Estructura funcional

Administración de empresas. Departamentalización. Autoridad centralizada. Organigramas

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ESTRUCTURA FUNCIONAL

La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresariales con una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados, no es complicada. Su grado de departamentalizacíon es baja, la autoridad es demasiado centralizada, cae la responsabilidad total sobre una solo persona, casi no se puede encontrar nada de formalidad. Resulta inadecuada cada vez mas al crecer la organización. Si la estructura no se cambia es posible que la empresa pierda territorio en el mercado y fracase.

Por razones de diseño las empresas no conserva sus estructuras simples, llega un momento en el que hay que contratar mas empleados para hacer frente a sus necesidades adicionales de operación a un mayor volumen, a medida que aumentan los empleados la estructura organizacional tiente a ser mas especializada y formal cuando los factores de contingencia como el tamaño, favorecen un diseño burocrático o mecanista los mas probable es que se utiliza la ESTRUCTURA FUNCIONAL.

La estructura funcional amplía a toda la organización el concepto de la departamentalización funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia diseña una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la organización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y se consigue que los empleados estén mas cómodos por que pueden alternar con compañeros que hablan el mismo idioma, estas especialidades de carácter similar son llamadas funciones ejemplo: Una organización dividida por funciones puede tener departamentos para producción mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organización será el responsable de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa, otro ejemplo:

En los 90´s Fleet Financial Group se vio envuelto en un problema grave de organización a causa de la mala comunicación entre la compañía tenedora y sus operaciones diseminadas. En Marzo del 93 el presidente del consejo Terence Murray, reorganiza esta empresa siguiendo las líneas funcionales, la responsabilidad de la empresa se la adjudico a 4 ejecutivos, uno para a banca comercial otro para la banca de consumo, otro para los productos de inversión y fideicomiso, y otro para las operaciones funcionales. La organización funcional es probable que se la forma mas lógica y básica de departamentalización.

Este diseño logro una gran aceptación durante la primera parte de este siglo entre muchas industrias, aun hoy en día se utiliza en negocios mas pequeños.

La estructura funcional también conocida como departamentalización funcional, Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente:

Organigramas

Los sistemas de Organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidas también como Cartas o Gráficas de Organización.

Consisten en hojas o cartulinas en los que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto, representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.

Los organigramas pueden ser verticales, horizontales, circulares, y escalares.

Para que sirven los Organigramas

Estos utilísimos instrumento de Organización nos revelan:

  • La división de funciones.

  • Los niveles jerárquicos.

  • Las líneas de autoridad y responsabilidad.

  • Los canales formales de la comunicación.

  • La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele indicarse, sea por distintos colores, sea por distintos gruesos de la línea de comunicación, sea, en forma m{as usual, marcando la autoridad lineal con línea llena y la staff con línea punteada.

  • Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc...

  • Las relaciones que existan entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

  • Ventajas:

    • Mayor capacidad de lo jefes por razón de su especialización, y, por lo mismo, mayor eficiencia.

    • Descomposición de un trabajo de dirección, complejo y difícil en varios elementos mas simples.

    • Posibilidades de rápida adaptación en casos de cambios de procesos.

    Desventajas:

    • Es muy difícil diferenciar y definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que son comunes a varios.

    • Se da por ello con mucha frecuencia duplicidad de mando.

    • Surgen por lo mismo fugas de responsabilidad.

    • Se reduce la iniciativa para acciones comunes.

    • Existen fácilmente quebrantamientos de la disciplina, y numerosos conflictos.

    • De hecho, donde se da este sistema, un departamento suele predominar sobre los demás, originando en cierto modo el sistema que expondremos a continuación, aunque con graves defectos.

    Relación de Asesoría

    Flujo de la Autoridad de línea

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    Supervisor

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    Supervisor

    Producto B

    Supervisor

    Producto A

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    de

    Ingeniería

    Jefe

    de

    Fabricación

    Jefe

    de

    Personal

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    de

    Ventas

     

    Sub-Gerente

    de

    Finanzas

    Sub-Gerente

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    Relaciones

    Públicas

    Asistente

    de

    Investigación

    Gerente

    General