Documentación general

Proceso documental. Orígenes históricos. Instituto Internacional de Bibliografía. Paul Otlet. Instituciones predocumentarias. Sistemas de información. Organización

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1ª U. D. El Concepto de Documentación General

TEMA 1 Introducción a la disciplina de Documentación General

1. 1. - Objetivos.

La documentación general es una disciplina que va dirigida a iniciar a los alumnos en el conocimiento de marco organizativo general donde se sitúan las actividades de tratamiento y difusión de la información documental a través de los sistemas, redes y centros de información y documentación, es decir, van dirigidos al conocimiento de la organización y la planificación. Es por este motivo por el que debemos:

• Establecer el concepto de documentación general tomando como punto de referencia la visión otletiana de la Ciencia de la Documentación.

• Exponer las bases científicas de los sistemas de información, instrumentos a través de los cuales la Documentación se hace operativa.

• Analizar los diversos modelos de sistemas de información y desarrollar ampliamente uno de tales modelos a través de la descripción de los diversos niveles organizacionales.

• Exponer de manera sucinta la organización interna del centro de documentación.

1. 2. - Metodología y descripción del programa.

La asignatura Documentación General está concebida como disciplina teórico - práctica. Por ello, junto a la exposición y desarrollo de los diversos temas del programa, estos se deberán complementar a través de distintas actividades prácticas.

El programa es información porque hay un mensaje que se transmite de un sujeto emisor a un sujeto receptor. Se pretende transmitir una información, es decir comunicar. Comunicar es transmitir un mensaje que va de un emisor a un receptor a través de una señal de cualquier tipo.

La fuente como iniciador del mensaje imparte un conocimiento a otras personas. Esta fuente debe encontrar la forma de codificar el mensaje para que sea transmitido de manera que el receptor entienda dicho mensaje.

A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a través del cual transmitir el mensaje. Cuando el receptor recibe el mensaje, lo codifica a su vez, y se puede realizar una retroalimentación, es decir, se invierte el orden emisor receptor.

La retroalimentación da al emisor alguna indicación de la forma en la que el receptor a captado el mensaje, y le capacita para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle. La retroalimentación no se produce en todos los canales, por ejemplo en la radio o la televisión el receptor no puede responder al emisor por lo que dicha retroalimentación no se produce.

1. 3. "EL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN

La documentación es uno de los posibles procesos de la información, es decir la documentación es información y tiene como fin último dar noticia de los documentos, es decir transmitir un mensaje puesto que la prioridad principal es informar.

Como dice Desantes Guanter, la documentación es información, potencia la información e informa acerca de la información.

Pero la documentación no es solamente información, no es informar por informar, sino que es más bien informar dando forma por parte de un sujeto emisor al contenido de un dato, un documento o un libro u objeto que contiene un mensaje. Y así poder trasladar ese conocimiento a otro sujeto receptor. Para llevar a cabo esta labor de informar tiene que existir el proceso de documentación.

El proceso documental como una variedad del proceso informativo se da a partir de un sujeto emisor (documentalista) que transmite un mensaje (documento), a través de un medio determinado para llegar a un receptor determinado (investigador, usuario general).

La naturaleza de este proceso de información se deriva del objeto transmitido (mensaje), que en este caso se trata del documento, puesto que en el proceso documental lo que transmite el emisor al usuario de la documentación es un documento que normalmente es un documento secundario.

Pero la peculiaridad más importante de este proceso se centra en la figura del documentalista porque reúne la doble cualidad de ser en primer lugar receptor y posteriormente emisor de la información.

C Emisor C Codifica

A O

N D

A Mensaje documentado I

L G

O

Receptor (documentalista) Decodifica

Emisor Codifica

Mensaje (documento secundario)

Receptor (usuario) Decodifica

El emisor transmite un mensaje documentado a un receptor que tiene la doble condición de ser receptor o usuario de la documentación y por otra parte emisor o documentalista.

Se produce la tarea de codificar la información a través del análisis (lenguaje documental), para transformar el mensaje documentado en mensaje documental, generando otro documento que llega al usuario o receptor que lo va a de codificar.

Definimos el mensaje documentado como el mensaje incorporado, analizado y conservado para formar parte de un documento. El mensaje documental viene definido en el momento en que pasa de potencia a acto, de mensaje difundible a difundido, es decir, es el mensaje documentado una vez difundido.

TEMA 2 Orígenes históricos de la Documentación

Con la figura de Paul Otlet el movimiento de la documentación se va a institucionalizar. Este autor, junto con Henri La Fontaine encabezan el movimiento documental hasta llegar a crear el Instituto Internacional de Bibliografía. Otlet, que nace en Bruselas en 1.868, siente desde joven una inclinación por el estudio de lo general y de la realidad y ello se suma a una mente sintética (que sintetiza) y a un gran amor por el derecho.

Estas son tendencias que han estado presentes en todas las actividades de este hombre de ciencias y particularmente sobre las que le permiten desarrollar su inclinación por el orden y la clasificación. En 1.888 viaja a París y realiza estudios de diversa índole (economía, derecho) pero lo que hay que destacar de él es su marcada vocación de organizador de los conocimientos y su permanente capacidad de sintetizar que le permiten investigar en los conceptos.

En 1.891 conoce a La Fontaine, y se encargan de organizar la sección bibliográfica de la sociedad de estudios sociales y políticos de Bruselas. Dadas sus afinidades consiguen crear el Instituto Internacional de Bibliografía sociológica, pero lo que pretenden es llevar a cabo el proyecto de Documentación Mundial que llevaría implícito unos servicios complementarios como una Biblioteca Internacional, una Oficina Internacional de Estadística, etc.

2. 1. - La fundación del Instituto Internacional de Bibliografía.

Para conocer el origen del Instituto Internacional de Bibliografía tenemos que conocer el punto de arranque del contacto de Otlet con el norteamericano Dewey, autor de un sistema de clasificación decimal. A partir de aquí solicita la autorización para utilizar y traducir este sistema de clasificación, puesto que él pensaba que respondía a un principio esencial. Simplificaba lo que él entendía como: “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

Para llevar a cabo su proyecto, lo primero que hacen es convocar una conferencia internacional con unas propuestas muy decididas entre las que se encontraba la creación de un Instituto Internacional de Bibliografía.

Inaugurada la conferencia se adoptan varias conclusiones satisfactorias:

• Se acuerda la utilización de la Clasificación Decimal de Dewey.

• Se considera necesaria la unión bibliográfica universal.

• Se crea el Instituto Internacional de Bibliografía.

Una vez creado este instituto en el año 1.895, adopta unos estatutos donde se define la misión fundamental del organismo, siendo esta la publicación del Repertorio Bibliográfico Universal. Como nos recuerda Desantes, los fundadores del Instituto Internacional de Bibliografía tenían como objetivo el control bibliográfico de todas las publicaciones sobre cualquier materia, lengua y procedencia, canalizando a través del Repertorio Bibliográfico Universal.

2. 2. - Tratado de documentación de Paul Otlet.

El tratado de documentación de Otlet fue publicado en Bruselas en el año 1.934. Es el primer libro de estas características que se escribe en el mundo y es considerado el punto de arranque sobre el que se fundamentará la concepción científica de la documentación, al mostrarnos la génesis y una primera fase en la evolución de esa materia. Es decir, es el punto de arranque de la documentación como ciencia de la información científica.

La estructura del libro parte de un preámbulo donde el autor reconoce el objetivo de la publicación que es exponer las nociones relativas al libro y al documento, así como el empleo separado de los elementos que constituyen la documentación. A lo largo de su contenido utiliza con frecuencia el binomio libro - documento, pero fue consciente de la necesidad de una unidad terminológica y por ello se propuso dejar a un lado la denominación libro por considerar que no abarcaba nuevos tipos de materiales y utilizar, sin embargo, el término documento por ser un término más general que el de libro.

En las primeras líneas de su tratado Otlet expresa la necesidad de hacer accesible la documentación generada día a día por procedimientos nuevos. Considera que la documentación debe ofrecer informaciones documentadas, y así en la primera parte del tratado establece las líneas fundamentales de la concepción de documento, de documentación y de las relaciones conexas.

Propone tres denominaciones utilizadas para la ciencia general del documento: bibliología, documentología y documentación. Estas tres denominaciones tienen como finalidad:

• Analizar los datos adquiridos.

• Elaborar una serie completa de forma documentaria.

• Exposición más metódica y racional.

• Provocar hipótesis e investigaciones que algún día llegarían a ser verdaderas revoluciones.

El tratado de documentación de Otlet en su preámbulo ya mostraba la génesis y evolución de la documentación. El tratado de documentación de Otlet elabora datos científicos y técnicos de la documentación con un cuádruple objetivo:

  • Registrar el pensamiento humano y la realidad exterior en elementos de naturaleza material llamados documentos.

  • Llevar a cabo la conversación, circulación, catalogación y descripción (análisis) de los documentos.

  • La elaboración, con ayuda de documentos simples, de otros documentos más complejos llegando a producir documentos secundarios.

  • El registro de los datos de un modo cada vez más rápido, directo y exacto siguiendo un plan amplio, universal y mundial.

  • La documentación se puede apreciar bajo tres concepciones: como ciencia, como técnica o como organización.

  • Como ciencia. Significa que ha adquirido esta categoría por reunir las siguientes condiciones:

  • - Tiene un objeto general de estudio.

    - Tiene un objeto especial de estudio.

    - Plantea una sistematización.

    - Método.

    - Organización de trabajo.

    - Historia

    - Aplicación de otras metodologías.

  • Como técnica. Nadie lo duda porque establece el conjunto de reglas e instrumentos relativos a las operaciones de producción, circulación, conversación y utilización de documentos. Otlet en su tratado expone detalladamente las prácticas documentales más conocidas.

  • Como organización. Porque refleja el estudio de los esfuerzos individuales e instituciones en el trabajo intelectual y la cooperación documentaria en todos los campos del saber.

  • Para Otlet el sistema mundial de la documentación incluirá todas las materias del conocimiento y todas las técnicas, y habrá de incorporar todas las formas documentales y todas las funciones de la documentación.

    El sistema se implantará haciendo uso de los principios de cooperación, coordinación, concentración y especialización del trabajo repartiéndolo entre especialistas de acuerdo con las distintas materias, formas y funciones documentales.

    2. 3. - Federación Internacional de Documentación.

    El estudio de la Federación Internacional de Documentación puede hacerse bajo la óptica de tres aspectos principales:

    1. Viendo la evolución del instituto en su estructura y denominación. En este sentido se pretende profundizar en el contenido de la ciencia de la documentación.

    2. Viendo la política de difusión de los estudios realizados dentro de estas instituciones.

    3. Abordando la situación actual y perspectivas de la Federación.

    El estudio de estos tres aspectos movió a una gran diversidad de autores para tratar parcialmente la investigación de la institución. Para conocer su historia establecemos cuatro periodos:

    • (1.893 - 1.928). Se desarrolla todo lo dicho de La Fontaine, de Otlet, del Instituto Internacional de Bibliografía, etc.

    • (1.929 - 1.959). Destacamos aspectos relativos a denominación, nomenclaturas. En 1.931 el Instituto Internacional de Bibliografía pasa a denominarse Instituto Nacional de Documentación y en 1.938 pasa a ser Federación Internacional de Documentación.

    • (1.959 - 1.966). La Federación Internacional de Documentación extiende sus dominios a Iberoamérica ampliando el número de comisiones, y comités de trabajo.

    • (1.966 - Ahora). Despliegan un amplio programa de actuación a través de sus asambleas, comités y publicaciones.

    La Federación Internacional de Documentación (una vez formalizada) publicó unos estatutos donde se establecían los fines de los que destacamos que se pretende:

    - Perfeccionar y unificar los métodos bibliográficos y en especial la clarificación.

    - Organizar la cooperación para elaborar obras y colecciones como el Repertorio Bibliográfico Universal.

    - Establecer un centro internacional de coordinación.

    - Permitir a los intelectuales utilizar las colecciones por medio de copias y resúmenes.

    - Multiplicar los servicios bibliográficos y documentales en todos los países.

    Lo que se pretende con la Federación Internacional de Documentación es promover la investigación y el desarrollo de la documentación internacional. Esto comprende organizar, ordenar, registrar y difundir la información en cualquier soporte y en cualquier ámbito científico.

    TEMA 3 El concepto de ciencia de la Documentación

    3. 1. - Actividades e Instituciones predocumentarias.

    En las culturas neolíticas el hombre no dispone de las herramientas apropiadas para plasmas las ideas del pensamiento. Se crean documentos como objeto de recuerdo y sirven de garantía para el ciudadano y para la administración, para el desarrollo cultural y económico.

    En el mundo clásico se recogían todo tipo de documentos en el archivo - biblioteca. En Grecia y Roma, los archivos - bibliotecas tuvieron un gran auge debido a la mayor culturización de la sociedad. La decadencia del Imperio Romano convierte a la Iglesia en la sede de la cultura de archivos - bibliotecas. En el s. XII se produce un crecimiento económico y cultural por la reconquista.

    Se consolida el papel en lugar del pergamino, y el documento cobra valor a efectos patrimoniales. Se consolidan avances económicos y sociales. Surgen universidades. El documento sirve como testimonio de carácter de prueba a efectos jurídicos. Desde el s. XII hasta el s. XV se desarrollan las primeras técnicas archivísticas. Desde el s. XVI hasta el s. XVIII surgen archivos de estado (textos históricos, etc.), que se crean por la aparición de las monarquías absolutas. Se despierta el interés por el trabajo erudito y se fomenta la investigación. La revolución francesa reconoce la libertad de acceso del ciudadano a la documentación, que hasta entonces había sido prohibido excepto para unos pocos.

    En el s. XIX se crean los primeros archivos y se van extendiendo por Europa. Es el siglo donde se establecen los archivos ministeriales, las bibliotecas de las Universidades y las Bibliotecas Nacionales.

    3. 1. 1. - La Biblioteca.

    Mesopotamia (s. III a.c.) Ya existía una gran biblioteca pero no tenía diferencias con el archivo.

    Grecia Aparecen bibliotecas privadas con textos filosóficos. Los documentos eran sólo para reyes y por esto la creación de la Biblioteca de Alejandría supone un cambio radical y por primera vez se la puede diferenciar del archivo.

    Roma Fundan bibliotecas públicas por todo el Imperio y también privadas de alto nivel social.

    Decadencia de Roma Decaen las instituciones culturales y es cuando interviene el desarrollo cristiano y político.

    Alta Edad Media La enseñanza es para la iglesia; es de ámbito monástico, sólo para el clero

    Baja Edad Media Se crean las primeras universidades para recuperar los libros de forma cultural.

    Renacimiento La biblioteca adquiere más importancia.

    Humanismo Salvó de la destrucción la literatura clásica (griega y latina).

    Imprenta (1.445) Impulsa la difusión del libro, se produce un auge de la información y en la proliferación de documentos. Las bibliotecas crecen enormemente.

    Ilustración Instaura la expansión de la razón, se crean

    S. XIX Biblioteca, institución con carácter que tiene actualmente.

    3. 1. 2. - El Centro de Documentación.

    S. XV El humanismo hace surgir una vida intelectual más rica y se utilizan archivos.

    S. XVI Primer avance científico de Europa a pesar de la contrarreforma.

    S. XVII La relación entre científicos hace surgir la ciencia moderna y aparecen las primeras academias y tertulias de investigación y este es el germen o semilla del centro de documentación

    3. 1. 3. - Historia de la Bibliografía.

    España Visigoda (s. VI) Isidoro de Sevilla escribió “Las Etimologías”. También escribió un diccionario de las vidas de los hombres ilustres.

    España Musulmana Auge de libros. Aparecen importantes bibliotecas privadas que pertenecen a los califas y tienen extensos catálogos, por esto necesitan la bibliografía.

    Escuela de Traductores de Toledo (s. IX) Las obras importantes se traducían allí, ya que iban gentes de las tres culturas.

    S. XV Aparece la imprenta. En el Renacimiento aparece la bibliografía tal y como la entendemos hoy en día. Se publica en España el “Indice de libros prihibidos” realizado por un inquisidor. Se crea la biblioteca de El Escorial y su catálogo correspondiente.

    3. 2. - Publicaciones de Carácter Científico.

    Las publicaciones de carácter científico se crearon para que los científicos estuviesen informados de los avances y desarrollos de la ciencia. En el s. XVI podemos encontrar:

    & Publicación periódica Publicación que aparecía a intervalos regulares. Por ejemplo: el diario y la revista científica.

    & Diario Es característico de periodicidad. Sólo cuenta noticias. Es continuo, depende de la organización. Surgió con la gazzete, que fue el primer diario de París.

    & Revista científica Tiene carácter periódico, más duración que un periódico por su encuadernación, recoge muchas obras de muchos autores, es continua, etc.

    3. 2. 1. - Diferencia entre diario y revista científica.

    El diario está vinculado a las noticias (sólo lo que ocurre en el mundo) y está dirigido al público en general pero en un ámbito geográfico limitado. Sin embargo la revista publica noticias más generales, con temas más concretos y determina a sus usuarios.

    Podemos encontrar varios antecedentes de estas publicaciones como los calendarios, los almanaques y las efemérides.

    Los calendarios en Babilonia eran lunares, luego los egipcios cambian el lunar por el solar y más tarde los griegos lo cambian por el luni-solar.

    El almanaque era una “tabla de libro” con un calendario con datos astronómicos, náuticos, con comentarios del santoral. Estas fueron en muchos países las primeras formas de literatura escrita. Luego se pasó de la tabla de libro al pergamino.

    3. 2. 2. - La primera revista científica y las revistas de resúmenes.

    Se publicó en Europa el Journal des Sçavants en 1.665. Fue el motor de la expansión científica en Europa. Esta tenía 12 páginas y aparecía los lunes. Trataba y estaba formada por:


    Catálogo de libros de Europa.

    Noticias necrológicas.

    Información física y química.

    Descubrimientos nuevos de arte y ciencias.

    Censuras de la universidad de la Sorbona.

    Etc.


    Las revistas de resúmenes difundían fragmentos de artículos publicados en otras revistas que se publican en idiomas distintos. La primera revista de resúmenes es el Journal du Journal.

    3. 2. 3. - Las publicaciones periódicas en España.

    En España van con bastante retraso. Empiezan con hojas informativas, después con la correspondencia personal y después el catálogo de libreros (que servía para catalogar la producción bibliográfica). El catálogo de libreros se creó por dos motivos:

    Porque el librero capta que así tiene negocio asegurado.

    Por la investigación, porque es un catálogo que recoge todas las investigaciones.

    Respecto a las publicaciones periódicas de carácter científico en España, aparece el Diario de los Literatos, que tiene multitud de áreas. También aparecen las Actas y las Memorias en el s. XVIII. También aparecen las revistas de resúmenes entre las que destaca “El Espíritu de los Mejores Literatos”, que era un extracto de revistas y libros publicados en España.

    A finales del s. XVIII las publicaciones periódicas de carácter científico dejan la tarea de remitirnos a "libros informe” para que después en el s. XX nos remitan directamente a estas revistas sin tener que ir a libros, sino que se multiplican las revistas por la demanda de esta información.

    3. 3. - La fragmentación del concepto otletiano de Documentación.

    En el tratado de Otlet, este manejaba el concepto de documentación como dinamizador de la documentación guardada como lo más importante de su obra. Su obra tiene un carácter enciclopédico porque recoge lo que existe en los depósitos documentales. Otlet conceptualiza la documentación como algo integrador, pero no quiere que surjan enfrentamientos internos entre los distintos profesionales. Ante el concepto surgen fragmentaciones pero el conflicto biblioteca - documentación llega hasta bibliotecarios y documentalistas.

    El conflicto biblioteca - documentación y los profesionales de ambos, empiezan a enfrentarse. Este conflicto ha llegado a nuestros días. El concepto de documentación ha experimentado cambios en su expresión gráfica por otra polémica. No sólo hubo enfrentamientos entre bibliotecarios y documentalistas sino que la definición de documentación empezó a cambiar.

    Empieza a cambiar cuando, en el curso de la historia, al contenido informativo se le da más importancia y se deja de lado el contenido documental. Se empieza a dar definiciones de documentación sobre la base de:


    La biblioteconomía.

    La fase documental.

    La fase informativa.


    TEMA 4 El concepto de Documentación General

    4. 1. - Estudio de los PRINCIPIOS CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS DE LA DOCUMENTACIÓN gENERAL.

    Se ha venido denominando documentación al proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al mantenimiento de estos para una posterior difusión. Ante esta inmensidad de publicaciones que se producen anualmente resulta imprescindible la existencia de una actividad científica intermedia que haga llegar al usuario sólo la información que le interese.

    Actividad que será más perfecta cuanta más información de interés reciba el usuario para su trabajo y ninguna información que le resulte irrelevante, para ello ayudará mucho la aplicación de las nuevas tecnologías. Se configura así la función de la documentación como una actividad científica con características propias. Surge el científico especialista en documentación que hace de intermediario entre los productores y los usuarios de información.

    Por todo ello resulta imprescindible para cualquier ciencia. Se convierte en una “ciencia auxiliar” que permite, aparte de sus funciones principales, ahorrar el considerable tiempo que el investigador o científico debería dedicar a las tareas encomendadas a un profesional de la documentación, es decir, a la búsqueda y suministro de información. Se trata pues, de una ciencia que proporciona las bases teóricas y prácticas de la actividad científico - informativa de carácter general pero que no adquiere su pleno sentido, o su operatividad hasta que no se solapa con una determinada disciplina, es decir, cuando se especializa. En ese momento se puede estudiar la documentación en un plano específico, entendiendo por tal estudio, al estudio de la naturaleza del documento informativo y de su proceso de tratamiento, recuperación y potenciación informativa en un contexto determinado.

    La documentación se puede dividir en tantas partes como funciones realiza, por tanto realiza la enseñanza y explicación de la documentación en sí misma. También pertenece a la Documentación General por su contenido informativo.

    4. 2. - El estudio de la organización documental desde la perspectiva de otlet.

    Introducción de organización según Otlet: La organización es el conjunto de principios y disposiciones para religar entre sí de modo permanente todos los elementos que ocurren en un único conjunto o cadena de operaciones. Esta, se realiza a cinco niveles:

    Libros y documentos. Cada elemento está formado por un conjunto de hechos o de ideas presentadas en forma de texto o de imágenes. La primera idea de los intercambios internacionales era que se debía establecer un sistema internacional que proporcionara a las bibliotecas ejemplares de todos los trabajos originales de cualquier laboratorio, aunque esta idea ha variado, deberíamos retomarla sobre sus bases:

    El servicio se establecería en conexión con el centro internacional de bibliografía y su repertorio, así como con el servicio internacional de intercambios.

    Se elaboraría una lista de publicaciones y una lista de bibliotecas, institutos y laboratorios.

    Un fondo financiero mundial debería intervenir para proporcionar las compensaciones necesarias a las publicaciones. La cantidad de ejemplares que se desee se distribuirá directamente.

    Si no envía las publicaciones originales, el servicio proporcionaría al menos fotocopias de las mismas.

    La publicación en determinados casos se podría completar con el depósito en la oficina central de un ejemplar manuscrito original.

    Conjuntos o colecciones. Formamos estos conjuntos con los libros y documentos como unidad. En principio se extenderá el sistema a las grandes colecciones como son: lis libros (bibliotecas); revistas (periodicotecas); diarios (hemerotecas); documentos oficiales; patentes; manuscritos, mapas y planos (mapotecas); imágenes estampadas, dibujos y fotografías (iconotecas); archivos administrativos; archivos documentales; colecciones de modelos gráficos, colecciones de ejemplares de diarios y publicaciones periódicas; discos (discotecas); películas (filmotecas) y obras de arte (museos). De estas, los principales tipos de colecciones son:

    Bibliografía. Presentan cuatro aspectos:

    Fijación de un tipo universal de reseñas bibliográficas.

    Reglas catalográficas universales.

    Sistema general de bibliología y catálogo.

    Repertorio bibliográfico universal.

    Bibliotecas. Para que haya una biblioteca universal se deben dar dos aspectos:

    Sistema nacional de bibliotecas.

    Comisión de cooperación intelectual.

    Las razones por las que Otlet quiere esta biblioteca son por: valor simbólico, utilidad práctica, unión entre países, etc.

    Enciclopedia. Reúne todos los repertorios.

    Documentos Administrativos. Es el registro de datos de tipo administrativo, tanto interiores como exteriores. Su importancia radica en que para todo tipo de administración se necesita la documentación para recoger las informaciones y coordinarlas para calcular las decisiones, para transmitirlas y para controlar su ejecución.

    Archivos históricos. Están formados por documentos antiguos, normalmente manuscritos y originales referidos a la administración del pasado y que incluyen los títulos jurídicos de los organismos públicos y los papeles privados de familias y de establecimientos comerciales.

    Museos. Incluyen muestras ejemplares, modelos y objetos varios, todo lo que es útil para la documentación pero que se presenta en forma de objeto en tres dimensiones. Existe el museo mundial fundado en 1.910 y estructurado en secciones.

    Red Universal. Los principios de la red son:

    La red debe fomentar la relación entre los centros productores, los distribuidores y los usuarios.

    La red cubrirá el total de las materias del conocimiento, de las actividades y del conjunto de las formas y de las funciones de la documentación.

    Que abarque tantos objetos particulares como ordenes dentro de la documentación.

    La organización implicará la puesta en práctica de los principios de un plan general de cooperación, coordinación, concentración y especialización del trabajo, reparto de tareas entre organismos existentes o creación de nuevos organismos para asegurar las tareas tradicionales.

    Los organismos de documentación se multiplicarán.

    La solución comporta aproximadamente 100 materias, 60 países, 6 formas de documentación bajo las dos modalidades que son producción y utilización.

    La red general se constituirá orgánica y jerárquicamente.

    Se confiará la Organización Nacional a organismos nacionales que aluden fuerzas oficiales obligadas.

    Correlaciones con el trabajo intelectual y la organización mundial. Las funciones del trabajo intelectual (objetivos y actividad) y los órganos que le corresponden (estructura e institución) son los siguientes:

  • Investigaciones científicas e inventos.

  • Programas de investigaciones.

  • Inventario de las investigaciones intelectuales.

  • Trabajos de las instituciones, laboratorios, etc.

  • Métodos: Unificación y estandarización.

  • Terminología, nomenclatura, notación, esquema.

  • Clasificación sistemática.

  • Sistema de unidades.

  • Discusión.

  • Conclusiones científicas.

  • Decisiones de organización.

  • Recomendaciones de orden práctico.

  • Conservación de la Ciencia.

  • Publicación.

  • Bibliografía.

  • Biblioteca.

  • Archivos y expedientes documentales.

  • Museografía.

  • Síntesis, codificación.

  • Enseñanza y difusión de la ciencia.

  • Enseñanza.

  • Propaganda científica: acción sobre la opinión pública.

  • Utilización y aplicación de la ciencia.

  • Salud pública.

  • Industria y vida económica.

  • Administración y organización jurídica.

  • Desarrollo social, moral y estético.

  • Una organización estructurada así necesita que sus órganos se conecten a otro órgano central llamado mundaneum, que se desarrolla en tres dimensiones:

    1. Como una idea. 2. Como institución. 3. Como cuerpo físico de colecciones y servicios.

    La organización mundial debe extenderse a la vida social, debe incorporarse a lo continental, lo nacional, lo regional y lo local. En esta organización mundial hay que poner en práctica los instrumentos que son: la constitución mundial, el plan mundial y la ciudad mundial.

    La ciudad mundial tiene tres objetivos:

    Ser un instrumento práctico para la cooperación internacional.

    Ofrecer la oportunidad de crear una ciudad mundial modelo.

    Ser una representación y un símbolo permanente de la unidad humana. Las ideas y los sentimientos; los intereses y los documentos contribuyen a mantener y desarrollar la civilización mundial.

    Organismos documentales. El organismo documental está formado por colecciones que forman conjuntos de documentos. Tipos de organismos documentales:


    Bibliotecas.

    Archivos históricos.

    Museos.

    Oficinas administrativas.

    Centros de documentación.

    Gabinetes de trabajo.


    El centro de documentación sale de una cuádruple carencia de la biblioteca. La primera carencia es formar colecciones con los nuevos tipos documentos. La segunda es formar la colección, organizarla, clasificarla y elaborar su catálogo. La tercera es la especialización de la documentación. Y la cuarta es la carencia de diversos servicios a prestar a los usuarios de los documentos.

    4. 3. - DEFINICIÓN DE DOCUMENTACIÓN GENERAL.

    Los aspectos generales a los que hemos aludido en una primera consideración de documentación general, entendían que la documentación informativa se erigía en su doble vertiente de documentación de las ciencias de la información y documentación del trabajo informativo. Así entendido, documentación general sería la ciencia que proporciona las bases teóricas y prácticas de la actividad de transición de las fuentes al servicio de la obtención del nuevo conocimiento. No obstante y de modo más concreto, documentación general a pasado también a entenderse (sin salirse de la órbita general) como la disciplina documental encargada del estudio de los contextos organizativos como sistemas, redes y unidades de documentación donde tiene lugar el desarrollo de los procesos documentarios en sus distintos niveles.

    2ª U. D. Bases Epistemológicas de los Sistemas de Información

    Esta unidad didáctica se configura como una unidad central del programa ya que las unidades de información y las redes que conforman se apoyan en los diferentes sistemas de información que los conforman, dentro del marco de la organización.

    TEMA 5 Teoría de la Organización

    La organización es básica porque debemos conocer el centro de documentación. El documentalista no debe estar apartado de la estructura de la institución, porque nos permite conocer los objetivos de la empresa. Conocemos la estructura orgánica para saber que documentos genera cada departamento y esto nos permite conocer las necesidades que va a necesitar dicha empresa o centro de documentación. Por eso lo más importante es conocer donde y para que estamos.

    5. 1. - TEORÍAS CLÁSICAS Y DE TRANSICIÓN.

    Podemos definir organización como la coordinación racional de las actividades de un grupo de personas bajo el propósito de lograr un fin común. Esta definición tiene varias partes importantes:

  • Se trata de un esfuerzo conjunto donde las actividades del grupo de personas tiene que estar coordinadas, esta coordinación racional de las actividades, en muchas organizaciones se consigue por la división de trabajos por la jerarquía de autoridades.

  • La definición incluye también los fines de la organización, en este sentido existen distintas y diferentes organizaciones en función de sus fines. A partir de esta definición contamos también con distintas teorías dentro de la teoría clásica. Dentro de esta, vamos a distinguir dos líneas principales de desarrollo, la primera derivada de las obras de Tlylon donde enfocan las actividades básicas y físicas relacionadas con la producción y la segunda se refiere más a los problemas de la organización, a la división departamental del trabajo y su coordinación.

  • Se estudia desde el aspecto del uso efectivo de los seres humanos en las organizaciones, llevando a cabo análisis de tiempo y movimiento. Se ha venido considerando la obra de ...................teoría de la organización fisiológica con una meta más clara que consiste en reducir al mínimo el coste del trabajo y la duración del tiempo necesario para realizarlo. Lo que le interesa a este autor es la capacidad que tiene un trabajador para producir con el mínimo coste y tiempo el máximo número de productos y en este sentido llevo a cabo un estudio sobre la velocidad.

    Los teóricos que desarrollaron esta teoría han descrito a las organizaciones como sistemas agrupados por departamentos en función de sus actividades. El problema general que presentan en sus obras es el siguiente: ¿Cómo se identifican las tareas de una unidad departamental? ¿Cómo se estructuran los trabajos en una unidad administrativa? ¿Cómo se crean unidades mayores? Y ¿Cómo se establecen departamentos de alto nivel? El resultado de sus análisis es la imposición de una estructura en departamentos dentro de la organización.

    Cada departamento tiene asignado un conjunto de tareas que han de ser realizadas por los empleados de ese departamento. Los diferentes elementos de la organización estarán relacionados mediante la autoridad, la responsabilidad y la contabilidad.

    Autoridad Es el derecho de ordenar separando o distinguiendo quienes son los subordinados y quien los superiores.

    Responsabilidad Consiste en los deberes asociados con el trabajo.

    Contabilidad Es la necesidad de informar a una autoridad superior de la acción que se ha tomado y de los resultados obtenidos.

    Uno de los defensores de estas teorías fue Fayón, primer teórico que definió una teoría general en la que vinculaba racionalmente los elementos integrantes de los directivos y sus principios como directores de un área departamental. Este planteamiento ha sido en base de explicaciones racionales sobre el comportamiento directivo.

    Dentro de la teoría de transición vamos a destacar la figura de Barnard, el cual ideó la primera teoría que rompió con todos los esquemas. Introduce elementos que hasta ahora no habían sido tratados como aspectos psicológicos, sociológicos y económicos. También trata problemas hasta ahora ausentes como la comunicación entre los trabajadores.

    Este problema lo trata desde la importancia que él da a la toma de decisiones por los responsables de la organización. Barnard considera la organización empresarial como el medio más eficaz para difundir y generalizar el proceso social.

    Para él todas las organizaciones eran sistemas subordinados de otro sistema más amplio como puede ser el conjunto de la sociedad.

    OBJETIVOS PREVEER

    DETERMINAR LOS OBJETIVOS

    ORGANIZAR

    TRABAJO MEDIOS

    Buscar los hombres para asegurar el

    trabajo y saber ejecutar los medios.

    ADMINISTRAR

    EJERCER EL MANDO

    REALIZAR LOS OBJETIVOS

    CONTROLAR LOS DESVIOS

    Puntos importantes de la teoría de Barnard:

    Incentivar o motivar a los empleados.

    Establecer sistemas de comunicaciones.

    Saber cuales son los objetivos que persigue la empresa.

    La comunicación es importante para la toma de decisiones.

    5. 2. - TEORÍA MODERNA DE LA ORGANIZACIÓN.

    De los enfoques vistos hasta ahora no podemos llegar a la conclusión con una única teoría orgánica, sino más bien al contrario con múltiples teorías que se adaptan a las distintas instituciones.

    Sin embargo disponemos de una base más realista para entender las hipótesis que subyacen bajo estas teorías.

    Vamos a identificar algunos enfoques y resaltar los principales problemas de las organizaciones que nos puedan afectar para el diseño e implantación de los sistemas de información.

    Como hemos visto los teóricos clásicos ignoraban la psicología del individuo y se fijaban solamente en los aspectos físicos del problema. Fue A. Maslow quien anunció la jerarquía de las necesidades, estableciendo que las necesidades del ser humano empiezan por las elementales y por ello sugiere cinco niveles de necesidades humanas:

    Necesidades de seguridad, garantía y supervivencia.

    Necesidades sociales y de afiliación.

    Necesidades de satisfacción del ego y de autoestima.

    Autonomía e independencia.

    Autoactualización.

    Esta teoría trata de convencernos de que las necesidades de orden inferior deben estar satisfechas antes de que un ser humano se interesa por las necesidades de orden superior. Se reconoce en general que para la mayoría de los individuos que normalmente forman parte de una organización, las necesidades de orden inferior como seguridad, garantía y supervivencia se encuentran satisfechas. Para mucha gente una de las razones fundamentales para trabajar en una organización es la necesidad de satisfacer las necesidades sociales. Algunos trabajadores también consiguen la satisfacción del ego mediante su trabajo, otros satisfacen necesidades de autonomía e independencia.

    5. 2. 1. PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

    Si contemplamos la tarea de organizar como un proceso, será lógico considerar el tener en cuenta los siguientes aspectos:

    La organización debe basarse en contingencias y en situaciones, es decir, cuando se elabora una teoría de la organización tenemos que considerar los principios, técnicas y criterios de esa organización o de la organización que tratemos. Puesto que no existe una única manera correcta de organizar distintas empresas, sino más bien hay que tener en cuenta que cada estructura organizacional depende de la situación para la que se ha establecido y de las posibles contingencias.

    Estructurar los niveles de organización y el área de mando. La razón para organizar es hacer eficaz la cooperación humana, así resulta que la causa de los niveles organizacionales radican en las limitaciones del área de mando, es decir, puesto que existe un límite en las personas que un administrador puede supervisar, el resultado es la existencia de los niveles organizacionales.

    5. 2. 2. ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LAS ORGANIZACIONES

    Una buena parte de los escritores o autores que han tratado y analizado las organizaciones, han llegado a elaborar teorías desde el punto de vista de su estructura porque entienden la necesidad de llevar a cabo estos estudios a partir de la estructura orgánica para poder diseñar y planificar las organizaciones. Es decir, estudiar las organizaciones desde su estructura nos sirve para entender mejor la planificación de los sistemas de información, porque este enfoque ayuda a conocer como se utiliza la información dentro de la organización así como a apreciar los cambios que se pueden realizar en la organización al introducir los nuevos sistemas de información.

    5. 3. - LA ORGANIZACIÓN FORMAL Y SU DESARROLLO.

    Siguiendo a Barmand, los administradores diferencian entre organización formal e informal. Este mismo autor considera una organización de tipo formal cuando las actividades de dos o más personas están deliberadamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. La esencia de una organización formal está en la existencia de un propósito común y se puede decir que la organización existe cuando las personas pueden comunicarse entre sí y cuando están dispuestas a actuar y compartir un propósito común. Aunque la realización de los fines propuestos es la razón última de toda actividad común, es preciso ir más allá y examinar que principios rigen el establecimiento de una organización formal efectiva:

    Principio de unidad de objetivo. Una estructura de organización es efectiva si permite la contribución de cada individuo a la obtención de los objetivos de la empresa. Este principio presupone que los objetivos de la empresa se conocen a priori entre sus miembros.

    Principio de eficiencia. Una estructura de organización es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el costo mínimo o con el menor número de imprevistos. Es decir, es aquella organización que realiza una labor provechosa que ofrece satisfacción en su trabajo, que tiene líneas claras de autoridad y que permite el desarrollo de su personalidad, participación, seguridad y remuneración adecuada. La aportación que hace el autor en este caso consistía en distinguir entre eficacia y eficiencia. Esta distinción resulta útil para dilucidar si los esfuerzos y los objetivos de un departamento o de un empleado concreto están o no en sintonía con los de la organización en concreto.

    Una organización informal es cualquier actividad de grupo que no tiene objetivos explícitos aunque eventualmente pueda contribuir al logro de fines comunes. La existencia, variedad y rigor de las organizaciones informales conducen a la conclusión de que estas satisfacen las necesidades humanas de una manera que no lo hacen las organizaciones formales. Se trata de necesidades tales como perpetuar la cultura de grupo, informar, comunicar, etc.

    Un ejemplo de organización informal dentro de nuestro ámbito son los colegios invisibles, que tal y como se han denominado son una especie de corporación formada por un número reducido de investigadores sobresalientes de distintos países e instituciones, donde los contactos personales y los intercambios directos de información son de gran importancia entre sus miembros. Es uno de los canales de difusión de la información científica.

    Para López Yepes, los colegios invisibles son organizaciones informales donde los rasgos de mayor futilidad podrían ser aprovechados en la construcción de los sistemas de información.

    TEMA 6 Teoría General de Sistemas

    6. 1. - LA NOCIÓN DE SISTEMA.

    6. 1. 1. ORIGEN

    La palabra sistema proviene del griego sinestanai, que significa reunir en un todo organizado.

    6. 1. 2. COMPONENTES DEL SISTEMA

    a) Unos elementos que lo componen. Un sistema es un complejo de elementos denominados subsistemas ya que están denominados entre sí. Según la relación entre los elementos podemos diferenciar entre:

    Sistemas de características sumativas: en los cuales podemos considerar los elementos del sistema aisladamente.

    Sistemas de características constitutivas: en los que no sólo tenemos que conocer los elementos, sino también las relaciones existentes entre ellos.

    b) Una relación entre los elementos. Las características constitutivas son las que dependen de las relaciones específicas que se dan dentro del complejo o sistema. Tenemos por tanto que conocer no sólo las partes sino también las relaciones entre ellas.

    c) Un todo distinto de la simple adición. Con propiedades suyas y no de los elementos, es decir, las características constitutivas referentes a las características entre los subsistemas o elementos, no son explicables a partir de las características de las partes aisladas, ya que son las relaciones entre ellas las que hacen variar dichas características.

    d) Una subordinación de los subsistemas al sistema. Si conocemos el total de las partes contenidas en un sistema y la relación que hay entre ellas, el comportamiento es derivable a partir del comportamiento.

    6. 1. 3. RESUMEN

    “El todo es mayor que la suma de las partes”. El sentido de esta expresión reside en que las características constitutivas no son explicables a partir de las características de las partes aisladas, si no conocemos las relaciones existentes de estas partes aisladas.

    “El conjunto de elementos interrelacionados”. Como hemos dicho anteriormente, un sistema es un conjunto de elementos o subsistemas que se relacionan entre sí caracterizando determinado sistema.

    6. 2. - TIPOLOGÍA SISTEMÁTICA.

    6. 2. 1. Los sistemas tienen una determinada forma o manera de actuar a nivel de:

    Comportamiento:

    & Determinismo: Los acontecimientos y las relaciones físicas y psíquicas están sometidas a leyes inmutables donde no cabe contingencia ( riesgo, posibilidad de que suceda o no suceda) ni libertad.

    & Probabilista: Dicese de algo que tiene posibilidad de suceder. Algo sujeto a la posibilidad de comprobarse.

    Complejidad:

    & Simple: No compuesto, unidad, un solo sistema.

    & Complejo: Compuesto por varios sistemas.

    Procedencia:

    & Natural: Producido por las fuerzas de la naturaleza.

    & Artificial: Sistema creado por algo o alguien.

    Evolución:

    & Estáticos: El sistema está quieto. No hay movimiento.

    & Dinámicos: El sistema está en continuo movimiento buscando cambios.

    Relación con el entorno:

    & Abierto: El sistema está predispuesto a cambios materiales, enérgicos o de información con el medio y con otros sistemas.

    & Cerrado: El sistema no está predispuesto a los cambios. No existe importación o exportación de información, materiales o energía.

    6. 2. 2. Los sistemas tienen unas determinadas características:

    Totalidad. El todo es más que la suma de sus partes. Cada una de las partes del sistema está relacionada de tal modo con las otras que un cambio en una de ellas provoca un cambio en todas las demás y en el sistema total.

    Jerarquía:

    & Ordenación de los subsistemas. Los subsistemas están dentro de un orden entre ellos.

    & Control de los subsistemas. Los subsistemas se autocontrolan y controlan al resto para que así exista el propio sistema.

    Al final de la década de los veinte, Von Bertalanffy formuló una idea novedosa en el campo de la investigación biológica; expuso que “el carácter fundamental de un objeto viviente es su organización, el acostumbrado examen de las artes y procesos aislados no puede darnos una explicación completa de los fenómenos vitales”.

    Este autor también formuló el concepto de Teoría General de Sistemas, expuesto oralmente en los años treinta y luego en varias publicaciones tras la 2ª Guerra Mundial (1.947). Von Bertalanffy define la Teoría General de Sistemas como una teoría lógico - matemática que se propone formular y derivar aquellos principios generales que son aplicables a todos los “sistemas”; de esta manera, se hace posible la formulación exacta de términos que aparecen en todas las ciencias que utilizan “sistemas” (términos tales como totalidad y suma, diferenciación, orden jerárquico, finalidad y equifinalidad).

    SOCIEDAD PARA LA INVESTIGACIÓN.

    Funciones:

    Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos y promover transferencias útiles de un campo a otro.

    Favorecer el desarrollo de modelos teóricos adecuados en aquellos campos donde parten.

    Reducir en lo posible la duplicación del esfuerzo teórico en distintos campos.

    Promover la unidad de la ciencia mejorando la comunicación entre los especialistas.

    6. 3. - TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SU DESARROLLO.

    Dentro de la Teoría General de Sistemas podemos destacar tres aspectos principales inseparables de contenido pero distinguibles en su intención:

    Teoría Matemática de Sistemas También se la denomina ciencia de sistemas ya que alude a la teoría y exploración científica de sistemas. Se ha convertido en una disciplina de amplio alcance y creciente progreso. Teniendo en cuenta que la noción de sistema es un nuevo paradigma en oposición a concepciones del pasado, no resulta extraño que a partir de ella se hayan desarrollado una variedad de enfoques con centros de interés y técnicas matemáticas plurales. Cada enfoque alude a aspectos, propiedades y principios específicos de entre todo lo que abarca el término sistema y sirve a propósitos de índole teórica y práctica distintos.

    La existencia de diferentes descripciones de una misma cuestión es algo normal en ciencias y matemáticas. No obstante los enfoques diferentes y en parte opuestos deben tender hacia una mayor interpretación en el sentido en que uno sea un caso especial de otro, o de que ambos sean equivalentes o complementarios.

    Los enfoques sistemáticos incluidos en la Teoría General de Sistemas en su aceptación más restringida son la cibernética, la teoría de autómatas, la teoría de la información, la del control, la de conjuntos, la de grafos y redes, la de juegos y decisiones, etc. Este término tan vago de enfoque se utiliza, ya que con él se alude a cosas muy diferentes como modelos, técnicas matemáticas, conceptos y parámetros, etc.

    Coinciden, sin embargo, en que de un modo u otro tienen que ver con problemas sistemáticos, es decir, con problemas de interrelaciones dentro de un todo supraordinario pudiendo tratarse matemáticamente al mismo tiempo un mismo problema de diversas maneras.

    Tecnología de Sistemas Se da por las cuestiones que surgen en la sociedad y en la tecnología moderna. Para ellos sistematizaremos el conjunto de técnicas, enfoques y modelos matemáticos con el término ingeniería de sistemas. La sociedad y la tecnología moderna se han hecho tan complejas que ya no bastan las ramas tradicionales de la tecnología. La ingeniería moderna comprende disciplinas tales como la teoría de circuitos, la cibernética (en cuanto al estudio de la comunicación y el control) y las técnicas de computación con las cuales se manipulan sistemas de una complejidad inaccesible con los métodos clásicos.

    Hay sistemas de muchos niveles que requieren control científico. Los ecosistemas cuyos desordenes dan lugar a urgentes problemas como la contaminación.

    La Filosofía de Sistemas Supone la reorientación del pensamiento sobre la concepción del mundo tras el concepto de sistema. El concepto de sistema supone una visión orgánica del mundo como una gran organización y trae una nueva filosofía de la naturaleza ya que contrasta con la visión mecanicista de la ciencia clásica, por eso hablamos de reorientación del pensamiento.

    Según la concesión mecanicista el universo se reduce al campo de acción de una serie de partículas anónimas gobernadas por sucesos aleatorios. Esta nueva filosofía tiene tres partes:

    Clasificación de Sistemas: distinguimos entre sistemas reales y sistemas conceptuales.

    Epistemología de sistemas.

    Los valores: es decir las relaciones entre el hombre y su mundo.

    TEMA 8 Información y documentación como proceso comunicativo

    8. 1. - PROBLEMAS DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN.

    Las necesidades de información por parte de científicos y su utilización son estudiadas por métodos de investigación sociológicos. El problema de las necesidades de información es que se hacen muy pocos estudios. Tipos:

  • Se estudian los tipos de usuarios de la información.

  • Se estudian las condiciones de trabajo.

  • Condiciones:

  • Tiempo de utilización de fuentes.

  • Uso de las fuentes de información.

  • Frecuencia del uso de bibliotecas, centros de documentación, etc.

  • Conocidas las necesidades más importantes por parte de las bibliotecas se fomenta que los científicos vayan allí y así comienza la formación de los fondos dependiendo del nivel que tengan los usuarios. Estudiosos de este tema sobre las necesidades de los usuarios científicos: Belkin, Voigt y Shcherban.

    Belkin habla de un tipo específico de usuario: el usuario científico. “El reconocimiento explícito por el usuario de una anomalía en su estado de conocimiento es lo que se llama estado anómalo del conocimiento (eac)”.

    Voigt hizo estudios sobre un grupo de científicos especialistas del que dedujo que acudían a las fuentes de información en distintos casos:

  • Cuando buscan información referente a su campo o a alguna disciplina relacionada

  • Acuden a fuentes de información en su trabajo cotidiano sobre cifras o datos que necesitan en un momento dado.

  • Cuando inician un estudio propio para documentarse ellos mismos.

  • Shcherban basa su estudio en resolver los problemas de las necesidades de información y para ello distinguió siete etapas, que coinciden con las fases de elaboración de una tesis doctoral:

    Familiarización con el problema o enunciado del mismo, trazado de un plan para resolverlo y conocer la información que hay sobre la materia.

    Recopilar la información existente sobre el tema.

    Coordinación e interpretación de los datos, es decir, realizar una evaluación crítica.

    Exposición de la hipótesis a la que hemos llegado y haríamos con esta la selección que vamos a utilizar en el trabajo (es la más importante).

    Comprobación de que lo recopilado es correcto.

    Enunciado de las conclusiones a las que llegamos y recomendaciones sobre ese trabajo.

    Descripción de los resultados.

    El propósito de los estudios de usuarios es conocer sus necesidades reales y no lo que ellos piensan que son sus necesidades. Por ello es necesario estudiar diferentes tipos de necesidades de información en varias etapas de cualquier trabajo, es decir, es preciso que el usuario participe en la elaboración de este trabajo.

    8. 2. - CANALES DE INFORMACIÓN Y SU TIPOLOGÍA.

    Canal es la vía material utilizado por el emisor para difundir el mensaje. La información científica se transmite por estos canales. Esa información va destinada a centros de investigación científica y bibliotecas, excepto la que pasa directamente del generador al usuario. La función de las bibliotecas y los centros de información es ser intermediario entre los generadores y los usuarios de la información. Poseen en común recopilar e identificar documentos científicos para luego analizarla, procesarla, almacenarla, conservarla, difundirla y recuperarla.

    Las diferencias entre las instituciones:

    • en cuanto al personal del centro de información. El especialista de la información es a su vez especialista en un campo determinado mientras que el bibliotecario es experto en la psicología del lector.

    • en cuanto al fín. En un centro de información el fin último es comunicar acerca de nuevos hechos y proporcionar respuestas a las preguntas de los científicos. Trabajar con documentos no es la tarea principal de estos centros, sino sólo un medio para obtener datos. El fin último de las bibliotecas es tratar y analizar la información.

    • en cuanto a quienes va dirigida. En los centros de información aquellos que desean obtener datos específicos y respuestas exactas se les denomina usuarios de la información y en las bibliotecas lectores.

    • en cuanto a su forma de operar. En los centros de información los nuevos documentos son analizados y sintetizados para luego ofrecer su contenido. Estos documentos son conservados para su almacenamiento, busqueda y posterior recuperación. Mientras que en las bibliotecas se opera de la forma pregunta - respuesta. Acumulan materiales, revelan su contenido y lo organizan y almacenan para poder recuperarlo. La biblioteca acumula fondos y el centro de información no acumula información. La biblioteca acumula información y el centro de información selecciona y resume la información.

    Medio es cualquier soporte para comunicar información. Tipos de medios:

    Informes. Son referencias que recibe una publicación periódica de una fuente ajena, acerca de una noticia e información.

    Manuscritos. Son documentos primeros inéditos.

    Tesis de grado. Son trabajos de investigación presentados por los aspirantes a obtener un grado de ciencias.

    Proyectos docentes. Son planes de estudios que ayudan a desarrollar un temario.

    El libro como objeto material. Es cualquier reproducción impresa o escrita.

    El libro como contenido. Es una pieza científica literaria.

    Publicaciones periódicas. Son trabajos impresos que aparecen en periódicos regulares o irregulares con diferente contenido pero bajo el mismo título.

    Comunicaciones personales. Son cartas, etc. Los más importantes son los colégios invisibles que son secciones de investigadores que se unen y se especializan en un tema.

    Revista de resúmenes. Son publicaciones secundarias que reflejan el contenido de los documentos científicos más recientes en forma de resumen o anotación.

    Reseñas bibliográficas. Resumen los datos contenidos en un documento primario.

    Bibliografía. Es una lista de libros en general o sobre un tema pero no limitada a una biblioteca en particular.

    8. 3. - EL CONCEPTO DE TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN.

    El proceso de transferencia de información es una teoría de Lancaster. Dice que este proceso tiene forma de espiral. Empieza generándose, componiéndose, luego se registra, luego la reproducción y luego la distribución. Cuando llega a este, se plantea el proceso de compra y distribución y almacenamiento y adquisición, organización y control, identificación y localización; y por último el acceso físico (la difusión).

    II. Factores que determinan las necesidades de información.

    Una es la teoría u opinión de Menon. La segunda opinión de Ros García. Estas necesidades de información se debe a la gran cantidad de documentos. Para la transferencia de información un requisito es la figura del documentalista porque transforma la información bruta en accesible para el usuario, por eso el documentalista es importante para Ros. Por esta diversidad de opiniones se creó el “informe UNISIST”. Lo creó la UNESCO y el Consejo Internacional de revisiones científicas. Este informe abarca todos las disciplinas, países y lenguas que utilicen este intercambio de información por tanto que estos sistemas entre países sean similares. Que haya una cooperación para la actualización y perfección de normas y técnicas para facilitar el intercambio de información; ayudar a otros países a acceder a estos servicios de información; y conseguir expansionar el empleo de los sistemas automatizados.

    Teoría que siguió el “Informe UNISIST”

    • Los factores que determinan la necesidad de transferencia de información son: el progreso técnico, la enseñanza y el aprendizaje.

    • El desarrollo de la información: son la demanda educativa, la actualización de los medios y la elevación del nivel académico.

    • Los objetivos de los canales o intermediarios son: la investigación, la profundización en el conocimiento y la ayuda a los profesionales en la toma de decisiones.

    MEDIOS DE INFORMACIÓN DE LA ACTUALIDAD

    TELETEXT: Servicio de comunicación bidireccional del texto.

    VIDEOTEXT: Método y tecnología de acceso a base de datos interactivamente.

    SISTEMA DE INFORMACIÓN ON-LINE: Son equipos conectados con un procesador central y controlados por este procesador central.

    BASE DE DATOS: Conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma sencilla para poder ordenarlos y relacionarlos.

    TELEMÁTICA: Métodos, técnicas y servicios que se utilizan para telecomunicaciones e informática.