Estructura y organización de las empresas

Complejidad. Centralizacion. Formalizacion. Henry Mintzberg

  • Enviado por: Luis Watkins
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
  • 8 páginas
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ESTRUCTURA

Una Breve Revision de lo que es la Estructura y su Importancia

Lo primero que se debe reconocer al atacar este tema es que no se puede separar el concepto de estructura del concepto de organizacion. Toda organizacion genera una estructura y puede decirse que es esa estructura.

La estructura de una organizacion esta formada por relaciones relativamente estables y fijas entre puestos y grupos de trabajo. Su objetivo fundamental es influir en el comportamiento de personas y grupos de modo que el rendimiento de la organizacion sea eficaz. De esto se desprende que la estructura se define en funcion de los objetivos que persigue una empresa.

El concepto de estructura tambien implica una configuracion de actividades que se caracteriza por ser perdurable y persistente, es decir, la estructura se caracteriza por su regularidad. Estas actividades constituyen lo que puede denominarse procesos organizacionales.

De acuerdo a autores como Gibson, Ivancevich y Donnely, son cuatro las decisiones clave de la direccion de una organizacion que definen su estructura. Estas se relacionan con la division de la mano de obra, la delegacion de autoridad, la departamentalizacion de los puestos de trabajo y la determinacion del numero de personas a cargo de cada gestor ( tamano de las unidades o intervalo de control ). Estas decisiones se relacionan entre si y son interdependientes y su consecuencia son las diferentes estructuras que observamos en la realidad.

Dentro del esquema anterior, determinar las diferencias de estructura implica identificar ciertos atributos o dimensiones valorables en ella. Las dimensiones mas utilizadas son la complejidad ( el grado de especializacion de los puestos de trabajo ), la centralizacion ( la cantidad de autoridad que conserva la alta direccion ) y la formalizacion ( la existencia de politicas, normas y procedimientos por escrito ).

En este modelo descrito por Gibson y sus colaboradores, las organizaciones se clasifican en un espectro continuo que va desde organizaciones formalistas, clasicas, burocraticas, estructuradas y mecanicas a organizaciones informales, neoclasicas, no burocraticas y organicas, que son los distintos nombres con los que se les denomina.

Otra vision de la estructura es la de Henry Mintzberg, que postula que las caracteristicas de las organizaciones pueden ser agrupadas en lo que el llama “configuraciones” naturales y agrega que las organizaciones eficaces son aquellas que logran coherencia o armonia entre sus elementos componentes.

Los elementos componentes de la estructura, segun Mintzberg, son cinco: la cuspide estrategica ( o administracion superior ), el centro operativo o nucleo operacional ( compuesto por quienes realizan los trabajos basicos de la organizacion ), la linea media ( o la administracion intermedia entre la cuspide y el nivel operativo ), la estructura tecnica ( equipo de analistas que disenan sistemas en relacion al planteamiento formal del trabajo y el control ) y el personal de apoyo ( cuya funcion es prestar servicios indirectos al resto de la organizacion ).

Combinando estos componentes Mintzberg presenta cinco configuraciones, que por supuesto, varian ampliamente en la realidad. Estas son:

  • La Estructura Simple

  • La Burocracia Mecanica o Maquinal

  • La Burocracia Profesional o Profesionalizada

  • La Estructura Divisionalizada

  • La Adhocracia ( con las variantes Operativa y Administrativa )

  • En el analisis de la estructura, el Modelo de Mintzberg presenta una serie de elementos estructurales y situacionales que, al agruparse y entrelazarse, forman cada configuracion. Para efectos practicos, estos elementos se han reunido en las siguientes dimensiones:

    • El principal mecanismo de coordinacion de la organizacion

    • La parte fundamental de la organizacion

    • Parametros de diseno ( entre ellos la especializacion de puestos, la formalizacion, el intervalo de control, la centralizacion, la agrupacion, los sistemas de planificacion y control y los dispositivos de enlace )

    • Aspectos de funcionamiento ( cuspide estrategica, nucleo operativo, linea media, estructura tecnica, personal de apoyo y flujo de autoridad )

    • Variables de contingencia ( edad y tamano de la organizacion, tecnologia, medio ambiente y poder )

    ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DEL CLUB DE EQUITACION LA REINA

    La primera impresion que nos llevamos al conocer esta organizacion fue la de que carecia de una estructura, de la forma que asociabamos a grandes organizaciones. La verdad es que estabamos en un error, pues como senalamos en un comienzo de esta seccion, toda organizacion tiene una estructura y el Club de Equitacion La Reina no es la excepcion.

    Es preciso recordar en este momento que el Club se compone de 17 personas que trabajan en el, encabezadas por Victor Contador como Presidente y Gerente General. Hay una secretaria que coordina el funcionamiento administrativo del club ( atencion de socios y alumnos de la Escuela de Equitacion, atencion a publico en general, recepcion de pago de cuotas, etc.), un contador, que obviamente se encarga de todo lo que es la contabilidad y preparacion de planillas previsionales y remuneraciones del personal, asi como tambien del tema tributario. Tambien hay un capataz, mano derecha de Victor Contador y el “segundo de a bordo” en lo que a funcionamiento se refiere y dos maestros de equitacion, que se encargan de impartir las clases a los alumnos y socios. El resto del personal ( 11 personas ) corresponde a operarios .

    Reconocemos que esta estructura involucra a pocas personas, lo que indudablemente facilita el analisis a traves de la observacion. Sin embargo, esa simplicidad ofrece la oportunidad de ver con mayor claridad las diversas dimensiones que se consideran en el analisis, aspecto que no siempre es posible en una organizacion de mayor tamano.

    Hemos utilizado como herramienta de estudio de la estructura el modelo de Mintzberg, descrito anteriormente, por lo que a continuacion entregaremos los resultados obtenidos para cada una de las dimensiones de diagnostico y finalmente propondremos lo que a nuestro juicio corresponde a la configuracion estructural de la empresa.

    Principal Mecanismo de Coordinacion

    Nos referimos al elemento fundamental que mantiene unida la organizacion.

    El principal mecanismo de coordinacion en esta empresa es la supervision directa de las actividades. Quedara mas claro esto al analizar la parte fundamental.

    Parte Fundamental de la Organizacion

    Sin lugar a dudas, la parte fundamental del Club es su cuspide estrategica, Don Victor Contador. El es quien mueve toda la organizacion.

    Pudimos observar esto con claridad ya que Don Victor se encarga personalmente de organizar casi todo el trabajo. No es exageracion decir que lo vimos en solo un par de horas dirigiendo a operarios, dando instrucciones a la secretaria, participando en las clases de equitacion y hasta supervisando el riego de areas verdes y arboles que tanto le ha costado mantener. Pareciera estar en todo.

    Si bien es cierto que el capataz, Patricio Araya, es el brazo derecho de Don Victor es notorio que solo adquiere esa importancia cuando este no se encuentra en el Club. Patricio desempena lo que asociariamos a la linea media , la intermediacion entre la cuspide y el nivel operativo, pero de una forma bastante restringida cuando esta su jefe. Mas adelante veremos esto.

    Parametros de Diseno

    Especializacion de los puestos de trabajo

    Tambien podemos llamarla complejidad , refiriendonos al numero de tareas de un determinado trabajo y a la profundidad en terminos de control que se tiene sobre ellas.

    En el Club la especializacion es escasa, pues no hay una definicion muy clara de tareas. Es posible ver a un ordenanza moviendo un caballo y luego pintando o reparando una pesebrera. Lo mismo aplica para la mayoria de los que trabajan ( con la sola excepcion del contador y, en menor medida, de los maestros de equitacion ).

    Preparacion y Adoctrinamiento

    Nos referimos a la educacion formal y grado de entrenamiento y capacitacion que se entrega a los actores sociales por parte de la organizacion.

    Es muy escasa y solo se verifica en la explicacion de las tareas basicas a desarrollar cuando los operarios o algun otro miembro del personal es contratado o se requiere que realice una tarea nueva. Como no hay ningun proceso productivo que implique el uso de maquinarias o exija destrezas complejas, este aspecto es poco relevante en la organizacion.

    Formalizacion del Comportamiento

    Se relaciona con el establecimiento de politicas, normas y procedimientos que determinan el accionar del personal; por lo general, por escrito.

    Casi no hay formalizacion.

    Tamano de las Unidades

    Nos referimos al numero de personas que estan a cargo de un gestor. Tambien se denomina Intervalo de Control.

    Debido al reducido numero de personas que trabajan en el Club, podemos decir que este intervalo es “amplio”, visto desde la perspectiva del unico gestor, Don Victor. Tiene a su cargo a todo el personal de la empresa.

    Agrupacion

    Nos referimos a la departamentalizacion, que consiste en agrupar los puestos de trabajo sobre una base comun. No se aplica en este caso.

    Sistemas de Planificacion y Control

    No hay sistemas de planificacion y control establecidos. Ambos son realizados en forma directa por la cuspide estrategica.

    Centralizacion

    Se refiere al grado de autoridad que tiene la alta direccion.

    En esta empresa hay una total centralizacion. La autoridad la ejerce casi exclusivamente Don Victor. Solo Patricio Araya, el capataz, ejerce autoridad en aquellas circunstancias en que Don Victor no puede supervisar lo que se esta haciendo, pero siempre bajo la autoridad suya.

    ASPECTOS DE FUNCIONAMIENTO

    Basicamente nos referimos aqui a los componentes que definen una configuracion estructural segun el Modelo de Mintzberg. La idea es describir que labores desarrolla cada una de estas partes, aunque a estas altura parezca evidente senalarlo.

    Cuspide Estrategica

    Como ya dijimos, esta encarnada en Don Victor Contador, quien constituye la administracion superior de la empresa y realiza todo el trabajo administrativo.

    Linea Media

    Podriamos decir que es muy debil su presencia.

    Basicamente la identificamos con el capataz, Patricio Araya, que desempena esporadicamente el papel de intermediario entre la cuspide y el centro operativo.

    Estructura Tecnica

    No hay estructura tecnica.

    Personal de Apoyo ( Staff )

    Aqui ubicamos a Juan Maldonado, el contador. Este presta servicios de manera indirecta a la organizacion.

    Creemos que tambien debe incluirse aqui a Patricia Moya, la secretaria del Club, ya que en base a lo que pudimos observar no cumple funciones de intermediaria entre el nivel operativo y la cuspide ( por lo que no se le podria clasificar como parte de la linea media ) tampoco podemos asociarla a la estructura tecnica ( no desarrolla sistema alguno ) y definitivamente no corresponde al centro operativo.

    VARIABLES DE CONTINGENCIA

    Edad y Tamano

    Ambas variables afectan a la organizacion en lo que se refiere a formalizacion de comportamientos y elaboracion de la linea media y estructura tecnica.

    El Club de Equitacion La Reina es una organizacion relativamente nueva ( se fundo a prncipios de los 80 ) y sobre todo, pequena. Esto incide en que su grado de formalizacion sea muy bajo.

    Tecnologia

    Influencia particularmente al centro operativo de una organizacion y a las unidades asesoras que estan estrechamente vinculadas a este.

    En este caso no hay mayor tecnologia que regule la actividad de los operarios del Club, por lo que podemos hablar de simplicidad de esta dimension de analisis.

    Medio ambiente

    El medio ambiente es muy importante para la organizacion, pues determina su grado de complejidad, dependiendo de su dinamismo y estabilidad. En el medio ambiente reconocemos variables economicas, de competencia y de consumidores.

    Se reconoce que a mayor estabilidad, menor complejidad de la organizacion.Esto es lo que ocurre en nuestro caso, pues el ambiente en el que se desempena el Club es muy estable. El mercado de la equitacion no se caracteriza por una gran competitividad ni por grandes y repentinos cambios. No requiere de fuertes innovaciones tecnologicas que puedan quedar obsoletas ni de desarrollar productos que tengan ciclos de vida cortos. Mas bien, lo que se ofrece tiene gran permanencia y esta asociado a tecnicas y productos muy tradicionales.

    Poder

    Esta concentrado en la cuspide de la organizacion.

    CONCLUSIONES

    Por todo lo analizado y descrito en las secciones anteriores de este tema, podemos concluir que el Club de Equitacion La Reina es una organizacion que se identifica con la Estructura Simple.

    Decimos lo anterior porque todas sus caracteristicas concuerdan con una organizacion que describe Mintzberg en que hay uno o pocos administradores y un grupo de operarios que realizan el trabajo basico. Es la tipica organizacion del pequeno empresario.

    Es clarisima la falta de elementos estructurales y solo una pequenisima parte de los comportamientos estan formalizados. La planeacion es minima.

    La linea media es casi inexistente, pues la coordinacion la realiza la administracion superior. El control es altamente centralizado.

    Por ultimo, se trata de una organizacion pequena y relativamente joven, que se mueve en un medio que es estable. La estabilidad es la unica cosa que no esta muy de acuerdo con la descripcion y definicion planteada por Mintzberg, sin embargo, por una abrumadora mayoria los elementos no senalan a la configuracion Simple como la mas atinada para describir al Club de Equitacion La Reina.