Aspectos comunes de las empresas

Administración. Empresa. Sistema. Organización. Subsistemas. Relaciones. Funciones

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EMPRESA

Definición : Es un organismo o institución cuyo objetivo esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

ASPECTOS COMUNES DE TODA EMPRESA

A. Puede ser estudiado como un sistema.

B. Posee un conjunto de Recursos.

C. Son unidades de producción de bienes o prestaciones de servicios.

D. Satisfacen necesidades humanas.

1. SISTEMA:

Es un conjunto ordenado de partes interrelacionadas y ligadas a un medio ambiente que tiene como finalidad lograr ciertos objetivos.

1.1. Características de un Sistema:

a) Todo sistema, contiene otros sistemas más pequeños llamados subsistemas.

b) Todos sistema está contenido en un sistema superior llamado suprasistema.

c) La alteración de una de las partes incide en las demás y en el conjunto.

d) Todos los componentes de un sistema actúan en función de un objetivo común.

1.2. Componentes de un Sistema:

Entrada: La constituyen todos aquellos componentes que se

incorporan a ella.

* Materias primas.

* Maquinarias - Equipos

* Insumos para el Area Administrativa.

(papel, lápiz, útiles de aseo, etc.).

* Tecnología (Rápidamente se hace obsoleta)

Proceso: Todas aquellas actividades que hacen posible la producción de un bien o la prestación de un servicio.

* Proceso de producción

* Mantención de equipos y maquinaria

* Capacitación de personal

* Control de existencias.

Salida: La constituyen los bienes que la empresa produce y/o los servicios que presta a la comunidad.

* Lavadoras

* Cable eléctrico

* Muebles

* Servicio de crédito - cuentas corrientes

* Profesionales.

Retroalimentación:

Es un mecanismo de control y comunicación que posee el sistema para verificar el cumplimiento de sus metas.

A. SUBSISTEMA DE METAS Y VALORES

Toda organización (empresa), realiza una función para la sociedad, para lograr su éxito, debe estar atenta a los requerimientos de ésta.

Valores: Son creencias compartidas que sirven como normas, para la conducta. Es la forma como las personas se comportan. (Por ejemplo, la aceptación de la autoridad legítima.). Cada ser humano aporta ciertos valores a la organización pero también recibe aportes de otras fuentes. Valores de grupos ya sea formales o informales.

Metas: Corresponde al lugar donde quiere llegar la organización y dentro de ella también están las personas, los grupos, los clientes, etc.

B. SUBSISTEMA ESTRUCTURAL

Es el conjunto de relaciones entre los componentes o partes de la organización. Estas relaciones pueden ser jerárquicas o de dependencia y además señala las diferentes tareas que se realizan en los diferentes departamentos.

En toda empresa existe una estructura formal, que se asienta en el organigrama y una informal, que está determinada por la interacción propia de las personas.

C. SUBSISTEMA TÉCNICO

Está determinado por los requerimientos de la organización en lo referente a especialización del conocimiento, habilidades y destrezas para la ejecución de los diferentes trabajos, tipo de maquinaria, equipo y distribución de las instalaciones.

D. SUBSISTEMA PSICOSOCIAL

Lo constituyen las relaciones sociales de los individuos. La unidad básica es la persona, que por su carácter, personalidad, estatus la hace ser muy compleja. Las relaciones interpersonales entre dos o más personas incrementan aún más esta complejidad. En este punto debe considerarse la dinámica de grupos, la influencia del Poder y la Autoridad, el Liderazgo, etc.

E. SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO

Está determinado por la coordinación de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos para lograr ciertos propósitos establecidos.

2. POSEE UN CONJUNTO DE RECURSOS

  • HUMANOS

  • MATERIALES

  • FINANCIEROS

  • TECNOLÓGICOS

3. UNIDADES DE PRODUCCION DE BIENES Y/O SERVICIOS

Bienes: Son artículos que satisfacen necesidades del hombre y se obtienen gracias a la transformación de recursos naturales o de otros bienes.

Son elementos físicamente tangibles.

Servicios: Son acciones que no se aprecian a simple vista, no tienen apariencia corpórea. Ejemplo: garages, asesorías,transporte, etc.

Grupos de Bienes:

a) De Consumo: Aquellos empleados por el hombre que no requieren de un proceso u operación posterior para ser consumi- dos. (zapatos, medicamentos, cigarrillos, etc.).

b) Intermedios: Aquellos que se utilizan para la fabricación de otros bienes (materia prima). Ejemplo: El cuero, no satisface directamente una necesidad, sino cuando es usado en la

fabricación de artículos de consumo.

En general son todas las materias primas que no correspondan a recursos naturales.

c) De capital: Aquellos que una vez fabricados sirven para elaborar otros bienes o prestar servicios. Es el caso de máquinas, equipos y herramientas de todas clases.

Este bien mantiene su forma original y sólo se afecta a un cierto desgaste por uso, desuso u obsolesencia.

4. SATISFACEN NECESIDADES

Necesidad: Es falta o carencia de todo aquello que se requiere para la conservación y desarrollo de la vida (alimentación, adecuada, recreación, etc.).

JERARQUÍA DE NECESIDADES DE MASLOW

Fisiológicas: Es el nivel más bajo en la jerarquía. Son estas las que todos tratamos de satisfacer primero por ser las que sostienen la vida (alimento, vivienda, vestuario, etc.).

Seguridad: En este nivel están las necesidades de protección contra la amenaza y el peligro, aparecen una vez que las anteriores están relativamente satisfechas. Hoy se hace especialmente importante la seguridad económica. También se incluyen aquellas contra el peligro material.

Sociales: Se encuentran dentro de éstas, aquellas que incluyen al dar y recibir afecto, el asociarse, sentirse parte de grupos sociales y ser aceptados por otros.

Estima: En este cuarto nivel se encuentran aquellas necesidades relacionadas con la estimación tanto de sí mismo como por los demás.

Autorrealización: Es la necesidad de alcanzar un desarrollo total de las potencialidades de cada uno.

5. RELACIONES Y FUNCIONES DE LA EMPRESA

Toda Empresa, para cumplir con su objetivo esencial de satisfacer necesidades de la comunidad, debe relacionarse con una serie de personas e instituciones.

Relaciones Externas: Corresponde a los contactos que la Empresa esta- blece con su entorno o medio ambiente. Los bie- nes y/o servicios que ella produce requieren de una continua adaptación a los cambios que fuera de ella se produzcan para satisfacer las nuevas necesi- dades de su mercado-meta que lo constituyen sus consumidores. Sólo así podrá conseguir su propó- sito de comercializar sus productos.

Existe también una relación habitual con empresas proveedoras a quienes compran sus materias primas.

Para el manejo de sus finanzas se relaciona con los bancos para solicitar y cancelar créditos.

Con los dueños o accionistas a quienes retribuye por el aporte de capital que han efectuado y para rendirle cuentas de su gestión.

También se relaciona con diferentes organismos tanto privados, como estatales como Asuntos Inter- nos, A.F.P., ISAPRES, Mutuales de Seguros, etc.

Relaciones Internas: Con el personal de la Empresa para producir el bien o servicio, para retribuirlo por su aporte a la producción, para llevar la contabilidad, para calcular costos, para procesar información, etc.

Todas estas relaciones dan origen a una serie de trabajos o tareas que es necesario realizar y que se llaman funciones.

FUNCIONES DE LA EMPRESA

1.- OPERATIVAS : Aquellas que influyen directamente en el proceso productivo.

* Comercialización

* Compras

* Producción

* Finanzas

2.- ASESORAS: Aquellas que actúan a través de las operativas, sin intervenir directamente en la producción.

* Contabilidad

* Costos

* Personal

* Asesoría Jurídica

* Informática

3.-ECONOMICAS: Es la eficiente utilización de los recursos escasos para obtener rentabilidad o maximización de utilida- des.

La eficiencia se refiere a la optimización de la rela- ción entre un resultado y el esfuerzo o recursos utili- zados para lograr dicho resultado.

La eficacia se refiere sólo a la consecución del obje- tivo sin importar el costo o esfuerzo logrado.

4.-SOCIALES Se refiere a la satisfacción de las necesidades reales de los consumidores y a servir como una fuente esta- ble de trabajo de sus empleados.

5.- ADMINISTRATIVAS :

Aquella que se refiere a optimizar el resultado global de la Empresa y no el de sus partes aisladas. Esta función consiste fundamentalmente en la bús- queda de la eficiencia.

FUNCIONES OPERATIVAS:

1. Comercialización: La Empresa es tal, sólo si se vende. El enfoque que tradicionalmente pone énfasis en vender cierta producción. Hoy se apunta a la necesidad de captar nuevos mercados, adaptando la producción hacia los gustos y preferencias de los consumidores aquí nace la denominación de MARKETING o mercado que tiene un significado más amplio que ventas.

Objetivo: Detectar, captar, asegurar, mantener e incrementar un segmento del mercado al cual vender el bien o prestar servicio.

* Investigación de Mercado

* Promoción

* Canales de Distribución

2. Compras: Para producir, la Empresa tiene que comprar mate- rias primas y materiales diversos.

En las empresas comerciales esto es más significa-

tivo por cuanto no hay producción física. Comprar y vender sin alteración del producto.

Objetivo: Detectar la necesidad de material, elegir al proveedor adecuado y comprar la cantidad necesaria en el mo- mento oportuno, aprovechando al máximo los des- cuentos y oportunidades que ofrezcan. Así se logrará no detener la producción o inmovilizar los recursos en exceso.

3. Producción: Es la función que caracteriza a la empresa industrial de la comercial. La primera transforma lo que com- pra y la segunda compra para vender.

a) Diseño técnico o industrial:

Se preocupa de las especificaciones y características deseadas y que han sido definidas en la comercializa- ción.

b) Ingeniería de proceso o industrial:

* Determina el proceso productivo es decir, esta blece las diferentes operaciones que se deberán realizar en orden secuencial para obtener el producto.

* Selección primaria de maquinaria.

* Estudio de métodos de trabajo del recurso humano para mayor aprovechamiento del lugar físico y mate- riales. Estudio de tiempos y movimientos.

* Lay-Out = correcta disposición de las máquinas y equipos dentro del taller.

c) Programación y Control:

Envío de órdenes de trabajo y posterior verificación de su cumplimiento (Pert-Gantt).

d) Control de Calidad:

Respecto de las especificaciones técnicas.

e) Mantención:

Prevención de posibles fallas en maquinarias y equi pos.

También se efectúan correcciones o reparaciones.

4. Finanzas: Sus objetivos principales son:

a) Liquidez:

Proveer de fondos necesarios a la Empresa para que pueda cumplir sus compromisos financieros (pago a proveedores, bancos, S.I.I., etc.).

b) Rentabilidad:

Obtener la máxima utilidad a los recursos invertidos. Es decir garantizar un nivel de retorno satisfactorio que cubra los riesgos del negocio y garantice una evolución permanente.

5. Personal: Obtención, mantención y desarrollo del personal en las mejores condiciones tanto para Empresas como para el Trabajador.

6. Contabilidad: Efectúa un balance (inventario), el que está compues- to por:

* Activos: Lo que la empresa tiene o posee.

* Pasivos: Lo que la empresa debe a los acreedores.

* Capital:

7. Costos: Calcular lo que cuesta a la empresa lo que está vendiendo. Esto es aprovechado para:

* Que ventas fije el precio de los productos o servi- cios.

* Presupuestar el costo de los artículos a pedido, permitiendo entregar presupuesto y cotizaciones al

cliente.

* Determinar los productos más convenientes o rentables.

8. Asesoría Jurídica: Es el estado fija normas y disposiciones legales.

Las Empresas hacen negocios (Compra, Venta, Crédito, etc.).

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

Las empresas se pueden clasificar desde diferentes puntos de vista. En este caso se señalan cinco criterios:

1. Tamaño: Pueden ser: - Grandes

- Medianas

- Pequeñas

También, respecto del tamaño, existen varios criterios para hacer resaltar si la Empresa es grande, mediana o pequeña.

* Denifición respecto a la cantidad de personal y complejidad de la Organización.

Pequeña: Todos sus trabajadores se conocen y prácticamente establecen un contacto cotidiano. Los supervisores conocen exactamente el desempeño de cada uno.

El supervisor o jefe puede prácticamente resolver todos los problemas, lo que hace que la necesidad de técnicos sea reducida.

Las decisiones están centralizadas.

Grande: Físicamente es casi imposible que el supervisor conozca a todo el personal por lo cual es muy difícil que resuelva sus problemas y trate de ayudarlos personalmente. Existen empleados que muchas veces no conocen a los altos ejecutivos.

Utiliza un gran número de técnicos o especialistas, los que toman decisiones basadas en las políticas de la empresa. Existe descentralización.

2. Sector Económico: De acuerdo al sector económico donde operan, se pueden clasificar en:

- Sector Primario: Aquí se encuentran todas aquellas Empresas que se dedican a la transformación de los recursos naturales en productos de consumo.

(Minería, Pesca, Agricultura).

- Sector Secundario: Aquellas que transforman la materia prima en productos de consumo.

(Conserveras, Mueblerías)

- Sector Terciario: Aquí se incluyen todas las empresas que se dedican al área de servicios.

3.- Giro: Conforme a la actividad a la cuál se dedican,Tenemos:

- Industriales. Transforman la materia prima

- Servicios . No hay producción de bienes físicos

- Mineras. Se dedican a la extracción del recurso natural.

- Agropecuarias.Agricultura,Pesca y Ganadería.

4.- Propiedad del capital:

- Privadas. El capital pertenece a uno o varios particulares.

- Públicas. La propiedad del capital es del Estado.

- Mixtas. Aquellas compuestas por capitales privados y estatales.