Derecho de la Seguridad Social en España

Inscripción empresas. Afiliciación. Altas, Bajas. Modificación de datos

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TEMA 1: ACTOS DE ENCUADRAMIENTO. INSCRIPCIÓN DE EMPRESAS, AFILIACIÓN, ALTAS Y BAJAS EN EL SISTEMA Y EN EL RÉGIMEN GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL.

1.- Los Actos de encuadramiento en el Sistema.

Como vimos el Estado tiene una obligación para con sus ciudadanos de mantener un determinado estado de bienestar social por medio de prestaciones publicas ya sean de nivel contributivo o asistencial.

Ante esta obligación del Estado que supone a su vez un derecho para los ciudadanos, el Estado debe tener la oportunidad de controlar, de conocer todos aquellos sujetos con respecto a los cuales tenga una obligación de protección o tenga un derecho de recaudación.

Para ello esos sujetos deben estar identificados dentro del sistema de seguridad social, lo que se hace a través de los actos de encuadramiento del sistema.

Los actos de encuadramiento son actuaciones por las cuales el sistema establece unos medios para poder identificar a esos sujetos que centraliza a través de la TGSS. Desde el año 92 en desarrollo del plan de modernización de la gestión de la seguridad socia, estas actuaciones de identificación, de encuadramiento se realizan por medios telemáticos que agilizan y facilitan la gestión administrativa del sistema.

2.- El empresario:

· Identificación del empresario por el Sistema.

Los empresarios deben ser identificados ante el sistema de la seguridad social con carácter previo al inicio de su actividad, de manera, que el sistema reconozca e ese empresario como único y por tanto pueda controlarlo en sus derechos y obligaciones. La identificación del empresario conlleva la concesión al mismo de lo que se denomina número de cuenta de cotización, que será la forma que en lo sucesivo y ante el sistema servirá para identificarlo y para poder supervisar si éste cumple con sus obligaciones de cotización.

A estos efectos se considera empresario cualquier persona física o jurídica, pública o privada, que inicie una actividad y que pueda o no tener trabajadores a su cargo que debieran estar inscritos en el sistema de seguridad social. En muchas ocasiones el propio sistema nos identifica de forma clara la figura del empresario, por ejemplo: el empresario de un deportista es el club deportivo al que pertenece, el empresario de un artista (cantante, actor, músico, payaso) es el organizador del espectáculo, ante los empleados del hogar los empresarios son los cabezas de familia.

· El acto de inscripción del empresario en el Sistema.

El acto de inscripción es un acto formal, que se efectúa cumplimentando el modelo oficial establecido al efecto y en el cual se requiere entre otros datos: Nombre, apellidos o razón social del empresario, nº de identificación personal (DNI) o fiscal (CIF), domicilio social, domicilio del centro de trabajo, domicilio a efectos de notificaciones, lugar, fecha y firma del solicitante. Si el solicitante actúa por representación, poder o documentos que acredite tal representación. Se acompañaran obligatoriamente los siguientes documentos:

  • DNI del empresario si es persona física, del solicitante si es persona distinta del empresario, si fuese persona jurídica, escritura de constitución de la sociedad.

  • CIF provisional o documento provisional en su caso a efectos fiscales.

  • Mutua con la cual el empresario concierta la cobertura de las contingencias profesionales y en su caso si ejercita la opción, también las comunes.

Una vez tramitada la solicitud de inscripción, el sistema (TGSS) dictará una resolución que tendrá dicha solicitud como una inscripción debida, como una inscripción indebida o como una inscripción defectuosa.

La TGSS podrá dictar una resolución indicando que la solicitud inicial es defectuosa y poniendo en conocimiento del solicitante los defectos que adolece la solicitud y requiriendo al solicitante por término de 10 días para que proceda a su subsanación. Dentro de ese plazo si el solicitante cumplimenta el requerimiento efectuado, se dictará nueva resolución que indicará tal extremo (que se ha subsanado el defecto), y aceptará la inscripción con efectos de la solicitud inicial. Si el solicitante dejase transcurrir dicho plazo sin cumplir con lo requerido o lo hiciese extemporáneamente, se procederá al archivo de la solicitud y si el cumplimiento del requerimiento se hubiese hecho fuera de plazo sí se podrá tener como inscrita la empresa, pero solo desde ese momento y no desde que se presentase la solicitud inicial.

· Caracteres de la inscripción empresarial.

Es única, quiere ello decir, que el empresario solo se inscribe ante el sistema una única vez en la duración de la vida empresarial. Con ese acto de inscripción, a la empresa se le concede un nº de cuenta de cotizaciones también conocido como cuenta patronal, que la identificará durante toda su vigencia y actividad. Lo que si que es distinto, es que una misma sociedad puede tener en distintas provincias, diversos centros de trabajo en cuyo caso si que deberá tramitar tantas solicitudes de inscripción como actividades desarrolle en provincias distintas y ello porque será competencia de cada dirección provincial de la TGSS controlar a esa empresa en el cumplimiento de sus obligaciones ante el sistema en esa provincia.

· Efectos de la inscripción indebida o del incumplimiento del deber de inscripción. (En cuanto a la inscripción indebida, es aquella que no debería haberse efectuado porque en realidad no existe empresa como tal).

La solicitud de inscripción que fuese indebida quedará registrada como tal ante la TGSS para de esta forma poder proteger los derechos de terceras personas que hubieran podido tener algún vinculo con esa empresa y a su vez para poder emprender acciones de responsabilidad si se advirtiera dolo o negligencia.

Las inscripciones indebidas pueden resultar subsanables en un momento dado, en cuyo caso y con independencia de la responsabilidad que se exija al empresario se tratará de regularizar esa situación para un futuro.

Por ello tenemos que entender como inscripción indebida también aquella que no se produjo cuando debiera haberse llevado a cabo, es decir, aquella empresa que tiene una actividad real y cierta sin que previamente haya legalizado por medio de la inscripción ante la TGSS esa situación. De igual forma, a sensu contrario (por el contrario) puede ser tenido como indebida aquella empresa que en principio cumpliera todos los requisitos y por ello se le concedió la inscripción empresarial, pero luego en la realidad no desarrolla ninguna actividad propiamente dicha.

Por ello podemos concluir que aunque la inscripción empresarial es un acto formal, los actos posteriores deben validar la manifestación inicial cursada por la empresa en su solicitud.

· Variación de datos.

El empresario tiene la obligación de comunicar al sistema de seguridad social y por ello a la TGSS cualquier variación que se produjera con respecto a los datos que inicialmente hubiera comunicado en su inscripción, en su solicitud inicial. Por ello cualquier variación del nombre o razón social, cualquier cambio del domicilio del empresario, del representante de la empresa, de la actividad económica que desarrolla, de la mutua concertada por la empresa, del cambio de la actividad que desarrolla por motivo de un cese temporal o definitivo, en definitiva cualquier variación de los datos que se pusieron en conocimiento en la solicitud inicial deberán ser comunicados a la TGSS.

· Baja del empresario.

Cuando el empresario, cuando la empresa cese en su actividad definitivamente, deberá tramitar la baja de la empresa ante la TGSS, de modo muy similar al que en su día se tuvo en cuenta para instar el alta.

Es un acto formal que se efectúa cumplimentando un modelo oficial. Cursada la solicitud el funcionario comprobará que la misma se cumplimenta debidamente y se acompaña todos los documentos necesarios que sobre todo demuestren el cese de la actividad. A partir de ahí se dictará una resolución que podrá tener cualquiera de los siguientes efectos:

  • Se aceptará la baja en el sistema. (Cuando haya un cese real y efectivo de la actividad).

  • Se entenderá que la solicitud de baja es defectuosa.

  • Se entenderá que es indebida.

3.- La Afiliación al Sistema de la Seguridad Social.

· La afiliación.

La afiliación es el acto de comunicación por el cual el sistema de seguridad social identificará a un sujeto dentro del sistema.

· Características de la afiliación.

  • Dicho acto es obligatorio, de manera, que debe llevarse a efecto siempre y cuando concurran todos los requisitos legales establecidos al efecto.

  • Es un acto administrativo y por tanto como tal sujeto a una petición formal que derivará en una resolución administrativa que podrá acceder o no a lo pedido o requerir la subsanación de algún defecto.

  • Acto único en la vida del sujeto que perdura durante toda su existencia.

  • La afiliación tiene un efecto doble, una vez que se afilia un sujeto se le da de alta también en el régimen del sistema que corresponda.

  • El acto de afiliación que conlleva la identificación del sujeto, otorga a éste un número de afiliación.

· Sujeto obligado.

La obligación de afiliar a un sujeto en el sistema de seguridad social es del empresario. Será este quien deba llevar a término el acto administrativo de afiliar a cualquier sujeto con carácter previo a que éste inicie una prestación de servicios. Lo que llevará a efecto, cumplimentando el documento oficial establecido al efecto con carácter previo al inicio de la actividad. Si el empresario no cumple con esa obligación, la afiliación se podrá llevar a término a instancia del propio sujeto interesado, o a instancia de la propia administración.

La afiliación es un acto administrativo formal que debe llevarse a término por medio de la cumplimentación del modelo establecido al efecto (TA-1). Cursada esta solicitud se inicia un expediente administrativo que tras su tramitación podrá concluir en una resolución positiva (accede a lo solicitado), negativa (desestima lo solicitado) o de subsanación. Como cualquier acto administrativo la resolución podrá ser objeto de recurso, primero en vía administrativa a través de la reclamación previa y en caso de no ser estimada se podrá interponer demanda judicial.

La afiliación podrá se debida o indebida:

  • Será debida cuando la resolución se ajuste a una realidad que justifique su concesión.

  • Será indebida cuando no fuese así y en definitiva cuando no concurran en la realidad aquellos requisitos que eran necesarios para su concesión.

Si además se observase que ha existido animo fraudulento por le solicitante o beneficiario, no solo se dictará una resolución que determine indebido el acto de afiliación, sino que además se podrían iniciar acciones penales.

· Órgano resolutorio.

Las solicitudes de afiliación se tramitarán ante la dirección provincial de la TGSS de la provincia donde tenga su domicilio el solicitante y el beneficiario, siendo este organismo el que deberá resolver sobre la solicitud.

4.- El Alta en el Sistema y en el Régimen General de la Seguridad Social.

· Situación de alta.

El alta es igualmente un acto administrativo por el cual el sujeto obligado comunica a la TGSS el inicio por parte de un sujeto, de una actividad económica por cuenta ajena o propia, que determinan su derecho y obligación a estar incluido ene. Sistema dentro de cualquier régimen del mismo.

Por tanto, el alta es la comunicación que se efectúa al sistema de que un sujeto va iniciar una actividad que genera la obligación de cotizar al sistema y por tanto los derechos del sujeto a estar cubierto por el mismo.

El sujeto obligado será el empresario respecto de sus empleados, y los empresarios o trabajadores autónomos que realizase una actividad por cuenta propia respecto de si mismos.

Con el alta se comunica al sistema que un sujeto afiliado al sistema va a iniciar una actividad que determina su inclusión en la seguridad social. Esta comunicación deberá ser efectuada siempre antes del inicio de la actividad profesional que genere esa obligación. Al igual que ocurría con la afiliación esta comunicación se efectúa por medio de un acto formal cumplimentando un modelo establecido al efecto en el que se requieren una serie de datos:

- Identificación del sujeto que va a ser dado de alta, y por tanto, su nombre, apellidos, DNI, Nº de afiliación a la SS (NASS O NUSS), Domicilio, grupo de cotización, empresa que le da de alta, identificación de la empresa y por tanto razón social, CIF O NIF de la empresa, el nº de cuenta de cotización de la empresa entre otros datos.

Cursada esta solicitud de alta como acto administrativo que es, derivara en una resolución que podrá conceder lo solicitado, denegar lo solicitado o requerir una subsanación. Resolución que podrá ser objeto de reclamación previa con carácter previo a la interposición de demanda judicial.

· Diferencias entre afiliación y alta.

La afiliación es única durante la vida del sujeto en tanto que el alta podrá sucederse tantas veces como el sujeto inicie una actividad profesional que determine su obligación de estar dentro del sistema de seguridad social. En ambos casos conocerán de la afiliación y alta las direcciones provinciales de la TGSS donde tenga su residencia el sujeto y a quienes les corresponda resolver sobre dichas solicitudes. En cualquier caso tanto la afiliación como el alta deben ser previas al inicio de cualquier actividad, si bien la afiliación es única, el alta deberá ser comunicada antes del inicio de la actividad incluso hasta 60 días antes del inicio de la actividad.

Si con la afiliación el sujeto se identifica ante el sistema, con el alta lo que se indica es que se va a dar comienzo a una actividad que genera la obligación de cotizar por dicho sujeto a partir de ese momento.

En ambos casos es el empresario de existir esa figura en la relación laboral el obligado principal a tramitar la afiliación y alta de sus trabajadores, pudiendo concurrir la circunstancia de que un trabajador puede estar en situación de alta por cuenta de diversos empresarios o de lata en distintos regimenes.

· El alta en el sistema y en el régimen general de la seguridad social.

Cuando existe una relación de dependencia y esto ocurre en el régimen general de seguridad social, el empresario es el que tienen la obligación de tramitar el alta de todos sus trabajadores con carácter previo al inicio de su actividad. El incumplimiento de esta obligación podrá ser sustituida por la solicitud de alta solicitada por el propio trabajador tramitada de oficio por la propia administración. No obstante, esta situación general por su incumplimiento responsabilidades hacia el empresario dado que era este el principal obligado a tramitar el alta del empleado. Salvo situaciones muy especiales la comunicación de alta nunca surte efectos retroactivos si bien se anotará la fecha de comunicación y la fecha de efectos pretendidos (alta fuera de plazo).

Tendrán la consideración de altas debidas todas aquellas comunicadas en la forma y tiempo legalmente previsto que además se correspondan con una actividad real y cierta.

Ante cualquier sospecha de que el alta pudiera ser indebida o ante cualquier comunicación de alta fuera de plazo, la TGSS lo pondrá en conocimiento de la Inspección de trabajo de la seguridad social y a los efectos de que este investigue si el alta es o no debida y en su caso si han concurrido circunstancias que pudieran ser susceptibles de sanción que corresponda, podrá determinar que es indebida y en tal caso determinará la anulación de sus efectos e impondrá la sanción que corresponda, y por ultimo si entendiera que hay un animo fraudulento dará traslado a la fiscalía con el propósito de que se investigue si dicha actuación hay algún ilícito penal.

· Alta presunta: Es la situación en la que se encuentra cualquier trabajador que reuniendo todos los requisitos para estar en situación de alta no lo esta por haber incumplido su empresario sus deberes de comunicación de la propia. Esta figura se crea por el sistema para evitar la desprotección que tendrían los trabajadores que debiendo estar dados de alta y por tanto protegidos por el sistema no lo están por motivos ajenos a su responsabilidad pero que en caso contrario quedarían indefensos. Por tanto, el sistema aun no existiendo un alta real en el sentido de tramitada, comunicada, cuando se acrediten las circunstancias de que el trabajador reúna los requisitos para haber estado dado de alta, reconocerá a dicho sujeto en una situación de lata presunta, adoptando tras ello las medidas para dar de lata de oficio al sujeto e imponer las sanciones correspondientes al empresario infractor.

· Situación asimilada al alta: El sistema de seguridad social genera una ficción por la cual en ciertas ocasiones, respecto de trabajadores que han cesado en la prestación de sus servicios y por tanto han sido dados de baja si les reconoce una situación que se denomina asimilada al alta porque aunque aun no estando dados de alta por haber cesado en la actividad el sistema les reconoce los mismos derechos que si permanecieran en dicha situación. (Art. 125 LGSS).

Son situaciones asimiladas al alta:

- La de desempleo contributivo.

- La de la excedencia forzosa.

- La excedencia por cuidados de hijos con reserva del puesto de trabajo.

- La suspensión del contrato de por huelga o cierre patronal.

- Los periodos de prisión.

- Los trabajadores que hubiesen agotado la prestación por desempleo contributivo y asistencial y permanezcan como demandantes de empleo.

- Las victimas del terrorismo.

5.- La Baja en el Sistema y en el Régimen General de la Seguridad Social.

· Situación de Baja.

Si el alta esta vinculada al inicio y a la actividad de un sujeto, la baja vendrá vinculada al cese de dicha actividad que motivó el alta del sujeto en el sistema, la comunicación de baja deberá ser llevada a cabo por el sujeto obligado al alta, es decir, que le empresario de existir, o el propio sujeto, de tener una actividad por cuenta propia.

La comunicación de baja es un acto formal que deberá efectuarse por los medios legalmente establecidos al efecto. Si bien podrá efectuarse hasta

Días después de haber finalizado los motivos que dieron lugar a la comunicación de alta. Si dicha comunicación no se llevase a termino por el sujeto obligado dicha actividad podrá ser sustituida por el trabajador, si el empresario fuese el que no cumplió, o de oficio por la propia administración. La comunicación de baja supone que el trabajador a cesado en la actividad que determinaba su obligación de estar dado de alta por ello podremos encontrarnos con situaciones de bajas debidas y bajas indebidas. Serán bajas debidas cuando la comunicación de baja coincida con el cese de la actividad que dio origen al alta del sujeto y será indebida la comunicación de baja tramitada pero que no se corresponde con un cese real de la actividad.

Si la baja fuera comunicada fuera de plazo, se tendrá por presentada fuera de plazo y en principio el empresario tendrá obligación de cotizar hasta el momento en que se cursó, salvo que el empresario demostrara y fuese aceptado que por un error no se tramitó la baja en su debido momento, pero acredite que se produjo realmente el cese de la actividad del sujeto en aquel momento.

6.- Modificación de datos.

Cualquier modificación que durante el alta del sujeto se produjera, el sujeto obligado al alta tendrá obligación de comunicarlo a la dirección provincial de la TGSS con respecto a cualquiera de los datos que comunicó en el momento del alta y muy especialmente los que afecten al lugar del centro de trabajo, a la modalidad del contrato y a la categoría y grupo profesional. El plazo será de días desde la modificación.

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