Auditoría de Recursos Humanos en México

Interna y Externa. Pasos. Temática. Métodos de control. Rotación. Ausentismo

  • Enviado por: Luis Javier Rojas Bautista
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 20 páginas
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INTRODUCCION.

Como es bien sabido el último paso del proceso administrativo lo constituye el control, por medio del cual se establecen las discrepancias entre lo planeado y lo ejecutado a fin de determinar las medidas correctivas correspondientes y reiniciar así el proceso administrativo. Por lo consiguiente es de gran importancia tener un alto grado de conocimiento de todo el personal con el que se cuenta para el logro de los objetivos. Y poder desarrollar cada uno de los pasos del proceso administrativo con gran eficacia y eficiencia.

UNIDAD II

2. Auditoria de Recursos Humanos

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que tiene dentro de las empresas va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos.

Primeramente debemos de saber lo que es una auditoria de recursos humanos o bien de personal, esta es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya esta establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar más a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento.

La persona que realiza las auditorias es conocido como auditor el cual debe de tener ciertas características que lo ayuden para llevar a cabo de una mejor manera su trabajo, es bien sabido que no cualquier persona puede realizar una auditoria, tiene que ser una persona bien capacitada y sobre todo la cual debe de tener una mente abierta para cualquier acontecimiento que se le presente durante su trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados, así como tan bien tener pleno conocimiento de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo. Ya que como anteriormente se ha mencionado ayuda a que la organización mejore en todas sus deficiencia y si las auditorias son realizadas por personas altamente especializadas y capacitadas mejor aún.

Un buen auditor también debe de contar con una serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente con ellos:

  • Debe de tener dos oídos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación.

  • Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado de especialización en su rama.

  • Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que esta realizando.

  • Debe ser una persona con amplios conocimientos en su área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje constante.

  • Debe de tener conocimiento en la interpretación de esquemas de procedimientos.

  • Se una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y toda la información que recabó.

  • Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica.

  • Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la información que le sea útil.

Es muy importante señalar y sobre todo no olvidar que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Así que es importante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, el amiedar o intimidar.

Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleados como personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de ellos para que de esta manera le sea más fácil el recabar toda la información.

Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Cabe señalar también que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden el trabajo que se esta realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar. Dichas etapas son las siguientes:

SU CONCEPTO.

La auditoria de personal -lo mismo que la administrativa - provienen indiscutiblemente de la disciplina contable del mismo nombre. Etimológicamente, auditor es la persona que “oye”. Pero dentro de la disciplina mencionada, la auditoria implica una investigación minuciosa de las diversas cuentas de una empresa, no solo para determinar si corresponden a la realidad, si no inclusive, si se justifican como medios aptos para realizar las recomendaciones pertinentes.

Podemos considerar la auditoria de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar , bajo un método especia, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos , para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia , sugiriendo en su caso los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal .lo anterior implica en primer lugar que no se trata solamente de una recolección de datos que por otra parte con los modernos sistemas de información pueden tenerse en cualquier momento.

Tampoco se trata exclusivamente de determinar si se han cumplido posprogramas y se han aplicado con exactitud los presupuestos del departamento de personal. Auque este es el primer paso de la auditoria de personal, evidentemente no llena todas las funciones u objetivos de esta. Equivaldría a investigar los medios sin relacionarlos con los fines.

La parte principal de la auditoria de personal implica que con base en los datos que acabamos de mencionar se realice o lleve a cabo un análisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aun lo que se dejo de realizar , o lo que se hubiere obtenido por encima de lo previsto , han servido para los fines y objetivos que en materia de personal se ha fijado la empresa , si no lo fueren o si deben aconsejarse determinados cambios y proponer estos a la luz de los constantes y espectaculares avances de las disciplinas y controles administrativos a fin de mejorar y ajustar en cada periodo el funcionamiento de toda la función de personal y principalmente las actividades del departamento respectivo.

Lo anterior nos lleva a hacer una especial aclaración: la auditoria de personal no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos de control que posee el departamento de personal, sino que tendrá que llevarse a cabo como señalamos antes, la función del personal la realizan en sentido propio los jefes de línea y solo en sentido staff o funcional el departamento de personal.

SUS ECPECIES

A la manera de las tres clases de observación, la auditoria puede ser externa, interna o mixta, coincidiendo con los tipos de observación de participantes, no participantes y semiparticipantes. Cada uno de los tres tipos de auditoria tiene las ventajas e inconvenientes que señalamos en la obra mencionada respecto de la observación.

En la realidad parece que siempre que económicamente sea posible o a menos que lo impida otras circunstancias particulares la última forma de auditoria, la mixta es la recomendable, porque reúne las ventajas y eliminan en gran pare los inconvenientes de las otras dos.

AUDITORIAS.

La auditoria sobre recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógicamente fundado de los objetivos las políticas los sistemas los controles , las aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos, constituye entonces un instrumento de la función de control . Es tal ves en el área de recursos humanos donde la organización esta mas expuesta a invertir fuertes sumas de dinero y de esfuerzos sin que los resultados obtenidos sean proporcionales. Tómese por ejemplo el caso de las prestaciones y los servicios al personal. Incluyendo las prestaciones marcadas por la ley y las otorgadas por la empresa, un calculo rápido indica que el costo de tales servicios y prestaciones alcanza cifras entre el 15% y el 40% de la nomina, dependiendo del tipo de organización. En algunas compañías puede exceder ese porcentaje. Ahora bien puede preguntarse la organización: ¿todas las prestaciones y servicios son conocidos por el personal? ¿Que impacto tiene este conocimiento o desconocimiento sobre sus actitudes y su moral de un trabajo?

Las auditorias tienen por finalidad entonces apreciar la efectividad de políticas y los programas de recursos humanos.

HUBICACION DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS DENTRO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

La auditoria administrativa, nos dice William P. Leonard:

“Es un examen constructivo y amplio de la estrcura orgánica de una compañía, institución o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas y de sus planes y objetivos, sus métodos de control, sus medios de operar y su utilización de los recursos humanos y físicos”.

Apreciamos en esta definición que si bien la auditoria de recursos humanos es solo una de las áreas que cubre la auditoria administrativa, constituye también el ámbito vital y critico de la organización. En los diversos métodos de auditoria administrativa se analizan diferentes factores que intervienen en la organización y entre ellos siempre se destaca el factor de los recursos humanos, como un elemento integrador y dinámico. Es por ello que la practica periódica de auditorias en esta área permite además de las ventajas de un constante análisis comparativo obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras en las actividades y funciones así como señalar las fallas destacando las áreas criticas y de escasa acción, para el mejor funcionamiento de la fuerza de trabajo dentro de un organismo social.

Existen dos tipos del mencionado método:

Auditoria interna.

Desde el punto de vista operativo corresponde al departamento de recursos humanos controlar sus propios programas y políticas. Idealmente dentro de cada proyecto y cada programa debe establecerse la forma en que será controlado y los criterios por medio de los cuales se juzgara la efectividad del mismo; por lo tanto el control debe quedar explícitamente establecido en cada plan. Por ejemplo si en una organización se instaura un plan de capacitación dentro del mismo debe especificarse la forma en que se apreciara si esta cubriendo o no las necesidades de la misma.

Por otro lado frecuentemente no basta una sola apreciación en un tiempo determinado, es necesario un control periódico de los fines que esta logrando el programa si este es permanente. Por ende urge además el establecimiento de un programa permanente de auditoria interna realizada por los miembros del departamento de personal de la propia organización.

Auditoria externa.

En ocasiones, sin embargo es petiso recurrir a elementos ajenos a la organización para realizar las auditorias. Esto es especialmente imperioso cuando se requiere contar con un juicio objetivo o cuando las técnicas a emplear en tal procedimiento no son conocidas cabalmente por los propios miembros de la organización interesada. La auditoria externa si va acompañada de un asesoramiento, puede ser muy beneficiosa en cuanto que los elementos externos ofrezcan nuevas ideas, comparaciones con otras empresas. Desde luego la auditoria externa es más costosa pues debe ser realizada por profesionales de indudable calidad reconocidos por su dedicación al campo de los recursos humanos.

Pasos de una auditoria.

Evidentemente el primer paso consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento. Puede ser esta general o espeficica. En el primer caso, se acabara todos los programas y políticas de recursos humanos, en la segunda situación cubrirá políticas y programas aislados. El primer caso es más costoso que le segundo tanto en tiempo y esfuerzo como en dinero. Puede tal vez lograrse un equilibrio entre ambas situaciones si durante el año van examinándole paulatinamente todas las funciones, los programas y las `políticas en lugar de hacerlo en una sola ocasión.

El segundo paso consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos. Puede recurrirse también a encuestas y entrevistas, en todo caso es importante que los datos sean objetivos es decir que no estén contaminados por los intereses, los perjuicios, los gustos de quienes realizan el estudio.

2.1 Áreas en las que se practican las auditorias frecuentes.

Puede decirse que en toda organización existen algunas áreas que característicamente reciben una atención constante en lo referente ala auditoria interna ya que esas se consideran como sintomáticas de algunos problemas.

A continuación se indica brevemente algunas de las cuestiones que pueden planearse respecto a las diversas funciones del departamento de personal:

Análisis de puestos:

Las preguntas principales en este inciso serian: ¿los análisis están suficientemente actualizados? ¿Las especificaciones son validas? ¿Todos los puestos han sido analizados? ¿Cuándo se crea un puesto se analiza para reclutar y seleccionar al titular?

Sistemas de contribución:

¿Están en concordancia con el mercado de trabajo? ¿Están ajuntados a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales?¿todo el personal entiende los sistemas de incentivos ¿

Proceso de selección y colocación:

Uno de los principales puntos de atención aquí debe referirse la estandarización y validación de pruebas o tess. Los métodos de entrevista también deben ser investigados. A grandes rasgos la pregunta principal en cuanto al proceso de selección y colocación es: ¿el proceso esta prediciendo un elevado porcentaje de personas que tienen éxito en su trabajo?

Relaciones con el personal y el sindicato:

¿existen reuniones periódicas con el sindicato para tratar asuntos de interés general?¿Cuál es el numero de quejas?¿son estudiadas?¿cuantas son resueltas favorablemente ¿ ¿Cuántas están apoyadas con la intervención sindical?

Entrenamiento y capacitación:

¿El programa cubre las necesidades de la organización? ¿Están empleándose métodos adecuados de aprendizaje? ¿El costo de los programas es inferior a los beneficios obtenidos?

Medición del desempeño:

¿Los criterios son validos? ¿Están siendo contaminados por otros factores? ¿Están reflejando realmente la efectividad?

Clasificación de meritos:

¿El programa es considerado por los supervisores como una carga burocrática más? ¿Los resultados están siendo empleados para efectos de capacitación promociones ¿ ¿los empleados están siendo informados de los resultados ¿ ¿Cuál es su reacción? ¿Los supervisores han sido capacitados para calificar?

Higiene industrial:

¿Cuál es el porcentaje de enfermedades profesionales? ¿Las instalaciones cubren requisitos marcados por el reglamento respectivo?

Accidentes de trabajo:

Generalmente se calcula tanto la frecuencia como la gravedad de los accidentes. Para las formulas de estos índices así como su funcionamientacion.

Servicio y prestaciones:

¿Todos los servicios y prestaciones son conocidos por le personal? ¿Están siendo utilizados? ¿Qué porcentaje representan del total de la nomina?

Índices de rotación:

Se entiende por rotación el ingreso y el egreso de personas en la organización. Evidentemente si el porcentaje de rotación resulta muy elevado esto es sintomático de algunos problemas. La rotación es costosa también, pues se gasta más dinero en reclutamiento, selección, entrenamiento, etc.

Comunicaciones:

¿Existen canales de comunicación formal en las tres direcciones: vertical descendente y horizontal, la gerencia comunica los planes y proyectos oportuna y clara y concisamente, existe un gran porcentaje de comunicaciones consideradas confidenciales, tiene la gerencia canales ascendentes lo suficientemente sensibles para captar cambios en las actitudes y la moral de trabajo?

Actitudes y moral de trabajo.

Las actitudes y la moral de trabajo pueden facilitar o entorpecer el flujo de las funciones de la organización. Todo administrador debe preocuparse por conocerlas. Para investigarlas se recurre generalmente a encuestas, empleando cuestionarios o entrevistas que serán tratados mas adelante.

PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORIA

  • objetivos y políticas de personal.

  • las escritas.

  • Las principales de apelación.

  • datos y funciones del departamento de personal.

  • su jerarquía.

  • Su estructura.

  • Numero d personas que ocupan.

  • Funciones que desempeñan y su distribución.

  • datos numéricos de trabajadores en la empresa.

  • Cuantos:

  • obreros.

  • Empleados.

  • Vendedores.

  • Técnicos.

  • Supervisores.

  • Altos ejecutivos.

  • Otras categorías.

  • datos sobre sindicalización

  • cuantos trabajadores pertenecen al sindicato?

  • Central a la que pertenecen el o los sindicatos.

  • Situación general de las relaciones con el o los sindicatos.

  • admisión y empleo.

  • fuentes abastecimiento por categorías de personal.

  • Pasos usados en el procedimiento de selección.

  • Correlación entre los resultados de la selección.

  • adiestramiento, capitación y desarrollo.

  • sistemas de adiestramiento para los diversos niveles.

  • Capacitación que hay podido darse.

  • Capacitación délos empleados.

  • Métodos de desarrollo.

  • Evaluación por los propios adiestrados.

  • Correlaciones entre el adiestramiento capacitación y desarrollo.

  • sueldos y salarios.

  • políticas fijadas al respecto.

  • Sistema de evaluación a empleados.

  • Encuestas de salarios.

  • Clasificación délos salarios.

  • Sistema de calificación de meritos.

  • Como ha influido la antigüedad en los salarios.

  • Sistema de incentivos.

  • Prestaciones legales y extralegales.

  • Correlación entre índices de alta rotación.

  • movilidad de personal.

  • rotación.

  • Ascensos.

  • Promociones.

  • Transferencias.

  • moral del personal.

  • ausentismo y sus causas.

  • Retardos y sus causas.

  • Quejas

  • Sugerencias.

  • Conflictos

  • Registros de ineficiencia.

  • higiene y seguridad industrial.

  • numero de accidentes por causas.

  • Numero de enfermedades profesionales.

  • Clasificación de las causas de los accidentes.

  • Medidas de seguridad.

  • Costos directos e indirectos.

  • Condiciones d higiene.

  • comunicación de personal.

  • entrevistas realizadas con trabajadores.

  • reuniones con diversos jefes sobre problemas personales o exclusivos.

  • Boletines, instructivos.

  • Manuales sobre aspectos relacionados con el personal.

  • Boletín interno de personal.

  • control de personal.

  • sistemas para controlar la asistencia.

  • sistemas de archivo de personal.

  • Kardex de personal.

  • Aprovechamiento de la computación electrónica para el control de personal.

  • 2.2 Métodos de control de recursos humanos.

    Concepto de método científico.

    El hombre se encuentra inmerso en un universo que le resulta confuso a primera vista; sin embargo, para su propia supervivencia trata de explicárselo a fin de poder manipular para su propio beneficio los fenómenos que ocurren en el. La propia curiosidad del hombre es otro factor importante que lo impulsa a buscar una explicación de lo que ocurre a su alrededor. Puede recurrir a la magia; por ejemplo sino llueve puede tratar de halagar al dios de la lluvia mediante algunos ritos a fin de lograr su benevolencia. Puede igualmente recurrir en busca de explicaciones a lo que percibe en forma inmediata. Por ejemplo veía la tierra plana y pensaba que era plana. Pero sabemos también que los sentidos nos engañan. Ni la magia ni las percepciones inmediatas han mostrado su eficiencia.

    Entonces el hombre recurre a la ciencia es decir, la descripción objetiva y racional del universo. Para poder manipular los fenómenos es necesario saber bajo que circunstancias se producen. Por ello es necesario describirlos adecuadamente. Además se requiere que la descripción sea objetiva es decir deslindada de nuestras percepciones inmediatas, así como de nuestros perjuicios, gustos, ideas políticas o religiosas, etc.

    Igualmente es requisito que esa descripción sea racional. O lo que es lo mismo sistemática y basada en un razonamiento lógico.

    El científico percibe lo que sucede en el universo puede imaginar u opinar que el fenómeno sucede bajo tales o cuales circunstancias. Establece explicaciones tentativas y luego trata de lograr que esas circunstancias se repitan a fin de determinar si ocurre o no el fenómeno en cuestión. Por ende el proceso por el cual va estructurándose la ciencia no es caótico o causal por lo contrario requise de una serie de pasos realizados en forma sistemática y cuidadosa. Esa serie de pequeños adelantos constituye el método científico. Es así como el método científico constituye: la persistente aplicación de la lógica para sostener a prueba nuestras impresiones, opiniones y conjeturas…. Si esas impresiones, opiniones, conjeturas o hipótesis son afirmadas, entonces se tiene un ladrillo más en el edificio de la ciencia. En caso contrario hay que buscar otra nueva explicación y someterla nuevamente a prueba.

    Especialmente en lo referente a la conducta humana todos los elementos tendemos a sentirnos expertos. Muchas personas se dicen “psicólogos prácticos”, pero la administración de los recursos humanos de la organización no puede basarse en corazonadas, creencias o perjuicios, por lo contrario debe estar fincada en un proceso lógico es decir científico.

    Métodos generales.

    Existen métodos comunes a todas las ciencias. Estos son: deducción, inducción y análisis y síntesis.

    En la deducción vamos de lo general a lo particular. Por ejemplo, el medico reflexiona: la perdida de peso, los sudores nocturnos el toser mucho el escupir sangre son síntomas de la tuberculosis. Este enfermo manifiesta todos estos, luego entonces este paciente tiene tuberculosis.

    El método inductivo es el inverso, es decir vamos de lo particular a lo general. Tratamos de aplicar lo estudiado en varias repercusiones del fenómeno general. Tratamos de aplicar lo estudiado en varias repeticiones del fenómeno a otros casos que puedan ser estudiados en el futuro, ya sea por nosotros directamente o por otras personas. Por ejemplo si se determina que en repetidos casos un medicamento cura el cáncer, entonces puede generalizarse y aplicarse a todos los enfermos cancerosos. El papel que juega la estadística inferencial en la inducción es de importancia capital porque por medio del calculo de probabilidades permite tomar decisiones sobre si lo observado en un conjunto parcial de los casos puede generalizarse a todos ellos.

    El análisis consiste en la separación de las partes de un todo a fin de estudiarlo por separado. Seguramente el estudiante esta familiarizado con los análisis de orina en los cuales se separan algunos elementos como urea, azúcar,

    La síntesis por el contrario consiste en la reunión racional de varios elementos dispersos en una nueva totalidad, se da frecuentemente en el planteamiento de hipótesis. El científico como ya se dijo puede hacer suposiciones sobre la relación entre tales y cuales fenómenos establecer hipótesis que será puesta a prueba. Por ejemplo un psicólogo supone basándoos en observaciones, que los niños débiles mentales son concebidos cuando uno o ambos padres se encuentran bajo la influencia del alcohol. Ahí esta sintetizando dos cosas separadas en el tiempo en una sola idea.

    Esta división de los métodos lógicos en cuatro, es totalmente artificial y se establece para fines de explicación. En la realidad se presentan siempre conjuntamente. En el caso de la debilidad mental pongamos el dato de la concepción es uno entre muchos. Para decirlo en otros términos hay se realizo un primer análisis para poder llegar a una síntesis.

    Métodos generales aplicados.

    Los métodos generales aplicados se manifiestan en las ciencias básicamente en tres formas: observación naturalista, observación controlada y experimentación. Desde luego al ser generales se emplean también en las ciencias del comportamiento. El administrador de recursos humanos debe estar estrechamente conectado con estas ciencias.

    Observación naturalista. En esta modalidad el observador no interviene en la producción del fenómeno ni trata de medir característica alguna del mismo. Simplemente lo percibe. Claro esta que trata de analizar algunos de sus componentes, por ejemplo si trata de estudiar el comportamiento de las masas puede asistir a un estadio donde se efectúa un partido de fútbol o un mitin político. El administrador de recursos puede sentarse en una fábrica a esperar que ocurra un accidente de trabajo para estudiarlo. Obviamente este método no es muy de fiar porque queda sujeto a la percepción del estudioso y sabemos que los sentidos son engañosos y que muchos fenómenos no pueden ser captados valiéndose solo d nuestros sentidos, sin embargo la observancia naturalista puede constituir una primera aproximación al estudio de cierto fenómeno y una ves realizada pueden surgir ciertas hipótesis o conjeturas que trataran de ser verificadas mediante métodos mas refinados.

    Observación controlada. Aquí el observador tampoco interine en la producción del fenómeno pero introduce el registro y la medición de algunos datos. Por ejemplo si asiste a un mitin político puede anotar el numero de beses que aplauden los asistentes y si los aplausos son iniciados por una persona o surgen al unísono, etc. En el campo de la administración de recursos humanos los registros del ausentismo de accidentes constituyen realmente una observación controlada.

    Experimentación. En este caso el científico interviene en la producción del fenómeno, bajo ciertas circunstancias o condiciones de hay que s ele denomine también observación condicionada. En la experimentación se mantienen constantes algunos datos o detalles mientras otro se hace variar sistemáticamente a fin de observar los resultados. Generalmente ese emplea dos grupos de sujetos. Uno se denomina control o testigo y el otro se llama experimental. Es precisamente en este en donde se hace varias un factor. Se espera que los resultados entre el grupo y el experimental sean significativamente diferentes. Por ejemplo una bioquímica piensa que ha descubierto un nuevo antibiótico contra cierto tipo de bacterias, las inyecta entonces a dos grupos de ratas cuyas condiciones de salud, alimentación, ambiente, etc. Son iguales, después un grupo le aplica el antibiótico y al otro no. Si este es efectivo el grupo experimental sanara y el grupo testigo morirá. Un gerente puede dar incentivo a un grupo de trabajadores en una fábrica y comparar su producción con otro semejante en otra fabrica. Si el primero aumenta su rendimiento puede decirse que el incentivo rinde frutos.

    Diseño experimental. Pueden diseñarse experimentos que introduzcan diversas variables independientes a la vez. Eso da lugar a diseños experimentales muy complejos, como los cuadros latinos, los grecolatinos, los mágicos, los súper mágicos, etc. El punto importante es que estos diseños experimentales están basados en una estructura lógica y en modelos estadísticos para la toma de dediciones.

    Limitaciones de la experimentación. Se pensara que la experimentación consiste en el método que puede conducir al conocimiento por los senderos mas seguros y que deberíamos emplearla exclusivamente haciendo a un lado la observación controlada y l naturalista , sin embargo es necesario reconocer que la experimentación tiene limitaciones importantes . En primer lugar existen fenómenos que no pueden llevarse al laboratorio. Por ejemplo los accidentes de trabajo. Por su propia naturaleza fortuita no pueden producirse a voluntad.

    Métodos especiales.

    Así como existen manifestaciones generales de los métodos aplicables en todas las ciencias existen también modalidades especiales es decir utilizables solo en una ciencia o en un grupo reducido de ellas. Por ejemplo la disección se emplea solo en la Antonia no podemos emplearla en psicología pues es imposible abrir el cráneo de una persona para determinar su cociente intelectual. En las ciencias del conocimiento se emplea la extrpeccion que es un método mas general y la extrspeccion que es un método especifico de la psicología.

    La introspección. Este método consiste en la observación de la propia conducta y sus motivaciones e influencias. Es un volver la mirada hacia el interior de uno mismo hablando en términos figurados. Es inspeccionar el interior propio.

    La extrospeccion. Este método consiste en observar la conducta ajena. Evidentemente hay ocasiones en las cuales los psicólogos no pueden pedir una instropeccion a sus sujetos de estudio como en el caso de niños pequeños, de animales o cuando la instropeccionn tiene grandes probabilidades de estar viciada, debe entonces observar su conducta y tratar de inferir las operaciones psíquicas que ocurren. Frecuentemente pueden combinarse la introspección y la extrospeccion para llegar a un mejor conocimiento del funcionamiento psicológico.

    2.3 Obtención de los datos e informes.

    Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son:

    El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.

    El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

    Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo.

    La cuantificación indirecta ver nuestra obra sobre administración por resultados.

    La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:

  • ¿Consideran las gerencias que la información que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias?

  • ¿Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos necesarios?

  • ¿Se estima que la actitud de personal es, en la mayoría de los casos, de adhesión y satisfacción para con la empresa?

  • Estas preguntas son inútiles o bien útiles, para usar en una empresa, se aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a cada empresa. Es importante que cada empresa sepa bien definir que es lo que quiere ya que el tipo de preguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quiere o necesita que se audite.

    También otro tipo de preguntas claves para que el auditor sea eficaz y la auditoria sea más eficaz y eficiente son: ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, etc. Este tipo de preguntas son más efectivas, y sobre todo más utilizadas ayudan a dar un mejor enfoque sobre lo que se desea auditar.

    Análisis de los datos recabados:

    La parte mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc. También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

    El informe de la auditoria:

    El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:

  • La indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.

  • La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.

  • La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.

  • La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

  • Esto con el propósito que el informe sea lo más viable y verdadero ya que es información muy valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen.

    Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:

    • De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas.

    • Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos.

    • No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estar haciendo revisión de lo que sirve y de lo que es necesario conservar.

    • Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como una persona la cual esta realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.

    • No dar información de más: es importante que solamente se hable lo necesario.

    • Dar únicamente la información solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe de dar información que no se pida.

    • No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el área que se esta auditando esto con el fin que mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.

    • Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecidas.

    Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:

    • Objetivos y políticas: Para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.

    • Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.

    • Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos.

    • Conocer datos sobre el sindicato: es muy importante conocer sobre esta área ya que es foco rojo para la organización, vale más saber cada movimiento y que no vaya ser que un día den una sorpresa que pueda perjudicar ala organización.

    • Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cual es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.

    • Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.

    • Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estándares déla competencia.

    • Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es l que mueve a los empleados a dejar su trabajo.

    • Moral del personal: para ver que tanta motivación tienen.

    • Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con el reglamento de esta área, para checar y saber el porque de accidentes ocurridos etc.

    2.4 Rotación y ausentismo.

    Se entiende por rotación el ingreso y egreso de personas en la organización. Evidentemente si el porcentaje de rotación resulta muy elevado esto es sintomático de algunos problemas. La rotación es costosa también pues se gasta más dinero en reclutamiento, selección, entrenamiento, etc.

    Concepto de rotación.

    Puede definirse como el número de trabajadores que salen y vuelven a entrar, en relación con el total de una empresa, sector, nivel jerárquico, departamento o puesto.

    De la definición anterior se deduce queno se debe considerar como formando parte de la rotación el numero de trabajadores que salen peor que no son sustituidos por otros, pues en este caso, puede tratarse de reajuste o contratación de la empresa. Del mismo modo si determinado el numero de trabajadores entra a formar parte de la empresa , mas no a sustituir a otros que existían antes, tampoco cuenta esto para la rotación , sino que refiere mas bien al crecimiento de la institución.

    Existen varias formulas para el calculo del índice de rotación. Las más frecuentes empleadas son:

  • R='Auditoría de Recursos Humanos en México'
    * 100

  • R='Auditoría de Recursos Humanos en México'
    * 100

  • En donde:

    R= índice de rotación.

    B= numero total de bajas.

    N= promedio de personas en nomina.

    I= numero inevitable de bajas.

    Índices de ausentismo.

    Cuando el personal deja de asistir a sus labores, habré huecos en el flujo del trabajo que pueden coaccionar graves consecuencias. El ausentamos puede deberse a varias razones: enfermedades, accidentes de trabajo, permisos, faltas injustificadas, etc. Algunas formulas son:

  • gravedad del ausentismo = días-hombre perdidos *100

  • Dias-hombre perdidos + días-hombre trabajados.

  • frecuencia= casos de frecuencia*100

  • Numero de trabajadores.

    III. Ausentismo= numero de ausencias * 100

    Numero de trabajadores * días laborados por toda la organización.

    Retardos.

    Los retardospueden deberse a problemas de transporte, frustraciones, etc. Una formula para obtener un índice de retardo es:

    Índice de = numero de retardos

    Retardos numero de trabajadores * días trabajados por toda la empresa - numero de

    Ausencias.

    Inconvenientes de la rotación.

    El costo que representa: por trámites de selección, adiestramiento de los nuevos trabajadores, su escasa eficiencia etc. Pigors y Myers señalan como elementos de costo los siguientes:

  • costos del departamento de empleo - tiempo y facilidades- usadas para entrevistar al solicitante, preparar los registros necesarios, hacer los exámenes médicos etc.

  • Costos de entrenamiento-tiempo del supervisor, del entrenador, o de otro empleado que explique el trabajo al nuevo trabajador.

  • Pago al entrenado, superior a lo que produce, especialmente si esta a base destajo y existe un mínimo garantizado que, desde luego no devenga al principio de sus actividades.

  • Roturas, desperdicios e inutilización de materiales al principio del periodo de aprendizaje o entrenamiento.

  • Costos posibles por conceptote accidentes al propio trabajador o a los demás en tanto adquiere la habilidad necesaria.

  • Costo del tiempo extra de trabajo necesario paramantener la producción a su nivel hasta que el nuevo trabajador pueda rendir su producción normal.

  • Perdida de producción en el intervalo comprendido entre la separación del empleado anterior y la fecha en que le reemplaza se halla enteramente preparado.

  • Perdida máxima cuando el grupo se encuentra privado del reemplazo.

  • Perdida en eficiencia de grupo en tanto los trabajadores regulares se ajustan al nuevo miembro.

  • Gastos de equipo productivo. Queno se utiliza completamente mientras dura el periodo productivo de entrenamiento.

  • Sus ventajas.

    La rotación tiene en cambio entre sus principales ventajas las siguientes:

    La empresa cuenta siempre con el personal mas joven lo cual sobre todo tratándose del que esta en contacto con el publico puede ser una razón importante para aceptar una rotación mayor que la normal.

    Por otra parte se tendrá personal cuyos derechos de antigüedad serán menores para los casos de retiro.

    Debe considerarse que a pesar de estas ventajas, las desventajas de la alta rotación suelen ser mayores.

    Lo importante no es tener ni baja ni alta rotación si no que esta non puede valuarse mientras no se determine cual debe ser la rotación normal y conveniente. Esto debe hacerse, de ordinario solo para el conjunto de la empresa, sino además para cualquier nivel, sector, departamento o puesto como lo hemos señalado en la definición.

    2.5 Causas de la rotación.

    Podríamos ante todo dividirlas en causas de rotación forzosa y causas de rotación voluntaria.

    Entre las primeras cabe señalar.

    Por muerte. Es obvio que al morir un trabajador normalmente hay que substituirlo por otro.

    Por jubilación. Las empresas frecuentemente tienen ciertos planes que permiten o en otros casos obligan a los trabajadores a salir de la empresa cuando se ha cumplido cierto número de años de trabajo ordinariamente combinados con cierta edad.

    Por incapacidad permanente. El trabajador que se incapacite para poder seguir trabajando debe ser substituido por otro.

    Por enfermedad. Hay ocasiones en las que aunque no se trate precisamente de la incapacidad en términos de la ley ciertas enfermedades crónicas obligan al trabajador a dejar su puesto.

    Entre las causas de rotación que de algún modo dependen del trabajador podemos señalar:

    Por renuncia del trabajador. Esta quizás la causa que mejor puede controlarse y por ello deben investigarse a trabes de los medios que señalaremos adelante las verdaderas causas de la renuncia. Entre las principales tenemos las siguientes:

  • búsqueda de mejores salarios.

  • Trato inadecuado por parte de algún jefe.

  • Ausencia de todo progreso o ascenso.

  • Tipo de trabajo no satisfactorio para el obrero o empleado.

  • Condiciones de trabajo inadecuadas

  • Por despido. Cuando exista una razón que justifique la resicion del contrato de un trabajador o que la empresa considere indispensable prescindir de el aunque tenga que subsistirlo.

    Por mala selección y acomodación. Cuando la selección del personal se ha hecho inadecuadamente se darán en su trabajo razones de descontento para el y para la empresa que llevaran a la rotación.

    Por razones personales o familiares. Muchas beses no puede señalarse una causa propiamente de descontento del trabajador con su puesto si no que su salida se debe a problemas tales como cambio de domicilio.

    Por inestabilidad natural. Existen trabajadores que por razones sociológicas psicológicas o de educación en muchas ocasiones no adquieren estabilidad en una empresa suno que constantemente están necesitando cambiar de una a otra. Esto debe vigilarse en la selección de personal pues por lo dicho anteriormente causaran gastos innecesarios a la empresa.

    RECURSOS HUMANOS II

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    INSTITUTO TECNOLOGICO DE CERRO AZUL.