LA AUTOMATIZACION

La finalidad de la automatización es la de ayudar a una organización a conseguir sus objetivos por medio del empleo de las nuevas tecnologías. Las líneas de tendencia en cuanto a la automatización son:

• Sustitución de las ventanillas o de los puestos de trabajos, con aparatos automáticos en los limites posibles, por ejemplo: Almacenes automatizados.

• Eliminación de todos los trabajos rutinarios que pueden resolverse mejor y más rápidamente con un ordenador.

• Reducción de puestos directivos de bajo nivel y potenciación de los de alto nivel.

Mejorar la gestión, la planificación, la administración y la relación con el cliente es motivo fundamental que puede llevar a la mecanización de un hotel. Debido al elevado numero de actividades que se desarrollan en un hotel, se deriva la necesidad de manejar gran numero de aplicaciones y por ende la informatización de este sector lleva consigo procesos más complejos que los realizados en otros tipos de actividades.

Gestión Hotelera:

Para la gestión hotelera es necesario que cada tipo de sistema tenga las características perfectamente delimitadas, los pasos a seguir para la elaboración del mismo son:

Reserva de Habitaciones: Este deberá poseer un sistema para realizar reservas anticipadas, controlar el numero de habitaciones, organizar listas de espera, etc. tomando en cuenta el overbook que indica el porciento de habitaciones que pueden reservarse de cada tipo.

Recepción del cliente: Existen dos pasos en este proceso, la asignación de habitación y la recepción. En el primer paso se le indica al cliente el número de habitación y se registra en la maquina, en el segundo se le toman los datos personales al cliente.

Facturación: Es el que más varia según el tamaño del hotel. Hay diversas cuentas a incluir en el huésped dependiendo las áreas que tenga el hotel y lo que consume el cliente.

Estadísticas: Es de suma importancia en el apartado de gestión interna, nos ofrece una visión general sobre la visión diaria del hotel o durante un periodo determinado. Entre los elementos informáticos de un hotel estaría:

• La base de datos, con la información de las instalaciones, personal, huéspedes, etc.

• Terminales de pantalla, con teclado de recepción, administración, dirección y aquellos puntos que deban introducir datos.

• Impresoras en administración fueron caja, Factura a huéspedes.

• Teletexto.

La mecanización de un hotel lleva consigo otros procesos para la solución de las necesidades, estos van desde la información del personal hasta el retoque de las aplicaciones que no siempre se ajustan a las exigencias o necesidades de cada cliente.

Nos dirigimos a las oficinas de Micros en la Torre de Cristal ubicada en la avenida López de Vega, y consultamos con la señora Jocelyn Ramos de Franjul analista de producto de mercadeo de micros. A continuación presentaremos las informaciones obtenidas de dicha entrevista.

Micros ofrece dos tipos de productos al mercado, el 2400, para restaurantes de comida rápida y el 8700 para instalaciones hoteleras. Este producto en la actualidad es el mas demandado por estos tipos de establecimientos debido a las facilidades que le ofrece a este de organizaciones.

SISTEMA PARA RESTAURANTES DE COMIDA RAPIDA

El micros 2400 va dirigido a los restaurantes de comida rápida, como expresamos anteriormente, es un programa completo en funciones con un amplio despliegue de reportes gerenciales:

• Mezcla de productos y efectivos.

• Rapidez en el servicio.

• Reporte por hora o por parte del día.

• Inventario y costo de alimentos.

• Rastreo de labor y tiempo ocupado por el empleado.

El mismo le facilita a los dueños de restaurantes tener las ventas del día bajo un sistema, cuanto vende un cajero determinado, que comida se ha vendido más, permite que los cajeros se identifiquen al abrir la caja de efectivo, por ejemplo la caja registra la falta de dinero por el descuadre de la misma.

Los reportes se pueden realizar en diferentes periodos: día actual, día anterior, semanal, periodo a la fecha. Este sistema se encuentra programado en códigos industriales estándares y ampliamente soportada en el lenguaje “ c”. Las ordenes de autoservicio son desplegadas en pantalla o mediante impresión y su configuración para la selección rápida de disposiciones de autoservicio. Proporciona rapidez en generaciones de reportes de servicio. Existen dos tipos de productos Pantalla sensible al tacto y Teclas Convencionales:

Pantalla sensible al tacto: Touch scream,

es una pantalla de cristal liquido

sensible al tacto, sin sacrificar la operación de la pantalla completa. Esta forma de teclado elimina la necesidad de hacer menú de impresión, existen hasta sesenta teclas sensibles al tacto por pantalla, las cuales pueden ser personalizadas de acuerdo al tamaño y leyenda a utilizar, treinta y seis teclas soporte de micro-movimiento para funciones permanente como es el teclado numérico. Le permite al usuario la entrada rápida y exacta de las ordenes, acceso directo a los reportes y procedimientos mediante teclas, es muy fácil de aprender, no obstante su uso es un poco complicado. El teclado es sellado, diseñado para el ambiente típico de restaurantes, resistente al derrame.

Comunicación Remota

Utilitarios basados en un computador personal disponibles para comunicaciones remotas en doble vía con sistemas en punto de ventas. El sistema esta conformado por archivo de datos en formato standard ASCII. El formato de datos comunes permite que la información este disponible para una amplia variedad de paquetes de software, totales del día previo disponibles para su registro en veinticuatro horas operacionales, sin ruptura de la actual actividad del día.

SUBSISTEMAS REMOTOS

Impresoras: Soporta cualquier combinación de impresores remotos e integrados, flexibilidad para compartir los recursos de impresión por la central receptora, diarios, reportes y acelerador de impresión, redireccionamiento automático, en caso de fallos en el impresor; impresor de dos colores con autoparadas opcional. Es usado en algunos restaurantes en vez de presentarse el pedido en los monitores, se encuentra en el papel.

Pantallas: Soporta una gran variedad de configuraciones de pantalla.

ESTACIÓN ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA

En la oficina corporativa se encuentra una pc que tiene el programa que maneja toda la red de cajeros y en ella el gerente puede accesarla y observar que esta haciendo cualquier cajero a determinada hora. Todo se controla desde esa computadora a través del programa que esta posee del Micros.

Integra el sistema de puntos de ventas del restaurante y las operaciones de la oficina, utiliza como base el Microsoft Windows para la administración de las aplicaciones de los puntos de ventas. Posee caracteres amplios y fáciles de interpretar, configuración rápida de pantalla para cualquier cambio, teclado de micro-movimiento de dieciséis posiciones. Entre las funciones que incluye se encuentran:

• Interface gráfico para el usuario, el cual fomenta su fácil uso.

• Captura de las transacciones detalladas en tiempo real.

• Diario electrónica.

• Modulo de reportes.

• Procedimiento de los puntos de venta.

• Mantenimiento de la base de datos.

• Flexible formato de pantalla con ordenes separadas con marco, división de pantalla y tablero para cargar.

• Diferente opciones para el formato de salida.

• Despliegue de envíos, de totales y de pagos.

El restaurante elige que tipo de sistema desea. La caja o teclado se encuentra en el mostrador donde es atendido el cliente, mientras que los monitores o printers se encontraran colocados en el área de cocina. Inmediatamente se digita la información, se presenta en/los monitores o printers.

AUTOSERVICIO: Operaciones desde una o dos ventanillas. El sistema posee una o dos configuraciones por terminal. Programación de ruta sencilla y doble. Opción del reintento de llamada del detalle completo de una orden y opción de reintento de llamada de las ordenes en secuencia y fuera de ellas.

SISTEMA DE ADMINISTRACION

PARA PUNTOS DE VENTA

Este modelo es para hoteles grandes, realiza las mismas funciones que el 2400, esta diseñado para facilitar la labor de la industria hotelera moderna. posee terminales de pantalla al tacto teniendo la facilidad de poderse llevar en la mano. Es el más avanzado sistema en puntos de ventas, esta diseñado para garantizar que los clientes se sientan satisfechos durante su estadía en el hotel. El alto concepto de calidad en el servicio se inicia desde el momento en que el cliente ingresa al hotel y luego continua en áreas tan importantes como los restaurantes y tiendas de regalos.

A través de este sistema se puede transmitar las ordenes de los bares y restaurantes con mayor eficiencia, este sistema integra las diversas áreas del hotel. Al mismo tiempo le permite proveer un mejor servicio al cliente a través de diversas terminales, reducir la duplicidad de funciones en el personal y eficientizar los proceso administrativos. También, permite realizar sus operaciones de forma ágil, logrando así un gran nivel de satisfacción por parte delos clientes. Con la implementación de este sistema el personal será más productivo y el negocio más exitoso

Este sistema se encuentra provisto de un mayor nivel de expansión para las funciones del sistema operativo, el cual se encuentra instalado en un computador personal y provee un mayor alcance. Este sistema le ahorra tiempo a la organización, debido a que no hay que esperar hasta horas no laborables para procesar el reporte de administración o realizar algún cambio en la programación, hacer modificaciones durante todo el día, reduciendo así los costos de mano de obras e incrementando sus ventas.

Su tecnología incluye pantalla al tacto para realizar todos los aspectos que componen las operaciones de un punto de venta, incluyendo las estaciones de trabajo y terminales remotas, este incluye las siguientes funciones:

• Estación de trabajo para el usuario.

• Terminales con pantallas al tacto.

• Estación de trabajo del computador personal.

• Tecnología avanzadas de puntos de venta.

Pantalla al tacto manual

Este sistema posee las siguientes características:

• Flexibilidad.

• Práctico.

• Compatibilidad.

• Confiabilidad.

• Métodos estandarizados.

• Puede ser configurado para tener reportes específicos.

• Analiza ventas y desempeño financiero.

• Fácil de manejar y las informaciones se obtienen rápidamente.

Las ventajas que ofrece el micros 8700 son:

• La intangibilidad.

• Optimiza las operaciones de sus restaurantes y bares.

• Maneja los múltiples centros de ingresos.

• Garantiza un excelente servicio.

• Es capaz de integrar y manejar el negocio.

A este sistema se le pueden integrar las siguientes opciones:

Alimentos y Bebidas: Ahora tiempo y se reducen los costos de alimentos y bebidas, ya que el sistema le permite comprar, recibir y controlar su inventario.

Fidelio: sistema de administración de recepción.

Es posible obtener las cuentas de los clientes desde el punto de venta, su cliente puede registrar su salida del hotel con mayor facilidad.

Sistema de Administración Pro Host para el Servicio de Mesas: Automáticamente administra las mesas, las ordenes de sus clientes y la lista de espera, este sistema incrementa al máximo su servicio al cliente y optimiza la productividad y el tiempo de venta.

Autorización Electrónica para Tarjeta de Crédito: Integra a su sistema de punto de ventas a lectores especiales para tarjeta de crédito, eliminándola la conciliación anual de cargos y automatizando la conciliación de fondos.

Micros permite la fácil integración de estos sistemas y le ofrece una solución completa de soporte para todas las actividades de su hotel y aplicaciones requeridas.

Una desventaja seria que los dueños de hoteles o empleados no sepan utilizar el sistema y cometan errores o lo dañen, para que esto no suceda el departamento de Micros de Codetel le ofrece entrenamientos y los asiste cuando sea necesario, esto es una educación nueva para los hoteles y restaurantes en República Dominicana. El departamento técnico de Micros trabaja las veinticuatro horas los siete días de la semana, porque así lo requiere el cliente.

Los hoteles todo incluido aveces no utilizan este sistema, pero se han dado cuenta que cuando se van ordenando y manteniendo un récord de lo que se esta vendiendo y consumiendo se le es más fácil ver hasta donde es su costo de todo incluido es rentable o no. También poseen una PC que le permite monitorear todas las actividades.

CONCLUSION

Sin duda alguna la automatización en los restaurantes y hoteles ha sido un gran avance para la industria hotelera. La misma le facilita tanto a la empresa como a los clientes mayor rapidez y mejor servicio. En la actualidad desde que el huésped llega al hotel hasta su salida encuentra estos servicios en las diferentes áreas del establecimiento.

Micros de Codetel presta estos servicios a los diferentes establecimientos, dependiendo del tipo de negocio el producto será diferente, no obstante realiza las mismas funciones. Para restaurantes de comida rápida micros ofrece el 2400, mientras que para grandes hoteles esta el 8700.

INTRODUCCION

Los tiempos van cambiando y la tecnología da pasos insólitos de acuerdo a las necesidades y demandas de los usuarios. Las computadoras han sido uno de los inventos más usados en nuestra época. En su mayoría los establecimientos hoteleros y restauranteros han modernizado sus servicios con la implementacion de la automatización en distintas áreas.

La automatización tiene como propósito ayudar a las organizaciones para lograr sus objetivos. En los establecimientos hoteleros se utilizan tres tipos de sistema computacionales: sistema de reservación, sistema de punto de venta y sistema de administración de propiedades.

BIBLIOGRAFIA

• L. FOSTER, DENNIS.Introduccion a la Industria de la Hospitalidad. Serie de Turismo. México, Marzo de 1994.

-MAVECO DE EDICIONES. Enciclopedia Temática de Informática. Volumen VI. España 1987.