Documentación y Fuentes de Información

Biblioteconomía y Documentación. Historia. Paul Otlet. Henry la Fontaine. Tipos de documentos. Fuentes personales, bibliográficas e institucionales. Cadena documental: selección, adquisición, registro, tratamiento y análisis

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TEMA 1.HISTORIA DE LA DOCUMENTACIÓN

Paul Otlet nace en 1868 y murió en 1944. Con 20 años se va a París a estudiar sociología, política, economía, derecho e historia.

En 1890 se doctora en Derecho, en 1891 empieza a trabajar en la “Sociedad de Estudios Sociales y Políticos”. Descubre la falta de organización de las revistas, concretamente de Derecho.

Organiza un sumario periódico de revistas de Derecho.

En este trabajo conoce a Henri LaFontaine, fundamental en la Historia de la Documentación.

En 1892 escribe el artículo “Un poco de bibliografía”

En 1894 ambos conocen la “Clasificación decimal de Dewey”

Proponen en este año una federación internacional. “Instituto Internacional de Bibliografía”(IIB,1895). Hoy se llama “Federación Internacional de Información y Documentación”(FID)

En ese año crean el “Repertorio Bibliográfico Universal”. Pretenden reunir todo lo que se publica en el mundo. Adaptan la “clasificación de Dewey” surgiendo la “Clasificación Decimal Universal”(CDU), es la traducción al francés de Dewey con cambios. Con esta CDU hacen el “Repertorio Bibliográfico Universal”.

En 1934 Otlet escribe el “Tratado de Documentación”. Una especie de manual para futuros documentalistas. Equipara categorías, tanta importancia tiene un libro como un simple documento. Merecen los mismos cuidados, siendo un documento cualquier información plasmada en cualquier soporte.

Propone aquí los objetivos de la documentación:

a)Analizar la información y promover la investigación

b)Elaborar nuevos documentos

c)Facilitar y promover la exposición del conocimiento

d)Almacenar

APORTACIONES DE OTLET/LAFONTAINE

1.Institucionalizan las actividades de la información científica: Hasta entonces nadie se había preocupado de estudiar el tema.

2.El Instituto Nacional de Bibliografía ayuda a resolver el problema de las fuentes gracias al repertorio bibliográfico universal.

3.Se otorga a la categoría de documento un alcance universal y se crea la figura del documentalista como enlace entre el productor de la información y el usuario.

4.Creación de la “Clasificación Decimal Universal”.

Surgió una polémica entre Biblioteconomía y Documentación después de Otlet.
Fragmentación del concepto integrador otletiano.

Surgen 3 maneras de acercarse al conflicto:

a)Perspectiva biblioteconómicaLa documentación subordina a la biblioteconomía

b)Perspectiva documentalLa biblioteconomía subordina a la documentación

c)Perspectiva informativaIntroduce el concepto de información:

  • Recuperación de información(Information Revival): Localizar una información dispersa

  • Information Sciences: Ciencias de la información. Ver como fluye el proceso de la información. Incluye: elaboración, diseminación, recopilación, organización, almacenaje, recuperación, interpretación y uso de la información.

  • Information Management(Gestión de la información y documentación en las organizaciones). Centra la actividad de la documentación en sistemas de información.

Conjunto de personas, máquinas y procedimientos que transforman la información de entrada en información de salida susceptible de ser utilizada para obtener nueva información

Según J.López Yepes, la documentación es una rama de saber integradora de todos los saberes y oficios relacionados con el documento; general e instrumental al servicio de todos los saberes y actividades sociales; informativo por cuanto tiene como objeto de estudio un proceso de carácter informativo especializado cuando se hace operativo al servicio de una determinada parte del saber o actividad social, científica cuando sirve de apoyatura para la obtención de un nuevo conocimiento científico.

EL DOCUMENTO

Existen 3 maneras de estudiar el documento:

1.Estudio Filológico

2.Estudio antropológico y culturalEl momento en que aparece el primer documento es un momento importante para la humanidad ya que la ciencia pasa de ser tradición oral a tradición escrita.

3.Estudio informativoEs complementario del anterior. Un documento es cualquier tipo de información plasmado en cualquier aporte.

Existen 3 clases de signos:

1.IcónicosEl referente se identifica plenamente con el signo(ej,fotografía)

2.SimbólicosNo hay relación entre el signo y el referente(ej, escritura)

3.IndiciosExiste una relación causal entre el signo y el referente(ej,humo)

Sólo consideramos importante para el documento a los icónicos y simbólicos.

Hay que intentar que el soporte sea duradero.

Documento: Es todo mensaje icónico o simbólico incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa

TIPOLOGÍA DE LOS DOCUMENTOS

Tipología de Yepes

  • Según la forma de representación del mensaje en el soporte: gráfico, iconográfico, fónico, audiovisual, elástico, electrónico...

  • Según el nivel de difusión: publicado, inédito o reservado

  • Según el grado de originalidad: fuentes y bibliografía

  • Según el grado de modificación: primarios, secundarios o terciarios

    • Primario: plasmar información en un soporte

    • Segundario: Referencia documental al soporte anterior en otro soporte. Referencia documental es una unidad documental con las que se plasman las características esenciales del documento primario

    • Terciario: Se acumulan los secundarios, se hace un terciario.

  • Según la situación de las ciencias: médico, jurídico

  • Según el grado de permanencia: científico o no científico

TEMA 2.FUENTES DE INFORMACIÓN

Según la Real Academia: Documento, obra o materiales que sirven de información o de inspiración a un autor.

Valor de las fuentes, si son dignas de crédito o no

Según la autenticidad que se basa en la proximidad en el tiempo, entre fuente y el hecho que se describe

Según el lugar en que se maneja la fuente

El tiempo en que se maneja la fuente: Entorno históricosocial

La interpretación que las personas hacen de la fuente.

CLASES DE FUENTES DE INFORMACIÓN

1.FUENTES PERSONALES

Las personas que están a nuestro alrededor.

Su principal ventaja es la inmediatez y actualidad

Son fuentes de ida y vuelta: intercambio de información.

Hay que tener “contentas” a las fuentes personales.

Origen de las fuentes personales:

Una serie de espontáneos se reunen para compartir investigaciones, experimentos, traducciones... Esto se ve perfeccionado dando lugar a la academia. Aparecen las primeras publicaciones de determinados temas.

La 1ª sociedad fue la “Roya Society” de Londres. En España la 1ª fue en 1700: “Regia sociedad de medicina y otras ciencias”(Sevilla)

En 1714 se crea la RAE(Real Academia Española), en 1738 la de Historia, en 1744 la de Bellas Artes de San Fernando.

Es importante el intercambio de información de los miembros entre sí y con el exterior.

Colegios invisibles:

Relación intensa entre 2 o más personas que no se conocen directamente, pero que tienen intereses comunes y se intercambian información.

No hay un lugar fijo donde reunirse, se utiliza el correo, el email...

Redes de citas:

Posibilidad de conectar con un científico a través de las citas con diversas publicaciones. Revisar bibliografías y artículos de prensa para localizar

Cómo identificar a las fuentes personales y conectar con ellas:

a)Relación personal o a través de colegas

b)Pertenencia a sociedades científicas o profesionales

c)Asistencia a congresos

d)Contacto por teléfono, carta o email

e)Envío de un mensaje a los grupos de noticias

f)Suscripción a una lista de distribución

g)Consulta a directorios de personas(ej,pag.amarillas)

El documento primario es una obra original en la que cualquier persona aporta algo.

El documento secundario es una referencia de un documento que no aporta nada nuevo. Ej,lista de libros en biblioteca.

1.1.FUENTES PERSONALES PRIMARIAS

- Obras generalesDatos personales

  • AutobiografíasEs una fuente original y subjetiva

  • BiografíasSuelen ser más objetivas ya que está escrito por otra persona

  • Publicaciones de correspondenciaSe es más sincero que en las autobiografías

  • Diarios íntimosEs más sincero

  • MemoriasUna autobiografía sigue en una evolución cronológica pero las memorias se pueden saltar periodos concretos.

1.2.FUENTES PERSONALES SECUNDARIAS

  • Obras generalesRepertorios de la obra, bibliografías de los documentos utilizados.

  • Enciclopedias y diccionarios enciclopédicosSon fragmentos que te llevan a libros especializados del tema

  • Almanaques y anuarios bibliográficosRecogen perfiles de las personalidades del año

  • BioblibiografíasEs decir, filmografía. Significa de biografías de personaje de las obras de los actores; obras de un determinado personaje

  • Diccionarios biográficosRecoger por orden alfabético biografías de personajes agrupados por profesiones o generales. También se llama “quien es quien” y pueden ser de 4 tipos:

    • De carácter general

    • Por areas geográficas

    • Por actividades profesionales

    • Por pertenencia a instituciones

  • Índices biográficos y de documentos primarios

  • Retratos y catálogos

  • Catálogos y diccionarios genealógicos y heráldicos

2.FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

Es la información obtenida de los documentos. Se conocen como obras de consulta u obras de referencia

2.1.FUENTES BIBLIOGRÁFICAS PRIMARIAS

Diccionarios:

  • De lengua

  • Enciclopéidocs

  • Terminológicos o ideológicos

  • Especiales

  • Temáticos

  • Cronológicos

  • Biográficos

Anuarios: Obras de referencia de publicación anual con información actualizada acerca de un país, institución...

  • Por cobertura geográfica

  • Por materias

  • Por editoras

Enciclopedias: Se caracterizan por su amplitud de conocimientos, capacidad de síntesis y concurrencia de especialistas. El valor depende del director y los autores.

  • Según la amplitud del plan: generales o especializadas

  • Según la ordenación de la materia: alfabéticas o por materias

  • Según la amplitud geográfica: internacionales o nacionales

  • Según el ámbito temporal: históricas o contemporáneas

Directorio: Repertorio o lista de personas o instituciones de las que se facilita a los medios para entrar en contacto,ej,Guía de la comunicación

  • Según ámbito geográfico

  • Según ámbito temático

  • Por institución

Guías: Obras de referencia que sirven de introducción y descripción básica en disciplinas, actividades y entidades.

Atlas: Mapas o conjuntos de mapas con descripciones, tablas, estadísticas, gráficos... Pueden ser geográficos o no geográficos.

Cronologías y almanaques: Repertorios de fechas o momentos temporales destacados(efemérides)relativo a una o varias disciplinas

Colecciones de documentos y base de datos a texto completo: Suelen ser de fotos o artículos.ej,una búsqueda que nos da directamente lo que buscamos

2.2.FUENTES BIBLIOGRÁFICAS SECUNDARIAS

Bibliografías:

a)Según la lengua en que están redactados los datos que contiene

b)Según la temática: generales o especializadas

c)Según la cobertura geográfica: internacionales, nacionales, regionales o locales

d)Según el grado de amplitud de la colección: exhaustiva o selectiva

e)Según el periodo cronológico que comprende: retrospectivas o periódicas

f)Según el grado de presentación de las referencias: libros en general, manuscritos, publicaciones oficiales, artículos de revista, traducciones,etc

Catálogos de archivos, bibliotecas y centros de documentación:

Repertorios y catálogos de publicaciones periódicas: Recogen las referencias o conjunto de datos que permiten la identificaión y, en su caso, la identificación de los mismos

Repertorios de artículos de publicaciones periódicas

Índices de artículos de diarios y revistas de información general

Catálogos de literatura gris

Catálogos de publicaciones de organizaciones oficiales e internacionales, editoriales, comerciales y no comerciales y librerias.

Repertorio de fuentes bibliográficas o de obras de referencia.

Catálogos de base de datos documentales

Catálogos de servicios de la red de internet

Directorios de entidades, distribuidoras y productoras

3.FUENTES INSTITUCIONALES

3.1.ARCHIVOS

Conjunto orgánico de documentos reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, cultura, información y gestión administrativa.

Tipos de archivos:

a)Administrativos: Es el archivo mientras se está recopilando

b)Histórico: Cuando pasan una serie de años, los archivos pasan a archivo histórico

c)Archivos parroquiales: Información de su gobierno(vistas, consejo pastoral y exposiciones), tiene información sobre su administración general(testamentos, fundaciones, registro, tiene información sobre la administración de bienes materiales.

d)Archivos de ayuntamiento: Tiene información sobre sus órganos de gobierno, sanidad, obras y urbanismo, hacienda, servicios...

3.2.BIBLIOTECAS

Institución cultural donde se conserva y difunde todo tipo de materiales bibliográficos al servicio de la investigación, cultura e información.

Pueden ser públicas o privadas(los archivos)

  • Dentro de las públicas las hay estatales, de las comunidades autónomas, municipales, instituciones docentes, departamentos historiales, fundaciones, organismo y empresas, instituciones de investigación...

  • Las privadas pueden ser eclesiásticas, de instituciones docentes, de instituciones de investigación, de fundaciones, asociaciones, sindicatos, partidos políticos, empresas, personas...

TEMA 3.LA CADENA DOCUMENTALISTA

La misión de un servicio de documentación es recoger,analizar y posibilitar el acceso y recuperación de toda aquella información y documentación que resulte necesaria para dar soporte a la tarea cotidiana de la empresa.

No es un almacen y toda la información debe someterse a la cadena documental.

FASE DE ENTRADA

1.SELECCIÓN

Operación por la cual se eligen, de entre todos los documentos existentes, los que interesan al servicio.

Es una planificación previa para evitar errores.

Debe gestionar:

A)PRODUCCIÓN PROPIA

En prensa no hace falta hacer una selección ya que se puede guardar todo en soportes como el cdrom; pero en radio y tv si que hay que seleccionar porque no se puede guardar todo.

La propuesta es crear un archivo intermedio que dure al menos un año y guardarlo todo:

  • Se puede guardar información que no tendría interés en el definitivo

  • Perspectiva temporal que nos permite una selección más precisa

  • Rentabilidad:”refritos” ej,para hacer resúmenes anuales.

Para este archivo intermedio se sigue un criterio de selección:

a)Elección selectiva: con la ayuda de departamentos se selecciona eligiendo. Hay que destacar la originalidad y valor testimonial o informativo. Se hace con material emitido y no emitido.

b)Muestreo: se elige uno o varios días donde se guardan las 24h, uno de diario y otro de fin de semana.

  • Además, en los géneros no informativos hay que coger: cortes significativos(entrevistas importantes, todos los reportajes y todos los dramáticos)ampliando a primer y último programa y los especiales.

  • Aquello que interese a partir de su tipología; es decir, hay una serie de contenidos que necesita una tecnología especial como el DVD

  • Coger información actualizada al máximo y retrospectiva

  • Deben ser noticias en profundidad, sobre las superficiales, las objetivas sobre las subjetivcas

  • Asegurar la fiabilidad de las fuentes almacenadas

  • Evitar repeticiones

  • Revisar periódicamente la colección

B)ORGANOS U OBRAS DE REFERENCIA

Diccionarios, enciclopedias, atlas...Publicaciones de organismos gubernamentales

C)INFORMACIÓN PERIODÍSTICA DIVERSA

2.ADQUISICIÓN

Además de la compra están los préstsamos y donaciones

3.REGISTRO

Herramienta de control que permite saber el número total de documentos del fondo del servicio. A cada documento se le da un número. Es sólo control, no aporta nada del contenido del documento.

FASE DE TRATAMIENTO Y ANÁLISIS

1.ANÁLISIS DOCUMENTAL

Mediante el conjunto de operaciones que compone el análisis documental, representamos el contenido de las unidades documentales de forma distinta al original en un nuevo producto: la referencia documental.

Fases de operaciones del análisis documental:

  • Conocer bien las características y tipologías fundamentales del fondo

  • Elegir las normas para la descripción y los lenguajes más oportunos

  • Definir el nivel de exhaustividad del análisis

1.1.ANÁLISIS DESCRIPTIVO: Formal o exterior

Analiza la unidad documental desde el punto físico y formal plasmando en la referencia documental todos aquellos elementos que nos permiten describir la unidad documental de forma inequívoca.

Hay unas normas internacionales para la descripción bibliográfica: ISBD(International Standart Biblioteca Description)

1.2.ANÁLISIS DE CONTENIDO: Interior o temático

    • IndizaciónOperación consistente en determinar los temas de los que trata un documento y que son susceptibles de interesar a los usuarios del sistema, documental y representar dichos conceptos según el lenguaje documental(ej,foto paradisiaca)

    • ClasificaciónOperación que describe el contenido de un documento determinado, su tema principal y, a veces, uno o dos temas secundarios que se traducen a términos más apropiados que figuren en el lenguaje documental que se utiliza. Intenta resumir en un solo término todo el documento: un código,el CDU(ej,7-425: fotografía de España)

    • ResumenRepresentación abreviada y concisa de la unidad documental sin elementos críticos o interpretativos.

2.PROCESAMIENTO TÉCNICO

    • Ordenación

    • Almacenamiento

    • Conservación