Diseño organizativo de una empresa de repostería

Administración. Organización. Antecedentes. Organigrama. Reorganización. Muestra. Funciones. Planeación. Planificación. Gantt. Recogida de información. Cuestionarios. Encuestas. Informe. Directivos. Políticas. Puestos de trabajo. RRHH (Recursos Humanos). Formularios

  • Enviado por: CHIO
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 77 páginas
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DISEÑO DE UN SISTEMA ORGANIZATIVO

PARA LA REORGANIZACIÓN DE LA

SUCURSAL CANAL DE GARAY DE EL

GLOBO, S.A DE C.V.

México, 2004

ÍNDICE DE CONTENIDO

Introducción

Capítulo 1. Información general de la empresa

  • Antecedentes históricos de la empresa

  • Misión

  • Objetivos

  • Gama de productos

  • Organigrama

  • Funciones Generales

  • Capítulo 2 Planeación de la reorganización

  • Diagnóstico panorámico

  • La sucursal como área a reorganizar

  • Necesidad de efectuar la reorganización

  • Aceptación de la reorganización

  • Personal que efectuó la reorganización

  • Objetivos de la reorganización

  • Programación

  • Capítulo 3 Desarrollo de la reorganización

  • La muestra

  • Diseño de la técnica de recopilación de información

  • Cuestionario

  • Tabulación de la información

  • Análisis de la información

  • Capítulo 4. Presentación del diagnóstico a los directivos

    Capítulo 5. Diseño de un sistema organizativo

    Conclusiones

    Anexo 1. Cuestionario

    Anexo 2. Gráficas

    INTRODUCCIÓN

    En el crecimiento que ha tenido la empresa del globo en el ámbito de la administración podemos decir que en las sucursales se han notado carencias.

    Nuestro trabajo se basa en una de las sucursales, que esta ubicada canal de Garay donde se obtuvo información, en la cual la etapa de organización en la que se encuentra tiene serios problemas como son:

    **No cuenta con un organigrama bien estructurado

    **No cuentan con políticas bien estructuradas

    **El personal realiza trabajos que no le corresponden

    **Existe duplicidad de mando

    **Se pierde material o productos

    **Existe errores en el stock

    **A veces la cajera pasa por caja otro producto

    **La persona que pasa las existencias en el sistema se llega a equivocar

    **El personal paga el producto o material que llega hacer falta siendo o no el culpable de dicha perdida

    **El personal no sabe bien el análisis de puesto porque al realizarlo no sabían como contestar

    **El personal no sabe en que lugar se encuentra dentro de la organización

    Por consiguiente la poca importancia que se le ha dado a los problemas que presenta la organización ha llevado como consecuencias:

    **El trabajador realiza con disgusto sus actividades y por lo tanto llega a equivocarse

    **Al momento de preguntarle en donde se encuentra dentro de la organización, no sabe que contestar

    **El personal no tiene bien definida sus políticas

    **Existe distracción por parte del personal

    **Exceso de trabajo por unos cuantos

    **Existen quebrantamientos de la disciplina y numerosos conflictos.

    **Perdida de tiempo en localizar el producto

    **Perdida de tiempo den buscar cual fue el error y por lo tanto se descuida al cliente.

    Por ser problemas organizativos se optó en utilizar el método de la reorganización para poder localizar las necesidades que existen en la sucursal y confirmarlas por medio de técnicas de recopilación de información; de sus análisis y búsqueda de dar solución a los problemas se desarrolló el diseño de un sistema organizativo para el éxito total de toda la sucursal.

    Ventajas

    La especialización del personal hace aumentar la productividad de las actividades

    Mayor capacidad dentro del personal

    La seguridad del personal de poder contestar cualquier pregunta

    La disminución de la pérdida del producto

    La disminución de duplicidad de trabajo

    Saber con quien se debe dirigir cada persona

    Evitar errores, traspapeleo y pérdida de tiempo en el llenado de los formatos

    Desventajas

    Realizar una inversión inmediata en el diseño y aplicación del programa propuesto

    Origina resistencia al cambio por los ajustes realizados

    Si no se define adecuadamente el sistema puede fracasar

    El contenido de este trabajo consta de cinco capítulos, los cuales explican la aplicación del método de la reorganización, partiendo de la información de la empresa para poder llegar al mismo diseño.

    INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

  • ANTECEDENTES

  • EL GLOBO es una de las pocas empresas mexicanas que cuenta con más de 100 años de existencia. Esto habla de una gran estabilidad, lograda mediante el esfuerzo de varias generaciones de propietarios y empleados por mantener una gran calidad en sus productos y servicios en el ramo de la pastelería y panificación tal y como puede advertirse en la siguiente reseña histórica.

    EL GLOBO inició sus actividades en el año de 1884, en un edificio ubicado en las calles de San Francisco y Coliseo viejo, actualmente Madero e Isabel la Católica, en pleno centro de la Ciudad de México. Fue fundado por la familia Tenconi, de nacionalidad italiana.

    En sus inicios, EL GLOBO fue un salón de té al estilo europeo, en donde se servía la pastelería preparada por la familia. La sociedad de la Época acudía a EL GLOBO a saborear sus pasteles y bocadillos; también contaba con servicio de pastelería fina sobre pedido. El Éxito de EL GLOBO planteó la necesidad de traer de Europa un técnico especializado en pastelería. La familia Tenconi encarga esta tarea a uno de sus proveedores en Francia, y Éste invita al señor Giovanni Laposse a trabajar en México.

    El señor Giovanni Laposse nació en 1879 en Corio, Italia y desde muy joven aprendió el oficio de la pastelería. Se trasladó más tarde a Marsella, Francia, y fue ahí donde recibió la solicitud de la familia Tenconi para trasladarse a nuestro país.

    En 1900 el señor Laposse empezó a trabajar en la pequeña fábrica de EL GLOBO, que funcionaba todavía como salón de té-. Durante más de 10 años permaneció en el país y a la muerte de su esposa regresó a Italia. En su ausencia, EL GLOBO fue vendido a una familia de origen francés, de apellido Comell.

    Durante la revolución mexicana, EL GLOBO siguió funcionando como salón de té y, aproximadamente en 1918 ó 1919, cerró sus puertas.

    En 1923, el señor Laposse, nuevamente en México, por su propia iniciativa abrió una pequeña pastelería en la Av. Hidalgo, cerca del actual Palacio de Bellas Artes. Durante algún tiempo se le conoció como EL NUEVO GLOBO, pero la venta de sus productos se realizaba a través de un mostrador, ya no como salón de té. Los productos que se preparaban eran, sobre todo, de repostería fina estilo europeo y en cuanto a panificación se elaboraban solamente los brioches, las muselinas y el panettone.

    Hacia 1925, EL GLOBO se mudo a las calles de Abraham González y ahí permaneció cinco años aproximadamente, manteniendo la estructura y productos con que contaba en Av. Hidalgo.

    En 1930, EL GLOBO cambia sus instalaciones a la calle de Jalapa 100, en la Colonia Roma. Esta casa se adapta como fabrica y expendio.

    En 1960 se abre la sucursal de EL GLOBO, en uno de los primeros centros comerciales de la Ciudad de México, que se llamó Minimax; al cerrar éste, la sucursal se reubicó.

    En 1962 se abre la sucursal Aurrera Universidad y, al mismo tiempo, se inician las actividades de la planta de Av. Popocatépetl 526. El diseño de la fachada, a base de rombos, sirvió como emblema de la empresa durante mucho tiempo. La apertura de sucursales hizo necesaria la integración de maquinaria a la producción, aunque se seguía empleando gran cantidad de mano de obra artesanal.

    A partir de 1963 arranca propiamente el periodo de crecimiento de EL GLOBO.

    En este año se crea la sucursal Polanco, que se reubica al poco tiempo, en 1964 se abre Holbein, en '66 Lindavista, en '68 Lomas de Sotelo y Taxqueña.

    Durante los años 70's se abrieron tres sucursales, en los 80's diez, al finalizar esa década se tenían 19 tiendas.

    En los noventas se disparó el crecimiento de una manera formal, ya que durante esa década se abrieron 63 tiendas; en 1997 se inauguró en Toluca la primera sucursal en provincia, después fue Puebla, Cuernavaca, y en julio de 1998 se abrió la planta de Pastelería EL GLOBO en la ciudad de Guadalajara, en donde actualmente tenemos cinco sucursales.

    La década de los noventas, se caracteriza por una serie de sucesos que marcarán un cambio radical en la historia de la empresa.

    La primera parte de la década nos muestra un crecimiento acelerado, al lograr en 5 años 18 tiendas, un número igual al logrado en los 110 años anteriores. La crisis del 94 frena un poco el ímpetu de crecimiento y para finales del decenio, se avecinan eventos muy memorables.

    En Marzo de 1997, se abre la primera tienda fuera de la ciudad de México, siendo Toluca la ciudad escogida. Seguidamente se abren Puebla el 28 de julio, y Cuernavaca el 17 de diciembre.

    En mayo de 1998 la empresa deja de ser un ente familiar y se institucionaliza, convirtiéndose en una empresa pública, al comenzar a cotizar en la Bolsa Mexicana de Valores.

    Junio de 1998 una nueva etapa, al inaugurarse la planta de la ciudad de Guadalajara seguida de la apertura de 6 nuevas tiendas en esa urbe.

    Para Febrero de 1999, la expansión se dirige a la ciudad de Querétaro, con la apertura de la primera tienda en ese lugar, y en Mayo de ese mismo año, la empresa pasa a formar parte del GRUPO SANBORN'S quien le imprimirá una nueva tónica de crecimiento y modernización.

    Para el cierre de 1999, la empresa ya cuenta con 72 tiendas de formato tradicional, 3 unidades de un novedoso concepto llamado isla y 1 ubicación del concepto de cafetería.

    Con la llegada del nuevo milenio, el crecimiento sigue dándose en una forma rápida, y para Abril de 2001 EL GLOBO llega a la ciudad de León, Gto., para posteriormente en Noviembre de ese mismo año, inaugurar la sucursal de la ciudad de Aguascalientes.

    Para el primer semestre de 2002, se cuenta ya con una red que cubre 8 importantísimas ciudades y para fines de año, esperamos llegar a la tienda No. 100.

    La sucursal Canal de Garay se inauguró aproximadamente hace 4 años, con el objetivo de estar más cerca de los clientes.

    1.2 Misión

    Proporcionar a los clientes calidad en productos y atención personalizada, ofreciéndoles pan de repostería d e alta calidad y valor nutricional.

    1.3 Objetivos

    El principal objetivo del globo es estar siempre en la vanguardia en cuanto a la alta repostería e incrementar la producción de dichos productos. Otros objetivos también importantes son:

    Alcanzar, posesionarse en un mercado y la expansión ya que se esta abriendo sucursales en toda la republica.

    1.4 Gama de productos

    Pastel familiar, pastel estándar, varios, galletas pastas secas, merengues, pan, gelatina, dulcería, y varios productos como helados de temporada, leche, revistas, refrescos.

    A continuación se mostraran algunos de los productos que se venden en la tienda

    Botana Mexicana
    Descripción:
    Minibolillo con Chorizo, Telerita con Jamón, Hojaldra con Mole, Rollo de Carne, Bollito con Atún, Miniaborigen con Ensalada de Pollo.

    Petit Four de Frutas
    Descripción:
    Petit four de Zaramora o Frambuesa, Petit Four de Fresa, Petit Four de Crema de Chocolate, Petit Four de Kiwi, Petit Four de Piña y Cereza.

    Bocadillos Finos
    Descripción:
    Canasta de Queso Doble Crema y Pimienta, Tartaleta de Jamón, Canapé de Paté, Canapé de Queso Amarillo, Canapé de Salami Ahumado, Canapé de Jamón con Mostaza.

    Bocadillo Extra Finos
    Descripción:
    Tartaleta de Cangrejo, Canapé de Ostión Ahumado, Canapé de Caviar Rojo y Negro, Canastilla de Queso Roquefort, Canastailla de Queso Doble crema, Canapé de Salami Ahumado.

    Salón
    Descripción:
    Delicioso pastel de Chocolate embebido con jarabe marrasquino, relleno de crema de chocolate y avellana, decorado con crema ganache y esferas de chocolate

    Castellano
    Descripción:
    Delicioso pastel de nuez embebido con jarabe de ron y relleno de crema elaborada con nuez, chocolate de leche y crema pastelera. Decorado con una exquisita salsa de chocolate, nuez entera y trozos de chocolate amargo.

    Capuchino
    Descripción:
    Exquisito pastel de café. Compuesto de biscuit de café embebido en jarabe del mismo sabor con delicioso mousse capuchino, rodeado con soleta suave sabor café y decorado con crema chantilly y canela simulando la espuma del café capuchino.

    Mil Hojas Chantilly
    Descripción:
    Exquisito pastel de crujiente pasta hojaldrada y crema chantilly, decorado con aritos de hojaldre y espolvoreado con azúcar glass.

    1.5 Organigrama

    1.6 Funciones Generales

  • Observación del Gerente General

    • Control de Inventarios

    • Controla las asistencias de los empleados

    • Firma documentos de entrada y salida del producto

    • Realiza formatos para requisición de productos

    • Autoriza los descuentos

    • Observación de la Coordinadora

      • Realiza lo mismo que la gerente, pero los realiza en distinto horario

      • Observación de la Cajera

        • Registro del producto y cobro del mismo

        • Realiza inventarios de los productos que se encuentran en módulo y parte de diversos

        • Limpia el módulo antes y después de empezar a trabajar

        • Observación de las Demo vendedoras

          • Realizan inventarios antes y después de empezar a trabajar (pasteles, gelatinas, pan, regalos, etc.)

          • Limpia antes y después

          • Lava las charolas del pan

          • Observación del Panadero

            • Realiza inventarios

            • Limpia antes y después de trabajar

            • Realiza pan como: roscas de reyes, pan de muerto, empanadas, etc.

            • Observación del personal de limpieza

              • Limpia dentro y fuera de la sucursal

              • Observación del encargado de Almacén

                • No hay

                • Observación del Vigilante

                  • Se encarga de la seguridad del establecimiento

                  • Esta información se obtuvo mediante el siguiente cuestionario:

                    CUESTIONARIO

                    ¿Cuando se inauguro la sucursal?

                    Hace 3 años

                    ¿Cuál es la misión y la visión?

                    Proporcionar a los clientes calidad en productos y atención personal

                    Posesionarse en el mercado de pastelería

                    ¿Cuál es su objetivo?

                    Alcanzar, posesionarse en un mercado y la expansión ya que se esta abriendo sucursales en toda la republica

                    ¿Cuál es la gama de productos?

                    Pastel familiar, pastel estándar, varios, galletas pastas secas, merengues, pan, gelatina, dulcería, y varios productos como helados de temporada, leche, revistas, refrescos.

                    ¿Cómo se estructura el organigrama de esta sucursal?

                    ¿Cuál es su función?

                    Administrativo, control de producto entrada y salida y transferido, dinero cortes, cierros de depósitos, pedidos, califa asistencias, surtido de producto, pedido de la venta del día siguiente, verificar que no falte ningún producto, proveedores, recepción mercancía ajena, 2 entradas del globo y otra de proveedores.

                    ¿Cuál es la función de cada uno de los empleados dentro de la empresa?

                    Coordinadora.-

                    No califica asistencia, manda el producto en devolución, recibe el producto, depósito de panamericano, reportes y realice control de producto.

                    Cajera:

                    Se encargan de marcar el producto, función de vendedor, labor de venta y otorga el descuento

                    Vendedora:

                    Cambiar el pastel, poner el capacillo, moño, precio, detalles del producto, realiza el stock, verifica el numero de productos c/u tiene un repartidor en cada área. Cada área debe estar limpia.

                    Hornero:

                    Realiza productos que se elaboran en la pastelería y da toque final a los productos prefabricados.

                    Intendente:

                    Checar carolas, pinzas, fin de semana agrega globos para los niños y la limpieza general

                    ¿Cuáles son las políticas y regles d e la sucursal?

                    Reglas

                    Para la hora de tomar café son solo 15 minutos, consumir dos piezas de pan al día, atender a los clientes, uniforme limpio y completo, usar guantes para el contacto del producto.

                    Políticas

                    Seguir al pie de la letra todos los procedimientos, hacer un descuento, no dar salida a producto no justificado.

                    Se realizaron las siguientes observaciones:

                  • Observación del Gerente General

                    • Control de Inventarios

                    • Controla las asistencias de los empleados

                    • Firma documentos de entrada y salida del producto

                    • Realiza formatos para requisición de productos

                    • Autoriza los descuentos

                    • Observación de la Coordinadora

                      • Realiza lo mismo que la gerente, pero los realiza en distinto horario

                      • Observación de la Cajera

                        • Registro del producto y cobro del mismo

                        • Realiza inventarios de los productos que se encuentran en módulo y parte de diversos

                        • Limpia el módulo antes y después de empezar a trabajar

                        • Observación de las Demo vendedoras

                          • Realizan inventarios antes y después de empezar a trabajar (pasteles, gelatinas, pan, regalos, etc.)

                          • Limpia antes y después

                          • Lava las charolas del pan

                          • Observación del Panadero

                            • Realiza inventarios

                            • Limpia antes y después de trabajar

                            • Realiza pan como: roscas de reyes, pan de muerto, empanadas, etc.

                            • Observación del personal de limpieza

                              • Limpia dentro y fuera de la sucursal

                              • Observación del encargado de Almacén

                                • No hay

                                • Observación del Vigilante

                                  • Se encarga de la seguridad del establecimiento

                                  • PLANEACIÓN DE LA REORGANIZACIÓN

                                    2.1 Diagnóstico Panorámico

                                    Para determinar el diagnóstico panorámico, se realizaron dos visitas para observar el desarrollo y cumplimiento de actividades administrativas en toda la sucursal.

                                    En estas visitas se observó lo siguiente:

                                    • La administración es empírica

                                    • Duplicidad de funciones

                                    • Retraso en la realización de actividades

                                    • Exceso de carga de trabajo para la Gerente

                                    • Falta de conocimiento de la organización en la Sucursal

                                    • Falta de políticas bien definidas y reconocidas por los empleados

                                    • Organigrama mal estructurado

                                    • Roma de decisión con base a la Institución

                                    • La contabilidad se lleva interna y externa de la Institución

                                    • Los empleados no reconocen en qué parte del organigrama se encuentran

                                  • La sucursal como área a reorganizar

                                  • El personal solicitó que existiera una reorganización en su trabajo, pues existe la duplicidad de puesto, por lo cual ellos no están de acuerdo, porque no reciben ninguna gratificación por la doble actividad que realizan.

                                    2.3 Necesidad de efectuar la reorganización

                                  • La inconformidad de los empleados

                                  • La falta de conocimiento de las demás áreas

                                  • Improvisionalidad de actividades del personal

                                  • Los empleados reciben órdenes por dos personas

                                  • Los errores que llegan a cometer los mismos empleados

                                  • Falta de una organización formal

                                  • Aceptación de la Reorganización

                                  • El documento que se muestra en la siguiente página confirma su aceptación y continuidad de la reorganización en la sucursal.

                                  • Personal que efectuó la reorganización

                                    • Alberto Ríos Aidee

                                    • Camacho Silva Adriana

                                    • Ruiz Gordillo Rocío

                                  • Objetivo de la reorganización

                                  • Para la realización de la investigación se plantearon los siguientes objetivos:

                                    • Establecer un control de las actividades que realiza el personal

                                    • Especificar claramente las actividades del personal

                                    • Disminuir las funciones excesivas con algunos empleados

                                    • Evitar la pérdida de producto

                                    • Mejorar aprovechamiento de personal

                                    • Estructurar el organigrama y políticas

                                  • Programación

                                  • El periodo que comprende la Gráfica de Gantt para el desarrollo de la reorganización, fue del mes de mayo hasta la primera semana del mes de junio del año en curso

                                    Actividades

                                    1er semana de mayo

                                    2a semana de mayo

                                    3a semana de mayo

                                    4a semana de mayo

                                    1a semana de junio

                                    2a semana de junio

                                    Diagnóstico panorámico de la organización actual

                                    Estimado

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Real

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Alcance

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Necesidad de efectuar una Reorganización

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Aceptación de la decisión de reorganizar

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Determinar quien debe manejar la reorganización

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Determinar los objetivos del estudio

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Programación

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    La muestra

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Diseño de las técnicas de recopilación de información

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Tabulación de la información

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Análisis y evaluación de la información

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Presentación del diagnóstico a los directivos

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Diseño de la organización propuesta o modificación a la existente

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Ejecución

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    Vigilancia sobre las modificaciones

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                     

                                    GRÁFICA DE GANTT

                                    DESARROLLO DE LA REORGANIZACIÓN

                                  • La muestra

                                  • La muestra considerada para la recopilación de la información es de 16 trabajadores que con forman la sucursal.

                                  • Diseño de la técnica de recopilación de información

                                  • Para verificar las necesidades que se presentan en la sucursal, se eligió la siguiente técnica de recolección de información

                                  • Cuestionario

                                  • Se diseñó un cuestionario de 9 preguntas, las cuales fueron estructuradas conforme a los problemas detectados en la sucursal

                                  • Entrevista

                                  • Conforme al diseño del cuestionario se realizaron entrevistas a todos los empleados de la sucursal

                                  • Observación

                                  • Se observó a los empleados sin interrumpir sus actividades cotidianas con el fin de detectar la necesidad de una reorganización

                                  • Análisis de documentos

                                    • Falta de organización estructurada

                                    • Análisis de puesto

                                    • Cuadros de distribución de trabajo

                                  • Tabulación de la información

                                  • En el cuadro No.1 se tabulan los resultados obtenidos de los cuestionarios aplicados a los trabajadores

                                  • Análisis de la información

                                  • En el anexo 2 se muestran las gráficas de cada una de las respuestas obtenidas de los cuestionarios, expresadas en porcentaje para una mejor interpretación de las mismas. Así mismo, se hace un análisis de cada pregunta.

                                    A continuación se listan los resultados generales del análisis de las gráficas, que permiten detectar los problemas organizativos en el desempeño de las actividades de la sucursal.

                                    Cuadro 1

                                    CUESTIONARIO

                                    1.- usted ¿tiene definido el grado de responsabilidad y autoridad de las actividades que realiza?

                                    ( ) Si

                                    ( ) No

                                    2.- son de su conocimiento todas las funciones y obligaciones que debe desempeñar dentro de su puesto

                                    a) continuamente

                                    b) regularmente

                                    c) ocasionalmente

                                    d) nunca

                                    3.- en algún momento allegado hacer el trabajo que le corresponde a otro

                                    a) continuamente

                                    b) regularmente

                                    c) ocasionalmente

                                    d) nunca

                                    4.- en algún momento usted llega a recibir órdenes de dos o más personas

                                    a) continuamente

                                    b) regularmente

                                    c) ocasionalmente

                                    d) nunca

                                    5.- para tomar una decisión sobre sus actividades consulta a otras personas

                                    a) continuamente

                                    b) regularmente

                                    c) ocasionalmente

                                    d) nunca

                                    6.- en algún momento a tenido pérdida de materia prima o producto

                                    ( ) Si

                                    ( ) No

                                    7.- para registrar las actividades como la entrega de materia prima, ¿llena formas?

                                    a) continuamente

                                    b) regularmente

                                    c) ocasionalmente

                                    d) nunca

                                    8.- a que cree que se deba dichas perdidas

                                    9.- que problema existe dentro de esta organización y cual te gustaría cambiar

                                    PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LOS DIRECTIVOS

                                    INFORME DE LA REORGANIZACIÓN EN LA

                                    SUCURSAL

                                    CANAL DE GARAY DE EL GLOBO, S.A

                                    ÍNDICE DE CONTENIDO

                                  • Carta de Presentación …………………………………………………………………………………………1

                                  • Objetivo………………………………………………………………………………………………………………..…2

                                  • Limitaciones ……………………………………………………………………………………………………………3

                                  • Descripción de la reorganización ………………………………………………………………………..4

                                  • Propuesta ……………………………………………………………………………………………………………….5

                                  • Recomendaciones a seguir para el uso del informe …………………………………………..7

                                  • CARTA DE PRESENTACIÓN

                                  • Objetivo

                                  • Informar completa y detalladamente el desarrollo de la reorganización en su empresa dentro de las áreas de la sucursal; notificando metodológicamente sus problemas organizativos obtenidos, así como la propuesta, para que le permita tomar la decisión, evaluando sus ventajas y desventajas.

                                    3. Limitaciones

                                    Durante el desarrollo de las indagaciones y posterior seguimiento, se presentaron ciertas dificultades que indirectamente afectaron la diferencia de la investigación, las cuales están representadas por lo siguiente:

                                    • Poca disposición al proporcionarse información que requeríamos, y que se consideraba como confidencial.

                                    • Por cuestiones de tiempo y las actividades de los empleados de la empresa, se cancelaron algunas de las citas que se habían programado para realizar la investigación.

                                    • En lo que respecta al restado de ánimo de los trabajadores con quienes conversamos, estos fueron muy concretos en sus respuestas, ya que por cuestiones de trabajo, no podían descuidar sus actividades.

                                    • La empresa tuvo un cambio e anaqueles, lo cual trajo la desatención parcial de los trabajadores hacia nosotros.

                                    Estas desavenencias no impidieron que se lograra el objetivo final, de la investigación.

                                    4. Descripción de la reorganización

                                    Negociando con usted la posibilidad de aplicar el método de la reorganización en su empresa y obteniendo la autorización en efectuar dicho método, se dispuso visitar la empresa con la finalidad de observar su situación actual en asuntos organizativos dentro de los cuales encontramos:

                                    • Improvisación de actividades en el personal

                                    • Falta de especificación de las funciones

                                    • Grado de autoridad y responsabilidad indefinidos

                                    • Indefinición de políticas y reglas para el manejo de la materia prima

                                    • Los trabajadores reciben órdenes por dos o más personas

                                    • La solicitud de requerimiento se materia orina, en ocasiones, se hace verbalmente

                                    • Ausencia de registros en el control de stock de materia prima

                                    • Desconocimiento de información del material

                                    • La materia prima no tiene un lugar de acomodo.

                                    Los problemas organizativos con más regularidad se presentan en el almacén, lo cual fue importante para determinarlo como el área a reorganizar y el cual usted aceptó; dado que lo que allí suceda repercutirá en toda la empresa.

                                    La población seleccionada para aplicar la investigación se integró con los catorce trabajadores que componen la plantilla del almacén. Para identificar de manera cuantitativa los problemas de esta área, se utilizó un cuestionario de 14 reactivos con una combinación de preguntas dicotómicas y de opción múltiple.

                                    La recopilación y análisis de nuestra investigación delimitó los problemas que tiene el almacén, tales como son:

                                    • Existe duplicidad de puesto

                                    • Las actividades de cada trabajador bien definidas

                                    • Desconocen el procedimiento para llevar u control del material.

                                    • Los trabajadores reciben órdenes de más de dos jefes

                                    • Desorden en la información de solicitantes de material y recibimiento del proveedor

                                    • No tienen un conocimiento claro sobre el llenado de los formatos

                                    • Existen pérdidas del material

                                    • Existe poca especialización ya que las actividades no están bien definidas.

                                    • La actividad y lugar de trabajo de los subordinados se modifican continuamente.

                                    • Una gran cantidad de trabajadores desconocen a qué jefe deben obedecer

                                    • La delegación es incompleta debido a que no se otorga la autoridad para hacerse observada en las actividades del personal.

                                    • El surtido de pedidos se efectúa con varios días de retraso.

                                    • Alta duplicidad de actividades

                                    • Alto índice de traspapeleo de documentos

                                    • Desconocimiento de políticas y reglas dentro de la sucursal

                                    • Desconocimiento sobre el organigrama

                                    • Existe distracción de parte de los empleados, puesto que se pierde el producto.

                                    5. Propuesta

                                    Con resultados de la investigación se determinó que hay una necesidad de describir las actividades dentro de la sucursal en forma detallada y de manera formal, a fin de evitar la duplicidad de puesto y pérdidas del producto mediante el:

                                    Diseño de un sistema organizativo para la división del trabajo

                                    Ventajas:

                                    • Delimitar funciones, actividades y responsabilidades

                                    • Llevar el control detallado de entradas y salidas por medio de los formatos, evitando robo y pérdida

                                    • Se tendrá mayor rapidez para entregarla

                                    • Se logrará agilizar y facilitar el manejo de la información

                                    • Disminuirá la elevación de costos

                                    • Las políticas y reglas dan a conocer a los trabajadores el régimen en el cual laborarán durante el procedimiento a seguir

                                    • Se logrará un mejor acondicionamiento del área donde se almacena el material permitiendo mayor seguridad el entregarlo

                                    • Servirá como guía para la capacitación del nuevo personal

                                    • Se establecerá el flujo de autoridad y responsabilidad de los trabajadores

                                    • Las políticas y reglas son el medio para llevar a cabo acciones que permitan obtener los resultados deseados

                                    • Brindará un mejor flujo de comunicación entre los distintos departamentos

                                    Desventajas:

                                    • Apatía y resistencia al cambio de los trabajadores hacia el ordenamiento de las actividades

                                    • Si no se someten a una revisión periódica corre el riesgo de llegar a ser obsoleto

                                    • Existirá un descontrol momentáneo en su aplicación

                                    • Su aplicación no se realice en el momento adecuado.

                                    Recomendaciones a seguir para el uso del informe

                                    Con el propósito de agilizar el diseño del sistema administrativo de la sucursal, se recomienda seguir las siguientes indicaciones:

                                    ** Tome en cuenta que lo planteado fue resultado de la información que se obtuvo en la empresa.

                                    ** Revisar detalladamente el presente documento ya que su decisión es la más importante

                                    ** Informarle a todo el personal involucrado de la reorganización y discutir todos los puntos

                                    ** Consultar a los responsables de esta investigación en caso de cualquier duda o sugerencia

                                    **Solicitar la petición oportuna para la realización de la propuesta deseada.

                                    DISEÑO DE UN SISTEMA ORGANIZATIVO PARA LA SUCURSAL

                                    EL GLOBO, S.A

                                    SISTEMA ORGANIZATIVO PARA LA REORGANIZACIÓN DE LA SUCURSAL

                                    México, 2004

                                    Índice de contenido

                                    Introducción 1

                                    1.- objetivo 2

                                    2.- políticas y reglas 3

                                    3.- descripción de actividades 4

                                    4.- diagrama de flujo 6

                                    5.- formatos e instrucciones de llenado 10

                                    Introducción

                                    En este sistema se encuentran documentados los lineamientos a seguir para que el trabajador realice, el manejo de sus actividades y la requisición de material o productos que requiera.

                                    Se establecen políticas y reglas que se deben cumplir con el propósito de lograr la uniformidad dentro de la organización. Por otra parte, se describe y esquematiza en forma detallada las actividades correspondientes a todas las áreas que se encuentran dentro del a sucursal. Además, presentan los formatos a utilizar y el instructivo de llenado para el completo control de la materia prima y del producto.

                                    Este sistema beneficiara a todas las áreas de la sucursal, por que en ella intervienen todas y cada una de la misma.

                                    Las cualidades antes mencionadas, en su conjunto, están diseñadas para su adecuada y rápida implantación, además de ser un sistema sencillo y práctico.

                                    1.-Objetivo

                                    Proporcionarle una guía a cada uno del personal involucrado de la sucursal con el propósito que desaparezcan todos los problemas que existen.

                                    2.- Políticas y reglas

                                    El cliente tiene la razón

                                    Con la finalidad de que el personal permanezca se aumentara 2 días de vacaciones por cada año

                                    Será considerado el empleado del mes el que devuelva cuando menos un pastel

                                    Mantener limpio el área de trabajo para la aceptación del público

                                    Agradarle al cliente y que se sienta como en casa

                                    Llenar los formatos con letra de molde y legible

                                    Usar tinta negra

                                    Ningún trabajador podrá tomar material o producto sea quien sea sin previa requisición

                                    No platicar en horas de trabajo

                                    Se deberá tener el 100% de atención en horas de trabajo

                                    Especificar el tiempo a la persona solicitante, de la entrega de productos por parte del proveedor.

                                    Preferentemente al entrega de productos cotejar sus cantidad y características de la misma.

                                    A la entrega de los stocks cotejar inmediatamente y detalladamente de los productos que se están entregando, mediante sistemas y físico.

                                    Cumplir con las metas de venta

                                    Cumplir con los procedimientos planteados

                                    Dirigirse con la coordinadora, y esta a su ves se lo comunicará a la gerente

                                    Realizar su trabajo, no metiéndose en espacios de los demás

                                    Mantener la comunicación de cualquier problema directamente con el jefe inmediato

                                    Solicitar permisos de 3 a 2 días con anticipación del día solicitado

                                    La cajera suplente estará preferentemente por los menos 2 días en caja

                                    Todas las vendedoras cambiarán de módulo cada semana

                                    Tener la menor cantidad posible de consumo en devolución

                                    Mantener la sucursal limpia

                                    Preferentemente atender Áreas que le correspondan.

                                    Al tener 3 faltas injustificadas o entrar con 2 horas después sin justificar se le sancionará, directamente en la matriz

                                    Todas las acciones deberán estar justificadas

                                    Podrán tener descuento de hasta el 10% los trabajadores el grupo CARSO (SEARS, SANBORNS).

                                    A los empleados de la pastelería se les realizará el 30% de descuento en pastelería, 20% en pan, en gelatina el 15% y el 10% de descuento en dulcería

                                    A los clientes especiales con carta de felicitación se les realiza el 10% de descuento en pasteles.

                                    Puntualidad

                                    Portar el uniforme dentro de la empresa

                                    La higiene personal es fundamental en todo el personal.

                                    Permanecer en su área de trabajo

                                    Ningún trabajador podrá tomar ninguna clase de producto sin previa requisición

                                    Registrar los formatos con letra de molde , legible y con tinta negra

                                    DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

                                    GERENTE

                                    Objetivo: Mantener a la sucursal en los 1os lugares de repostería, con una organización adecuada y estabilizada.

                                    Cajera

                                    Vendedoras

                                    Proveedores

                                    Gerencia

                                    Fábrica

                                    11) Realizar los cobros

                                    3) Recibir stock

                                    9) Recibir pedido

                                    1) Abrir la sucursal

                                    2) Otorgar los stocks a los vendedores

                                    4) Verificar los resultados de los inventarios

                                    5) Realizar pedidos de los productos faltantes

                                    6) Realizar el pedido de productos de proveedores

                                    10) Autorizar apertura de caja

                                    12) Verifica Que el personal cumpla con las políticas y reglas

                                    13) Contar asistencias para la nómina

                                    14) Realizar una meta para la venta de productos

                                    15) Recibir stock final y contabilizar

                                    16) Cerrar sucursal

                                    7) Recibir pedido

                                    COORDINADORA

                                    Objetivo: mostrar todas las actividades que debe cumplir en toda la sucursal, para que no realice actividades que no le correspondan


                                    Gerente

                                    Demo vendedoras

                                    Cajera

                                    Intendente

                                    Hornero

                                    Proveedor

                                    Coordinación

                                    1.-abre la sucursal

                                    2.-