Archivística y ciencias de la Documentación

Antonio Heredia. Documento científico. Documentalista. Almacenaje. Crecimiento de fondos

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Antonia Heredia Cap. 5

Tema 9 de Archivística

II. la Archivística y sus ciencias afines

Tema 9: la archivística

y las ciencias de la Documentación

Archivística, Biblioteconomía y Documentación.

Se viene englobando dentro de las Ciencias de la Información al Documentalismo, a la Biblioteconomía y a la Archivística. Esa denominación genérica crea cierto confusionismo con las denominadas también Ciencias de la Información o de los medios de Comunicación Social que incluyen a la Prensa, Radio y Televisión. Actualmente cobra fuerza para el conjunto de las primeras el término de Información Científica, que suele, ser, sin embargo, más específico para designar al Documentalismo.

Las tres tienen bastantes nexos de unión que no impiden su distinción. De ser una, bastaría con una disciplina no sólo con un único nombre, sino con un sólo método para la consecución de sus fines y no se hablaría de archiveros, bibliotecarios o documentalistas, siendo suficiente un profesional para cubrir los fines de almacenar los documentos (en sentido amplio) y comunicar la información en ellos contenida, de los que las tres participan.

La Falta de claridad para distinguir unas de otras está dando lugar no sólo a la confusión, sino incluso a lo que pudiera entenderse como subordinación de todas ellas a la más recientemente configurada: la Documentación.

Analogías y Diferencias.

Trataremos de marcar las analogías y las diferencias entre ellas al existir cierto confusionismo por lo que se refiere a la configuración de los profesionales que practican una y otra disciplina y a los centros a ellos vinculados.

El Objeto: Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.

Voluntad de Creación:

El archivo no se plantea como conveniente, es un conjunto orgánico de documentos procedentes de la actividad de una organización que se crea de modo paralelo a la actividad de la misma, es decir, que no existe voluntad de creación como ocurre en las bibliotecas y centros de documentación, ya que las bibliotecas son “colecciones” de documentos y los centros de información “colecciones” de información elaborada.

Origen:

El archivo, como ya hemos dicho, se origina natural y fluidamente mientras que la biblioteca se forma por compra, donación o permuta y el centro de documentación se forma por reunión y acumulación de información de acuerdo con una especialización.

Dependencia de las Instituciones:

Los archivos están ligados inevitablemente a cualquier institución, ya sea pública o privada. Para las bibliotecas no existe tal dependencia de las instituciones, pueden existir con total independencia. Los centros de documentación pueden gozar de independencia pero suelen estar relacionados con centros e instituciones específicas, de ahí la especificidad de la información que transmiten.

Conservación como fin en sí misma:

Tanto las bibliotecas como los archivos, precisan de depósitos, de lugar de almacenamiento, mientras que los centros de documentación, donde la conservación no es un fin en sí misma, no precisan de depósitos materiales porque los documentos no se conservan, se utilizan y se vacían de información.

Crecimiento:

En los archivos no se necesita presupuesto para que se formen ni para crecer porque su volumen dependerá de la mayor o menor gestión de la institución productora de la cual depende el archivo. No puede haber más documentos porque exista voluntad de aumento. El volumen de la biblioteca depende de los presupuestos económicos: se busca su crecimiento al igual que en los centros de documentación donde su crecimiento controlado es obra de documentalistas.

Documentos de Archivo, Libros y Documentos Científicos.

Son los objetos, es decir, los Documentos de Archivo, los Libros y los Documentos Científicos, los que mejor marcan la distinción entre las tres disciplinas.

Documento de Archivo y Libro.

Documentos de archivo y libros tienen características externas e internas diferentes que hacen que su estudio, su tratamiento, su organización e instalación sean distintas.

La Forma Externa ( Su aspecto formal, en general, va desde unos folios sueltos o formando piezas, en el caso de los documentos, a la unidad encuadernada que suele ofrecer el libro. La forma externa no va a marcar esencialmente la diferencia ya que la mayor parte de la documentación contable en las instituciones, por ejemplo, adopta forma de libro.

La Grafía ( El documento suele ir manuscrito y el libro impreso. Pero esta no es una distinción clara ya que hay muchos libros manuscritos y también existen bastantes documentos impresos.

Independencia ( El libro responde a una unidad de concepción que es por y en sí mismo, sin tener que ver con otros libros, es decir, es algo independiente, mientras que el documento es producto de una acción continuada en el tiempo y frecuentemente no es más que uno más dentro de una secuencia.

El libro puede considerarse aisladamente, el documento, siempre está en relación con otros documentos y la mayoría de las veces un documento aislado fuera de su serie carece de valor.

Voluntad de Creación y Función ( El fin del libro es relatar, informar, instruir; no es el testimonio de una gestión, es siempre fruto de la voluntad de alguien: ya sea una obra de creación o de investigación, sin embargo, los documentos sonreflejo de funciones y actividades del hombre, pero no son testimonios voluntarios y caprichosos, son producto de una gestión, no se hacen con finalidad histórica aunque inmediatamente se convertan en fuentes indispensables de la Historia.

Unicidad ( El libro es múltiple, una tirada puede constar de 100, 5.000, 20.000 o más ejemplares y es fácil encontrarlo en muchos sitios. El documento es único, irrepetible. Sólo se produce un documento en un momento y debido a un autor. Las notas de único y seriado, son las características que mejor lo delimitan y junto al origen es lo que le diferencia esencialmente del libro.

El Documento Científico.

El documento científico, por su parte, puede ser un documento de archivo o un libro. Más frecuentemente este último. Los documentos científicos participan de las características del libro, por ser la mayoría textos impresos y publicados, que de los documentos de archivo. Tienen valor informativo, pero no probatorio. Su carácter monográfico será otra de sus notas distintivas.

Conclusión:

Los documentos de archivo constituyen fondos documentales y excepcionalmente colecciones, los libros forman colecciones bibliográficas de una biblioteca y los documentos científicos son equivalentes a una bibliografía especializada. Los primeros y los segundos físicamente constituyen respectivamente conjuntos o colecciones, mientras que los terceros no se palpan y pueden quedar convertidos en un listado de textos, en cuanto que el documentalista separa a la información desligándola de los documentos de donde la extrae.

La recogida para el documentalista, aunque lo más amplia posible y con sólo la limitación monográfica, está precedida por la selección. La selección para el documentalista está al inicio del proceso documental para evitar

La recogida para el documentalista, aunque lo más amplia posible y con sólo la limitación monográfica, está precedida por la selección. La selección para el documentalista está al inicio del proceso documental para evitar “ruido”. El archivero, en cambio, 

El archivero, en cambio, recogida toda la producción documental de una institución, habrá de ejercer la selección después, con vistas a la conservación permanente.

Almacenar/Conservar

En cuanto al almacenamiento, el archivero habrá de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que más tarde hará una selección buscando una conservación definitiva.

Para el bibliotecario también el almacenamiento es unaisa de esa inmediatez, ni la lectura tampoco. Pero esto no quiere decir que la información en archivos y bibliotecas no tenga que estar presta para cualquier demandante

Metodología.

El método archivístico está encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo; el biblioteconómico a coleccionar, conservar, catalogar y clasificar y servir los libros; el documentalista en reunir, seleccionar, clasificar y dinamizar la información.

La selección, practicada por todos, es sin embargo tarea enfocada de forma distinta. La selección en un Archivo se practica después de recogidos los documentos y con vistas a su conservación definitiva; la

La Dinamización diferencia a los tres centros: la información se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios que la precisan, sobre todo en los centros de documentación y también en las bibliotecas. En el caso del archivo, son los usuarios los que habitualmente buscan la información, sin perjuicio de que haya una difusión amplia que favorezca su conocimiento.5

La Dinamización diferencia a los tres centros: la información se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios que la precisan, sobre todo en los centros de documentación y también en las bibliotecas. En el caso del archivo, son los usuarios los que habitualmente buscan la información, sin perjuicio de que haya una difusión amplia que favorezca su conocimiento.