Estructura organizativa

Empresas. Organización formal e informal. Relaciones lineales, funcionales, de staff. Organigramas. Gestión. Matriz de decisión. Técnicas de control

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Organización formal: estructura intencional definida se identificada en que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre si para conseguir sus objetivos predeterminados.

Estructura organizativa: en cuanto a la división del trabajo se puede hacer una estructuración según las tareas que se realizan, de forma que a cada trabajador se le asignen aquellas para las cuales este más capacitado, así se forman los departamentos:

  • División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan según su especialización y su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan.

  • División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos.

  • División en departamentos por producto: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.

  • División en departamentos por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

En cuanto a la comunicación entre los elementos de la empresa, se establecen diversas maneras de relacionarse:

  • Relaciones lineales: hay un enlace entre órdenes: una persona manda y otra obedece.

  • Relaciones de staff o equipo asesor: finalidad: asesoramiento por parte de especialistas.

  • Relaciones funcionales: conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.

Modelos de estructura organizativa:

Modelo

En que consiste

Ventajas

Inconvenientes:

Lineal o jerárquico

Se basa en que todos dependen de 1 superior, que es quien da las órdenes. Cada pers. Está subordinada a un inmediato superior. Estr. rígida

Es simple y fácil de entender, la autoridad y responsabilidad están bien definidas

Falta de especialización de los directivos, excesiva concentración de autoridad, mala comunicaron, falta de flexibilidad y motivación.

Funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Los niveles inferiores están conectados a diversos jefes que desarrollan una función de la que son especialistas.

La empresa puede disponer de especialistas dentro de la misma. Las comunicaciones son directas, sin intermediarios.

Las órdenes vienen de más de un jefe y a veces originan contradicciones y conflictos.

En línea o de asesoramiento

Se basa en una estructura central de forma jerárquica con el soporte de departamentos de asesoramiento que sirven para ayudar en la gestión, pero no tienen ninguna autoridad dentro de la organización

Intervención de especialistas sin distorsionar la relacion de jerarquías.

Representan un coste adicional. Las decisiones son lentas.

Matricial

Se da en las empresas industriales. Se combinan las funciones y proyectos con las relaciones de autoridad. Existe una doble autoridad. Las instrucciones del director de proyecto y del director de departamento.

Modelo flexible que combina la estructura habitual con la rotación de los proyectos.

Hay que coordinar a todas las personas que intervienen. Pueden surgir conflictos entre direcciones.

En comité:

Se caracteriza por la cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad: comparten decisiones. Normalmente las decisiones las toman los jefes de las distintas áreas y así obtienen una visión global de la decisión

Las decisiones se toman de diferentes puntos vista, lo que consigue participación y implicación general de cada decisión

Puede haber una demora en la toma de decisiones y a veces se hace por amiguismo, además pueden surgir problemas por haber más de una autoridad.

Organigramas: representación grafica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Diferenciar los elementos que componen la empresa.

  • Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.

  • Ser de fácil comprensión.

  • Ser sencillo: solo debe comprender los elementos indispensables.

    • Clasificación según su forma:

  • Organigramas verticales: destaca la jerarquía de mando, con la autoridad en las posiciones más elevadas.

  • Organigramas horizontales: destaca la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.

  • Organigramas radiales: intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

    • Clasificación según su finalidad:

  • Organigramas informativos: dan información global de la empresa; solo aparecen las grandes unidades.

  • Organigramas de análisis: aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada.

    • Clasificación según su extensión:

  • Organigramas generales: reflejan la estructura general de la empresa: todos los departamentos.

  • Organigramas detallados: informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.

    • Clasificación según su contenido:

  • Organigramas estructurales: solo representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.

  • Organigramas de personal: solo representan las personas (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.

  • Organigramas funcionales: reflejan como está formada cada una de las unidades.

Organización informal: conjunto de relaciones personales y sociales que no están establecidas por la dirección de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre si; es caso de una serie de circunstancias:

  • Las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama.

  • La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.

  • La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Gestionar: consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Funciones del directivo:

  • Elegir las tareas que se han de realizar.

  • Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.

  • Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos.

  • Crear situaciones de trabajo favorables.

Toma de decisiones: es el proceso de convertir la información en acción, siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento concreto. Etapas en la toma de decisión:

  • Definir el objetivo que se quiere conseguir: tener claro donde se quiere llegar.

  • Conseguir toda la información que se considere importante para conseguir el objetivo.

  • Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tenga: establecer previsiones.

  • Diseñar alternativas: descubrir todos los caminos posibles para llegar al objetivo

  • Evaluar cada uno de los caminos marcados, con la finalidad de conseguir todos los propósitos.

  • Seleccionar la alternativa: tomar la decisión.

  • Realizar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.

  • Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones.

Matriz de decisión: cuando se quiere obtener una decisión única, se utiliza la matriz de decisiones: una tabla que contiene todos los elementos que intervienen en el proceso de la toma de decisión. Facilita el análisis y sirve de punto de partida para obtener una solución al problema. La matriz de decisión está formada por:

  • Estrategias: variables controladas y son las alternativas u opciones que se pueden escoger; es le elemento básico de la decisión.

  • Estados de naturaleza: variables no controladas: la persona que toma la decisión no puede influir en ningún momento.

  • Desenlaces o resultados esperados en cada una de las estrategias, dado un estado concreto de la naturaleza.

  • Predicción de la probabilidad de que se produzca en cada uno de los estados de la naturaleza.

    • Criterios de decisión:

  • Situación de certeza: situación en la cual se conoce con seguridad cual es el estado de la naturaleza que se presentara: hay un estado único.

  • Situación de riesgo: situación en la que existen diversos estados de la naturaleza, pero se conocen las probabilidades de que suceda uno u otro.

  • Situación de incertidumbre: situación en la cual se desconoce la probabilidad de cada uno de los posibles estados de la naturaleza.

Árbol de decisión: es un grafo: un conjunto formado por vértices unidos por caminos o aristas, donde se explican las diferentes secuencias de las decisiones que se han de tomar y los diversos acontecimientos o sucesos que puedan presentar. Fases de la de un árbol de decisión:

  • Determinar donde se quiere llegar, el conjunto de acciones posibles, los acontecimientos que se puedan presentar y todas las decisiones que se han de tomar.

  • Representar en el árbol todas las alternativas posibles, así como los acontecimientos.

  • Una vez que se tiene el grafo, determinar os resultados y marcar los puntos finales.

  • Anotar la probabilidad que hay de que suceda cada acontecimiento.

Controlar: verificar que todo salga como se había previsto al hacer las planificaciones, tanto en los objetivos generales-niveles altos, alta dirección- como en los subobjetivos más concretos-niveles bajos, niveles de gestión.

Etapas de control:

  • Se han de marcar unos estándares: unas medidas que se consideren normales.

  • Se han de medir las actividades: una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente.

  • Se han de corregir las desviaciones obtenidas: una vez se han detectados las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos k las han originado. Suelen ser 2:

  • No se han ejecutado los planes como se había previsto, por falta de organización o poca rentabilidad de los recursos.

  • Los planes no eran correctos y se habían marcado unos objetivos que no podían conseguirse.

Diferentes técnicas de control:

  • La auditoria: verifica la planificación tanto en la relacion a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos de gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla. Dos clasificaciones:

    • 1º:

      • Auditoria interna: se lleva a cabo dentro de la empresa como mecanismo propio de control.

      • Auditoria externa: realizan las personas ajenas a la empresa, profesionales independientes.

    • 2º:

  • Auditoria de cuentas: que analiza los estados financieros de la empresa.

  • Auditoria operativa: analiza la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos, políticas o planificaciones.

  • Ecoauditoría: controla en impacto medioambiental de las empresas.

  • El control del presupuesto: controla que la relación numérica de la planificación se cumpla.

  • La estadística: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.

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