Comunicación en la empresa

Intercambio de información. Componentes (emisor, código, mensaje, contexto, canal, receptor). Competencia comunicativa. Formas de comunicar (interna, externa, escrita, oral, formal e informal)

  • Enviado por: Claudio
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
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INDICE

INTRODUCCIÓN

La comunicación es el fundamento de toda la vida social. Si se suprime en un grupo social todo intercambio de signos orales o escritos, el grupo deja de existir. En efecto, desde el momento de su nacimiento hasta el de su muerte, el individuo establecerá intercambios. Se trata de una actividad compartida que, necesariamente, pone en contacto psicológico a dos o mas personas. La comunicación permite satisfacer ante todo un deseo primario: el de informar, ya que se dirige a la razón a la inteligencia humana. Responde a continuación a una segunda necesidad: la de persuadir, dirigiéndose entonces a la efectividad, es decir, a los sentimientos y emociones. El hombre está siempre dispuesto a comunicar de forma verbal o explícita, o de forma no verbal o implícita. Por consiguiente, la comunicación consiste en cualquier comportamiento que tenga como objetivo suscitar una respuesta o comportamiento especifico por parte de una persona o de un grupo determinado. La comunicación es un proceso de transición de un mensaje, que se realizará gracias a un código que puede estar formado por gestos, palabras, expresiones, etc.

Con el fin de indagar en la interacción humana en los elementos que constituyen la comunicación estudiaremos en el siguiente informe como los hombres se comunican, los tipos de comunicación, sus componentes, las barreras que se presentan y la solución a dichas barreras, la competencia comunicativa y sus problemas, para terminar veremos la comunicación en la empresa y los tipos de comunicación en las empresas.

La Comunicación

Comunicar etimológicamente se refiere a compartir o intercambiar. Se trata de un proceso de interacción o transacción entre dos o mas elementos de un sistema.

Las siguientes son definiciones de carácter general de lo que llamamos comunicación: “Es un proceso de transmisión de estructuras entre las partes de un sistema que son identificables en el tiempo o en el espacio”; “Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las relaciones humanas, es decir, todos los símbolos de la mente junto con los medios para instituirlos a través del espacio y presentarlos en el tiempo”

Comunicación es el proceso que consiste en transmitir y hacer circular información, o sea, un conjunto de datos, todos o en parte desconocidos por el receptor antes del acto de comunicación.

La comunicación es el proceso de comprensión del mensaje que va del emisor al receptor. Este proceso requiere de siete elementos:

  • Idea: el emisor debe poseer un mensaje que sea transmitir.

  • Codificación: el emisor organiza sus ideas en forma coherente.

  • Transmisión: dependiendo de la retroalimentación que necesite el emisor será la forma de transmisión del mensaje oral o escrito.

  • Ruidos - Interferencias: se interponen entre el emisor y emisor y receptor y evitan el entendimiento del mensaje.

  • Recepción: debe haber alguien atento a la señal de comunicación.

  • Codificación: el receptor debe entender lo que dice el emisor.

  • Acción: el receptor hará algo con la información, almacenarla para que luego se desarrolle y se produzca una retroalimentación, informando al emisor la recepción correcta del mensaje.

  • El proceso de comunicación mantiene unida a la organización en el sentido de que proporciona los medios para transmitir información vital para las actividades combinadas y la obtención de las metas propuestas.

    La comunicación en las organizaciones puede adoptar una gran variedad de formas incluyendo palabras, imagines o acciones. Los receptores la utilizan como complemento del mensaje básico, los emisores para medir lo bien que sé esta recibiendo el mensaje. Las dos formas de comunicación más comunes son la escrita que permite un registro de lo que se transmitió y la oral permite una retroalimentación inmediata.

    Sin embargo sea cual sea el medio utilizado no todos los intentos de comunicación logran el éxito. Esto es porque existen las barreras que producen una ruptura en la transmisión, estas barreras pueden estar presente en la percepción, el lenguaje, la semántica, el tamaño del grupo y la organización, en la inferencia (suposición que hace el receptor de un mensaje), lo que requiere la observación del individuo para que saque sus propias conclusiones, la atención del individuo, la escucha selectiva y status en la organización. Lo que evita la comunicación de malas noticias a los superiores por ejemplo.

    También existen métodos para eliminar estas barreras como la comunicación cara a cara, repetición del mensaje, la empatía (proceso en que una persona se pone figurativamente en el lugar de otro).

    Todos lo elementos son vitales para la comunicación organizacional, porque promueven la retroalimentación del receptor al emisor, logrando con ello que la comunicación se convierta en un proceso de circuito cerrado.

    El proceso de comunicación esta vinculado a:

  • Redes de Comunicación: teóricamente cada miembro de un grupo es capaz de comunicarse con todos los demás, pero, en realidad esto no sucede así. Las personas son selectivas en sus transmisiones, incluyendo o excluyendo deliberadamente en el canal de mensaje, esto dependerá de las normas, el status, los papeles y otras características se usan para determinar quien va a formar parte de la red de comunicación.

  • Toma de Decisiones: es el proceso de elegir entre varias alternativas. Esta actividad es importante para comprender la conducta en la organización debido a que los procesos de decisión desempeñan un papel vital en la comunicación, la motivación, el liderazgo y otros aspectos de las interacciones entre individuos, grupos y organizaciones.

  • Componentes de la Comunicación

    El acto de la comunicación es la unidad mas pequeña susceptible de formar parte en un intercambio comunicativo y que una persona puede emitir con una única y precisa intención. Puede estar constituido también por la producción de una sola palabra, de un gesto, o incluso por una combinación de elementos verbales y no verbales. Puede representar una pregunta, una afirmación, una amenaza, un problema, etc.

    Sobre el concepto de acto lingüístico o speech act, Searle 1965, subraya que para clasificar cualquier signo o fenómenos (jeroglíficos), en la categoría de la comunicación es necesario tomar en cuenta su producción como acto de habla. Producir estos actos significa llevar a cabo una forma de comportamiento gobernada por las reglas, no solo gramáticas, sino también, comunicativas. Según el modelo de Tatiana Slama - Cazacu, 1973, para tener un acto de comunicación son escenciales al menos seis factores:

    Canal Contexto

    Emisor Mensaje Receptor

    Código Descodifica

  • Emisor: Es quien produce el mensaje

  • Código: sistema de referencia con base en el cual se produce el mensaje

  • Mensaje: información transmitida y producida según las reglas del código

  • Contexto: donde el mensaje se inserta y al que se refiere

  • Canal: un medio físico que hace posible la transmisión del mensaje

  • Receptor: es quien recibe e interpreta el mensaje

  • Es importante que receptor y emisor compartan un mismo código, porque solo así puede tener lugar el proceso de descodificación (comprensión), del mensaje. Hay que subrayar demás que:

  • La relación emisor - receptor es bilateral y reversible en el sentido de que cada participante presenta la posibilidad de asumir el papel del otro.

  • El mensaje se recibe como portador de un significado, por tanto, conduce a un acto cognoscitivo o a cualquier otra acción.

  • La relación emisor - receptor se encuentra integrada en una multiplicidad de redes, cada relación esta influida por la existencia de una vasta y compleja relación social.

  • Hay flexibilidad en la adaptación a la situación, en el acto de comunicación emisor y receptor se adaptan el uno al otro así para transmitir significado y para restablecerlo. Hasta el momento de la descodificación.

  • El entorno y por tanto la situación y el contexto en que se encuentran los participantes y la actividad que desarrollan al momento de la comunicación no se puede extrapolar del ambiente donde tiene lugar.

  • Es de interés para la interacción comunicativa el estudio de las relaciones y problemas entre los componentes de la comunicación.

  • El proceso de codificación y el problema de la Intencionalidad: en el momento de la emisión de un mensaje se caracteriza por la necesidad de transformar un contenido psíquico en un hecho objetivo para transmitirlo al interlocutor y la producción del mensaje es el acto final que indica también toda la actividad interlocutoria. El primer punto a considerar es el de las características del mensaje que se debe codificar. Los estudiosos explican que el contenido de un mensaje se puede disociar de la calidad y estilo con que dicho mensaje se expresa. El hombre debe combinar tanto el código analógico (se buscan prácticamente todos los aspectos no verbales de la comunicación, este tiene semántica pero carece de sintaxis adecuada para definir de manera univoca la naturaleza de las relaciones), como el código numérico (comunicación mediante la palabra, dispone de una sintaxis lógica compleja y de extrema eficacia), en la fase de codificación y debe traducir constantemente del uno al otro.

  • Para efectuar comunicación “para el otro” es preciso utilizar un lenguaje que él pueda comprender, adoptando su punto de vista, concepto llamado role-taking” , lo que implica capacidad de comprender, discernir y tener presente la perspectiva ajena.

  • El proceso de Descodificación: se trata de un proceso dinámico activo y complejo que comporta una rica actividad consiente, atención y esfuerzo para recaudar todos los datos necesarios para la comprensión de lo expresado. El proceso de descodificación:

  • Percepción Reconocimiento Interpretación

    Descodificar significa, por tanto, conferir un sentido a los datos informes de la experiencia, operar el reconocimiento de un comportamiento ajeno. Además una persona puede percibir de manera distinta la misma situación y comunicación, y ello en razón del hecho de que la descodificación comporta siempre un proceso de selección, organización e interpretación de las señales proporcionadas, esto dependerá de una serie de factores tales como la sensibilidad física, la atención selectiva (no todas las señales reciben el mismo grado de atención), la categorización(incluye dos procesos la preatención y síntesis).

  • El Canal: medio físico y ambiental que hace posible la transmisión de una información o de un mensaje. Hay autores que hablan de un canal verbal y uno no verbal, el criterio de codificación de la información lo que constituye el criterio distintivo entre los dos canales. El termino canal se usa en ciertos criterios para definir el aparato sensorial a través el cual el receptor o destinatario recoge la información. Los canales no verbales de la comunicación se pueden distinguir mas fácilmente entre sí por el hecho de que usan diversos generadores para la codificación del mensaje, el canal verbal con divide el órgano generador con otros canales, y su peculiaridad se funda en diferencias del proceso de codificación. En el momento en que ambos canales aperan simultáneamente se tiene en la comunicación una constante interacción entre informaciones procedentes de los diversos canales.

  • El Contexto: es una organización de la que solo una parte esta lingüísticamente expresada, esa parte la interpreta luego el receptor refiriéndola a lo que permanece implícito y sin la que la expresión se entendería incorrectamente. El análisis de Slama - Cazacu permite recabar información referentes a las funciones que ejerce el contexto, imponer limites, distinguir el sentido, completar el sentido, crear por si mismo el significado, transformar un significado, orientar la palabra hacia un significado equivocado.

  • Barreras de la Comunicación

    Las barreras son una de las cosas más importantes a tener en cuenta en la comunicación. Pueden definirse como todas aquellas interferencias que pueden limitar la decodificación del mensaje. Estas interferencias pueden preenjuiciar una comunicación, filtrarla o darle un significado equivocado. Las barreras podríamos clasificarlas en:

  • Personales: están constituidas por interferencias de la comunicación que surgen de las emociones humanas, de la tendencia a juzgar y valorar y de malos hábitos de escuchar, propician una distancia psicológica que impiden una comunicación idónea. Nuestras emociones actúan como filtros de la comunicación. Vemos y oímos únicamente lo que nuestra sintonía emocional nos permite ver y oír.

  • Físicas: están constituidas por interferencias en el canal de comunicación. Entre las barreras físicas encontramos los sonidos que interfieren la comunicación.

  • Semánticas: surgen de la limitación que tienen los símbolos con los que nos comunicamos. Imaginemos un directivo que desea destacar a un subordinado lo complicado de su trabajo y le dice: "Está Ud. realizando un trabajo endiablado". El subordinado no interpretó apropiadamente el término "endiablado" y se siente ofendido. En este caso una barrera semántica conduce a una barrera emocional que bloquea la comunicación.

  • Factores a Tener en Cuenta para Eliminar Barrera

  • Mantener una observación constante sobre la audiencia, procurando detectar expresiones que indiquen falta de atención, fatiga o incomprensión. No hay comunicación posible con audiencia pasiva, apática o no participativa. La actitud del emisor deberá ser siempre de servicio y no de sanción.

  • Elementos distorsionantes de la personalidad del emisor. El emisor deberá tener en cuenta aquellos elementos de su personalidad que pueden ser una barrera para la audiencia y deberá intentar una empatía psicológica (ponerse en el lugar del otro) con la audiencia para limar estos elementos.

  • Elementos psicológicos a tener en cuenta: status social del emisor normas del grupo al que pertenecen los receptores, posición de liderazgo dentro del grupo y de la audiencia.

  • Competencia Comunicativa

    La Competencia Comunicativa se entiende "como el conjunto de precondiciones, conocimiento y reglas que hacen posible y actuable para todo individuo el significar y comunicar".* *Zuanelli, 1981

    Según los socio lingüistas un individuo es miembro de una comunidad lingüística y social por cuanto que posee la capacidad de emitir y captar mensajes que lo colocan en trato comunicativo con otros interlocutores, capacidad que no solo incluye la habilidad lingüística y gramatical, sino también de otras habilidades como son:

  • Sociales: adecuar el mensaje a la situación especifica.

  • Semiótica: saber utilizar otros códigos, Ej.: el kinésico, expresiones corporales, etc.

  • Lingüística Multiforme: poseer mas variedad de lengua y saber utilizar dichas opciones.

  • ¿Qué pasaría si una persona no tuviera estas habilidades?

    Una persona que posea solo capacidad lingüística sería muy culta, conocería todas las reglas pero ignoraría cuando hablar, callar o que opciones lingüísticas emplear en determinadas situaciones.

    Problemas de la Competencia comunicativa

  • Considerar la acción lingüística como un hecho global en interacción como una exigencia obvia la cual ha encontrado resistencia en las circunstancias lingüísticas más atentas al uso del lenguaje que a las restricciones impuestas desde el exterior sobre tal uso.

  • Considerar como importantes y no marginales ni accidentales otros significados, además del referencial y cognoscitivo del mensaje. También existen otros significados sociales, etílicos o emotivos vinculados con la intención comunicativa del hablante.

  • Analizar para que sirven los mensajes lingüísticos y no lingüísticos, cuales son las funciones de la comunicación. Lo cual debería introducirse en el cuadro teórico coherente de una gramática de la competencia comunicativa, que debería tener como criterio fundamental la no aceptabilidad y gramaticalidad de las frases sino su propiedad. (Relación entre los mensajes, frases y contextos).

  • Se da una interacción comunicativa si el hablante posee y utiliza algunos o todos los componentes de una serie de competencias.

  • Competencia Paralingüística: capacidad de modular algunas características del significante, como énfasis, cadena de la pronunciación, además de intercalar risas, exclamaciones, etc.

  • Competencia Lingüística: capacidad de producir e interpretar signos verbales, se puede dividir en fonológica (producir y reconocer sonidos), sintáctica (formar frases), semántica (emir y reconocer significados), textual (unir e integrar las frases en un contexto lingüístico).

  • Competencia Kinésica: capacidad de realizar la comunicación mediante ademanes y gestos.

  • Competencia Proxémica: capacidad de variar las actitudes especiales y las distancias interpersonales del acto de la comunicación, como tocarse, el estar en contacto o no, distancias que tienen significados culturalmente determinados.

  • Competencia Ejecutiva: capacidad de acción social, de utilizar el acto lingüístico y no lingüístico para realizar en concreto la intención comunicativa.

  • Competencia Pragmática: capacidad de usar los signos lingüísticos y no lingüísticos de manera adecuada a la situación y a las propias intenciones.

  • Competencia Sociocultural: capacidad de reconocer las situaciones sociales y las relaciones según los papeles desempeñados, junto con la capacidad de concebir significados y conocer los elementos distintivos de determinada cultura.

  • Sistema de comunicación* * Fraser, 1978. Es un paso hacia la revelación y la comprensión de la riqueza propia de los procesos de comunicación del cual se distinguen:

  • Sistema Verbal y de Entonación: uso del énfasis recalcado, inflexiones en la voz diferencias en el acento y las modalidades de la entonación.

  • Sistema Paralingüístico: comprende fenómenos como rezongos, bostezos, susurros, risitas, etc. Además del ritmo y la velocidad de la evolución, pausas y titubeos.

  • Sistema Kinésico: movimientos en las manos, del cuerpo, el rostro, la mirada y el contacto visual reciproco, etc.

  • Estos elementos están en continua evolución y se pueden describir como aspectos dinámicos de la interacción en contraposición a un trasfondo de la conversación definidos como aspectos mas estables, Ej.: la distancia entre dos personas.

    La Comunicación en la Empresa.

    Si en la vida privada y personal es importante la comunicación, en una organización empresarial con muchos integrantes con unos objetivos muy definidos es fundamental.

    Además de servir para la necesaria coordinación de actividades meramente profesionales y operativas, la comunicación en la empresa es necesaria, según Mingo y Romero, para:

    • Evitar el aislamiento del trabajador que puede experimentar a pesar de trabajar "junto a" muchos compañeros.

    • Evitar el aislamiento que suele suponer la especialización y división del trabajador, que puede dar lugar a ignorar lo que otros hacen y a pensar que lo único importante es lo que uno realiza.

    • Dar sentido a la propia tarea como un engranaje de una cadena en la que todas las piezas son imprescindibles y, por tanto, aumentar la motivación.

    Tipos de Comunicación en la Empresa.

    Dentro de la empresa nos encontramos con diversos tipos de comunicación:

  • En cuanto a su ámbito, puede ser:

  • Interna: que enlaza los distintos departamentos y estamentos jerárquicos. Ésta, a su vez, puede ser vertical, que se establece entre la dirección y los empleados, u horizontal entre empleados del mismo nivel.

  • Externa, que enlaza la empresa con el entorno.

  • En cuanto a su código, puede ser:

  • Escrita: se realiza por medio de documentos escritos, por encontrarse alejados el emisor y el receptor, o porque es necesario que quede constancia el hecho.

  • Oral: cuando se realiza con la voz, sea con el emisor y receptor juntos o separados por medio de teléfono o radio.

  • En cuanto a su grado de formalismo, puede ser:

  • Formal: la establecida oficialmente por la empresa u organización en cuanto a momentos, canales, estructuras, redes, etc.

  • Informal: la que se encuentra fuera de las reglamentaciones de la empresa y puede producirse tanto dentro como fuera de ella y del horario de trabajo. Surge de las relaciones espontáneas, por afinidad, que se establecen entre las personas. Ej.: grupos que se forman para charlar en los descansos, para desayunar, los trabajadores que comparten un medio de transporte o que pasan parte de su tiempo libre juntos, bien en actividades organizadas o simplemente de diversión.

  • Conclusión

    A través de este informe hemos aprendido que la comunicación es la relación entre un emisor y un receptor a través de un mensaje que es transmitido con un código de signos y por un canal o medio determinado y todo ello condicionado por el contexto o circunstancias ambientales.

    El hombre tiene una necesidad fundamental, distinta de la puramente física de alimentarse y guarecerse; la necesidad de comunicarse con sus semejantes, esta imperiosa necesidad es primordial para su supervivencia.

    La comunicación se ha convertido en el medio mas importante de supervivencia y entendimiento para todo ser humano, ha influido en todos los aspectos de la vida humana, ha transformado la empresa moderna, la sociedad, los sistemas de organización, transporte, defensa, proporciona dominio y capacidad de crear herramientas para llegar a lograr las metas deseadas.

    La comunicación en la empresa es algo esencial, y muy importante en dos frentes muy diferenciados pero íntimamente relacionados; la productividad, para que halla la máxima productividad es imprescindible una comunicación eficaz entre los distintos departamentos. Una buena comunicación llevará a la optimización de beneficios por lo que es muy importante cuidarla y los empleados, si existe una comunicación directivos sabrán cuales son las necesidades de sus empleados y los empleados se sentirán más involucrados en la empresa.

    En síntesis la comunicación es el intercambio de ideas, datos, actitudes, miradas, gestos, opiniones y ordenes entre dos sujetos, con el fin de provocar ciertas reacciones. La verdad comunicación es la que se ejerce entre dos personas o grupos, o entre un grupo y una persona mediante el dialogo.

    Bibliografía

    La Comunicación

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