Archivística

Ciencia de los archivos. Tareas del archivero. Principio de procedencia. Técnicas auxiliares. Edad de los archivos. Unidades archivísticas. Expurgo, seleccion y clasificación. Cuadro de clasificación

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ARCHIVISTICA

  • Nacimiento de la archivística.

  • Concepto y definición.

  • Objeto, fin y método.

  • Principios y normas.

  • Evolución histórica de la ciencia archivística.

  • Ciencias y técnicas auxiliares.

    • Paleografía

    • Diplomática

    • Cronología

    • Historia

    • Derecho

    • Técnica de la información

    • Lingüística

    • 1. EL NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA

      La archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX. Se inicia con el nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va a encargar del arreglo y la conservación de los archivos.

      La independencia de la archivística de otras ciencias históricas es relativamente moderna. En 1898 se publica, en inglés, el primer manual sobre archivística, que se traduce al español en 1940.

      Aún no están definidos los campos de la archivística, no tiene un lenguaje propio; el que tiene es prestado de la historia, de la paleografía y la biblioteconomía. El nacimiento como disciplina es reciente.

      Partiendo de la experiencia ha desembocado en la fijación de unos principios esenciales, en una metodología y en un lenguaje propio que la identifica como una ciencia diferente a otras. La archivística, hoy en día, se encuadra dentro de las ciencias técnicas de la documentación e información. Es una disciplina práctica.

      En sus orígenes, la archivología nace unida a la diplomática, a la paleografía y a la biblioteconomía. Es una dependencia negativa, no la deja avanzar y apenas tendrá distinciones en cuanto a metodología y terminología. La formación de los archiveros se producía en la escuela diplomática del siglo XIX.

      Se desarrolla la idea de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institución de la que proceden, diferenciándose de las bibliotecas.

      2. CONCEPTO Y DEFINICIÓN

      La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento.

      El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la diplomática que estudia el documento uno por uno, documentos antiguos, pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La archivística lo ve como un conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la sigilografía los aspectos de validación de un documento...

      La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogos...

      El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos conocimientos teóricos.

      Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación, organización y ponerlo al servicio del público. Es importante la organización del archivador.

      El archivo:

    • Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio donde se guardan.

    • Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y de los archivos.

    • 3. OBJETO, FIN Y MÉTODO

      La finalidad principal es el servicio: ofrecimiento de una información a una persona, a una institución... suministrar información.

      El método: se utilizan procedimientos y tareas del archivero para conseguir el servicio que se pretende. Estas tareas tienen etapas:

    • Acoger la información según va llegando a la institución. Suele tener unas características históricas. Ya viene catalogado y ordenado.

    • Conservación en un lugar adecuado, sin humedad, sin sol

    • Organizar lo recibido.

    • Servir el documento: ofrecerlo. A veces serán los originales, o por catálogos.

    • El documento es parte de un todo estructurado y aislado no tiene sentido. Este carácter seriado es fundamental y marca las diferencias con otras ciencias como la biblioteconomía y la documentación.

      4. PRINCIPIOS Y NORMAS

      Los archivos tienen un carácter eminentemente jurisdiccional y por ello van a necesitar unas técnicas que aseguren el sistema. Estas técnicas responden a una institución. Y es diferente al de una biblioteca o a un museo.

      El sistema seria el principio de procedencia o respeto y origen del archivo. Este principio es aceptado por todo el mundo, ya esté desarrollado o no.

      Definición: aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y este fondo en su lugar de origen.

      Los documentos se producen en un orden secuencial y lógico.

      Este origen y este orden es la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.

      Este simple principio mantendrá la unidad y la independencia del fondo, su integridad y la característica serial de los documentos. Por ninguna razón se permitirá que se agrupen por materias o por motivaciones onomásticas documentos que integran diferentes seriales documentales. Esta agrupación solo se permitirá mediante índices y ficheros a parte, fuera de la documentación original.

      Es válido porque el fondo de archivo: antiguo, moderno, pequeño, grande...

      Hay que conocer la historia de la institución y el principio de procedencia obliga a describir un documento, la clase, el nombre...

      El desarrollo y la aplicación de este principio ha dado lugar a un conjunto de normas para tratar la documentación. No son comunes a todos los archivos, no hay un único sistema, porque dentro de una nación igual no hay una lengua igual, depende también de los departamentos. En el área de los archivos.

      5. EVOLUCIÓN HISTÓRICA.

      Antes del nacimiento de la archivística como ciencia existía, los archivos estaban organizados y servían a un objetivo. Los archivos eran en principio un depósito de testimonio escrito. Había archivos móviles, aquellos que indicaban como se movía el rey, la documentación.

      En un principio los libros y los documentos se conservaban unidos. No hay noción de biblioteca y de archivo. Poco a poco se separan y se lleva a cabo fundamentalmente con el auge de las chancillerías, depósitos de documentación. Su organización es preferentemente cronológica. También hay documentos organizados alfabéticamente o por materias.

      En España, al iniciarse la edad moderna hay una tendencia a agrupar la información geográficamente y en series.

      Archivo de las indias, serie de peticiones, consultas y de imposiciones. En el siglo XIX se formula el principio de procedencia, pero en España aún se usan técnicas bibliotecarias, por lo que hay un retroceso en esta materia.

      En los primeros años de la archivología en los siglo XIX y XX, esta ciencia reviste un carácter historicista y erudito, con lo cual se manifiesta su dimensión histórica, que no estaba abierto al público, el archivo además no tienen importancia.

      En esta primera etapa prevalece la función de conservar. Un aspecto era que estaba restringido, solo parta el uso del archivero y eruditos. El centro de atención era el documento y no el archivo como institución. La preferida es la documentación medieval. Casi no se consulta la documentación contable y demográfica o sociológica.

      En este momento surgen los regestos, la copia sintetizada de documentos, no enteros, para que no se perdieran.

      En España se afianza en 1950 para una ciencia de siglos. La archivística en el mundo tiene una existencia de unos 150 años, aproximadamente.

      La imagen de un archivero y defensor de datos hadado lugar a la imagen de un archivero preparado profesionalmente y que emplea unas técnicas concretas para abrirlo al público.

      Materia donde prima el servicio público. La archivística como ciencia tiene unos métodos, fines y características que le distinguen de la biblioteconomía y la paleografía.

      Tiene un sentido de servicio y apertura a la sociedad que proporciona información. Se une el tratamiento científico de los documentos.

      Antiguamente el archivo se custodiaba porque era muy valioso.

      Los instrumentos de descripción son mejores y se ayudan de tipologías documentales junto con los avances tecnológicos (ordenadores). Ahora es más completa y ágil. La normalización está llegando a la organización, gestión y administración del archivo. No es una materia aislada sino que trabaja con otras ciencias en las que se apoya para alcanzar sus fines.

      6. CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES

      Conjunto de conocimientos, métodos para la consecución de unos fines. Pero necesita el complemento de las ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

      Para todas estas ciencias, el documento es la base del conocimiento aunque e sirven de él de manera diferente.

      La paleografía ayuda al conocimiento a través de la escritura.

      La diplomática. Los diferentes tipos documentales nos ayudan a describir quien es el autor, cuando se escribió, etc. A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, que la sitúa en un tiempo y en un lugar. Mediante diferentes elementos, el papel, la tinta, la escritura...

      La historia nos sirve para la comprensión de un documento en su contexto. Nos permite situar la institución que lo ha creado en su contexto.

      Del derecho, el carácter legal y la necesidad de saber los procedimientos legales.

      Se recurre a la lingüística que consigue gran fuerza, porque nos permite concretar en una palabra un conjunto de conocimientos.

      CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES.

      Se tiene un conjunto de métodos para llegar a unos fines. Necesita el complemento de ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

      Para las ciencias el documento es la base del trabajo. Cada una de las ciencias se acerca desde una postura diferente: la paleografía ayuda al conocimiento tras la escritura, la diplomática diferencia los tipos de documentos, para ver el autor, el tiempo, las características...

      A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, lo sitúa en un tiempo y en un lugar. Por lo diferentes elementos como el papel, la escritura, la tinta...

      Es necesaria la ayuda de la historia para la comprensión en un contexto determinado. Sitúa la institución en un contexto histórico.

      Del derecho, de carácter legal y se necesitan saber los procedimientos legales. Se recurre a la lingüística que da gran fuerza, porque en una palabra hay mucho conocimiento.

      Paleografía.

      Procede del griego PALEOS antiguo y GRAFIA escritura. Tratado de la escritura antigua trazada sobre soportes materiales suaves. Estos serían el papel, papiro, pergamino. La epigrafía se ocuparía de los soportes duros como el mármol, la piedra, el bronce.

      Los objetivos:

      1- leer y descifrar los signos gráficos.

      2- hacer examen sistemático de las escrituras y situarlas en el espacio y el tiempo. A fin de sacar material seguro de la historia.

      3- analizar la naturaleza de los signos gráficos para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, su origen, evolución, cambios y variantes. Tiene un inicio en un lugar y de ahí se expande y evoluciona.

      Hay dos tipos de escritura una elegante y otra más normal. Un archivero necesita saber paleografía como complemento.

      Diplomática

      Palabra griega igual a doblado o plegado en dos partes, diploma, hace referencia a la forma a la que eran sometidos los escritos para guardar el contenido. Este lleva consigo firmas, sellos, y un escrito.

      Estudia el documento y lo analiza en su forma, (solemnes, simples, reales) génesis, conservación, evolución, tradición.

      Cada documento tiene su estilo.

      El objeto lo constituyen todos los documentos aunque se prefieren los antiguos y medievales. Aunque normalmente son jurídicos, la diplomática tiene en cuenta más el fondo que la forma. Los caracteres internos, las firmas, estructuras, fórmulas que emplea...

      Permite conocer la veracidad del documento.

      1-sirve a la archivística para conocer la tradición documental: original o copia, solemne o simple, público o privado.

      2 -para evaluar su autenticidad

      3 -para conocer la tipología diplomática: el estilo del documento.

      Cronología

      Cronos = tiempo y logos = tratado. Ciencia que permite conocer la medida del tiempo. Ayuda a situar un documento en el tiempo, resulta muy útil.

      En los países musulmanes se emplea el calendario lunar que comienza en el año 632 d.C. que corresponde al siglo VII de nuestro calendario. Para ellos el año tiene 12 lunas y el siglo 97 años solares.

      En occidente nuestro calendario se normaliza en 1582 y es obra del Papa Gregorio XIII y se extiende por todo occidente. Antes de esta decisión existían otros.

      • Primero era el cristiano, sistema inventado por Dionisio Exiguo monje del siglo VI que señala el nacimiento del tiempo con el nacimiento de Jesucristo y a partir de ahí se empezaría a contar.

      • Hasta entonces existían otras formas. Año de la circuncisión, el uno de enero.

      • Otros empezaban el año con la natividad, el 25 de diciembre.

      • El día de la encarnación o anunciación, el 25 de marzo.

      • Era hispana, calendario en España que se inicia en el año 38 a.C. el año de la conquista de Hispania por los romanos. Aparece en vigencia en el siglo IV y desaparece en el XIV. Y al que hay que sumar 38 años.

      • Los doce meses son de origen romano, dentro del calendario Juliano, y se emplea igual que en la actualidad.

      • También se usó el cómputo de calendas, nonas e idus.

      • En el siglo XIII y XIV aparece una nueva forma, los días andados ( 1-15) y los días por andar ( 15-30).

      • Los días de la semana: son de origen romano, menos el sábado que es hebreo, el día sagrado.

      • En la alta edad media se sustituye por ferias, feria 1ª el domingo, lunes...

      • El último intento se produce en la revolución francesa y lo ofrece la convención del 22 de septiembre de 1792 como fecha de inicio de la república francesa. El año constaba de 12 meses según el clima y las labores agrícolas, cada mes tenía 30 días y cada día 10 horas de 100 minutos. El minuto 100 segundos. En 1806 esto se acaba con Napoleón.

      Para la archivística tener conocimiento de cronología es importante.

      Historia.

      Ciencia que, como memoria de la evolución de la humanidad, es de gran ayuda. Acude a la historia para elaborar su propia historia aunque no sea la única perspectiva. La relación es estrecha.

      Los documentos son la fuente básica para la información e investigación histórica.

      Por otro lado los documentos son fruto de la actividad de las personas físicas o morales que los producen en el tiempo. Por eso la historia permite conocer la evolución de los acontecimientos y concretarlos en el tiempo.

      Para que sirve:

    • Para comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

    • Conocer la estructura orgánica, funciones y actividades desarrolladas. Conocer la historia de las instituciones.

    • Comprender el significado de los documentos de las agrupaciones documentales especialmente cuando están desordenadas. Para dotarles de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.

    • Derecho.

      Gran parte de la documentación produce o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Sirve para conocer la legislación básica del Estado. Nos permite conocer la legislación completa de esa institución o del ámbito donde nace. Nos da la legislación específica para el archivo.

      Nos permite conocer la legislación de los procedimientos administrativos, públicos...

      Nos da las leyes de las instituciones y pautas.*

      Tecnologías de la información.

      Conjunto de medios informáticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información así como las telecomunicaciones.

      Existe una terminología de medios. Esta ciencia es imprescindible para el conocimiento del archivo. En España se comienza a utilizar en 1970. Son útiles y hay que aplicarlas cuanto antes a los fines de la archivística.

      Lingüística

      Proporciona un conocimiento a través de términos útiles para conocer o dar razón a los contenidos de un documento. Existe ya un lenguaje característico de cada época y documental organizado. Cuando se rige por una norma, ayuda a la normalización.

      TEMA 4

      EL ARCHIVO: Concepto, Fines, Funciones y Medios. Clases de archivos.

      1. CONCEPTO DE ARCHIVO.

      Es el conjunto orgánico de documentación custodiada por un ente (público, privado…), producida o recibida por él y por diversas instituciones, a cualquiera de sus niveles, en el ejercicio normal de su actividad.

      • En 1947, h. Jenkimson: Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado en cualquier fecha y conservado después para su consulta bajo la custodia del responsable de los asuntos en cuestión.

      • En 1956, T. R. Schellenberg (otra definición).

      • En 1970, E. Lodolini

      • La ley francesa de archivos de 1979.

      • Ley del patrimonio histórico español: conjunto orgánico de documentos o reunión de varios de ellos por personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, información y gestión administrativa.

      COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO.

    • Los documentos son un conjunto en el que no importa la fecha ni el material. Desde el punto de vista de sus caracteres internos o externos.

    • ¿Quién crea, produce, genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica.

    • ¿Cómo se forma? Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad que da lugar a la tramitación de asuntos diverso cuya materialización se plasma en forma de documentos.

    • ¿Para que se producen? Para cubrir diversas necesidades:

    • 1- la gestión administrativa, la más importante (información a los cuidadnos).

      2- Como fuente de información para la investigación y para la difusión cultural.

      3- Además esta documentación debe conservarse de forma adecuada, organizada, que debe respetar el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario.

      4- Tienen que tener capacidad de tener información recuperable para su uso.

      Además el termino archivo admite otras realidades reflejadas en el diccionario. Por archivo hablamos también del continente: locales e instalaciones.

      Servicio que presta tanto el fondo documental como el edificio.

      2. FUNCIONES DE UN ARCHIVO.

      Son tres fundamentalmente:

      Recoger, conservar y servir los documentos.

      El archivero, personal realiza una serie de tareas para realizar estas funciones:

      • Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, es la más lenta pero la más necesaria.

      • Asegurar la transferencia periódica al archivo aquella documentación que ya no es de uso corriente. Cada administración tiene fijado un número de años para la transferencia (cada cinco o siete años pasan al fondo).

      • Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración, para que con el tiempo se conserve o se destruya la documentación. Cuando se trata de documentación histórica no hay que destruir nada.

      • Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación de acuerdo con los principios de la archivística.

      • Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información mediante los instrumentos de descripción documental valiéndose de las ventajas de las nuevas tecnologías.

      • Instalar adecuadamente los documentos mediante unos locales y equipamientos que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

      • Regirse por un reglamento que obligue a todos, a los que trabajan y a los que acuden.

      Todo ello para estar al servicio de:

      • La administración, entidad o persona generadora del archivo. Le proporciona los documentos para el desenvolvimiento con mayor eficacia en la gestión.

      • Los ciudadanos, como servicio público. El privado se realiza a menor escala, investigados, historiados...

      • La investigación y la difusión cultural. De gran importancia porque pone a disposición de los ciudadanos material histórico (testimonios del pasado).

      ETAPAS DEL ARCHIVO

      Entendido como fondo universal pasa por diversas fases desde su recepción hasta la llegada de solución del que ha generado el documento. Con el tiempo pierde valor según los fines para el que había sido creado. Hasta que se plantea una solución: su destrucción o su conservación.

      Principales: archivo de gestión, administrativo, intermedio e histórico.

      A. Gestión: documentación en fase de tramitación así como los que son de uso frecuente, se mantienen en la oficina. Tradicionalmente debe permanecer en esta fase cinco años al menos.

      A. Administrativo: algunas instituciones que a la vez del archivo de gestión mantienen este archivo. Normalmente tiene unas instalaciones diferentes como fase previa al archivo histórico. El responsable de él cuando llegue será el archivero. La permanencia aquí es de 15 años aprox.

      A. Intermedio: cuando la documentación deja de tener valor de gestión pasa a esta fase. Sería un lugar parecido al administrativo, donde son depositados de manera masiva los documentos. Aquí se procede a la valoración, selección y expurgo (positivo o negativo). Está de 15 a 30 años.

      A. Histórico: una vez que se valora culturalmente se conserva en el archivo histórico a perpetuidad en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a generaciones futuras.

      CLASIFICACIÓN.

      1- por el productor: público o privados. También según la actividad, municipal, militar, académico...

      Los públicos: titularidad estatal (5 archivos generales) y competencias autonómicas

      2- la categoría de los archivos: viene dada por el ámbito y los archiva desde los más complejos de acuerdo con la jurisdicción a los más simples.

      Archivos Nacionales o generales.

      Archivos Regionales, archivos provinciales o archivos locales.

      3- tipo: a la edad de los documentos. Archivos de gestión, archivo intermedio e archivo histórico.

      4- por su finalidad: administrativo o histórico.

      Existen otras clasificaciones, audiovisuales, cartográficas, especiales de literatura o arte, temáticos...

      HISTORIA DE LOS ARCHIVOS.***

      Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada del hombre en la historia está vinculada al primer testimonio escrito, los archivos tienen un protagonismo importante, serán la memoria de la vida pública y privada. Van a nacer como una conveniencia para hacer perdurables las acciones de los hombres.

      La primera finalidad es garantía de dios, conservar títulos de propiedades..., como fuente para la historia, es algo muy posterior y muy reciente.

      La historia de los archivos tienen una relación.

      El primer archivo son tablas de la ley en el templo de Jerusalén. Los más antiguos en Egipto y Mesopotamia. Son archivos patrimoniales, su utilidad era recoger la contabilidad de las cosechas. El soporte era de papiro y tablillas de barro u otros materiales más duros, hecho por los escribas.

      En nínibe han aparecido 20.000 tablillas de escritura cuneiforme que contienen contratos, sentencias, y órdenes de los gobernadores.

      Las excavaciones en Siria han aparecido documentos de los reyes hititas. Estas excavaciones se centran en la ciudad de Ugarit.

      Los chinos hacen remontar los documentos al siglo XVI a.C. conservándose en bacubú y madera de las dinastías Kiu y Hau.

      En Grecia, ARKEIOU es donde se guardan las escrituras públicas, política, administración, notarial, como garantía para los ciudadanos. Tiene un archivo civil. Esta palabra pasa al latín como ARCHIVIUM, Grecia y Roma conservan los archivos testimoniales de uso público. En el capitolio existía un edificio, Tabularium, la figura del archivero era igual al conservador de estos documentos.

      En el siglo X-XII una nueva importancia del archivo, para defender los dominios. Son archivos normalmente nobiliarios, títulos y privados. Empiezan a ser archivos viajeros, van con el propietario dentro de un arcón. En esta época la iglesia tendrá un papel importante. Los monasterios conservan los documentos escritos y aseguran su perduración. Los reyes no tienen lugar fijo para sus documentos. En España Carlos V fija un lugar para dejar los archivos en simancas y Felipe II lo confirma.

      A partir del concilio de Trento se establecen los archivos parroquiales en 1545. los archivos Vatica.

      Nos se reorganizan a partir de 1611.

      Hay un momento trascendente que es la aparición del papel y la imprenta. En 1154 en España la primera imprenta en Játiva Valencia. Con el papel empieza un nuevo comercio y una actividad industrial. También aparecen cartularios o celularios para conservar los documentos originales.

      En el siglo XVI el crecimiento de la burocracia y de la documentación escrita. En España la preocupación por los archivos porque salvaguardan los dominios pero no hay organización.

      En 1454 el primer invento en España de revivir y organizar los documentos en Simancas.

      Todas las instituciones conservan los archivos.

      En el siglo XVIII tienen tendencia a la concentración de documentos. En 1749 el archivo imperial de Viena, en España en 1785 el archivo de las Indias. A finales hay un cambio de mentalidad y los archivos se abren al público, con la revolución Francesa. En 1789 los archivos nacionales y los archivos de estado.

      E. Cantem nace la ciencia de la archivística en la que van surgiendo técnicas. Se crean escuelas que dan un impulso a los estudios de documentos. La primera es la scola de Chartres. En España en 1844 con Isabel II, se declaran abiertos los archivos a la consulta de toda la sociedad, se pone en práctica en 1858 cuando se crea el cuerpo facultativo de archiveros.

      LOS ARCHIVOS ESPAÑOLES.

      - Archivos generales: de la corona de Aragón y Barcelona, 1180

      - Archivos generales de Simancas, Valladolid, CASTILLA.

      - Archivos generales de las Indias, Sevilla.

      - Archivo histórico nacional. En el siglo XIX.

      - Archivo general de la administración, Alcalá de Henares 1858.

      - Archivos regionales:

      - Archivos del reino de valencia, Galicia, Mallorca y Navarra.

      - Real chancillería de Granada.

      - Real chancillería de Valladolid.

      - Archivo histórico provinciales. Recogen protocolos notariales, de hacienda, documentos incautados.

      SECCIÓN, SERIE Y UNIDADES ARCHIVÍSTICAS.

      Sección: el conjunto de documentación producida por una institución según la división que esa institución tiene en sus actividades.

      Serie: subdivisión de la sección donde se reúnen los 7y tipos de documentos producidos por cada uno de los organismos pertenecientes a la entidad superior. Puede haber subseries.

      Unidad archivística: el expediente que engloba a diferentes documentos con unidad temática, el documento aísla o unipersonaliza. También se les conoce como legajos o cajas.

      ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS.

      Parroquiales. Una parroquia con una serie de elementos, una porción de terreno diocesano con una iglesia especial, en un pueblo determinado y un rector propio, el cual ejerce la cura de almas en ese pueblo.

      Actual, los elementos en un territorio que se identifican con un pueblo o barrios, junto a él un número determinado de personas que están adscritas a ella y al frente un párroco o rector, que ejerce la función de cura de almas.

      La documentación se forma por diferentes actuaciones: la procedencia que refleje el ser de esa institución. A través de la actividad del párroco, sacramentos, actividades culturales y administrativas. También se incrementa por la comunicación con el obispo, las curias diocesanas, conferencia episcopal.

      La documentación de las asociaciones que tienen su sede en la parroquia. Documentación de carácter sacramental o demográfico. Donde aparecen los nacimientos, matrimonios, defunciones... en las más antiguas aparecen libros de tazmías (familias pertenecientes a esa parroquia) y cada familia daba su diezmo.

      Administrativa; relacionada con la casa, locales, instituciones culturales y deportivas.

      Actividad pasiva, lo que recibe una parroquia, cartas o comunicación con el obispo, feligreses, locales...

      Se inicia con el concilio de Trento 1545-1563 se ve la necesidad de crear esto, un local donde se inicie una relación de libros que dejen constancia. Anteriormente ya existían archivos y documentos sacramentales.

      Se hace una ley para el reino en 1564 que es asumido por Felipe II y entorno a estos años ya están los libros sacramentales y aparecen los libros de fábrica (construcción, mantenimiento, ornamento del templo) libros de hermandades y cofradías.

      - Libros sacramentales, bautismo, matrimonio, defunciones.

      - Libros de diezmos y tazmías.

      - Libros de fábrica.

      - Libro de visitas.

      - Libro de padrones parroquiales.

      - Libro de hermandades, de cofradías, patronatos, obras pías

      - Libro de sedes relacionadas con cofradías.

      ARCHIVO DIOCLESIANO O EPISCOPAL

      Documentación del obispo o por la curia en el ejercicio de su actividad. Tiene tres ejes; gobierno (nombramiento, cese, ordenación) justicia (matrimonios y separaciones) administración de bienes.

      Nacen desde la decisión de Trento y se van formando en la medida en que los obispos residen en su diócesis.

      Hay documentación propia en los archivos capitulares o de la catedral. En 1545 prácticamente solo existía el archivo capitular y antes en los catedralicios. En sede vacante la administración es llevada por los capitulares y de ahí que se conserven en la catedral.

      Los archivos diocesanos en los que podemos encontrar documentos no propios de la iglesia, porque familias y personas dejan sus archivos como fondos o secciones para que sean custodiadas. Hay tres secciones fundamentales:

      1· gobierno pastoral, tendríamos un número infinito de series, relacionadas con la santa sede, anunciatura, con la confederación episcopal, secretaría particular, notaría, capellanes, cabildos...

      2· justicia, tribunal eclesiástico, pleitos criminales, operaciones, asuntos matrimoniales de la rota (tribunal de apelación).

      3· administrativo general, series, administración diocesana, patrimonio diocesano, diezmo, expolio, capellanía, testamentos, bienes muebles e inmuebles...

      4· fondos pastorales modernos, hoy en día; hay series, vicarías territoriales, consultores (clero, enseñanza, catequesis, cofradías)

      El valor de esta documentación en cuanto que nos ayuda a estudiar las relaciones iglesia-estado, la historia local, datos de producción en el campo y la ganadería y el que se llegaba a cultivar, lo permite también la historia del arte, retablo y vidrieras, costumbres motivadas por la fe, fiestas. La demografía genealógica, propiedades, rentas, planos y mapas, nombramientos, romerías, asuntos penales, topografía...

      FONDOS DOCUMENTALES DE LA BIBLIOTECA CAPITULAR.

      La biblioteca comienza a formarse en el siglo XI a raíz de la conquista de Toledo por Alfonso VI en 1085 y el cambio de rito en 1080 se impone un único rito, el romano con lo cual tenemos una estabilidad en la ciudad. En torno al siglo XI la biblioteca comienza a formarse con los fondos litúrgicos a los que se unen donaciones a través de testamentos y diferentes adquisiciones. La biblioteca la integran tres grandes secciones: el antiguo fondo toledano, el fondo zelada y el fondo Lorenzana.

      F. Toledano, procede del rito litúrgico que ya no se daba.

      F. Zelada, era un cardenal de padre francés que está en Roma y cede su biblioteca a Toledo.

      F. Lorenzana, ante la invasión Napoleónica, Lorenzana compra códices en Roma y su biblioteca los regala.

      Los tres fondos los integran 2500 manuscritos, 1200-1500 impresos.

      En 1798 se incorpora el fondo del cardenal Zelada y en torno a esta fecha Lorenzana.

      Durante la I república fueron incautados y trasladados a Madrid, al comienzo de la restauración son devueltos a Toledo a excepción de 220 que se quedan en el deposito provisional en la biblioteca nacional de Madrid para estudiarlos y se pierden algunos.

      Hay códices jurídicos, bíblicos, astrología...impresos hay actualmente 1500.

      Fondos reservados; son códices lujosos por la decoración y muy significativos por el contenido, es vitela en vez de pergamino.

      Cantorales polifónicos , usados por la orquesta de la catedral, existen 34, los maestros de capilla tenían la obligación de componer una cada año.

      Fondo de cantorales de canto llano, estén 260 procedentes de varias capillas.

      Biblioteca actual auxiliar de consulta.

      ARCHIVO CAPITULAR

      El cabildo es un colegio de clérigos, en su origen viven en común con el obispo, le asisten en las funciones litúrgicas y administrativas los bienes de casa.

      El cabildo se crea en época precarolingia plasmado en la catedral los modelos de las comunidades monásticas. A partir del siglo IX comienza a configurarse como una institución y toma cuerpo en el sínodo de aix en Francia en el 817. hay un momento en el que nacen las mesas capitulares y episcopales. Se llama mesa al conjunto de bienes propios del cabildo y del obispo. Poco a poco se llega a una separación total y se configuran como dos instituciones diferentes con sus propias mesas.

      En su origen nacen como un grupo de monjes y poco a poco se van incorporando clérigos seculares. El número de integrantes es el cabildo de Toledo. En el siglo XVI existían 14 dignidades, 40 canónicos, 30 racioneros o beneficiarios y 20 capellanes.

      Fondo de archivo de pergaminos, es el fondo más antiguo y lo componen 12000 pergaminos, en ellos se pueden encontrar documentación jurídica y administrativa, privilegios reales, confirmaciones de obispos, donaciones, títulos de nobleza eclesiástica o real, testamento...

      Fondo de actas capitulares, colección de actas que comienzan el 1466. las actas reflejan el vivir diario en la catedral. El cabildo se reúne tres o cuatro veces al mes y con las actas se escribe la vida del cabildo.

      Fondo de expedientes de limpieza de sangre se inicia en 1547 cuando el cardenal Silicio impone en la catedral un expediente de limpieza de sangre, judía y árabe, para poder ser canónigos en la catedral. Tampoco ser culpados por la inquisición. Hay 350 expedientes y termina en 1850.

      Fondo de obras y fábrica, un fondo donde encontramos todo lo relacionado con la construcción de la catedral desde 1226.

      Fondo del archivo musical moderno, fondos con todas las partituras de los siglos XVII, XVIII, XIX.

      Fondos de capillas, cada capilla era de una familia noble... tenía su propio archivo.

      Mesa capitular, libros relacionados con los bienes.

      Fondo secretaría capitular, fija el día a día en la institución, la correspondencia...

      EL DOCUMENTO

      1 Concepto.

      2 caracteres del documento

      • externo

      • interno

      3 valores del documento

      4 el expurgo

      • evaluación histórica

      • principios que rigen el expurgo

      • sustitución

      • valoración

      • selección

      5 conclusión

      Concepto

      Procede de DOCERE enseñar, pasa al significado de prueba. Ya es un elemento jurídico, sobre papel o pergamino.

      Combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o consulta. Tendríamos tres elementos caracterizadores:

      1 soporte que confiere una corporeidad, papel, pergamino, madera...

      2 información

      3 registro o fijación de la información en el soporte, tinta, cinta magnética...

      el documento de un archivo tiene unos elementos diferenciadores:

      1 el carácter seriado, la fecha. La unión de varios documentos dan la noticia.

      2 la génesis, se producen dentro de un proceso natural de la institución, surgen como reflejo de las tareas de su productor.

      3 la exclusividad, estos documentos aportan una información que rara vez aparece en otro documento con la misma extensión y densidad.

      4 interrelación, en un archivo los documentos están relacionados, no hay piezas aisladas, son el fondo archivístico.

      CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

      Podemos encontrarnos documentos muy variados.

      1 textos manuscritos, únicos

      2 impresos (antiguos o modernos) dibujos, mapas, fotos, discos...

      En los manuscritos sobresale el aspecto externo o la estructura física.

      En otros precisamos los caracteres internos o el contenido

      EXTERNO clase, tipo, formato, cantidad y forma.

      INTERNO entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo.

      Clase

      La determina mediante texto escrito el procedimiento empleado para trasmitir la información.

      . procedimiento textual, manuscritos, mecanografiados...

      Iconográfico, emplea las imágenes, colores o signos no textuales.

      Sonoros, permiten reproducir o grabar cualquier sonido.

      Audiovisuales, imagen en movimiento y sonido.

      Electrónicos o informáticos generados en torno a ordenadores.

      TIPO carácter que va más allá de lo físico y externo, ya que revela el contenido y su estructuración en el documento y deriva de la acción representada.

      FORMATO, en función del soporte y de la forma de reunirse.

      CANTIDAD número de unidades y el espacio que ocupan, volúmenes, legajos, y el espacio se mide por metros lineales.

      FORMA, la palabra que se usa es la tradición documental; es decir, señala si se trata de un original o una copia y sus variantes.

      ENTIDAD PRODUCTORA

      El autos del documento es una persona física o moral, institución pública o privada.

      ORÍGENES FUNCIONALES razones por las que se ha producido el documento. Se dan normalmente tres pasos: función, actividad y trámite realizado.

      FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN, datación cronológica, que nos permite situar el documento. Normalmente se data primero el año luego el mes y finalmente el día.

      CONTENIDO SUSTANTIVO el asunto o tema que trata el documento.

      Valores del documento

      1 primario o administrativo.

      2 secundario o histórico.

      El fin para el cual ha sido creado, además puede ser útil para la posteridad para convertirse en un valor secundario o histórico. Posee un valor primario en su nacimiento y tras la relación escrita, sirve en la administración que pierde valor con el tiempo y así alcanza un valor para el servicio a la historia o al valor cultural.

      Los valores del documento están relacionados con el ciclo de la vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

      Asimismo desempeña un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo a la selección y expurgo.

      EL EXPURGO

      El incremento de la actividad humana, la intervención de las instituciones públicas en muchos aspectos de la vida social, tanto en el ámbito privado como en el público. Todo ello genera una inflación documental. Los métodos administrativos son cada vez más complicados, existe la práctica de dejar constancia de todo mediante documentos. La necesidad de obtener datos para fundamentar actuaciones. La exigencia de comunicar la información en distintos niveles, todos de difusión y multiplicación, generan una gran masa documental de grandes dimensiones imposible de conservar en su totalidad e innecesaria.

      Todo ello nos lleva a detectar un problema, adecuar el número de documentos a las personas disponibles, se necesita edificios y personal. Si pudiesen conservar todo se volverían inutilizables por la cantidad de material.

      EVOLUCIÓN

      Todas las entidades eliminan parte de esos documentos, periódicamente por ser inservibles o de falso valor.. También cuando son abandonados en graneros, bodegas y almacenes. Igualmente se destruye cuando hay traslados o se remodela un espacio.

      Hace unos años existía una corriente de conservarlo todo para no privar a las generaciones futuras de fuentes de información. Este hecho no es operativo.

      Los recursos para conservar son limitados más que para producir documentos.

      Sería prácticamente imposible conservar todo para generaciones futuras, cuanto más material más larga la búsqueda.

      PRINCIPIOS QUE RIGUEN EL EXPURGO

      Organicidad de los documentos, los documentos están unidos al proceso de vida de la documentación organizada. Respetar la organicidad es el primer principio. Hay tres períodos:

    • Período de utilidad corriente, el documento está en los archivos administrativos.

    • Período de utilidad intermedia, archivo internacional.

    • Período de utilidad definitiva.

    • Principio de inalienabilidad, toda documentación está sujeta a unos registros legales orientada a la conservación del documento que puede integrar el patrimonio histórico y la inalienabilidad y defensa de derechos colectivos e individuales contenidos en ellos.

      Aparentemente hay una contradicción, mientras los organismo público

      Os producen documentos que integran el patrimonio histórico de la nación, el propio estado anima a la destrucción del patrimonio documental. Esta contradicción es aparente porque o todo documento puede formar parte del patrimonio, si con el tiempo puede valer.

      Es diferente destruir documentación pública y documentos privados puesto que hay documentación más vigilada y requiere comisión, criterios y hay cautela. Si en esa documentación hay algo importante, si es privada el perjudicado es esa persona pero si es pública el daño se hace a toda la sociedad.

      El documento de archivo no es un fin en sí mismo, es un valor o un tesoro documental. Todo documento cuando pierde su valor en nivel administrativo intermedio pierde su valor.

      Conservar para informar, es decir, el principio de conservación es importante siempre que la documentación esté organizada de manera que sirva para informar. La documentación se conserva para informar y decidir si se conserva o se destruye según este principio.

      Sustitución.

      Hay una tendencia a usar las nuevas tecnologías para evitar el expurgo. Se pretende que con microfilmación y digitalización se resuelva el problema del espacio.

      Pretende trasladar a distinto soporte el documento que no presenta valor alguno, no deja de ser una visión simple del problema, la cual no pasa ningún análisis.

      Conviene aclarar que la documentación inútil no hay que conservarla, los procedimientos de sustitución son operativos cuando se aplican sobre documentos necesarios pero no en otro caso. Es conveniente duplicar el documento útil para el servicio que pueda prestar, pero hacerlos con aquellos que nunca serán consultados carece de lógica.

      VALORACIÓN DEL DOCUMENTO.

      Es el proceso donde se intenta apreciar los valores de esa documentación y su graduación. Tienen que ser un elemento esencial, la documentación total de la entidad. Para ello se necesita estudiar las series que lo componen, su tipología, el valor que han tenido y que tienen y la información que puede ofrecer para la investigación o cultura. Es necesario conocer el valor administrativo, legal e histórico y de ahí valorar el posible valor documental que pueda tener en el futuro.

      CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN.

    • Jerarquía administrativa y funcional, valorar el documento conociendo la entidad, oficina que ha producido dependiendo del lugar.

    • Valores primarios, valor que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten después de haber perdido su valor en gestión. Directivas, normas, presupuestos, documentación bancaria...

    • Valores secundarios, tienen importancia para la investigación, son de dos tipos: testimoniales e informativos.

    • Testimoniales; aquellos datos que nos hablan del origen de la evolución histórica de una entidad, su función, su estructura administrativa...

      Informativos; aquellos que ayudan y contribuyen y colaboran sustancialmente en la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

      SELECCIÓN.

      La tarea por la cual se determina el destino de los documentos, por su valor, sus plazos, límites para su conservación o destrucción y señala el modelo empleado en este caso. Entra la labor del archivero ayudado por un equipo que le asesore.

      Se centraliza en varias etapas, unas conceptuales y otras prácticas. Dependiendo del valor de la documentación se fijan en una estancia u otra. Un número de años conceptual. La segunda etapa se sitúa sobre las series concretas aplicando el método de selección apropiado para cada caso. Práctica, como no todos tienen el mismo color se establecen plazos de delimitación señalados teniendo en cuenta si el documento tiene valor imperecedero o no. Hay documentos cuya importancia la dan los plazos, por tanto, cumplido ese plazo ya no tiene importancia.

      Hay documentos que se conservan en su totalidad y de otras se guardan fragmentos o parte de ellos.

      CONCLUSIÓN

      Es necesario destruir parte de la documentación contemporánea pues dado su volumen es materialmente imposible conservarla en su integridad y de manera que pueda ser utilizable.

      Esto no se puede hacer de cualquier manera, son necesarios criterios y procedimientos, es una tarea ineludible que si no se hace de forma institucional u ordenada otros la harán de manera incontrolada.

      Siempre queda el responsable en duda si ha obrado correctamente.

      ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

      1 la clasificación.

      2 sistemas

      Clasificación funcional.

      Clasificación orgánica.

      Clasificación por material.

      3 elección del sistema.

      4 cuadro de clasificación.

      · Niveles

      · Principios de clasificación

      delimitación

      unicidad

      estabilidad

      simplicidad

      5 la ordenación, métodos:

      Cronológico.

      Alfabético.

      Numérico.

      Alfanumérico.

      6 la instalación

      CLASIFICACIÓN

      Proviene de clasis facere, agrupar los documentos en un fondo.

      Aparecen tres criterios de cara a la clasificación de documentos:

      Acciones, estructura orgánica y asuntos o materias.

      ACCIONES.

      Cualquier institución tiene unos fines, para conseguirlos se dota de unas competencias. El desarrollo de estas para conseguir fines se expresa en acciones. Estas acciones hay que tenerlas en cuenta para la clasificación.

      ESTRUCTURA ORGÁNICA

      Cada institución necesita una organización para el buen mantenimiento de las entidades, que le permitan llegar a unos fines.

      ASUNTOS O MATERIAS.

      Este no depende directamente de la entidad pero es objeto de la vida de una entidad.

      SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.

      De acuerdo con estos criterios se establecen tres sistemas:

      1 el funcional, las funciones de la entidad que ha generado el fondo de un archivo son elementos que se toman en consideración para los archivos. Se agruparían los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado.

      Una vez agrupados en series se tendría un gran fondo, esta se reúne en clases de una forma más amplia y que recoja las actividades en relación unas con otras.

      Las funciones se agrupan en clases más amplias derivado de la acción de la entidad.

      El sistema funcional lo que hace es plasmar en un esquema las funciones y conforme con estas se crean las clases y los sistemas documentales. De acuerdo con la importancia de las funciones tendríamos

      La clasificación orgánica; este sistema agrupa las series de acuerdo con las divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. Reproduce sus servicios, secciones, unidades... el sistema reproduce el sistema orgánico de una entidad.

      Secciones, desde las más amplias a las más básicas.

      La clasificación por materias. Es el resultado del análisis del contenido de los documentos. De los asuntos o materias sobre las que se versan.

      ELECCIÓN DEL SISTEMA.

      Depende de varios elementos del trabajo archivístico:

      1 debe ser lo más estable posible de modo que la clasificación dure en el tiempo.

      2 debe ser objetiva, es decir, que no dependa de los criterios personales del archivero.

      3 debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del que son resultado.

      El sistema de materias se descartaría por carecer de estabilidad, porque está sujeto a la perfección particular del archivero y porque es independiente del proceso que da lugar a los documentos.

      El sistema orgánico es objetivo ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al archivero y esta determinada por los fines de la entidad. Las series son establecidas deacuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin embargo, la estructura organizativas varían en el tiempo, no cumple con la exigencia de estabilidad.

      El sistema funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos deacuerdo con la cual definen las series. Es objetiva como lo es el criterio empleado por las actividades, las funciones, acciones derivan de los fines de la entidad. Pero tiene una dificultad de clasificación en algunos momentos, dependiendo de la persona. La estructura de la organización, las clases las establece en base a las acciones, la bases secundarias en base a las funciones y las clases documentales.

      El sistema aún no siendo perfecto permite riesgos mínimos de confusión, de interferencias y de ambigüedad. Asegura mejor el respeto a los fondos en su continuidad. Sería el más apropiado.

      CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

      Por clasificación entendemos: una estructura jerárquica y lógica que presenta las actividades y funciones de una organización, funciones que generan la creación de documentos. La clasificación es un sistema que organiza intelectualmente la información y que nos permite relacionar los documentos. El requisito previo e indispensable para la elaboración de un buen sistema de clasificación es conocer el organismo o entidad que genera el documento. Conocimiento de la historia de la organización y procedimiento de la entidad. Esto permitirá al archivero identificar y clasificar las series así como las determinadas organizaciones documentales.

      El cuadro de clasificación se debe establecer una vez conocida la documentación.

      Desempeña un valor fundamental en el proceso de valoración previo a la selección y al expurgo o destrucción.

      NIVELES DE CLASIFICACIÓN.

      Dependiendo de los tipos de archivo y los criterios del archivero se tienen diferentes niveles: los más frecuentes: FONDO, COLECCIÓN, SECCIÓN, SERIE, EXPEDIENTE o legajo, documento o pieza o unidad documental.

      Se va de lo más amplio a lo más concreto.

      FONDO, dividido en fondos; conjunto de documentos con independiente de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física (familia o entidad)en el trascurso de sus actividades y funciones de su productor.

      Dentro de este tenemos secciones y dentro de las secciones, series y en cada serie uno o varios expedientes y dentro de estos unidades documentales.

      En el conjunto hay también COLECCIÓN que es un conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de una característica común sin tener en cuenta si procedencia.

      PRINCIPIOS DE CLASIFICACIÓN.

      Principios que orientan una clasificación:

      Delimitación.

      Llamamos delimitación a que los documentos deben expresar su pertenencia a un tipo, época, entidad, persona. Tiene que tener unos límites que queden en el cuadro de clasificación claramente delimitados. A este se une la UNICIDAD que es que se mantenga una línea única en el cuadro que no quede rota por el tiempo ni la edad del documento, sino que sea marcado por la cronología, de lo más antiguo a lo más moderno.

      Estabilidad

      Con el fin de conferirle estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad. Cuya perduración en el tiempo permita lograr una clasificación más segura y estable.

      Simplificación

      Esta es un imperativo de su universalidad y flexibilidad. El cuadro ha se ser lo más sencillo posible, con las divisiones necesarias, no más.

      A nivel de bibliotecas se mantienen unos sistemas, pero en archivos no se tienen unos conceptos claros y universales. Los archivos están sujetos a particularidades de las instituciones. No existe un sistema de clasificación, hoy en día.

      En el conjunto de los archivos hay semejanzas en las cuales es posible crear un sistema de unificación estable y que se puede universalizar.

      Ordenación.

      Normalmente una vez clasificados los documentos, se ordenan. Es un proceso material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Bien sea la fecha, letras del alfabeto, números...

      Se aplica en los distintos niveles, documentos, expedientes... se ordenan siguiendo una lógica de su tramitación que suele coincidir con su secuencia cronológica.

      Loa expedientes a su vez dentro de las series y dentro de la misma lógica. Series de acuerdo con la cronología. En el resto de las agrupaciones documentales se ordenan según su jerarquía, empezando por los principales y siguiendo por los accesorios. Tanto en volumen como en cantidad.

      MÉTODOS:

      Dependen del criterio que establezca la entidad.

      A través de la fecha, cronológico.

      A través del alfabeto, alfabético.

      A través de números, el numérico, suele ser árabe normalmente.

      Y una mezcla de números y letras.

      Cronológico

      Orden dentro del cuadro. La fecha es el criterio de ordenación, siguiendo los tres componentes: año, mes y día. De mayor a menor. Los elementos se suceden, primero años luego meses y si no se conoce el día se coloca al final del mes. Si no se sabe el mes, al final del año. Y si no se conoce el año, se coloca al final de la década o del siglo.

      c. igual a: alrededor de:

      Alfabético.

      Utiliza las letras del abecedario como elemento de ordenación. Se toma la palabra o la frase. Cuando se trata del nombre de una persona primero va el primer apellido luego el segundo y finalmente el nombre. Es el sistema más apropiado para los expedientes personales.

      Si se consideran nombres de lugar, topográfico o topónimo, según la agrupación, comienza de los mayores a los menores. Si no es factible se sigue el nombre de los topónimos.

      Se ordena por materias, en ellos se puede emplear el alfabético, pero ya no hay unidad.

      Numérico.

      Ordenación siguiendo la serie de guarismos del uno en adelante o por bloques. Las tablas de contabilidad están llenos de ellos. Es un sistema para documentación contable.

      Alfanumérico

      Combinación de letras y números para seguir los códigos de ordenación.

      LA INSTALACIÓN.

      En el depósito es una tarea relacionada con la organización de los fondos. Consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación ya sean cajas, legajos o libros.

      Copias o legajos, agrupación de expedientes y se ubican en estanterías, pueden ser clásicas, metálicas... dentro de la ubicación puden estar en legajos, archivadores para proteger los documentos.

      Antes de esto se produce una identificación y el lugar que va a ocupar y se sigue con una asignatura que hace mención a la unidad de la instalación y su orden dentro de esta.

      El sistema de numeración continua parece el más indicado para cualquier archivo en crecimiento, pues muestra las unidades de instalación mediante dígitos arábigos de uno en adelante.