adhocracia a partir de nuestro logotipo cuyas partes convergen en una masa amorfa en el centro esta masa incluye la línea media, el staff de apoyo, la tecnoestructura y el núcleo de operaciones.

    El ápice estratégico también está algo fusionado con la masa central. Si la estructura simple y la burocracia maquinal fueron las estructuras del pasado y la burocracia profesional y la forma divisional son las del presente resulta evidente que la adhocracia es la estructura del futuro.

    La adhocracia es la única estructura posible para los que creen en una mayor democracia con menos burocracia.

    7.3. Pentágono de estructuras.

    Estructura Simple

    Fuerza de centralización

    Burocracia maquinal Burocracia profesional

    Fuerza de profesionalización

    Fuerza de normalización

    Forma divisional Adhocracia

    Fuerza de fragmentación Fuerza de Colaboración

    En las estructuras empresariales hay en conjunto de 5 fuerzas que estiran a las organizaciones en 5 direcciones estructurales distintas. Estas fuerzas figuran en el pentágono.

    La primera es una fuerza de centralización ejercida por el ápice estratégico, inclinándose por la coordinación mediante supervisión directa y por tanto por la estructuración de la organización en forma de estructura simple.

    La segunda es la fuerza ejercida por la tecnoestructura inclinándose por la coordinación mediante la normalización de los procesos de trabajo y por tanto por la estructura denominada burocracia maquinal.

    La tercera, es la fuerza ejercida por los operarios, por el núcleo de operaciones y es una fuerza de profesionalización mediante la normalización de las habilidades, por la tanto, se estructura como burocracia profesional.

    La cuarta, es la fuerza ejercida por los directivos, medios que podemos denominar fuerza de fragmentación limitado la coordinación a la normalización de los outputs o resultados, por tanto, será una organización de forma divisional.

    La quinta, es la fuerza ejercida por el staff de apoyo, inclinándose por la coordinación, mediante la adaptación mutua, y por tanto, por la estructura llamada adhocracia. Fuerza de colaboración.

    Casi todas las organizaciones albergan estas cinco fuerzas.

    Modelos de estructuras organizativas TEMA VII

    Organización y métodos de trabajo - 1 -

    - Principal mecanismo de coordinación: Normalización de procesos de trabajo.

    - Parte fundamental de la organización: Tecnoestructura.

    - Principal mecanismo de coordinación : Supervisión directa.

    - Parte fundamental de la organización: Ápice estratégico.

    Equilibrio

    marketing

    fabricación

    ingeniería

    compras

    fabricación

    ingeniería

    marketing

    - Principal mecanismo de coordinación: Adaptación mutua.

    - Parte fundamental de la organización: Staff de apoyo.

    compras

    División 2

    División 1

    Financiero

    Jurídico

    Planificación

    Director General

    - Principal mecanismo de coordinación: Normalización de outputs o resultados.

    - Parte fundamental de la organización: Línea media.

    - Principal mecanismo de coordinación: Normalización de habilidades.

    - Parte fundamental de la organización: Núcleo de operaciones.