Contabilidad de costos

Información contable. Coste. Presupuesto. Costo estándar, materiales y mano de obra

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1.- Costos Predeterminados: Estimación

La contabilidad de costos se sustenta no solo en los llamados costos reales, sino que es posible predeterminar ciertas valoraciones de recursos en base a predicciones o estimaciones, según sus comportamientos históricos o estadísticos. Estos últimos son los llamados costos estimados.

Un ejemplo de utilización de costos estimados, es cuando se abordan procesos de licitaciones competitivas o proyectos, donde es necesario efectuar comparaciones con otros procesos que se han desarrollado, de naturaleza idéntica o similares, anteriormente. Esta experiencia debe modificarse, obviamente, según los nuevos escenarios en los costos y las futuras tendencias.

Cuando una empresa no tiene esa experiencia, puede recurrir a estadísticas o determinando las cantidades y tipos de materiales necesarios, la mano de obra requerida (especializaciones) y tipos de procesos u operaciones.

Las estimaciones pueden estar presentes en las contabilidades de la empresa, pues ello facilita el control de los costos, o los flujos que se necesitan para una operación determinada. Si estas estimaciones presentan un comportamiento permanente, pueden constituirse en lo que denominamos Costos estándar.

2..- Costo Estándar

El Costo Estándar es un tipo de Costo Pre-determinado, establecido bajo la forma de un valor absoluto, único esperado, para un determinado rubro, o mas bien como una relación que proporciona el valor del costo esperado por unidad de producto o de nivel de actividad.

Es, en definitiva, la cantidad que según la empresa debería costar un producto o la operación durante un periodo de tiempo, sobre la base de ciertas condiciones económicas y otros factores.

La determinación del costo estándar para una cierta situación puede involucrar, en principio, dos tipos de decisiones

La decisión cuantitativa

Es la definición destinada a establecer la cantidad de insumos requerida por unidad de producto. Ésta da origen a costos estándares cuantitativos

La decisión de precio

Es aquella definición respecto del monto a pagar por la cantidad de recursos empleada. Ésta da origen a costos estándares monetarios.

La determinación de los estándares se realiza recurriendo a alguno de los métodos tradicionales: análisis estadístico (empleo de la información histórica corregida), estudios de ingeniería, y entrevistas e inspección en terreno de personal operativo

Costos Estándares y Reales

Los Costos estándares son lo contrario a los costos reales, ya que estos últimos son costos históricos en que se ha incurrido en un periodo anterior. Sin embargo los estándares se determinan con anticipación a la producción.

Cuando se usa un sistema de contabilidad de costos, los costos reales y estándares son reflejados en los registros. Las diferencias entre ambos se denomina variación.

Costos Estándares y Presupuesto Flexible

Para fines de planificación y de control, las metas deben ser establecidas y los resultados evaluados, teniendo en cuenta los respectivos niveles de actividad. El consumo de recursos y en definitiva los costos, debe referirse al nivel de actividad correspondiente.

Lo anterior corresponde a una definición de presupuesto. Existen varios tipos, y los abordaremos en las siguientes clases. Sin embargo, para fines de esta materia es importante abordar la temática de los llamados Presupuestos flexibles.

Estos recogen la definición anunciada, sin embargo a diferencia de los Presupuestos estáticos, los presupuestos flexibles (o variables) se preparan suponiendo para cada periodo un rango de niveles de actividad. Se trata de presupuestos formulados de modo que puedan proporcionar información para diferentes niveles de actividad.

La confección de estos Presupuestos requiere necesariamente de la formulación de hipótesis sobre el comportamiento de los Costos para las diferentes niveles de actividad.

Los presupuestos flexibles, y la conveniencia de analizar el comportamiento de los costos a nivel unitario, con fines de planificación y control, dan origen a los costos estándares

PRESUPUESTO OPERACIONAL FLEXIBLE

Niveles de Producción

7.000 sillas

8.000 sillas

9.000 sillas

Nivel de Actividad ( Unidades) 1,0 7.000 8.000 9.000

Ingresos por Ventas ( $ ) 28,0 196.000 224.000 252.000

Costos variables ( $ )

Costos Directos

Materia Prima 3,0 21.000 24.000 27.000

Mano de Obra 8,0 56.000 64.000 72.000

Costos Indirectos Variables 5,0 35.000 40.000 45.000

Gtos. Admin.. y Vtas 2,0 14.000 16.000 18.000

Margen de Contribución ( $ ) 10,0 70.000 80.0000 90.000

Costos Fijos ( $ )

Costos de fabricación 40.000 40.000 40.000

Gastos de Adm. y Vtas 35.000 35.000 35.000

Resultado (5.000) 5.000 15.000

1) Ventajas del Costo Estándar

Las normas de costos pueden ser una poderosa herramienta de planificación y control, y especialmente de evaluación de desempeño

Las variaciones de las normas conducen a la administración de la empresa a implantar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas fuera de control.

Los costos estándares son útiles a la administración de la empresa para el desarrollo de sus planes

Los costos estándares son útiles en la toma de decisiones.

Los costos estándares permiten mejorar el análisis de las desviaciones

2) Tarjeta de registro del Costo Estándar

Para cada producto fabricado se prepara una tarjeta de seguimiento. Esta tarjeta revela la información necesaria para obtener un costo o comportamiento de costo estándar. La tarjeta muestra las distintas operaciones por las cuales atraviesa el producto, las materias primas, el costo unitario y mano de obra que están presentes, así como los costos indirectos de fabricación.

3) Norma de los Costos de los Materiales

El costo estándar de las materias primas consta de dos elementos: cantidad y precio. Las normas de cantidad de materiales deberían incluir normalmente, no solo los ingredientes brutos, sino también las piezas comparadas, los materiales de embalaje, etc.

En los casos en que se requieren muchas clases diferentes de materiales para un solo producto, los tipos y cantidades de costos estándares de cada materia prima pueden especificarse en un formato denominado Lista Estándar de Materiales.

Las normas de materiales suponen que existe un adecuado planteamiento de los materiales a utilizar, así como procedimientos de control y uso de estos mismos. Es decir presupone que el diseño, calidad y especificaciones también están estandarizados.

4) Norma de los Costos de Mano de Obra

Los costos estándares de la mano de obra constan de dos elementos: la producción estándar o asignada por hora, y la taza salarial estándar por hora.

En el caso de la producción estándar se emplean los estudios de tiempo y movimientos, después de haber tomado en consideración la circulación mas eficiente de productos a través de la fabrica, la disposición de las maquinas, herramienta y los trabajadores.

En el caso de las normas de la tasa salarial estándar se requiere conocer las operaciones que se van a realizar, la calidad de mano de obra que se desea, la tasa promedio por hora que se espera pagar.

5) Normas de los Costos Indirectos de Fabricación.

Las normas para la porción variable de los costos indirectos se determinan y se usa casi en las misma forma que las normas para los materiales directos.

6) Calculo del Costo Estándar

Ejemplo de Precio estándar

Precio de Compra por Toneladas

Según Ultimas estadísticas 6 meses $ 5.400.000

Fletes asociados según oferta del

Mercado de la zona $ 350.000

Bodegaje $ 80.000

Precio Estándar por Tonelada $ 5.830.000

Ejemplo: de Cantidad estándar

Toneladas facturadas 1.8

( + ) Provisión por Merma 0.2

( + ) Provisión por Rechazo 0.1

Cantidad estándar por Unidad 2.1

OTRAS CONSIDERACIONES Y LA MECANICA CONTABLE

COSTOS ESTANDAR

Recordemos que los costos estimados o predeterminados consiste en conocer por anticipado el costo, es decir, mediante ciertos estudios resulta posible obtener, de antemano, con mas o menos precisión el dato del costo respectivo.

Los costos predeterminados se dividen en

Estimados Son la técnica mas rudimentaria de los costos predeterminados, ya que su calculo u obtención se basa en la experiencia que hay en el conocimiento mas o menos amplio del costo que se desea predeterminar.

Estándar Son un tipo de costos predeterminados pero son diferentes al resto de los estimados en su finalidad, aunque en apariencia y mecánica contable se vean muy parecidos. Los costos estimados pretendían una aproximación razonable con la intención de acelerar el calculo de costo y se entiende que serán constantemente corregidos. En cambio, los costos estándar pretenden la exactitud con la intención de ser una norma y se entiende que no serán corregidos, a menos que se deduzca cambios importantes en el proceso productivo, ya sea por precios de materiales, o condiciones del mercado.

De considerarse que la utilización de los estándar será costo utilizado por grandes empresas, con un buen tiempo en el negocio, y que cuenten con instrumentos para realizar los estudios necesarios, establecer los procedimientos de control indispensable. Se necesitaran estudios de tiempo y movimientos, trabajo de ingeniería en su línea de producción, diseño adecuado de la planta, acuerdo con los proveedores, contratos colectivos de trabajo etc..

Una de las características mas distintivas de los costos estándar son el tratamiento de las variaciones entre los costos estándar y los reales. En primer lugar hay que señalar que le nombre propiamente tal debería ser desviaciones, lo anterior con el objeto de dejar claro en la mente del usuario que ha sido el costo real el que se apartó del estándar y los involucrados tendrán que explicar el motivo de tal apartamiento, sin importar si es positivo o negativo.

Si el estándar es una norma, cualquier desviación es incorrecta y hay que analizarla con detenimiento, de manera de no caer en la idea fácil de que si el costo real esta por debajo del estándar ello es necesariamente bueno para la empresa. Ello porque puede representar cosas tan negativas como que se uso una materia prima de baja calidad. Que el trabajador que laboro no era el adecuado ( generando errores ) etc..

Como puede apreciarse podríamos generalizar diciendo que son:

a) En eficiencia, es decir, se a usado exactamente la cantidad de elemento del costo previamente presupuestado o no.

b) En precio lo cual nos aclararía si se pago el precio pactado por los elementos del costo o no fue así

El análisis de las desviaciones va en este mismo sentido y se aplican al respecto dos formulas muy sencillas

FORMULA PARA EL ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES ENTRE COSTOS REALES Y COSTO ESTANDAR

Ejemplos:

Al calcular la hoja de costos estándares unitarios llegamos a lo siguiente

Unitarios Totales

4 unidades de materia prima $10 c/u $ 40

5 horas de mano de obra $10 c/u $ 50

$ 5 por hora de indirectos $ 25

Costo estándar Unitario $115

Pero los costos reales del periodo fueron

6 unidades de materia prima $ 15 c/u $90

6 horas de mano de obra $ 12.5 c/u $75

$6 por hora de indirectos $36

Costo real unitario $201

Como puede apreciarse hay desviaciones tanto en precio como en cantidad en , prácticamente, todos los elementos del costo.

A) Determinación de la desviación en precio.

B) Determinación de la desviación en la Cantidad.

De esta forma están explicadas las dos principales desviaciones en la operación

1) En Materia prima fue de $ 50

Integrada en $ 30 en precio y $ 20 en cantidad y en

2) Mano de Obra fue de $25

Compuesta por $ 15 en precio y $ 10 en cantidad.

Los Presupuesto fijan estándares ( o normas ) que se utilizan para el control y evaluación del desempeño administrativo y operativo. Para determinar el costo estándar unitario de un insumo en particular, deben tomarse dos decisiones:

Cuanto usar por unidad de producto ( decisión cuantitativa )

Cuanto pagar por la cantidad que se va a usar ( decisión de precio )

La Decisión de Cantidad genera estándares de cantidad y la decisión de precio, estándares de precio

La técnica de Costo Estándar es la mas avanzada de las existentes, ya que sirve de instrumento de medición de eficiencia porque su determinación esta basada precisamente en la eficiencia de trabajo de la entidad económica.

El costo estándar indica lo que debe costar un producto, con base en la eficiencia de trabajo normal de una empresa

Desviaciones entre Costo real y Costo estándar

Los motivos de desviación entre costos reales y costos estándares pueden ser losa siguientes

1) En Materia Prima

  • En cantidad o eficiencia

  • En precio

2)En Mano de Obra

  • En cantidad o eficiencia

  • En precio

3) Gastos Indirectos

  • En cantidad o Eficiencia

  • En precio o Presupuesto

Materia Prima y Mano de Obra .

Desviación en Precio

Precio Real Uni. (--) Precio Estándar Uni. ( x ) Consumo real Mat. Prima = Desviación del Precio

Desviación en Cantidad

Consumo real total (--) Consumo Estándar Total (x) Precio Estándar Uni = Desviación en Cantidad

Materia Prima Mano de Obra

$15 - $ 10= 5 x 6 Unidades = $30 $ 12.5 - $10 = $ 2.5 x 6 Horas = $15

Materia Prima Mano de Obra

6 unidades - 4 unidades = 2 unidades x $ 10 = $ 20 6 hrs - 5 hrs = 1 hrs x $ 10 = $ 10