Clasificación y orientación de documentos

Tipos. Normas. Ventajas e inconvenientes

  • Enviado por: El remitente no desea revelar su nombre
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 5 páginas

publicidad
cursos destacados
El Método Harvard de Negociación
El Método Harvard de Negociación
Extensamente empleado en todos los sectores, desde el ámbito laboral al mercantil pasando por conflictos sociales o...
Ver más información

Fundamentos en Gerencia de Proyectos
Fundamentos en Gerencia de Proyectos
La guía completa para administrar proyectos de cualquier tipo, usando las mejores prácticas y...
Ver más información


UNIDAD 4

CLASIFICACIÓN Y ORIENTACIÓN DE DOCUMENTOS

En ocasiones, la documentación que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar la información de una forma sencilla, que sea fácil de localizar y no muy costosa para la empresa.

4.1 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.

Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas.

4.2 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.

4.3 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada característica común a todos los documentos.

Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:

  • Orden alfabético

  • Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:

      • Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número.

      • Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente.

    4.4 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

    Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creación, etc.

    Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:

    -Meses

    -Quincenas

    -Semanas

    -Días

    O cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno.

    4.5 CLASIFICACIÓN DECIMAL

    La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. En diez grandes grupos.

    La primera división se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividirá los 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente.

    4.6 CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL

    Es el sistema de clasificación mas completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas.

    4.7 NORMAS DE CLASIFICACIÓN

    4.7.1 NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA:

    Nombre de personas

    • En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido.

    • En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificación y si coinciden los apellidos se tomara el nombre.

    • Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos… no se consideraran como palabras que pueden ordenar.

    • No se consideran las preposiciones las contracciones y los artículos.

    • Los apellidos compuestos, separados por un guión se consideran como un solo apellido.

    • Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van, Mac forman parte del apellido.

    Empresas

    • En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma.

    • Si el nombre de la empresa contiene las palabras.

    • Para la empresa conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.

    • Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica.

    • Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social.

    • Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación.

    4.7.2 NORMAS DE CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA:

    - A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden

    -Autonomía

    -Provincia

    -Municipio

    4.7.3 NORMAS DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS:

    Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar los documentación recibida o generada.

    4.7.4 NORMAS DE CLASIFICACIÓN CRONÓLÓGICA:

    - Debemos utilizar siempre la misma fecha

    - Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible

    4.7.5 NORMAS DE CLASIFICACIÓN DECIMAL:

    - Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principal.

    - Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal.

    - Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento

    4.8 VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

    Ventajas

    Inconvenientes

    alfanumérica

    -No existen divisiones , solo necesitamos el nombre apellidos o razón

    -Flexibilidad

    -Fácil localización

    -Familiaridad con los criterios de ordenación-

    -Los criterios de ordenación no son claros, puedes tener dudas y errores

    -Frecuenta la repetición de nombres

    -Si hay mucha documentación se necesita personal especializado para evitar errores y pérdida de tiempo de clasificación.

    geográfica

    -Los datos se pueden dividir fácilmente en grupos identificables, mejor búsqueda

    -clasificación por orden alfabético es más sencillo

    -conserva las ventajas de clasificación

    -es posible adaptar el sistema de clasificación a las necesidades de la empresa

    -Solo debemos utilizarla cuando el documento a archivar el municipio no sean muy numerosos

    -la entrada de muchos de muchos documento para su archivo, habrá que dejar mucho espacio libre en los ficheros

    Por materias

    -Sencilla de utilizar, nos dejan elegir las materias que deseamos clasificar nuestros documentos

    -se pueden abrir e intercalar las carpetas que deseamos según la función de nuevas materias

    -Resulta dificultoso elegir correctamente las materias en las que vamos a clasificar posteriormente nuestros documentos.

    cronológicas

    -Es una de las más rápidas y menos costosas

    -No se necesitan intercalar ningún documento, se superpone al material existente

    -Muy útil para clasificar facturas, letras de cambio…

    Sólo cuando:

    -Material poco voluminoso

    -Es posible conocer la fecha de clasificación

    -Tiene un fin correcto, saber cuando vence un número -determinado de letras, el mes mayor de facturación…