TEORÍA AUDITORÍA

Se nos propone la planificación de una Auditoría de RR.HH. centrada en el área de Adquisición.

Conscientes de que en la tarea de auditar la políticas y las prácticas de Recursos Humanos de la Organización lo fundamental no es la recopilación de una serie de datos o ratios de cada área, sino el estudio de la correlación entre los datos de las diferentes áreas , se ha elaborado un proyecto de auditoría que trata de asegurar que los subsistemas confluyan de una manera lógica para favorecer la acción que se desempeña desde Recursos Humanos.

El propósito del presente trabajo es ofrecer una serie de bases teóricas y de aplicación práctica para poder realizar una auditoría dentro del área de personal en forma idónea, con beneficios para la labor de los integrantes de esta misma área y para la empresa en general.

La finalidad última de este estudio debería ser la de convertir la información sistemática y documentada proveniente del área de Personal en conocimiento corporativo útil, para lograr mejorar la eficiencia de las políticas y prácticas de Recursos Humanos.

Se define Auditoría de Recursos Humanos como el proceso por el cual se evalúa la eficacia y la eficiencia de las políticas y las prácticas de gestión de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar las prácticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficiencia de las prácticas será contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos de evidencias.

BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE RR.HH.:

•Identifica el grado de contribución del departamento de personal a la organización.

•Mejora la imagen profesional del departamento de personal.

•Estimula una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros del departamento de personal.

•Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal.

BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE RR.HH.:

•Detecta problemas críticos de personal.

•Estimula la uniformidad de las políticas y prácticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas.

•Reduce los costes de recursos humanos a través de procedimientos de personal más eficientes.

•Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal.

•Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

MÉTODO:

Se ha desarrollado un método de investigación que implica el uso de diversas herramientas complementarias:

- Cuestionarios

- Cálculo de Ratios (Check List I)

- Entrevistas

- Análisis de Documentación

Estas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa a cerca de las prácticas de RR.HH. de la empresa.

CUESTIONARIOS:

Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa y objetiva nos van a proporcionar información a cerca de variables cualitativas, como puede ser la satisfacción con las prácticas de Recursos Humanos de la empresa y de variables cuantitativas, como pueden ser el número de cursos de formación que han realizado los empleados a lo largo del año o el número de veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluación del desempeño o el de análisis de clima laboral.

El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener información de forma rápida y de una gran cantidad de gente, además permite el tratamiento estadístico y computerizado de la información, así como el tratamiento diferencial por categorías (departamentos, género, edad, antigüedad, puesto, etc..).

CÁLCULO DE RATIOS:

Se ha desarrollado una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a través de una serie de ítems que el auditor se encargará de cumplimentar a partir de la información que los empleados faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que permitirán el cálculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las áreas de Recursos Humanos y que permitirán su posterior valoración.

En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estén calculados estos ratios, se procederá a a la verificación y el análisis de los mismos.

ENTREVISTAS:

Se procederá a la realización de entrevistas con diferentes empleados de la empresa, algunos vinculados al área de Personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastar y ampliar la información obtenida a partir de las otras herramientas de investigación.

Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partir de un guión de preguntas básicas previamente establecido, el entrevistador se permitirá ir enlazando las preguntas con las repuestas que de el entrevistado con el fin de crear un mayor feedback. Se trata de conseguir una conversación fluida, evitando que el empleado se sienta incómodo o tenga la sensación de estar en un interrogatorio.

ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN:

Se procederá a la solicitud de diferente documentación como puedan ser los impresos utilizados en la evaluación del desempeño, las encuestas para evaluar la formación, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y valoración.

Justificación del Método:

La elección de este método viene determinada en gran manera, por las ventajas que ofrece su implementación y posterior análisis.

La ventaja principal de este método mixto es que nos permite evaluar de un modo cuantitativo, a través de ratios estadísticos, datos numéricos y puntuaciones, y también de un modo cualitativo, a través de valoraciones, apreciaciones, actitudes, análisis de conductas, etc.

Las diversas prácticas de Recursos Humanos que se están aplicando en la empresa, obteniendose así una visión global que nos permitirá una posterior valoración más completa.

Factores en los que se fundamenta la metodología:

•Concienciación, por parte de la alta dirección y de los responsables del área de personal, de la rentabilidad del procedimiento.

ðAceptación del empleado por participar en la facilitación de la información.

ðGeneración de un adecuado grado de confianza entre el auditor y los empleados que facilitarán la información.

ðFacilitar datos e información suficiente, pertinente y objetiva.

ðPermitir la actuación independiente del auditor cuando así se requiera, dentro de las instalaciones de la empresa.

. .

ðEvaluar resultados frente a las metas fijadas. Estar dispuestos a rectificar y a fijar nuevas metas si así se aconseja por parte del auditor.

ðIdentificación de puntos fuertes, débiles y medidas correctivas.

ðAcordar con los responsables de las diversas áreas de Recursos Humanos estrategias para superar los fallos detectados.

ðDotar a los integrantes del Departamento de Personal de un conocimiento completo y actualizado acerca de las consecuencias de su labor.

Responsabilidad de la ejecución del proceso.

La responsabilidad de la ejecución del proceso de auditoría recae en gran medida en el técnico auditor que será el ejecutor de la recogida de información, sin embargo hay que tener en cuenta que parte de la responsabilidad va a recaer en los diferentes empleados de la empresa que deberán facilitar la información que el auditor les solicite de la manera más rápida y veraz posible, por ello el órgano de Recursos Humanos se ha de comprometer a informar a estos empleados de la importancia de labor del auditor, logrando así su compromiso y colaboración.

Amplitud temporal de la Auditoría:

La experiencia nos indica que lo más recomendable es efectuar una auditoría de Recursos Humanos una vez al año.

El período a auditar es de un año completo.

Se recomienda realizar el proceso durante los dos primeros meses del año que preceden al período a auditar. No obstante, una auditoría se puede realizar en cualquier momento del año, mientras se tenga como referencia un año ya vencido en el tiempo.

TEORÍA AUDITORÍA

FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE .

FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA .

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME.

FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE :

Habrá un contacto inicial con el cliente con la finalidad de obtener mayor información sobre la empresa y precisar el trabajo a realizar. Es importante aclarar que se necesitará independencia y al mismo tiempo colaboración por parte de la empresa, esto supone tiempo de dedicación de los empleados (entrevistas con directivos, solicitud de documentación, pase de cuestionarios, etc.).

Se elaborará una propuesta de trabajo o contrato en el que se acordará por escrito el objetivo y el alcance del trabajo. Esta propuesta deberá recoger: período que desea auditarse, informe o informes a emitir, fechas de realización de la actividad y de entrega de informes, honorarios, estimación del total de horas ...

FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA :

Se elaborará un proyecto global de actuación fundamentado en las condiciones y alcance de auditoría establecidas.

Se programarán las actividades que el auditor se proponga llevar a cabo como consecuencia de los objetivos establecidos: calendario de actuación, estimación de las horas de trabajo a emplear en cada fase, naturaleza y profundidad de las pruebas y procedimientos a aplicar, personal que participara´en cada fase.

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA :

El primer paso será reunirse con los empleados que van a tener una participación directa en la auditoría. Se trata de exponerles el objetivo del proyecto y resaltar la importancia de su colaboración en la facilitación de información.Resultará fundamental la presencia y el apoyo del Responsable de Recursos Humanos de la empresa en esta labor de concienciación y de solicitud de colaboración.

El siguiente consistirá en analizar los sistemas establecidos por la empresa para garantizar la eficacia y eficiencia de sus prácticas de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa tiene control de sus actividades de recursos humanos. Este control comprenderá la evaluación de cuatro procesos diferentes:

a) Establecimiento de Patrones:

¿La empresa tiene establecidos patrones para saber si sus prácticas de recursos humanos son buenas o no? ¿Sabe a dónde debe ir en materia de RR.HH?

b) Observación de las acciones:

¿La empresa obtiene información sobre sus acciones? ¿cómo? ¿Sabe a dónde está yendo en materia de RR.HH.?

FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA :

c) Comparación de las acciones con el patrón:

¿La empresa realiza comparaciones entre sus acciones y los patrones establecidos? ¿Sabe cuánto le falta para llegar a los patrones correctos en RR.HH.?

d) Acciones correctivas:

¿A partir de esas comparaciones la empresa emprende acciones correctivas? ¿Ha planeado para recorrer la distancia que le separa de las prácticas óptimas en RR.HH.?

El último paso en esta fase será aplicar las pruebas y los análisis de auditoría pertinentes: pase de cuestionarios, entrevistas, solicitud de documentación, obtención de ratios, etc.

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME :

El informe de auditoría deberá cumplir una triple finalidad:

a)Describir las prácticas de RR.HH. de la empresa.

b)Valorar las prácticas: indicar cuáles son las correctas y cuáles son las incorrectas.

c)Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.

Estructura del informe:

a) Objetivos y alcance de la auditoría.

b) Procedimientos de auditoría y aspectos metodológicos generales aplicados.

c) Presentación de resultados.

d) Resumen de las conclusiones.

e) Informe del auditor.

f) Recomendaciones del auditor.

g)Anexo (soporte documental de los resultados aportados).

FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME :

El informe debe cumplir una serie de requisitos:

a) Claridad: comprensible y de fácil lectura.

b) Atractivo: presencia de tablas, gráficos, formato muy cuidado,etc.

c) Riguroso: sin errores de cálculo, centrado en hechos constatados más que en opiniones.

d)Relevancia: centrado en los aspectos más importantes, más estratégicos.

e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

Ficha Técnica

Estructura Organizativa

ρPlantilla Fija a fin de año por Niveles Jerárquicos

A partir del Organigrama de la organización y de la relación de contratos, se determinará la cantidad de trabajadores fijos de la organización por niveles jerárquicos a fecha 31 de Diciembre del año anterior

ρPlantilla Media Anual

A partir del Organigrama de la organización y de la relación de contratos, se determinará la media anual de trabajadores en plantilla de la organización. Se procederá a la obtención del número de trabajadores a fin de mes, sumandose los doce meses del año y dividiéndose por este mismo número de meses.

Plantilla Media Anual = Sumatorio de los trabajadores en plantilla de cada mes

Meses del año

Plantilla Media Anual = * ( X ene + X feb + X mar + ... + X dic )

12

ρReparto de la plantilla total a fin de año por Nacionalidad

A partir de la información que nos proporciona la relación de contratos, se determinarán el porcentaje de empleados españoles, comunitarios y no comunitarios.

Porcentaje de plantilla nacional = Nº de empleados españoles

Nº Total de empleados

Porcentaje de plantilla comunitaria* = Nº de empleados comunitarios

Nº Total de empleados

Porcentaje de plantilla no comunitaria = Nº de empleados no comunitarios

Nº Total de empleados

ρPlantilla Media Anual de Trabajadores Temporales

A partir de la información obtenida de la relación de contratos, se determinará la media anual de trabajadores temporales* de la empresa.

ρDuración Media en horas de Contratos Temporales.

A partir de la información obtenida de la relación de contratos de Duración Determinada, se calculará la duración media en horas de este tipo de contrataciones que se hayan ido realizado en la organización a lo largo del año.

Duración Media de los Contratos Temporales = Nº de horas Temporales

Nº de Contratos Temporales