Auditoría operacional de inmueble, planta y equipos

Contabilidad. Principios contables. Bienes inmuebles e inmuebles. Activos. Registro contable. Depreciación

  • Enviado por: Luisro
  • Idioma: castellano
  • País: Costa Rica Costa Rica
  • 42 páginas
publicidad
cursos destacados
Fundamentos de Microeconomía
Fundamentos de Microeconomía
Fundamentos de Microeconomía es un curso que te permitirá comprender los conceptos...
Ver más información

Planea con la bolsa tu futuro
Planea con la bolsa tu futuro
¿Sabe qué es inteligencia financiera? Aprenda a utilizarla de una mejor manera dentro de sus finanzas personales.
Ver más información

publicidad

UNIVERSIDAD NACIONAL

SEDE REGIONAL CHOROTEGA

Licenciatura en Administración con énfasis en

Gestión Financiera.

CURSO:

AUDITORÍA OPERACIONAL.

TEMA

Activos, y Planta del Departamento de Lavandería del Hospital de Nicoya Guanacaste

Profesor:

Estudiante:

Nicoya, junio del 2001

Introducción

La mayoría de las empresas utilizan inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresión muebles, plantas y equipos se refiere de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamientos ( financiero o simple ), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo ( aunque su uso va disminuyendo ) para describir las cuentas de inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se auditan en la misma forma son las de mejoras a arrendamientos y de construcción en proceso.

Los Principios de Contabilidad exigen que el costo de planta y equipo se asigne en forma racional y sistemática a los periodos beneficiados. Se aplican varios métodos de depreciación o amortización para asignar el costo neto de un activo ( el costo de adquisición menos el valor residual recuperable estimado ) al periodo de beneficio.

El presenta trabajo se desglosa en dos secciones tácitas, en primer termino se detallan los procedimientos y ciertas normas de control interno a nivel de la Caja Costarricense del Seguro Social, a nivel macro y posteriormente se analiza los mecanismos de control interno para la custodia control de los activos muebles, inmuebles en el Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión de Nicoya.

Objetivos de Auditoría

Los objetivos de la auditoría de inmuebles, planta y equipo, y de las cuentas relacionadas, son similares a de otras cuentas de activo. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, que consiste en datos contables básicos y en información corroborada, que le ofrezca una seguridad razonable de que:

  • Los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas existen y son propiedad de la compañía o los tiene bajo arrendamiento.

  • Las adiciones y las ventas relacionadas con la cuenta son válidas, fueron debidamente autorizadas y se han registrado correctamente.

  • No se han cargado a gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas, o viceversa.

  • El costo u otra base de registro de los inmuebles, la planta y el equipo, es adecuada.

  • Se han aplicado métodos correctos de depreciación, en forma consistente con el año anterior, a todas las partidas de inmuebles, planta y equipo que deban ser depreciados.

  • Los inmuebles, planta y equipo comprometidos como garantía colateral se han identificados y revelado, y se han hecho también todas las demás revelaciones necesarias.

Algunos de estos objetivos se pueden satisfacer mediante los procedimientos seguidos en relación con otros aspectos de la auditoría o de las pruebas de otras cuentas de balance. Por ejemplo, la pignoración de inmuebles, planta y equipo, de esta forma se descubre por lo general por lectura y el análisis de los documentos de préstamos y las actas de Junta Directiva o de otros grupos de administración. Los bienes adquiridos bajo arrendamiento se pueden determinar cuando se leen las actas y se analizan las cuentas de gastos por arrendamientos o alquileres. Análogamente, la existencia continua de los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas se puede determinar, aunque muchas veces no se específica o explícitamente , a medida que el auditor recorre las instalaciones cuando observa los inventarios físicos y realiza otras tareas de auditoría. Típicamente , los auditores revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación.

La determinación del costo u otra base de registro de los inmuebles, planta y equipo presenta normalmente pocos problemas, ya que la mayoría de los activos se adquieren en forma individual mediante operaciones con efectivo., sin embargo es importante estar a alerta a los cambios ocurridos en las leyes o en las condiciones comerciales generales que pudieran hacer que resulte imposible recuperar los costos residuales de los bienes mediante los ingresos o ventas normales.

Existencia y Propiedad del Activo

Se debe de llevar a cabo un examen inicial en el cual se deben de buscar las evidencias de que los activos tangibles existentes y son realmente propiedad de la Institución, si la manera de manejar la documentación es la adecuada las evidencias van a estar en los archivos y podrá ser consultada, sin embargo estos documentos suelen perderse, aunado al hecho de la renovación de generaciones de Gerentes.

El siguiente paso es el de conocer los procedimientos de la Institución para llevar a cabo registros detallados y comparar periódicamente esos registros con los activos mismos, y en aplicar pruebas de sustancia a la adiciones, retiros y distribuciones seleccionadas durante el año, si la empresa verifica en forma adecuada la actitud de sus registros detallados, y si se ha evaluado y sometido a prueba los controles de la existencia física y la posesión legal de inmuebles, planta y equipo, y se encontró que son satisfactorios, los procedimientos de sustancia se pueden limitar a revisiones de las adiciones y retiros importantes en cuanto a las distribuciones periódicas, si la compañía compara periódicamente sus registros detallados con los activos reales, pero los controles específicos no han sido evaluados y sometidos a prueba, se pueden aplicar los procedimientos que se indican a continuación:

  • Revisar los procedimientos de la Empresa para la inspección física y comparación.

  • Estudiar la conveniencia de observar esos procedimientos.

  • Revisar las medidas para investigar las discrepancias detectadas y para proponer los ajustes necesarios a los registros.

Clasificación de Los bienes Muebles

Al amparo del Manual de Normas y procedimientos para la administración y control de bienes muebles de la caja Costarricense del Seguro Social de donde se desprende la clasificación de bienes Muebles de la siguiente manera: así como la definición de bienes muebles:

Artículo 1 : “ Se consideran bienes muebles aquellos activos que se utilizan en el desarrollo de las funciones propias de la institución, que incluyen los bienes mencionados en el artículo 3 de este manual, este grupo comprende maquinaria, mobiliario y equipo que se destinan a diversas actividades productivas, presentación de servicios médicos y de apoyo, así como aquellas operaciones de índole administrativo”

Artículo 2 : “ Los bienes muebles se clasifican conforme las siguientes condiciones:

  • Son aquellos que están sujetos a depreciación, excepto, las obras de arte

  • Que no forme parte del costo de construcción o adquisición del edificio.

  • Que permita su identificación como propiedad de la Institución, por medio de placa de metal, grabación sello, cintas adhesivas, etc.

  • De una vida útil no menor de dos años.

Artículo 3: De la clasificación contable y presupuestaria de bienes muebles.

  • Para los efectos de registro contable y control interno deberán agruparse conforme al Catálogo General de Suministros en la clase 7 “ Mobiliario, Maquinaria y Equipo”

  • procederá a iniciar los trámites para su adquisición.

  • Para los efectos de formulación presupuestaria, registro contable y control, se agrupan bajo la siguiente clasificación general:

Cuenta Contable

Partida Presupuestaria

Descripción

302-59-1

2305

Maquinaria y equipo de producción

302-51-8

2310

Equipo y mobiliario de Oficina

302-70-2

2315

Equipo de Cómputo

302-52-6

2320

Equipo Médico y de Laboratorio

302-53-4

2330

Equipo de Transporte, tracc y elevac.

302-54-2

2340

Equipo para Comunicación

302-55-9

2350

Equipo Educacional y Recreativo

302-56-7

2360

Maquinaria y equipo de taller

30257-5

2360

Maquinaria y equipo de Construcción

302-60-7

2380

Libros

30258-3

2390

Equipo varios

La adquisición de los bienes muebles

La Institución adquiere aquellos bienes muebles que se requieren para satisfacer las necesidades de los servicios en operación y aquellos contemplados en los programas de construcción, remodelación ampliación o en proceso de apertura.

Para ello se contempla en el artículo número 4 el trámite de solicitudes para establecimiento de servicios dicho numeral dicta.

“Que el trámite de solicitudes se rige por lo estipulado en el manual de norma y procedimientos para la adquisición de bienes muebles a nivel central, emitido por la Gerencia de Operaciones en Mayo de 1992, según circular número 5010 del 27 de Mayo 1992 de las Gerencias de División”

Para la recepción de los bienes muebles y que se adjudica la compra el proveedor entregará el bien únicamente al Departamento de Almacenamiento y Distribución ( Bodega de Activos ) o proveeduría de la Unidad Ejecutora con su respectiva factura, quien verificará lo siguiente:

  • Que el bien se encuentre en buenas condiciones de fabricación, calidad funcionamiento.

  • Que su facturación sea correcta, entendiendo como tal la comparación de la información entre la orden de compra y la factura comercial y la factura de la C.C.S.S.

  • Que el artículo cumpla con las previsiones del cartel de licitación o compra directa, conforme lo estipulado en la ley de contratación administrativa.

Cumplidos estos requisitos se procede a sellar y firmar recibido conforme, e informar la entrada del bien a la unidad solicitante uy a la unidad de compras de equipo, adscrita al Departamento de Adquisiciones, para efectos del seguimiento de las compras.

Recibidos el bien mueble el departamento de Almacenamiento y Distribución o la Proveeduría de la unidad descentralizada lo identificará como perteneciente a la Institución. Asimismo se confeccionará el VALE DE ENTRADA ( fórmula 46 ) a la Sección de Contabilidades Especiales.

Una vez que el Departamento de Almacenamiento y Distribución ha cumplido con el inciso anterior procederá a remitir, al menos una vez a la semana, una copia de los vales de entrada y de la solicitud de traspaso de bienes muebles, posteriormente se procede a confirmar su ingreso al Inventario de Activo de la Institución.

La sección de contabilidad especial, para efectos de control realizará pruebas selectivas sobre los registros realizados.

Cada Unidad Ejecutora es responsable de establecer mecanismos de control en el trámite para las salidas de bodega y procesamiento electrónico de datos.

El Departamento de Almacenamiento y Distribución ( Bodega de Activos ) o la Proveeduría de la Unidad descentralizada entregará el bien mueble a la unidad o servicio solicitante a más tardar 5 días hábiles después de recibido, y posteriormente se procede al plaqueo del activo.

La Unidad que recibe el bien confecciona la tarjeta de control de bienes muebles, o en su caso lo registre en su sistema de información de inventario permanente.

Las Bodegas de Activos del Departamento de Almacenamiento y distribución y de las proveedurías, bajo ninguna circunstancia, entregará bienes sin su respectiva identificación.

El encargado de activos confrontará el recibo de entrega de bienes muebles contra el número de placa y la descripción física, con el fin de comprobar que corresponde al mismo bien.

Revisión Técnica

La bodega de bienes muebles del Departamento de Almacenamiento y distribución y las unidades ejecutoras al recibir los equipos y en caso que lo requieran, solicitarán la revisión técnica de los mismos a la unidad especializada que corresponda, quien atenderá la solicitud de servicios en los tres días posteriores.

En caso de que se determinen daños, averías o faltantes y diferencias de especificaciones a lo establecido en el cartel, se acatarán las disposiciones siguientes:

Cuando se trate de mercadería importante se informará a la sección Administrativa para el inicio de los trámites de conformidad con la póliza número 12012 del Instituto Nacional de Seguros.

En caso de compra en plaza se anotarán en la factura las deficiencias encontradas y se gestionará ante la casa comercial correspondiente, se procede a retener el pago respectivo hasta que el bien sea repuesto.

Cuando un bien mueble requiera ser reparado, la administración de la Unidad Ejecutora mediante la fórmula número 3 ( control conservación y Mantenimiento) lo entregará al Departamento de Conservación y Mantenimiento para valorar la conveniencia de su reparación o en su caso la declaración de inservible, según lo dispuesto en el artículo 20 del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y control de bienes muebles, que lo que interesa reza:

“Cuando un bien se considere obsoleto, o que por falta de repuestos sea imposible su reparación, le corresponde al Departamento de conservación y Mantenimiento, Unidades descentralizados de mantenimiento o ingenieros residentes de las Direcciones Regionales, realizar la declaración de inservible, según su ámbito de competencia.”

Acciones a realizar después de declarar un bien inservible la unidad programática procederá a realizar las siguientes acciones:

  • Levantará acta de destrucción con la intervención del responsable del manejo de activos, indicando la causa que la originan, adjuntando la declaratoria de inservible.

  • Enviará copia de la declaratoria de inservible al Departamento de Conservación y mantenimiento, para verificar si se pueden utilizar las partes del bien como repuestos.

  • El encargado de activos, de acuerdo con la acta confecciona la fórmula 48 y remitirá el original a la sección de Contabilidad, para que esta realice los ajustes contables pertinentes.

Responsabilidades para la Administración de los bienes muebles.

Son responsables de la administración. Custodia, uso y mantenimiento de los bienes : Gerentes, Directores, Jefes, Encargados y aquellos funcionarios que tengan dentro de las labores propias de su cargo, el dispones de bienes para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas.

Los Jefes de dependencias y servicios son responsables del uso y destino de los bienes puestos a disposición de su unidad y en consecuencia del contenido y modificaciones de los inventarios, y las omisiones en que incurran respecto al movimiento de bienes.

Los funcionarios que requieran bienes para realizar las labores asignadas, serán responsables de la custodia, uso y mantenimiento de esos bienes.

Las jefaturas y encargados de activos responden por el oportuno y completo reporte mensual sobre el movimiento de activos a la sección de Contabilidad.

Igualmente son responsables de hacer cumplir a su nivel las normas y procedimientos sobre el control de esos bienes.

Asimismo son responsables por la revisión y remisión oportuna del informe mensual a la sección de contabilidad, sobre inconsistencias detectadas para lo cual se dejarán evidencia de lo actuado.

Todo jefe es responsable ante las autoridades superiores del buen uso y custodia de los activos recibidos por su unidad de trabajo, según lo establecido anteriormente, Asimismo efectuará inventarios periódicos y dejará constancia de ello, y llevará a cabo el inventario general al menos una vez al año. En caso de haber diferencias en los inventarios se procederá a realizar ajustes contables por diferencias en inventarios, dicha labor la ejecuta la sección de contabilidad la cual analizará las solicitudes por ajuste y si estos son procedentes realizará los ajustes contables, emitirá un nuevo listado mecanizado e informará a la unidad solicitante sobre las afectaciones, así como los procedimientos a seguir en cada caso particular. Par los casos de faltantes de bienes muebles se procederá conforme a las normas y políticas institucionales en materia de sanciones disciplinarias, en el eventual caso de responsabilidad por parte de algún funcionario.

Identificación de los Activos

Todo bien mueble que la institución adquiera debe ser identificado mediante placa de metal, la cual debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva, con el fin de que si la placa de metales desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios antes indicados.

Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podrá usarse en su lugar cinta adhesiva, sello o grabado, destruyendo la placa de metal que se le había asignado.

Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad, se les asignará un número de placa por cada uno de ellos, de tal forma que si alguno se daña y se declara inservible, no se excluye del inventario todo el bien, sino sólo el componente dañado.

La sección contabilidades especiales es responsable del control de placas, su adquisición y asignación, además suministrará las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribución para los propósitos establecidos en este instructivo, así como aquellas que requieran las unidades ejecutoras.

Para retirar del inventario un bien mueble debe darse lo siguiente:

Declaración de inservible, hurto o robo, caso fortuito, venta y faltante de inventario, para lo cual se utiliza la formula contable número 48 denominada “Aviso de baja” .

PLAQUEO

Una vez recibido el activo conforme a las especificaciones antes indicadas se procede al plaqueo, acción que estará a cargo del encargado de activos de la unidad Ejecutora. En el mismo acto, una vez plaqueado se confecciona el vale de entrada de bienes muebles formula número 42, anotando los siguientes datos:

  • Día, mes y año en que se recibe el bien.

  • Nombre de la unidad programática.

  • Código de la unidad programática y servicio

  • Número de proveedor, si este no tiene código asignado, se usará el número de la unidad ejecutora.

  • Número de orden de compra interna.

  • Código del bien, el que se anotó en la petición de bienes muebles de conformidad con el catálogo general de suministros.

  • Depreciación del bien, características, serie, modelo, color, medidas etc.

  • Precio Unitario del bien, el que se indica en la factura.

  • Número de placa y total en colones.

  • Observaciones, número de petición, orden de compra, número de proveedor, número de cheque.

Una vez concluida esta actividad el encargado de activos de la Unidad asignada, procede a confeccionar la formula número 40, misma que consisten en realizar un control de los bienes muebles en donde se deben de consignar los siguientes datos:

  • Descripción y código del bien.

  • Número de placa del bien

  • Fecha de ingreso

  • Orden de compra

  • Valor del bien.

  • Fecha de entrega.

  • Número de documento de salida

  • Nombre del servicio al que se despacha.

Seguidamente se procede a enviar un vale de entrada de bienes muebles mediante la formula 42 , dicho documento se envía a la sección de Contabilidades, adjuntando las justificante ( copia de la orden de compra, factura comercial, fotocopia cheque pago y otros) para que se realice el respectivo registro contable. Esta acción debe llevarse a cabo en el mes que ingresa el bien a la institución.

Para el pago del activo se realiza mediante cheque el cual para su confección debe de contener la siguiente información, primero presentar la factura caja costarricense de seguro social por mercadería, servicios y otros, la cual debe contener la siguiente información:

Inscripción de la cedula jurídica o física del acreedor.

El código del bien que se le asigna el catálogo general de suministros, el que se utilizará para la asignación de la cuenta Factura por pagar a proveedores locales.

Además adjuntar la factura comercial del proveedor, la orden de compra, y la documentación de entrada al inventario( formula 42 ).

Registro de la compra de activos

El fondo rotatorio que pague las compras mediante cheque anotará en la colilla lo siguiente:

Número de cuenta:

Se utiliza la cuenta facturas por pagar a proveedores locales, de la 302-51-8 a 302-70-2, según el tipo de bien de conformidad con el Manual de elaboración de presupuestos y manual descriptivo de cuentas contables.

Cuenta Individual

La misma del vale de entrada de bienes muebles, que está compuesta por el número de proveedor y el de la orden de compra, la cual comprende 5 dígitos para el primero y 6 dígitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga número de registro, se usa el número de la unidad programática.

Unidad programática del programa de compras:

Se utilizará el código 5300 asignado al programa de maquinaria y equipo Institucional, y equipo de Hospitales, o 5201 compra de equipo Institucional.

Monto en Colones:

Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del vale de entrada.

Registro Contable

Cuando la sección de contabilidad General reciba la documentación procederá a confeccionar el asiento de diario de la siguiente manera:

Cta. Individual U.P. O.P Monto

Débito 302-XX-X XXX-XXXX 5XXX 0 XXXX

Crédito 103-XX-X XXXX

En cuanto al registro del bien la sección de contabilidad realiza el registro con base en el documento vale de entrada de mercaderías o formula 42, ejecutando el siguiente asiento:

Cuenta Individual O.P. Monto

Débito 200-XX-X XX-XXX 1 XXX

Crédito 302-XX-X XXX-XXX 1 XXX

Confección del Asiento de diario

Cuando la sección contabilidad General reciba la documentación, confeccionará el asiento de diario , de la siguiente manera:

Cuenta Cuenta Unidad Cod. Monto

Contable Individual Ejecut. Presup

Débito 302-XX-XX XXX-XXX 5201 0 XXXX

Crédito 103-XX-XX XXX-XXX XXXX

Cuando se da la adquisición del bien con base en el documento vale de entrada de bienes se efectúa el siguiente asiento:

Cuenta Cuenta Código. Monto

Contable Individual Presup

Débito 302-XX-XX XXX-XXX 5201 1 XXXX

Crédito 103-XX-XX XXX-XXX 1 XXXX

Ejemplos de registros contables

Caso: Compra de proveedores Locales

Suministros adquiridos por el departamento de Lavandería:

Asiento: pago mediante cheque.

DEBITO

Cuenta Placa U.P descripción Monto 202-01-9 XXXX XXXX XXXXX -.-.-.-.-.-.-.-.-- XXXXXX

CRÉDITO

Cuenta Individual Prog. Monto

302-55-9 Número de prov. O.C 5200 XXXXXXX

Disposiciones Contables.

Valor Histórico:

El valor del bien mueble será el precio de adquisición. Las ampliaciones, actualizaciones o mejoras deben de ser comunicadas a la sección de Contabilidades especiales, para que esta analice la conveniencia de adicionarla a su valor.

Depreciaciones:

Dentro de los tipos de depreciación tenemos 5 tipos, a saber:

  • Depreciación Acelerada.

  • En Línea recta.

  • Depreciación Lineal.

Para los efectos de la C.C.S.S., según el artículo 83 del Manual de Normas Y procedimientos para la administración de Activos, se aplicará la depreciación lineal con base en los factores que determina la Dirección General de Tributación Directa, y se contabilizan en las siguientes cuentas:

950-01 Depreciación de Mobiliario, maquinaria, equipo e instrumental

951-01 Depreciación por reevaluación, maquinaria, mobiliario y equipo.

Forma para contabilizar las depreciaciones:

Las cuentas 950-1 y 951-1 se registran por unidad programática y servicio. Los créditos se harán por los totales, contra las cuentas 275-01 y 276-01.

Las depreciaciones se contabilizan 30 días después de ingresar el bien a la bodega de activos. Para efectuar la reevaluación de activos se realiza en base al Índice General de Precios al por Mayor, emitido por el Banco Central de Costa Rica de la siguiente manera:

  • Reevaluación de activos ingresados con fecha anterior al último mes evaluado

VI + RVI = X*% ( TABLA ) = X1

DA + RDA= Y *% ( TABLA ) = Y1

  • Reevaluación de bienes ingresados con fecha posterior al último mes revaluado.

VI * % ( TABLA ) = X1

DA* % ( TABLA )= Y1

X1-Y1= R

Donde:

VI = Valor Inicia

RVI= Valor Inicial Revaluado. %= Factor DE reevaluación

X= Producto VI + RVI DA= Depreciación Acumulada

X1= Revaluación de VI y RVI Y = Sumatoria de VI +RDA

RDA= depreciación Revaluada Y1= Monto de reevaluación de depreciación

R= Valor Actual

Control de los bienes muebles

Cada unidad ejecutora debe llevar un tarjetero de bienes muebles ordenado por unidad programática, servicio, y en forma numérica en donde indicará:

Según el artículo 28 del Manual de Normas y Procedimientos para la administración y control de los bienes muebles, lo siguiente:

  • Nombre y código del servicio en que se encuentra ubicado el bien, número de placa, descripción completa de acuerdo al catálogo General de Suministros ( Considerando modelo, serie, marca y color ), número de solicitud, valor inicial y control de las reparaciones realizadas.

En la documentación cada unidad a cargo del activo llevará un archivo de las notas o documentos de bienes muebles, con el objeto de controlar permanentemente los movimientos de los mismos.

Inventarios Permanentes

Para mantener el inventario permanente la sección de contabilidad suministrará mensualmente un listado mecanizado por unidad programática y servicio con los movimientos realizados ( bienes incorporados, excluidos y trasladados) ver anexos. Las unidades a su vez procederán a revisar la información y enviarán a la sección de contabilidad especializadas en los primeros cinco días hábiles del mes un informe sobre las inconsistencias encontradas.

En caso de Robo o Hurto:

Cuando se presenta esta situación, el jefe de la unidad la reportará inmediatamente y por escrito a su jefatura superior; indicando los antecedentes del caso y características del bien. Si la unidad tiene investigador este se encargará del asunto, caso contrario se presentará la denuncia ante la Agencia de la Guardia Rural de la localidad o al Organismo de Investigación Judicial ( O.I.J. ).

Concluida la investigación la unidad ejecutora enviará a la sección de contabilidad, un informe con los detalles necesarios, incluyendo copia de la investigación desarrollada, para proceder a su respectivo análisis, cada unidad deberá darle seguimiento a los casos de hurtos o robos ante la instancia donde se presentó la denuncia, e informar a la sección de contabilidad del avance en la investigación, después de agotadas las vías existentes para localizar el bien con resultados negativos, la unidad ejecutora procederá a tramitar el retiro de inventario mediante el documento contable número 48.

Normas de control Interno de la Caja costarricense del Seguro Social, orientadas a los activos

Está representado este activo o capital, por propiedades con sentido relativamente permanente y el cual es usado en las operaciones normales de la Institución. Generalmente este tipo de Activo no está expuesto a la venta o al servicio distinto para el cual fue adquirido. El mismo está compuesto por terrenos edificios, maquinarias, equipos especiales, recursos naturales ( pozos, minas, zonas forestales y otros ) y las mejoras que cuantitativamente signifiquen capitalización de los gastos o valor agregado a los mismos.

Procedimiento:

Se llevará a cabo un registro auxiliar para cada unidad de activo, que contenga entre otras cosas lo siguiente: fecha de adquisición, identificación, descripción, localización, estado de conservación, valor de costo, vida estimada, depreciación mensual, depreciación acumulada y valor actualizado en libros.

Con el establecimiento de un registro auxiliar que generalmente se forma con una serie de tarjetas o fichas para cada unidad de activo, se facilita asignar a una persona el control sobre la totalidad o fracción lógicas de los activos mencionados. Se obtiene información detallada de cada uno de los bienes. Se tiene una referencia para establecer las conciliaciones necesarias con una cuenta de control. Finalmente sirve para tener conocimiento del sistema operativo, sobre las adquisiciones, retiros y términos finales sobre cada unidad propiedad de la institución.

En lo referente a la repartición de los activos , deberá contar con la autorización previa, de acuerdo con los trámites dictados sobre el particular. Las reparticiones de activos se regirán por los requisitos establecidos en el instructivo para la administración y control de bienes inmuebles. En el caso de edificios y otras instalaciones que requieran mantenimiento, ampliaciones, readaptaciones, remodelaciones. Será necesaria la aprobación específica de la Dirección de Ingeniería, Arquitectura y Mantenimiento dentro de las disposiciones que al efecto existan en la ley de administración financiera y reglamento de contratación administrativa.

Existe claramente, una política definida sobre la capitalización de gastos o desembolsos, relacionados con los activos propiedad, planta y equipo.

Las reparaciones ordinarios cuyo efecto es conservar el activo en condiciones normales de servicios, su costo debe ser cargado a gastos. Sin embargo existen reparaciones mayores o extraordinarias, adaptaciones mejoras, ampliaciones, remodelaciones y otros trabajos cuyo efecto es prolongar la vida del servicio, aumentar el valor existente o aumentar la productividad del activo. Aquellos gastos que reúnan una o varias características, deben cargarse o capitalizarse al valor del activo fijo.

La adquisición y venta de activos deben de realizarse conforme con la ley de la Administración Financiera de la república, el reglamento de contratación administración y otras disposiciones legales conexas.

Esta ley y su Reglamento permiten el uso ordenado de los bienes públicos y constituyen un mínimo de disposiciones para garantizar los derechos y obligaciones entre las portes contratantes y evitar conflictos que eventualmente pueden presentarse. En armonía con estas disposiciones, existen en la Institución como medios principales de control, un sistema de presupuestos, un sistema de adquisiciones debidamente formalizado, que implican autorización y estudio previo de cada compra, venta, arrendamiento, construcción o producción de activos. Así también existe el instructivo para la venta de artículos sin utilidad, que deben aplicarse en su caso.

Se debe gestionar la Inscripción en el Registro Público de los testimonios de las escrituras referidas a la adquisición o venta de bienes inmuebles, dándoles la debida custodia a estos documentos.

Esta norma se orienta hacía la creación de evidencias, escrituras, pólizas de seguro recibo de impuestos, registro contable, justificantes de pago y otros documentos, como hechos comprobatorios de la propiedad de estos activos por parte de la Institución

Se Realizarán periódicos inventarios físicos, a efecto de determinar la existencia física, localización y condición de todos los activos.

Una inspección o inventario en forma parcial o total, es necesario para determinar la existencia real, condiciones y utilidad de los activos. Además proporcionan información sobre el uso, mediadas de seguridad adoptadas y el grado eficiente con que se han administrado los mismos. Es importante que la administración tenga evidencia escrita y registros del cumplimiento de esta norma.

Se adoptará un sistema para el retiro y traslado de activos que contemple órdenes prenumeradas con espacios para la descripción del activo, causa que motivan el movimiento, así como las firmas que lo autorizan.

De acuerdo con esta norma, para este tipo de operaciones, deben seguirse las normas establecidas en el Instructivo para la administración y control de bienes muebles. En cuanto a bienes inmuebles se seguirán las políticas que formula la división de Gerencia Financiera.

Se deben conciliar periódicamente los auxiliares de propiedad, planta y equipo con las cuentas de control del mayor general.

Las conciliaciones tienen objetivos, evidenciar la congruencia de los registros auxiliares con la cuenta de control, probar la legitimidad y exactitud de las cuentas contables y determinar que en todas las operaciones ocurridas, se respetaron las normas establecidas para este respecto, tanto en forma interna como externa.

Se deberá identificar con placas de metal o cualquier otro medio efectivo de control, todas las unidades que conforman la planta y el equipo.

Todos los bienes muebles como mobiliario, maquinarias, equipo, instrumentos médico y herramientas, se identifican con un número consistente en una placa, código o las siglas de la C.C.S.S., que le asignará la sección de control de bienes muebles, según las disposiciones que contiene el instructivo para la administración de estos activos. Este medio de identificación facilita la localización, custodia control e inventarios y los distintos movimientos operacionales que pueden llevarse a cabo.

Todo equipo o vehículo se utilizará exclusivamente para el servicio propio de la Institución. Se exceptúan de esta norma, los vehículos designados para uso discrecional. Existe el Instructivo de servicios de transporte, circulares, normas de presupuestos y políticas de austeridad, que señalan cuales son las condiciones, derechos y obligaciones y otros requisitos en el uso y servicio de transporte, que deben ser observados estrictamente.

Activos Intangibles

Son aquellos activos o capital institucional, que no tiene una figura corpórea o tangible no es una cosa. Se refiere a patentes, derechos de invención, crédito mercantil o derechos de llave, cuyos valores monetarios no residen en ninguna propiedad física, sino en un derecho de posesión o reconocimiento conferido a la Institución.

La adquisición venta, concesión o cancelación de intangibles deberá ser objeto de autorización.

Los cargos a cuentas de intangibles así como los asientos de amortización deben de ser debidamente autorizados, el Departamento de Contabilidad, cuenta en cada caso, con la autorización de la Junta Directiva y de la División de Gerencia Financiera, para garantizar que las bases de valuación, adquisición, venta concesión o cancelación de activos Intangibles, así como la programación de amortizaciones deben ser debidamente autorizados.

Práctica

Objetivos de Auditoría:

  • Determinación de la existencia Física de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posición financiera.

  • Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de acuerdo con su grado de realización y naturaleza.

  • Determinación de la correcta valuación, probabilidad de uso y realización de los muebles e inmuebles presentados.

  • Verificación de que los muebles estén precisamente a nombre de la institución, es decir, que sea de su propiedad.

  • Verificación de la libre disposición de los mismos.

Hospital La Anexión de Nicoya

Departamento de Lavandería

Propiedades, Planta, Equipo e Instalaciones

y Estimación de Depreciación.

Fecha:_____ de _________ del ______.

Cuestionario de Control Interno.

1-) Las inversiones, ventas o bajas de maquinaria y equipo están autorizadas

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

2-) Se llevan registros detallados para los distintos conceptos especificados en la pregunta anterior.

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

3-) Se comparan estos registros, por lo menos una vez al año, con las cuentas de control del libro mayor general.

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

4-) La empresa practica inventarios físicos periódicamente y los compara con los registros contables.

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

5-Está en vigor alguna política precisa para la diferenciación entre las adiciones al activo y el mantenimiento y reparaciones del mismo. Explíquese por separado.

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

6-) Se registran las depreciaciones acumuladas por unidades o grupos que correspondan con las clasificaciones de bienes de activo fijo depreciable.

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

7-) Las depreciaciones son acumuladas con base en estimación técnica de vida útil probable ( en su caso, describir el método utilizado por la empresa)

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

8-) Las depreciaciones fiscales, si son diferentes a las contables, son registradas en cuentas de orden:

Respuesta: Si _________ No ____________.

Respuesta basada en : 1- Pregunta __________ .

2- Observación ________ .

3- Cédula: _____________.

COMENTARIOS: Indique si el control interno es:

( ) alto ( ) Moderado ( ) Bajo

Debilidades y Recomendaciones de Control Interno

Dentro del proceso de Auditoría aplicada al Departamento de Lavandería en Hospital de la Anexión, se identificaron, algunas debilidades de Control Interno, manejado por la Institución, además de ello, se menciona las posibles recomendaciones que la Institución además de ello, se menciona las posibles recomendaciones que la institución debe seguir para dar solución al problema.

Debilidades:

  • La numeración de activo ( placas ) del año anterior ( 310196 ) perteneciente a un activo que corresponde a una máquina secadora es distinta a la numeración de la placa de registro del año actual ( 310096 ).

  • El activo ( 461467 ), en este caso un abanico extractor cuya placa de registro esta inscrita en la Hoja de Inventarios, no esta siendo utilizado por estar en mal estado, el cual no a sido reportado su estado actual.

  • Una mesa placa de registro 102467, inventariada en el periodo actual no está inventariada en el servicio correspondiente .

  • Dos estantes nuevos no están inventariados ni cuentan con una placa de registro, que respalde su pertenencia al servicio como tal sin embargo en este caso en particular el capitulo ll del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S, menciona los trámites legales para la adquisición de bienes muebles, lo cual a todas luces no se cumple . Lo anterior conforme a Inspección Ocular realizada el día 27 de Febrero del año 2001, en la Bodega de Lavandería.

  • Recomendaciones

  • Se recomienda corregir el número de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso de la secadora número 310196, siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos el día 27 de Febrero del 2001.

  • Se debe de corroborar que los activos que se encuentren de baja, no están reportados dentro del inventario de bienes inmuebles del Departamento, ya que esto podría provocar consecuencias ulteriores, como responsabilidad para algún funcionario por el estado de ese activo conforme al artículo 12, 23 siguientes y concordantes del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S., en lo cual recomienda elaborar planes de trabajo orientados a la elaboración de inventarios periódicos para detectar anomalías como la revelada anteriormente .

  • Se realice un Proceso interno de Traspaso del activo numerado 102467, para que sea asignado al servicio que en realidad ocupa el activo, dicha recomendación se respalda en el numeral 17 y en caso contrario efectuar lo establecido en el numeral 20 del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de bienes y muebles de la C.C.S.S.

  • Recomendar al encargado de activos de la unidad ejecutora, la emisión de las respectivas identifcaciones de registro para aquellos activos que fueron elaborados por el Departamento de Mantenimiento, y que se justifique mediante un informe las razones del por que dichos activos no cuenten con su respectiva inscripción, esta situación a pesar de no cometer ninguna alteración física del activo antes detallado si viola la normativa institucional, estudiada.

  • Carta de Gerencia

    Nicoya 28 de febrero del 2001

    Señor:

    Lic. Luis Alvaro Rosales Canales

    Administrador Hospital La Anexión

    S-------------------D.

    Estimado señor:

    Después de haber practicadas las pruebas de auditoría, en la evaluación de control interno de los Bines Muebles, inmuebles, y equipos realizados al día 27 de Febrero de los corrientes, le adjuntamos las observaciones o debilidades del control interno así como las sugerencias o recomendaciones, para enmendar o disminuir, las debilidades antes mencionadas en el párrafo descrito

    Atentamente

    Rodrigo Gutiérrez Arguedas

    Johnny Hernández Porras

    Grace Caravaca Espinoza

    Ernesto Zumbado Baltodano

    Auditores Independientes

    c.c. Sr. Rómulo Matarrita Rodríguez

    Jefe de Lavandería

    Sr. Alvaro Orozco Angulo

    Encargado de Activos

    Dictamen de Auditoría

    Hemos examinado según la evaluación del control interno de los bienes muebles, inmuebles y equipo para el Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión , que le son relativo al 27 de febrero de 2001. Esta información es responsabilidad de la Gerencia de la Institución. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos en base a nuestra auditoría.

    Realizamos nuestra revisión de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas normas requieren que planeemos y ejecutemos la auditoría de tal manera que podamos obtener una seguridad razonable de que los procedimientos de registro, inventario y verificación físicos de los Activos fijos, se encuentren libres de errores importantes. La auditoría incluye, el examen en base a pruebas selectivas de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de la valoración de activos fijos, la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas efectuadas por la gerencia, así como la evaluación de la presentación de la información suministrada. . Creemos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestra opinión.

    En nuestra opinión, la información antes mencionada presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación de los activos fijos del Departamento de Lavandería al 27 de febrero del 2001, y los resultados de sus operaciones en registro, control, de conformidad con principios de Contabilidad generalmente aceptadas, así como con las normas de control interno.

    Conclusión

    El presente trabajo pretende poner en práctica los conceptos teóricos plasmados en el presente documento, por medio de la investigación e verificación de los equipos y muebles dentro del Departamento de Lavandería del Hospital La Anexión de Nicoya..

    Las normas de control interno de la Caja Costarricense del seguro Social no son una lista exhaustiva de elementos básicos de control interno, sino que se trata de un resumen de prácticas de control interno, que se consideran esenciales en los trabajos de ejecución por los distintos departamentos, e implantado por Jefaturas, y funcionarios que tengan a cargo una actividad en la Institución. Se estima, que pueden constituir estas normas, un lenguaje claro para crear una identificación y observación de ellas, por cuanto son elementos que proporcionan orden y eficiencia en los negocios y empresas públicas modernas.

    Bibliografía

    Defliese Philip y otros. Auditoría Montgomery. Editorial LIMUSA S.A.1997

    Hernández Castañeda Jorge Arturo. Manual de Normas y Procedimientos para la Administración y control de bienes muebles 1994. Tercera Edición.

    Sánchez Curiel Gabriel. Auditoría de Estados Financieros, Un caso Práctico.

    Schmidt Carlos Guillermo y Boschini L Alfredo. Normas de Control Interno en la Caja Costarricense del Seguro Social. 1993.

    Walter B. Meigs. Principios de Auditoría, Universidad de California del sur.

    Universidad Nacional sede Regional Chorotega

    Auditoría de Inmuebles, planta y equipos