Comunicación en la empresa

Tipos. Oral. Escrita. No verbal. Audiovisual. Electrónica

  • Enviado por: XiSpHiTa
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 4 páginas
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  • Proceso de comunicación

  • La comunicación es el envío de un mensaje por parte del emisor hacia el receptor y viceversa, utilizando un código dentro de un contexto sobre un tema por un canal.

    • El canal: Es el medio por el cual circula el mensaje.

    • El código: Es el conjunto de signos y señales que se transmiten en el acto de comunicación. Es el lenguaje común que permite el entendimiento del mensaje.

    • Contexto: (referente): circunstancias en las que se producen mensaje. Es aquello de lo que habla el mensaje.

  • Tipos de comunicación

  • ORAL

    Directa; emisor y receptor se encuentran en el mismo espacio físico.

    Indirecta; emisor y receptor no se encuentran en el mismo espacio físico.

    Individual; vidireccional, entre dos personas.

    Colectiva; multidireccional, se efectúan entre más de dos personas.

    Formal; la establecida oficialmente por la empresa

    Informal; la que se encuentra fuera de las reglamentaciones de la empresa, puede producirse tanto dentro como fuera de la empresa.

    Requisitos para una buena comunicación verbal

    • El mensaje tiene que estar estructurado.

    • Mensaje claro y conciso.

    • Tener riqueza de vocabulario.

    • Se hablará sobre los asuntos de interés.

    • Se debe ser empático.

    Formas de expresión en la comunicación oral

    • Conversación o diálogo; Es un intercambio de comunicación entre varias personas. Para que sea eficaz es conveniente utilizar un mismo idioma, un vocabulario específico, claridad, ser precisos y establecer un orden.

    • Discurso o exposición; es la exposición ordenada por parte de un interlocutor de las ideas y pensamientos de un tema determinado. El estilo es formal y la exposición estará planificada previamente. La finalidad de este tipo de comunicación es que el oyente u oyentes entienda con facilidad los puntos principales de un tema. (introducción, desarrollo y conclusión).

    • Tertulia; intercambio de opiniones, pensamientos o ideas sobre un tema que no tiene porqué estar fijado necesariamente de antemano. Es informal.

    • Debate; intercambio de opiniones entre varias personas sobre un tema fijado de antemano. Es informal. Existe un moderador que indica los turnos de palabra, el tiempo de duración y además interviene cuando surge conflictos entre participantes. La finalidad es convencer a los oyentes de que las ideas de las personas son aceptables. Hay que tener claro lo siguiente.

      • La idea que se quiere defender

      • Utilizar motivos de peso para defender nuestras posturas

      • Pensar de antemano las dudas que nos puedan plantear

      • Escuchar con atención las posturas e ideas de los demas

    En general la estructura de un debate es:

      • Introducción; tema que va a tratar

      • Exposición; cada miembro expone sus ideas

      • Coloquio; cruce de opiniones

      • Conclusión; conseguir que todos tengan una misma idea

    *Ventajas; En ese momento se pueden aclarar los equívocos en recibir los mensajes y la rapidez en recibirlos.

    *Inconvenientes; El mensaje no consta en ningún soporte.

    ESCRITA

    Plasmadas en un soporte físico. Papel, disquete, CD-ROM.

  • Interna; Enlaza los distintos departamentos.

  • Vertical; entre la dirección y los empleados.

  • Ascendente

  • Descendente

  • Horizontal; entre empleados del mismo nivel.

  • Externa; Enlaza la empresa con el entorno. Con proveedores, clientes…

  • *Ventajas; Queda constancia y se puede mostrar.

    *Inconvenientes; Es menos rápida que la oral y puede dar equívocos que no se pueden aclarar en ese mismo momento.

    NO VERBAL

    Manifestaciones corporales a través de gestos, expresiones faciales y lenguaje corporal.

    Factores asociados a la comunicación verbal

    • El tono; expresa diferentes emociones, actitudes y estado de ánimo.

    • El volumen; Intensidad a la que se hable. Lo ideal es un volumen intermedio.

    • La rapidez al hablar; desconfianza en si mismo y euforia, lo contrario significa cansancio y tristeza.

    • La pronunciación; evitar equívocos

    • La fluidez; evitar muletillas, prolongaciones …

    Factores de comportamiento

    • Expresión facial: refleja el estado emocional (miedo, asco, alegría, duda...) sabemos si comprende o no por la expresión del rostro.

    • La mirada: expresa emociones. Mantener la mirada en la conversación muestra interés con el interlocutor. Dejar de mirar falta de interés. Mirada fija como regañar..

    • La postura.

    • Los gestos. Reflejan emociones, enfatizan mensajes, expresan visualmente lo que se dice, regula la conversación...

    • Proximidad espacial: grado de confianza

    • Apariencia personal: primera impresión: el vestido, el peinado...

    Funciones o finalidad de la comunicación no verbal

    • Completa la comunicación verbal

    • Ayuda a expresar emociones.

    • Indica los sentimientos que nuestro interlocutor nos produce.

    • Sustituye a las palabras en ocasiones.

    • Nos orienta de cómo está recibiendo el mensaje la persona que lo escucha para poder rectificar en ese momento.

    AUDIOVISUAL

    Principalmente son los vídeos y las videoconferencias, el coste de este tipo de comunicación es bajo, por lo tanto se utiliza bastante.

    ELECTRÓNICA

    Email, Vídeo, sonido e imagen, etc…

    *Ventajas; se puede utilizar en cualquier momento, rápido, queda constancia, no es necesario que el receptor esté presente y es económico.

    *Inconvenientes; depende de si tienes red o si está el receptor en ese momento.

  • Diferencia entre comunicación e información.

  • Comunicación; es un intercambio de información entre el emisor y el receptor. La comunicación evoluciona gracias a la información.

    Información; es el contenido que se da en la comunicación, el emisor emite el mensaje sin esperar respuesta del receptor.

  • Relación entre comunicación y organización

  • Comunicación centralizada; más rápida y eficaz.

    • C. en estrella

    • C. cuadrada

    Comunicación descentralizada; más lenta.

    • C. en circuito

    • C. en cadena

  • Conflicto y negociación de la empresa

  • Negociación; la situación en que dos o más personas admiten sus diferencias y llegan a un acuerdo. Las principales fases de negociación;

    1º Llevar todo el desarrollo de la negociación bien preparada

    2º Dividir las tareas y tratarlas entre varias personas

    3º Establecer previamente los objetivos a conseguir

    4º Prever todas las alternativas que pueden surgir

  • Factores que favorecen la comunicación entre personas

    • La escucha activa; es entender y comprender todo lo que se oye. Las fases son:

      • Acción de oir y captar las expresiones verbales y no verbales

      • Interpretar lo que se oye

      • Valorar la información y utilizarla

      • Dar receptividad a la información

    Para que la escucha activa sea eficaz es necesario:

        • No hay que prestar atención a lo que nos rodea (solo el interlocutor)

        • Desear obtener información.

        • Observar a nuestro interlocutor (para captar gestos...)

        • Comportamiento no verbal adecuado: contacto visual, atención, asentimiento...

        • Resumir las ideas esenciales.

        • Optar por: no interrumpir, ser comprensivo, oír...

    • Mostrar empatía; (ponerse en lugar del otro)

    • Saber preguntar; hacer preguntas cortas y directas. Esperar la respuesta sin intentar responder a la paz que se pregunta.

    • Mejorar el feedback;

        • Tener intención de ayudar.

        • Empatizar con el receptor.

        • Profesionalidad prestando el servicio.

        • Elegir el momento oportuno.

        • Ser concreto.

        • Dar privacidad a la información.

        • Tener en cuenta el nivel cultural del emisor.

        • No emitir juicios de valor.