Busqueda de Proovedores

Aprovisionamiento. Compras. Ofertas. Presupuestos

  • Enviado por: Anita
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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TEMA 2: EL PROCESO DE COMPRAS: BUSQUEDA DE PROVEEDORES

1. EL APROVISIONAMIENTO

Es el conjunto de operaciones que permite que la empresa tenga los materiales necesarios en el momento oportuno y en la cantidad y calidad deseadas para realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos.

Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

  • Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.

  • Gestionar el almacén de los productos y mantener los stocks mínimos de cada material.

  • Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

El stock son las existencias en mercancías o productos que una empresa tiene en el almacén a la espera de su posterior consumo.

El aprovisionamiento de materiales y productos está estrechamente relacionado con el almacenaje de los mismos. Durante el tiempo que el producto está almacenado no aumenta de valor, pero en cambio en la empresa se generan unos costes que encarecen el coste total.

Los almacenes en la empresa pueden ser:

  • Almacenes de aprovisionamiento

  • Almacenes de productos terminados

1.1. Funciones del departamento de compras

El departamento de compras recibe las solicitudes de los materiales que necesitan en otros departamentos o secciones, busca a los proveedores y realiza las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa. Las principales funciones del departamento de compras son:

  • Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar proveedores y gestionar las compras.

  • Analizar la evolución del mercado en cuanto a precios, moda, etc.

  • Estudiar los envíos de los proveedores haciendo un seguimiento de los pedidos.

  • Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener rápidamente el producto solicitado.

  • Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los demás departamentos.

2. EL PROCESO DE COMPRAS

  • Planificar las compras: Consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro.

  • Analizar las necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas, etc. y estudia la prioridad de las peticiones.

  • Solicitar ofertas y presupuesto.

  • Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor: Hay que examinar las ofertas recibidas y comparar precio, calidad, condiciones, etc.

  • Negociar las condiciones: Se trata de pactar algunos puntos de la oferta.

  • Solicitar el pedido: Se formaliza el contrato de compra-venta.

  • Seguimiento del pedido y los acuerdos: Comprobar que hemos recibido todo el material solicitado y que se corresponde a las características detalladas en el pedido.

  • 2.1. La búsqueda de proveedores

    El personal encargado de gestionar los aprovisionamientos necesita recopilar información sobre los posibles proveedores y la puede obtener a través de medios o de forma directa.

    Los proveedores se pueden encontrar consultando internet, asociaciones empresariales, prensa y revistas especializadas, organismos oficiales, etc.

    La búsqueda de proveedores por contacto directo se utiliza cuando queremos obtener más información. Los métodos que más se utilizan son:

    • Entrevista con los representantes del proveedor

    • Visitar mercados centrales

    • Visitar ferias y exposiciones

    • Acudir a las oficinas de compra

    3. LA SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS

    3.1. Información que debemos solicitar

    Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar con ellos para solicitarles la información que necesitamos. La información gira entorno a tres aspectos:

    • Condiciones económicas

    • Condiciones técnicas

    • 'Busqueda de Proovedores'
      Servicios posventa

    4. EL PRESUPUESTO DE LA OFERTA

    El presupuesto enviado por el proveedor generalmente indica el precio unitario por artículo o por lotes, pero refleja el importe global de los gastos y para comprar las ofertas de varios proveedores debemos conocer el coste unitario.

    El coste unitario se puede calcular utilizando tres métodos:

    • Prorrateo de gastos comunes: Consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc. entre los distintos artículos.

    • Reparto de gastos con la constante de la proporcionalidad (K):

    K = Coste total neto / Importe bruto

    Importe bruto = Cantidad1 · Precio1 + C2 · P2 ... + ... Cn · Pn

    Coste total neto = Importe bruto + Gastos - Descuentos

    Una vez conocido el valor de K el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad.

    Coste unitario = K · Precio unitario

    • Reparto de gastos por el método simplificado:

    Coste unitario = Importe gastos / Número unidades

    Aprovisionamiento

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