Descripción y análisis de cargos en una empresa

Empresas. Recursos Humanos. Personal. Gerencia. Analista contable. Auditoría. Organigrama

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  • Idioma: castellano
  • País: El Salvador El Salvador
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DESCRIPCION DE CARGO

Nombre del cargo: Jefe Departamento de Auditoria

Fecha: 18/07/2008

Gerencia: Gerente General

Subgerencia

Área: Auditoria Interna

Propósito Principal del Cargo:

Liderar, dirigir y orientar a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades. Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria. Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades, para proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno salvaguardando el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas, tomando decisiones inmediatas en los casos que sean necesarios.

Funciones Principales del Cargo:

1.- Administrar y supervisar los recursos entregados para el buen funcionamiento del Departamento.

2.- Planificar, organizar y dirigir las normas a seguir para alcanzar los objetivos de la Gerencia.

3.- Asesorar al Gerente General

4.- Representar e informar en las juntas de accionistas al Gerente General en Cuestiones de Auditorias realizadas dentro de la Empresa.

5.- Establecer, controlar e instruir sobre las normativas a seguir en el Departamento de Auditoria para alcanzar los objetivos de la Empresa

6.- Examinar y evaluar crítica, sistemática y permanente la eficacia del sistema de control interno de cada Departamento y Programas sujetos a análisis, para determinar el grado de confiabilidad, exactitud y validez.

Indicadores de Logro

1.- Alcanzar, lograr y obtener una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, para hacer una evaluación de los principales riesgos que presenta cada departamento dentro de la empresa.

2.- Proporcionar, proveer y suministrar los datos necesarios para hacer más efectiva y eficiente las operaciones proporcionando confiabilidad de la información administrativa, operacional y financiera que se le está presentando.

Interacciones (Internas/Externas)

Internas: Comunicación con el Gerente General en materia de acciones de auditoria y entre los subordinados, evitando así interferencias y distorsiones en el proceso comunicativo.

Externas: En caso de ser necesario tendrá que ser capaz de apoyarse de gente externa, debido a que como sus subordinados también pertenecen a la misma empresa pueden verse en conflictos de intereses.

Condiciones de trabajo

Mantener un ambiente grato, con buena comunicación por parte de sus subordinados para lograr un trabajo eficiente y efectivo, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo.

Competencias Técnicas

I

II

III

Competencias Universales

I

II

III

Computación

X

Trabajo en Equipo

X

Contabilidad

X

Capacidad de trabajo bajo presión

X

Metodología de Costo

X

Orientación a Resultados

X

Leyes Tributarias

X

Conocimiento del Negocio

X

Leyes Sociales

X

Planificar, Dirigir y Controlar

X

Idioma Ingles

X

Innovación y Creatividad

X

Estadística

X

Liderazgo

X

Relaciones Interpersonales

X

Discreción y Confiabilidad

X

Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo

Ubicación en la Organización

Información Adicional

Gerente General

Número de Ocupantes

4

Jefe Depto. Auditoria

Colaboradores Directos

0

Jefe Grupo Auditoria

Colaboradores Indirectos

0

Total

4

Perfil del Cargo

Educación

Ingeniero Comercial / Contador Auditor

Idiomas

Ingles Avanzado

Dimensión del Cargo

552 / 4 = 0,72 %

Manejo de Presupuesto

250.000.000

Experiencia

4 años en Cargos Similares

Alcance

Temuco a Puerto Montt

VºBº del Supervisor Inmediato

VºBº de Recursos Humanos

Fecha: 18/07/2008

Fecha: 18/07/2008

DESCRIPCION DE CARGO

Nombre del cargo: Jefe Grupo Auditoria Interna

Fecha: 18/07/2008

Gerencia: General

Subgerencia

Area: Auditoria Interna

Propósito Principal del Cargo:

Actuar como líder frente a su equipo de trabajo, ejerciendo un alto grado de responsabilidad y juicio profesional, planificando y organizando los objetivos principales, programas de acción precisos, sistemas y procedimientos eficientes, para comprobar la exactitud de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte o respaldo.

Funciones Principales del Cargo:

1.- Administrar los recursos disponibles

2.- Coordinar, organizar y planificar las Auditorias Anuales

3.- Implementar y supervisar controles preventivos

4.- Capacitar y evaluar a sus subordinados

5.- Comunicar e informar de los avances al Jefe del Departamento

6.- Diseñar y programar sistemas de controles efectivos para las Auditorias

Indicadores de Logro

1.- Preparar informes de carácter informativo al Jefe de Departamento a vez al mes

2.- Asegurar y Garantizar la eficacia de los controles preventivos

3.- Consolidar y crear sistemas efectivos para asegurar la confiabilidad de la información

4.- Suministrando y proporcionando la información necesaria para minimizar los riesgos que presentan ciertas áreas dentro de la Empresa.

Interacciones (Internas/Externas)

Internas: Gran capacidad de trabajar en equipo, para poder investigar los hechos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Además se debe interactuar con los demás departamentos para poderlos asesorar y capacitar, como también supervisarlos y guiarlos a mejorar ciertos métodos.

Externas: Debe tener buenas relaciones interpersonales para poder prestar asesorías a otras empresas que su superior considere necesario, o en caso de necesitar profesionales de afuera por presentar sus subordinados conflicto de intereses.

Condiciones de trabajo

Mantener un ambiente grato, con buenas relaciones interpersonales y una buena retroalimentación, para lograr un trabajo eficiente, efectivo y de muy buena calidad, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo.

Competencias Técnicas

I

II

III

Competencias Universales

I

II

III

Computación

X

Trabajo en Equipo

X

Contabilidad

X

Capacidad de trabajo bajo presión

X

Metodología de Costo

X

Orientación a Resultados

X

Leyes Tributarias

X

Conocimiento del Negocio

X

Leyes Sociales

X

Planificar, Dirigir y Controlar

X

Idioma Ingles

X

Innovación y Creatividad

X

Estadística

X

Liderazgo

X

Relaciones Interpersonales

X

Discreción y Confiabilidad

X

Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo

Ubicación en la Organización

Información Adicional

Jefe Depto. Auditoria

Número de Ocupantes

4

Jefe Grupo Auditoria

Colaboradores Directos

0

Analistas

Colaboradores Indirectos

0

Total

4

Perfil del Cargo

Educación

Contador Auditor

Idiomas

Ingles Medio

Dimensión del Cargo

552 / 4 = 0,72 %

Manejo de Presupuesto

150.000.000

Experiencia

2 años en Cargos Similares

Alcance

Temuco a Puerto Montt

VºBº del Supervisor Inmediato

VºBº de Recursos Humanos

Fecha: 18/07/2008

Fecha: 18/07/2008

DESCRIPCION DE CARGO

Nombre del cargo: Analista Contable

Fecha: 18/07/2008

Gerencia: Gerente General

Subgerencia

Area: Auditoria Interna

Propósito Principal del Cargo:

Desarrollar y asistir en la preparación de programas de auditoria, para velar por la calidad, veracidad y oportunidad de la información contable, administrativa y operativa, enmarcada en los principios de contabilidad generalmente aceptados y en las normas tributarias, para el apoyo de una adecuada toma de decisiones de nuestros superiores

Funciones Principales del Cargo:

1.- Análisis de Cuentas de la empresa

2.- Preparar y presentar Informes de los programas de auditoria

3.- Investigar y guardar la información necesaria para verificar las transacciones financieras y administrativas de la empresa

4.- Mejorar los procesos asociados con las aplicaciones de mayor riesgo

5.- Presentar los indicadores de gestión sobre análisis de cuentas a su jefe inmediato

Indicadores de Logro

1.- Análisis de variaciones significativas descubiertas en los procesos de Auditoria

2.- Crear y consolidar cuadros Estadísticos comparativos desde que se están haciendo controles preventivos

3.- Agilidad y mejoras a los procesos que soportan las aplicaciones contables, administrativas y operativas de la empresa

4.- Entrega oportuna, confiable y veraz de la información necesaria para la toma de decisiones

Interacciones (Internas/Externas)

Internas: Deben ser optimas para un efectivo desempeño de su nuestra labor ya que necesitan solicitar la información y documentación a diferentes áreas dentro de la empresa.

Externas: También es muy necesaria ya que muchas veces tendremos que solicitar documentación e información a instituciones de afuera que están relacionadas con nuestra empresa.

Condiciones de trabajo

Mantener un ambiente grato, con buenas relaciones interpersonales, un adecuado puesto de trabajo, buena luz, para lograr un trabajo eficiente, efectivo y de muy buena calidad, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo.

Competencias Técnicas

I

II

III

Competencias Universales

I

II

III

Computación

X

Trabajo en Equipo

X

Contabilidad

X

Capacidad de trabajo bajo presión

X

Metodología de Costo

X

Orientación a Resultados

X

Leyes Tributarias

X

Conocimiento del Negocio

X

Leyes Sociales

X

Planificar, Dirigir y Controlar

Idioma Ingles

X

Innovación y Creatividad

X

Estadística

X

Liderazgo

Relaciones Interpersonales

X

Discreción y Confiabilidad

X

Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo

Ubicación en la Organización

Información Adicional

Jefe Grupo Auditoria

Número de Ocupantes

4

Analista

Colaboradores Directos

0

Colaboradores Indirectos

0

Total

4

Perfil del Cargo

Educación

Contador Auditor

Idiomas

Ingles Básico

Dimensión del Cargo

552 / 4 = 0,72 %

Manejo de Presupuesto

0

Experiencia

1 años en Cargos Similares

Alcance

Temuco a Puerto Montt

VºBº del Supervisor Inmediato

VºBº de Recursos Humanos

Fecha: 18/07/2008

Fecha: 18/07/2008

ANALISIS DEL CARGO

1. Requisitos técnicos

Nivel educacional: Universitario

Título profesional: Ingeniero Comercial / Contador Auditor

Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años):

Manejo del Idioma Ingles

Computación Nivel Avanzado

Actualización de la Ley Tributaria

Curso Normas Internacionales Contables (NIC)

Curso Normas Internacionales Financieras (NIF)

Título de post- grado:

Postitulo en Ciencias Administrativas

Diplomado en Leyes Tributarias

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo)

Mínimo 4 años en cargos similares en otras Empresas

2. Aptitudes necesarias

¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.

No necesaria

Deseable

Esencial

Agudeza visual

X

Agudeza auditiva

X

Rapidez de decisión

X

Habilidad expresiva

X

Coordinación tacto visual

X

Coordinación general

X

Iniciativa

X

Creatividad

X

Aptitud investigativa

X

Capacidad de juicio

X

Atención

X

Comprensión de lectura

X

Cálculo

X

Redacción

X

Trabajo de equipo

X

Liderazgo

X

Toma de decisión

X

Sociabilidad

X

Comunicación interpersonal

X

Orden y organización

X

Minuciosidad

X

Dominio tecnologías informáticas de comunicación

X

Discreción y Confiabilidad

X

3. Nivel de desempeño

¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles)

  • Capacidad para planificar, organizar y dirigir un equipo de trabajo para alcanzar los objetivos propuestos.

  • Productividad obtenida en el momento de medir las metas

  • Obtener resultados positivos en un corto plazo

  • Capacidad de liderazgo

  • Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto?

    Iniciativa

    Creatividad

    Relaciones Interpersonales

    Capacidad de control

    Capacidad de asesorar

    Inteligencia emocional

    ANALISIS DEL CARGO

    1. Requisitos técnicos

    Nivel educacional: Universitario

    Título profesional: Contador Auditor

    Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años):

    Cursos de Computación

    Cursos de Idioma a nivel medio

    Actualización en la Ley Tributaria

    Título de post- grado:

    Posgrado en modificación Contable (NIC - NIF)

    Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo)

    Mínimo de 2 años en cargos similares

    2. Aptitudes necesarias

    ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.

    No necesaria

    Deseable

    Esencial

    Agudeza visual

    X

    Agudeza auditiva

    X

    Rapidez de decisión

    X

    Habilidad expresiva

    X

    Coordinación tacto visual

    X

    Coordinación general

    X

    Iniciativa

    X

    Creatividad

    X

    Aptitud investigativa

    X

    Capacidad de juicio

    X

    Atención

    X

    Comprensión de lectura

    X

    Cálculo

    X

    Redacción

    X

    Trabajo de equipo

    X

    Liderazgo

    X

    Toma de decisión

    X

    Sociabilidad

    X

    Comunicación interpersonal

    X

    Orden y organización

    X

    Minuciosidad

    X

    Dominio tecnologías informáticas de comunicación

    X

    Discreción y Confiabilidad

    X

    3. Nivel de desempeño

    ¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles)

    1.- Capacidad para planificar, organizar y dirigir un equipo de trabajo para alcanzar los objetivos propuestos.

    2.- Productividad obtenida en el momento de medir las metas

    3.- Obtener resultados positivos en un corto plazo

    4.- Capacidad de liderazgo

    Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto?

    Iniciativa

    Creatividad

    Relaciones Interpersonales

    Capacidad de control

    Inteligencia emocional

    ANALISIS DEL CARGO

    1. Requisitos técnicos

    Nivel educacional: Universitario

    Título profesional: Contador Auditor

    Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años):

    Computación nivel avanzado

    Actualización Ley Tributaria

    Actualización en el Sistema Contable NIC - NIF

    Título de post- grado:

    Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo)

    Mínimo un año en un cargo similar

    2. Aptitudes necesarias

    ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.

    No necesaria

    Deseable

    Esencial

    Agudeza visual

    X

    Agudeza auditiva

    X

    Rapidez de decisión

    X

    Habilidad expresiva

    X

    Coordinación tacto visual

    X

    Coordinación general

    X

    Iniciativa

    X

    Creatividad

    X

    Aptitud investigativa

    X

    Capacidad de juicio

    X

    Atención

    X

    Comprensión de lectura

    X

    Cálculo

    X

    Redacción

    X

    Trabajo de equipo

    X

    Liderazgo

    X

    Toma de decisión

    X

    Sociabilidad

    X

    Comunicación interpersonal

    X

    Orden y organización

    X

    Minuciosidad

    X

    Dominio tecnologías informáticas de comunicación

    X

    Discreción y Confiabilidad

    X

    3. Nivel de desempeño

    ¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles)

    Participar activamente para lograr las metas de departamento

    Capacidad para proteger y salvaguardar información esencial

    Capacidad para obtener resultados positivos en los controles preventivos

    Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto?

    Relaciones humanas

    Capacidad para investigar y analizar la información recopilada

    Capacidad de informar en forma oportuna cualquier anomalía a su jefe directo

    HOJA DE RESUMEN

    IDENTIFICACION DEL EVALUADO

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    1.- Apellidos:

    2.- Nombres:

    3.- R. U. T. NRO.

     

     

    4.- Cargo:

    5.- Departamento:

    6.- Periodo a Evaluar

    Tabla de Calificaciones

    01-04 = Deficiente 05-06 = Regular

    07-08 = Bueno 09-10 = Muy Bueno

    11-12 = Sobresaliente

    Deficiente = Se comporta en el sentido de la variable menos del 20 %

    Regular = Se comporta en el sentido de la variable menos del 50 %

    Bueno = Se comporta en el sentido de la variable mas del 70 %

    Muy Bueno = Se comporta en el sentido de la variable mas del 90 %

    Sobresaliente = Se comporta en el sentido de la variable del 100 %

    TOTALES

    A.- Desempeño de la Función

    B.- Relaciones Laborales

    C.- Disciplina Laboral

    NOTA FINAL

    Firma Jefe Directo

    Firma Evaluado

    Fecha:

    Fecha:

    FORMULARIO DE APELACION Y DESCARGOS

    Nombre del Evaluado:

    Fecha de la apelación:

    En relación a los resultados obtenidos en su evaluación indicar en que punto esta en desacuerdo dependiendo de la alternativa por la que va a apelar.

    A.- Desempeño de la Función

    B.- Relaciones Laborales

    C.- Disciplina Laboral

    ________________________________

    FIRMA DEL INTERESADO


    TRABAJO A DESARROLLAR

    La empresa “POR FIN ESTAMOS TERMINANDO”, ubicada en Los Carreras 1286 de la ciudad de Osorno, Rut: 90.413.000 - 0, Fono Fax 64-452042, necesita implementar el departamento de auditoría interna, y para ello ha solicitado la ayuda de Uds., como experto en la materia.

    Datos de interés:

  • La Empresa cuenta con una dotación de 548, las que están conformados por los siguientes departamentos:

        • Gerente General

        • Secretaria

        • Sub-Gerencia de: Desarrollo, Producción, Comercialización, Finanzas e Informática.

        • Departamentos de: mantención, ensamblado, ventas, control de productos, supervisores de ventas, gestión y desarrollo, planificación, contabilidad, cuentas corrientes, caja, archivo e informática.

        • El Departamento tendrá dependencia directa del Gerente General.

        • El Departamento necesita contar con: cuatro funcionarios.

        • Un Jefe del Departamento

        • Un Jefe de Grupo

        • Dos Analistas

        • Se pide:

          a) Implementación del Departamento de auditoria, en:

          Análisis del cargo

          Descripción del cargo

          Evaluación del cargo

          Ubicación en la organización

          Organigrama

          Proceso de flujo por reclutamiento (no copie el entregado en clases).

          b) Participantes: Dos alumnos

          UBICACIÓN EN LA ORGANIZACION

          Jefe Depto. Auditoria Interna

          Jefe Grupo Auditoria Interna

          Analistas


          Positivo

          Si

          Archivo Candidatos a futuro

          Observaciones para el futuro

          Negativo

          Apto

          No Apto

          Si

          No

          Entrevista Gerente General

          Resultado

          Llamado a concurso

          2º Analista

          1º Analista

          Jefe Grupo

          Jefe Depto.

          Preselección de personal

          Informe

          Pruebas Sicolaborales y Verificación de referencias

          Rechazado

          Resultado

          Entrevista Inicial

          Se eliminan antecedentes

          Cumple requisitos

          Recepción de Antecedentes

          Gerente General

          Sub-Gerencia de Desarrollo

          Sub-Gerencia de Producción

          Sub-Gerencia de Comercialización

          Sub-Gerencia de Finanzas

          Secretaria

          Departamento Auditoria Interna

          Sub-Gerencia de Informática

          Depto. Mantención

          Depto. Gestión de Desarrollo

          Depto. Planificación

          Depto. Control de Productos

          Depto. Ensambrados

          Depto. Ventas

          Depto. Supervisores de Ventas

          Depto. Contabilidad

          Depto. Ctas. Ctes.

          Depto. Caja

          Depto. Archivo

          Depto. Informática

          Jefe Depto.Auditoria Interna

          Jefe Grupo Auditoria Interna

          Jefe Depto.Auditoria Interna

          Gerente General

          Jefe Grupo Auditoria Interna

          Analistas

          Analistas

          Jefe Grupo Auditoria Interna