Diseño de bases de datos

Informática empresarial. Administración bases de datos. Organigramas. Asambleas de asociación. Propuesta del diseño. Uso. Programa utilizado

  • Enviado por: Jorge
  • Idioma: castellano
  • País: Panamá Panamá
  • 31 páginas
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIRIQUÍ

VICE RECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

FACULTAD DE ECONOMÍA

SEMINARIO DE SEIS CRÉDITOS

ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS

DISEÑO DE BASE DE DATOS

PARA PREESCOLAR LAS ESTRELLITAS - DAVID

FACILITADOR:

PARTICIPANTE:

MONOGRAFÍA FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE LICENCIATURA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL

JULIO DE 2009

DEDICATORIA

Con toda mi fe y esfuerzo primero que nada le dedico esta labor a mi Dios que siempre me guía y me la sabiduría a mis padres y a las personas que han colaborado...

Agradecimiento

A Dios por darme la Vida, por poner en el camino a personas lindas y maravillosas y por las bendiciones y los regalos que recibo días tras días.

A mi FAMILIA, por sus consejos y apoyo incondicional, con la mayúscula que se han ganado, cada uno de ellos por estar conmigo en los momentos difíciles de mi vida, por dedicarme momentos de paz en la elaboración de esta monografía.

Índice

Tabla de contenido

Introducción 6

Objetivo general 7

Objetivo especifico 7

Delimitación de la Investigación 8

Limitaciones y restricciones 8

RESEÑA HISTÓRICA 9

Objetivo de la Institución 9

Misión 10

Visión 10

ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA 11

LAS ESTRELLITAS 11

ASAMBLEA DE ASOCIACION 11

CONSEJO DIRECTIVO 11

DIRECCIÓN 11

PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO 11

PERSONAL ADMINISTRATIVO 11

ALUMNOS 11

PERSONAL DOCENTE 11

ANTECEDENTES 12

Concepto: 12

Herramientas: 15

Ventajas 16

Desventajas 17

PROPUESTA DE DISEÑO DE BASE DATOS 18

Supuestos Generales 19

Presentación de Propuesta de la base de datos 19

Usos de la base da Datos 19

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS 21

PROGRAMA UTILIZADO 22

CREACIÓN DE LA BASE DATOS 23

Detalle de entidades, atributos y relaciones 28

CONCLUSIONES 30

RECOMENDACIONES 31

BIBLIOGRAFÍA 32

INTRODUCCIÓN

Mi dedicación en el campo de la computación como estudiante de informática, en el interés y curiosidad de programas, me ha hecho sentir la necesidad de laborar y escoger esta monografía de base de datos relacional, con el fin de contribuir al proceso de enseñanza propio y de otros interesados en el área de informática. Con todo mi esfuerzo y dedicación, he enlazado mis conocimientos académicos, con el propósito de que este proceso cada vez más eficiente y a la vez este más a tono con las nuevas técnicas y con las exigencias del medio ambiente.

Me he propuesto que esta monografía sea práctica, visual y concreta que teórica, con el fin de facilitar la comprensión del uso de base de datos de una manera más amena, interesante y sencilla.

En este trabajo final, verán la creación de una base de datos relacional con todos los datos suministrados por una empresa como su reseña histórica, objetivos, misión y visión, y un organigrama, datos personales e interconsultas, a fin de que los dueños de la empresa o usuarios autorizados mantengan esquematizados documentos importantes ofreciendo mayor facilidad y organización en su búsqueda e investigación.

Objetivo general

Registrar los datos priorizados en la base de datos del Preescolar Las Estrellitas para facilitar al investigador una obtención fácil y rápida

Objetivo especifico
  1. Crear una base de datos para organizar documentos importantes de forma esquematizada
  2. Coordinar, monitorear y poner en ejecución el programa en diversas empresas
  3. Apoyar las acciones que los dueños de la empresa desean alterar.
Delimitación de la Investigación

La investigación tiene unas fases cuyo desarrollo comprende un período de unos 4 meses, se inicia en Abril de 2009 y finalizará en Agosto de 2009, como lo señala el reglamento.

Limitaciones y restricciones
  • La obtención de datos escasos ofrecidas por la empresa por la confiabilidad hacia los estudiantes
  • La falta de dinero para transporte investigación, entre otros.
  • El tiempo dedicado a la ejecución de la monografía por responsabilidad ya obtenidas, como trabajo y familia.
Reseña histórica

Hace 5 años, un grupo de personas graduadas en estimulación temprana tuvo la iniciativa de crear el centro preescolar al cual, le pusieron el nombre de Las Estrellitas, debido a que en este centro los niños que se matricularan serian especiales.

Actualmente el preescolar brinda atención a niños de nivel primario de apresto.

Los niños reciben clases de informática con conexión a internet, inglés, valores, educación física, españolcada uno con su maestro particular. Se brinda atención a niños con necesidades especiales y discapacidad.

Se realizó un cambio y la escuela ofrece un servicio de guardería para los padres de los niños que trabajan en el turno matutino.

Objetivo de la Institución

Optimizar el uso de la infraestructura para mejorar la imagen de la escuela y brindar servicios de calidad.

Misión
  1. Formar a nuestros estudiantes con una oferta educativa de vanguardia proyectada hacia el futuro, para hacer de ellos profesionales y ciudadanos responsables, capaces de atender de forma eficaz todos los aspectos de actividad humana en un contexto globalizado y de cambio.
  2. Contribuir a proteger los valores sociales proporcionando perspectivas criticas y objetivas con opciones estratégicas para el fortalecimiento de nuestra sociedad y sus valores éticos.
Visión

Hacer de la escuela una entidad educativa líder en la formación integral de profesionales de cultura humanística y científica con capacidad para desempeñarse eficaz, eficiencia y cualitativamente, en los campos sociales, laboral, e investigativo, nacionales e internacionales.

ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA

Organigrama Estructural

LAS ESTRELLITAS


ASAMBLEA DE ASOCIACION


CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN


PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO


PERSONAL ADMINISTRATIVO
ALUMNOS
PERSONAL DOCENTE


ANTECEDENTES

Crear una base de datos que contenga información para el preescolar Las Estrellitas.

Concepto:

Las Bases de Datos y su tecnología están teniendo un impacto decisivo sobre el creciente uso de los computadores. No es exagerado decir que las bases de datos desempeñaran un papel crucial en casi todas las áreas de aplicación de los computadores, como los negocios, la ingeniería, la medicina, el derecho y la educación por mencionar solo una cuantas. El termino base de datos en tan común que debemos comenzar por definir que quiere decir. (8)

Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con cierto significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede considerarse propiamente una base de datos.

Estos conjuntos de ficheros interrelacionados, con estructuras complejas y compartidos por varios procesos de forma simultánea (unos on-line y otros por lotes), recibieron al principio el nombre de Data Banks, y después, a inicios de los años setenta, el de Data Bases. Aquí los denominamos bases de datos (BD). (2)

Una base de datos es un conjunto de herramientas que permiten gestionar información relacionada con un tema determinado, en forma de tablas.

Las Bases de Datos son programas que administran información y hacen más ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar, es el método preferido para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario, hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas utilizan tecnología de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron. (1)

Desde la realización del primer modelo de datos, pasando por la administración del sistema gestor, hasta llegar al desarrollo de la aplicación, los conceptos y la tecnología asociados son muchos y muy heterogéneos. Sin embargo, es imprescindible conocer los aspectos clave de cada uno de estos temas para tener éxito en cualquier proyecto que implique trabajar con bases de datos. (1)

Sus características pueden ser ventajosas o desventajosas: pueden ayudarnos para almacenar, organizar, recuperar, comunicar y manejar información en formas que serían imposibles sin los computadores, pero también nos afecta de alguna manera ya que existen enormes cantidades de información en bases de datos de las que no se tiene control del acceso

Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información, con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o distribuirla en formas diversas

Herramientas:
  • Tablas: Forman la estructura para la organización de los datos.
  • Consultas: Permiten responder a preguntas sobre los datos almacenados.
  • Formularios: Permiten una visualización de los datos, es más selectiva y eficaz que la tabla.
  • Informes: Impresos de los datos ordenados.
Ventajas

El programa de Microsoft. El gestor de bases de datos Access.

Como primera ventaja de este programa es su facilidad de manejo. Access como otros programas contiene una serie de asistentes para facilitar la confección de consultas, formularios e informes. Se puede por ejemplo crear bases de datos de una forma simple solamente escogiendo la opción de crear nueva base de datos y en la pestaña de 'Bases de datos' tenemos asistentes para crear desde una base de datos para organizar discografías o bibliotecas hasta una base de datos para llevar la contabilidad u organizar datos importantes referentes a una empresa, como es el caso presentado en esta monografía.

Otra de las ventajas con la que contamos en el programa Access es que al ser de Microsoft se fusiona bien con el programa Excel y se puede intercambiar datos entre las dos aplicaciones de una forma fácil y segura.

A parte de esto, Access está muy extendido y lo tienen en casi todas las empresas, que pagan la licencia de Microsoft Office. (4)

En resumen pienso que la mejor de las ventajas es su facilidad de uso ya que se pueden hacer consultas, crear formularios, hacer informes de una forma muy rápida y con posibilidad de guardarlas para utilizarlas en próximas ocasiones y no tener que repetir la operación.

Desventajas

Como desventaja si la base de datos se desconfigura se pierden las tablas, formularios, informes y programación, tornando difícil su recuperación.

Por otro lado, este programa es muy lento para bases de datos muy grandes.

Se sabe que el programa además de ser bueno, ahorra trabajo y aunque es un poco inseguro en red, tiene la posibilidad de crear las tablas en otro gestor (como por ejemplo SQL) y vincularlas a Access de manera que si se produce un error y estamos en ese 5% temido las tablas quedan intactas.

PROPUESTA DE DISEÑO DE BASE DATOS

Con los métodos que se han expuesto, el diseño de una base de datos relacional a seguir, puede crearse tomando como punto de partida la observación de la Escuela en estudio, dando lugar a un conjunto de esquemas de relaciones, que contengan los atributos y sus restricciones. Por otra parte, el diseño de recopilación y análisis de requerimientos que necesitamos. Ya que tratamos de conocer las expectativas de la escuela sobre la base de datos. Para ello, se identifican los grupos de usuarios reales y posibles y las áreas de aplicación, se revisa la documentación existente, se analiza el entorno operativo y los requerimientos de procesado, Para todo ello existen técnicas formalizadas de especificación de requerimientos.

Supuestos Generales

El diseño y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la tarea del manejo de información, brindándole a los usuarios y dueños de la información la capacidad de tener buena información en el momento preciso para la toma de decisiones.


Presentación de Propuesta de la base de datos

El sistema trabajará de una forma rápida y eficaz de acuerdo a las necesidades, cumpliendo con lo ya expuesto, logrando así sus objetivos principales.

Usos de la base da Datos

Los Alumnos de la escuela son las principales entidades de esta base de datos ya que resulta muy importante que la información sobre estas sea accesible y fácil de manejar.

A la hora de diseñar mi base de datos, formulé estas cuatro preguntas:

  • ¿Qué información necesito de cada tipo de Estudiante o Entidad?
  • ¿Cómo quiero extraer la información una vez introducida?
  • ¿Qué campos serán libres y qué campos obligarán a elegir entre varias opciones (campos cerrados)?
  • ¿Cuáles serán las opciones de cada uno de los campos cerrados?

Ya que teniendo las cosas claras estos puntos, ahorraré mucho esfuerzo posterior en reformas continuas de la base de datos.





DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

En este diseño y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la tarea del manejo de información, brindándole a los usuarios y dueños de la información la capacidad de tener buena información en el momento preciso para la toma de decisiones.

Este trabajo, tiene como objetivo, tal y como se verá durante su desarrollo, recabar la información necesaria para elaborar un modelo de base de datos relacional que le permita a la escuela manejar los datos relacionados con estudiantes, matriculas, cursos y notas de manera confiable.

Para realizar el diseño se sabe que:

  • Los alumnos es por su número, nombre, , y el curso al que asisten a clase.
  • Dichos alumnos realizan 4 tipos de pruebas a lo largo del curso académico.
PROGRAMA UTILIZADO

El programa utilizado para la confección de la base de datos utilizado es Microsoft Office Access 2007 ya que incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudaran a comenzar a realizar el seguimiento de la información, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades de esta.

CREACIÓN DE LA BASE DATOS

La creación de la base datos en Microsoft Access 2007 ya que en esta plataforma vamos a trabajar nuestra monografía (5)

Ilustración 1 Creación de las tablas

Como ven hemos creado la base de datos donde tenemos las tablas de la escuela

Diseño de las tablas de la Base de Datos

Ilustración 2 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Calificaciones

DISEÑO DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS

Ilustración 3 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Estudiantes

Ilustración 4 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Materias

Ilustración 5 Diseño de las Relaciones

En el diseño de las relaciones de las tablas se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Ilustración 6 Consulta del promedio

En esta consulta de acción permite realizar cambios de los datos almacenados en la tabla de calificación. Así como la suma de las cuatro notas bimestrales de los estudiante en la cual se uso el generador de expresiones para realizar la consulta de las promedio “Nota Final: ([BimestreI]+[BimestreII]+[BimestreIII]+[BimestreIV])/4” que a su vez realiza automáticamente la consulta sql dando final esta “SELECT Calificaciones.Cedula, Estudiantes.Nombre, Estudiantes.Apellido, Estudiantes.Nivel, Materia.Materia, Calificaciones.BimestreI, Calificaciones.BimestreII, Calificaciones.BimestreIII, Calificaciones.BimestreIV, ([BimestreI] + [BimestreII] + [BimestreIII] +[ BimestreIV])/4 AS [Nota Final]

FROM Estudiantes INNER JOIN (Materia INNER JOIN Calificaciones ON Materia.MAteria = Calificaciones.MAteria) ON Estudiantes.Cedula = Calificaciones.Cedula;”

Ilustración 7 Formulario de Estudiantes

Se diseño un formulario para introducir y modificar los datos generales de los estudiantes de una forma más “amable” y cómoda, ya que tiene la ventaja de mostrar dos tablas de estudiantes y calificaciones.

Ilustración 8 Formulario de Promedio

En este formulario es en donde se ejecuta la consulta, la suma de la nota fina

Ilustración 9 Informe de los Estudiantes

En este informe generado de la consulta promedio es en donde se imprime todas las notas de los estudiantes y la información general del estudiante.

Detalle de entidades, atributos y relaciones

Entidad

Atributos

Relacionada con

Estudiantes

Cedula*

Nombre

Apellido

Edad

Dirección

Nombre Acudiente

Apellido Acudiente

Teléfono Residencial Acudiente

Teléfono Móvil Acudiente

Datos Adjunto

Cedula

Calificaciones

Cédula *

Materia

Materia

Bimestre I

Bimestre II

Bimestre III

Bimestre IV

Nota Final

Cédula

Materia

Materia*

Español

Informática

Ingles

Educación Física

Valores

Materia

* Clave Principal

CONCLUSIONES

Satisfacer al usuario en lo que requiera y que pueda desempeñar sus labores más ágiles.

Además de ayudar a la escuela a organizar de una manera esquematizada los datos importantes todos sus estudiantes, colaboradores, docentes y comisión directiva.

El programa base de datos, facilita la búsqueda de cualquier documento solicitado por el personal autorizado por la empresa.

Ayuda a los profesores, personal administrativo y padres de familia en la organización e investigación de materias, calificaciones, entre otros datos suministrados por la empresa.

Muestra a las diferentes instituciones la importancia de este programa y asì divulgar el trabajo realizado.

RECOMENDACIONES

Considero de suma importancia ofrecer algunas recomendaciones e indicaciones respecto al uso de la base de datos con el fin de que se obtenga el mayor beneficio posible.

Como programa de base de datos, cuya actividad básica es de recolectar datos para organizarlos, reconociendo que las personas deben conocer el contenido del área que se va a trabajar. Ya que se le dará un manual de usuarios para cuando se le presente un problema con la base de datos

Es indispensable utilizar toda la imaginación para llamar la atención del comprador.

Hacer copias de seguridad para evitar la pérdida de tablas, formularios, informes y programación, al desconfigurarse el programa

BIBLIOGRAFÍA
  1. AULACLIC, La biblia de Access 2007, pp 8-13(unidad II); pp 3-6 (unidad III).
  2. CAMPS PARE, Rafael, CASILLAS SANTILLAN Luis, et al, Software Libre, Barcelona, Eureca Media, mayo 2005, pp 5-7.
  3. Escuela Las Estrellitas, David
  4. http://www.uv.es/marjoari/pfc/html/node17.html
  5. http://www.youtube.com/watch?v=Rdz2TajBqF0
  6. http://www.areaint.com/access7a.htm
  7. http://www.aulaclic.es/access2007/t_10_1.htm
  8. ELMASRI / NAVATHE, SISTEMA DE DASE DE DATOS , CONCEPTOS FUNDAMENTALES, Segunda Edición