Coordinación empresarial

Importancia. Modalidades. Eficiencia. Vertical. Horizontal. Contacto directo. Planificación. Reciprocidad. Comunicaciones. Cooperación

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'Coordinación empresarial'

LA COORDINACION EN LA EMPRESA


INTRODUCCION

Al comenzar este tema empezaremos con este ejemplo : Hace algunos Años un grupo musical participo en un gran recital.

La partidura desarrollada hacía que los diferentes grupos de instrumentos intervinieran en forma aisladas y paulatina, Cada uno de esos grupos pudo demostrar individualmente su particular sonido y habilidades.

Al cabo de un rato un miembro de la orquesta, el director, que no tocaba ningún instrumento y que, por lo tanto, aparentemente era el menos importantes, con un toque mágico de su batuta logró armonizar los sonidos individuales de manera que no fue posible indentificarlos ya que separadamente, pero en cambio de todos ellos surgió una melodía maravillosa.

En este ejemplo vemos claramente como la coordinación se hace visible en este grupo, de como La disposición ordenada del esfuerzo del grupo para dar unidad de acción con vistas a un propósito común.

Aqui desarrollaremos los conceptos, sus principios, los diferentes tipos de coordinación y como lograr una coordinación efectiva.


La Coordinación

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería e vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización.

El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicación entre unidades, o se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación. Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre unidades.

Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Además, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinación.

La coordinación es la tercera función de la autoridad. Nos enseña con acierto, la distinción función de la autoridad. Nos enseña con acierto, la distinción entre pericia y coordinación: “la pericia implica la adopción de una buena decisión. La coordinación está encaminada a que todos los miembros del grupo adopten la misma decisión o, más precisamente, decisiones coherentes, combinadas para conseguir la finalidad establecida.

La coordinación concretiza la aplicación de los principios de Administración de mayor trascendencia, tales como autoridad, delegación, división del trabajo, unidad de mando y otros de no menos significación.

La coordinación ha sido así conceptuada como el aspecto más importante que se debe lograr toda empresa o institución, como prueba de su misma validez, puesto que a través de ella se puede medir la correcta aplicación de todos los otros principios administrativos y se pueden evaluar también el grado de integración de sus miembros en el espíritud de cuerpo, disciplina social que tienen, su estabilidad, etc. Constituye así la coordinación una prueba de equilibrio de la empresa o institución, puesto que como muy bien lo manifiesta Mooney expresa los principios in toto, es decir que todos los otros elementos están contenidos en ella, por que: "…. Son los principios mendiante los cuales funciona la coordinación haciéndose efectiva.

IMPORTANCIA DE LA COORDINACION

La importancia que tienen la coordinación y la forma operativa en que ella se puede desenvolver sin necesidad de fricciones y ante un mismo objetivo social aceptado y defendido por todos los miembros de un grupo, se pueden ilustrar por medio de la labor que realiza un equipo bien integrado, sea éste deportivo o cultural.

La coordinación, al punto de que ha sido considerada como el proceso más trascendente de la empresa, que además de poner de manifiesto los principios administrativos, permite evaluar también “el grado de integración de sus miembros en el espíritu de cuerpo, la disciplina social que tienen, su estabilidad, etc.

Constituye así la coordinación una prueba del equilibrio de la empresa o institución.

MODALIDADES DE LA COORDINACION.

Dada por sentada la importancia de la coordinación en la empresa o institucción, surge la interrogante de cómo vamos a desarrollar el proceso inherente a la integración de esos esfuerzos cooperativos para el logro de los objetivos de la organización. La dotrina sustenta distintos criterios de coordinación. Unos consideran como métodos de coordinación los procesos de planificación, la creación de comisiones y la celebración de reuniones y conferencias. Otros, representantes de la gran mayoría, consideran dos tipos de coordinación internamente relacionados. Existen dos maneras básicas de coordinar:

  • Por organización, es decir, por la inter-relación de las distintas divisiones de trabajo dentro de una estructura, basada en al autoridad, de manera que el trabajo pueda ser coordinado por medio de órdenes e instrucciones que los superiores dan a sus subordinados y que extienden la coordinación desde el vértice hasta las bases generales de la estructura”.

  • Por medio el dominio de una idea, es decir mediante la aparición y desarrollo de una unificación de propósitos, en las mentes de quienes emprenden algo mancomunadamente, de manera que cada trabajador adoptará sus tareas a las de otros, con la habilidad y el entusiasmo necesarios”.

  • La coordinación como proceso de integración presenta dificultades y complejidades que dependerán de la institución. En organizaciones de poca magnitud esta función se torna sencilla. Empero, en instituciones de gran envergadura la coordinación toma un carácter diferente.

    Para Gulick "……la organización, como medio de coordinación, implica la creación de un sistema de autoridad a través del cual el objetivo o propósito central de una empresa se vaya plasmado en hechos, gracias a los esfuerzos combinados de muchos especialistas cada uno de los cuales actúa dentre de su especialización en un momento y lugar determinado.

    La experiencia ha demostrado que una organización de esta naturaleza requiere no sólo el trabajo de muchos hombres en distintos lugares y momentos determinados, sino también la existencia de una labor integradora de parte de quienes tienen cargos de dirección. El problema de la coordinación se transforma, por lo tanto,en el problema de

    Establecer entre la unidad ejecutiva y las unidades encargadas de las distintas tareas (divisiones de trabajo) en la periferia, un sistema apropiado y eficiente de comunicación y control."

    Para resolver los problemas que esa falta de delegación coordinadora le producirá, debe establecer o mantener un sistema complementario que le permita que los propios subordinados por inciativa y convicción autocoordinen sus labores.

    EFICIENCIA DE LA COMUNICACION.

    El problema de la coordinación requiere un eficiente sistema de comunicación y control. Para armonizar las actividades de la empresa propone cuatro etapas:

    1.- Primera Etapa: Definir la tarea que se va a ejecutar.

    2.-Segunda Etapa: Nombar un director a quien se encargue de poner el proyecto en ejecución.

    3.-Tercera Etapa: Determinar la naturaleza y el número de tareas (unidades de trabajo) en que es preciso dividir el proyecto que se va a ejecutar…. Esta división dependerá del tamaño y naturaleza de la obra y del estado del progreso técnico y social en un momento dado.

    4.-Cuarta Etapa: establecer y perfeccionar un sistema de dirección y control (estructura de autoridad) entre el director y las unidades encargadas de las distintas fases del trabajo (las unidades que corresponden a la división de trabajo adoptada).

    La coordinación tienen mayores probabilidades de lograrse cuando grupos funcionales interesados participan directametne en al orientación de las nuevas políticas y en la toma de decisiones.

    El sentido de participación y de hacer propios los objetivos sociales, logra no sólo la constitución de un adecuado espíritu de cuerpo, sino que además facilita grandemente la coordinación. El conocimiento de cómo se armonizan las labores que a cada uno corresponden y sus motivos, con los propósitos generlaes de la empresa o institución permite una fusión de intereses, es decir, integrar las colaboraciones aisladas.

    COORDINACION VERTICAL Y HORIZONTAL

    El ejecutivo situado en la cúspide de la organización, en su condición de líder asume la principal actividad coordinadora de la empresa o institución, al procurar integrar las políticas y acciones de la organización en un todo coherente y armónico. Pero esta actividad tiene sus límites; así como las institución cuenta con una serie de órganos ejecutivos, asesores y operativos, creados para auxiliar a la autoridad máxima, el mismo fundamento humano y administrativo que origina esta segregación, también motiva la vigencia de otros niveles de coordinación, en principio, separados de la gerencia principal.

    Coordinación Vertical

    En la teoría administrativa el principio de la coordinación vertical, al igual que en el estricto campo de la organización, tienen en la autoridad. Cuando el Presidente de la República o el ejeciutivo de cualquier empresa, coordina las actividades de los departamentos de la institución, realiza una coordinación de tipo vertical, puesto que ejerce una autoridad directa sobre los titulares de los departamentos, la cual le permite integrar los esfuerzos institucionales en busca de interrelaciones armónicas. Esta misma autoridad y responsabilidad la tienen los jefes de los diferentes departamentos y unidades de la institución en el campo específico de sus funciones, a quienes también les corresponde coordinar las mismas, para interrelacionarlas entre sí y con los demás órganos de la empresa.

    En ese orden de ideas, los demás ejecutivos de la organización contraen la responsabilidad de ejercer su autoridad para lograr la coordinación de las actividades o funciones puestas a su cargo.

    Como puede advertirse, la coordinación viene a constituir uno de los elementos de mayor incidencia en la vida de la organización, en razón de que está presente en todos sus niveles.

    Coordinación Horizontal

    A diferencia de la coordinación vertical, la horizontal, desprovista de autoridad y de mando depende de la aplicación del conocimiento. Para Mooney “ en todas las organizaciones… la coordinación horizontal es el principio que “indoctrina” a todos y cada uno de los miembros del grupo para acondicionarlo hacia el objetivo común, asegurando de esta manera el máximo de eficiencia colectiva y de inteligencia en la prosecución del objeto”.

    Esta coordinación puede manifestarse de diferentes maneras y niveles. Por ejemplo, la reunión de dos o más ejecutivos o supervisores de un mismo departamento, para tratar de coordinar la política de nuevos precios en la empresa, representa una coordinación horizontal, puesto que no predominará no a la autoridad como en la vertical, sino las ideas y adoctrinamiento.

    PRINCIPIOS PARA LOGRA LA COORDINACION

    Mary Parker Follet, postuló cuatros principios fundamentales para alcanzar un esfuerzo sincronizado y con ellos dio una de las mayores contribuciones que se han ofrecido en este importante campo.

    1.El Principio del Contacto Directo: establece que la coordinación debe lograrse a través de relaciones colaterales u horizontales, para lo cual hay que tener un ambiente adecuado para el intercambio de ideas y de iniciativas y para la toma de decisiones conjuntas en el respectivo nivel, sin que sea necesario que ellas sean del conocimiento y sanción previa de la superioridad.

    A través de este principio se establece implícitamente que la coordinación se logra en la primera instancia, no a través de formalismos, sino de un espíritu conciliador; además, debe comenzar de abajo hacia arriba.

    La gente intercambia ideas, ideales, prejuicios y própositos más eficientemente mediante el contacto y comunicaciones personales que por otros métodos y por medio del entendimiento que se logra con ello, encuentran la fórmula para satisfacer al mismo tiempo el objetivo social y sus propósitos personales.

    2.El Principio de La Coordinación en las Labores de Política y Planificación: establece la conveniencia de lograr una armonización formal de criterios y de esfuerzos desde las etapas primarias.

    Se reconoce en este principio la importancia de esas labores como guías de las realizaciones de la empresa o institución y las difilcultades que se pueden presentar para coordinar las operaciones, si antes no ha habido un conocimiento y discusión sobre las metas políticas y los planes de trabajo.

  • El Principio de la Reciprocidad : de todos los factores hace énfasis en que, al igual que los otros aspectos administrativos de una empresa o institución, la coordinación es la resultante de interrelacionar esfuerzos, y no un producto aislado.

  • Este principio está implícito en la misma concepción de que la coordinación debe ser el objetivo interno de toda empresa e institución, ya que es a través de ella como se amalgaman todos los esfuerzos individuales.

    4.El Principio de la Coordinación como proceso ininterrumpido: reconoce el dinamismo que tiene toda organización y, por lo tanto, la necesidad de que se hagan ajustes periódicos para mantener esa armonía de esfuerzos.

    La coordinación mediante este principio se considera además como un método horizontal de integración, no vertical, que destaca la importancia del entendimiento de actividades, capacidades y habilidades de los otros miembros, para lograr la cooperación entre todos ellos. Por eso es necesario un buen sistema de comunicaciones. A través de ese entendimiento se resuelven por ajustes los problemas, puesto que las fuentes conflictivas desaparecen.

    Las Comunicaciones como Importante Medio y Coordinación

    Se ha hecho hincapié en que uno de los medios más efectivos para lograr una coordinación satisfactoria es a través del “dominio de la idea” o adoctrinamiento. Para ello, es indispensable que existan medios adecuados de comunicación entre todos los individuos de la organización, a fin de que para los mismos aspectos formalistas tales canales permitan guiar las instrucciones sobre cómo se debe ejercer la autoridad y cómo se debe dar cuenta del cumplimiento de los deberes.

    En toda comunicación hay cinco elementos básicos:

  • La comuncación inicial.

  • La transmisión de la comunicación.

  • El estímulo para llevarla a Cabo.

  • La recepción de la comunicación.

  • La reacción que produce la comunicación.

  • Las publicaciones internas en una empresa o institución, en especial en aquellas de cierto tamaño son un importante instrumento coordinador, al ofrecer un medio de divulgación sobre algunos de los dos siguientes aspectos:

    1)Manuales Administrativos: sirven para reunir la información que todo miembro de la organización debe conocer para poder coordinar sus labores con la de otros, o para utilizar similares procedimientos.

    2)Boletines del y Para el Personal. Como otro medio complementario para el logro de la coordinación de las labores, están ciertas publicaciones de carácter interno, que ofrecen al personal noticias periódicas sobre aquellos aspectos más importante que acontecen en la empresa.

    Los Comités tienen grandes ventajas como medios de coordinación horizontal, al permitir una participación libre de todas las personas que los constituyen, en la discusión y toma de decisiones de carácter técnico o normativo.

    El comité sirve para satisfacer tales propósitos coordinadores co o el medio o lugar de intercambio de opiniones y como el instrumento administrativo que permite constituir una unidad de criterio que servirá de cartabón para las actuaciones de sus diferentes participantes.


    CONCLUSIÓN.

    Al concluir este trabajo estamos en la capacidad de conocer el concepto de la coordinación sus propósitos y el adoctrinamiento que consiste en la aceptación de los objetivos sociales de la empresa o institución.

    La coordinación se convierte en el objetivo interno, ya que por su medio se satisface el principio inspirador de la administración, del logro de un propósito a través del esfuerzo cooperativo.

    También descubrimos que para que haya una buena coordinación se necesita además la presencia de una autoridad coordinadora, la cual puede ejercerse verticalmente por autoridad formal u horizontalmente por autoridad técnica.

    Así como los medios de comuncación y los principios para llevar una buena coordinación a cabo en la empresa.

    Y unos de los datos más importantes que hemos adquiridos en es tema es que para coordinar esfuerzos y lograr cooperación pareciera necesario que toda empresa tenga un sistema de valores y objetivos comunes o compartidos a fin de alcanzar la respectiva acción conjunta.