Documentos mercantiles

Contabilidad. Empresas. Elaboración. Clasificación. Ciclo contable. Formulación

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COLEGIO NACIONAL EXPERIMENTAL “CAP. EDMUNDO CHIRIBOGA”.

GESTION CONTABLE

DOCUMENTOS MERCANTILES

Origen.- Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos.

Definición.- Los documentos comerciales son la base de las transacciones comerciales ya que son la fuente u origen de los registros comerciales contables constituyéndose en documento de apoyo e información.

Normas para la elaboración de los documentos comerciales
  1. Claridad en escritura.- Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. También consta la fecha, nombre de los participantes, detalles en operaciones, firmas, números de cedula o RUC.

No se permite errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados confusos; se debe usar una letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas.

  1. Numeración.- Todo documento debe numerarse previamente (numeración preimpresa), esta es una condición necesaria.

  1. Copias.- Además del original que es para el cliente, se debe agregar una o más copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa, estas copias generalmente se imprimen a diferentes colore y en ellas se señala el destino y posterior archivo.

  1. Escritura de cantidades.- Las cantidades totales se refieren al valor de archivos, productos, se deben escribir en números y letras.

  1. Subrayado.- Los totales de las sumas en facturas, notas de debito, notas de crédito, papeletas de depósito, etc. Deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.

  1. Espacios en blanco.- los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades. Deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no pueda agregarse nada.

  1. Rectificaciones.- cualquier error cometido, ya sea en el nombre o el la cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo.

Clasificaron de los Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:

  • Documentos Negociables.

  • Documentos No Negociables.

Documentos Negociables.- son aquellos que completan la actividad económica comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, financiar una obra. La redacción de estas está fija a ciertas formalidades legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima, etc.

Documentos No Negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables más usados son: nota de crédito, nota de debito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc.

Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:

  • Documentos Regulados.-Son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal.

  • Documentos No Regulados.- Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de control estatal.

Servicio de Rentas Internas (SRI)

Es una entidad técnica, un organismo estatal de control que se encarga de administrar la correcta aplicación de impuestos por partes de los contribuyentes.

El SRI dentro de sus actividades difunde y capacitan los contribuyentes respecto a sus obligaciones tributarias, concede, actualiza y cancela el registro único de contribuyentes, recauda los tributos, intereses y multas, controla a los contribuyentes, conoce y resuelve sus peticiones, reclamos, consultas, y recursos de los contribuyentes presentan a la ley.

Impuestos del SRI:

  • Impuesto a la Renta.

  • Impuesto al Valor Agregado - IVA

  • Impuesto a Concisos Especiales – ICE.

  • Impuestos a Vehículos Motorizados.

  • Impuesto al los Legados, Herencias, Donaciones.

Obligaciones del Contribuyente:

Dentro de las obligaciones del contribuyente tenemos:

  1. Obtener la Inscripción Única de los Contribuyentes – RUC: Es el numero de identificación personal e intransferible de todas aquella personas naturales, nacionales o extranjeros que realicen actividades económicas.

  1. Aplicar un correcto sistema de facturación: Son los documentos que van a constituir la forma mas fácil de declarar impuestos.

  1. Llevar en un libro de cunetas los ingresos y egresos: En este libro se van a detallar la venta y compra de productos que tienen IVA.

  1. Declarar impuestos: esto significa que el contribuyente, se va acercar al SRI para pagar impuestos de los productos que venda o posea.

Importancia de los comprobantes de venta:

  • Los comprobantes de venta no solo sustentan la propiedad de algún bien, sino que también respaldan su procedencia lícita.

  • La entrega de comprobantes validos evitara que los fedatarios fiscales procedan a la clausura del establecimiento.

  • Evita que el consumidor pueda denunciar al comerciante que no entrega comprobantes de venta.

Factura

Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que sirve como constancia escrita de la transferencia de bienes a la sociedad, servicios vendidos; sustente crédito tributario. Es emitida por compras mayores a cuatro dólares.

Partes de la factura:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Nota de Venta

Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para evidenciar la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No sustentan crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es emitida por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y cuando el consumidor lo solicite.

Partes de la Nota de Venta:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Ticket de Caja

Concepto.- Es un documento no negociable, regulado básico para evidenciar la venta de vienes o servicios a los consumidores finales. No sustentan crédito tributario para el efecto del IVA, pero sin gasto y costo. Es emitida por compras menores a cuatro dólares o cualquier otro valor, siempre y cuando el consumidor lo solicite. Se diferencia de la nota de venta por que en este es emitido por una caja registradora, y además va impreso el número de serie y modelo la caja registradora.

Nota de Crédito

Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite para modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta anterior. Son constancias que entregan a los clientes que detallan valores por los siguientes conceptos:

  • Devolución total o parcial de algún bien vendido.

  • Diferencia por excesos de precios en la mercadería.

  • Para subsumar errores que hayan perjudicado los intereses del cliente.

  • Aceptación de descuentos.

Para elaborar una nota de crédito se anota como referenciala factura, se realiza el descuento correspondiente del IVA, los descuentos varían según la empresa y se imprime en las imprentas autorizadas por el SRI.

Partes de la Nota de Crédito:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Clases de notas de crédito:

  • Nota de Crédito Comercial.

  • Nota de Crédito Bancaria.

Nota de Debito

Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite para modificaciones de las condiciones originales pactadas en una venta anterior. Son constancias que entregan a los clientes que detallan valores por los siguientes conceptos:

  • Recuperar costos tales como intereses por mora.

  • Errores en Precios de mercadería.

  • Cheques presentados, y por otros errores incurridos con posterioridad a la venta.

A menudo las empresas localizan los errores en los empleados que venden un articulo a mayor o menor precio al hacer una suma o multiplicación, en este caso se procede a emitir una nota de debito comunicándole el error cometido e indicar que va a aumentar el saldo indicado.

Partes de la Nota de Debito:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Kardex

Concepto.- Las empresas venden sus mercaderías a crédito y para llevar el saldo de caja cada cliente lleva el registro en cada uno de los clientes en tarjetas que se llaman kardex de clientes.

Partes del Kardex:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Clases de Kardex:

  • Kardex comercial

  • Kardex Bancario

Liquidación de compra



Concepto.- Es un documento que emite el propio comprador en las adquisiciones de bienes o servicios prestados a personas naturales que realizan operaciones no habituales a personas que se dedican a actividades agropecuarias, a la pesca, recolección de productos silvestres, de minería y en otras actividades similares, es decir se emite bajo condiciones que a los vendedores no les permite cumplir con sus obligaciones de inscripción del RUC y facturación.

Partes de la Liquidación de Compra:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Guía de Remisión



Concepto.- Es un documento no negociable, regulado que se emite con el propósito de demostrar a las autoridades de control policial y tributario el origen y el destino de los bienes que se están transportando.

Partes de la Guía de Remisión:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Papeleta de Depósito



Concepto.- Es un documento certifica que un banco o institución financiera recibió una cantidad de dinero para depositar en una cuenta corriente o de ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del banco donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las papeletas de depósito son las constancias del dinero depositado en una cuenta ya sea de una persona natural o sociedad.

Partes de la Papeleta de Deposito:

  • Encabezado o encabezamiento.- Numero de documento, especificación de la cuenta, número de cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.

  • Cuerpo.- El valor total del efectivo, total de cheques, número de cheques, total del depósito, firmas.

  • Detalle del depósito.- Banco, número de cuenta, numero de cheque, deposito en efectivo, detalle del cheque en otras plazas.

Papeleta de Retiro

Concepto.- Es un documento certifica que de un banco o institución financiera se retiro una cantidad de dinero, para retirarlo de una cuenta corriente o de ahorros, para que tenga validez el documento debe tener la rubrica del banco donde indique el nombre del cajero, el número de caja. En efecto las papeletas de retiro son las constancias del dinero retirado de una cuenta ya sea de una persona natural o sociedad. En caso de un retiro de dinero se necesita la autorización del titular de la cuenta.

Partes de la Papeleta de Retiro:

  • Encabezado o encabezamiento.- Numero de documento, especificación de la cuenta, número de cuenta o tarjeta, nombre del titular de la cuenta, lugar y fecha.

  • Cuerpo.- El valor total del efectivo a retirar, firmas.

  • Autorización.

Tarjetas Electrónicas

Concepto.- Es una credencial que emiten los bancos o instituciones financieras, es personal e intransferible, la calidad de beneficiarios de una línea de debito o crédito, es un acuerdo o un compromiso del cliente y del banco.

Clases de Tarjetas de Electrónicas:

  • Tarjeta de Crédito.

  • Tarjeta de Debito.

Partes de la Tarjeta Electrónica:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Banda electrónica.

Vale de Caja



Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada con la empresa. El vale de caja maneja moderadas cantidades de dinero.

Partes del Vale de Caja:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Vale de Caja Chica



Concepto.- Es un documento interno de carácter, provisional que se emite a fin de dejar constancia de la entrega de dinero a un trabajador u otra persona relacionada con la empresa. El vale de caja chica maneja pequeñas cantidades de dinero.

Partes del Vale de Caja Chica:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Comprobante de Ingreso



Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero que recibe la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por intereses ganados, etc.

Partes del Comprobante de Ingreso:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Comprobante de Egreso



Concepto.- Es un documento que se emite para dejar constancia escrita del dinero que sale de la empresa, ya sea un cheque o en efectivo, por ventas al contado, por intereses ganados, etc.

Partes del Comprobante de Egreso:

  • Encabezado.

  • Cuerpo.

  • Firmas.

Recibo



Concepto.- Es un documento no negociable que evidencia entrega de dinero o cualquier otra clase de bienes, cuando se trata de recibos por dinero estos valores pueden ser por:

  • Arrendamiento,

  • Cobro de alguna factura.

  • Abono de una cuenta.

Clases de recibos:

  • Recibo Común

  • Recibo de Caja

  • Recibo de Arrendamiento

  • Recibos de Saldo

Cheque

Concepto.- Es un documento negociable es una orden de pago inmediata que emite el girador al girado, es una orden incondicional que el girador da al girado, es decir una institución financiera autorizada a recibir valores en la cuenta corriente y a pagar la cantidad que esta en el cheque.

Personas que intervienen en el Cheque:

  • Dueño de la chequera – Girador

  • Beneficiario – Librado

  • Banco o institución financiera

Clases de Cheque:

  • Cheque a la orden

  • Cheque cruzado

  • Cheque certificado

  • Cheque al portador

  • Cheque para acreditar en cuenta

Letra de Cambio

Concepto.- Es una orden de pago que el acreedor da a su deudor para que pague en determinado tiempo y lugar el valor que se indica en el documento.

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar transacciones realizadas a plazos, es una orden de pago escrita por lo que la persona llamada deudor debe pagar el valor del documento en la fecha de vencimiento al tenedor del documento.

Personas que intervienen en la letra de Cambio:

  • Girador

  • Girado

  • Garante o Aval

  • Portador

Omisión de requisitos de la letra de cambio:

  • Si lo que faltare en la letra de cambio fuese el vencimiento se considerará pago a la vista.

  • Cuando se omite el lugar donde se efectúa el pago se entenderá como la localidad designada junto al nombre del girador.

  • si en letra de cambio de cambio el monto esta escrito en letras y también en números será valedera la cantidad en letras.

Propiedades de la letra de cambio:

  • Es una orden incondicional de pago.

  • Es transferible por endoso.

  • Es pagadera en un plazo establecido.

  • La letra de cambio puede garantizarse por un aval.

  • Es un documento negociable.

  • Puede ser nominativa o a la orden.

Formulas para calcular el Interés:

  • Interés Anual

  • Interés Mensual

  • Interés Diario

Fecha de vencimiento de la letra de cambio:

  • Letra de Cambio - A la vista

  • Letra de Cambio - A día fijo

  • Letra de Cambio - A cierto plazo de fecha

Pagaré



Concepto.- es un titulo mediante el cual una persona se obliga a pagar una cantidad determinada en un tiempo establecido a favor o a la orden de otra persona. Es decir el pagaré a la orden es una promesa incondicional de pago por el cual se garantiza el cumplimiento de un contrato de préstamo.

Propiedades del Pagaré:

  • constituye un titulo de crédito.

  • Es una promesa incondicional de paga.

  • Es un titulo a la orden.

  • Es negociable.

  • Devenga de intereses.

Personas que intervienen en el Pagaré:

  • Beneficiario

  • Deudor

  • Garante

Requisitos del Pagaré:

  • Nombre de la empresa o razón social.

  • Denominación del documento.

  • La promesa incondicional de pagar determinada suma de dinero.

  • La indicaron del vencimiento.

  • Nombre de la ciudad en donde realizarse el pago.

  • Cantidad en números y letras.

  • El interés anual.

  • El interés por mora.

  • Firma del garante y deudor (número de cedula, dirección y teléfono).

Contabilidad

Concepto.- es una ciencia, arte y técnica que registra en forma cronológica las transacciones de una empresa en los diferentes libros contables con el objetivo de determinar ganancia o pérdida durante el periodo contable.

Es ciencia porque tiene principios, leyes y normas.

Es técnica porque tiene habilidades y destrezas para registrar transacciones en libros.

Es arte porque involucra a la ciencia y la técnica

Operaciones Mercantiles:

Denominados también comerciales, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes con el objetivo de satisfacer las necesidades de la colectividad, es decir el recibe y el que entrega.

Clasificaron de la contabilidad

  • Contabilidad general o comercial.- Se aplica en empresas que se dedican a la compra y venta de bienes o productos.

  • Contabilidad bancaria.- Se aplica en instituciones bancarias, por ejemplo bancos, cooperativas, mutualistas.

  • Contabilidad de servicios.- Se aplica en empresas u organismos que venden servicios, por ejemplo clínicas, hospitales, aseguradoras privadas, hotelera, etc.

  • Contabilidad de costos o industrial.- Se aplica en fábricas o industrias que se dedican a la transformación de la materia prima.

  • Contabilidad gurnamental.- Se aplica en instituciones o empresas públicas o pertenecientes al estado, por ejemplo: colegios públicos, municipios, bancos, etc.

  • Contabilidad agropecuaria.- Se aplica en el sector agrícola y ganadero.

Objetivos de la Contabilidad

OBJETIVOS PRINCIPALES

Determinar Resultados

Optimizar Recursos

Proveer Información Oportuna

Analizar e Interpretar

  1. Conocer la estructura económica de una empresa a una fecha determinada.

  2. Determinar los resultados económicos obtenidos durante el periodo contable.

  3. Analizar e interpretar la información económica y financiera de la empresa a través de la emisión de estados financieros.

  4. Evaluar resultados u tomar decisiones.

  5. Optimizar los recursos financieros de la empresa a través del control permanente de las actividades contables de la misma.

Importancia de la Contabilidad

  1. Determinar las ganancias o pérdidas durante el periodo contable.

  2. Facilita el control del dinero.

  3. Se obtiene productividad y aprovechamiento del patrimonio.

  4. Permite conocer el movimiento de una empresa o institución financiera.

  5. Lleva el control de las transacciones realizadas en el periodo contable.

Base Legal de la Contabilidad
  • Ley de Régimen Tributario

  • Ley de Comercio

  • Las NEC

  • Las NIC

Todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad en los términos que establece el RTI.

La Contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado.

La contabilidad se llevara por sistema de partida doble en el idioma castellano y en dólares de los USA con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad.

Obligaciones:

  1. Están obligados a llevar contabilidad y declarar impuestos en base a los resultados de las sociedades.

  2. Deben llevar contabilidad exclusivamente cuando cumplan con cualquiera de las siguientes condiciones:

  1. Opere con un capital superior a los $60000 al inicio de sus actividades al primero de enero de cada ejercicio impositivo.

  2. Que tenga ingresos brutos anuales superiores a $10000 en su ejercicio anterior.

  3. Que tenga gastos y costos anuales del ejercicio anterior superior a $80000.

Nota: Las personas naturales que cumplan con la ley de llevar contabilidad deben llevar un registro de ingresos y egresos.

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

Los PCGA son enunciados básicos que dan las pautas de presentación y desarrollo de la información contable, surgieron con la necesidad de contar con parámetros lógicos y confiables que permitan comparar los estados financieros con otros estados financieros.

Entre los más importantes tenemos:

  1. Ente Contable: Empresa con objetivos, metas y políticas bien planteadas y definidas.

  2. Negocio en Marcha: Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el mercado.

  3. Periodo Contable: Llamado también ejercicio contable, por lo general esta establecido en un año, en el cual se determina ganancias o perdidas.

  4. Uniformidad: Este principio señala que una empresa al usar un método de hacer la presentación de los estados financieros.

  5. Partida Doble: No hay deudor sin acreedor.

  6. Realización: Las operaciones deben registrarse únicamente cuando se haya legalizado la transacción económica.

  7. Prudencia: Significa que se debe elegir entre dos valores, se deben optar por el mas bajo.

  8. Costo Histórico: Los activos y pasivos de la empresa deben registrarse a su costo legal.

  9. Unidad Unitaria: Es el dinero, el cual se utiliza como unidad de medida para todos los estados de financiamiento.

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)

OBJETIVO

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de Estados Financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los Estados Financieros de períodos anteriores

ALCANCE

  • Esta norma es aplicable a todos los Estados Financieros preparados de acuerdo a las NEC.

  • Los Estados financieros de propósito general tienen por objeto proporcionar información a los usuarios que no están en posición de requerir informes

  • Esta norma es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compañías de seguro.

  • Utiliza terminología para empresas lucrativas. Las empresas comerciales del sector público aplican los requerimientos de esta norma.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para estandarizar la información financiera presentada en los estados financieros.

Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la información financiera.

Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones.

Información Contable

La información que el contador presente al propietario o grupo accionario de una empresa debe cumplir con las siguientes características a fin de que se puedan tomar de forma oportuna o expresada.

¿Cómo debe ser la información contable?

  1. Oportuna: los registros contables deben estar actualizados, no debe existir retrazo en la información, de esta manera quienes están interesados en conocer el movimiento en una cuenta podrán recurrir a esta fuente de información.

  2. Confiable: Todos los datos contables deben ser registrados en base a las normas, leyes, técnicas y principios contables, con criterio profesional o aceptado.

  3. Información Real: La información del contador debe estar sujeta al cumplimiento de las normas de ética, con el objetivo de que las cifras presentadas en los balances transparentes y presentan la realidad económica y financiera de la empresa.

¿Quiénes utilizan la información proporcionada por la contabilidad?

Niveles Operativos

Gerentes

Contadores

Accionistas

Propietarios

Usuarios

Internos

Jefes de Departamento

Organismos de Control

Instituciones Financieras

Clientes

Futuras Inversiones

Usuarios

Externos

Código de Ética del Contador
  • Artículo 3.01. El contador público que desempeña un cargo en los sectores privado y público no debe participar en la planeación o ejecución de actos que puedan calificarse de deshonestos o indignos, o que originen o fomenten la corrupción en la administración de los negocios o de la cosa pública.

  • Artículo 3.02. Por la responsabilidad que tiene con los usuarios externos de la información financiera, el contador público en los sectores público y privado debe preparar y presentar los informes financieros para efectos externos de acuerdo con los principios de contabilidad promulgados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, aplicables al caso.

  • Artículo 3.03. En las declaraciones de cualquier tipo que en el desempeño de su labor presente a las dependencias oficiales tienen el deber de suministrar información veraz, apegada a los datos reales del negocio, institución o dependencia correspondiente.

  • Artículo 3.04. El contador público no debe solicitar ni aceptar comisiones ni obtener ventajas económicas directas o indirectas por la recomendación que haga de servicios profesionales o de productos a la empresa o dependencia a la que presta sus servicios.

  • Artículo 3.06. El contador público que desempeñe un cargo en los sectores público o privado solamente podrá firmar los estados o informes de las cuentas de la dependencia oficial o empresa en que preste sus servicios indicando el carácter del puesto que desempeñe.

Partida Doble

Es un principio de contabilidad, fundamental.

Características de la partida doble:

  • No hay deudor sin acreedor.

  • Doble anotación de deudor y acreedor.

  • Igualdad numérica entre debe y haber.

  • La suma del debe tiene que ser al del haber.

  • Este principio es estable quo por lo menos en una transacción habrá una cuenta que recibe y otra que entrega.

Relación de la Contabilidad con otras Ciencias

La contabilidad intercambia con otras ciencias principalmente de orden económico, matemático, jurídico, pertenecientes a la técnica de información, y la ciencia de las matemáticas, interacciones así:

  • La Administración: Se ocupa en la optimización de los recursos al servicio de la entidad económica.

  • El Derecho: Es el que se encarga del manejo legal de las entidades económicas.

  • La Matemática: Es un instrumento útil y valioso para los contadores de problemas financieros en la empresa.

  • La Informática: Se encarga del diseño e implementación de sistemas de información general ofreciendo modelos y sistemas.

  • La Sociología: Es el estudio de la realidad social del elemento humano de las actividades.

Con esto concluimos que ninguna ciencia es autosuficiente, es decir para poder desarrollarse la contabilidad necesita de conocimientos y otras ciencias.

Clasificación de la Empresas
  1. Por su naturaleza:

  • Industriales

  • Comerciales

  • Servicios

  1. Por el sector:

  • Publicas

  • Privadas

  • Mixtas

  1. Por la integración:

  • Unipersonales

  • Pluripersonales

  1. Por el tamaño:

  • Grandes

  • Medianas

  • Pequeñas

  • Microempresas

Ecuación Contable o Patrimonial

Es la formula fundamental en la que se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente un sistema, es elemento fundamental de la contabilidad.

Elementos de la ecuación contable:

  • Activo: Son todos los bienes y deudas a favor de la empresa.

  • Pasivo: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa con terceras personas.

  • Capital o Patrimonio: Es la diferencia entre en activo y el pasivo, el patrimonio es toda la propiedad y derechos que tiene los accionistas, dueños o propiedades de la empresa frente a los activos.

Ecuación contable o patrimonial:

Representación Grafica de La ecuación Fundamental:

Activo Pasivo

Patrimonio

Equivalencia del Patrimonio:

  • A más resultados, significa utilidades o ganancias.

  • A menos resultados, significa pérdida o déficit.

  • Utilizando el + o – según corresponda.

Variaciones de la ecuación Patrimonial:

  • La empresa comercial “ FI-MA B” inicia sus operaciones con los siguientes valores: efectivo $30000; mercadería $50000; muebles y enceres $15000; equipo de oficina $8000; crédito por pagar al Sr. Fabián Casco.

Activo

Pasivo

Patrimonio

  • La empresa “FI-MA B” abre una cuenta corriente en el banco del Pichincha por $28500

Activo

Pasivo

Patrimonio

Nota: La variación esta en el Activo.

  • La empresa “FI-MA B” paga al Sr. Fabián Casco con cheque Nº 01 la cantidad de $5000.

Activo

Pasivo

Patrimonio

Nota: La variación esta en el Pasivo.

  • La empresa “FI-MA B” adquiere un equipo de computo por $5000, el 50% se cancela con cheque Nº 02 del banco del Pichincha, y el otro 50% a crédito documentado.

Activo

Pasivo

Patrimonio

Nota: la variación esta en el Activo y el Pasivo.

Cuenta Contable

Se denomina cuenta al nombre especifico que se encarga a un grupo de bienes, valores, derechos u obligaciones que vienen características similares entre si, o cumple una misma función. La cuenta es una herramienta que se utiliza en la contabilidad para identificar hechos mercantiles y cuantificarlos.

Representación grafica de la cuenta contable:

Nombre de la Cta.

Debe Haber

o o

Debito Crédito

Balance o

Saldo

Partes de la cuenta contable:

  • Debe: Aquí se anota todos los bienes o valores recibidos por la cuenta.

  • Haber: Aquí se anota todos los bienes o valores entregados por la cuenta.

  • Saldo: Es la diferencia entre la sumatoria total del debe con la del haber.

Clases de saldo:

  • Saldo Deudor: Cuando la sumatoria del debe es mayor a la del haber.

  • Saldo Acreedor: Cuando la sumatoria del haber es mayor a la de debe.

  • Saldo Nulo: Cuando la sumatoria del debe y el haber son iguales.

¿Cómo debe ser planteado el nombre de la cuenta?

  1. El nombre deber ser claro y completo.

  2. No debe dar confusión con cuentas similares.

  3. Debe tratar de agrupar a un gran numero de bines, valores, derechos u obligaciones.

Características de la cuenta activo:

  • Primero debe ser deudor para ser acreedor.

Características de la cuenta Pasivo:

  • Primero debe ser acreedora para ser deudora.

Cuantificadores en las cuentas deudoras y acreedoras:

  • Para las cuentas deudoras: ¿Quién recibe? - ¿Qué ingresa?

  • Para las cuentas acreedoras: ¿Quién entrega? - ¿Qué egresa?

Clasificación de las Cuentas:
  1. Activo

  2. Pasivo

  3. Patrimonio

  4. Ingresos

  5. Gastos o Egresos

  6. Costos

  7. Orden

Codificaron de Cuentas

Es la utilización de números, letras y símbolos que representan grupos y subgrupos, cuentas y subcuentas.

Sistema de codificación:

  • Numérico: Esta formado por números.

  • Alfabético: Esta formado por letras.

  • Mixtos: Esta formado por números y letras.

Características de la codificaron de cuentas:

  • Sencillez

  • Claridad

  • Amplitud

  • Viabilidad

  • Lógica

  • Flexibilidad

  • Autoverificabilidad

Importancia de la codificaron de cuentas:

  • Nos ayuda a encontrar fácilmente a encontrar una cuenta.

  • Nos facilita la organización de las cuentas.

Ventajas de la codificaron de cuentas:

  • Facilita el archivo y ubicación de cuentas.

  • Simplifica el manejo y procesamiento de una cuenta.

  • Ayuda a identificar las clases de cuentas.

Plan de cuentas

Definición: Es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia de estudio financiero y estadístico, para la toma de decisiones y control adecuado.

Características: Son las siguientes:

  • Sistemático en el ordenamiento y presentación.

  • Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.

  • Homogéneo en las agrupaciones seleccionadas.

Estructura: Su estructura es de acuerdo a las necesidades de la información presente y facturas de la empresa después de realizar un estudio minucioso.

Proceso Contable

Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. Sin embargo, mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera, la Auditoria sigue las mismas etapas pero, para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad. Este proceso permite:

  1. Conocer la información contable para cada año de contabilidad.

  2. Facilita la evaluación y control de los recursos económicos.

  3. Proporciona a los usuarios un conocimiento permanente del flujo de la información contable.

Relación de los elementos contables en un ciclo o proceso:

  • Se relaciona con los PCGA, ya que sigue principios, leyes.

  • Se relaciona con la partida doble, ya que habrá una transacción por lo menos en una cuenta.

  • Se relaciona con la ecuación contable, ya que a medida que se desarrolla el proceso va necesitar de esta ecuación.

  • Se relaciona con la cuenta contable, ya que todo el proceso necesita de cuenta para seguir correctamente el proceso.

Pasos del proceso contable:

Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Balance General al principio del período reportado:

Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.

2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:

Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

3.- Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):

Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado

7.- Elaboración de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.

8.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

La próxima ilustración puede resumir los pasos del Ciclo Contable anteriormente explicados:

Libro Diario:

Es el primer libro donde se detallan las transacciones:

Fecha

Descripción

Ref

Parcial

Debe

Haber

Asiento Contable:

Es un mecanismo matemático que se utiliza para registra contablemente las transacciones mercantiles que se realiza una empresa, hay tres tipos de asientos contables:

  1. Asiento Simple: Es aquel en el que interviene una cuenta deudora y una cuenta acreedora.

Fecha

Descripción

Ref

Parcial

Debe

Haber

2009-01-02

-01-

Equipo de Oficina

  1. Caja

Valor a registrar por la compra de un computador.

700

700

  1. Asiento Compuestos: Es aquel en donde intervienen dos o mas cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras.

Fecha

Descripción

Ref

Parcial

Debe

Haber

2009-01-02

-01-

Equipo de Oficina

Útiles de Oficina

  1. Caja

  2. Bancos

Valor a registrar por la compra de un computador y un telefono.

200

200

200

200

  1. Asiento Mixto: Es aquel en donde interviene una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras o viceversa.

Fecha

Descripción

Ref

Parcial

Debe

Haber

2009-01-02

-01-

Equipo de Oficina

  1. Caja

  2. Bancos

Valor a registrar por la compra de un computador.

1000

500

500

Libro Mayor:

Es en donde se resumen todos los movimientos que tiene una cuenta según lo registrado en el libro diario, generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir, un libro mayor para cada una de las cuentas que intervienen.

El libro mayor se puede realizar de cuatro formas:

  1. En forma de T.

  2. A dos columnas, donde consta el debe y el haber.

  3. A tres columnas, donde consta el debe, el haber y saldo.

  4. A cuatro columnas, donde consta el debe, el haber, saldo deudor y saldo acreedor.

Fecha

Descripción

Parcial

Debe

Haber

Debe

Haber

Saldo

Debe

Haber

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Balance de Comprobación:

Es un paso del proceso contable, este nos permite cortejarlas partes de una cuenta y verificar si se cumple o no la partida doble.

Partes: Encabezado, Cuerpo del Balance y la Legalización.

Cuentas

Sumas

Saldos

Debe

Haber

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Total

-------------------- -------------------- ---------------------

Gerente Contador Auditas

Cuentas

Sumas

Debe

Haber

Total


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Gerente Contador Auditas

Cuentas

Saldos

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Total

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Gerente Contador Auditas

Anexos