Costes I. Control y valoración de costes

Costes de mercancías. Control de almacenes. Coste de personal

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TEMA 3- CONTROL Y VALORACIÓN DE COSTES

3.1 Costes de mercancías, materias primas, productos terminados y otros bienes inventariables.

Las empresas comerciales compran y venden mercancías sin transformarlas, mientras que las empresas industriales venden sus productos fabricados. Para ello, amabas empresas deben tener un almacén con materiales suficientes.

Empresas comerciales

Sólo tienen mercancías adquiridas al exterior

  • Mercaderías - Adquiridas para su venta sin transformación

  • Otros aprovisionamientos, necesarios para desarrollo de la actividad.

Empresas Industriales

Se debe diferenciar entre las existencias que adquieren al exterior y los productos que fabrica la empresa.

  • Adquiridas al exterior

  • Materias primas para su transformación en proceso productivo.

  • Otros aprovisionamientos, otras adquisiciones de materias auxiliares.

  • Producción propia

  • Productos en curso, bienes en proceso de transformación.

  • Productos semiterminados, Pendientes de transformación posterior.

  • Productos terminados, bienes fabricados por la empresa y listos.

  • Subproductos, residuos y materiales recuperados, obtenidos de forma accesoria y de escaso valor. Los deshechos, no tienen valor y se deben eliminar.

Es muy importante mantener un buen control sobre los bienes inventariables. Las tareas que se realizan para aprovisionarse se denominan función de aprovisionamiento:

  • Gestión de compras.

  • Recepción e inspección de mercancías materiales y productos.

  • Almacenamiento de mercancías, materiales y productos.

  • Entrega de mercancías, materiales y productos.

3.1.1 Control de almacenes

La función de aprovisionamiento es responsabilidad del departamento de aprovisionamiento que se podría dividir en los siguientes departamentos:

  • Compras, responsable de la adquisición al exterior

  • Recepción, que recepciona las compras

  • Almacén, responsable del almacenamiento y la entrega.

  • La estructura del departamento de aprovisionamiento podrá variar en función de cómo esté estructurada la empresa.

    Control de materiales

    La compra de materiales se realiza por el departamento de compras, cuyo director se responsabiliza de disponer de la cantidad y calidad necesaria así como el mejor precio posible.

    Es necesario implantar un sistema de control con su debida documentación para asegurar la adecuada gestión de los materiales.

  • Petición de materiales, del departamento de transformación a almacén. En el caso de que se trate de materiales que serán costes de imputación directa, deberá contar el objeto de coste al que se destina. Si se trata de costes directos frente a departamentos, deberá constar el departamento uso y destino. Si se tratase de materiales indirectos sólo el departamento.

  • Petición de compra de materiales, Se transmite de almacenes a compras para reponer los niveles del almacén. Almacenamiento debe llevar un control de los niveles de stocks y de las previsiones de materiales para realizar nuevos pedidos en el momento óptimo.

  • Orden de compra, del departamento de compras a los proveedores.

  • Informe de recepción, emitido por el departamento de recepción o almacenamiento al departamento de administración general.

  • Control de los productos fabricados por empresas industriales

  • Petición de materiales de Dptos. De fabricación a almacenamiento.

  • Petición de fabricación, de almacenamiento al responsable de producción.

  • Órden de fabricación, del responsable de producción a fabricación.

  • Control de mercancías en empresas comerciales y productos terminados en empresas industriales.

    Los almacenes reciben las mercancías o productos terminados de los proveedores o fabricación con los documentos de recepción necesarios.

    Cuando de vende, el departamento comercial emite un albarán que se entrega al transportista o cliente y a contabilidad para su facturación y cobro

    Inventario periódico e inventario permanente

  • El inventario permanente controla las entradas y salidas de materiales y productos por su valor de coste, siempre se conocerá así el coste de compra, venta y nivel de existencias. Permite seguir la evolución de cualquier elemento inventariable, siendo necesario para el control y valoración de los materiales directos.

  • Requiere del uso de una ficha de control donde se anotan las existencias iniciales, las compras y las salidas a precio de coste. El coste de los materiales usados o vendidos es igual a la suma de los productos en la columna de salida..

    No exime de realizar un inventario físico, computándose las diferencias entre lo que refleja la ficha y lo que hay físicamente como mermas.

  • El Inventario periódico se da en aquellas empresas en las que es muy difícil o costoso llevar un sistema de inventario permanente. Se lleva el control de las existencias iniciales y las compras, pero no se conoce inmediatamente el valor de los productos consumidos, vendidos o de lo que queda en el almacén. Se suele utilizar para la valoración de los materiales indirectos.

  • Precisa de un inventario físico, para calcular la cantidad de productos consumidos se suman las compras a las existencias iniciales y se le restan las existencias finales. No se pude sin embargo conocer las mermas que estarían incluidas como valor de producto consumido.

    Contablemente las existencias iniciales y las compras se reflejarían en el debe y las ventas y las existencias finales en el haber.

    3.1.2 Valoración de entradas y salidas de almacenes.

    Valoración de entradas en el almacén

  • Coste de adquisición: Es el precio del proveedor en factura más los costes de transporte y los impuestos no repercutibles.

  • Los descuentos en factura y los descuentos por falta de calidad minoran el precio de adquisición. Los Rappels minoran el precio de adquisición en el porcentaje que sea aplicable, y el resto a ingresos del ejercicio. Pero también se puede llevar todo a ingresos del ejercicio.

    Los descuentos por pronto pago serán contabilizados como ingresos financieros, por lo que no minorarán el precio de adquisición.

  • Coste de producción. Son todos los costes directos de producción más la parte correspondiente de costes indirectos de fabricación.

  • Valoración de salidas de materiales y productos inventariados

    Se pueden aplicar distintos criterios:

  • Criterio histórico o de identificación específica: Cada partida de material se identifica individualmente con su coste en el almacén.

  • Precio Medio Ponderado, Se calcula un coste promedio cada vez que se hace una entrada y las salidas se valoran a ese coste promedio.

  • FIFO, En la ficha (no físicamente) se mantienen diferenciadas por su valor de coste en orden cronológico. El valor será el de los materiales más antiguos que a esa fecha permanezcan en almacén.

  • LIFO, En la ficha (no físicamente) se mantienen diferenciadas por su valor de coste en orden cronológico. El valor será el de los materiales más recientes que a esa fecha permanezcan en almacén

  • Si se utiliza un sistema de inventario y se producen mermas, éstas se anotarán como una salida más valoradas según el criterio utilizado.

    3.2 Coste de personal.

    El trabajo realizado por el personal de una empresa puede ser considerado como gastos de personal ya que recibe remuneración. Como se trata de una prestación de servicios no se puede almacenar. Los trabajadores están, o suelen estar, adscritos a un determinado departamento, por lo que se puede clasificar los gastos de personal por la actividad a la que contribuyen.

    3.2.1 Control de los tiempos de trabajo

    Se debe diferenciar entre el tiempo de presencia y el tiempo efectivo de trabajo. Para su control se utilizan los siguientes documentos:

  • Tarjeta de tiempo o ficha de tiempo, Con ella se determina el tiempo de presencia del trabajador. No coincide con el tiempo efectivo de trabajo dado que existen tiempos muertos.

  • Partes de trabajo, son cumplimentados por los trabajadores y son muy importantes para determinar el coste de mano de obra directa. El trabajador anota el tiempo de trabajo y las unidades producidas. En el caso de la mano de obra indirecta no se realizan partes, ya que no son necesarios para la imputación de costes. La suma de las horas de los partes de trabajo no coincidirá con la suma el tiempo de presencia por los tiempos ociosos o muertos.

  • Ambos partes se entregan al departamento de personal y nóminas para calcular el salario a pagar, informando a tesorería y a contabilidad.

    3.2.2. Valoración de los costes de la mano de obra

    Se comprende de los siguientes elementos:

  • Salario bruto, antes de cualquier retención, la empresa sólo hace de recaudadora de los impuestos, no los paga.

  • Cargas obligatorias impuestas por disposición legal o contractual, Seguridad social, planes de pensiones, etc.

  • Cargas relativas a la mano de obra, no son periódicas, costes de seguridad e higiene proceso de contratación, aprendizaje, servicios de utilización voluntaria, etc.

  • La tasa de coste de mano de obra por hora

    Puede ser necesaria para la imputación de los costes de mano de obra, se calcula el coste de hora por trabajo, por lo que el coste a imputar a un producto/departamento etc, sería el resultado de multiplicar las horas trabajadas por su tasa de coste por hora.

    Se obtiene dividiendo la suma total de los costes de salario bruto y cargas obligatorias entre las horas según contrato, el tiempo de presencia que deba realizar. No se incluirán las cargas relativas por que no son habituales.

    Esta tasa podrá ser; Real si ya se conocen los datos en el momento del cálculo, previstas si no se conocen:

  • Calculada a finales de año será real porque ya se conocen los datos.

  • Calculada día a día o mes a mes, para que sea real se deberán incluir la prorrata de los costes devengados y no pagados, por ejemplo vacaciones y pagas extras.

  • A inicios de año, será prevista en base a las previsiones de costes de un trabajador y horas según convenio.

  • 3.3 Costes generales

    Son todos los costes necesarios para el desarrollo de la actividad salvo los inventariables y de personal:

    • Costes por servicios exteriores, transportes, suministros, comunicaciones publicidadd, etc.

    • Tributos

    • Costes financieros

    • Amortizaciones de edificios, instalaciones, maquinaria, mobiliario, etc.

    Costes comunes a varios departamentos y funciones de la empresa

    Algunos costes generales pueden vincularse directamente a algunos departamentos como costes directos, amortización de maquinaria para la fabricación por ese departamento, mobiliario de oficinas, etc.

    En otros casos se trata de factores utilizados en común, por lo que se deben establecer criterios para la distribución de esos costes de manera indirecta.

    Dificultad en relacionar los costes generales de fabricación con objetos de coste

    Existen dos motivos principales:

    • Para algunos costes generales no existe una relación causal clara entre el factor de costes y el producto, que hacen que el seguimiento del coste hacia el objeto de costes sea imposible como en el caso de la producción conjunta

    • En algunos casos no está justificado económicamente, la cuantificación exacta requeriría un coste muy elevado sin ser relevante.

    3.3.1 Control de los costes generales

    Como son muy variados existen multitud de procedimientos para valorar los costes generales también serán muy variados.

    Los niveles jerárquicos altos tienen responsabilidad sobre algunos como alquileres, seguros e impuestos. Los más bajos controlan el uso de algunos factores como combustibles, reparaciones, etc.

    En ambos casos será necesaria la documentación justificativa del uso adecuado de los mismos.

    3.3.2 Valoración de costes generales

    Incluye la identificación por naturaleza (depreciaciones, seguros, energía, etc.), determinación del valor de cada coste y separación de los componentes fijos y variables.

    Esta valoración se obtiene de fuentes tanto internas como externas:

  • Fuentes externas, mucha información de los costes se obtienen a través de las facturas, que informarán del valor del coste sin decir a que departamento o actividad a la que se deben cargar. Esta imputación a los objetos de coste deberá realizarse por el departamento de contabilidad.

  • Fuentes internas, la información la proporcionarán los cálculos internos efectuados por los departamentos administrativo-contables de la empresa.

  • Se podrán clasificar también según su variabilidad entre costes fijos o variables.

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    Víctor del Corte