Auditoría de activos en Perú

Balance General. Control Interno y Programas del Activo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores, Maquinaria, Inmuebles

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INTRODUCCIÓN

La Auditoria proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el Balance General son válidas, genuinas y dignas de confianza y no simples estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias. Este trabajo de investigación tiene como propósito ampliar los conocimientos de los lectores en cuanto a la Auditoria de Activos.

A continuación explicaremos brevemente sobre la Auditoria de Activos. La Auditoria de Activos consiste en demostrar que los activos listados en el Balance General son realmente existentes, que la compañía es propietaria de dichos activos, y que la valuación asignada a los mismos ha sido establecida de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptada.

Para ello el presente trabajo ha desarrollado conceptos, objetivos, técnicas y procedimientos, Control Interno y Programas al examinar las Cuentas del Activo: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones en Valores, Inmuebles, Maquinaria y Equipo y Gastos Pagados por Anticipado.

Agradecemos a todos aquellos que de una manera u otra hicieron posible la realización de este trabajo.

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS

Sabemos que el propósito principal de la Auditoria es determinar la confiabilidad de la información contable expresada a través de los Estados Financieros.

Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de los Estados Financieros en su conjunto, para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, etc; buscando con ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez evidenciados forman su opinión.

En esta oportunidad nos centraremos en examinar las cuentas del Activo. Para ello daremos a conocer conceptos generales:

ACTIVO.

Concepto.- Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa (según CONASEV).

Según las NIC es un recurso bajo central, de la empresa que proviene de hechos pasados y del cual se espera que genere beneficios económicos futuros para la empresa.

Clasificación.- Es según NIC 13, ahora NIC 1 en concordancia con la anterior. El Activo se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente, llamado también Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose como base un año.

El Activo Corriente:

Caja y Bancos Activo Disponible.

Cuentas por cobrar comerciales Activo Exigible.

Otras cuentas por cobrar Activo Exigible.

Existencias Activo Realizable.

Gastos Pagados por anticipado Activo Realizable.

“ORDENADO DE ACUERDO A SU CONVERTILIDAD EN DINERO”.

El Activo No Corriente:

Cuentas por cobrar a largo plazo.

Otras cuentas por cobrar a largo plazo.

Inversiones en valores.

Inmueble, Maquinaria y Equipo, Neto.

Otros activos.

Objetivos de las Cuentas del Activo.

  • Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el Balance.

  • Determinar si la valuación de los activos refleja la aplicación de principios contables generales aceptados.

  • Determinar si es adecuado el control interno de la empresa

  • Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos en bancos son adecuados y válidos.

  • Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el Balance.

  • Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios están efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que existen físicamente.

  • Importancia.-

    Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa opinión sobre la razonabilidad de la presentación de los Estados Financieros según principios rentables generalmente aceptado, para que el auditor pueda expresar la opinión de los Estados Financieros debe examinar el Balance General.

    Por lo tanto es importante examinar los activos, para ello desarrollará pruebas, preguntas, inspección de activos. Hay cuentas en las cuales se emplearán mayor tiempo y otras menor tiempo. La cuenta 20, 33, 23 y 38 respectivamente.

    A continuación se estudiará la CAJA Y BANCOS:

    CAPÍTULO II

    ACTIVO DISPONIBLE

  • INTRODUCCIÓN.

  • Esta clasificación corresponde a aquellos bienes que posee la empresa que pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado de liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualesquiera otra partida que pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin trastornar las operaciones diarias. Ejemplos lo constituyen las existencias en caja; los depósitos en cuentas bancarias, certificados de depósitos a la vista y valores negociables, entre otros.

    Dentro del Plan Contable General revisado se incluye las siguientes cuentas:

    10 CAJA Y BANCOS

    • Caja

    • Fondos Fijos

    • Remesas en Tránsito

    • Cuentas Corrientes

    • Certificados Bancarios

    • Depósitos a plazo

    • Otros depósitos

    • Fondos sujetos a restricción

    31 VALORES (*)

    311 Acciones

    314 Otros títulos representativos del Derecho

    Patrimonial

    317 Bonos Diversos

    319 Provisión para fluctuación de valores

    (*) Sólo nos referiremos a las inversiones de carácter temporal, que han sido adquiridos con el fin de venderlas en el corto plazo y obtener cierta rentabilidad.

  • CAJA Y BANCOS.

  • Activo de liquidez inmediata que representa las existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que tienen poder cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que realiza la empresa. El efectivo tendrá la característica de disponible como medio de cambio y de fijeza de valor.

    El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada período bajo análisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relación con:

  • Fuentes de ingresos u obtención de fondos (cobranzas). En este punto el Auditor deberá procurar que su intervención se extienda a comprobar las diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas de activos fijos, préstamos o inversiones de los propietarios), con la finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero están directamente relacionados con las cuentas de ingresos.

  • Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podrían llevar a pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes respecto a su origen.

  • Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los pagos, es decir, se podrían estar duplicando pagos, lo que obligaría la verificación con los documentos originales, porque puede contabilizarse una compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si fuere una operación al contado, además se podrían presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a acreedores.

  • En conclusión la revisión del efectivo y de las transacciones relacionados con él son importantes porque se trata de un activo que fácilmente puede ser sustraído, porque la mayoría de las transacciones afectas a esta cuenta tienen una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa.

  • Saldos en Moneda Nacional

  • Los saldos en moneda nacional constituyen una partida que se determinan por su valor nominal; es una partida monetaria que no requiere de ajuste y es causante de pérdida por exposición a la inflación.

  • Saldos en Moneda Extranjera

  • Los saldos en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los Estados Financieros, reflejando en el Estado de Resultados la diferencia que resulte del ajuste. Al respecto también la NIC 21. “Variaciones en los Tipos de cambio de Moneda extranjera”. Como el CPC 2 “Registro de Transacciones de Moneda Extranjera”. Señala que el reporte de dichos saldos debe ser al tipo de cambio de cierre.

  • VALORES NEGOCIABLES

  • Llamados también Inversiones temporales representa la cantidad empleada por la empresa en la adquisición de un valor bursátil o de otro título que expresa la inversión del excedente de efectivo, que constituyen verdaderos sustitutos temporales del dinero. Incluye los valores adquiridos con el objeto de obtener una renta y con la intención de venderlos a corto plazo.

    La NIC 25, las califica como una Inversión de Circulante que por su propia naturaleza es enajenable a corto plazo que se intenta no se mantenga durante un tiempo superior a un año.

    En otras palabras constituyen Inversiones adquiridas con excedentes de dinero que pueden convertirse en dinero a corto plazo, ofreciendo una rentabilidad a los recursos ociosos de la empresa.

  • EXAMEN DE CAJA Y BANCOS

  • Concepto de la cuenta

  • A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata.

  • Comentario

  • Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al dinero, tienen en las empresas con respecto al dinero, tienen su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilización, tales como:

    • Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad.

    • Falta de póliza de fianza para los empleados que manejan efectivo.

    • No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la brevedad posible.

    • No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todo lo demás.

    • No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejándose constancia escrita de los mismos.

    Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus procedimientos de auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros.

    De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta básicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita formar una opinión razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos expuesto en el Balance General, así como su correcto manejo y contabilización durante el período que se examina.

    Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino más bien, interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc.

  • Objetivos Básicos del examen

  • Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y Bancos puede resumirse en los siguientes:

  • Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen.

  • Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.

  • Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto.

  • Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

  • Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.

  • PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS

  • 1. CONTROL DE LA CAJA

    La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se comentan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos acreedores.

    PROCEDIMIENTOS

  • CAJA

  • Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

  • Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado.

  • Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.

  • Determine el saldo de caja de la siguiente forma:

  • Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo.

  • Recuente o inspeccione físicamente:

    • Billetes y monedas.

    • Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo normal.

    • Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las personas autorizadas.

  • Detalle en sus papeles de trabajo:

    • Billetes y monedas recontadas.

    • Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe.

    • Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación.

    • Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe.

  • Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En el caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.

  • Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios, donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos conforme.

  • Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general.

  • Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.

  • Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales impagos en poder del cajero, deberá proceder como sigue:

  • Si el efectivo no está ensobrado. Efectúe el arqueo total del mismo.

  • Si está ensobrado. Deberá comprobar que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueando un número representativo de los mismos y verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nómina.

  • Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes de cobradores, etc.

  • Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor:

  • Observe la fecha y secuencia numérica de los documentos.

  • Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.

  • Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.

  • Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo.

  • Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un motivo legítimo de ser (canje autorizado, etc.)

  • Con relación a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco.

  • Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas desde la fecha a la fecha del arqueo.

  • 2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS.

    Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad además que permite un mejor control de dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depósito de todas sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros mediante cheques.

    Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques incluso el pago de remuneraciones (éste puede realizarse también mediante abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja. Esto facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio de verificación eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba ser registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia de este activo de la empresa.

    Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no contabilizadas, lo cual se puede localizar a través de la revisión de los comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la deducción.

    Debe revisarse además las boletas de depósitos bancarios, porque pueden aparecer en ella anotados números de facturas, guías, letras, cheques, etc; que no están registrados en los libros contables.

    Herramientas importantes constituyen la solicitud de Confirmación Bancaria y la Conciliación Bancaria.

    PROCEDIMIENTOS

  • BANCOS

  • Aplique el cuestionario del control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

  • Obtenga de la empresa, una relación de las personas autorizadas a firmar cheques durante el período bajo examen, comprobando si los cambios suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.

  • Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente:

  • Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y de los subsiguientes.

  • Estados bancarios.

  • Talonarios de cheques.

  • Libro de caja y/o bancos.

  • Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asientos de diario.

  • Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando no tengan saldos al fin del año. La confirmación deberá comprender también información adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener.

  • En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo siguiente:

  • Verifique su corrección aritmética.

  • Compruebe las partidas que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados bancarios.

  • Cerciórese que todas las partidas pendientes de tomar por el banco o por la empresa, estén incluida en la conciliación.

  • Verifique que todas las partidas de conciliación que aparezcan en la conciliación al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance, hayan sido tomadas por el banco o por la empresa, según correspondan, durante el curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliación practicada a la fecha del balance.

  • Obtenga los estados de cuentas bancarios, por el mes posterior a la fecha del balance y confronte contra éstos las partidas de conciliación no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, Con respecto, a las partidas de conciliación no tomadas por la empresa a la fecha del balance, discutir las de montos significativos con los funcionarios de la empresa para que dichas prácticas se registren en libros.

  • Compruebe las transferencias bancarias, por el período de 7 días antes y después de la fecha de la conciliación bancaria del mes seleccionado, verificando la respectiva carta - orden y su registración contable.

  • Efectúe una comprobación de caja por los meses seleccionados, conciliando los totales de ingresos y egresos según registros auxiliares, con los totales de depósitos y retiros según estados bancarios.

  • Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes durante el cual se revisa la conciliación y compruebe la corrección de los pases al libro mayor coteje los saldos según libros que aparezcan en la conciliación.

  • CAPÍTULO III

    ACTIVO EXIGIBLE

    CUENTAS POR COBRAR

    Las cuentas a cobrar por ventas representan derecho de la empresa contra terceros.

    Estos derechos se cancelan, mediante la cobranza o su anulación si la cuenta es incobrable.

    Como sabemos la venta es el eje de una empresa, por ende tiene significatividad en el balance general.

    La empresa al otorgar un crédito debe protegerse diseñando un control interno, tales como:

    • Adecuado procedimiento de autorización para la concesión del crédito.

    Es considerado como activo exigible.

    NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

    Se refiere a todos los derechos sobre otros convertibles

    Dinero, mercancías (correspondientes a compras), servicios (gastos de Póliza de Seguro).

    Se considera las cuentas que se cobran a los clientes como cuentas a cobrar más corrientes.

    Importancia.- Son consideradas las partidas más importantes del Activo, puede representar un 30% ó 50%.

    No es de extrañar que los Auditores independientes deban dedicarse una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas.

    También podemos decir que si la empresa tiene auditor interno, este tiene 2 funciones tales como:

    • Verificar; es decir persigue los mismos objetivos que el auditor independiente. Las cuentas que dan origen a las operaciones de una venta.

    • Estudiar los procesos y procedimientos de las cuentas a cobrar para ver si se han seguido las reglas y normas de la empresa. Si se han incrementado los intereses de la empresa y si los procedimientos de contabilidad empleados presentan una asistencia óptima.

    Descripción.- Son diferentes las descripciones para los

    diferentes sectores como:

    • Instituciones Municipales .......ingresos a cobrar.

    • Cía. Leasing y agencias de

    la propiedad inmobiliaria........alquileres a cobrar.

    • Editores .................... suscripciones a cobrar.

    Podemos decir que representa la partida más grande.

    OBJETIVOS DEL AUDITOR EN LA VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

    • Establecer la validez de las cuentas por cobrar.

    • Si las cuentas a cobrar están clasificadas y descritas correctamente.

    • Si las operaciones de venta han sido contabilizadas correctamente.

    • Si en el Balance General está respaldado por cuentas valederas.

    QUÉ CONSTITUYE LAS CUENTAS POR COBRAR.

    Los ingresos provenientes de ventas representan montos

    originados en transferencia de productos.

    Su cancelación definitiva de estos derechos se produce por su cobranza, o su anulación por tratarse de una cuenta incobrable.

    AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

    OBJETIVOS.-

  • Comprobar si las cuentas realmente existen.

  • Determinar si los saldos son cobrables.

  • Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar.

  • Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar y la suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza dudosa.

  • Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente.

  • Procedimientos.-

  • Solicitar el listado de clientes.

  • Determinar una muestra.

  • Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación de crédito por la muestra seleccionada.

  • Verificar el cumplimiento de pagos.

  • Circularización de saldos.

  • Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusión final sobre el rubro a examinar.

  • Revisión de papeles de trabajo por jefe de visita.

  • Comunicación a funcionarios responsables.

  • Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garantía. Confirmación Bancaria o Comercial.

  • Verificar la Afectación Contable.

  • TIPOS DE EVIDENCIA.

  • Exámenes Físicos.

  • Declaraciones orales y/o escritas.

  • Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organización.

  • Cálculos.

  • Manifestaciones de Ejecutivos y Empleados.

  • Interrelación con otra información.

  • CÓMO SE OBTIENE LA EVIDENCIA DE AUDITORÍA.

    La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspección, observación o confirmación o cualquier combinación de estos métodos.

    Obtenida la evidencia el Auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y determinar lo que debe aceptar o rechazar.

    • Letras en descuento.- Financia capital de trabajo.

    • Letras en cobranza.- El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento.

    CASO PRÁCTICO

    TEKMIN S.A.

    PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.

    PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

    REF.

    P/T

    HECHO

    POR:

    FECHA

    OBJETIVOS

  • Determinar que todas las cuentas por cobrar sean reales y cobrables.

  • Que las cuentas por cobrar se verifiquen que sean propiedad del cliente.

  • PROCEDIMIENTOS

  • Solicitar el listado de clientes.

  • Determinar una muestra.

  • Verificar políticas de la empresa.

  • Verificar cumplimiento de pagos.

  • Circularización de saldos.

  • B - I

    B - 2

    B - 3

    B - 2

    B - 4

    ATP

    ATP

    ATP

    ATP

    ATP

    PREPARADO POR A.T.P.

    REVISADO POR

    FECHA DE INICIO

    FECHA DE TERMINO

    CONTROL INTERNO

  • Separación de labores. Las personas que afectan los auxiliares, quienes reciben cobros, realizan ventas, ejercen funciones de crédito, controlan mercancías o servicios y facturación de los mismos, no deben ser las mismas.

  • Establecimiento de límites de crédito. Debe designarse funcionarios autorizados para otorgarlos bajo ciertos límites.

  • También para el otorgamiento de bonificaciones, devoluciones, rebajas y descuentos.

  • Verificación independiente de la facturación. En cuanto a la revisión de cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas, debe efectuarlo persona diferente.

  • Autorización especial. En la cancelación de cuentas incobrables debe existir autorización expresa para ello, y una política determinada para su tratamiento contable.

  • Uso de formas numeradas. Respecto a los pedidos los clientes, requisiciones al almacén, notas de remisión y/o lista de embarque y facturas.

  • Conexión periódicas de los auxiliares contra mayor.

  • Envíos regulares por correspondencia de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo.

  • Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedades y estudios periódicos de la recuperabilidad de saldos vencidos.

  • Investigación periódica de saldos rojos.

  • Arqueos periódicos, de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.

  • PROCEDIMIENTOS

  • Confirmación de Adeudo.

  • Cobros posteriores a la fecha de los Estados Financieros.

  • Arqueos de documentación.

  • Análisis de saldos.

  • Conexión contra otras cuentas.

  • Estudio de la recuperabilidad.

  • CONFIRMACIÓN DE ADEUDO

  • Este procedimiento, mejor conocido como circularización; consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor.

    Existen dos clases de confirmaciones:

  • POSITIVA: Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer sobre la corrección del saldo.

  • NEGATIVA: Cuando se le pide que conteste únicamente si no está de acuerdo por ser incorrecto el saldo. Al final se presentan modelos de cartas para una y otra clase.

  • Dentro de la confirmación positiva existen dos alternativas:

    1era.: Que se le envíe el saldo para que el deudor

    pueda comparar con sus registros (confirmación

    directa), y

    2da.: Que no se le mencione el saldo que

    proporcione sus propias cifras (confirmación

    indirecta o ciega).

    El procedimiento más recomendable para las cuentas

    por cobrar es la confirmación positiva directa. (Se le envía el saldo y se le pide que conteste, esté o no esté de acuerdo), aunque con alguna frecuencia se utilizan los dos métodos en las misma auditoria, el método positivo para las cuentas sobre las cuales se considera necesario obtener una respuesta y el método negativo para las cuentas que no requieren tal cosa, pero también es aceptable este último en auditorias de servicios públicos o de negocios que venden a menudeo, en que precisamente por la gran cantidad de cuentas a cargo de clientes. No es indispensable que la confirmación se realice precisamente sobre los saldos correspondientes o la fecha del balance que ha de ser dictaminado. En algunos casos puede aceptarse la confirmación antes o después de esta fecha, siempre que el auditor considere que el período de diferencia no es demasiado largo teniendo en cuenta la rapidez de rotación de los adeudos y el control interno en riesgo.

    Para facilitar la respuesta del deudor se acostumbra preparar la carta en tal forma que muestra un talón desprendible en el que lo único que debe hacer el deudor, en caso de estar conforme, es firmar; también se acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para facilitar y obtener una respuesta inmediata. En los remitentes y en los sobres rotulados se imprime la dirección del auditor que es quién deberá recibir las respuestas (o devoluciones), directamente.

    En este procedimiento es común que se reciban respuestas que muestran inconformidad con su saldo, y desde luego, son las que requieren de mayor atención por parte del Auditor. Deben ser investigados cuidadosamente hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad obedece a errores de apreciación del deudor o de que ciertamente existe un error en libros que debe ser corregido.

    En este último caso la investigación de la causa del error es un trabajo adicional muy conveniente.

    También es frecuente recibir cartas devueltas por el correo; ellas pueden ser indicio de cuentas incobrables, de saldos ficticios o simplemente de errores en el directorio de clientes de la empresa, en todo caso deben aclararse satisfactoriamente y cuando proceda debe efectuarse un segundo envío.

    SUFICIENCIA DEL PROCEDIEMINTO

    Una vez aclarados los circulares cuya respuesta era de inconformidad y las que haya devuelto el correo, debe hacerse un recuento de las repuestas obtenidas conformes y de las propias inconformes aclaradas para establecer el porcentaje que representan en relación con el total de circulares enviadas.

    Es difícil establecer plenamente qué porcentajes son suficientes y cuales son insuficientes, ya que las características de los clientes, o sujetos circularizados, definen porcentajes notablemente diferentes.

    Por ejemplo, cuando se circulariza a los deudores de una institución de crédito es común alcanzar un 70% de respuestas satisfactorias, debido a que normalmente los clientes de una institución de créditos son empresas y gente que acostumbra (por propia conveniencia), llevar buena razón y cuenta de sus operaciones y que en cualquier momento pueden confirmar sus deudos. En cambio, cuando se circulariza a un grupo de clientes constituidos por gente del campo y las respuestas tienden a ser bajas, ya que ciertamente la dificultad de su localización y su menor preparación inciden necesariamente de esa manera. Es recomendable observar en cada empresa el comportamiento específico, para definir el porcentaje de razonabilidad y posteriormente generalizarlo a otras empresas semejantes. Se puede establecer, de cualquier manera que:

  • Cuando las respuestas conformes y las inconformes aclaradas exceden el 50% del total de saldos circularizados, el resultado del procedimiento es satisfactorio (si no hubo circulares inconformes pendientes de aclaración y circulares devueltas importantes).

  • Cuando dicha relación es menor al 50% conviene apoyar con argumentos suficientes la razón de su aceptación como satisfactorio. (Clientes en zonas de difícil acceso, gran cantidad de clientes con saldo semejante y generalmente menor, etc.)

  • Por su importancia, a continuación transcribimos la conclusión número 8 del boletín 6 de la Comisión de Procedimientos de Auditoria.

    El auditor no podrá declarar haber practicado el examen de los estados financieros "de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas" sino se recurrió al procedimiento de confirmación directa de los deudores..."

  • COBROS POSTERIORES A LA FECHA DE LOS ESTADOS FINACIEROS

  • En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el Auditor permanece en las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa.

    El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, que la cuenta por cobrar es real.

    Este procedimiento es supletorio del anterior (confirmación) y se aplica, para no duplicar procedimientos, a la verificación de cuentas por cobrar no confirmadas. Por otra parte, al estudiar la recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma general con este propósito.

  • ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN

  • Procedimiento semejante al descrito para las inversiones, sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagarés que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contrarrecibos pendientes de cobro.

    Al efectuar el arqueo, es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los documentos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente.

    En el caso de documentos en poder de terceros (al cobro, en garantía, etc.) debe complementarse el trabajo de arqueo, solicitando la confirmación directa, de los depositarios de los mismos.

  • ANÁLISIS DE SALDO

  • Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentación en el balance, y cuando no se presentan en un renglón separado las cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es conveniente verificar que ésta circunstancia se haga constar en una nota.

  • CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS

  • En este procedimiento se aprovechan los efectos de

    la partida doble (o dualidad económica) que rige la contabilidad de las operaciones y así se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a clientes en un período determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo período, investigando ampliamente las diferencias que surjan; o que todos los créditos correspondan a ingresos.

  • ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD

  • Como ya se comentó, las cuentas por cobrar que

    presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable.

    Este estudio se lleva a cabo como sigue:

    • Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos.

    • Solicitando a los abogados de la Compañía su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando.

    • Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.

    Con los resultados de la investigación se puede

    juzgar si el importe de la estimación para castigo de cuentas malas es suficiente o insuficiente; en este último caso debe solicitarse el ajuste relativo para incrementar dicha estimación hasta hacerla adecuada.

    ESTIMACIÓN PARA CASTIGO DE CUENTAS MALAS (INCOBRABLES).

    El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe hacerse un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año. En los cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista autorización adecuada para ello, y que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la recuperabilidad mencionado antes.

    Al juzgar también de acuerdo con las circunstancias, sobre la acumulación de la estimación o provisión para cuentas incobrables, el auditor deberá cuidar en todo caso de la consistencia e con el método seguido o de hacer notas en un dictamen las consecuencias de los cambios importantes en su aplicación, cuando estas ocurran.

    Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse en un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado, como sigue:

    Importe %

    Saldo total por las cuentas por cobrar S/. 00.00 100

    Confirmado

    Solicitudes conforme

    Solicitudes inconformes aclaradas

    Cobros posteriores

    De cuentas no confirmadas, que no contestaron o que se devolvieron.

    Arqueo de documentos

    De cuentas no verificadas por los procedimientos anteriores.

    Total verificado

    Este cuadro muestra objetivamente los resultados parciales de los procedimientos aplicados y la suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de cuentas por cobrar.

    CAPÍTULO IV

    AUDITORÍA DE INVENTARIOS.

    Auditoría de las existencias

    Generalidades.

    Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es la partida más importante del Activo Circulante en las empresas:

  • Por su volumen económico.

  • Por su repercusión en la cuenta de resultados.

  • Por su repercusión financiera.

  • 1.- Objetivos de la auditoria

    Los objetivos de la auditoria en este terreno son los siguientes:

  • Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance:

    • Recuento físico periódico.

    • inventario permanente.

  • Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración.

    • Materias primas y auxiliares.

    • Productos en curso

    • Productos acabados.

  • Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuación de la previsión al respecto.

  • Comprobar si las existencias son propiedad de la empresa y determinar:

    • Existencias de la empresa en poder de terceros.

    • Existencias de terceros en poder de la empresa.

    • Existencias en tránsito.

  • Comprobar los cortes entre las distintas fases:

    • Entradas.

    • Producción.

    • Salidas.

  • Determinar la existencia de gravámenes.

  • Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.

  • Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

  • Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente.

  • Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.

  • Control Interno.

    El control interno de los inventarios esta vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. un adecuado control interno de las existencias exige que sean debidamente:

    • Pedidos

    • Recibidos

    • Controlados

    • Segregados

    • Usados

    • Contados físicamente

    • Embarcados

    • Facturados

  • Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa

  • Segregación de funciones de autorización, custodia y registro.

  • Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.

  • Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas.

  • Control de las devoluciones.

  • Custodia física de los inventarios .

  • Inventarios físicos.

  • Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.

  • Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.

  • Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en almacenes la empresa.

  • Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta mayor correspondiente.

  • Comprobación de los inventarios físicos por el personal interno independiente.

  • Procedimientos para determinar la perdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes.

  • Adecuada protección a la entidad mediante contratación de seguros y finanzas.

  • Sistemas de información con cifras actualizadas.

  • La plantación de las pruebas de auditoria dependerá de un debido análisis de los factores que se deben considerar como:

    • Naturaleza y características de los propios inventarios

    • Cambios o fluctuaciones importantes en:

    Márgenes de utilidad.

    Precios de materiales.

    Demanda de productos.

    Niveles y clases de inventarios o producción incluyendo la clasificación, acumulación o aplicación de gastos indirectos.

    • Lanzamiento de nuevos productos, cambios tecnológicos o modificaciones de ingeniería.

    • Nuevos productos o reducción de precios de la competencia.

    • Productos discontinuados.

    • Importancia de producción defectuosa o reprocesada.

    • Disminución o aumento de la capacidad instalada usada.

    • Producción y embarques importantes cera del fin de ejercicio.

    • Efecto de regulaciones oficiales, controles de precios, restricciones de importaciones o exportaciones.

    • Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a calidad, fechas de entrega, penas convencionales por cumplimiento etc.

    • Falta de procedimiento para la salvaguarda física.

    • Falta de segregación de funciones.

    • Diferencias en los procedimientos para inventarios físicos.

    • Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.

    • Inventarios físicos que difieran de la del fin del ejercicio.

    • Inventarios físicos rotatorios en lugar de totales.

    • Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios físicos rotatorios en vez de totales.

    • Registros auxiliares poco confiables.

    • Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni registrados como tales.

    • Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.

    • Características del sistema de costos de control de inventarios o del método de valuación y cambios en los mismos.

    • Procedimientos deficientes para la revisión o actualización de costos unitarios etc.

    Para la planeación se debe tener información sobre las características del inventario y costo de ventas tales como:

    • Los sistemas de costos.

    • Métodos de valuación.

    • Procedimientos utilizados.

    • Reglas particulares de valuación y presentación.

    Técnicas de revisión.

  • Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores.

  • Análisis de razones financieras.

  • De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.

  • Obtener explicación de variaciones in portantes e investigar cualquier relación no inusual e inesperada entre el año actual y el anterior tales como:

    • volumen de producción.

    • porcentajes de materias primas, mano de obra e gastos indirectos.

    • consumo de materiales y desperdicios.

    • márgenes de utilidad.

    • diferencia de inventarios.

    • índices de inventarios obsoletos o lento movimiento.

    • antigüedad de los inventarios.

    • cálculos globales.

    • del costo de producción y de ventas.

    • Conciliaciones de las cantidades embarcadas con las facturadas y de las cantidades pedidas contar lo embarcado.

    • EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

      1. Están las existencias bajo el control de un encargado responsable?.

      2. Existe un procedimiento para identificar existencias dañadas, obsoletas o de poco movimiento?. Descríbalo.

      3. En caso de que hubiera material de valor susceptible de ser hurtado, está el mismo almacenado en un lugar adecuadamente cercado y controlado por personal debidamente autorizado y responsable?.

      4. Existe protección adecuada, ya sea mediante alambradas, cercos, guardias, etc; evitar embarques o salidas de material no autorizadas?.

      REGISTROS PERMANENTES.

      5. a. Existen registros auxiliares de existencias para:

      • Materias primas?.

      • Producción en proceso?.

      • Productos terminados?.

      • Almacenes?.

      b. Se utilizan esos registros en la administración de las existencias y la planeación de compras, además de cómo información contable?.

      6. Muestran estos registros auxiliares

    • Cantidades en especie?.

    • Mínimos y máximos?.

    • Costo unitario?.

    • Costo total?.

    • 7. Son estos auxiliares llevados por personal:

      a. Que no tiene acceso a las existencias?.

      b. Que no autoriza movimientos de existencias?.

      8. Es el funcionario que revisa y aprueba los ajustes o correcciones por errores contables en las cuentas de existencia independiente de:

      a. Custodia de existencias?.

      b. Registros de existencias?.

      9. Se registran los movimientos en los auxiliares de existencias permanente únicamente en base a los asientos registrados en la cuenta de control?.

      Recuentos Físicos.

      10. Se efectúan recuentos físicos de todas las existencias por lo menos una vez al año?.

      11. Los empleados que efectúan los inventarios físicos son debidamente instruidos, supervisados?.

      12. Se efectúan pruebas para asegurarse que todos los artículos fueron inventariados?.

      13. Las diferencias significativas son investigadas por personal responsable, quién lo hace?.

      14. Se ajustan los registros contables a las existencias verdaderas?.

      15. Es este ajuste efectuado en base a un asiento contable debidamente aprobado por un funcionario responsable, quién lo hace?.

      PROGRAMAS DE AUDITORÍA.

      General.

      1. Verifique que las bajas de material dañado, obsoleto o de poco movimiento son debidamente autorizadas.

      Registros Permanentes.

      2. Por un período seleccionado por el encargado de la auditoria obtenga los asientos de diario registrados en las cuentas de existencias y los análisis que los respalden y realice el trabajo indicado en los puntos siguientes. (Indique el período cubierto).

      3. Controle un número de ingresos por compras (locales y de importación) verifique el cargo a las fichas de existencias con las facturas del proveedor e informe de recepción tanto en unidades físicas como en importe. Indique alcance (tener en cuenta el trabajo realizado en cuentas a pagar).

      4. Usando los listados valuados de salidas de almacenes de materias primas y materiales:

      a. Seleccione algunas salidas partiendo de los registros de existencias y viceversa, asegurándose que coinciden la cantidad de unidades y los costos unitarios.

      b. Coteje las salidas seleccionadas con las boletas de entrega de materiales debidamente autorizados controlando su numeración correlativa.

      c. Verifique la valuación aplicada.

      d. Asegúrese de que las salidas anteriores se cargaron correctamente en los registros auxiliares de productos en proceso.

      e. Verifique el asiento de diario por las materias primas y materiales consumidos durante el mes y el respectivo pase al mayor.

      CAPITULO V

      INVERSIONES EN VALORES

      En esta parte trataremos sobre cuentas, que pertenecen al activo No Corriente. La verificación de estas cuentas estarán en razón directa a la importancia tributaria que tiene, por tener una relación directa o indirecta al hecho imponible por su vinculación a las operaciones económicas realizadas por la empresa.

      La empresa realiza este tipo de inversión cuando tiene disponibilidad de liquidez y están orientadas a participaciones de otros entes. Para ejercer cierto control o influir en otra entidad así como obtener utilidades a través de ellas y facilita, cualquier tipo de negocios o relaciones comerciales y no se realizan con la intención de generar recursos adicionales, solo mantener un control que le permite ejercer su influencia en sus decisiones de la empresa “emisora”.

      En consecuencia se incluyen aquellas que se adquiera con la intención de mantenerlos a largo plazo con el objeto de:

      • Tener en cuenta sobre otras empresas o una vinculación con ellas.

      • Obtener rentas en los casos de bonos o en títulos.

      Bonos de Terceros: Respuesta a los valores adquiridos en la Dirección General Del Tesoro Público, los cuales proporcionan beneficios generados por ley.

      Bonos Diversos: Respuesta a los valores adquiridos en el sector privado con la finalidad de obtener renta.

      • Ser miembros de instituciones sociales y;

      • Cumplir con las disposiciones legales y/o contractuales.

      Están representadas en el Plan Contable General. Por las siguientes partidas:

      311 Acciones.

      314 Otros títulos representativos del Derecho

      Patrimonial.

      315 Cédulas Hipotecarias.

      316 Bonos del Tesoro.

      317 Bonos Diversos.

      318 Otros Títulos Representativos.

      319 Provisión para fluctuación de Valores.

      PROPÓSITO.

      El propósito fundamental de la revisión de este rubro es el comprobar que los valores registrados existen en realidad y se encuentran en proposición o bajo control efectivo de la empresa auditada; así como que su valuación se ajusta a los PCGA.

      OBJETIVOS.

      Que se puede resumir en los siguientes:

    • Comprobar que son propiedad de la empresa.

    • Cerciorarse que todos los valores de propiedad de la empresa se encuentran registrados.

    • Comprobar su adecuada valuación, y registro de acuerdo PCGA.

    • Determinar el correcto registro de la renta, utilidades o pérdidas provenientes de estos valores .

    • Comprobar la adecuada presentación en los Estados Financieros. Y que se haga revelación suficiente sobre la base de valuación y gravámenes.

    • 1.- EVALUACION CONTROL INTERNO.

      También tenemos que evaluar el control interno de la empresa, mediante la utilización del cuestionario de CI, se evaluará la medida de controles que tiene la empresa para controlar sus activos, de modo que donde se note insuficiencia pueda examinarse el examen.

      El auditor encargado formulará sus recomendaciones según su valuación y serán discutidas las observaciones con el gerente de auditoria consecuentemente, deben cumplir los objetivos relativos o autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física de documentación soporte y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de dato (PED).

      Lo anterior es para asegurarse la corrección de los activos intangibles, incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y sus actualización por ejemplo debe considerarse:

    • Autorización: Aprobación por parte de la administración de las erogaciones por estos conceptos; debido a que la capitalización de los activos intangibles puede hacerse cuando hayan sido compradas, desarrolladas internamente o adquiriendo en cualquier otra forma un buen control interno debe establecer la necesidad de que las negociaciones de esta naturaleza sean previamente autorizadas por los funcionarios de la empresa o bien, por el consejo de administración, dependiendo de la importancia de las partidas.

    • Procesamiento y Clasificación de Transacciones.

      • Existencia de políticas definidas de capitalización dentro de sus políticas contables de la empresa, los cuales generalmente se incluyen en un manual de contabilidad, deberá existir una sección en la que se definan las características de las erogaciones y califican para ser capitalizadas.

      • Existencia de registros que permitan identificar el origen de las negociaciones y las bases para su aplicación o resultados.

    • La Contabilidad debe captar la información correcta y oportuna sobre la acumulación de los elementos del costo de los activos intangibles forman parte del costo todos los gastos relacionados con la adquisición o desarrollo del intangible, los gastos adicionales pueden ser honorarios y gastos de abogados, costos de desarrollo y experimentación, costos asignados y cualquier otro desembolso identificable con su adquisición.

      • Sistema de información sobre cifras actualizadas, mediante medios que permitan asegurar que se actualicen todos los activos intangibles.

      • Expedientes que deberán mantener la empresa, en los cuales se documenten los análisis por antigüedad, cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que estos se han obtenido de una fuente apropiada.

      • Verificación del adecuado y oportuno de las cifras actualizadas en los libros de contabilidad.

      Con respecto a la salvaguarda física de la documentación soporte existencia de archivos de documentación; la documentación soporte de la propiedad de los activos se deben conservar en archivos adecuados que facilitan su localización. Dentro del programa de auditoria será un examen y evaluación del CI: CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO INVERSIÓN EN VALORES.

      Ahora vemos también un cuestionario de CI donde:

      ANEXO A.

      CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO

      CLIENTE:____________________________________________

      PERÍODO:____________________________________________

      INVERSIÓN EN VALORES

      PREGUNTAS

      N/A

      SI

      NO

      OBSERVACIONES

      Inversión en valores

      1. ¿Se guardan los valores en cajas de seguridad de la compañía?. ¿En bancos?.

      2. El registro de valores ¿se encuentra fuera del control de quines custodian dichos valores?.

      3. Los valores están registrados a nombre de la compañía o debidamente endosados a ella?.

      4.Las operaciones que se realizan con los valores ¿son autorizadas por el Directorio, Gerente de Finanzas o alguna otra persona autorizada?.

      5.Los registros de valores ¿contienen suficiente detalle que permita en cualquier momento su completa identificación?

      6.¿Se hace de los valores un recuento periódico por sorpresa, por los auditores internos u otros funcionarios?.

      7.¿Se registran los valores con su cotización bursátil?.

      CUESTIONARIO TRIBUTARIO.

      Dentro de las tareas que debe realizar un auditor al examinar los Estados Financieros de una empresa se incluye la verificación de la existencia de contingencias fiscales, relacionadas con el importe vigente, que te permita opinar si los o pasivos / activos fiscales contabilizados, reflejan razonablemente deudas/créditos probables al cierre del ejercicio.

      Es guía del auditor para informarse sobre los dispositivos legales aplicables a la empresa, a efectos de evaluar el cumplimiento, el auditor deberá tomar nota del alcance de los dispositivos aplicables a la empresa. El contenido del cuestionario deberá ser absuelto por el Contador General y/u otros funcionarios de la empresa debidamente calificados.

      Cualquier circunstancia o contingencia de carácter tributario deberá ser reportada al Gerente de Impuestos “sin emitir comentario alguno al cliente”.

      El cuestionario debe ser celosamente guardado y conservado, sujeto al principio ético del secreto profesional.

      ANEXO B.

      CUESTIONARIO TRIBUTARIO

      CLIENTE:____________________________________________

      PERÍODO:____________________________________________

      CTA. RELACIONADO CON LA CUENTA INVERSIONES

      PREGUNTAS

      N/A

      SI

      NO

      OBSERVACIONES

      1. ¿Se han percibido intereses exonerados de impuestos? (Art.93 D.L. 200).

      2. ¿Se han efectuado inversiones deducibles como gastos, a efecto del impuesto a la renta?.

      Electricidad: Ley 12378, DDLL 22401, 22429, 22741 Y 22836.

      Vivienda y Construcción:

      Leyes 12813, 13500, 14241, 14480, 14503, 15580, 15919, D.S N° 347-68HC, DDLL 22257, 17638, 17863, 21635, 22075, 22401, 22836.

      Petróleo:

      Ley 11780, DDLL. 22401, 22774, 22775, 22836, 22862.

      3. Se han percibido dividendos:

      a) ¿En acciones, por capitalización efectuada dentro de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del balance? (Art. 93 DL 200).

      b) ¿En efectivo, especie o acciones por lo que les ha sido retenido impuestos peruanos a los dividendos? (Art. 93 DL 200).

      4. ¿Existen inversiones en las Mutuales de Vivienda, Banco Central?.

      IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA.

      La planeación de las pruebas de auditoria en reacción con los activos intangibles debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubran cuando aplica técnicas de muestreo.

      Ejemplo de estos factores:

      • Activos intangibles enajenados y no dado de baja en la contabilidad.

      • Registros pocos confiables.

      • Procedimientos deficientes para la revisión o actualización del costo.

      Naturaleza, monto y características propias de los activos intangibles, etc.

      PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

      Verificar que su registro y valuación esté de acuerdo al PCGA aplicados consistentemente.

      1.Obtener del cliente, o preparar una cédula resumen de las cuentas de Inversiones, mostrando los cambios habidos hasta la fecha elegida para el examen.

      2.Comprobar los saldos a la fecha del examen con las cuentas de control en el Mayor General.

      3.Obtener del cliente o preparar, un análisis de las compras y/o ventas reflejadas en la cédula resumen.

      4.Comprobar, las compras de valores con la documentación correspondiente observado que estén debidamente autorizados.

      5.Revisar los ingresos provenientes de las inversiones como sigue:

      • Comprobar los ingresos por concepto de dividendos o intereses (refiérase a las publicaciones de dividendos y a los títulos).

      6.Para verificar la propiedad, se podrá determinar mediante la inspección de las facturas a los corredores de bolsa, así como a los estados que estos suministran con las notas de compra y venta y los asientos contables relacionados con la adquisición de los valores, debiendo describir el número y nombre de la obligación y comparar con la información declarada el año anterior.

      • La verificación de la existencia física deberá obtener el auditor la información siguiente: Nombre del emisor, descripción, número de acciones o el valor nominal de los títulos de acuerdo.

      8.Obtener información, directa de los bancos, de los valores depositados a la fecha del balance e inspeccionar lo que se mantenga en cartera.

      VALORES EN PODER DE TERCEROS

      Muy señores nuestros:

      En relación con la revisión regular de nuestros estados financieros, les suplicamos proporcionar directamente a nuestros auditores, P.C.M. & Asoc. S.C. (dirección) la siguiente información al (fecha), sobre los valores en guarda (o custodia) bajo la cuenta número (número).

      1. Una lista completa de nuestros valores en su poder, incluyendo:

    • Nombre y descripción.

    • Nombre bajo el cual está registrado el certificado.

    • Cantidad del capital en bonos y números de acciones, según se aplique.

    • Motivo por el cual los valores están en su poder y si es que existe alguna restricción para su retiro.

    • 2. Valores para traspaso a nuestro nombre.

      3. Nombres de las personas autorizadas para efectuar retiros de valores.

      4. Cantidades a su favor.

      Se anexa un sobre para su conveniencia.

      Atentamente,

      Firma (Cliente)

      CASO PRACTICO

      Al ser fiscalizada la empresa Fulker S.A. se encontró que en el estado originados por la enajenación de 400 acciones por la suma de S/. 12.000 con su correspondiente costo computable de S/. 10.000, por el cuál había realizado los siguientes asientos:

      ____________________ X _____________________

      66 CARGAS EXCEPCIONALES 10.000

      662 Costo neto de enajenación de valores

      31 INVERSIONES 10,000

      311 Acciones

      x/x Por el costo computable de las 400 acciones de la empresa Yara Yara S.A.

      ____________________ X _____________________

      10 CAJA Y BANCOS 12,000

      101 Valores

      58 RESERVAS 12,000

      585 Reservas - Art. 25° D. Leg. 774

      x/x Por la recepción de acciones consecuencia de la reexpresión de capital.

      ____________________ X _____________________

      Al revisar la hoja de trabajo de la empresa Fulker S.A. se determinó que se excluyeran estas rentas en la determinación de la Renta gravable del ejercicio, pero se aceptó el gasto lo cual era improcedente por lo que se investigó más minuciosamente. Durante la fiscalización se determinó que la operación no se había realizado en rueda de bolsa, por tanto no se encontraba exonerada, había sido una operación sin intermediación del mercado de valores con otra empresa, consecuencia de lo cual se encontraba gravada.

      Para determinar cual era el monto afecto al Impuesto a la Renta debía determinarse el costo computable de las acciones enajenadas, para tal efecto se cruzó información con la empresa Yara Yara S.A; la que precisó los números de las acciones así como las procedencias de las mismas; resultando que las acciones transferidas eran consecuencia de un paquete de 500 acciones recibidas en el ejercicio 1994 por la reexpresión del capital de la empresa Yara Yara S.A. Consecuencia de ello se agregó a la utilidad el monto de S/. 12,000.

      INTANGIBLES.

      Es la parte del activo no corriente que agrupa a las cuentas que optan valores inmateriales (no físicos) tales como las siguientes partidas:

      • Concesiones y Derechos

      • Patentes y Marcas

      • Gastos de Investigación

      • Gastos de Explotación y Desarrollo

      • Gastos de Estudios y Proyectos

      • Gastos de promoción y Pre-operativos

      • Gastos de emisión de acciones obligaciones

      Los activos intangibles representan privilegios porque podrán ser otorgados por un gobierno como el caso de una patente o de los derechos del autor: podrá ser concedido por el propietario: podrá crearse tales como en el caso del crédito mercantil conocido como GOODWILL.

      Además deberá considerarse que algunos se derivan de la naturaleza de derechos legales que son los casos de marcas patentes, derechos de autor, otros se derivan de beneficios de convenios en terceros como franquicias, permisos, licencias, y otros de transacciones específicas del propietario (costo de organización y crédito mercantil).

      En esta cuenta se registran los valores inmateriales, no físicos, que proporcionan derechos o beneficios específicos futuros a su poseedor (la empresa).

      El auditor deberá verificar el origen de los activos intangibles, su costo o importe y el monto de su amortización que represente derechos para la empresa: debiendo de manera más especifica:

      1. Determinar que se tenga una evidencia apropiada respecto a las adquisiciones, traspasos y cancelaciones.

      2. Juzgar si la base de valuación utilizada es

      correcta así como la adecuada de su política de amortización.

      CLASIFICACIÓN DE LOS INTANGIBLES:

    • De vida Limitada.- Aquellos con una vida limitada por la ley, o por algún contrato o bien por la propia naturaleza del activo ejemplo: Marcas.

    • De vida Ilimitada.- Aquellos, que no tienen un plazo definido para su vida que es limitada sin que haya indicio alguno de una limitada al ser adquiridos.

    • El Crédito Mercantil.- Que se refiere al excedente pagado por la empresa adquiriente de otra al pagar un precio superior al valor contable de los activos netos que recibe de otra, ejemplo: GOODWILL.

    • COSTO

      La regla general respecto a la contabilización de los intangibles es que no deben contabilizarse o reconocerse, sino cuando son el resultado de una compra venta definida y efectuada entre personas y enteramente independientes por el importe de su costo efectivo o equivalente.

      Los activos intangibles desarrollados dentro de una empresa se registran conforme los costos de mano de obra y materiales consumidos en la producción del activo mas todos los costos legales en que pudieran incurrirse.

      En caso de patentes que se desarrollen internamente su costo incluye el costo de los gastos legales y demás costos de obtenerla, pero no los costos incurridos respecto a investigación y desarrollo del producto o proceso.

      AMORTIZACIÓN

      La amortización representa el proceso de asignar el costo de un activo a través de sus vida, de poder enfrentar el costo respecto de los ingresos generados por el activo.

      Art. 44 de la ley de Impuesto a la Renta permite a la empresa optar por alguna de las siguientes alternativas:

    • Amortizar proporcionalmente en el plazo de 10 años o

    • Considerar como gasto el precio pagado por la adquisición (cesión definitiva) en un solo ejercicio.

      • Los gastos de exploración y desarrollo, según Art. 37.D. Ley 774, ley Imp. a la Renta. Son deducibles de la renta bruta de 3ra categoría los gastos de exploración y desarrollo en los que incurran los titulares de actividades mineras que se deducirán en el ejercicio en que se incurran o se amortizarán en los plazos y condiciones que señale la ley General de minería.

      • Los gastos pre-operativos iniciales y los originados por la expansión de las actividades de la empresa, aparte de ser aceptados como deducción de la Renta Bruta de 3ra categoría; el contribuyente puede optar:

    • Deducir en el primer ejercicio como gasto.

    • Amortizar proporcionalmente en el plazo máximo de 10 años, esta amortización se hará a partir del ejercicio en que se inicie la producción o explotación.

    • Una vez fijado el plazo de la amortización solo podrá variarse previa autorización de la SUNAT, computándose en tal caso el nuevo plazo a partir del ejercicio siguiente, a aquel en que fuera presentada la solicitud por el contribuyente sin exceder el total el plazo máximo de 10 años. Dentro del programa de auditoria se hará examen y evaluación del Control Interno donde realizarán cuestionarios.

      CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO

      CLIENTE:____________________________________________

      PERÍODO:____________________________________________

      ACTIVO INTANGIBLE

      PREGUNTAS

      N/A

      SI

      NO

      OBSERVACIONES

      1. ¿Están contabilizadas todas las partidas de activo intangible adquiridas?.

      2. ¿En cuál de las forma siguientes se valúa el activo intangible?.

    • Costo.

    • Avalúo.

    • Otras.

    • 3. a) ¿Se emplean provisiones de amortización?.

      b) ¿Acredita la amortización directamente a la partida de activo?.

      4. ¿Se autorizan debidamente las adiciones a las cuentas de activo intangible?.

      5. ¿Están los métodos de la compañía de acuerdo con los principios aceptados de contabilidad que rigen las erogaciones para adiciones al activo intangible?.

      6. ¿Son los métodos de amortización uniformes de un año a otro?.

      7. Es adecuada la amortización?.

      8. Descríbanse los procedimientos seguidos en la amortización de activo intangible.

      Luego podrán realizar un cuestionario tributario

      Como en el caso anterior.

      CUESTIONARIO TRIBUTARIO

      CLIENTE:____________________________________________

      PERÍODO:____________________________________________

      CTA. 6 RELACIONADO CON OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO

      PREGUNTAS

      N/A

      SI

      NO

      OBSERVACIONES

      1. ¿Existe amortización de activos intangibles? (hasta 10 años: gastos de constitución). (Art.40 h).

      2. ¿Se han diferido los gastos realizados que corresponden a ejercicios futuros?

      3. ¿Figuran en el activo, saldos que corresponden a impuestos a la renta pagados en exceso?.

      4. Los gastos de organización, ¿están debidamente analizados y sustentados? (Art. 40 h DL. 200).

      5. La compra de activo intangible ¿ha pagado el impuesto correspondiente? (art. 50 y DL.200).

      6. ¿Existe algún saldo de préstamos por cobrar a accionistas?.

      7. ¿Se ha establecido correctamente la reserva legal durante los últimos 5 años? (Art. 258 Ley 16123.

      8. ¿Existen pérdidas originadas en valores adquiridos como beneficio tributario? (Art. 50K DL. 200).

      OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

    • Que los saldos representen cargos correctos contra futuras operaciones y razonablemente puedan esperarse que se realicen a través de futuras operaciones.

    • Los Aumentos durante el periodo auditado son cargos correctos a estas cuentas y representan su costo verdadero.

    • Determinar que la amortización o cancelación contra ingresos en el periodo y en la fecha, son razonables según las circunstancias y han sido calculadas sobre una base aceptada con la usada en periodos anteriores.

    • Que las partidas han sido debidamente clasificadas y expresadas en el balance, dando mayor importancia de las cantidades involucradas.

    • PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

    • Se deberá llevar a cabo un análisis de cada una de las partidas de activos intangibles, teniendo como punto de partida su saldo al inicio del periodo.

    • Inspeccionar toda la documentación que ampare las adiciones, revisando los asientos que le hayan dado origen. Esta evidencia abarca los contratos de compra, correspondencia relacionada con la obtención de patentes, contratos referentes al otorgamiento de franquicias, etc.

    • Sumar el detalle y cotejar los totales con el Mayor General.

    • Cerciorarse si el pago fue hecho en efectivo, en valores o si es originado a través de un crédito al capital suscrito o ganancias no distribuidas.

    • Examinar las actas de autorizaciones.

    • Deberá verificarse los cargos efectuados a la cuenta de costos pre-operativos, los cuales incluyen los honorarios legales relacionados con la constitución de la empresa, los pagos que se hacen al estado y las cuotas para el registro e inscripción.

    • Se verificará las amortizaciones realizadas por el contribuyente y la correspondiente cuenta de gastos.

    • Se verificará si el factor de ajuste empleado para la actualización sea el correcto, de acuerdo a la antigüedad del intangible asimismo se verificará el valor de tasación del profesional independiente que lo valúe en el caso que hubiera aplicado límite de reexpresión.

    • CASO PRACTICO INTANGIBLES

      34 INTANGIBLES

      Al 31 de Diciembre de 1995

      341 CONCESIONES Y DERECHOS

      341.01 Franquicias 41,481.72

      valor ajustado al 31.12.95 46,080.80

      Amortización ajustada al 31.12.95 (4,609.08)

      Primero deberá verificarse si se trata de un intangible de duración limitada, por lo que se deberá revisar el contrato de adquisición del intangible.

      De verificarse que tiene un plazo determinado, entonces se trata de un activo amortizable respecto al cual la empresa optó por amortizar anualmente.

      Luego debe verificarse que la amortización sea la correcta:

      Amortización histórica considerada en la cuenta 68 provisiones de ejercicio:

      S/. 4,340. Efectuando el recálculo de amortización tendríamos:

      S/. 43.400 x 10% X 10 ÷ 12 = S/. 3,616.67 (Histórico).

      De esta manera puede observarse que existiría una sobreestimación de la amortización por la suma de S/. 723.33.

      El ajuste por inflación se debió efectuar de la siguiente forma:

      V.H.

      Factor

      V. Ajust.

      Intangible

      43,400.00

      1.062

      46,090.80

      _______________ X _____________________

      34 INTANGIBLES 2,690.80

      340 Intangibles, ACM

      89 RESULTADO DE EJERCICIO

      898 REI 2,690.80

      x/x Por el ajuste de la franquicia adquirida en febrero por el ejercicio 1995.

      _______________ X _____________________

      Por la amortización

      V.H.

      Factor

      V. Ajust.

      Intangible

      3,616.67

      1.062

      3,840.90

      _______________ X ______________________

      89 RESULTADO DE EJERCICIO 224.23

      898 REI

      34 INTANGIBLES 224.23

      340 Intangibles, ACM

      _______________ X ______________________

      Consecuencia de la verificación el auditor en este caso deberá incrementar a la base imponible del Impuesto Mínimo la suma de S/. 768.18 (S/. 4,609.08 - S/. 3840.90) y deberá agregar como un ingreso adicional el monto de S/. 768.18 (S/. 4340.00 - S/. 3616.67 (diferencia de amortización histórica) + S/. 269.08 - S/. 224.23 (diferencia del REI de la amortización).

      CAPÍTULO VI

      Inmueble Maquinaria y Equipo, Depreciación

      La labor del auditor se orienta principalmente a la revisión de los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados por la empresa en el examen de inmuebles maquinaria y equipos son los bienes tangibles que tiene por objeto lo siguiente:

      1.- El uso de las mismas en beneficio de la entidad.

      2.- la producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad.

      3.- La prestación de servicios por la entidad o su clientela o al publico en general.

      La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las Operaciones de la entidad.

      OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS

      El Objetivo es establecer los procedimientos de Auditoria recomendados para el examen del rubro de Inmuebles, Maquinaria y Equipos, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma especifica en cuanto a su Naturaleza, Oportunidad y Alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

      Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:

    • Comprobar que existan y estén en uso.

    • Verificar que sean propiedad de la empresa.

    • Verificar su adecuada valuación.

    • Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.

    • Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el calculo de la depreciación.

    • Determinar los gravámenes que existan.

    • Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

    • Control Interno de Inmuebles, Maquinaria y Equipos

      Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los Inmuebles, Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrónico de datos.

      Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a:

    • Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa En términos generales, por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etc.

    • Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.- De existir una autorización final para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.

    • Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.- La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos ó personas involucradas en una misma transacción.

    • Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los Activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales.

    • Existencia de archivos de documentación.- La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.

    • Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.- Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.

    • Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en su oportunidad las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.

    • Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.

    • Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.- Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo de investigación y ajuste en la contabilidad.

    • Información oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.

    • Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.- Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa.

    • l) Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros, etc.

      m) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

      n) Información sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es necesario la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación que incluyan:

      • Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipos.

      • Cuando se practique avalúo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea practicado por personal de la empresa, se debe contar con:

      • Expedientes en donde se controlen los avalúos internos externos y, en su caso, archivos de documentación necesaria para respaldar los internos, tales como: cotización de precios recientes, estudio de costos de reposición, etc.

      • Documentos que permitan la identificación de los valores actualizados de todos los bienes y su depreciación acumulada y la del periodo según los informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales.

      • La estimación de la vida útil en función al tiempo de servicio en la empresa y el valor de desecho de los mismos.

      • En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios, la empresa deberá mantener expedientes en los cuales se documenten los análisis de partidas clasificadas por antigüedad, cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que estos se han obtenido de una fuente apropiada.

      • Separación de funciones en cuando a la preparación, supervisión y aprobación de la información actualizada.

      • Verificación del adecuado y oportuno registro en la contabilidad de las cifras actualizadas.

    • Adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

    • IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

      El auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoria.

      La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipos, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:

      • Naturaleza, monto y características propias de los inmuebles, maquinarias y equipos, especialmente los que son de fácil realización y sustracción.

      • Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, así como los cambios importantes en relación con dichas políticas.

      • Estimaciones que afectan el valor neto en libro de los activos (depreciación, avalúos, determinación del valor de uso, etc.).

      • Cambios en los métodos de depreciación de los activos.

      • Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados.

      • Existencia de gravámenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su disponibilidad.

      • Falta de conteos físicos de los activos en forma periódica.

      • Registros auxiliares poco confiables.

      • Falta de control sobre la localización física de los activos.

      • Falta de identificación física de los activos a través de etiquetas, marbetes, etc.

      • Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición o construcción de activos.

      • Existencia de activos en poder de terceros y recibidos de terceros.

      • Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad.

      PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

      PLANEACION

      En la planeación el auditor debe obtener información sobre las características de los inmuebles, maquinaria y equipos, tales como, método de actualización, método de depreciación, políticas de capitalización, reglas particulares de valuación y presentación, incluyendo su aplicación consistente, etc.

      Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información (manual o proceso electrónico de datos PED), política de registro, estructura y calidad de la organización segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.

      REVISION ANALÍTICA

      Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones en precios, cambiarías, etc.,

      Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.

      De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.

      Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc.

      ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO

      Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control interno contable existente y la localización de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciación, incluyendo su actualización. Lo anterior incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de procesos electrónicos de datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la información se procesa sin dejar huellas visibles, como cálculo de depreciación, cálculo de actualización, etc. En su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea alrededor o a través del computo.

      Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.

      CAPÍTULO VII

      GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.

      CONCEPTO.- Se considera dentro de este rubro los desembolsos efectuados por concepto de servicios futuros no recibidos totalmente que se encuentran por devengar en el próximo ejercicio o ejercicios, considerando los servicios por concepto de alquileres y seguros pagados anticipadamente.

      CUENTAS QUE INVOLUCRA:

      Seguros pagados x anticipado.

      Alquileres pagos x anticipado.

      Se consideran en el activo corriente porque estos gastos de operación eliminarán la necesidad de erogaciones de efectivo en el siguiente período contable.

      La mayor parte de los gastos pagados por anticipado no se extenderán más allá del año. Si ocurriera lo contrario debería mostrarse por separado en el activo corriente como gastos pagados por anticipado y en no corriente en otros activos.

      OBJETIVOS.-

      En el examen de gastos pagados por anticipado el auditor tiene 3 objetivos fundamentales:

      1.- Establecer la validez de los desembolsos originalmente cargados a estas cuentas del activo.

      2.- Determinar si se obtendrán claros beneficios en futuros períodos, de las cargas que están siendo arrastradas como activos.

      3.- Determinar lo razonable del programa de amortización que está siendo aplicado a tales activos.

      CONTROL INTERNO APLICABLE.

      El Control Interno es el Plan de organización, las políticas, normas y procedentes, implementadas por la gerencia de la empresa.

      El objetivo es salvaguardar los activos de la empresa mediante la prevención y detección de errores e irregularidades.

      Para los Pagos Anticipados se elabora cuestionarios que es el siguiente:

    • La adecuada autorización de gastos.

    • Mantenimiento de Registros Contables suficientemente detallados que muestran la amortización o aplicación de las partidas registradas como pagos anticipados.

    • La autorización para efectuar el desembolso, suele consistir en la solicitud de un cheque que debe estar justificado por algún documento de origen externo, como de recibo de alquiler, factura, pago de seguro. Una vez extendido debería firmarse por algún otro Ejecutivo y a continuación ser enviado por correo directamente al beneficiario, no debe devolverse a quien autorizó inicialmente el desembolso.

    • PAPELES DE TRABAJO (PARA EL CASO DE SEGUROS).

      El papel de trabajo debe mostrar todas las pólizas. Debe mostrar 4 columnas:

    • El saldo pagado por anticipado al comienzo del ejercicio.

    • Los pagos o reembolsos de primas durante el ejercicio.

    • Cancelación de gastos de seguros.

    • El saldo del importe pagado por anticipado al final del ejercicio.

    • El propósito de este enlace es el de cerciorarse de que los gastos de seguros se han clasificado debidamente en las cuentas de ganancias y pérdidas, ver si se han listado todas las pólizas no se hayan comprado y cancelado asignando los gastos directamente a pérdidas sin que aparezcan en el estudio minucioso realizado por el auditor.

      PARA EL CASO DE ALQUILERES:

      Para el examen de los alquileres son necesarios 2 tipos básicos de papeles de trabajo:

      Un papel de trabajo para el archivo permanente que se ha de traspasar de un ejercicio a otro, donde se listen todos los contratos de alquileres y sus disposiciones básicas.

      Otro papel de trabajo anual con un formato donde se incluyan cuatro columnas de valores y se liste cada uno de los alquileres, mostrando los saldos pagados por anticipado y las que restan por pagar al comienzo del ejercicio, los pagos efectuados, los gastos correspondientes al ejercicio y el saldo pagado por anticipado o por pagar al final del mismo.

      TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS.

      TÉCNICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

    • Analice las cuentas para determinar su contenido.

    • Examine la evidencia comprobatoria tal como pólizas de seguros, para determinar lo razonable de los costos cargados a las cuentas de activos.

    • Revise los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicación de los gastos a los períodos beneficiados y determinar la racionalidad general del programa de amortización.

    • Calcula los saldos por amortizar que deberán mantenerse como activos y los importes que, por haber expirado, deberán cargarse a cuentas de gastos.

    • Localice las deficiencias en el sistema de Control Interno, sobre los desembolsos de este tipo, y haga sugerencias para su conversión.

    • PROGRAMAS.

      PROGRAMA DE AUDITORÍA.

      CLIENTE:_____________________________________________________

      PERIODO DEL EXAMEN:__________________________________________

      CUENTA O RUBRO: GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO.

      PROCEDIMIENTOS

      REF.

      P/T.

      HECHO

      POR

      FECHA

      TERMINO

    • Aplique el cuestionario de control interno a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que algunas respuestas deben ser confirmadas.

    • Elabore una cédula donde se aprecie la composición de este saldo al cierre del ejercicio a examinar y compare esta cifra con su cuenta de control, así como cada saldo con el mayor auxiliar.

    • Examine las pólizas y fianzas en vigencia y prepare una hoja de trabajo indicando: número de póliza, compañía aseguradora, activos asegurados, riesgos cubiertos, importe del seguro, prima total pagada y prima diferida al final del año.

    • Compruebe la exactitud aritmética de las primas diferidas.

    • Comente sobre la suficiencia de las cantidades aseguradas en relación con el valor de los activos asegurados y con el grado de riesgo en el manejo de fondos activos.

    • Asegúrese que las pólizas están vigentes y compruebe que estén debidamente custodiadas.

    • Inspeccione pólizas de seguro de vida de los empleados (Ley 4916 sus ampliatoria y modificatorias) y asegúrese que estén al día.

    • Solicite los contratos de alquileres y prepare extractos de las principales cláusulas:

    • Verifique la corrección del cálculo por los alquileres pagados por adelantado y aprecie la razonabilidad del cargo a gastos del ejercicio examinado.

    • Compruebe la correcta contabilización.

    • Compruebe la exactitud aritmética de la porción diferida y la afectada a gastos del ejercicio (seguros, alquileres o intereses pagados por adelantado).

    • INDICE

      CAPÍTULO I.

      INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS.

      Concepto de Activos.

      Clasificación.

      Objetivos de la Auditoria de Activos.

      CAPÍTULO II.

      AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS.

      CAPÍTULO III.

      AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR.

      CAPÍTULO IV.

      AUDITORÍA DE INVENTARIOS.

      CAPÍTULO V.

      AUDITORÍA DE INVERSIONES EN VALORES.

      CAPÍTULO VI.

      AUDITORÍA DE INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO Y DEPRECIACIÓN.

      CAPÍTULO VII.

      AUDITORÍA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.

      Concepto.

      Objetivos.

      Papeles de Trabajo.

      Técnicas y Procedimientos.

      Control Interno.

      Programa.

      CONCLUSIONES

      1. En los gastos pagados por anticipado se debe examinar la validez del desembolso y si traerá beneficios para la empresa, ya que está aplicando como un activo. No se debe emplear mucho tiempo en estas cuentas pues generalmente el monto no excede del 3% del total de Activos.

      2. Las Cuentas a Cobrar es importante porque a través de los análisis podemos saber si se cumple los procedimientos y controles que existen en la empresa.

      3. También nos permite observar a través de las pruebas selectivas cómo están las relaciones de las cobranzas a los clientes a través de circularizaciones de saldo y así poder evitar demasiadas provisiones para cuentas de cobranza dudosa.

      4. Teniendo un buen control interno en la empresa de cada área evitaríamos errores y proporcionaríamos información clara y precisa.

      5. El concepto de intangibles normalmente se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales son aprovechables en el negocio. Los activos intangibles son partidas que representan la utilización del servicio o el consumo de bienes pero que se espera que producirán ingresos como los descuentos en emisión de obligaciones y aquellas que implican un derecho o privilegio y, en algunos casos tienen la particularidad de poder reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación en el mercado. Se adquieren con la intención de explotar esta en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los resultados durante el periodo en que rinden este beneficio (Ejemplo: Los patentes, licencias, marcas), el propósito fundamental de la revisión de este rubro es de comprobar que los valores registrados existan en realidad y se encuentran en posesión o bajo control de la empresa auditada y su valuación se ajuste a los PCGA.