Costes II. Asignación de costes

Propósitos. Criterio. Tasas presupuestadas. Método de ecuaciones

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TEMA 1-ASIGNACIÓN DE COSTES

1.1 Propósitos de la asignación de costes.

Los costes Indirectos (aquellos que se relacionan con el objeto de coste pero que no se identifican de manera económicamente viable) pueden llegar a ser un porcentaje importante de los costes totales asignados.

Los motivos por los que estos costes se asignan son los siguientes:

  • Proporcionar información para decisiones económica; Por ejemplo si se produce o se compra un producto, si se aumenta la producción o decidir el precio de venta.

  • Motivar a los gerentes y otros empleados; Para obtener diseños que supongan menor coste o que se vendan aquellos productos con un margen mayor.

  • Justificar costes o calcular reembolsos: Pagar un precio “justo” de acuerdo a lo que dice el gobierno o calcular lo que se tiene que pagar a una consultoría por el ahorro obtenido con la puesta en práctica de sus medidas.

  • Medir resultados y valorar activos; Evaluación de inventarios y elaboración de informes para accionistas o autoridades fiscales (en la evaluación de los costes inventariables se incluyen los de fabricación y se excluyen ls de I+D Marketing, distribución y servicio al cliente)

Cuando se calculan los costes a asignar a un determinado objeto de coste no es necesario satisfacer los cuatro propósitos de la asignación. Dependerá del propósito que se quiera obtener con el cálculo del coste del objeto de coste. Para ello es imprescindible tener en cuenta los costes de las distintas funciones de la cadena de valor que se deberán tener en cuenta por ejemplo

  • Para la fijación de un precio se debe tener en cuenta los costes de todos los grupos de la cadena de valor, desde I+D hasta Marketing.

  • Para la medición de los costes inventariables sólo se deben considerar los costes de fabricación.

  • Para los reembolsos de coste dependerá de lo que estipule el contrato.

1.2 Criterios para la asignación de costes

1.2.1 Papel Criterios dominantes

Lo primero que se debe realizar para asignar correctamente un coste es elegir el propósito para el que se quiere el coste, después se deberá elegir el criterio apropiado para ese propósito.

Los criterios que se pueden usar son los siguientes:

  • Causa Efecto, Identificando las variables que originan el consumo, es el principal para la aplicación de sistemas CBA, utilizando la jerarquía de costes para identificar los causantes de coste en cada actividad.

  • Beneficios recibidos, se identifica quién está recibiendo más beneficios gracias a los costes en los que se ha incurrido. Por ejemplo el tema de los anuncios de TV de los que se asigna más porcentaje de costes a aquellos que aumentan más sus ventas.

  • Justicia o equidad, La asignación del coste se considera como un medio razonable o justo para establecer el precio de venta. Es difícil obtener un consenso, ya que lo que para uno es justo no lo es para otro.

  • Capacidad de absorción, Asigna los costes en función de quién más capacidad de absorberlos tenga, por ejemplo las divisiones más rentables absorberían más costos que las menos rentables (o los productos más rentables más que los menos rentables) Esto hace que se produzcan subsidios cruzados, ya que los productos subsidiados estarían perdiendo dinero.

1.2.2 Enfoque coste Beneficio

Cuando se quiere poner en práctica un nuevo sistema de costes las empresas no sólo deben mirar el coste de la recopilación de la información e introducción de nuevos soportes, sino que además existe un coste para educar a la administración.

Por el contrario, los beneficios obtenidos son muy difíciles de medir, y son menos visibles.

Los diseñadores de coste, gracias a la posibilidad de recopilar y procesar más información con un coste inferior, establecen sistemas de costes mucho más detallados, utilizando múltiples bases de asignación, gracias a la nueva tecnología existente.

Lo realmente importante es que una vez elegido un sistema de costes este se mantenga a lo largo del tiempo, ya que sólo así será realmente comparable.

1.3 Asignación del coste y sistemas de costeo

Lo primero que hace el libro es mostrar un ejemplo de una empresa con diversas divisiones y como se le aplican los costes a cada división y a cada producto. No hay explicación de teoría, pero es interesante mirar el ejemplo en la página 502.

1.3.1 Asignación de los costes corporativos a las divisiones y productos

Existen varias elecciones para acumular y asignar los costes corporativos a las divisiones y productos:

  • ¿Qué se debe incluir en los costes indirectos de las divisiones?

  • Hay compañías que asignan todos los costes a las divisiones, para estimular a los gerentes y para configurar precios.

  • Otras no asignan ningún coste, ya que las divisiones no participan en las decisiones acerca de esos costes.

  • Otras empresas sólo asignan aquellos costes relacionados de forma causal con la actividad de las divisiones o porque obtienen beneficios de esos gastos.

  • Dependerá de para qué se quiera obtener la información de los costes de las divisiones.

  • ¿Cuántos grupos de coste deben usarse para asignar esos costes? Existen tres factores para tomar esta decisión:

  • Grupos de costes homogéneos, todos tienen la misma relación causa-efecto, son más exactos. Cuanto más homogéneos sean los costes de una empresa menos grupos de costes tendrá que hacer. Es importante que el criterio seleccionado para determinar la homogeneidad permanezca en el tiempo.

  • Los puntos de vista de los distintos gerentes. Pueden pensar que existen diferencias importantes a la hora de utilizar los recursos corporativos.

  • Los avances tecnológicos.

  • Si se asignan los costes corporativos a las divisiones, ¿qué base de asignación se tiene que usar? Lo normal es que sea la que más relación causa efecto tenga.

  • 1.3.2 Puesta en práctica de las asignaciones de los costes corporativos

    En este caso sigue con el ejemplo de la página 502, explicando cómo se deben asignar todos los costes corporativos.

    En caso de que no se asignaran algunos costes corporativos la información que se recibirá acerca de la rentabilidad de la empresa será inferior a la suma de las rentabilidades de cada uno de los productos.

    Existen diferentes formas de asignar los costes corporativos a las divisiones y a los productos:

    • Para algunos costes, se usa una agrupación de costes por actividades por separado, como si fuera una actividad más, en el nivel de división para asignarlos a los productos.

    • Otros se asignan directamente a las divisiones, y después se vuelven a reasignar a los productos mediante los costes por actividades. Ejemplo de los costes de recursos humanos.

    • Otros costes pueden añadirse totalmente a alguna de las agrupaciones de costes ya existentes, aumentando su importe.

    Siempre es importante, centrarse en la jerarquía de costes ya que el conjunto de actividades y las acciones necesarias para administrar los costes son diferentes si el coste es a escala unitaria, de lote, o de soporte al producto o instalaciones.

    Los sistemas de costes tienen múltiples objetos de coste, una partida individual puede ser un coste directo y un coste indirecto dependiendo del objeto de coste.

    1.4 Asignación de costes de un departamento a otro

    Cuando se asignan costes se deben tener en cuenta:

  • Si se deben utilizar diferentes métodos de asignación cuando son fijos o variables.

  • Si se deben utilizar tasas presupuestadas o reales.

  • Si se deben utilizar las cantidades reales o presupuestadas.

  • 1.4.1 Métodos de tasa única y tasa doble

    • El Método de Tasa Única, agrupa a todos los costes (Fijos y variables) en una sola agrupación.

    • El Método de Tasa Doble, clasifica en dos subgrupos, variables y fijos con bases de asignación diferentes.

    Cuando se utiliza la tasa única se transforma un coste fijo en uno variable. Dando la sensación de que el coste de fabricación variable es mayor de lo que realmente es, y haciendo más interesante la perspectiva de comprar fuera, ya que parecería más económico. La ventaja que tiene es que el coste de establecer el sistema es mucho más económico.

    Para la tasa doble sin embargo, se debe elegir una base de asignación diferente para los costes fijos y variables (En el ejemplo del libro utiliza presupuestadas para los fijos y reales para los costes variables). De esta forma, el valor que se obtiene es un valor más real, permitiendo tomar mejores decisiones a los gerentes para las divisiones.

    1.4.2 Tasas presupuestadas contra tasas reales

    Las tasas presupuestadas permiten conocer por adelantado a los usuarios saber qué es lo que se les va a cobrar, y si es mejor que lo compren fuera o que se usen los servicios de un departamento interno.

    Por el contrario si se utilizan tasas reales no se podrá saber qué es lo que se les va a cobrar hasta el final del periodo.

    El principal problema cuando se utilizan las tasas presupuestadas es que los departamentos proveedores tienden a “cubrirse”, calculando tasas muy desfavorables para cubrir cualquier tipo posible de subida del precio ya que los usuarios no pagarán la parte que exceda de la tasa presupuestada. Por otro lado, también les puede ayudar a mejorar la eficiencia del departamento (a los proveedores) ya que en caso de que la tasa real fuera a subir por encima de la presupuestada, buscarían más fórmulas para contenerla.

    Las posibles soluciones a estos problemas son que se den incentivos a aquellos departamentos que no sobrevaloren las tasas presupuestadas, o que los departamentos usuarios compartan el riesgo de un aumento imprevisible.

    1.4.3 Bases de asignación presupuestada en contraste con la utilización real

    Cuando usamos la tasa doble, entre la utilización real y presupuestada de las bases de asignación afectan al comportamiento de los gerentes.

    Cuando lo que utilizamos es la base de asignación presupuestada, las divisiones usuarias conocen por anticipado los costes asignados, esto es importante para configurar los costes a corto y largo plazo, aunque lo más importante desde el punto de vista estratégico es el largo plazo.

    Por otro lado, como en el apartado anterior nos encontramos con el problema de que los gerentes en muchos casos se ven tentados de subestimar el coste. Por ello, las empresas premian a aquellos que valoran en su justa medida los costes que se van a tener y castigan a aquellos que los subestiman.

    1.5 Asignación a los departamentos de los costes de soporte

    1.5.1 Departamentos operativos y departamentos de soporte

    Un departamento operativo (o de producción) agrega valor (observable por el cliente) al producto.

    Un departamento de soporte (o de servicio) proporciona servicios a otros departamentos internos. Éstos crean especiales problemas de asignación cuando se proporcionan servicios entre sí además de proporcionar servicios a los departamentos operativos.

    Existen tres métodos para asignar estos costes de los departamentos de servicio cuando se trata de servicios proporcionados de forma recíproca.

    1.5.2 Método directo de asignación

    Mediante el método directo los costes de cada departamento de soporte se asignan directamente a los departamentos operativos.

    Para calcular la base de asignación no se tienen en cuenta los servicios prestados al resto de departamentos de soporte. Sólo se tienen en cuenta los servicios prestados a los departamentos operativos.

    Tiene sobre todo la ventaja de la sencillez a la hora de su cálculo, pero no representa fielmente los costes, ya que no tiene en cuenta los servicios recíprocos entre departamentos de servicios.

    1.5.3 Método secuencial de asignación

    Mediante este método se realiza un reconocimiento parcial de los costes de servicio o soporte recíprocos. Lo que se hace es fijar una jerarquía de los distintos costes de soporte (Generalmente por importe), como una escalera, en la que los costes de soporte se van a asignando tanto a los costes operativos como a los de soporte que están por debajo.

    El siguiente escalón de costes de soporte realiza exactamente lo mismo salvo que ya no distribuye sus costes entre los departamentos de soporte que tiene por encima. De este modo, cuando un departamento de costes distribuye sus costes a los departamentos operativos, ya no vuelve a recibir costes de ningún otro departamento de soporte.

    Mejora el sistema directo pero no reconoce totalmente los costes recíprocos entre departamentos.

    1.5.4 Método de ecuaciones simultáneas de asignación

    El método de ecuaciones simultáneas asigna los costes de soporte incluyendo totalmente los costes recíprocos entre departamentos. Es el más exacto de los tres métodos. Se realiza en tres fases:

  • Expresar los costes de soporte y relaciones recíprocas en forma de ecuaciones lineales. Por ejemplo

  • Donde MP y SI son los costes recíprocos completos, es decir, los costes del departamento incluyendo las asignaciones que pudiera recibir de otros departamentos.

    0.1SI y 0.2MP son los porcentajes de los costes de otros departamentos que se están recibiendo (en este caso el 10% y el 20%) respectivamente.

  • Solucionar las ecuaciones (en este caso sería por sustitución)

  • Asignar los costes recíprocos a todos los departamentos, de soporte y a los de fabricación con base a los porcentajes de utilización de cada departamento.

  • Es importante destacar que los costes que se asignarán son superiores a los costes que se tenían inicialmente, esto es debido a que también se están teniendo en cuenta los costes recíprocos que se reciben de los departamentos de soporte. La suma de los importes asignados a los departamentos de operaciones sumarán los costes que se tenían inicialmente.

    1.5.6 Visión general de los métodos

    Dependiendo de qué método se utilice, las diferencias entre los diferentes métodos pueden ser muy importantes.

    Como se ha comentado anteriormente el método más defendible es el de ecuaciones simultáneas, ya que pone de manifiesto los costes completos, al tener en cuenta lo que se genera por el propio departamento, como los costes que recibe de otros departamentos, informa acerca de si es preferible seguir realizando ese soporte o sería mejor subcontratarlo al exterior.

    Por el contrario, el método directo y el secuencial, pese a ser más inexactos son más fáciles de calcular.

    1.6 Asignación de costes comunes

    Coste común es el resultado de operar una instalación, actividad u objeto de coste entre dos o más usuarios. Los métodos que se utilizan para asignarlos son el método directo y el método incremental.

    1.6.1 Método directo

    El método directo utiliza información relacionada con cada usuario como una entidad por separado, y después pondera la asignación del coste total (si cuesta 1.500, pero costaría 1.200+800 de realizarlo por separado, hace una regla de tres de qué parte le toca a cada uno)

    Es un criterio basado en la justicia, ya que al que más coste le supondría, más coste soporta.

    1.6.2 Método incremental

    El método incremental realiza primero una clasificación y después asigna los costes entre ellos.

    Al clasificado en primer lugar se le llama principal y se le asignan costes como si fuera independiente, y al otro se le llama incremental y se le asigna el resto. En el caso anterior al primero se le asignarían 1.200 y al segundo el resto hasta 1.500 es decir 300.

    De esta forma la parte principal recibe siempre el coste más elevado. Se suele aplicar en organizaciones creadas recientemente a las que se les adjudica la parte incremental para que soporten menos costes.

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    Contabilidad de Costes II - Tema 1

    Víctor del Corte