Comunicación

Comunicación formal, informal. Emisor. Receptor. Canal. Mensaje. Comunicación oral, escrita. Carta. Informe. Coherencia. Técnicas. Reunión de trabajo

  • Enviado por: Riescoweb
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 19 páginas

publicidad
cursos destacados
Iníciate en LOGIC PRO 9
Iníciate en LOGIC PRO 9
Vamos a ver de manera muy sencilla y en un breve paseo de poco más de una hora como funciona uno de los...
Ver más información

Cómo montar un Ordenador
Cómo montar un Ordenador
En este curso te guiamos de una forma muy práctica y gráfica, para que puedas realizar el montaje de tu...
Ver más información

publicidad

La comunicación

La comunicación es un proceso mediante el cual, la persona que emite el mensaje desea entrar en contacto con quien lo recibe para conseguir un objetivo. La comunicación es un intercambio de la información.

Elementos de la comunicación:

-Emisor: Persona que transmite el mensaje

-Receptor: Persona o personas que reciben el mensaje

-Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje

-Mensaje: Información que se quiere transmitir

-Código: Conjunto de símbolos o signos empleados para expresar el mensaje

-Contexto: Situación en la que se encuentran loas personas que se comunican

-Decodificacion: Interpretación del mensaje

-Retroalimentacion: Respuesta del receptor al emisor

-Ruido: Todo elemento que distorsiona o perturba la comunicación

'Comunicación'

Ejemplo:

Una directora comercial de una empresa quiere comunicar la próxima semana a los delegados comerciales los objetivos de venta para el 2 semestre y duda entra la forma oral o escrita, analiza las ventajas e inconvenientes y plantea una solución.

-Oral porque es más directa y todas las dudas se pueden aclarar.

Tipos de comunicación en el ámbito laboral

La comunicación en el ámbito laboral se clasifica según los aspectos que se quieran destacar, entre ellos:

  • Según dirección del mensaje ( Vertical o Horizontal )

  • Según estructura de la comunicación : ( Formal e Informal )

  • Según el código utilizado en la transmisión del mensaje ( Oral , escrita y no verbal )

Comunicación Vertical y Horizontal:

Vertical Ascendente:

-Fluye desde los empleados o mandos intermedios hasta la dirección

Pretende:

-Conocer problemas y quejas del personal de la empresa

-Permitir que los empleados se involucren y elaboren sugerencias

-Obtener información sobre proyectos que se están desarrollando en la empresa

Se comunica:

-En encuestas de opinión

-Reuniones periódicas con los empleados

-Buzones de sugerencias

-Entrevistas informales

Vertical Descendente:

-Fluye desde la dirección o mandos superiores hasta los empleados de niveles inferiores

Pretende:

-Dar instrucciones de trabajo

-Informar al trabajados sobre la política y objetivos de la empresa y el trabajo que debe desempeñar

Se Comunica:

-En tablones de anuncios

-Circulares

-Periódicos de empresa

-Dispositivos de acogida a nuevos empleados

-Órdenes e instrucciones

Horizontal:

-Fluye entre departamentos o empleados del mismo nivel jerárquico

Pretende:

-Coordinar las actividades efectuadas por los distintos empleados o departamentos de la empresa

-Resolver los problemas que surgen dentro de un departamento

-Tomar decisiones en las que deben intervenir los empleados o departamentos

Nos Comunicamos:

-Realizando reuniones de trabajo

-Notas de departamento

-Comunicados internos

-Trabajo en equipo

-Debates

Comunicación Formal e Informal

Formal:

-Se da en la empresa de forma estructurada y programada, sigue los niveles jerárquicos establecidos

Pretende transmitir:

-Ordenes

-Informaciones

-Cuestiones relacionadas con el trabajo

Informal:

-No sigue el sistema formal establecido, ni tiene en cuenta los niveles jerárquicos de la empresa, surge de forma espontánea y flexible entre los empleados, movidos por la necesidad humana de relacionarse según sus intereses personales.

Pretende comunicar:

-Temas relacionados con el trabajo

-Temas independientes del trabajo

Rumores: La comunicación informal suele ser oral, lo que contribuye a que la información pueda distorsionarse y de lugar a rumores.

Generalmente los rumores contienen información ambigua y el receptor rellena esa falta de información con otros datos.

Estos rumores suelen provocar un efecto negativo en el clima laboral de la empresa

Comunicación Verbal y No Verbal

Verbal Escrita:

-Se transmite mediante la escritura

-El receptor es la persona que lee el mensaje

Uso:

-Mensajes formales, en especial si deben quedar registrados

Ventajas:

-El mensaje queda registrado y es más difícil de tergiversar

-Permite en caso de olvido su posterior lectura

-No le acompaña comunicación no verbal, lo que permite un lenguaje mas preciso

Inconvenientes:

-Retroalimentacion no inmediata

-Contacto más frío y formal

-Más lenta y rígida

-No permite aclarar dudas ni preguntas

Ejemplos:

-Informes

-Circulares

-Instrucciones

Verbal Oral:

-Se transmite mediante la voz

-El receptor oye el mensaje

Uso:

-Mensajes formales que precisan inmediatez o retroalimentación

-Mensajes informales

Ventajas:

-Retroalimentacion inmediata

-Permite un contacto más personal

-Más rápida y ágil

-Permite aclarar dudas y preguntas

Inconvenientes:

-El mensaje no queda registrado y puede ser tergiversado más fácilmente

-Es más fácil de olvidar el mensaje

-Le acompaña mucha comunicación no verbal, que puede distorsionar la recepción

Ejemplos:

-Debates

-Reuniones

-Asambleas

No verbal:

-Signos no lingüísticos:

-Movimientos involuntarios o voluntarios del cuerpo o la expresión facial

-Volumen de la voz, énfasis en la comunicación

-Signos Visuales:

-Apariencia (Aseo, vestuario, etc.…)

-Decoración de la empresa

-Logotipos, señales de seguridad, etc.…

Uso:

-Puede usarse para reforzar o enfatizar un mensaje oral o para transmitir una impresión favorable

Ventajas:

-Aporta información sobre la personalidad o la posición del interlocutor

-Permite matizar o enfatizar los mensajes orales

Inconvenientes:

-Si no coincide con el mensaje oral le puede restar credibilidad

-Puede revelar sentimientos, pensamientos, que no se querían comunicar

-Ejemplos:

-Mirar directamente al interlocutor indica interés

-Indica nerviosismo la carraspera, agarrarse y frotarse las manos, la respiración agitada, tocarse los ojos o la nariz…

-El aburrimiento se manifiesta en bostezos, la mirada….

-Evita los tics

-Vestir de forma adecuada da una imagen positiva

-Los movimientos exagerados denotan poco control

Dificultades En La Comunicación:

-Una barrera de comunicación es todo obstáculo o dificultad que surge en el proceso de comunicación y que impide que el mensaje sea correctamente interpretado por el receptor.

-Barreras personales

-Barreras Semánticas

-Barreras Físicas

Barreras personales: Las personas perciben e interpretan el mensaje en distinta manera en función de distintas formas de pensamiento.

El receptor al interpretar el mensaje recibido lo filtra en función de:

-Estereotipos

-Efecto Halo

-Percepción selectiva

-Defensa perceptiva

-Estereotipos: Son generalizaciones que utilizamos para clasificar a las personas en función de determinados criterios.

-Efecto Halo: Impresión favorable o desfavorable sobre una persona

-Percepción Selectiva: Selecciona únicamente la información que al receptor le interesa

-Defensa perceptiva: Es un mecanismo que utilizamos para defendernos de algo que no nos gusta o desagrada

Barreras semánticas: Surgen debido a una interpretación incorrecta de los símbolos del código

Como por ejemplo:

-Utilización de un idioma diferente

-Utilización de un vocabulario o terminología demasiado especifica

-Atribución de un significado diferente a los símbolos del código

.-Mensaje demasiado extenso, que aburra y desconcentre al receptor.

Barreras Físicas: Surgen debido a interferencias presentes en el ambiente en el que se transmite el mensaje.

Filtro: Es la fragmentación de la información producida en la transmisión de instrucciones o información que hace que solamente una parte de la información se transmita bien en función de la consideración del emisor o receptor.

Registro lingüístico: Es la variedad lingüística que cada ámbito de la sociedad requiere

Ejemplo:

Ana es una profesora nueva en el centro, después de una semana de clase pone a prueba a sus alumnos comprobando que ninguno ha comprendido sus explicaciones, tras investigar las causas, descubre que han tenido mala experiencia en esa asignatura y los conocimientos son mas bajos de lo normal, debido al ruido continuado de unas obras en un edificio cercano, el es el responsable de las barreras de la comunicación.

La Comunicación Escrita

La comunicación escrita es la que en todo momento debe de estar adecuadamente elaborado para poder conseguir sus objetivos y tener en cuenta que el emisor no puede recibir del receptor una retroalimentación inmediata.

Tampoco hay posibilidad de comunicación no verbal, por ello, facilita la adecuada interpretación y comprensión del mensaje, este tipo de comunicación debe reunir las siguientes características:

-Estar bien presentado: Respetar márgenes y distribución del texto en un modo estético

-Respetar las normas ortográficas y sintácticas de la lengua, cuidar la limpieza, la calidad del papel y la calidad de impresión.

-Utilizar un lenguaje sencillo y cortés, se han de evitar los vulgarismos y expresiones propios de la lengua familiar

-El vocabulario usado debe adaptarse al receptor

-El texto debe ser breve: Se expresaran el maximo de ideas con el mínimo de palabras

-Deben usarse frases cortas y eliminar todo aquello que no es necesario

-Ser claro y ordenado. Destacar la idea o ideas principales y ordenarlos según el propósito que queramos conseguir

-Un solo párrafo para desarrollar una idea

-Conectar las oraciones de cada párrafo para que el lector reciba la información

-Conectar los párrafos entre si para apreciar las relaciones de orden, causa, efecto, etc.…

Una comunicación escrita debe de tener una forma lógica y coherente, el mensaje hay que expresarlo de manera que el comunicado sea eficaz y así se puedan lograr los objetivos propuestos.

Las etapas para elaborar un texto escrito son:

-Analizar la situación

-Generar ideas

-Seleccionar información

-Ordenar el contenido

-Redactar el texto

-Revisar el escrito

-Revisar el texto

Carta:

-La carta es un tipo de documento escrito en el que se transmite información dirigida a un particular o a otra empresa.

Las cartas se componen de:

-Encabezamiento

-Cuerpo

-Cierre

'Comunicación'

-Carta comercial: Es uno de los medios de comunicación más eficaces, la presentación debe de ser la siguiente:

-La calidad del papel ha de ser adecuada, tamaño DIN A-4 y color blanco o muy tenue

-Utilizar siempre sobres blancos

-La separación entre párrafos debe ser mayor que la que hay entre líneas

-Evita tachaduras y todo aquello que pueden producir un mal aspecto

-Nunca escribir en el reverso de la carta

-Dejar márgenes adecuados

-Carta circular: Es una carta de tipo general dirigida a determinados colectivos para informarles de algún asunto, se redacta en términos que sirven para todos los lectores. Se utiliza un modelo único en la que solo se pone la dirección de cada persona a la que se envía. También se deben escribir en papel timbrado y presentarse de forma cuidadosa, redactadas de modo que parezcan cartas escritas únicamente para las personas que la reciben.

-Carta de solicitud: La carta de solicitud es en la que solicitamos algo, como puede ser un puesto de trabajo, un pedido, etc.… En ella hay que indicar con claridad lo que se solicita.

Informe

-El informe es una enumeración ordenada y detallada de hechos concretos y es la respuesta a una pregunta planteada por una institución o persona que busca información

Se trata de una comunicación escrita sobre acontecimientos internos o externos de la empresa y ordenados de forma que permitan una rápida y fácil comprensión.

Tipo De Informe

Objetivos

Contenido

Expositivo

Informar

Describir

Expone unos hechos de manera clara y objetiva con un orden lógico

Valorativo

Análisis de hechos

Interpretación personal

Incluye recomendaciones y conclusiones

Demostrativo

Demostrar

Argumentos y hechos probarios

Diferenciación entre demostración de hechos y su valoración

Documentos privados

-Los documentos privados son los documentos que utilizamos para efectuar una solicitud a algún organismo público, o es un organismo oficial el que ha de comunicarnos algo.

En estos casos no se emplean cartas comerciales, se emplean la instancia y el oficio.

La instancia: Es un documento en el que formulamos una petición.

La instancia está formada por:

-Encabezamientos

-Cuerpo o exposición

-Petición

-Despedida

-Pie

Comunicaciones breves y de régimen interior:

La falta de comunicación entre los distintos departamentos de la empresa puede dar lugar a graves problemas, en ocasiones puede resultar difícil transmitir una noticia de forma interna en una empresa, por ello existen unos documentos para este fin.

-El memorandum: Es una comunicación entre diversos departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada, el contenido del memorandum debe estar referido a un solo tema.

-El aviso o anuncio: Es una comunicación breve en la que se quiere informar de algo que se desea que llegue al conocimiento general en la empresa, debe de ser breve, estar en un lenguaje sencillo y que sea comprensible para todos los empleados de la empresa. Todos los anuncios tendrán que ir fechados y firmados o sellados por el departamento que los emite.

-El saluda: Es una comunicación breve que lleva la palabra <<Saluda>> precedida del nombre o cargo del remitente. Se utilizan estos documentos para notificar a amigos, clientes o colaboradores, ciertos hechos de carácter social.

El documento ha de constar con:

-Encabezamiento

-Cuerpo

-Pie

Otros tipos de comunicaciones:

Documentos mercantiles

Propuesta de pedido

Se consignan los géneros o servicios que solicita el cliente

Albarán

Acompaña a la entrega de mercancías

Factura

Acredita legalmente la compraventa de mercancías o el valor de los servicios prestados

Cheque

Documento de pago que elabora el vendedor y que dirige al comprador

Letra de cambio

Documento de pago que contiene el mandato de pagar la cantidad que figura en el

Otros documentos de empresa

Certificados

Acreditan y dejan constancia por escrito de algún hecho o circunstancia

Carteles

Se utilizan para llamar la atención sobre un tema concreto

Manuales

Son libros que explican el funcionamiento de maquinas o herramientas

Folletos

Documentos de información que pretender persuasión al lector sobre algún aspecto determinado

Impresos

Su función es constatar hechos o registrar e identificar datos

Acta

Es un escrito que deja constancia de las cuestiones tratadas y acordadas.

Resumen de las técnicas de comunicación escrita

¿Qué es la comunicación escrita?

Características:

-Adecuación

-Coherencia

-Cohesión

¿Qué documentos escritos podemos usar?

-Cartas

-Informes

-Documentos privados:

-Instancia

-Certificado

-Oficio

¿Cómo producir o reproducir documentos?

-Medios utilizados en la producción de documentos:

-Escritura manual

-Maquina de escribir

-Ordenador

-Telégrafo

-Estereotipos

¿Cómo se elabora un documento escrito?

-Analizar la situación

-Generar ideas

-Seleccionar la información

-Ordenar el contenido

-Redacta el texto

-Revisar el escrito

-Valorar el texto

Documentos breves o de régimen interior

-Aviso

-Memorandum

-Saluda

-Documentos mercantiles

-Otros documentos de la empresa

Medios utilizados para la reproducción de documentos

-Fotocopiadora

-Fax

-Scanner

Las reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo sirven para:

-Transmitir información

-Recoger información

-Resolver problemas

-Tomar decisiones

-Trabajar en un proyecto

Preparación de una reunión

1-Elegir el tema y objetivo de la reunión

2-Preparar la información que se va a dar a los asistentes

3-Seleccionar a los asistentes, no deben ser mas de 8 ó 10

4-Preparar los medios materiales: Elegir un lugar cómodo, iluminado, sin ruidos ni distracciones

5-Realizar la convocatoria de la reunión en la que debe aparecer:

-Fecha

-Hora

-Duración estimada

-Lugar

-Tema y objetivo de la reunión

-Los participantes

-Orden del día

-Petición de confirmación de asistencia

6-Decidir el tiempo que debe durar, normalmente entre 1y2 horas, menos tiempo no es suficiente, y con más tiempo el cansancio produce falta de interés.

7-Nunca deben ser convocadas al final de la jornada de trabajo, ya que pierden bastante efectividad.

Tipos de reuniones

Las reuniones pueden ser ascendentes, descendentes o de debate.

Ascendentes

Transmiten opiniones e información de abajo hacia arriba

Descendentes

Transmiten información de arriba a abajo

Debate

Para el resto de finalidades, resolución de problemas, tomas de decisiones, planificación...

Las reuniones de tipo debate siguen 3fases:

-Presentación de los participantes

-Presentación de forma clara del tema a tratar y del como se va a trabajar

*Los acuerdos alcanzados se resumen y se repiten, deben de quedar claros para todos*

Figura del moderador

El moderador es necesario en las reuniones y debe de establecer desde el principio un tema y crear un buen clima de confianza.

El moderador debe:

1-No tomar parte de la discusión, evitar enfrentamientos

2-Centrar al grupo en el tema cada vez que se desvié

3-Evitar que nadie acapare la discusión

4-Recordarles que nadie es mejor que nadie

5-Pedir a los que no hablan que intervengan

6-Preguntar aspectos sobre el problema en cuestión, para que el grupo no se quede parado, y avance en la discusión

7-Recordar los acuerdos que se van tomando, puesto que normalmente se olvidan en la discusión

Problemas

Los problemas que surgen frecuentemente y hacen difícil el trabajo en grupo son:

-Desinterés

-Que alguien acapare la discusión hablando

-Que haya enemistades previas en el grupo

-Que se formen camarillas que se oponen a todo

Mejora de la eficacia de los grupos

Para evitar los problemas debemos saber que tipos de conductas son eficaces en un equipo de trabajo, cuales no son eficaces y llevan al grupo al desastre.

Conductas ineficaces

  • Manifestar agresión: Despreciar a los otros, atacarles en lo personal

  • Oponerse sin razón: Oponerse por motivos personales que no conoce el resto de componentes

  • Dominar: Usar la superioridad o autoridad para manipular al equipo

  • Abandono: Demostrar falta de interés, estando en el físicamente, pero que no estamos

  • Tener otras metas u objetivos a los del grupo (ascender, etc.…)

  • Conductas eficaces que hacen que el grupo avance a nivel de tareas

    1-Proponer objetivos, dar ideas, plantear formas de hacer las cosas, propuestas, etc...

    2-Dar datos, opiniones, etc.…

    3-Preguntar opiniones a los demás

    4-Aclarar ideas, que el grupo puede no tener claras y tu si

    5-Analizar propuestas para ver si son posibles y acertadas o no

    6-Pedir aclaraciones sobre lo que alguien ha dicho

    A nivel de personas

    1-Reconciliar en situaciones de enfrentamiento entre miembros de un equipo

    2-Procura que participen todos

    3-Animar al grupo y ser amigable

    4-Admitir errores

    5-Modificar las propias opiniones cuando veamos que no son correctas

    6-Valorar las ideas de los demás

    Participantes que suelen aparecer en los grupos

    El tímido

    Atento, callado, no se atreve a participar por miedo… hay que invitarle a hablar y a que opine

    El discutidor

    El que pone un pero a todo, discute toda propuesta. No entrar en sus discusiones

    El obstinado

    Pretende ser el que siempre tiene la razón e imponer su razón al resto

    El sabelotodo

    Trata de impresionar a los demás y demostrar que sabe de todos los temas. Hacerle preguntas difíciles

    El distraído

    Esta pensando en sus cosas, no sigue la conversación. Cuando habla no tiene nada que ver con lo que se está tratando. Hay que controlarlo con la mirada y hacerle preguntas

    El gracioso

    Interrumpe constantemente el trabajo del grupo con chistes y desvía al grupo de sus objetivos

    El sumiso

    Se somete a la opinión del grupo por vergüenza o miedo

    Roles

    Hay una serie de roles o papeles en el grupo para que el equipo funcione , son los siguientes:

    Coordinador

    Orienta al grupo y lo dirige hacia su objetivo

    Investigador

    El que averigua datos y hechos importantes para el tema en el que trabaja el grupo

    Animador

    Anima al grupo, es amistoso, comprende y apoya a sus miembros

    Portavoz

    Recoge y expone las opiniones que se dicen, las anota y después las recuerda al grupo

    ¿Para que se utilizan los equipos de trabajo en la empresa?

    -Para recoger información e ideas. Varias personas tienen más información y dan más ideas que una sola

    -Por tanto para solucionar problemas y tomar decisiones

    -Para acotar las decisiones, ya que no son impuestos, sino que surgen del grupo, las decisiones se acatan mejor si se participa en la decisión que si tengo que aceptarlas de forma impuesta

    -Para dar información a los trabajadores, ejemplo, en una situación de crisis en la empresa o en un ascenso….

    -Para organizar y coordinar las tareas, ejemplo un equipo que organice la seguridad en la empresa. Un equipo se va a encargar en algo en concreto y transmite al resto lo que tiene que hacer. Pero ese grupo lo planea y lo dirige todo. (Puede ser un grupo o equipo de ingenieros sobre la calidad de un producto)

    Los equipos de trabajo también son muy utilizados en la empresa porque:

    -Facilitan un buen clima en el trabajo, que a su vez ayuda a que se trabaje mas y mejor

    -Permite hacer amistades y compañeros, que da lugar también a que se trabaje más y mejor, dan apoyo

    Eficacia de los grupos de trabajo

    Los equipos de trabajo no siempre funcionan, algunas veces son un desastre y hacen que se trabaje incluso menos y peor que de forma individual, esto es debido a que generalmente no sabemos trabajar juntos.

    Cuando resolvemos los problemas y aprendemos a trabajar en equipos los resultados son eficaces y mejores que el trabajo individual

    Los equipos de trabajo que funcionan:

    -Tienen claro el objetivo, lo que tiene que hacer

    -Nombran un moderador y actúa como tal

    -Se escuchan entre si

    -Todos hablan y si alguno se desvía del tema lo reconducen de nuevo

    -Las decisiones se toman por acuerdo entre todos, es por consenso, no por mayoría

    -Se critican habitualmente, pero de modo sincero y de forma constructiva, para solucionar situaciones problemáticas, no son ataques personales

    -No tienen poblemos, y si surgen se busca su causa y se intenta solucionar, no se deja estancado

    ¿Qué es más eficaz el trabajo individual o el trabajo grupal?

    -El trabajo en equipo es más motivante

    -El trabajo en equipo es más eficaz, cuando se tiene que tomar una decisión o resolver un problema muy complicado, que necesita mucha información y datos o muchas opiniones y puntos de vista que no tiene una sola persona

    -El trabajo en equipo es más eficaz cuando se necesita ser creativo o tener ideas originales

    -Cuando queremos que una decisión sea asumida y cumplida, es mejor que salga del propio grupo

    Inconvenientes del trabajo en grupo

    -Necesita más tiempo, y eso nunca sobra en la empresa. Luego no es conveniente cuando no se dispone de tiempo

    -Conformidad: Puede ser que nos pleguemos a la opinión del grupo y no mostremos nuestro punto de vista

    Conclusión

    Habrá que decidir que tareas o problemas es mejor ser tratado de modo individual, y cuales en grupo. La clave de tal decisión estará en:

    -El tiempo que contemos

    -La necesidad de tener más informaciones o no

    -La necesidad de tener diferentes opiniones o no

    -La necesidad de que la decisión sea aceptada y asumida por todos

    En resumen, cuando se decida trabajar algún tema o tarea en equipo deberemos procurar que ese equipo funcione y procurar que las conductas sean eficaces, hay que tener roles positivos.

    Las reuniones de trabajo, habrá que prepararlas y nombrar un moderador, y repasar cuales son las tareas como moderador.

    La negociación

    La negociación es un proceso por el cual dos partes con posturas y objetivos diferentes, tratan de llegar a un acuerdo satisfactorio para todos los implicados.

    La negociación es acercar posturas y obtener resultados

    Objetivo: La resolución de un conflicto

    Negociación: Sujetos, personas o grupos que han de tener posiciones contrapuestas

    Influencia: La autoridad que una de las partes puede tener sobre los otros

    Capacidad de maniobra: Está determinado por el margen sobre el que cada una de las partes puede moverse.

    Acuerdo: Es el resultado de la negociación

    Características del buen negociador

    -Estilo ético de vida (Integro, prudente, seguro de si mismo)

    -Buenos comunicadores (Fluidez verbal)

    -Inteligencia intuitiva (Capacidad de síntesis y resolución)

    -Competentes y grandes conocedores de la materia

    ¿Qué objetivos pretendo en esta entrevista?

    ¿Está adaptado a sus necesidades?

    ¿Pueden ser complementarios a su oferta?

    ¿Mis objetivos están dentro de sus límites de negociación?

    ¿Con quien voy a negociar y que conozco de él?

    ¿Tengo suficiente conocimiento de el como persona y profesional?

    ¿Qué grado de conocimiento puede el tener de mí?

    ¿Tiene forma de experto negociador?

    ¿Hasta donde estará facultado para cerrar los acuerdos?

    ¿Tendrá la suficiente autoridad y facultad para cerrar el trato?

    ¿Es la persona adecuada para aceptar mi propuesta?

    ¿Puede aceptar distintas alternativas o deberá consultar?

    ¿Qué empresa o quien puede estar detrás de el?

    ¿Qué nivel de poder le puede conferir los que tiene detrás?

    ¿Hasta que punto el puede conocer quienes tengo detrás de mi?

    ¿Ya hemos negociado anteriormente con ellos?

    ¿Qué experiencias nos reportaran sus anteriores negociaciones?

    ¿Qué percepción tienen de nosotros y que grado de satisfacción obtuvieron?

    ¿Qué necesidad pueden tener de la oferta que les propongo?

    ¿Conozco sus necesidades y he adaptado adecuadamente mi oferta a ellos?

    ¿Cuál es mi ventaja diferencial frente a mis competidores?

    ¿En que puede mejorar mi competencia las condiciones de mi oferta?

    ¿En cuanto a mi propuesta, podré cumplir todos los requisitos que sean aceptados?

    ¿Qué capacidad tengo realmente de cumplir lo que ofrezco con relación a la calidad, servicio, precio, etc.…?

    ¿Ellos hasta que punto también estarán preparados para cumplir su trato?

    ¿Será adecuado el estilo de negociar que voy a emplear con mi oponente?

    ¿Preveo que mis argumentos se adapten a la forma y estilo de la otra parte?

    ¿Ante sus objeciones, mi argumentación esta suficientemente demostrada y constatada?

    ¿Qué estilo será mejor emplear, el de cooperación o excepcionalmente la confrontación?

    Preguntas que debemos consultar antes de negociar

    ¿He elegido el momento idóneo para entablar la negociación?

    ¿El momento y lugar escogido para el proceso es el adecuado para la otra parte?

    ¿Voy a negociar en su terreno o en el mío?

    ¿El entorno físico donde nos entrevistaremos esta exento de obstáculos para la comunicación?

    ¿Estoy dispuesto a modificar mi oferta o solo me preocupan mis objetivos?

    ¿He previsto alternativas compensativas por si me presionan?

    ¿He preparado todos los elementos para que la otra parte perciba que el objetivo que persigo es el de satisfacer las necesidades e intereses de ambos?

    Fases de un proceso negociador

    PreparaciónTanteoPropuestasDiscusión,Contrapartida,ConsensoAcuerdo

    Preparación: Es la primera fase del proceso negociador. Dependiendo de cómo se resuelva esta primera fase dependerá en un alto porcentaje el éxito o el fracaso del proceso, y por tanto el grado de consecución de los objetivos planteados.

    Etapas en la fase de preparación

    Definición de objetivos ( óptimos, mínimos, posibles)

    Diseño del plan estratégico

    Elección de tácticas

    Organización de la sesión

    La organización de la sesión consiste en preparar el escenario, con la disposición de asientos, la temperatura, humedad, posibilidad de tomar agua en todo momento, ergonomía del mobiliario y el calor de las habitaciones

    Tanteo: Es la 2 fase de la negociación, es el momento de poner en practica el plan estratégico, de aplicar las técnicas precisas y de desempeñar el rol asignado.

    La función principal del tanteo es descubrir el estado de ánimo del oponente.

    Se debe observar como son los miembros de la otra parte y como se relacionan entre ellos, atender a lo que dicen y como lo dicen.

    También es indispensable interpretar el lenguaje no verbal, los gestos, la forma de sentarse o de mirar nos da información sobre si se sienten cómodos, seguros, ansiosos, cohibidos, irascibles, etc.….

    Detectar el estado de ánimo de la otra parte es básico para poder desarrollar las estrategias que se tenía previstas o para variarla en el sentido que más nos interesa.

    Propuestas: El plan estratégico tiene previstos las propuestas que se pueden hacer respetando los objetivos mínimos que nos hemos marcado y las propuestas que debemos aceptar para conseguir que la negociación termine con un acuerdo satisfactorio.

    Según como se haya desarrollado el tanteo, habrá que decidir si se efectúa alguna propuesta o bien si se espera a que sea la otra parte la que de el primer paso.

    Discusión, Contrapartida y Consenso: Es la parte mas delicada de todo el proceso, hasta este momento se ha preparado la negociación de forma teórica, después se ha iniciado la sesión y se ha tanteado el ambiente con atención para determinar el estado de animo.

    En la fase de discusión, contrapartida y consenso se inicia la discusión sobre las propuestas en los apartados anteriores, también se van a poner de manifiesto las tácticas escogidas, las posibles conductas inadecuadas de los negociadores.

    Las partes comenzaran a intercambiar ideas e información, pero siempre guardarán algún dato o argumento que les puede poner en situación de ventaja.

    Establecer una posición firme

    Presentar argumentos muy olidos apoyados con mucha información que abrumen a la otra parte

    Tomar la iniciativa

    Ensalzar las ventajas de las propias propuestas

    Mantener la posición de ventaja ejercitando el poder de influencia

    Debilitar la posición contraria

    Debatir los argumentos con datos

    Descubrir los errores que haya podido cometer la otra parte

    Magnificar las desventajas de sus propuestas

    Aprovechar la bajada de animo de la otra parte para imponerlos

    Buscar una zona de entendimientos

    Buscar los puntos de coincidencia de la argumentación de las dos partes y potenciarles

    Comparar las propuestas e integrar en una conjunta los intereses comunes

    A partir de un consenso general sobre lo mas importante, discutir, punto por punto los asuntos , condicionándoles de forma que no rompan el consenso general

    Acuerdos: La intención de las partes, en la mayoría de los casos, es concluir la negociación con acuerdos de intercambio equilibrados.

    Táctica

    Características

    Resultado

    Regateo

    Intercambio de concesiones entre las partes

    Las dos partes consiguen algunos de sus objetivos a cambio de ceder en otros

    Lanzamiento de hipótesis

    Soluciones posibles que no comprometen en nada a ninguna de las partes

    Permite comprobar la capacidad de maniobra de la otra parte y la flexibilidad de sus propuestas

    Agrupamiento de propuestas

    A medida que se acerca el acuerdo conviene vincular unas concesiones a otras.

    Cesión en los asuntos marcados importantes para conseguir los objetivos mínimos

    Evitar el rechazo total a cada propuesta, ya que va juntas y condicionadas

    Confirmación de términos

    Antes de llegar al acuerdo conviene confirmar todo lo que se ha pactado para cerciorarse de que las dos partes están hablando de lo mismo

    Evita malos entendidos

    Última oferta

    No se dispone de más tiempo, autoridad o capacidad de maniobra.

    Es la mejor oferta posible que se puede poner en esa situación

    Cierra la negociación si se acepta con acuerdo, de lo contrario se puede recurrir a la conciliación o al arbitraje

    Para concluir la negociación y llegar a un acuerdo aceptable para ambas partes, se suelen utilizar los siguientes métodos:

    -Ofrecer alternativas a las propuestas rechazadas

    -Presentar nuevas ideas que pueden reconducir el proceso

    -Acercar posiciones a costa de ceder por ambas partes

    -Plantear suspensiones cuando se lleguen a puntos muertos

    Barreras que impiden negociar

    -Falta de práctica

    -Falta de análisis de todas las alternativas posibles

    -Concesiones rápidas

    -Falta de estrategia

    -Falta de definición del campo de negociación

    -Inseguridad

    -Falta de reconocimiento de las propias limitaciones