Archivo histórico

Legislación archivística. Funciones. Etapas documentales. Fondos. Clasificación documental. Documentación real. Instalaciones

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Asunto: EXPOSICIÓN ARCHIVO HISTÓRICO

  • ¿QUÉ ES UN ARCHIVO HISTÓRICO?

    • DEFINICIÓN

    Diferencias entre archivo-biblioteca-centro de documentación

    Funciones del archivo

    Las etapas del archivo

    • LEGISLACIÓN

    • HISTORIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO

    • EDIFICIO

  • ¿QUÉ SON LOS FONDOS DOCUMENTALES?

    • ALMACENAJE DE DOCUMENTOS

  • CLACIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

    • ARCHIVOS PÚBLICOS

    • ARCHIVOS PRIVADOS

    • COLECCIONES

  • CURIOSIDADES

  • OTRAS INSTALACIONES

    • HEMEROTECA

    • REPROGRAFIA DE COMPLEMENTO

    • BIBLIOTECA AUXILIAR

  • OTRAS ACTIVIDADES

    • EXPOSICIONES

    • CURSOS

    • CONCURSOS

    ¿QUÉ ES UN ARCHIVO HISTORICO?

    DEFINICIÓN

    Según el Diccionario de Archivística se puede definir como:

  • “ Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico”.

  • “Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los documentos”.

  • “Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos”.

  • DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO-BIBLIOTECA-CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

  • En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante.

  • La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusión.

  • La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios.

  • También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un periodo determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.

  • El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente. Cada documento es indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento aislado por sí mismo.

  • El expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior.

  • El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas.

  • FUNCIONES DEL ARCHIVO

  • Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

  • Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

  • Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

  • Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

  • Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

  • Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.

  • Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

  • Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:

    • La administración que emite los documentos.

    • Los ciudadanos.

    • La investigación y la difusión cultural.

    LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

    Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos:

  • Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez mas cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

  • Archivo administrativo: Sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

  • Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

  • Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

  • LEGISLACIÓN

    EL SISTEMA ARCHIVISTICO ESPAÑOL.

    La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de la organización política y social del país, por lo tanto muy cambiante en los últimos años. Se conforma gracias a la Constitución de 1978, presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA.

    El artículo 149.1Establece competencias exclusivas del Estado por lo que se refiere a “Defensa del patrimonio cultural, artístico, y monumental contra la exportación y la explotación: museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las CCAA”.

    En cuanto a normativa estatal se refiere podemos hacer referencia a:

    • Ley de Patrimonio Histórico Español(1985)

    • Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado (Gaceta de Madrid, 26/11/1901)

    • Decreto de 12 de noviembre de 1931, sobre régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e Históricos Provinciales (Gaceta Madrid, 14/11/1931).

    • Decreto 24 de julio de 1947,sobre ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico-Documental y Bibliográfico. (BOE, 17/08/1947).

    En lo que se refiere a Castilla -La Mancha hay que mencionar:

    • Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio de Castilla- La Mancha. (DOMC, 13/06/1990; BOE, 14/09/1990)

    No obstante, el de Albacete no tuvo plasmación legal hasta 1962 (Orden de 3 de abril, del Ministerio de educación Nacional), en que se establecía que funcionaría “provisionalmente” en la Biblioteca Pública del Estado, sita por aquel entonces en el Instituto de Enseñanza Media.

    El sistema archivístico español estatal

    Aquí hay que hacer otra diferenciación de quien es la titularidad y de quien la gestión:

    Los Archivos Nacionales son de titularidad nacional y gestión estatal:

    • Archivo General de Simancas: Carlos I, 1540- 1544

    • Archivo Histórico Nacional: 1866, archivos eclesiástico.35 kms. de estanterías.

    • Archivo de la Corona de Aragón: 1180, monarquía aragonesa.

    • Archivo General de Indias: 1785, posesiones de ultramar.

    • Archivo General de la Administración:1858, Alcalá de Henares.

    • Los Archivos Regionales son de titularidad estatal y de gestión autonómica si la tienen transferida.

    • Castilla- La Mancha: No se crea mas que un servicio específico que la Comisión Calificadora de Documentos, encargada del Régimen de acceso. Los centros integrados en el sistema son:

    - El Archivo Regional, con funciones de deposito intermedio.

    • Los archivos históricos provinciales gestionados por la Comunidad.

    • Los archivos de la Administración Local.

    • Los que pueda crear la Junta.

    • Los privados, tanto los considerados de uso público, como los que se integren por voluntad de sus propietarios.

    Los Archivos Históricos provinciales son de titularidad estatal y gestión autonómica: recogen los fondos notariales de las mismas, las contadurías de hipotecas y la documentación de los servicios periféricos de la administración estatal.

    HISTORIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO.

    Tras estar junto con la Biblioteca Pública del Estado, en el instituto de Enseñanza media, pasó con ella a otros emplazamientos en la c/. Isaac Peral y en la Avda. de la Estación, en el edificio de la Delegación Provincial de Educación y Cultura, pero debido a la falta de espacio físico para recoger más documentación y la necesidad de dotarlo de más servicios, ya que contaba solo con una planta y el sótano, se trasladó.

    En 1991 se independiza y pasa a su emplazamiento actual y definitivo en la calle Padre Romano,2 de Albacete.

    EL EDIFICIO

    El edificio de Albacete en concreto:

    Situado en pleno centro administrativo de Albacete, junto al Ayuntamiento y la Catedral, parte de él ocupa la antigua casa de Dña. Filomena Flores, vistoso edificio clásico dotado de un fuerte barroquismo y toques modernistas, construido en 1924 por el arquitecto Miguel Ortíz e Iribas.

    En 1987 fue rehabilitado por Miguel Renta, arquitecto del Ministerio de Cultura,

    Quién conservo la fachada antigua añadiéndole un solar anejo, remodelando su interior para adaptarlo a las funciones del archivo. Este edificio moderno y funcional, tiene una superficie aproximada de uno 3.000m2 y dispone de unos 9.000m. l. de estanterías móviles (ampliables).

    En 1997(10 noviembre) fue declarado por el Ministerio de Educación y Cultura, Bien de Interés Cultural, lo que lo hace objeto de una especial protección como objeto de Patrimonio Histórico.

    El edificio y las instalaciones.

    Las instalaciones de un archivo están lógicamente determinadas por las finalidades del servicio, de modo que deben garantizar la adecuada conservación de los fondos y facilitar su difusión.

    CARACTERISTICAS ARQUITECTÓNICAS:

  • La estructura es de hormigón armado, los elementos de madera no sustituibles están consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.

  • Los depósitos se encuentran aislados del resto de las dependencias y dotados con medidas de protección contra riesgos por deterioro procedentes del exterior, no pueden superar los 2.50 metros para que no se formen masa de aire así como no podrán albergar mas de 1.500 metros de documentación.

  • Las estanterías son móviles y metálicas.

    Las paredes están protegidas con pintura ignífuga.

    En ellos no hay madera.

    Las puertas son metálicas cortafuegos.

    Están provistos de una alarma que los bloquea automáticamente.

    Los fuegos se extinguen con gas alón.

    Los cables tienen una protección especial.

  • Zona de trabajo:

  • Los documentos llegan a la zona de recepción para su limpieza, desinfección y desinsectación en caso necesario, que cuenta con un aspirador potente para desempolvar las unidades de instalación, un autoclave para la desinfección y desinsectación; esta provisto de una campana extractora para la expulsión de gases.

    Las salas de clasificación y expurgo están compuestas por mesas con cajeros para clasificar los documentos.

    También cuenta con un equipo sencillo de encuadernación para las necesidades corrientes del servicio.

    Cuenta también con un taller de reprografía con fotocopiadora, microfilmación y digitalización de documentos.

  • La zona privada:

  • Los aspectos arquitectónicos son similares a los del resto de las instalaciones están separados de los depósitos por un vestíbulo cortafuegos.

  • Área pública:

  • Tiene una recepción amplia con una persona que informa y ayuda rápidamente.

    La sala de lectura es un lugar de trabajo intelectual por ello es tranquila, bien iluminada, agradable y propicia al recogimiento. Cuenta con una persona que tiene que vigilarla para que sea un espacio diáfano.

  • Medidas ambientales y de seguridad:

  • La humedad es un enemigo de los documentos, se controla por deshumidificadores, el ratio de humedad debe ser constante. Si hay poca humedad también es malo y hay que humidificarlos.....

    ¿QUÉ SON LOS FONDOS?

    Los fondos se pueden definir como soportes que contienen información de interés para ser guardada en los archivos.

    A los originarios de todos los Archivos Históricos Provinciales:

    -protocolos notariales centenarios

    -fondo antiguo de las Delegaciones de Hacienda y de las Audiencias Territoriales

    -fondo de las antiguas Contadurías de Hipotecas.

    Hay que sumarle otros documentos que ingresan de manera extraordinaria mediante:

    -Donación

    -Legado

    -Compra

    -Reintegración

    -Depósito

    ORDENACIÓN DE UN FONDO:

  • Cronológica

  • Alfabética

  • Numérica

  • Alfanumérica

  • CURIOSIDADES:

  • El primer documento es un privilegio rodado de Alfonso X concedido a los pobladores de la villa de Almansa el fuero y las franquezas de Requena es de e de abril de 1262, desde Sevilla. Es en pergamino.

  • Otro documento es una carta de privilegio de villazgo, autógrafa concedida por el primer marqués de Villena, don Alfonso de Aragón, a Albacete; el 9 de noviembre de 1375, desde Castillo de Garcimuñoz.

  • Se encuentra también un incunable de extraordinario valor que fue depositado por el Ayuntamiento del Bonillo, es un libro impreso entre 1424 y 1485, de tamaño folio y con 48 hojas.

  • Los archivos personales han sido donados por particulares, por asociaciones y por empresas, a ellos solo se puede acceder con el permiso de los donantes. También hay algunos del clero pero están relacionados con las actas notariales y otros documentos de carácter público como testamentos, congregaciones, historia de la iglesia...

  • Dentro de las colecciones cabe destacar la donación de las Brigadas Internacionales al Archivo, entre otras cosas hay un diario de un preso, recuerdos, fotografías y unos 428 libros.

  • En la sala de lectura se puede contemplar un plano de Albacete de 1783 dibujado en tinta sobre papel, también hay otro de 1812.

  • Se han recuperado carteles de toros, de teatro y de cine.

  • EJEMPLOS DE DOCUMENTACIÓN REAL:

  • DOCUMENTACIÓN REAL

  • 1. Cartas abiertas.

    2. Privilegios rodados

    3. Carta plomada

    4. Cartas de privilegio y de confirmación de privilegio

    • 5. Provisiones reales

    6. Células reales

    7. Cartas ejecutorias

    8. Sobrecartas

  • DOCUMENTACIÓN SEÑORIAL

  • Carta de donación

  • Cartas de privilegio

  • Cartas de donación y confirmación de privilegio

  • Cartas de ratificación de convenios o avenencias entre concejos

  • Mandatos señoriales

  • DOCUMENTACIÓN CONCEJIL

  • Ordenanzas municipales

  • Cartas de poder y procuración concejil

  • Cartas misivas concejiles

  • Sentencias arbitrales

  • Sentencias

  • Actas capitulares

  • Cuentas de propios

  • Repartimiento de alcabalas

  • Actas de elección de cargo concejil por vacante

  • Reclamaciones de concejos a un juez

  • Expediente- testimonio de elección de un cargo

  • Aranceles de precios

  • DOCUMENTACIÓN NOTARIAL:

  • Testamentos y codicilo de testamentos

  • Cartas de arrendamiento

  • Cartas de obligación

  • Cartas de servicio y soldada

  • Solicitudes y examen de un oficio

  • Cartas de compraventa

  • Cartas de poder y procuración entre particulares

  • Censos y traspaso de censo

  • Cartas de emancipación

  • Cartas de reconocimiento de bienes

  • Cartas de finiquito

  • Documento de recepción de monja en un convento y renuncia de legítima

  • OTRAS INSTALACIONES:

    HEMEROTECA:

    Aunque no es normal que un archivo tenga hemeroteca este si la tiene gracias a una donación que se hizo y desde entonces se guardaron todos los periódicos que se editaban: La colección ve de 1897 hasta nuestros días hay mas de 500 unidades entre las que cabe destacar las más antiguas:

    Boletín Oficial de la Provincia 1834.

    La musa 1866.

    El pan de Murcia 1867.

    El charlatán 1879 de Villarrobledo.

    REPROGRAFIA DE COMPLEMENTO:

    Todos los documentos están microfilmados en 582 unidades.

    También hay 11.000 unidades de microfichas.

    BIBLIOTECA AUXILIAR:

    Posee fondos biográficos locales, generales y profesionales, en total 6.500 unidades.

    OTRAS ACTIVIDADES:

    EXPOSICIONES:

    El Archivo hace exposiciones junto con otras organizaciones entre la que hay que destacar:

    -FERIA DE ALBACETE:

    Esta exposición se hizo en 1995 junto con la UPA y en ella se observaban desde un cartel de toros hasta documentos sobre el alumbrado de esta y su evolución histórica. Se tituló “La feria un paseo por el tiempo”

    -INDUMENTARIA EN LOS DOCUMENTOS:

    A través de los documentos notariales se investigó sobre la indumentaria de época y el grupo de folklore “ Abuela Sta. Ana” cedió sus trajes que coincidían con las descripciones. Esta se hizo en 1997.

    - CRONICA FIN DE SIGLO

    Con motivo del centenario del 98 se hizo una exposición con los documentos de la época.

    -ARTE GRAFICO FRANCÉS.

    -PANORAMICA DE ALBACETE EN LA POSGUERRA.

    -CUSTODIA DOCUMENTAL DEL TEATRO CIRCO.

    CURSOS:

    Se han hecho varios sobre fondos documentales del Archivo Histórico:

    -FONDOS DOCUMENTALES ALBACETENSES

    -SEMINARIO DE DOCUMENTOS

    -CURSO DE PALEOGRAFÍA Y DIPLOMÁTICA

    Este ha sido el último.

    CONCURSOS:

    -LA CASA DE LA ESCRITURA: es un programa pedagógico de acercamiento a los archivos con diferentes fases entre las que esta una visita y un trabajo.

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