Documentación empresarial

Documentos. Carta comercial. Memorándum. Circular. Oficio. Artículo. Ponencia

  • Enviado por: El remitente no desea revelar su nombre
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 7 páginas
publicidad
publicidad

Carta comercial

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son `distinguido(s) señor(es)' o `distinguida(s) señora(s)'. Otra forma un poco más personal es `Estimado señor' y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con `usted' o `ustedes'.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión `C.c.' seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación `P.O.' (por orden) o `P.A.' (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

El informe

El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?

  • ¿Por qué?

  • ¿Según qué método?

  • ¿Cuáles son los resultados?

  • ¿Cuáles son las conclusiones?

  • De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:

  • Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)

  • Descripción del problema

  • Manera de trabajo

  • Resultados

  • Conclusión

  • Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico.

    Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

    Memorándum

    Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
    Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:

    Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    Xxxxxxxxxxxxxxx
    MEMORÁNDUM
    PARA:
    DE:
    FECHA:
    ASUNTO:

    Circular

    Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

    El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
    -Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
    -Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
    -Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
    -Lugar, fecha de emisión.
    -De: Indicación de quien envía la circular
    -A: Indicación de a quien se envía.
    -Cuerpo: El contenido de la misma
    -Frase de despedida
    -Nombre, apellido y cargo

    Oficio

    El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, oficinas de gobierno, etc.

    Oficio simple o directo

    Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estandar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

    Oficio múltiple

    Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

    El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

    El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

    La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

  • el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;

  • en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio

  • Oficio de transcripción

    La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

    Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.

    El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

    Partes

    • Membrete

    Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

    • Lugar y fecha

    Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

    • Numeración

    En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

    • Destinatario

    Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

    • Asunto

    Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

    • Referencia

    Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

    En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

    • Cuerpo o texto

    Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

    "Tengo a bien comunicarle..."
    "Me es muy grato comunicarle..."
    "Tengo el honor de dirigirme..."
    "Tengo el agrado de dirigirme..."

    • Despedida

    En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

    Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

    Atentamente,

    • Firma y posfirma

    Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

    Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

    • Iniciales

    Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

    • Anexo

    Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

    • Distribución

    Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

    Ponencia

    Suelen ser trabajos breves, monográficos o no, que se destinan además a la lectura y discusión colectiva, que una

    persona presenta ante algún evento de tipo científico: seminario, congreso, simposio, etc.Los organizadores de tales

    reuniones son quienes definen el carácter que habrán de tener las mismas, según los fines que persigan y las

    condiciones prácticas existentes.

    Articulo

    Un artículo es un texto que presenta la postura personal de un periodista frente a un acontecimiento o un problema actual o de interés general. Mediante estos textos se pretende muchas veces influenciar la opinión de los lectores. Para lograrlo el escritor emplea argumentos o razones que convenzan al lector para convencerlo o persuadirlo, acercándolo a su postura, respecto a un hecho o un tema.

    En el artículo, se parte del planteamiento de un problema o situación problemática, o sea, de opiniones encontradas u opuestas. Quien escribe un artículo no solo analiza los hechos, sino que al interpretarlos o dar su opinión, argumenta a favor o en contra de ellos. Todos estos factores hacen del artículo un texto argumentativo.

    El siguiente es el articulo de divulgación es el más importante de los artículos en la lengua castellana.

    El artículo es un texto que presenta la postura personal en la cual se pretende que la opinión de los lectores cambie; también se parte una situación problemática y argumenta factores que hacen del articulo de un texto argumentativo.