Documentación administrativa

Documentación. Administración pública. Estructura del estado. Legislación. Normativa. Procedimiento administrativo. Documentos clásicos. Expediente administrativo. Ley Patrimonio Histórico. Tratamiento. Archivo central. Normas ISAD G. Descripción

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TEMA 1: BASES DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

  • LA ADMINISTRACIÓN EN ESPAÑA.

  • INTRODUCCIÓN A LA ESTRUCTURA DEL ESTADO.

    LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

    ESTRUCTURA DEL ESTADO

    LEGISLACIÓN / NORMALIZACIÓN

    GENESIS DOCUMENTAL

    (CREACIÓN DE DOC. A CARGO DEL MAP)

    Principio de legalidad:

    - Normas de organización

    - Régimen jurídico

    - Procedimiento administrativo

    - Sistema de responsabilidad

    CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA

    Ministerio de Educación, cultura y Deporte

    - Tratamiento de Archivo.

    Ministerio de las Administraciones Públicas.

    - Génesis documental

    % Archivística: vertiente de las ciencias de la organización administrativa.

    % El estado genera, controla, conserva y difunde archivos

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO

    - Jefatura del estado

    - Cortes generales: Senado y Congreso

    - Tribunal constitucional

    - Tribunal de cuentas

    - Defensor del pueblo

    - Poder judicial

    - Gobierno y Administración General del Estado

    - Comunidades Autónomas

    - Administraciones locales

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO - CAPITAL DEL ESTADO.

    - Jefatura del estado - Tribunal de Cuentas

    - Cortes generales - Defensor del Pueblo

    - Tribunal Constitucional

    • Poder judicial

    - Consejo General del Poder Judicial

    - Tribunal Supremo

    - Audiencia Nacional

    - Juzgados Centrales de Instrucción

    - Juzgados Centrales del penal

    • Presidencia del gobierno

    • Ministerio del Gobierno

    • Consejo de Estado

    • Tribunal Económico Administrativo Central

    • Tesorería General de la Seguridad Social

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO - Capitales de CCAA

    - Delegación del gobierno. - Defensores del Pueblo.

    - Subdelegación del gobierno. - Parlamentos.

    - Delegación Especial de Hacienda. - Gobiernos de las Comunidades Autónomas.

    - Colegio Notarial. - Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad.

    - Jefatura Superior de Policía. - Tribunal Económico Administrativo Regional.

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO - Capitales de Provincias

    - Subdelegaciones de Gobierno (*)

    - Audiencia Provincial

    - Delegación de hacienda

    - Administraciones de la Agencia Estatal Tributaria

    - Delegaciones o servicios provinciales del resto de los Ministerios

    - Delegaciones o servicios provinciales de los gobiernos autonómicos

    - Varios juzgados

    - Varias notarías y registros

    - Comisaría Provincial

    - Varias comisarías de distritos

    (*) Los subdelegados están subordinados a los Delegados del Gobierno en las CCAA.

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO - Provincias.

    - Notarías y registros

    - Juzgados de Primera Instancia e Instrucción

    - Juzgados de lo Social

    - Comisarías locales, zonales, de distrito y de puestos fronterizos.

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO -Ayuntamientos

    - Gobiernos

    - Parlamentos

    - Juntas de distrito

    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESTADO - Otros organismos

    - Organismos autónomos

    - Empresas públicas

    Son regulados por la LOFAGE - Ley 6/19997,14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL - Aspectos a considerar.

    1º. Ámbito territorial (Estado, CCAA, Provincias )

    2º. Nivel de gobierno y administración

    3º. Prolongación territorial

    4º. Prolongación funcional (entes autónomos de gestión, agencias; por ejemplo: la agencia tributaria, la agencia de cooperación internacional, etc.)

    5º. Prolongación exterior (Embajadas, Consulados)

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL - Ámbito territorial

    - Estatal.

    - Regional = CCAA.

    - Provincial.

    - Municipal.

    PRINCIPIO DE DESCENTRALIZACIÓN: Garantiza la independencia de la admón.. autonómica de modo jerárquico en relación al gobierno central.

    DESCONCENTRACIÓN: es la repartición territorial del poder estatal para llegar a todos los ciudadanos.

    La descentralización es una forma jurídica en la que se organiza la Administración Pública mediante la creación de entes públicos por el legislador, dotados de personalidad jurídica y patrimonio propios y responsables de una actividad específica de interés público. A través de esta forma de organización y acción administrativa, la descentralización administrativa, se atiende fundamentalmente servicios públicos

    Desconcentración: los órganos desconcentrados son parte de la centralización administrativa, cuyas atribuciones o competencias se ejercen de forma regional, fuera del centro geográfico en que tienen su sede el poder central supremo.

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL: Niveles de gobierno y divisiones.

    % Administración central (1) -ministerios- departamentos ministeriales

    % Administración autonómica

    • Comunidades autónomas (17) - conserjerías

    % Administración Local

    • Diputaciones provinciales (43)-áreas

    • Ayuntamientos (8.097)-- concejalías

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL. Prolongación territorial

    • Administración periférica del estado --> CCAA

    • Administración periférica de las CCAA, (en CCAA pluriprovinciales --> provincias)

    • Administración periférica de los municipios (en municipios grandes --> distritos, juntas de distrito...)

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL. Prolongación funcional - ámbito estatal.

    • Loterías y apuestas del Estado --> Empresariales.

    • CNMU --> Régimen Específico.

    • Banco de España --> No sujeto a la LOFAGE. Estatuto propio.

    • INSALUD --> Régimen ... SS

    • INSERSO --> Régimen ... SS

    • INSS --> Régimen ... SS

    % Organismos públicos (entidades públicas) (LOFAGE)

    - Organismos autónomos

    - Entidades públicas empresariales

    - Organismos públicos con régimen específico

    - Entidades gestoras de la seguridad social (todo lo relacionado con el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales).

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL. Prolongación funcional - autonomías, provincias y municipios.

    - Organismos autónomos (uc3m)(Legislación de las CCAA)

    - Empresas públicas

    - Tienen participación en otros entes de gestión como consorcios, fundaciones, mancomunidades...

    EL ARCHIPIÉLAGO ADMINISTRATIVO ESPAÑOL. Prolongación supraestatal

    % Administración exterior del estado

    - Embajadas

    - Delegaciones de la administración española en la UE

    - Etc.

    LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

    % Principios de organización: Actúa de acuerdo con otros principios que rigen la actuación administrativa

    • Coordinación.

    • Jerarquía.

    • Descentralización funcional.

    • Descentralización territorial y funcional.

    • Economía

    • Suficiencia. Estricta de los medios a los fines institucionales.

    • Adecuación

    % Principios de funcionamiento:

    Va a actuar con relación a principios más básicos:

    - Eficiencia en el cumplimiento de los objetivos fijados

    - Eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos

    - Programación y desarrollo de objetivos y control de la gestión y de los resultados

    - Responsabilidad por la gestión pública

    - Racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y las actividades materiales de gestión

    - Celeridad del procedimiento administrativo

    - Servicio efectivo a los ciudadanos

    - Objetividad y transparencia de la actuación administrativa

    - Cooperación y coordinación con las otras Admón. Públicas

    % Principios de servicio:

    La actuación de la AGE debe asegurar a los ciudadanos:

    - La efectividad de sus derechos cuando se relacionen con la Admón..

    - Continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las políticas fijadas por el gobierno.

    - La AGE desarrollará su actividad y organizará las dependencias administrativas y en particular las oficinas periféricas, de manera que los ciudadanos:

  • Pueden resolver sus asuntos

  • Ser auxiliados en la redacción formal de docs. Admnos.

  • Recibir información de interés de general por medios telefónicos, informáticos y telemáticos

  • Puedan presentar reclamaciones sin el carácter de recursos administrativos sobre el funcionamiento de las dependencias administrativas. (CE 105 b).

  • Todos los ministerios mantendrán permanentemente actualizadas y a decisión de los ciudadanos en las unidades de información correspondientes al esquema de su organización y la de los órganos dependientes y las guías informativos sobre los procedimientos administrativos, servicios y prestaciones aplicables en el ámbito de la competencia del ministerio y de sus organismos públicos.

  • LA ORGANIZACIÓN ASMINISTRATIVA

    - Órganos administrativos --> Básicas (menores).

    • Órganos superiores (ministerios).

    • Órganos directivos (dir.generales)

    • Elementos organizativos básicos (unidades administrativas)

    (*) Acción del archivero más fuerte. Se van creando según las necesidades.

    LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO (AGE)

    • Órganos administrativos

    • Órganos superiores

    • Órganos directivos

    • Elementos organizativos básicos

    1.2. NORMATIVA Y BASES LEGALES

    • Patrimonio histórico español

    • Normativa sobre acceso

    • Normativa sobre el procedimiento administrativo

    PATRIMONIO HISTÓRICO ESPAÑOL

    % Ley 16/1985 de 25 de junio, de Patrimonio histórico español

    % Definición de patrimonio artístico, bibliográfico y documental

    • Artículo 1.2

    .Integran el Patrimonio Histórico Español los inmuebles y objetos muebles de interés artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o técnico. También forman parte del mismo el patrimonio documental y bibliográfico, los yacimientos y zonas arqueológicas, así como los sitios naturales, jardines y parques, que tengan valor artístico, histórico o antropológico.

    % Estimación y valoración

    • Inventario general

    • Registro de Bienes de Interés Cultural

    • Censo de bienes Integrantes del Patrimonio Documental (Subdirección de Archivos Estatales)

    • Catálogo colectivo de los bienes integrantes del patrimonio bibliográfico (B.N.)

    % Son 4 las categorías de bienes del PHE

    • Patrimonio documental, bibliográfico etc.

    • Bienes del PHE de más de cien años

    • Bienes del PHE insertos en el inventario general de bienes inmuebles

    • BIC

    % Declaración de BIC (Bienes de Interés Cultural) - más alta categoría

    • Los bienes del PHE que quieran ser singularmente protegidos, serán declarados BIC(inscritos en el registro general del MEC)

    • Pueden ser:

    - Bienes inmuebles

    - Bienes muebles

    % Definición de expoliación

    • Art.4

    A los efectos de la presente Ley se entiende por expoliación toda acción u omisión que ponga en peligro de pérdida o destrucción todos o alguno de los valores de los bienes que integran el Patrimonio Histórico Español, o perturbe el cumplimiento de su función social. En tales casos la Administración del Estado, con independencia de las competencias que correspondan a las Comunidades Autónomas, en cualquier momento, podrá interesar del Departamento competente de Consejo de Gobierno de la Comunidad Autónoma correspondiente la adopción con urgencia de las medidas conducentes a evitar la expoliación. Si se desatendiere el requerimiento, la Administración del Estado dispondrá lo necesario para la recuperación y protección, tanto legal como técnica, del bien expoliado.

    % Definición de exportación

    • Art.5

    1.A los efectos de la presente Ley se entiende por exportación la salida del territorio español de cualquiera de los bienes que integran el Patrimonio Histórico Español.

    2.Los propietarios o poseedores de tales bienes con más de cien años de antigüedad y, en todo caso, de los inscritos en el Inventario General previsto en el artículo 26 de esta Ley precisarán para su exportación autorización expresa previa de la Administración del Estado en la forma y condiciones que es establezcan por vía reglamentaria.

    3.No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, y sin perjuicio de lo que establecen los artículo 31 y 34 de esta Ley, queda prohibida la exportación de los bienes declarados de interés cultural, así como la de aquellos otros que, por su pertenencia al Patrimonio Histórico Español, la Administración del Estado, declare expresamente inexportables, como medida cautelar hasta que se incoe expediente para incluir el bien en alguna de las categorías de protección especial previstas en esta Ley.

    % Definición de Patrimonio documental

    • Título VII. Capítulo 1. Art.48

    1.A los efectos de la presente Ley forma parte del Patrimonio Histórico Español el Patrimonio Documental y Bibliográfico, constituido por cuantos bienes, reunidos o no en Archivos y Bibliotecas, se declaren integrantes del mismo en este capítulo.

    2.El Patrimonio Documental y Bibliográfico se regulará por las normas específicas contenidas en este Título. En lo no previsto en ellas le será de aplicación cuanto se dispone con carácter general en la presente Ley y en su régimen de bienes muebles.


    • La Ley define Patrimonio Documental como parte del PHE. En lo previsto, le son aplicadas las disposiciones para los bienes muebles.

    % Definición de documento

    • Art.49:

    • 1. Se atiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soportes materiales, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

    % Documentos que forman parte del PHE

    • Art.49:

    • 2-5: documentos oficiales emanados del estado; los documentos de más de 40 años entidades y asociaciones, los de más de cien años de otras entidades particulares y los considerados por la Administración del estado como PHE.

    % Obligación de confeccionar el censo de los bienes integrantes del PHE

    • Censo de archivos (Art.51)

    1.La Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el Catálogo colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliográfico conforme a lo que se determine reglamentariamente.

    2.A los efectos previstos en el apartado anterior, la Administración competente podrá recabar de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico el examen de los mismos, así como las informaciones pertinentes para su inclusión, si procede, en dichos Censo y Catálogo.

    % Obligación de conservación, protección y acceso (Art.52)

    1.Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico están obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados.

    2.Si los obligados incumplen lo dispuesto en el apartado anterior, la Administración competente adoptará las medidas de ejecución oportunas, conforme a lo previsto en el artículo 36.3 de la presente Ley. El incumplimiento de dichas obligaciones, cuando además sea desatendido el requerimiento por la Administración podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes afectados.

    3.Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico deberán facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación o estado de los bienes y habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia.

    4.La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida por la Administración competente, mediante el depósito temporal del bien en un Archivo, Biblioteca o Centro análogo de carácter público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad de los bienes y su investigación.

    % Los más relevantes bienes del patrimonio documental podrán ser incluidos en el inventario general de bienes muebles

    % Órganos colegiados:

    • Consejo del patrimonio histórico

    • Junta de calificación, valoración y exportación de bienes del PHE

    % Órganos consultivos:

    • Distintas juntas superiores, universidades y el CSIC

    % Obligaciones de los que están a cargo de los documentos oficiales:

    • Deben darlos a quien les sustituya en el cargo, o bien entregarlos al archivo que corresponda

    % Cuestión del expurgo (Art. 55 y 56 )

    • Deben ser autorizados por la administración

    • Nunca mientras los documentos ofrezcan valor probatorio de derechos y obligaciones.

    • Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Decisión: administración competente. Carácter: político y técnico.

    Artículo 55:

    1.La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.

    2.En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.

    3.En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.


    Artículo 56:

    1.Los actos de disposición, exportación e importación de bienes constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico quedarán sometidos a las disposiciones contenidas en el artículo 5.º y títulos III y IV de la presente Ley que les sean de aplicación.

    2.En todo caso, cuando tales bienes sean de titularidad pública serán inexportables, salvo lo previsto en los artículos 31 y 34 de esta Ley.


    % Acceso y consulta (Art. 57)

    1.La consulta de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:

    a. Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.

    b. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los
    documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos
    secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos por el Jefe del
    Departamento encargado de su custodia.

    C .Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

    2.Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este artículo, así como para la obtención de reproducciones de los mismos.

    • Derecho de configuración legal (Art. 105-B CE).

    La Ley regulará:

    (...)

    b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

    • Se establece la consulta en los archivos centrales, con excepciones de derecho privado y público

    % Definición de archivos (Art. 59)

    1.Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

    2.Son Bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para su lectura en sala pública o mediante préstamo temporal, al servicio de la educación, la investigación, la cultura y la información.

    3.Son Museos las instituciones de carácter permanente que adquieren, conservan, investigan, comunican y exhiben para fines de estudio, educación y contemplación conjuntos y colecciones de valor histórico, artístico, científico y técnico o de cualquier otra naturaleza cultural.

    % Art.60: Los inmuebles dedicados a archivos de titularidad estatal son bienes de interés cultural

    1.Quedarán sometidos al régimen que la presente Ley establece para los Bienes de Interés Cultural los inmuebles destinados a la instalación de Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español en ellos custodiados.

    2.A propuesta de las Administraciones competentes el Gobierno podrá extender el régimen previsto en el apartado anterior a otros Archivos, Bibliotecas y Museos.

    3.Los Organismos competentes para la ejecución de esta Ley velarán por la elaboración y actualización de los catálogos, censos y ficheros de los fondos de las instituciones a que se refiere este artículo.

    % Art. 61: Los archivos de la administración del estado se crean por el Real Decreto, previa consulta a las Comunidades Autónomas

    1.La Administración del Estado podrá crear, previa consulta con la Comunidad Autónoma correspondiente, cuantos Archivos, Bibliotecas y Museos considere oportunos, cuando las necesidades culturales y sociales así lo requieran y sin perjuicio de la iniciativa de otros organismos, instituciones o particulares.

    2.Los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto.

    3.La Administración del Estado promoverá la comunicación y coordinación de todos los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal existentes en el territorio español. A tal fin podrá recabar de ellos cuanta información considere adecuada, así como inspeccionar su funcionamiento y tomar las medidas encaminadas al mejor cumplimiento de sus fines, en los términos que, en su caso, dispongan los convenios de gestión con las Comunidades Autónomas.

    % Generalidades

    • Todos los documentos pertenecientes a los archivos de titularidad estatal no pueden salir del territorio sin autorización, ni siquiera para restauración

    • Los archivos de titularidad estatal coordinan todos los archivos bajo su dependencia

    • La documentación de la administración general del estado se transfiere a los archivos de estado

    NORMATIVA SOBRE ACCESO

    % Principales normas jurídicas que refieren a cuestiones de acceso y protección de los archivos en el ámbito del estado

    • Ley 48/1978, de 4 octubre, de secretos oficiales

    • Ley 16/1985, de 25 de junio, de PHE

    • Ley 30/1992,de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común

    • Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección ci9vil de derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

    • Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal

    % Derecho constitucional

    % El derecho a la documentación como el derecho a la información, es UNIVERSAL y no admite excepciones.

    % Constituye la “tercera generación de derechos”

    % Legislación anterior a la constitución

    “el secreto y la confidencialidad primaban sobre la publicidad”

    • Dispersión de disposiciones

    • Falta de principios reguladores unitarios

    • Obstáculos al conocimiento de los datos

    • Personas directamente afectadas(derecho de la administración de negarse a conceder el acceso según la naturaleza o carácter de los documentos pedidos)

    • Ley 9/1968, de 5 de abril, de secretos oficiales, modificada por la Ley 48/1978

    • Limitación a la facultad de solicitar el conocimiento de datos

    % Constitución española- 105-B Artículo

    “La ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”

    % Constitución española- Artículo 105 - b

    • sujeto de derecho-ciudadano

    • Objeto- archivos y registros

    • Restricciones- necesidad e interés general (desarrollada por ley orgánica)

    % Relación administración-administrados

    Dos vertientes:

    • Posibilidad de conocer sus “datos personales”

    • Posibilidad de consultar documentos públicos de interés general.

    Problemas de falta de desarrollo de la Ce-DISPERSIÓN

    % LPHE (título VIII)

    • Artículo 62

    La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse.

    • Artículo 52.3

    Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico deberán facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación o estado de los bienes y habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia.

    • Objeto de las garantías: el patrimonio documental:

    “Forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el estado u otras entidades publicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestora de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios”

    • Artículos 57: supuestos y condiciones de consulta

    1.La consulta de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:

    a. Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.

    b. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los
    documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos
    secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos por el Jefe del
    Departamento encargado de su custodia.

    C .Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

    2.Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este artículo, así como para la obtención de reproducciones de los mismos.

    - Reglas:

    • Documentos con tramitación concluida y depositados en los archivos centrales(salvo restricciones- documentos secretos, reservados, etc.)

    • Autorización (concedida por la autoridad competente)para los documentos excluidos de la consulta pública.

    • Documentos con datos personales (carácter policial, procesal, clínico, académico etc.)

    • Artículo57 :supuestos y condiciones de consulta

    • Condiciones para la consulta y reproducción: reglamentos diversos.

    % Ley 7/1985 de 2 de abril, reguladora de bases de régimen local

    • Artículo 18.1 apartado e): Derechos del vecino a ser informado sobre todos los expedientes de la Administración municipal de acuerdo con el artículo 105-B de la CE.

    • Artículo 70.3: Derechos de consultar los archivos y registros, que deberá ejercerse en los términos que disponga la legislación de desarrollo del Art. 105-B de la CE.

    % Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF) - Real Decreto 2.586/1986

    % Distingue dos ámbitos informativos:

    • corporativos

    • ciudadanos

    % Corporativos

    • Artículos 14 a 16:

    • Derechos de los miembros de las corporaciones locales a obtener cuantos antecedentes, datos o informaciones que resulten precisos para el desarrollo de sus funciones, previa petición de autorización.

    • Acceso directo:

    - Cuando se trate de información de libre acceso a los ciudadanos

    % Ciudadanos

    • Artículo 15.c): Habla vagamente de “la información o documentación de la entidad local que sea de libre acceso por los ciudadanos”, sin aclarar cual sea dicha documentación y los limites que la definan.

    • Necesidad de legislación de rango superior que desarrolle ese ámbito

    % Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común:

    • Artículo 35.h): reconoce entre los derechos de los ciudadanos el de “acceso a los archivos y registros de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la constitución y en esta u otras leyes”

    Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en

    ésta u otras Leyes.

    % Artículo 37: especifica el Derecho de Acceso:

    • Registros y expedientes que correspondan a procedimientos terminados(el acceso total se reserva a los interesados)

    • Petición individualizada de particulares (no caben las solicitudes genéricas)

    • Investigadores: se les garantiza el acceso reservada la intimidas de las personas.

    • Ciudadanos: copias o certificados, previo pago de las tasas.

    % Artículo 37: especifica el Deber de Publicidad:

    • La Administración Pública deberá pública periódicamente la relación de documentos en su poder.

    Artículo 37. Derecho de acceso a Archivos y Registros.

    1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente,

    obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de

    soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de

    la solicitud.

    2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas,

    que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o

    completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos

    que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.

    3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las

    personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y

    que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá

    ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo.

    4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones

    de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en

    estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.

    5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:

    a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el

    ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.

    b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.

    c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y

    libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.

    d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

    e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

    6. Se regirán por sus disposiciones específicas:

    a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.

    b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes.

    c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.

    d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública.

    .e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté

    regulado por una Ley.

    f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que

    ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad

    Autónoma o de una Corporación Local.

    g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.

    7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento

    de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee

    consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una

    materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés

    histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquéllos a la consulta de los expedientes,

    siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.

    8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado

    por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.

    9. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas

    sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto

    de consulta por los particulares.

    10. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros

    órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a

    efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración.

    % Artículo 37: exclusiones:

    • Documentos con datos relativos a la intimidad de las personas, salvo los propios afectados(derecho de rectificación)

    • Documentos de carácter normativo, salvo para los propios titulares o terceros acreditados.

    • Documentos que afecten a la defensa nacional, la seguridad del estado, la investigación de los delitos, las materias protegidas por secreto comercial e industrial, la política monetaria.

    % Artículo 37: exclusiones: acceso regulador por disposiciones específicas:

    • Archivos históricos

    • Archivos sometidos a la normativa de materias clasificadas

    • Documentos y expedientes sanitarios con datos de carácter personal.

    • Documentos con fines puramente estadísticos

    • Registro civil

    • Registro de penados y rebeldes

    % Ley Orgánica 15/1999,de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal

    • Derecho de impugnación y a exigir responsabilidades por el daño causado al interesado por el uso de datos erróneos.

    • Derecho de información y cancelación, caso de que los datos sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para el fin por el cual hubiesen sido registrados.

    EL CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

    • La constitución española ha pretendido un marco común para todas las administraciones públicas. Objetivo: asegurar la igualdad de trato de los ciudadanos por parte de todas ellas (artículo 149.1.18ª).

    Las bases del régimen jurídico de las Administraciones públicas y del régimen estatutario de sus funcionarios que, en todo caso, garantizan a los administrados un tratamiento común ante ellas; el procedimiento administrativo común, sin perjuicio de las especialidades derivadas de la organización propia de las Comunidades Autónomas; legislación sobre expropiación forzosa; legislación básica sobre contratos y concesiones administrativas y el sistema de responsabilidad de todas las Administraciones públicas.

    • El procedimiento administrativo común es la dimensión que refleja la “actividad” o dinámica de las organizaciones públicas.

    • Marco legal: ley 30/1992, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común (LRJ - PAC)

    • Articulación hacia fuera del funcionamiento de las administraciones, que sólo puede entenderse hoy en función de un mejor servicio a los ciudadanos.

    • Superación de la concepción hermética y excluyente de la actividad administrativa. (A favor del administrado, no de la administración)

    • Cambio de actitudes:

    - Agentes públicos: de funciones planas o vocación colectiva, de eficacia y eficiencia

    - Ciudadanos: de sujetos pasivos a protagonistas del trafico administrativo.

    • Ley: de estatuto de la administración a estatuto de los ciudadanos

    • Todas las funciones del estado tienen su procedimiento especial (dictados por R.D.):

    - Los actos administrativos han de seguir antes de su nacimiento un camino o vía previamente determinado por el derecho, esto es, un procedimiento, el administrativo.

    • Cauce formal por el que se desenvuelve la acción administrativa

    LA FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO ADMINSTRATIVO.

    - Asegurar la eficacia administrativa y garantizar los derechos de los ciudadanos frente a las prerrogativas de la administración, para evitar estar en manos de quien tenga el documento.

    - El procedimiento administrativo trata de hacer realidad la ecuación prerrogativa-garantía que esta en la base de todo derecho administrativo

    -Hacer frente a la dispersión de procedimientos: finalidad y unificadora (LRJ AACC/92)

    -Distribución de competencias entre el estrado y las CCAA en lo relativo al procedimiento administrativo

    EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN LA CONSTITUCIÓN

    • Preceptos constitucionales sobre el procedimiento administrativo: artículos 105,106, y 148.1.18ª

    • Los estatutos de autonomía- no todos tienen las mismas previsiones con respecto al procedimiento administrativo.

    “Derivado no solo de las especialidades de la organización propia, como también de las competencias asumidas y del derecho sustantivo.

    Atribuciones con carácter exclusivo o con carácter solamente de desarrollo administrativo”

    (Euskadi y Cataluña)

    EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO-NECESIDAD DE INTERPRETACIÓN INTEGRADORA

    • Constitución - reserva al estado la competencia exclusiva del procedimiento administrativo común o general

    • Estatutos - procedimientos especiales (formalizados) y procedimientos no formalizados

    • LPAC - Acervo instrumental común en el que el instructor pueda encontrar siempre la herramienta que necesite, según las exigencias de cada paso.

    “Para la constitución solo existirían dos tipos de procedimiento. De un lado, el procedimiento común o general, que constituye una normativa horizontal de necesario cumplimiento(...) y de otro, los procedimientos de carácter vertical, estén formalizados (procedimientos especiales) o no” (MAP)

    (La Constitución es la base, no detalla el procedimiento).

    COMUN ESTADO

    PA

    ESPECIAL CCAA

    LRJPAC: UNA INTERPRETACIÓN INTEGRADORA

    Con la fragmentación del procedimiento administrativo, la ley viene a ofrecer principios generales y reglas rectoras (para procedimiento no reglado)

    % Principios

    • Principio inquisitivo de procedimiento: confiere a la administración la facultad de iniciar un expediente.

    • Principio dispositivo: se opone a lo anterior (Art. 68)

    • Principio de impulso de oficio: consecuencia del inquisitivo(Art. 74)

    • Principio de congruencia: los contenidos de los documentos serán entre sí los congruentes (Art. 89)

    • Principio de audiencia: único elemento recogido en la CE (Art. 105). Actuación del interesado de la forma más cómoda posible para él (Art. 85) (Ventaja frente a la Administración).

    • Principio pro actione (a favor de acción) (Pueden acortarse plazos) (Unido al de Cerelidad: técnicas como la acumulación de expedientes; por el de unidad del Acto)

    (Si hay un problema, tiene que ser interpretado a favor del administrado, no de la Administración).

    • Principio de gratuidad

    • Principio de lengua de los procedimientos (Art. 36) --> Cooficialidad de Lenguas.

    Decide el propio interesado en CCAA y EeLL.

    - Tres niveles: AGE, Admón. CCAA, Admón. EELL.

    SUJETOS EN LA RELACION PROCEDIMENTAL

    % Las partes

    • La administración: el resultado tiene que ser instruido y resuelto por la administración competente (Art. 12): competencia irrenunciable

    • El interesado: la persona (con capacidad de obrar) que inicia el expediente o la persona a quien se le instruye un procedimiento (representante) ( Art. 30 y 32)

    % El interesado

    • Tiene una serie de derechos

    • El que no es interesado no existe para el procedimiento

    • Junto a los derechos se admiten intereses individuales o colectivos

    % En la administración hay que observar:

    • La relación entre lo que se pide y el círculo de intereses(solicitud-Ej. : acción publica-o petición-Ej.: cambio de nombre de calle)

    • Los posibles interesados en el procedimiento (Ej.: impugnación de concesión de plaza)

    % Mecanismos para garantizar la independencia y la objetividad entre las partes:

    • Abstención: puede solicitar la instrucción ¿?¿?¿?

    • Recusación: origina un incidente, que dará lugar a otro acto, el funcionario se aparta del procedimiento.

    ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

    % Fases

    • Iniciación

    • Instrucción modelo

    • Terminación clásico

    • Ordenación

    EJEMPLOS DE DOCUMENTOS CLÁSICOS

    Iniciación instrucción terminación

    Solicitud informes Resolución

    Petición Audiencias Acuerdo

    Alegaciones

    Certificado

    Oficios de Petición

    de informe

    % Publicación de la relación completa de procedimiento- MAP

    • Resolución 20/03/1996

    • Resolución 27/11/1997

    • Resolución 1/12/1998

    Http://www.igsap.map.es:80/sgpro/relades.htm

    ESTRUCTURA BÁSICA DEL EXPEDIENTE

    ESTRUCTURA BÁSICA DEL EXPEDIENTE

    % No hay normas, excepto:

    • Real decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. (BOE 22-12-1986)

    • Se aplica a la AGE por analogía (defecto)

    ARTICULO 164

  • Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla

  • Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

  • IMAGEN EXTERIOR DE LOS DOCUMENTOS

    • En el seno del procedimiento se genera una serie de documentos, que requieren racionalización y normalización

    • Real decreto 670/1999, de 23 de abril, por el que se crea la Comisión Interministerial de Simplificación Administrativa. (BOE 07.05.99)

    • Real decreto 772/1999, de 7de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la administración general del estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro (BOE. 22.05.99)

    • Real decreto 1465/1999, de septiembre, por el que se establece criterios de imagen institucional y regula la producción documental y el material impreso de la administración General del estado. (BOE; 25.09.99)

    - Artículo 1. ª) Emisión, elaboración y utilización del documento

    - Articulo 2. Requisitos físicos: escudo de España

    - Articulo 3. Formalización: acreditación de la autenticidad de la voluntad

    - Artículo 4. confección de los documentos (requisitos de encabezamiento)

    PRÓLOGO

    NORMATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

    EL PATRIMONIO HISTÓRICO ESPAÑOL

    Todo documento en la admón. tiene un valor. Tendrá valor informativo para considerarlo documento histórico. LA LPH se refiere a este tipo de documento (LEY 16/1985 de 25 de junio de PHE

    Ha sido la primera ley global que referencia la documentación generada por la AP, y las condiciones de conservación y acceso. Hay una ley de cargo superior, la CE también toco este aspecto. Otorga un régimen de protección de los Bienes de Interés Cultural.

    El objetivo es la protección del PHE en todas manifestaciones (paleográfico, etnográfico...) y dentro de ellos, los documentos administrativos y el patrimonio bibliográfico

    Garantiza la conservación, promueve el enriquecimiento, fomenta el acceso de los ciudadanos y facilita la colaboración entre entes públicos que conservan el PHE.

    Tiene carácter general. Todas las leyes son desarrolladas por Real Decreto normalizan la directriz general determinada por ley.

    La LPH es desarrollada por dos decretos. Uno sobre patrimonio museográfico y otro sobre bibliográfico; pero no hay ninguno para la Documentación Administrativa en materia de gestión y sistema archivístico español, aunque esta en preparación.

    ANTECEDENTES A LA LEY PATRIMONIO HISTÓRICO

    El marco legal actual básico es la C.E. de 1978, el Real Decreto III de 1986, de Desarrollo Parcial de la ley 15/1985 y la ley 23/1994 de Incorporación del Ordenamiento Jurídico Español al Comunitario, al margen de la ley 16/1985 en si.

    El primero no desarrolla la ley al completo. El segundo trata sobre qué leyes comunitarias de archivos nos afectan. En ámbito local está la ley 7/1985 de Bases de Régimen Local.

    El patrimonio artístico, bibliográfico y documental está en la propia Ley, articulo 12.

    Todos los bienes, muebles o inmuebles, se estiman valoran de cara el PHE.

    TEMA 2.LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

    2.1. FUNCIONES Y TIPOS DE DOCUMENTOS.

    2.2. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: CONCEPTO Y COMPOSICIÓN.

    CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

    • Soporte en el que se materializan los distintos actos de las Administraciones Públicas.

    • La forma externa y testimonios de la ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA.

    • Actividad administrativa: carácter documental.

    FUNCIONES GENERALES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

    • Función de constancia: pervivencia de los actos administrativos y sus efectos.

    • Función de comunicación: interna y externa.

    CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

    • Producen efectos: frente a terceros o en la propia administración.

    • Son emitidos por un órgano administrativo: personas físicas que actúan en representación del órgano.

    • Su emisión es válida: requisitos formales y sustantivos exigidos por la normativa.

    • De las funciones y características antedichas se intuye la definición de DA en la Ley 30/92: Documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas

    DEFINICIONES DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

    • Perspectiva novedosa sobre el documento administrativo (RD 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado: Empleo de las TIC en el procedimiento administrativo, implícito en la ley 30/92 art. 3.d)

    • “Entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier otra clase de información que pueda ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información a usuarios como una unidad diferenciada”

    REQUISITOS PARA LA VALIDEZ DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO EN OTROS ASPECTOS.

    • Autenticidad

    • Integridad

    • Conservación

    • Recepción por el destinatario

    • RD 263/1996

    • Art. 6: Emisión de documentos y copias

    Artículo 6. Emisión de documentos y copias.

    1. Los documentos emitidos por los órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado y por los particulares en sus relaciones con aquéllos, que hayan sido producidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos en soportes de cualquier naturaleza serán válidos siempre que quede acreditada su integridad, conservación y la identidad del autor, así como la autenticidad de su voluntad, mediante la constancia de códigos u otros sistemas de identificación.

    En los producidos por los órganos de la Administración General del Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, dichos códigos o sistemas estarán protegidos de forma que únicamente puedan ser utilizados por las personas autorizadas por razón de sus competencias o

    funciones.

    2. Las copias de documentos originales almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, expedidas por los órganos de la Administración General del Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, tendrán la misma validez y eficacia del documento

    original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.

    • Art. 7: Comunicaciones en soportes o a través de medios o aplicaciones informáticos, electrónicos o telemáticos.

    Artículo 7. Comunicaciones en soportes o a través de medios o aplicaciones informáticos, electrónicos o telemáticos.

    1. La transmisión o recepción de comunicaciones entre órganos o entidades del ámbito de la Administración General del Estado o entre estos y cualquier persona física o jurídica podrá realizarse a través de soportes, medios y aplicaciones informáticos, electrónicos y telemáticos, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

    a) La garantía de su disponibilidad y acceso en las condiciones que en cada caso se establezcan.

    b) La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario que permita técnicamente las comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilización de códigos y formatos o diseños de registro establecidos por la Administración General del Estado.

    c) La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la interceptación y alteración de las comunicaciones, así como los accesos no autorizados.

    2. Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a través de los medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior serán válidas siempre que:

    a) Exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones.

    b) Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicación.

    c) En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, que éstos hayan señalado el soporte, medio o aplicación como preferente para sus comunicaciones con la

    Administración General del Estado en cualquier momento de la iniciación o tramitación del procedimiento o del desarrollo de la actuación administrativa.

    3. En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen íntegramente en soportes electrónicos, informáticos y telemáticos, en los que se produzcan comunicaciones caracterizadas por su regularidad, número y volumen entre órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado y determinadas personas físicas o jurídicas, éstas comunicarán la forma y código de accesos a sus sistemas de comunicación. Dichos sistemas se entenderán señalados con carácter general como preferentes para la recepción y transmisión de comunicaciones y notificaciones en las actuaciones a que se refiere este apartado.

    4. Las fechas de transmisión y recepción acreditadas en las comunicaciones reseñadas en los apartados anteriores serán válidas a efectos de cómputo de plazos y términos, a cuyos efectos se anotarán en los registros generales o auxiliares a que hace referencia el artículo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

    A estos efectos, los sistemas de información que integren procesos de transmisión y recepción podrán constituirse en registros auxiliares cuando recojan todos los datos a que hace referencia el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y se tenga acceso a ellos desde las unidades encargadas de los registros generales correspondientes.

    • Art. 8: Almacenamiento de documentos.

    Artículo 8. Almacenamiento de documentos.

    1. Podrán almacenarse por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

    2. Los documentos de la Administración General del Estado y de sus entidades de derecho público vinculadas o dependientes que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas podrán conservarse en soportes de esta naturaleza, en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.

    3. El acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y, en su caso, por la Ley Orgánica 5/1992, de Regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, así como en sus correspondientes normas de desarrollo.

    4. Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos.

    TIPOLOGÍA BÁSICA DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO EN CUALQUIER SOPORTE.

    • Documentos de decisión: Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Ejemplos:

    • Acuerdos: recogen las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y tramitación de un procedimiento, con carácter previo a la resolución del mismo. Están:

    • Instrumentales:

    - acumulación de procedimientos.

    - práctica simultanea de trámites.

    - apertura del periodo de prueba

    - ampliación de plazos.

    - tramitación de urgencia.

    • Sustantivos:

    - adopción de medidas provisionales

    - admisión / rechazo de pruebas propuestas.

    - solicitud de informes.

    - información pública

    - caducidad del procedimiento.

    • Resolución: recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, estimando la solicitud de un ciudadano o ratificando la iniciativa de un órgano administrativo. Están:

    • De ampliación: amplían las facultades de los ciudadanos.

    - Autorización de ejercicio de actividades.

    - Concesión de dominio o servicio publico.

    - Reconocimiento de derechos económicos.

    - Concesión de subvenciones y ayudas.

    • Restrictivas: restringen las facultades de los ciudadanos.

    • Sancionadoras.

    • De modificación: modifican otras resoluciones.

    - nulidad de pleno derecho.

    - anulabilidad.

    - revocación

    - rectificación de errores.

    - de inadmisión.

    • Documentos de transmisión: comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades.

    - Comunicaciones: oficio y nota interior

    - Notificaciones

    - Publicaciones

    • Documentos de constancia: contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

    - Actas

    - Certificados

    - Certificaciones de acto presunto.

    • Documentos de juicio: contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

    - informes.

    • Documentos de los ciudadanos: El instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas.

    - Solicitudes: Documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un interés legítimo.

    - Denuncias: Documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento o no de una obligación legal, pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.

    - Alegaciones: Documento por el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración.

    - Recursos: Documento por el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su anulación por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurídico.

    CONCEPTO DE EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.

    • Tipo documental compuesto (en contraposición a los tipos documentales singulares).

    • Del latín expedire: resolver, apartar obstáculos del camino.

    • Desde el Derecho Administrativo: Serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio.

    • Construcción lógica y ordenada de las distintas actuaciones administrativas.

    • Nacimiento, producción y efectos.

    • Las distintas finalidades de los expedientes confieren diferentes características del punto de vista diplomático-archivístico.

    CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

    -Tres vías de clasificación:

  • Según los organismos encargados de la tramitación. A cada clase de expediente una actividad específica o general llevada a cabo.

  • Según los procedimientos reglados. Ej.:expedientes de exploración forzosa, expedientes económico-administrativos.

  • Según el trámite o finalidad del asunto a resolver (recoge además de los expedientes con PR, aquellos cuyo procedimiento está desarrollado según las necesidades de quienes los instruyen).Ej. Expedientes de conocimiento y de información: responden al ejercicio de la potestad discrecional de las AAPP. Expedientes de resolución: corresponden a una tramitación regulada por un procedimiento administrativo concreto.

  • EXPEDIENTES DE CONOCIMIENTO.

    • No responden a un procedimiento reglado especial y han de sufrir efecto en las respectivas dependencias a fines de estadísticas, constancia o de archivo.

    - Expediente de programación de efectivos de personal (plantillas, estadillos, censos, estadísticas...)

    - Expediente de planificación de construcción de centros escolares (documentación gráfica, esquemas, tablas, estadísticas).

    EXPEDIENTES DE INFORMACIÓN

    • Tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a diferentes materias. Contienen principalmente informes de evaluación y valoración de datos, documentación estadística y de apoyo informativo.

    - Aplicación de la Reforma Educativa.

    - Utilización de transporte público.

    - Drogas en la escuela.

    EXPEDIENTES DE RESOLUCIÓN

    • Dan lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada según disposiciones legales que regulan el procedimiento

    - Expediente de contratación de obras y suministros

    - Expediente económico de gasto.

    - Expediente personal (empleado público)

    COMPOSICIÓN DE LOS EXPEDIENTES

    • Principio de unidad del expediente

    • El expediente se debe iniciar y resolver en el organismo que tenga la competencia específica en relación con el tema que trate, independientemente de que intervengan para su resolución diferentes unidades u organismos administrativos.

    • Documentación original

    • Documentación no original

    - Minuta / copia

    - De contenido esencial ( resoluciones)

    - De nexo o empuje ( oficios, notas interiores etc)

    FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

    • Normas prácticas para garantizar la unidad e integridad del expediente:

    - Portada de la carpetilla:

    - Organismo productor ( ficha de seguimiento de expedientes)

    - Tipo documental

    - Asunto

    - Contenido: documentos y fecha de los mismos

    - Norma que regule el trámite

    - Los documentos se irán incorporando a medida que se vayan produciendo, de acuerdo con la norma de procedimiento que regule el trámite.

    - Se procurará que cada documento se refiera a un solo asunto, de lo contrario se deben hacer tantas copias como asuntos traten e introducirlas en el expediente al que corresponda cada una.

    - Es recomendable evitar el amontonamiento de documentos aislados pendientes de su intercalación en el expediente que le corresponda.

    - Si es necesario consultar algún documento o expediente original para que sirva de modelo se recomienda el uso de fotocopias. En la consulta de originales se debe utilizar correctamente el sistema del préstamo.

    EXPEDIENTE VS. DOSSIER

    • Dossier: documentación recopilada con el fin de asesoramiento informativo sobre determinado tema. A diferencia del expediente, el dossier NO refleja un trámite administrativo

    EXPEDIENTE VS. DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

    • Dossier: consiste en una documentación elaborada a partir de otras, en forma de resúmenes, referencias bibliográficas, recortes de prensa, registros en fichas, cuadros sinópticos, diagramas etc. Puede ser endógena o exógena.

    • Documentación de apoyo informativo: integran los expedientes.

    CORRESPONDENCIA Y REGISTROS

    • Son otras formas de presentación de la documentación administrativa que exigen tratamiento diferenciado.

    • Correspondencia: documentación de relación y comunicación (testimonio de las relaciones interna y externa).

    • Registros auxiliares: documentación de control.

    CORRESPONDENCIA

    • Ley 30/92, artículo 19.1 y 19.2:

    • La comunicación entre órganos administrativos “se debe efectuar directamente, sin traslados ni reproducciones a través de órganos intermedios” y en cuanto al vehículo de comunicación podrá ser “cualquier medio que asegure la constancia de su recepción”.

    • Testimonio de las relaciones entre los organismos.

    • Debe ser tratada como una serie documental única.

    • Se une físicamente en una misma unidad lo que se envía con lo que se recibe, y se les da un orden cronológico.

    • No se debe archivar por separado la correspondencia de entrada y la de salida. Caso contrario se rompería la unidad de comunicación entre ambas.

    • Se puede paralelamente controlar esta documentación a través de un registro de entrada y salida

    • El volumen de esta documentación puede obligar a la definición de algunas categorías de clasificación: particular/oficial, externa/interna, con organismos/con servicios.

    • Sin embargo ello no implica la rotura del tratamiento archivístico unitario.

    • Hay que evitar la clasificación por materias.

    REGISTROS AUXILIARES

    • Tienen la función de controlar la documentación administrativa generada en el órgano productor

    • Pueden ser tan numerosos cuanto las actividades del órgano.

    • Recogen en forma de asientos, los datos de cada unidad documental, simple o compuesta, mediante un orden cronológico de emisión o recepción.

    • Soporte: desde el libro clásico hasta la base de datos. Su denominación no depende de la forma física, sino de su estructura interna.

    • Ejemplos:

    - (Libro) registro de traslados de alumnos

    - (Libro) registro de expedición de títulos.

    • - (Libro) registro de compra de material de consumo.

    • Aunque los registros auxiliares recogen información sobre otros documentos, deben considerarse como documentación producida, que conlleva un valor legal y que, en muchas ocasiones, su valoración es de conservación permanente, proponiéndose para su eliminación justamente la serie documental que ha sido objeto de registro.

    TEMA 3 EL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA EN LOS ARCHIVOS CENTRALES.

    3.1 Reclamación, recogida y recepción de documentos.

    3.2 Organización: identificación, clasificación y ordenación

    3.3 Valoración

    3.4 Descripción

    ¿ POR QUÉ LOS ARCHIVOS CENTRALES?

    • Porque en los archivos centrales se realiza la mayor parte de las operaciones de tratamiento técnico de la documentación administrativa.

    • En los órganos de las AAPP son los AC s los que se encargan de la planificación de las tareas de gestión que se realizan en las primeras fases del ciclo vital.

    • La ausencia en el caso español de una política de gestión documental similar a la del Records Management anglosajón, que controla el documento desde su creación, convierte a los archivos centrales en piezas fundamentales dentro del sistema, puesto que son los primeros órganos que dirigidos por profesionales técnicamente cualificados, ejercen el primer tratamiento de la documentación administrativa.

    FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

    • Reclamación de la documentación

    • Recogida y recepción

    • Conservación

    • Organización

    • Valoración

    • Descripción

    • Difusión

    RECLAMACIÓN.

    • Impreso normalizado

    - Nombre del archivo u órgano remitente

    - Nombre del órgano productor

    - Serie documental

    - Fechas extremas

    - Ordenación

    - Dimensiones

    • Formalización del pedido a las unidades productoras

    • Calendario anual de ingresos

    RECOGIDA Y RECEPCIÓN.

    • Definición del procedimiento de transferencia a seguir:

    • Transferencia: procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

    NORMAS DE TRANSFERENCIA.

    ELEMENTOS - CONTENIDO


    • Características de la documentación que se transfiere

    • ¿Cuándo debe ser transferida la documentación?

    • ¿Cómo se debe preparar la documentación?

    • Condiciones físicas de las unidades de instalación

    • Descripción de la documentación

    - Información complementaria que se puede acompañar

    - Ingreso de la documentación

    • Ejemplares únicos y no múltiples.

    • Cuando la frecuencia de consulta por parte de la oficina sea escasa.

    • Revisión de la documentación. Acondicionamiento e identificación de expedientes. Clasificación y ordenación de series.

    - Normalización de cajas de

    archivo para realizar transferencias.

    - Normalización del modelo de Relación de Entrega.

    - Toda aquella que ayude al archivo central al identificar y valorar las series documentales ingresadas

    - Procedimiento a seguir para el traslado y descarga de la documentación.


    NORMAS DE TRANSFERENCIA

    • Relación de entrega (garantía del circuito documental)

    - Nombre

    - Signatura

    - Descripción

    - Fechas extremas

    - Accesibilidad

    - Plazo de conservación

    - Código de clasificación

    CONSERVACIÓN

    • Instalaciones y equipamientos

    - Estanterías

    - Depósitos acondicionados

    • Material no inventariable

    - cajas

    - carpetillas

    - subcarpetas

    ORGANIZACIÓN

    • Estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él.

    • Localización conceptual de los documentos

    • Conjuntos de actividades intelectuales y físicas que se desarrollan conjuntamente.

    • Proceso encaminado a conseguir una correcta clasificación y ordenación de las series documentales, según el principio de procedencia

    • Conjunto de operaciones que sufre la documentación que ingresa en el archivo central.

    • Los archivos centrales como primeros archivos intermedios del sistema, tienen como función principal la identificación de las series documentales incluidas dentro de la estructura del sistema.

    • Análisis previo de los órganos y procedimientos aplicados en cada serie documental.

    ORGANIZACIÓN: identificación

    • El primer cometido que se debe emprender para organizar un archivo. Se trata de conocer la institución que lo ha producido.

    • Resultado de la aplicación de los principios básicos de la archivística: el respeto a la procedencia y a la estructura interna.

    • Se realiza a través de la recopilación de la legislación que ha afectado esencialmente a la estructura de la institución y de los organigramas que reflejan su evolución

    • Nos permite conocer los elementos que van a incidir en todas las fases del tratamiento técnico

    • Elementos:

    - Instituciones

    - Organismos (*) Interfieren en la construcción de

    - Órganos la serie

    • Unidades administrativas

    (*) Una serie sólo será definida como tal si procede de un órgano definido en la estructura de la institución

    ORGANIZACIÓN : Elementos de Identificación

    Fondo

    Conjunto de documentos producidos y generados por una institución u organismo público o privado, en el ejercicio de sus competencias.

    Órgano 1 Órgano 2 Órgano 3

    Unidad 1 a Unidad 2 a Unidad 3 a

    Unidad 1 b Unidad 2 b Unidad 3 b

    Unidad 1 c Unidad 2 c Unidad 3 c

    Tipo documental:

    • Expresión tipificada de unidades documentales.

    - norma de procedimiento

    - ejercicio de una misma función

    - órgano, unidad o persona con competencia para ello

    • Plasmación física de la gran variedad existente de actividades

    - Expediente de selección de personal

    - Expediente de planeamiento urbanístico

    - Expediente de liquidación

    - Expediente de devolución de ingreso indebido.

    • Concepto de serie documental

    • Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. (Diccionario de Terminología Archivística)

    ORGANIZACIÓN

    Elementos de identificación.

    CONCEPTO DE SERIE Y TIPO DOCUMENTAL.

    • Serie documental

    • Concepto no tangible, intelectual. Si cambia uno de los elementos, cambia la serie.

    Institución + Órgano + Unidad Administrativa

    Función + Actividad + Tipo documental

    Una serie sólo existe definida por su estructura administrativa:

    1. Ayuntamiento de Getafe.

  • Concejalía de Urbanismo

  • Unidad de infraestructura Urbana.

  • Sección Administrativa.

  • Negociado Administrativo de Arquitectura.

  • 1.1.1.1.1.63. Expediente de Disciplina Organística --> Serie

    Código resultante de la jerarquía 1.1.1.1.1.63.

    Serie 63 del Código 1.1.1.1.1.

    ORGANIZACIÓN:

    Clasificación: Agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo según su estructura y función.

    Principios de la Clasificación:

    • Se pauta en los principios fundamentales

    - Principio de procedencia

    - Principio de Respeto al Orden Original

    • Justificación (según Schellenberg)

    - Los documentos sólo tienen razón de ser al pertenecer a un conjunto (por eso no se clasifica por materias que separen el conjunto).

    - Sólo el conjunto (la serie documental) explica el porqué se han hecho, cómo, para qué y qué efectos han tenido

    Reglas de la Clasificación:

    • Sólo se clasificarán por materias en casos excepcionales.

    (Subseries temáticas dentro de series ya formadas, si el tema es muy recurrente. Nivel muy bajo de clasificación)

    • Pueden clasificarse orgánicamente pero evitando subdivisiones innecesarias.

    • Como regla se clasificará en relación a las funciones.

    • Los niveles sucesivos en una clasificación deben ser consistentes.

    • Es conveniente separar las actividades sustantivas de las facilitativas.

    • Hay que incidir en la documentación de peso de la organización

    • El cuadro de clasificación debe reflejar en todo momento las funciones de la organización, siendo permanentemente actualizado (Puede haber series cerradas, sobre asuntos ya concluidos, por ejemplo: “censura”)

    (Pertenecientes al Archivo Histórico).

    Sistema de Clasificación: (Características)

    • Status

    • Integridad: todas las funciones de la organización, aunque no se desarrollen.

    • Simplicidad

    • Flexibilidad: código flexible que permita la inclusión de nuevas series o su exclusión.

    • Desarrollo abierto o cerrado - se vincula a la codificación

    Administración Pública = abierto.

    Archivo Histórico = cerrado.

    Características del Sistema de Clasificación

    • Eficacia

    • Lógica

    • Estandarización

    • Compatibilidad

    • Grado de centralización o descentralización

    Tipos de sistemas:

    - Clasificación orgánica

    - Clasificación por materias

    - Clasificación funcional

    Cuadro de clasificación:

    (Funcional) Obra de Michel Roberge

    • Grandes funciones o categorías

    • Funciones o Clases

    • Subfunciones o subclases

    • Actividades (1ª división de subclases)

    • Subactividades (2ª división de subclase)

    • Actividades específicas (3ª subdivisión de subclases)

    • Actividades más detalladas (equivalentes a expedientes concretos)

    Definición de cuadro de clasificación:

    • Estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y el reagrupamiento físico o intelectual de los documentos así como su localización por el conjunto del personal de la organización.

    • La estructura del cuadro de clasificación debe coincidir con el sistema de clasificación elegido

    • Principios rectores: delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación.

    Ordenación:

    • Proceso por el cual se unen y relacionan los elementos constitutivos de cada serie documental (documentos singulares, expedientes etc.) de acuerdo con un criterio preestablecido.

    • Es el siguiente paso a la clasificación.

    Sistemas de ordenación:

    • Ordenación alfabética:

    - Alfabética onomástica

    - Alfabética geográfica

    - Alfabética de organismos

    - Alfabética por materias:

    - Especificidad (elegir la palabra más especifica)

    - Síntesis (usar términos simples)

    - Uso (acomodar términos al usuario)

    - Uniformidad (a cada materia un único encabezamiento)

    • Ordenación cronológica

    • Ordenación numérica

    • Mixto: cronológico-numérico, alfabético geográfico-onomástico etc.

    VALORACIÓN.

    • Una vez identificadas las series, el archivo debe proceder a establecer las primeras valoraciones, de cara a su eliminación o conservación.

    - Análisis de los testimonios administrativos legales, jurídicos o informativos.

    - Investigación de los plazos de prescripción de los valores administrativos (vigencia administrativa)

    - Análisis de accesibilidad.

    DESCRIPCIÓN.

    (*) DESCRIPCIÓN MULTINIVEL: plan de descripción que va a adoptar un nivel para cada detalle de descripción.

    • Proyecto descriptivo: en función de la fase del ciclo vital.

    • Instrumentos de descripción: en función de los usuarios

    - Órgano

    - Ciudadano (investigador)

    • Instrumentos de control

    - Ingresos documentales

    - Salidas definitivas --> intermedio, Histórico.

    - Préstamos y consultas

    • Instrumento de trabajo

    - Repertorio de organigramas: para identificación

    - Repertorio legislativo de la estructura y funciones de los órganos productores: para identificación y legislación.

    - Estudios de valoración de series (calendarios de conservación): para expurgo y transferencia

    - Cuadros de clasificación

    • Instrumentos de descripción (o de investigación, o de búsqueda)

    - Inventarios someros

    - Repertorio de series

    - Índices

    NORMAS ISAD (G): La descripción multinivel

    • Los niveles de descripción corresponden a la jerarquía de organización dentro de cualquier archivo en cualquier etapa del ciclo vital

    • A cada uno de los niveles de descripción corresponde un instrumento de descripción.

    - fondo (y subfondo) = guía

    - serie (y subserie) = inventario

    - unidad documental compuesta (y simple) = catálogo

    • La decisión de elaborar un tipo u otro de instrumento de descripción se toma en función de los aspectos siguientes:

    - El tipo de archivo

    - La edad de los documentos y sus valores primarios y secundarios

    - El tipo de usuarios

    - Los recursos humanos y materiales

    REGLAS DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL:

    • Descripción de lo general a lo particular (representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran);

    - Esta regla específica es consecuencia directa del principio básico de la archivística: el principio de procedencia

    • Información pertinente para el nivel de descripción (representar exactamente el contexto y contenido de la unidad de descripción);

    • Vinculación de las descripciones (consignar la posición que ocupa la unidad de descripción dentro de la jerarquía) Ej.: fondo, sección, serie etc.

    • No repetición de la información (evitar la información redundante en las descripciones archivísticas jerárquicamente relacionadas).

    • La norma sirve para describir documentos de archivo en cualquier soporte físico, con independencia del tipo documental.

    TIPOS DE INSTRUMENTOS RESULTANTES:

    Guías: Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles.

    Tipos:

    - Censo-Guía: informa acerca de un gran número de archivos como pueden ser todos los de un pais.

    - Guía de fuentes: recopila datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a un área geográfica determinada.

    - Guía orgánica: recoge información de varios archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado.

    - Guía de archivo: recoge información sobre uno o más fondos de un mismo archivo.

    Inventarios: Describen las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.

    - Somero: describe las unidades de instalación (Ej.. Inventario de existencias)

    - Analítico: describe las unidades archivísticas (expedientes), que componen las series documentales.

    Inventarios analíticos:

    • Obra maestra del archivero (abarca las actividades de clasificación y descripción)

    • Su variedad responde a los usos que se vienen practicando durante siglos

    • Tienen la virtud de describir todo el fondo a un nivel suficiente para garantizar:

    - La descripción de grandes grupos documentales y el conocimiento de su organización.

    - La información suficiente para que los usuarios puedan acceder al contenido de los fondos.

    • Desciende a los expedientes.

    • No es necesario haber uso exhaustivo de los campos de la ISAD (G)

    • Con los campos mínimos y pocos opcionales se puede hacer un instrumento muy rentable del punto de vista tiempo de trabajo invertido = beneficio.

    • 6 campos obligatorios + x campos optativos.

    • Campos optativos sugeridos:

    - 3.3.1. Alcance y contenido. Objetivo: proporcionar la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción

    - 3.3.2. Valoración, Selección y Eliminación. Objetivo: proporcionar información sobre la planificación o realización de dichas acciones.

    - 3.3.4. Organización (cuando se diferencia de la original, ej. Expedientes de exploración forestal en orden geográfico)

    - 3.4.1. Condiciones de acceso (especialmente cuando se trate de restricciones de orden legal o cuando se trate de documentos electrónicos legibles de determinada manera)

    - 3.4.5. Instrumentos de descripción (especialmente los electrónicos y los “históricos”)

    - 3.5.3. Unidades de descripción relacionadas (especialmente las ramificaciones - series creadas a partir de las actividades paralelas a la que estamos describiendo)

    Catálogos: Describen exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico, para una exposición, publicación...). Pueden ser de dos tipos: de documentos y de expedientes.

    • Instrumentos poco recomendable: exige mucho tiempo y a cambio ofrece poca rentabilidad.

    • Elementos: todos los campos que proporciona la ISAD (G)

    • Ficha catalográfica - describe el documento en tres niveles:

    - contenido y localización temporal

    - características formales de la documentación

    - localización espacial dentro del fondo.

    4. LAS EDADES DEL DOCUMENTO Y LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA.

    (PRINCIPIOS Y CONCEPTOS GENERALES).

    PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.

    • Principio de Respeto de los Fondos o Principio de Procedencia - anunciado por Natalis de Wailly en 1841 (nacimiento de noción de fondo de archivo - base de la Archivística teoría y práctica.).

    • Consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza provenientes de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinados. Esto es lo que se denomina fondos de los archivos de esa administración, de ese establecimiento, o de esa persona. M. Duchein.

    • Premisas básicas surgidas a partir de la aplicación del principio de procedencia y que conllevan a la noción de Fondo como:

    • Producto natural de la actividad de una entidad (imprescindible identificación del autor, su naturaleza, estructura y área de actividad).

    • Su concepción no viene dada por su uso, sino por su estructura interna (funciones).

    • Su estructuración exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del autor.

    • TEORÍA DE LAS TRES EDADES: EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

      Período en el cual se desarrollan la producción (nacimiento), utilización (desarrollo) y disposición para el expurgo o conservación permanente de los documentos (“muerte”).

      CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

      • Fase de nacimiento: marcará el futuro desarrollo - control de producción (simplificación de los procedimientos administrativos y diseño normalizado de documentos.

      • Desarrollo: hasta que termina su tiempo de vida útil (validez administrativa) o deja de ser necesario para el trabajo cotidiano (clasificación, ordenación, descripción) - utilización intensiva de la información de alto valor estratégico (programas de protección de documentos vitales y de Calidad Total).

      • “Muerte”: Ningún documento ha de ser conservado por más tiempo que el necesario para el cumplimiento de las actividades que lo han generado - operaciones de valoración, selección, eliminación o conservación permanente.

      La teoría de las Tres Edades ofrece los parámetros teóricos en los que se sostiene la praxis archivística - fases de tratamiento y servicios:

      · 1ª fase: corriente, de gestión (hasta 5 años); documentos que aún están tramitando y que son de consulta continua por parte del gestor.

      · Fase intermedia (hasta 30 años): los documentos tienen menor uso por parte de los gestores, son consultados por los ciudadanos y cuando pierden su vigencia jurídica o administrativa, si no tienen valor histórico, son objeto de expurgo.

      · Hay administraciones que consideran una etapa anterior: la de Archivo Central, cuando son realizados el estudio y valoración de las series documentales.

      · Fase permanente o histórica: cuando los documentos adquieren la misión primordial de servir como fuente primaria para la investigación.

      CONCEPTO DE ARCHIVO:

      · Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por una institución pública, empresa o persona, a lo largo del proceso natural de ejercicio de sus funciones.

      · Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

      · Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

      El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

      (Ley 16/95, de 25 de Junio, del PHE).

      • ¿Qué componen los archivos?.

      Conjuntos orgánicos de documentos (dotados de una estructura).

      • ¿Quién los produce?.

      Persona - físicas y jurídicas, públicas y privadas.

      • ¿Cómo se forman?.

      Proceso natural de materialización de funciones y actividades que le son propias.

      Archivo en su acepción actual está formado por la conjunción de los siguientes elementos:

      ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO.

      FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS:

      ESTAR AL SERVICIO DE ...

    • La administración, para mayor rapidez y eficacia en la gestión de los asuntos públicos.

    • Ciudadano, para ofrecer información sobre él propio y sobre la Administración.

    • La investigación y su difusión cultural.

    • La toma de decisiones en nivel administrativo y empresarial.

    • FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS:

    • Reunir Los documentos.

    • Organizar: clasificar + ordenar.

    • Conservar: instalaciones adecuadas.

    • Difundir.

    • LA ARCHIVÍSTICA EN EL ÁMBITO DE LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN.

    • Diferencias en cuanto a la formación o el origen:

      • Biblioteca: compra, donación o permuta (dependencia externa).

      • Archivo: origen natural y fluida (independiente de factores externos).

      • Centro de Documentación: carácter mixto: añade recogidas obligatorias de documentos según la especialidad del centro.

      • Diferencias en cuanto a la unidad base de trabajo y tratamiento documental:

        • Biblioteca: se trabaja pieza a pieza, libro a libro (primacía de la localización física y difusión).

        • Archivo: unidad de trabajo: serie documental. Los documentos solo tienen sentido en su integración dentro de la serie documental a que pertenece.

        • Centro de Documentación: tratamiento mixto según la naturaleza del material.

        La diferencia más marcante en cuanto al tratamiento de los archivos con relación as recibido por la bibliotecas y los centros de documentación es el respeto al Principio de Procedencia y a los que de él se derivan:

        • Principio de Respeto de la Estructura (la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora).

        • Principio del Respeto al Orden Original (no se debe alterar la organización dada a un fondo por la unidad productora).


        Documento de Archivo:

        • Ejemplares únicos.

        • Son o pueden ser fuente primaria para la historia.

        • Son conjuntos orgánicos.

        Documento de apoyo informativo:

        • Ejemplares múltiples.

        • Es o puede ser fuente secundaria para la historia.

        • Es un conjunto fáctico o artificial.


        DOCUMENTOS DE ARCHIVO: ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones y contienen derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos.

        Ejemplos: Expedientes de contratación, expedientes de obra mayores.

        DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO: está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc.), de origen y características diversos, cuya utilidad en la Administración reside en la información que contienen para ayudar a la gestión.

        Ejemplos: folletos comerciales de materiales de construcción, revistas de arquitectura.

        DIFERENCIAS cuanto a la NORMALIZACIÓN: mayor dificultad en los archivos que en bibliotecas y centros de documentación.

        DIFERENCIAS cuanto al ACCESO a la documentación: en principio libre en las bibliotecas. En los archivos, dependerá del tipo de información y de la edad de los documentos, estando sujeto a la legislación pertinente:

        • Ley de Secretos Oficiales (1968); Ley de Patrimonio Histórico Español (1985); Ley de Propiedad Intelectual (1996), Ley de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal (1992).

        CONCEPTO DE INFORMACIÓN:

        Adquisición o comunicación de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

        Mensaje utilizado para representar un acontecimiento o un concepto destinado a aumentar los conocimientos.

        Trasmisión de ese mensaje o conocimiento (contenido).

        CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN:

        Soporte donde pude estar fijada la información (continente).

        Recogida y tratamiento continuo y sistemático de información registrada, de forma que permite su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión.

        CONCEPTO DE DOCUMENTO:

        Toda Expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier tipo de expresión gráfica, sonora o de imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

        LPHE (1985).

        Cualquier expresión recibida o emitida en virtud de las actividades de cualquier persona o entidad en cualquier lenguaje y sobre cualquier soporte material.

        (Antonio García Domínguez)

        Testimonio material de un hecho o acto en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

        (Diccionario de Terminología Archivística).

        CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO:

        ELEMENTOS DIFERENCIADORES:

          • Génesis u origen: la finalidad de su origen es servir como prueba testimonial y material de la actividad encomendada.

          • Carácter seriado: se constituye por series, de las cuales cada una responde a la función específica realizada por el sujeto productor.

          • Condiciones de exclusivos: cada documento de archivo responde a la actividad concreta de un sujeto productor, se refiere a un asunto o persona diferente.

          • Unicidad o condición de originales: son ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados). Reúnen tres aspectos: integridad (completo en sus caracteres), autenticidad (constancia fehaciente) y forma (borrador, copia u original).

          • Los nuevos soportes: gozarán de validez y eficacia de documento original los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte (medios electrónicos, informáticos o telemáticos), siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad o conservación (Ley 30/1992).

        CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO:

        CARACTERES EXTERNOS:

        • Clase: medio empleado para transmitir la información (textuales, gráficos. Fotográficos, sonoros, audiovisuales, informáticos).

        • Soporte: configuración física del documento.

        • Formato: forma de representación del documento, el tamaño y dimensiones.

        • Cantidad: número de unidades y espacio que ocupan (m. l.).

        • Forma: tradición documental - condición de original o copia (borrador, original, copia).

        • Tipo: estructura, derivada de la actividad administrativa representada (resoluciones, informes, oficios, cartas, etc.).

        CARACTERES INTERNOS:

        • Entidad productora: persona o institución que produce el documento (autor).

        • Origen funcional: razón por la cual se produce el documento.

        • Fecha y lugares de producción: datación crónica y tópica.

        • Contenido: el asunto o tema tratado. Cada documento aún persiguiendo una función u objetivos relacionados con una actividad concreta, se refiere a personas y asuntos diferentes.

        CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

        Aquella generada por los poderes públicos en el ejercicio de un acto administrativo, o conjunto de acciones regladas por las normas de procedimiento, reflejando el funcionamiento, actividad y gestión de la Institución Pública.

        Disciplina especializada que tiene por objeto estudiar los procesos de creación y transmisión de información objetivada en el seno de las Administraciones Públicas.

        Documentos válidamente emitidos por los órganos de la Administración Pública. Nacen espontáneamente al gestionar el interés de la Administración; por ello son la memoria de las actuaciones administrativas que la ley establece. Por su contenido, son documentos que sirven de testimonio de los derechos y obligaciones de los administrados o de la Administración.

        Documentos válidamente emitidos por los órganos de la Administración Pública y por los ciudadanos que con ella se comunican, participando de la actividad administrativa, e iniciando un procedimiento administrativo.

        CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

        • Nacen espontáneamente al gestionar el interés de la Administración Pública; por ello son la memoria de las actuaciones administrativas que la ley establece.

        • Sirven de testimonio de los derechos y obligaciones de los administrados y de la Administración (valores primarios, administrativo o legal y secundario o histórico).

        • Son únicos, puesto que cada uno constata un hecho jurídico único como consecuencia de una actividad o trámite en un procedimiento administrativo.

        • Son seriados, puesto que reflejan secuencialmente las actuaciones del procedimiento administrativo, siendo el asunto el nexo entre ellos y la resolución su finalidad.

        CONCEPTO DE SISTEMA ARCHIVÍSTICO.

        Entramado Político oficialmente creado para coordinar el funcionamiento de los archivos en un ámbito territorial o funcional determinado. Tiene por finalidad hacer llegar a todos sus participantes las normas y directrices necesarias a su desarrollo, así como de estimular programas y proyectos de gestión del patrimonio archivístico.

        CONCEPTO DE SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS.

        Conjunto orgánico de archivos, vinculados por una dirección central que si incumbe de la normalización de los procesos archivísticos y focalizar la información en un punto accesible a la consulta externa e interna,

        ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS:

        • Legislación normalizadora de aspectos interiores y exteriores al sistema, con los derechos y obligaciones de los usuarios del patrimonio archivístico.

        • Los archivos.

        • Los documentos de todas las fases del ciclo vital.

        • La información en su circuito interno (en el ámbito de la administración productora) y externa (otros archivos y centros de información).

        • Los sistemas integrados de archivos pueden constituirse de subsistemas o sistemas coordinados:

        · Subsistemas: partes del sistema integrado que poseen autonomía para manejar los documentos en la fase de gestión, pero que dependen de la dirección en lo referente a la selección para la conservación permanente.

        · Sistemas coordinados: sistemas completos e independientes que, mediante convenios y acuerdos, normalizan o compatibilizan la circulación de la información y de los procedimientos administrativos entre sí.

        LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA.

        Los sistemas de Archivos de las Administraciones Públicas (central, autonómica y local), establecidos por diferentes marcos jurídicos, definen cuatro tipos distintos de archivos correspondientes a las fases del ciclo vital, a los que corresponden distintas funciones:

      • Archivo de oficina.

      • Archivo central - órgano básico de control del tratamiento de la documentación producida por cada unidad productora de documentos.

      • Archivo Intermedio.

      • Archivo Histórico.

      • LOS ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN.

        Unidad productora de documentos de documentos - desde la formación e incluso hasta después del cierre de los expedientes.

        Requisitos:

        • Constancia de la creación de la unidad.

        • Organización interna a nivel jerárquico.

        • Persona encargada de la organización y control.

        • Organización.

        • Respeto a la formación de series (componente básico).

        • Respeto a la estructura de los expedientes (principio de unidad).

        • Grupos:

        • Correspondencia.

        • Libros registro.

        • Documentos de apoyo informativo.

        • Expedientes.

        Instrumentos fundamentales:

        • Cuadro general de competencias y tipos documentales.

        • Manual de normas (plazos de permanencia).

        • Registro de transferencias.

        • Índices.

        • Impresos normalizados.

        Actividades:

        • Organizar y conservar.

        • Impedir la dispersión / eliminación.

        • Relación con el Archivo Central.

        - Suministro de información.

        - Preparación de transferencias.

        - Cumplimiento de las normas.

        • Control de préstamo y recuperación.

        • Suministro de información al ciudadano y a la Administración.

        • Registro de Transferencias.

        EL ARCHIVO CENTRAL.

        Eje del Sistema.

        Control y tratamiento de las series documentales.

        • Identificación.

        • Valoración (compartida del Archivo Intermedio).

        Identificación: investigación y análisis de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, el elemento orgánico (sujeto productor) y el elemento funcional (tipo documental).

        Instrumentos:

        • Fichero de organismos.

        • Fichero de disposiciones legales.

        • Organigramas de la estructura.

        • Cuadros de clasificación.

        • Repertorio de series.

        Valoración: investigación y análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales.

        Valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.

        Valores primarios:

        • Administrativo: directivas, reglamentos, normas, …

        • Legal: documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad.

        • Fiscal: presupuestos, instrumentos contables, …

        • Científico y tecnológico: resultado de investigaciones puras y aplicadas.

        • Así como las que se refieren a la protección de los derechos cívicos, legales, fiscales, de la propiedad … de ciudadanos particulares o de la ciudadanía en general.

        Valoración - resultados:

        • Establecimiento de plazos de permanencia de cada serie en los archivos del sistema.

        • Información sobre plazos de prescripción de los valores administrativos de cada serie.

        • Información sobre reserva de accesibilidad.

        • Información sobre posibilidad de desarrollo de valores secundarios.

        • Eliminación de ejemplares duplicados.

        Transferencia al Archivo Intermedio:

        • Programación del calendario de envíos de las fracciones cronológicas de cada serie.

        • Preparación y ordenación de las fracciones cronológicas.

        • Utilización de modelo exclusivo de Relación de Entrega (ampliación de las informaciones).

        • Transferencia consecutiva y sin lagunas.

        Instrumentos clásicos:

        • Manual de normas.

        • Instrumentos de control..

        · Registros:

                • de entrada de fondos.

                • de salida de fondos.

                • de préstamos a los archivos de oficina.

                • De préstamos solicitados al Archivo Intermedio.

                • De consultas.

                • Topográfico.

        • Instrumentos de descripción:

                • Índices.

                • Inventarios.

        • Memoria anual de actividades.

        Se constituye de las series documentales transferidas desde los distintos archivos centrales de los organismos que integran la Administración a la que sirve.

        Sus funciones se basan en las realizadas por los archivos centrales.

        • Valoración: estudio de los valores secundarios, partiendo de las informaciones facilitada por los archivos centrales.

        • Triple perspectiva:

              • Transcendencia como testimonio de la actividad del organismo productor.

              • Como testimonio de la actuación de la Administración.

              • Como testimonio de la sociedad en su conjunto.

        • Valores secundarios: derivados de su importancia para la investigación; son de dos tipos:

              • Testimoniales.

              • Informativos.

        Valores testimoniales: reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la entidad creadora y para la investigación.

        Valores informativos: contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber. La información no interesa tanto por referirse al modus operandi de una entidad, cuanto porque trata cuestiones distintas, ajenas a sí misma, como por ejemplo los censos de población. Según los estableciera Schellenberg los valores informativos pueden referirse a personas (tanto físicas, como jurídicas), cosas (entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones sociales, políticas, ...).

        • Selección:

        • Muestreo.

        • Cambio de soporte.

        • Propuesta de expurgo (Comisión Calificadora).

        • Actualización del estudio sobre accesibilidad.

        • Descripción

        • Resultados de la valoración.

        • Demandas de información de los usuarios.

          • Administración.

          • Ciudadanos.

          • Investigadores.

        • Difusión

        • Atención a las consultas de la Administración y ciudadanos.

        • Conservación

        • Edificio Adecuado.

        • Personal cualificado.

        • Medidas preventivas.

        • Transferencias al Archivo Histórico

        • Relación de Entrega e informaciones sobre la valoración en las fases anteriores.