Auditoria de Personal

LA IDEA:

Provienen indiscutiblemente de la disciplina contable del mismo nombre. Etimológicamente, auditor es la persona que “oye”. Pero dentro de la disciplina, mencionada, la auditoria implica una investigación minuciosa de las diversas cuentas de una empresa, no solo para determinar si corresponden a la realidad, sino, inclusive, si se justifican como medios aptos para realizar los objetivos y políticas de una negociación, a fin de hacer las recomendaciones pertinentes.

Se puede considerar a la auditoria de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en esta materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal.

Hay que recordad que la auditoria de personal no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos del control que posee el departamento de personal, si no que tendrá que llevarse a cabo, además de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la función del personal la realizan en sentido propio los jefes de línea, y solo en sentido staff o funcional del departamento de personal.

TIPOS DE AUDITORIA

La auditoria puede ser externa, interna o mixta, coincidiendo con los tipos de observación “de participantes”, “no participantes” y “semi-participantes. Cada uno de estos tipos de auditoria tiene las ventajas o inconveniencias.

En realidad parece que, siempre que económicamente sea posible, o a menos que lo impidan otras circunstancias particulares, la ultima forma de auditoria, la mixta es la mas recomendable, por que reúne las ventajas y elimina en gran parte los inconvenientes de las otras dos.

ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtención de los datos e informes:

Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son

• El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan mas fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos

• El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo.

Para ese efecto me permito sugerir dos formulas:

• La cuantificación indirecta -ver nuestra obra sobre administración por resultados.

• La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:

Estas preguntas son inútiles, para usar en una empresa, Lo aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a cada empresa.

Análisis de los datos recabados:

La parte mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc. También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoria:

El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa.

PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORIA

• Las escritas.

• Las principales de apelación

• Posición y funciones del departamento de personal

• Su jerarquía.

• Su estructura.

• Numero de personas que ocupa.

• Funciones que se desempeñan y su distribución.

• Datos numéricos de los trabajadores de la empresa

Cuantos?

• Obreros

• Empleados de oficina

• Vendedores

• Técnicos

• Supervisores de primera línea

• Altos Ejecutivos

• Otras categorías especiales?

• Datos sobre la sindicalización

• Sindicatos a los que pertenecen los trabajadores

• Cuantos de cada uno?

• De que categorías?

• Central a la que pertenecen el, o los sindicatos.

• Situación general de las relaciones con el, o los sindicatos.

• Admisión y empleo

• Fuentes de abastecimiento, por categorías de personal

• Pasos usados en el procedimiento de la selección.

• Correlación entre los resultados de la selección, y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.

• Adiestramiento, capacitación y desarrollo

• Sistemas de adiestramiento, para los diversos niveles

• Capacitación que haya podido darse

• Capacitación de los empleados u obreros ascendidos a jefes

• Métodos de desarrollo de altos ejecutivos

• Evaluación, por los propios adiestrados, sobre el adiestramiento, capacitación recibidos.

• Correlaciones entre el adiestramiento, capacitación y desarrollo dados, y los resultados obtenidos en el trabajo y en la conducta.

• Sueldos y salarios

• Políticas fijadas al respecto

• Sistemas de valuación empleados

• Encuestas de salarios en la región, y sus repercusiones en la fijación de los de la empresa

• Clasificación de los salarios

• Sistemas de calificación de meritos y/o apreciación de resultados

• Cómo ha influido la antigüedad en los salarios.

• Sistemas de incentivos; categorías que los tienen, y las que carecen de ellos

• Prestaciones legales y extra legales

• Movilidad del personal

• Moral del personal

• Ausentismos y sus causas

• Retardos y sus causas

Tipos de encuestas de actitud:

Ante todo, a la manera de la Auditoria de personal, puede ser realizada por empleados de la empresa, o bien por técnicos, bufetes, universidades, etc. De fuera de ella. Pueden aplicarse, al efecto, todas las consideraciones señaladas anteriormente.

A mi juicio, la encuesta de actitud por entrevista, no obstante el hecho de ser muy usada en otros países, tiene una gran limitación que siempre dará lugar a las suspicacias: dudar de un verdadero anonimato, aun suponiendo que se realice por técnicos de fuera de la empresa, ya que siempre podrá considerarse que siendo esta la que cubre su importe, esta en posibilidades de conocer las opciones expresadas por un trabajador y puede tomar represarías.

El sistema de encuesta por cuestionario:

Independientmete de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas:

• Por preguntas cerradas -que exigen una respuesta de si o no

• Por preguntas abiertas -que permiten una explicación mas amplia, o al menos, dejan espacio para adicciones y explicaciones de la respuesta

• Respuesta de selección múltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas.

Procedimiento de la encuesta:

Ante todo debe determinarse si es oportuna; su periodicidad -suele hacerse cada año; la época mas conveniente para realizarla es: cuando no es cercana a la discusión de contrato colectivo de trabajo; hacia los fines de año, o principios del siguiente -la forma de realizarla, su costo, se va a hacer llevada por el método de cuestionario.

Opinan muchos autores que es muy conveniente para poder valorar las respuestas, que el trabajador señale elementos tales como su sexo, su antigüedad, su salario, etc. Al menos colocando este ultimo por rangos.

Respuesta del cuestionario:

El primer problema que se plantea, es el de determinar si debe llenarse el cuestionario en tiempo de trabajo -o sea, pagado por la empresa- o, por el contrario, debe dejarse a los trabajadores que los lleven a su casa y lo contesten en tiempo fuera del trabajo. Lo primero nos da la rapidez el 100% de respuesta, pero al mismo tiempo limita la capacidad de responder con calma lo que ha de contestarse, y puede dar lugar a ciertas suspicacias sobre la identificación de quien contesta, pensando que a través de marcas u observaciones pueden ser reconocidas si contestación, se recomienda que se elija entre los trabajadores un trabajador para repartir las encuestas, para evitar sospechas de que los van, también que se recomiende que la contestación se haga con letra de imprenta, tanto para sugerir la mayor dificultad de identificación, como para evitar que algún tipo de letras resulten ilegibles.

También por el nivel cultural del personal y el costo, se recomienda, que sea hecha por un bufete, técnico o institución fuera de la empresa, que se realice bajo un sistema de cuestionario, Que se permita al trabajador llenar el cuestionario en su casa, y depositarlo en un buzón especia, pues de esa manera se puede estar seguro de no ser identificad.

Tabulación e interpretación de resultados:

Sin necesidad de ninguna complicación estadística, es deseable, sin embargo, que la tabulación de los resultados pueda ser realizada del mejor modo posible.

El resultado debe contener los siguientes aspectos:

• Los resultados deben ser francamente expuestos aunque sean en contra de la empresa.

• La interpretación de los mismos

• El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para responder a las inquietitudes reveladas en la encuesta.

• La explicación, lo mas objetiva que sea posible, en los que la empresa a su juicio piensan que están mal.

• La promoción de juntas, mesas redondas y entrevistas, para discutir y tratar de llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos en que la empresa no coincide con los puntos de vista de la mayoría de su personal, o bien cuando existen criterios centrados en este.

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1 de diciembre del 2001