Asiento contable de una letra de cambio

Títulos Valores. Contabilidad. Registros contables. Asientos cambiarios. Efectos comerciales a cobrar

  • Enviado por: Javier Ramón
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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Aspectos contables de la letra de cambio

10.1. Idea general de la letra de cambio.

10.2. Personas que pueden intervenir en la letra de cambio.

10.3. Proceso contable básico de los a efectos comerciales a cobrar y el cuadro de cuentas.

10.4. La emisión de la letra de cambio.

10.5. La circulación de la letra de cambio.

10.6. El cobro de la letra de cambio a su vencimiento.

10.7. La variedad de cuentas dedicadas la letra de cambio.

10.1. IDEA GENERAL DE LA LETRA DE CAMBIO

Cuando una persona concede un crédito a otra, puede emplear muchas Cormas para dejar constancia de ello, y en su momento, exigir la devolu­ción. En algunas zonas rurales, tradicionalmente valía la palabra de caba­lleros, que se reforzaba en ocasiones con la presencia de testigos. Sin embargo, desde siempre, desde que los egipcios inventaron la escritura, hay una tendencia a que las cosas queden por escrito.

Lo normal, por tanto, es que cuando una persona pasa a deber a otra una cantidad de dinero por la causa que sea, bien porque lo ha recibido en préstamo, bien porque ha comprado unas mercancías a crédito o bien porque ha adquirido a crédito también un edificio, esas deudas consten por escrito.

Por ejemplo, las deudas surgidas de las relaciones comerciales se documentan inicialmente en las facturas donde se recoge el valor de las operaciones y el plazo para pagarlas. Las facturas, por tanto, son una prueba de que existe una deuda y en ella figuran las causas que la han motivado. Ya sabemos, además, que las facturas han de cumplir ciertas formalidades en cuanto a su contenido.

Si una factura no se paga en los plazos convenidos, y que figuran en ella, se iniciarán normalmente los trámites para conseguir su cobro, Estos empezarán por investigar las causas del impago, ya que puede ser un descuido involuntario del deudor o un error del banco, si se ha convenido cobrarla a través de la cuenta corriente del mismo.

Pero si se llega al convencimiento de que la factura no se paga porque el deudor no quiere, el acreedor tiene la posibilidad de iniciar un juicio para que los tribunales obliguen a cumplir lo pactado. Estos juicios se denominan juicios declarativos ordinarios: el nombre ahora es lo de menos, lo que importa es señalar que este tipo de juicios es muy lento y puede pasar mucho tiempo hasta que la deuda se consiga cobrar.

Para disponer de un camino judicial más rápido, en todos los países existe un documento especial, con características similares en todos ellos, que es la letra de cambio.

Podemos definir la letra de cambio como un documento con un formalismo especial, que obliga a pagar a su vencimiento, en un lugar determinado, una cantidad cierta en dinero a la persona primeramente indicada en el documento, o a la orden de ésta, a otra persona también desig­nada.

Para que nos hagamos una mejor idea mostrare el cuadro siguiente el documento oficial de letra de cambio, que puede adquirirse en cualquier estanco.

Inmediatamente entraremos en algunos detalles de la letra de cam­bio dada su importancia. Ahora nos basta comprobar que el documento que he escaneando plasma perfectamente la definición que hemos dado de ella.

10.2. PERSONAS QUE PUEDEN INTERVENIR EN LA LETRA DE CAMBIO

En el modelo de letra que aparece escaneando aparecen varias personas involucradas. Este es un aspecto que sorprende, la larga lista de personas que tienen una denominación especial y un papel defi­nido en relación con la orden de pago inscrita en el documento.

El supuesto enunciado a continuación nos servirá para identificar las distintas personas que intervienen en la actividad de una letra de cam­bio.

Ejemplo inventado:

Don Pedro Picapiedra, que vive en la calle Roca, 64., de Cuevasbajas, adquiere un automóvil a TRONCOLUXE, SA., que tiene su domicilio en la misma ciudad en la calle de La Cantera, 50, a pagar en 24 plazos mensua­les consecutivos., por cada uno de las cuales firma una letra en el lateral. En cada letra, esta ultima indica ACEPTO, con lo que se compromete formalmente a su pago.

Cada una de las letras que acepta el señor Picapiedra asciende a 100.000ptas., venciendo la primera el i de enero de 19X0.

Las letras se pagarán en el Banco de Cuevasbajas. sito en la calle Piedradura, 4.

a) El librador. Es la persona que emite o extiende la letra, en nuestro ejemplo TRONCOLUXE, S.A.. para hacer constar que alguien le debe dinero. Su firma ha de aparecer ineludiblemente en ella.

b) El librado. Es la persona que acepta el pago de la letra. Si obser­vamos el Cuadro 10.1 aparece, en el recuadro reservado al librado, don Pedro Picapiedra. La letra viene a ser una carta dirigida a él para que haga efectivo el pago a quien tenga derecho a ello El domicilio del pago suele ser un banco señalado por el librado y al que éste habrá dado la autorización para que se paguen los efectos.

c) Los endosantes y los endosatarios. Si el librador quiere dar la orden de que se pague a otra persona. debe hacerlo constar por detrás de la letra. A esta cesión de la letra de cambio se le da el nombre de endoso, y en virtud de ella el librador se convierte en endosante y 'a persona a quien cede sus derechos se llama endosatario. Como se puede observar en el Cuadro 10.2. el endosante será TRONCOLU­XE. S.A.. y el endosatario TROYOTA.

Como la letra está Mamada a circular. o sea , a cambiar muchas veces de mano. es normal que el endosatario pueda convertirse a su vez en endosante. si endosa la letra a favor de otra persona, que seria desde entonces un nuevo endosatario. Este proceso puede repetirse cuantas veces se desee.

d) El tenedor. Es el último propietario de la letra y el que ha de presentar al pago la letra en el día de su vencimiento o en uno de los dos días hábiles siguientes. En nuestro ejemplo el tenedor será TROYOTA.

10.3. PROCESO CONTABLE BASICO DE LOS EFECTOS COMERCIALES A COBRAR Y EL CUADRO DE CUENTAS

Empezaremos por aludir a las letras de cambio que extiende la empresa para que sean pagadas a su vencimiento por los clientes.

El proceso más sencillo seguido por la letra de cambio cuando apare­ce en las operaciones de trafico de las empresas se reduce a:

1. La emisión de la letra.

2. La circulación.

3. El cobro a su vencimiento.

Para el registro contable de las letras que gira la empresa a fin de que sean pagadas por sus clientes el Plan General de Contabilidad tiene previstas las cuentas subdivisionarias de la cuenta 431 Clientes, efectos comerciales a cobrar, que aparecen recogidas en el Cuadro siguiente.

A medida que vayamos avanzando en la explicación del proceso con­table de los efectos comerciales a cobrar, iremos presentando las diver­sas cuentas que acabamos de mencionar.

431. Clientes, efectos comercia]es a cobrar

CUENTAS

SUBDIVI­

IONARIAS 4310. Efectos comerciales en cartera

DE LA

CUENTA 431

4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.

En lo que sigue, mientras no digamos lo clientes también queremos aludir a deudores por servicios y al mencionar a los proveedores, también pensamos acreedores por servicios.

Existe otra opción para el tratamiento contable de los efectos comer­ciales a cobrar que consiste en prescindir de todas estas subcuentas y usar únicamente la cuenta 431. Clientes. efectos comerciales a cobrar, para recoger todas las posibles situaciones de la letra de cambio dentro de la empresa.

Si se elige este camino, los detalles acerca de la letra que no queden registrados dentro de la contabilidad propiamente dicha, han de tener un desarrollo adecuado en los sistemas de registros auxiliares y apoyarse en los sistemas informáticos, que facilitan todo tipo de datos reales de los efectos comerciales a cobrar.

10.4. LA EMISION DE LA LETRA DE CAMBIO

Ya sabemos que las operaciones de compraventa se documentan en las correspondientes facturas que han de emitirse, aunque simultáneamente se extienda una letra de cambio para pagarlas.

La letra de cambio puede aparecer, por tanto, a la vez que la factura o en un momento posterior. como pago de todo o parte de su importe1 pero en cualquier caso unida a ella. El giro de una letra de cambio no exonera de la necesidad de crear la pertinente factura.

Así pues, en el tráfico mercantil normal es frecuente que cuando los efectos son librados por el proveedor no lleven en principio la firma del cliente como librado. Posteriormente, una vez aceptada la letra de cam­bio por el cliente, habrá de registrarse en la cuenta 4310. Efectos comer­ciales en cartera.

Para exponer el proceso contable de los efectos comerciales, iremos desarrollando un supuesto.

1. TRACTOSA es una empresa especializada en la venta de maqui­naria agrícola. El día 14 de mayo de 19XO vende a La Cooperativa Agrícola Extremeña maquinaria por un importe de 26.000.000ptas., a pagar en cinco mensualidades consecutivas, venciendo la primera el día l de junio próximo.

CONTABILIDAD DE TRACTOSA

25.000.000 (4390) Clientes

a (700) Ventas de

mercaderías 26.000.000

CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA

25.000.000 (223) Maquinaria

a (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo 25.000.000

2. El 15 de mayo TRACTOSA libra cinco letras iguales a pagar por La Cooperativa Agrícola Extremeña, con vencimiento los días 1 de los cinco meses siguientes. Los efectos no han sido aceptados aún.

No procede ningún asiento contable, puesto que las letras todavía no se han aceptado es decir, no se, han firmado por el cliente que las va a pagar.

3. El día 20 de mayo, La Cooperativa Agrícola Extremeña acepta los efectos que libró TRACTOSA.

CONTABILIDAD DE TRACTOSA

25.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera

a (4300) Clientes (ptas.) 25.000.000

CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA

25.000.000 (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo

a (524) Efectos a pagar a corto plazo

25.000.000

10.5. LA CIRCULACION DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede ser objeto de cesión. La propiedad de la letra se transmite fácilmente por endoso anotándolo en el reverso del docu­mento. Al nuevo propietario que será el endosatario le corresponderá cobrar el efecto.

4. El 25 de mayo TRACTOSA que debe 5.000.000ptas. a su proveedor VOLVO, SA.., le paga endosándole la letra girada a cargo de La Cooperativa Agrícola Extremeña., que vence el l de junio.

CONTABILIDAD DE TRACTOSA

5.000.000 (4000) Proveedores (ptas.)

a (4310) Efectos comerciales en cartera 5,000.000

CONTABILIDAD DE VOLVO, S.A.

6.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera

a (4300) Clientes (ptas.) 6.000.000

Con este asiento, TRACTOSA refleja el pago de la deuda que tenía con su proveedor VOLVO1 S.A., a la vez que la gestión del efecto.

Por su parte, VOLVO, S.A., expresa contablemente la recepción de un activo, la Letra de cambio y simultáneamente, el cobro a uno de sus clientes, que es TRACTOSA.

10.6. EL COBRO DE LA LETRA DE CAMBIO A SU VENCIMIENTO

El cobro como final

El pago de la letra ha de hacerse a la persona primeramente indicada en el documento, o a la orden de ésta, al tenedor de la letra. si hubieran existido varias transmisiones. En definitiva, a su propietario en la fecha de vencimiento.

Así, la empresa tenedora del efecto en el momento del vencimiento, puede operar de diversas formas:

Primera: Conservar la letra hasta la fecha de vencimiento y, en ese momento, presentarla al cobro en el domicilio señalado al respecto. La letra permanecerá registrada en la cuenta 4310. Efectos comerciales en cartera, hasta que se presente al cobro.

Volviendo al supuesto:

5. El día 1 de Julio procede al cobro del efecto de 5.000.000ptas. que vence ese día. Se cobra en efectivo, quedando ingresado en la caja de TRA CTOSA.

6.000.000 (570) Caja, ptas.

a (4310) Efectos comérciales en cartera 5.000.000

Segunda: Enviar al banco los efectos con anterioridad a su vencimien­to para que proceda a realizar la gestión de cobro.

En este caso habría que distinguir dos momentos:

- Cuando se envían los efectos al banco, en que entrará en juego la cuenta 4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.

- Y cuando el banco, llegada la fecha de vencimiento. cobra los efec­tos ingresándolos en la cuenta corriente de la empresa.

6. El día 15 de julio TRACTOSA envía al banco la letra de 5.000.000 pesetas que vence el 1 de agosto, para que proceda a su cobro.

5.000.000 (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro

a (4310) Efectos comerciales en cartera 5.000.000

7. El1 de agosto el banco cobra el efecto de 5.000.000 ptas. enviado en gestión de cobro. El banco ingresa en la cuenta corriente de TRACTOSA el importe del efecto, deducidas 6.000ptas. por la gestión de cobro.

6.000 (626) Servicios bancarios y similares

4.994.000 (572) Bancos c/c

a (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro 5.000.000

10.7. LA VARIEDAD DE CUENTAS DEDICADAS A LA LETRA DE CAMBIO

Aunque desde el punto de vista jurídico no exista diferencia entre los tipos de letras a que nos vamos a referir, sí cabe distinguirlas por el tipo de operaciones con las que se relacionan.

Así podemos clasificarlas en efectos comerciales y efectos financie­ros. Los efectos comerciales son los que tienen su origen en algún crédito o débito relacionado con las operaciones de tráfico.

Hemos visto la letra de cambio dentro de la cuenta 431. Clientes, efectos comerciales a cobrar, y en sus cuentas subdivisionarias. Debe­mos mencionar ahora otras cuentas dedicadas a las letras de cambio relacionadas con las operaciones de tráfico, que reciben también el nom­bre de efectos comerciales.

En primer lugar, la más semejante a la que acabamos de mencionar es la 441. Deudores, efectos comerciales a cobrar. Incluye los créditos con deudores formalizados en letras de cambió aceptadas.

En segundo lugar, señalaremos la existencia de letras de cambio aceptadas por la empresa a sus proveedores, recogidas en la cuenta 401.

Proveedores efectos comerciales a pagar. Asimismo, hemos de hablar de las letras de cambio aceptadas por la empresa a sus acreedores que se registran en la cuenta 411. Acreedores efectos comerciales a pagar.

Efectos financieros

Pero además de esas letras incluidas en la categoría de efectos co­merciales> tenemos las letras que se clasifican como efectos financieros, Se trata de letras aceptadas por la empresa que recogen deudas surgi­das en operaciones financieras. Por ejemplo cuando una empresa obtie­ne un préstamo puede verse obligada a firmar la aceptación de una letra por su importe.

Para registrar los efectos financieros existen en el Plan General de Contabilidad unas cuentas entre las que destacan:

174. Efectos a pagar a largo plazo.

524. Efectos a pagar a cono plazo.

Las deudas que se incluyen aquí son las contraídas por créditos reci­bidos y otros débitos, incluidas aquellas que tienen su origen en suminis­tros de bienes de movilizado.