Archivística especializada

Archivos parlamentarios, históricos, judiciales, notariales, registrales, eclesiásticos, de empresas y privados. Órganos productores. Órganización de Fondos. Tipología documental. Accesibilidad a los documentos. Instrumentos de descripción. Expurgo

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ARCHIVÍSTICA ESPECIALIZADA

Lec. 7.

ARCHIVOS PARLAMENTARIOS

Y DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA.

Archivos Parlamentarios y de la Administración de Justicia.

Las asambleas o conjuntos de asambleas encargadas del poder legislativo, desde la época constitucional recibieron el nombre de Cortes. El sistema, al principio unicameral, se transformó más tarde en bicameral: estamento de próceres y estamento de procuradores, más tarde Senado y Congreso de los Diputados. Actualmente, con el sistema del Estado de las Autonomías, tenemos que contemplar también los Parlamentos o Asambleas legislativas de las Comunidades Autónomas, con una estructura semejante a la del poder legislativo estatal.

Dentro la Administración Pública, la Administración de Justicia “es la actividad o acción de los tribunales a quienes pertenece exclusivamente la potestad de aplicar las leyes, y cuya función es juzgar y hacer que se ejecute lo juzgado”.

1. Panorama histórico legislativo y judicial. Fuentes Documentales para el estudio del Derecho y la Administración de Justicia en España. (Pregunta teórica 7.1.).

a) EDAD MEDIA:

El complicado engranaje de la vida pública medieval está caracterizado por el sistema feudal del vasallaje, en el que las relaciones de poder se basan en lazos personales. España es un mosaico de varios Reinos, y en cada uno de ellos hay cédulas políticas prácticamente independientes, los señoríos seculares y eclesiásticos, que se relacionan con el rey por el lazo del vasallaje. El rey es la autoridad máxima, que dirige la guerra y administra justicia, delegando su potestad gubernativa y judicial en oficiales territoriales: alcaldes, merinos, adelantados mayores, pesquisidores, y, finalmente, los corregidores. Ejerce también directamente la administración de justicia a través de las apelaciones y la supervisión de la justicia delegada, así como en caso de contiendas civiles entre nobles y otros casos concretos. Esta función judicial del monarca pasa después a su Corte, que se transforma en Castilla en un verdadero Tribunal especial, Audiencia, después Chancillería. Al lado de esta jurisdicción ordinaria existieron otras extraordinarias o especiales, auténticos privilegios de grupo, que pretenden eludir la dureza de la jurisdicción ordinaria: jurisdicción señorial, eclesiástica, gremial, universitaria, de Hermandades...

* Textos Jurídicos:

Aparte de las colecciones documentales conservadas en ciertos Archivos, el estudio de la Administración de Justicia en España no puede realizarse sin el examen de los textos jurídicos y judiciales, algunos de ellos conservados en forma de códices preciadísimos en Archivos y Bibliotecas, y la mayoría impreso, muchos de ellos en colecciones legislativas y precedidos de estudios de eruditos: Ej.: Marcelo Martínez Alcubilla: Códigos antiguos de España. Colección completa de todos los Códigos, desde el Fuero Juzgo a la Novísima Recopilación, Madrid, 1885, 2 v.

En los primeros siglos de la Reconquista la Costumbre es la única fuente del Derecho. Junto a ella empiezan a tener más tarde fuerza legal las decisiones judiciales (fazañas), que no sólo confirman la costumbre, sino que crean normas propias. En el s. XII empiezan a formarse colecciones de fazañas, conservadas en algunos Archivos.

Otra fuente jurídica fundamental de la Edad Media son los diplomas, hasta el punto de haber sido calificada esta época como la “Edad Diplomática”. Los documentos y diplomas conservados en nuestros Archivos constituyen la principal fuente de conocimiento del Derecho y de la Administración de Justicia en la Edad Media. Junto a ellos están los formularios (esquema documental judicial y administrativo) y la Literatura Jurídica, las obras de los juristas científicos, principales artífices de la recepción de Derecho Romano-canónico, que transformará paulatinamente la Administración de Justicia a fines de la Edad Media.

* Los Derechos Locales.

La falta de legislación y el aislamiento regional y local propician la formación de Derechos propios de cada localidad:

- Cartas Pueblas: documentos jurídicos destinados a la repoblación de un lugar. Casi todos los archivos medievales españoles contienen algún documento de esta índole, privativo y exclusivo del lugar. Algunas cartas pueblas características: las de Bilbao, Teruel, Barcelona, Lérida, Tortosa, Burriana, Morella, Caudete...

- Fueros y Costums: recogen por escrito las normas jurídicas más interesantes del Derecho local: cartas pueblas, costumbres, fazañas y privilegios reales o señoriales. Algunas veces se otorgan los de una población a otra, formando familias de fueros, como la del Fuero de Cuenca, el más característico.

En nuestros archivos y bibliotecas se conservan varios centenares de Fueros municipales, casi todos ellos ya estudiados y publicados. Hay fueros breves y fueros extensos, de los cuales es prototipo e de Cuenca. Famosos son los de León, Toledo, Sahagún, Avilés, Nájera, Guadalajara, Santander, Coyanza, Alcaraz, en Castilla. Los de Vizcaya, San Sebastián y Vitoria en el País Vasco. El de Estella y Tudela en Navarra. Y los de Jaca, Zaragoza, Calatayud, Daroca, Alfambra y Teruel en Aragón.

En Cataluña los fueros recibían el nombre de Costums, Consuetuts, Consuetudines u ordinacions, y eran redactados generalmente por los magistrados locales. Los más famosos son: las Consuetus de Barcelona o Recognoverunt proceres (conservadas en el Archivo de la Corona de Aragón), las Ordinacions d´en Santa Cilia, también de Barcelona, las Consutudines Ilerdenses, las Costums de Tortosa, las Consuetudines de Gerona, el Privilegio de la querimonia (súplica) del Valle de Aran, las Ordinations del Valle de Aneu y las Costums de Perelada, éstas últimas otorgadas por el Vizconde de Rocaberti a su castillo.

* Los Derechos Territoriales:

Aunque los Derechos Territoriales tienen poca influencia en la Alta Edad Media, después se invierten los términos y el Derecho Territorial logra la primacía sobre el Local.

En León se aplica como Código territorial el Liber iudiciorum, que no es aceptado en Castilla. Traducido al castellano y adaptado, con el nombre de Fuero Juzgo, se otorga como fuero municipal a las poblaciones de la conquista: Córdoba, Cartagena, Sevilla...

El Libro de los Fueros de Castilla es una de las fuentes más valiosas del Derecho territorial castellano, redactado en Burgos en el s. XIII. Otros textos castellanos de carácter territorial son el Fuero Viejo de Castilla (o fuero de los fijosdalgo), las Devysas que han los señores en sus vasallos (que regula los derechos de los señores de behetrías), el Pseudo-Ordenamiento I de Nájera, y el Fuero Antiguo de Castilla o Pseudo-Ordenamiento II de Nájera. El Ordenamiento de Alcalá de Henares, aprobado por las Cortes de 1348, común a León y Castilla, introdujo reformas trascendentales en la Administración de Justicia y en el Derecho de la Corona de Castilla.

En el País Vasco el Derecho territorial se manifiesta en los Cuadernos de Hermandades y ordenanzas, aprobadas por las Juntas Generales de Guipúzcoa (s. XIV-XV), las Ordenanzas (s. XV) que determinan el régimen y administración de las Hermandades de Álava, y el Fuero de Vizcaya, preparado por la Junta general del Señorío y promulgado por el rey de Castilla en 1452.

El Fuero General de Navarra (s. XIII) recoge el Derecho consuetudinario del país. Fue reformado en varias ocasiones (s. XIV, XV), introduciéndosele mejoramientos, e impreso por primera vez en el s. XVII.

El Derecho territorial aragonés se contiene en los Fueros de Aragón, que, desde el s. XII, se van redactando con la compilación de costumbres y fazañas reales, a través de redacciones privadas, del Código de Huesca, de la Compilatio maior del obispo de Huesca, y de la legislación producida por las Cortes aragonesas.

En Cataluña hay que considerar como fuentes del Derecho territorial, en la Alta Edad Media, los capitulares de ciertos reyes carlovingios del s. IX (Carlomagno, Ludovico Pío y Carlos el Calvo), interesantes para sus territorios de Cataluña. Más tarde las fuentes de índole territorial más importantes son los Usatges de Barcelona, que recogen, paulatinamente, en sus diferentes etapas de redacción, las normas jurídicas producidas por la organización feudal. Dadas solo para el territorio del Conde de Barcelona, se extendieron posteriormente a toda Cataluña, Rosellón, Cerdaña e islas de Cerdeña y Mallorca.

En Mallorca se extiende al principio el Derecho territorial catalán y, más tarde, con éste y la legislación concedida por los reyes, se forman varias recopilaciones del Derecho mallorquín (s. XIII-XV).

En Valencia, en 1240 Jaime Y promulga las Costums de Valencia, que más tarde se designan como Fori regni Valentiae. A este Código se añaden más tarde los Cuadernos de Corts o Furs de Valencia.

* El Derecho marítimo y comercial.

El Derecho consuetudinario marítimo, común a todo el Mediterráneo, tiene su expresión en la colección de sentencias del Tribunal marítimo de la isla gascona de Olerón, los Roles d´Olerón, que fueron traducidos al castellano como Fuero o Leyes de Layrón.

En Cataluña las costumbres marítimas se transformaron en diversos textos jurídicos especiales: Costums de la mar (s. XIII), Ordinacions de la ribera de Barcelona, dadas por Jaime Y en 1258; los Capitols sobre hechos y actos marítimos de Pedro IV (1340), y, sobre todo, el Llibre del Consolat de Mar, recopilación efectuada hacia 1370 por un jurista anónimo.

* Literatura jurídica.

La literatura jurídica interpreta, glosa, refunde, compila y hasta crea normas que, por la influencia doctrinal y científica de sus autores, llegan después a convertirse en leyes. Esta labor es fundamental para la recepción del Derecho romano-canónico, que transforma paulatinamente la Administración de Justicia a fines de la Edad Media.

En Castilla es fundamental la labor legislativa de Alfonso X el Sabio, ayudado por su Corte de juristas científicos, que crean el Fuero Real o Fuero de las Leyes, las Partidas y el Espéculo (Espejo de todos los Derechos). Obras de carácter privado fueron las Leyes Nuevas, compilación de disposiciones procedentes del Fuero Real, y las Leyes de Estilo, que más que leyes son sentencias judiciales, jurisprudencia y materiales elaborados por la literatura jurídica. Fueron finalmente aprovechadas, en la Edad Moderna, por las recopilaciones generales del Derecho castellano.

En Aragón las Colecciones de Observancias de Jacobo Hospital recogen el Derecho consuetudinario aragonés (1361). También es interesante la obra Observantiae consuetudinesque regni Aragoniae de Martín Díaz de Aux (1437).

Fuentes de índole privada en Cataluña son las Costums de Catalunya, de autor anónimo (s. XIII), conteniendo prácticas del Derecho feudal, y las Conmemoracions de Pere Albert, (s. XIII), fuente importante para el conocimiento del feudalismo y del régimen señorial de Cataluña, que adquirieron carácter oficial en 1470 en las Cortes de Monzón.

En Valencia se hizo otra interesante recopilación de su Derecho: Aureum opus regalium privilegiorum civitatis et regni Valentiae, impresa en el s. XVI.

b) EDAD MODERNA:

Con los Reyes Católicos viene en España la Monarquía moderna, creando una burocracia organizada para imponer la autoridad real. Se crean nuevos órganos de gobierno, los Consejos, y salas exclusivas de justicia en los Consejos Real de Castilla (el tribunal más importante del Reino) y en el de Aragón. Por otro lado en Castilla se organiza la Chancillería de Valladolid y se crea la de Granada, a la que siguen otras Audiencias en zonas determinadas: Galicia, Sevilla, Canarias, Asturias, Extremadura y varias en Indias (Santo Domingo, México, Lima). Navarra sigue con su justicia propia: la Cámara de Comptos. Hay una jurisdicción ordinaria que en primer instancia ejercen los jueces naturales (alcaldes y corregidores en Castilla, vegueres y alcaldes en Aragón) y en segunda instancia las Chancillerías en Valladolid y de Granada. En Aragón, aparte del Consejo de Aragón, las apelaciones se hacían en las Audiencias de Barcelona, Zaragoza, Valencia y Mallorca. En tercera instancia se acude al Consejo Real. A pesar de esta reorganización judicial tan importante, sin embargo en la Edad Moderna no desaparecen las jurisdicciones especiales: eclesiástica (con la aparición del Tribunal de la Inquisición, y el Tribunal de la Nunciatura), comercial (Consulados), de la Santa Hermandad.

TEXTOS JURÍDICOS EN LA CORONA DE CASTILLA:

- Primera Recopilación. Es el llamado Ordenamiento de Montalvo, por su autor, Alonso Díaz de Montalvo, y denominado también Libro de las Leyes u Ordenanzas Reales de Castilla. Impreso en 1484, se reeditó más de 30 veces, aunque la obra no fue sancionada por los monarcas. Compila las leyes de las Cortes, las pragmáticas y ordenanzas de los reyes castellanos desde Alfonso X, con varias disposiciones del Fuero Real. Es una recopilación defectuosa, ya que no recoge todas la leyes vigentes, incluyendo por el contrario otras que no estaban en uso.

- Leyes de Toro. Pedidas por las Cortes de Toledo de 1502, fueron discutidas, aprobadas y publicadas en las Cortes de Toro de 1505. Es una colección de 83 leyes, dedicadas a corregir el Derecho civil anterior.

- Nueva Recopilación. Iniciada en tiempos de los Reyes Católicos, se terminó en el reinado de Felipe II, publicándose en 1567. Se reeditó varias veces hasta Carlos III, agregando en cada reedición las leyes modernas que iban surgiendo.

- La Novísima Recopilación. Encargada en tiempos de Carlos III por el Consejo de Castilla al penalista Lardizábal, con una Junta de Recopilación, y luego dirigida por Requera Valdelomar, relator de la Chancillería de Granada, se publicó en 1805, bajo el título de Novísima Recopilación de las Leyes de España. (Tras la unificación borbónica de los derechos forales de las la Corona de Aragón, ya no se habla de Castilla, sino de España). Sus múltiples defectos resaltan más si se tienen en cuenta que en esas fechas ya se había publicado el Código Civil francés, inspirador de los códigos modernos europeos. La Novísima Recopilación era ya, pues, un anacronismo histórico, una vez iniciada la era científica de los códigos.

En Navarra: Fueros del Reino de Navarra desde su creación hasta su feliz unión con el de Castilla, y recopilación de las leyes promulgadas desde dicha unión hasta el año 1685. Y la Novísima recopilación de las Leyes del Reino de Navarra, que se basa en la anterior y comprende la legislación de las Cortes hasta 1716. Fue impresa en 1735. La Diputación de Navarra reimprimió en 2 v. Los cuadernos de leyes desde 1724 a 1829, que se iban imprimiendo a raíz de la celebración de la asamblea correspondiente.

En las Indias: El primer texto jurídico son las Nuevas Leyes (Barcelona, 1542), adicionadas después (Valladolid, 1543) e impresas con el título de Leyes y Nuevas Ordenanzas y declaración de ellas para la Gobernación de las Indias. Se hicieron posteriormente varias recopilaciones de las Leyes de Indias: Cedulario de Vasco de Puga (s. XVI) para el Virreinato de Nueva España; Código de Ovando (impreso en 1571), para todas las Indias. Desde 1596 hasta 1680 diversos juristas del Consejo de Indias trabajaron en la Recopilación de las leyes de los reinos de Indias, promulgada por Carlos II en 1680. El Nuevo Código de las Leyes de Indias, no fue promulgado, pero sí aprobado por Carlos IV en el s. XVIII.

TEXTOS JURÍDICOS EN LA CORONA DE ARAGÓN:

- Colección de fueros aragoneses (fines s. XV, reeditada varias veces en el XVI). Con núcleo en el Código de Huesca (1247) completado con la legislación de Cortes posterior a 1412.

- Recopilación sistemática de las leyes aragonesas. También llamada Fueros, observancias y actos de las Cortes del reino de Aragón. Publicado en 1552, con agregación en ediciones posteriores de toda la legislación producida por las Cortes.

- Primera Recopilación. Redactada en tiempos de Fernando Y (desde 1413) fue promulgada y publicada en 1495 por Fernando el Católico, añadiéndole las leyes posteriores.

- Segunda Recopilación. Ordenada hacer por las Cortes e 1553, 1564 y 1585, se realizó por tres comisionados del rey y tres de las Cortes, imprimiéndose en 1588-89 con el título de Constitucions y altres drets de Catalunya.

- Tercera Recopilación de Cataluña, se mandó formar por las Cortes de Barcelona de 1702, reinando Felipe V y se imprimió en 1704 con el título de Constitucions y altres drets de Catalunya.

En Mallorca: Ordinacions y summari dels privilegis, consuetuts y bon usos del regne de Mallorca, recopilada por el notario Antonio Moll e impresa en 1663.

En Valencia: Primera recopilación general, impresa en 1482; y Segunda Recopilación general, publicada a mediados del s. XVI como Fori Regni Valentiae.

Especial interés tienen los Decretos de Felipe V para los territorios de la Corona de Aragón, ya que significaron una nueva fase en la historia de las fuentes jurídicas de la Edad Moderna. Felipe V, concluida la Guerra de Sucesión, alteró radicalmente el Derecho y la organización de los territorios de la antigua Corona de Aragón, que se habían puesto en la lucha al lado del pretendiente austríaco. En 1707, un decreto de Felipe V deroga los fueros de Valencia y de Aragón, manifestando que “en el modo de gobernarse los reinos y pueblos no debe haber diferencia de leyes y estilos” y que toda España se ha de regir por las mismas leyes. Los fueros aragoneses se restablecieron parcialmente en 1711, dejando subsistente el antiguo derecho privado, con excepciones, y suprimiendo el Derecho público. El Derecho de Valencia no fue restablecido. Por decretos de 1715, 1717 y 1718 se suprimió el Derecho público de Mallorca, respetando el privado. En Menorca se aplicó la disposición en 1781, al volver a la soberanía española después de haber estado durante años sometida la isla a los ingleses. En Cataluña un decreto de 1716 dejó subsistente el Derecho privado, pero suprimió casi totalmente el público. Todos estos Decretos están reproducidos en la Nueva Recopilación y en la Novísima Recopilación de las Leyes de España.

c) EDAD CONTEMPORÁNEA:

En el s. XIX el fenómeno característico, (aparte dela existencia, para todo el territorio español, del Régimen Constitucional y de sus textos), es la sustitución de las Compilaciones por los Códigos, más sistemáticos, técnicos y científicos que las Recopilaciones, y que en vez de regular todo el Derecho se limitan a una serie definida y concreta de instituciones (Derecho penal, civil, mercantil, procesal, etc.). Trascendental fue también la creación del Tribunal Supremo de Justicia, cuya labor ha contribuido de modo decisivo, no sólo a la unificación de la Jurisprudencia, sino también a la unificación del Derecho.

Con el Nuevo Régimen se cambia substancialmente la estructura judicial. En primera instancia aparecen los Juzgados civiles y de instrucción. En segunda instancia desaparecen las dos Chancillerías castellanas y la Cámara de Comptos navarra y se crean 50 Audiencias Provinciales de lo Penal y 15 Audiencias Territoriales. En tercera instancia se suprime el Consejo Real y se crea el Tribunal Supremo. En cuanto a las jurisdicciones especiales desaparecen las Salas de Hijosdalgo y la de Vizcaya y se suprime la Inquisición. Sin embargo sigue la jurisdicción eclesiástica para causas matrimoniales, continúa la jurisdicción militar y surgen otras especializadas como la contencioso-administrativa y la laboral.

A partir de la Constitución de 1978, con la creación del Estado de las Autonomías, se transforma substancialmente la Administración de Justicia. En primera instancia se mantienen los Juzgados de Distrito y los de Primera Instancia e Instrucción. En segunda instancia todas las Audiencias Provinciales tienen competencias civiles y penales, y las Audiencias Territoriales se transforman en Tribunales Superiores de Justicia, creándose uno para cada Autonomía. En tercera instancia, al lado del Tribunal Supremo se instaura el Tribunal Constitucional, para resolver los asuntos o recursos anticonstitucionales. Se han reducido mucho las jurisdicciones especiales: la eclesiástica queda sólo para los católicos practicantes, y en la militar se puede apelar al Tribunal Supremo en última instancia.

La principal fuente del Derecho en los s. XIX y XX es la Ley, y bajo su nombre genérico se abarca: la Constitución o ley fundamental, las Leyes propiamente dichas, promulgadas por las Cortes y el monarca, los Decretos, promulgados por el Jefe del Estado, y las Reales Ordenes o simplemente Ordenes en los períodos republicanos, dictadas por los ministros.

Las Leyes se publican:

- En la Gaceta de Madrid (de fines del s. XVIII, coleccionada completa desde 1711), llamada después Gaceta de la República (1931-39) y Boletín Oficial del Estado (desde 1936 en la zona nacionalista, y hasta la actualidad).

- En la Colección Legislativa, que ha recibido diferentes nombres: Prontuario de las Leyes y Decretos del Rey Nuestro Señor don José Napoleón Y desde el año 1808; Colección de Decretos y Órdenes que han expedido las Cortes generales y extraordinarias desde 1810 a 1811; Colección de Decretos de las dos épocas en que ha regido en España la Constitución...; Colección de las Leyes, Decretos y Declaraciones de las Cortes y de los Reales Decretos, Ordenes, Resoluciones y Reglamentos generales expedidos desde 1814..., etc.

- En los Boletines Oficiales de los distintos Ministerios.

- En los Boletines Oficiales de las Provincias.

- Y también, desde el Estado de las Autonomías, instaurado a partir de la Constitución de 1978, en los distintos Boletines Oficiales de las Autonomías.

La Jurisprudencia del Tribunal Supremo, que de hecho tiene carácter legal, se inserta en la Colección Legislativa general desde 1860, y desde ese año en la llamada Colección Legislativa de España. Sentencias del Tribunal Supremo de Justicia en materia civil; y Colección Legislativa de España. Sentencias del Tribunal Supremo. Recursos de casación y competencia en materia criminal, desde 1870. Desde 1978 la Jurisprudencia del Tribunal Constitucional es también recogida como tal en los repertorios legislativos.

Al principio la labor estatal en cuanto a la edición de los Repertorios Legislativos era abundante y correcta, pero después fue languideciendo, dejando esta labor fundamental de divulgación de las normas en poder de la iniciativa privada.

Existen colecciones privadas de legislación, diccionarios e índices, que son fuentes interesantes para el estudio de la Administración de Justicia en la Edad Contemporánea. La aparición de estos coleccionistas o editores de fuentes jurídicas está impuesta por la gran proliferación de disposiciones vigentes, dispersas en la Gaceta de Madrid (BOE) y en la Colección Legislativa, y la necesidad de ordenarlas por materias para conseguir su utilización. Entre estos coleccionistas o editores están, principalmente:

- F. García Goyena y J. Aguirre: Febrero o Librería de jueces, abogados y escribanos, comprensiva de los códigos civil, criminal y administrativo. Madrid, 1847, 11 v.

- Joaquín Escriche: Diccionario razonado de Legislación y Jurisprudencia. París, 1831, 4 v. (Varias de. Posteriores).

- Lorenzo Arrazola: Enciclopedia de Derecho Administrativo o Nuevo Tratado Universal de la Legislación de España e Indias. Madrid, 1848-1870, 12 v.

- Marcelo Martínez Alcubilla: Diccionario de Administración. Madrid, 1858-62, 5 v. Y apéndices, muchas veces reimpreso hasta nuestros días.

- Joaquín Rodríguez de San Pedro: Legislación ultramarina concordada y anotada. Madrid, 1865-1869, 16 v.

Con el fin de tener en un volumen las leyes de más frecuente manejo, junto a la Jurisprudencia del Tribunal Supremo, aparecen revistas o colecciones, como Revista General de Legislación y Jurisprudencia; Revista de los Tribunales, etc.

Actualmente, desde los años 1920, el Repertorio de Jurisprudencia de Aranzadi es el más prestigioso de todos estos medios de comunicación de las fuentes legislativas, administrativas y judiciales.

2. FUENTES DOCUMENTALES PARA EL ESTUDIO DE LAS CORTES ESPAÑOLAS. (Pregunta teórica 7.2.).

No existen colecciones documentales completas de las actas, cuadernos y procesos de Cortes medievales y modernas en ningún archivo. Los miembros más destacados de cada brazo de las Cortes se solían quedar con una copia de lo tratado en ellas, y esto explica su existencia en varios Archivos Municipales o Catedralicios e incluso en iglesias de diversas ciudades españolas.

A/ ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS PRODUCTORES:

1. Archivo de las Cortes. Congreso de los Diputados.

Se conserva en el mismo el mayor número de documentos (originales y copias) de las Cortes de los Reinos de León y Castilla, y de Aragón y Valencia, aunque con grandes lagunas, así como toda la documentación parlamentaria contemporánea, a partir de 1809.

- Cortes de Castilla (1563-1750).

- Expedientes (desde 1809 a la actualidad) de todos los asuntos sometidos a Cortes. (Más tarde veremos el Cuadro de clasificación de estos fondos de las últimas legislaturas).

- Impresos (Diario de sesiones, anejos, apéndices).

- Leyes discutidas en Cortes, por orden cronológico, publicadas en el Diario de Sesiones.

- Gobierno interior: administración del Palacio de Congreso.

2. Archivo del Senado.

Antiguo Estamento de Próceres y después Senado desde 1834 a 1923. Después de 1939, con el franquismo, se instaló en su sede el Consejo Nacional del Movimiento y el Instituto de Estudios Políticos. Actualmente sigue como Senado. Documentación de índole política y administrativa, cuyo Cuadro de clasificación también veremos más tarde.

- Expedientes electorales, por provincias.

- Textos de Leyes sancionadas por las Cortes.

- Expedientes personales de senadores.

- Cuentas y expedientes administrativos.

B/ ARCHIVOS HISTÓRICOS CON FONDOS PARLAMENTARIOS:

1. Archivo General de Simancas:

- Sección Patronato Real: Juramentos y pleito-homenajes de reyes y príncipes herederos ante las Cortes (1369-1621) y Cortes de Castilla (1295-1678).

- Sec. Secretaría y Superintendencia de Hacienda: Cortes de Navarra (1743-1797), y el Códice de Ordenamientos de Cortes y pragmáticas de Juan II y Enrique IV.

2. Archivo de la Corona de Aragón:

- Sec. Cancillería Real /1252-s. XIX). Procesos de Cortes y Parlamentos de los Estados de la Corona de Aragón desde la Edad Media hasta el s. XVIII.

- Sec. Consejo Supremo de Aragón: Cortes aragonesas de los s. XVI a XVIII.

- Sec. Procesos: Procesos de Greuges contra funcionarios reales por procedimientos dispuestos en las Cortes (1375-1706).

- Sec. Generalidad de Cathalunya: Diputació del General de Cathalunya, comisión permanente para distribuir los subsidios votados en las Cortes, suprimido en 1714. Abundante documentación de las Cortes Catalanas: Juramentos de observancia de las Constituciones, privilegios y libertades del país, prestados en Cortes por diversos monarcas de la Casa de Austria; originales de las Constituciones de Cataluña desde 1503; Procesos de Cortes; Correspondencia original de los diputados, y otros documentos de Cortes desde el s. XIV al XVIII.

3. Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona:

Contiene expedientes de Cortes, Donativos y Actas de Cortes desde el s. XIV.

4. Archivo General de Navarra:

El núcleo principal de su documentación lo constituye el Archivo de las Cortes de Navarra y de su Diputación del reino, de los cuales la Diputación foral fue sucesora. La Sección se denomina Archivo del Reino (Cortes y Diputación) y del mismo interesan casi todas las series documentales: Cortes (documentación general, poderes de los pueblos a procuradores, Protonotaría, Llamamientos a Cortes, Actas de Cortes, etc., desde el s. XIII al XIX; y Diputación del Reino (Síndicos, Jefes políticos y Diputaciones provinciales, s. XVI-XIX).

5. Bibliotecas Nacional y del Escorial:

Contienen ambas varios Códices relacionados con el tema de Cortes. En la B. Nacional: “Ordenanzas, leyes y otros documentos del reinado de Juan II”; y en la B. del Escorial: “Ordenamiento y leyes de los reyes D. Alfonso onceno, D. Enrique 2º, D. Juan 1º y D. Enrique 3º”.

6. Archivo del Reino de Valencia.

7. Fuentes impresas.

Las actas de las Cortes celebradas en los s. XIX y XX pueden verse en el Diario de las Sesiones y Actas de las Cortes, colección iniciada con este título en Cádiz (1811) y que ha cambiado varias veces de nombre: Diario de las Sesiones de Cortes, Diario de las sesiones del Congreso de los Diputados, Diario de Sesiones del Senado. En 1943 fue sustituido por el Boletín Oficial de las Cortes.

Instituciones de las Cortes Españolas en la Edad Contemporánea: Asamblea de Bayona; Comisión Especial de Aragón; C.E. de Baleares; C.E. de Cataluña; C.E. de Galicia; C.E. de Navarra; C.E. de Vizcaya y Álava; Comisión General de Codificación; Diputación Permanente de Cortes; Estamento de Próceres del Reino; Estamento de Procuradores del Reino; Grandes de Cortes; Presidente de las Cortes; Presidente del Congreso de los Diputados; Presidente del Estamento de Próceres; Presidente del Estamento de Procuradores; Presidente del Senado; Secretaría de las Cortes Constituyentes; Secretario del Congreso de los Diputados; Secretario del Senado; Vicepresidente del Congreso de los Diputados; Vicepresidente del Estamento de Próceres; Vicepresidente del Estamento de Procuradores; Vicepresidente del Senado.

2.1. CUADRO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS DEL ARCHIVO DEL CONGRESO DE LOS DIPUTADOS. (Anexo práctico)

Dejando aparte la organización de la documentación histórica anterior,para la V y VI Legislaturas, en esencia se sigue el siguiente Cuadro de Clasificación de los expedientes:

1. COMPOSICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA CÁMARA.

1.1. Diputados.

- Acta de Diputado.

- Declaración de actividades.

- Otros asuntos relativos a Diputados.

1.2. Grupos parlamentarios.

- Composición de Grupos Parlamentarios.

- Otros asuntos relativos a Grupos Parlamentarios.

1.3. Organización del Congreso.

1.3.1. Mesa de la Cámara.

- Composición.

- Funciones.

- Otros asuntos relativos a la Mesa de la Cámara.

- Asuntos relativos a la Presidencia de la Cámara.

1.3.2. Junta de Portavoces.

- Funciones.

- Otros asuntos.

1.3.3. Comisiones.

- Composición.

- Funciones.

- Documentación remitida a Comisiones para su conocimiento.

- Otros asuntos.

1.3.4. Pleno.

- Composición.

- Funciones.

- Otros asuntos.

1.3.5. Diputación Permanente.

- Composición.

- Funciones.

- Otros asuntos.

2. COMPETENCIAS DE LA CÁMARA.

2.1. Competencias en relación con la Corona.

- Competencias en relación de la Corona.

2.2. Confianza Parlamentaria.

- Propuesta de candidato a la Presidencia del Gobierno.

- Cuestión de confianza.

- Moción de censura.

- Acusación a miembros del Gobierno.

- Moción de reprobación a miembros del Gobierno.

2.3. Autorizaciones parlamentarias.

- Autorización de referéndum.

- Actos en relación con los estados de alarma, excepción y sitio.

- Convenios entre Comunidades Autónomas.

- Otros actos en relación con las Comunidades Autónomas.

2.4. Reforma Constitucional.

- Reforma Constitucional.

2.5. Convenios Internacionales.

- Autorización de Convenios Internacionales.

- Información sobre Convenios Internacionales (art. 94.2 de la Constitución).

- Otros asuntos sobre Convenios Internacionales.

2.6. Potestad legislativa.

- Iniciativa legislativa popular.

- Proyecto de Ley.

- Proposición de Ley de Grupos Parlamentarios del Congreso.

- Proposición de Ley de Diputados.

- Proposición de Ley del Senado.

- Proposición de Ley de Comunidades Autónomas.

- Propuesta de Reforma de Estatuto de Autonomía.

2.7. Reglamento del Congreso y otros actos normativos.

- Proposición de reforma del Reglamento del Congreso.

- Resolución de la Presidencia del Congreso.

- Otros asuntos relativos al Reglamento del Congreso.

- Resoluciones normativas de las Cortes Generales.

2.8. Control sobre las disposiciones del Ejecutivo con fuerza de Ley.

- Real Decreto Ley.

- Real Decreto legislativo en desarrollo de la Ley de Bases.

- Real Decreto legislativo que aprueba texto refundido.

2.9. Declaración institucional.

- Declaración institucional.

2.10. Control e información.

- Creación de Comisión Permanente.

- Creación de Comisión de Investigación.

- Creación de otras Comisiones no permanentes.

- Creación de Subcomisiones y Ponencias.

- Solicitud de creación de Comisión Permanente.

- Solicitud de creación de Comisión de Investigación.

- Solicitud de creación de otras Comisiones no permanentes.

- Solicitud de creación de Subcomisiones y Ponencias.

- Proposición no de Ley en Comisión.

- Proposición no de Ley ante el Pleno.

- Interpelación ordinaria.

- Moción consecuencia de interpelación ordinaria.

- Interpelación urgente.

- Moción consecuencia de interpelación urgente.

- Pregunta oral en Pleno.

- Pregunta oral al Gobierno en Comisión.

- Pregunta oral al Director General del Ente Público RTVE.

- Pregunta oral al Consejo de Administración de RTVE.

- Pregunta al Gobierno con respuesta escrita.

- Pregunta al Ente Público RTVE con respuesta escrita.

- Solicitud de informe a la Administración del Estado. (art. 7)

- Solicitud de informe a Comunidad Autónoma. (art. 7)

- Solicitud de informe a Entidad Local. (art. 7)

- Solicitud de informe a otra Entidad Pública. (art. 7)

- Otras solicitudes de informe. (art. 7)

- Solicitud de informe a la Administración del Estado. (art. 44)

- Solicitud de informe a Comunidad Autónoma. (art. 44)

- Solicitud de informe a Entidad Local. (art. 44)

- Solicitud de informe a otra Entidad Pública. (art. 44)

- Otras solicitudes de informe. (art. 44)

- Comunicación del Gobierno.

- Planes y Programas.

- Comparecencia del Gobierno ante el Pleno.

- Comparecencia de autoridades y funcionarios en Comisión.

- Comparecencia del Gobierno en Comisión. (art. 44)

- Comparecencia del Gobierno en Comisión. (arts. 202 y 203)

- Otras comparecencias en Comisión.

- Comparecencia del Gobierno en Comisión Mixta solicitada en el Senado.

- Comparecencia de autoridades y funcionarios en Comisión Mixta solicitada en el Senado.

- Otras comparecencias en Comisión Mixta solicitadas en el Senado.

- Información sobre secretos oficiales.

3. RELACIONES CON OTROS ÓRGANOS E INSTITUCIONES PÚBLICAS.

3.1. Tribunal Constitucional.

- Conflicto de competencia ante el Tribunal Constitucional.

- Recurso previo contra Convenios Internacionales.

- Recurso de inconstitucionalidad.

- Cuestión de inconstitucionalidad.

- Recurso de amparo.

- Propuesta de nombramiento para el Tribunal Constitucional.

- Otros asuntos relativos al Tribunal Constitucional.

3.2. Poder Judicial.

- Suplicatorio.

- Otras solicitudes del Tribunal Supremo.

- Propuesta de nombramiento para el Consejo General del Poder Judicial.

- Memoria del Consejo General del Poder Judicial.

- Otros asuntos relativos a órganos jurisdiccionales.

3.3. Tribunal de Cuentas.

- Cuenta General del Estado.

- Informe del Tribunal de Cuentas.

- Propuesta de nombramientos de Consejeros del Tribunal de Cuentas.

- Solicitud de fiscalización del Tribunal de Cuentas.

- Otros asuntos relativos al Tribunal de Cuentas.

3.4. Defensor del Pueblo.

- Informe anual del Defensor del Pueblo.

- Otros informes del Defensor del Pueblo.

- Propuesta de nombramiento del Defensor del Pueblo y Adjuntos.

- Otros asuntos relativos al Defensor del Pueblo.

3.5. Consejo de Seguridad Nuclear.

- Informe semestral del Consejo de Seguridad Nuclear.

- Otros informes del Consejo de Seguridad Nuclear.

- Otros asuntos relativos al Consejo de Seguridad Nuclear.

3.6. Relaciones Internacionales.

- Unión Interparlamentaria.

- Asamblea Parlamentaria del Consejo de Europa.

- Parlamento Europeo.

- Unión Europea Occidental.

- Asamblea del Atlántico Norte.

- Visita de autoridades extranjeras.

- Asamblea Parlamentaria de la OSCE.

- Otros asuntos relativos a relaciones internacionales.

3.7. Elección de miembros de otros órganos.

- Elección de miembros de otros órganos.

4. PETICIONES.

- Peticiones.

5. ADMINISTRACIÓN PARLAMENTARIA. .

- Normas relativas a la organización y el funcionamiento de la Secretaría General.

- Otros asuntos relativos a la Secretaría General.

- Normas sobre personal y organización administrativa de las Cortes Generales.

- Actos sobre personal y organización administrativa de las Cortes Generales.

6. OTROS EXPEDIENTES.

- Otros expedientes.

7. PERSONAL EVENTUAL.

- Personal eventual del Congreso de los Diputados.

8. JUNTA ELECTORAL CENTRAL.

- Asuntos relativos a la Junta Electoral Central.

2.2. CUADRO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS DEL ARCHIVO DEL SENADO. (Anexo práctico)

1. COMPOSICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA CÁMARA.

1.1. Senadores.

- Mandato.

- Incompatibilidades.

- Declaración de bienes.

- Inmunidad.

- Asignaciones.

- Otros asuntos relativos a Senadores.

1.2. Grupos parlamentarios.

- Composición de los Grupos Parlamentarios.

- Otros asuntos relativos a Grupos Parlamentarios.

- Composición de los Grupos Territoriales.

- Otros asuntos relativos a los Grupos Territoriales.

1.3. Órganos Parlamentarios.

- Composición de la Mesa de la Cámara.

- Presidente, Vicepresidente y Secretarios.

- Asuntos relativos a la Mesa.

- Composición de la Junta de Portavoces.

- Asuntos relativos a la Junta de Portavoces.

- Composición de las Comisiones de la Cámara.

- Composición de las Mesas de las Comisiones.

- Asuntos relativos a las Comisiones Permanentes de la Cámara.

- Ponencias de estudio constituidas en el seno de las Comisiones Permanentes.

- Composición del Pleno.

- Asuntos relativos al Pleno.

- Composición de la Diputación Permanente.

- Asuntos relativos a la Diputación Permanente.

- Asuntos relativos a las Mesas Conjuntas.

- Composición de las Comisiones Mixtas.

- Composición de las Mesas de las Comisiones Mixtas.

- Asuntos relativos a las Comisiones Mixtas.

2. COMPETENCIAS.

2.1. Cortes Generales y Corona.

- Competencias en relación con la Corona.

2.2. Competencias en relación con las Comunidades Autónomas.

- Convenios y Acuerdos de cooperación entre Comunidades Autónomas.

- Fondo de Compensación Interterritorial.

- Otras competencias en relación con las Comunidades Autónomas.

2.3. Competencias normativas.

- Reforma constitucional.

- Reforma de Estatuto de Autonomía.

- Autorización de Convenios Internacionales.

- Iniciativa Legislativa Popular.

- Proyecto de Ley.

- Proposición de Ley de Grupos Parlamentarios del senado.

- Proposición de Ley de Senadores.

- Proposición de Ley del Congreso de los Diputados.

-Proposición de Ley de Comunidades Autónomas.

2.4. Otras competencias normativas.

- Reglamento del Senado.

- Reglamento de las Cortes Generales.

- Otras normas sobre asuntos parlamentarios.

2.5. Declaración institucional.

- Declaración institucional.

2.6. Competencias de control.

- Real Decreto Legislativo en desarrollo de una Ley de Bases.

- Real Decreto Legislativo que aprueba un texto refundido.

- Comisiones de Investigación o Especiales del Senado.

- Comisiones de Investigación Mixtas.

- Moción en Comisión.

- Moción ante el Pleno.

- Interpelación.

- Moción consecuencia de Interpelación.

- Pregunta oral en Pleno.

- Pregunta oral en Comisión.

- Pregunta dirigida al Ente Público RTVE.

- Pregunta oral en Comisión Mixta formulada por Diputados.

- Pregunta con respuesta escrita.

- Solicitud de informe a órganos de la Administración del Estado.

- Solicitud de informe a órganos de una Comunidad Autónoma.

- Solicitud de informe a órganos de una Entidad Local.

- Solicitud de informe a órganos de otras Entidades Públicas.

- Comunicación del Gobierno para su debate en el Senado.

- Otras comunicaciones del Gobierno.

- Comparecencia del Gobierno ante el Pleno.

- Comparecencia de miembros del Gobierno en alguna Comisión.

- Comparecencia de autoridades y funcionarios en alguna Comisión.

- Otras Comparecencias en una Comisión.

- Información sobre Convenios Internacionales.

- Otras informaciones sobre Convenios Internacionales.

2.7. Competencias electivas.

- Elección de Magistrados del Tribunal Constitucional.

- Elección de Vocales del Consejo General del Poder Judicial.

- Elección de Consejeros del Tribunal de Cuentas.

- Elección del Defensor del Pueblo.

- Elección de miembros de otros órganos.

3. RELACIONES CON ÓRGANOS E INSTITUCIONES PÚBLICAS.

3.1. Congreso de los Diputados.

- Asuntos en relación con el Congreso de los Diputados.

3.2. Tribunal Constitucional.

- Conflicto de competencias ante el Tribunal Constitucional.

- Requerimiento sobre la constitucionalidad de un Tratado Internacional.

- Recurso de inconstitucionalidad.

- Cuestión de inconstitucionalidad.

- Recurso de amparo.

- Otras manifestaciones de relación con el Tribunal Constitucional.

3.3. Poder Judicial.

- Memoria del Consejo General del Poder Judicial.

- Otras manifestaciones de relación con el Consejo General del Poder Judicial.

- Otros asuntos relacionados con órganos Jurisdiccionales.

3.4. Tribunal de Cuentas.

- Informe sobre la Cuenta General del Estado.

- Otros informes del Tribunal de Cuentas.

- Otras manifestaciones de relación con el Tribunal de Cuentas.

3.5. Defensor del Pueblo.

- Informe anual del Defensor del Pueblo.

- Otros informes del Defensor del Pueblo.

- Otras manifestaciones de relación con el Defensor del Pueblo.

3.6. Comunidades Autónomas.

- Manifestaciones de relación con órganos de las Comunidades Autónomas.

3.7. Otros Órganos.

- Informe del Consejo de Seguridad Nuclear.

- Otras manifestaciones de relación con el Consejo de Seguridad Nuclear.

- Consejo de Política Fiscal y Financiera.

- Ayuntamientos.

- Diputaciones Provinciales.

- Administración Electoral.

- Otros órganos e instituciones nacionales.

4. RELACIONES INTERNACIONALES.

- Unión Interparlamentaria.

- Asamblea Parlamentaria del Consejo de Europa.

- Parlamento Europeo.

- Unión Europea Occidental.

- Asamblea Parlamentaria de la OTAN.

- Otras instituciones parlamentarias internacionales.

- Visitas de autoridades extranjeras.

- Otros asuntos relativos a relaciones internacionales.

5. PETICIONES.

- Peticiones.

- Informes de la Comisión de Peticiones.

6. ADMINISTRACIÓN PARLAMENTARIA.

- Normas sobre la Administración Parlamentaria.

- Asuntos relativos a los órganos de la Secretaría General.

- Otros asuntos relativos a la Administración Parlamentaria.

7. OTROS EXPEDIENTES.

- Otros expedientes.

2.3. CUADRO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS DEL ARCHIVO DE PARLAMENTOS O ASAMBLEAS DE COMUNIDADES AUTÓNOMAS. (Anexo práctico)

Son muy semejantes a los de las Cortes Generales de la Nación. En general, salvando las diferencias de algunas Autonomías, podría establecerse el siguiente Cuadro de Clasificación:

1. COMPOSICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA CÁMARA.

1.1. Diputados.

- Acta de Diputado. Adquisición, suspensión y pérdida de la condición de Diputado.

- Incompatibilidades.

- Declaración de actividades, intereses y bienes de los Diputados.

- Disciplina parlamentaria.

- Otros asuntos.

1.2. Grupos Parlamentarios.

- Composición de los Grupos Parlamentarios.

- Otros asuntos.

1.3. Órganos Parlamentarios.

- Mesa Parlamentaria.

- Presidencia.

- Junta de Portavoces.

- Comisiones.

- Pleno.

- Diputación Permanente.

2. COMPETENCIAS DE LA CÁMARA.

2.1. Función legislativa.

- Proyecto de Ley.

- Proposición de Ley de los Grupos Parlamentarios y de los Diputados.

- Proposición de Ley de iniciativa popular y de los Ayuntamientos y Comarcas.

- Otras competencias de carácter legislativo: Proyecto de reforma del estatuto de Autonomía; Adecuación de las Leyes regionales a la Ley estatal de armonización; Iniciativa legislativa ante el Congreso de los Diputados; Solicitud al Gobierno de la Nación remitiendo Proyecto de Ley; Solicitud al Gobierno de la Nación de adopción de Proyecto de Ley.

2.2. Reglamentos y otros actos normativos.

2.3. Control del Gobierno Regional y Confianza Parlamentaria.

- Investidura.

- Cuestión de Confianza.

- Moción de Censura.

- Otros asuntos de responsabilidad política del Presidente de la Comunidad Autónoma y del Consejo del Gobierno Regional.

- Debate general sobre la acción del Gobierno Regional.

- Mociones y proposiciones no de Ley.

- Resoluciones del Pleno.

- Otras resoluciones de los órganos de la Cámara.

- Control de cumplimiento de mociones y resoluciones.

- Comisión Especial.

- Interpelación.

- Moción a consecuencia de interpelación.

- Pregunta oral en Pleno.

- Pregunta oral en Comisión.

- Pregunta urgente.

- Pregunta con respuesta escrita.

- Pregunta de iniciativa popular.

- Solicitud de información de diputados a autoridades públicas.

- Solicitud de información de las Comisiones.

- Otras solicitudes de información.

- Comparecencias.

- Comunicación del Consejo de Gobierno.

- Planes y Programas.

- Otras Comunicaciones del Gobierno.

- Control de los Presupuestos de la Comunidad Autónoma.

2.4. Declaración institucional.

2.5. Competencias en relación con otras competencias regionales.

- Autorización de convenios y acuerdos de cooperación con otras Comunidades Autónomas.

- Información sobre convenios y acuerdos de cooperación con otras C.A.

- Otros asuntos sobre convenios y acuerdos de cooperación con otras C.A.

- Previsiones al Gobierno de la Nación para elaborar proyectos de planificación económica general.

2.6. Designaciones y propuestas de nombramiento.

- Designación de Senadores.

- Propuesta de concesión de honores, condecoraciones y distinciones de la Comunidad Autónoma.

3. RELACIONES CON OTROS ÓRGANOS E INSTITUCIONES.

3.1. Tribunal Constitucional.

- Procedimientos de inconstitucionalidad.

- Recurso de amparo.

- Conflicto de competencia ante el Tribunal Constitucional.

- Sentencias del Tribunal Constitucional que afectan directa o indirectamente a la Asamblea Regional.

3.2. Tribunal de Cuentas.

- Informe sobre la Cuenta General de la Comunidad Autónoma.

- Otros informes del Tribunal de Cuentas.

- Solicitud de fiscalización del tribunal de Cuentas.

- Otros asuntos relativos al Tribunal de Cuentas.

3.3. Administración electoral.

- Documentación relativa a procedimientos electorales.

- Subvenciones a los partidos políticos y gastos de campaña electoral.

3.4. Ayuntamientos.

3.5. Otros órganos.

4. RELACIONES INSTITUCIONALES.

- Actos institucionales.

- Visitas institucionales.

- Viajes institucionales.

- Campañas institucionales.

- Convenios de colaboración.

- Becas.

- Publicaciones o ediciones.

- Congresos, Simposiums y Jornadas.

- Subvenciones y ayudas económicas concedidas por la Asamblea Regional.

- Visitas de escolares en la Asamblea regional.

5. PETICIONES.

- Peticiones.

- Informes de la Comisión de Peticiones.

6. ADMINISTRACIÓN PARLAMENTARIA Y RÉGIMEN INTERIOR.

6.1. Organización y funcionamiento.

- Normas sobre personal y organización administrativa de la Asamblea Regional.

- Normas relativas a organización y funcionamiento de la Secretaría general.

- Otros asuntos relativos a Secretaría General.

6.2. Presupuesto y Actividad Económica.

- Presupuesto de la Asamblea Regional.

- Modificaciones presupuestarias de la Asamblea Regional.

- Informe sobre cumplimiento de Presupuesto de la Asamblea Regional.

3. FONDOS DOCUMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN LOS ARCHIVOS ESPAÑOLES.

3.1. Archivos judiciales. (Pregunta teórica 7.3.).

* Archivo de la Real Chancillería de Valladolid. Los Tribunales de la Corte Regia de Castilla se transformaron en 1371 en una Audiencia, que en 1387 se llama Chancillería. Al principio es ambulante, en 1390 se fija en Segovia y, finalmente, a fines del s. XV (1489) en Valladolid. Su contenido documental es el más importante para el estudio de la Administración de Justicia castellana desde el s. XIV al XIX. En 1834 la Real Chancillería se transformó en Audiencia Territorial de Valladolid.

* Archivo de la Real Chancillería de Granada. El territorio de la Chancillería de Valladolid se hizo demasiado extenso con las conquistas territoriales del s. XV. Por ello los Reyes Católicos pensaron en la necesidad de creación de otra Chancillería, a la que quedara adscrito el territorio al sur del Tajo de la Corona de Castilla. En 1494 establecieron la nueva Chancillería en Ciudad Real y en 1505 la trasladaron definitivamente a Granada. Debieron desdoblarse los Archivos de cada Chancillería, recogiendo cada uno de ellos los asuntos tocantes a sus respectivos territorios, ya que el de Granada abarca el periodo cronológico de 1394 a 1834. También desde esta última fecha se transformó en Audiencia Territorial, con sede en Granada.

* Archivo del Tribunal Supremo de Justicia. (Llamado también, históricamente: Consejo y Tribunal Supremo de España e Indias, Supremo Tribunal de Justicia, Tribunal Supremo de España e Indias, Tribunal Supremo). Tiene carácter judicial y administrativo y es una verdadera fuente para conocer el estado social y político de toda la Nación, a partir del s. XIX. En 1915 sufrió un incendio que mermó substancialmente sus fondos más antiguos, disminuidos también por expurgos ordenados por el Ministerio de Justicia a principios del s. XX. Posee, no obstante, una importante colección de sentencias originales de civil (desde 1856), Criminal (desde 1870), Contencioso (desde 1860), y Social (desde 1932). Las Secciones principales que comprende y el inicio de su documentación son las siguientes: Secretaría de Gobierno (1918), Civil (1877), Criminal (1850), Contencioso (1888), Social (1932), Inspección Central de Tribunales (1915), Abogacía del Estado (1962)...

* Archivo del Consejo de Estado. El Consejo Real, más tarde llamado Consejo de Estado, actuaba a principios del s. XIX como Tribunal Supremo en materia contencioso-administrativa. Por lo tanto su documentación, desde 1844 a la actualidad, es muy interesante para el tema de la Administración de Justicia.

Consejo del Reino; Consejo Real de España e Indias; Consejo Real; Presidente del Consejo Real de España e Indias; Secciones del Consejo Real de España e Indias.

* Archivos de las Audiencias Territoriales. La documentación más antigua es la de las Audiencias históricas de Barcelona, Valencia, Mallorca, Zaragoza, Galicia y Sevilla, que se transformaron hacia 1835 en Audiencias Territoriales, lo mismo que las Chancillerías de Valladolid y de Granada. Las restantes Audiencias Territoriales de nueva creación: Albacete, Asturias, Baleares, Burgos, Cáceres, La Coruña, Navarra y Las Palmas, contienen sólo la documentación más actual, generalmente de mediados del siglo XX, habiendo pasado su documentación anterior a los Archivos Regionales o Históricos Provinciales, como sucede en los casos de Baleares (Archivo del Reino de Mallorca), La Coruña (Archivo del Reino de Galicia), Granada (Archivo de la Chancillería de Granada), Valladolid (Archivo de la Chancillería de Valladolid), y a los respectivos Archivos Históricos Provinciales en los casos de las Audiencias Territoriales de Albacete, Asturias, Cáceres y Las Palmas. Prácticamente sólo contienen documentación antigua los Archivos de las Audiencias Territoriales de Barcelona (s. XV-XX) y Zaragoza (s. XV-XX).

* Archivos de los Tribunales Superiores de Justicia de cada organismo autónomo. Han sustituido a las antiguas Audiencias Territoriales, cuyos Archivos simplemente han cambiado de nombre. Son de nueva creación en las autonomías uniprovinciales donde antiguamente no existía cabecera de Audiencia Territorial: Murcia, Cantabria y La Rioja.

* Archivos de Audiencias Provinciales y Juzgados. Están generalmente en situación muy difícil, por no estar servidos por los Cuerpos Técnicos de Archiveros del Estado. Sus fondos documentales fueron muy mermados por diferentes expurgos ordenados hacer por el Ministerio de Justicia en la primera mitad del siglo XX, y por la desidia tradicional en materia de Archivos de este Ministerio.

3.2. Fondos judiciales en Archivos Históricos múltiples. (Pregunta teórica 7.4.).

a) Fondos de Tribunales Ordinarios:

Archivo de la Corona de Aragón:

La Sección Real Audiencia es la más interesante para este tema. Bajo este epígrafe se refundieron los fondos procedentes de la Administración judicial medieval y moderna, y los de Consulado de Comercio y Audiencia Política del Principado de Cathalunya. Sus fechas extremas: s. XIII-XIX. Contiene los procesos antiguos substanciados en los organismos históricos de la Administración de Justicia aragonesa (Cancillería Real, Audiencia y Consejo de Aragón) y procesos modernos, de carácter civil, transferidos en distintas épocas desde la Audiencia Territorial de Barcelona. Las sentencias y conclusiones civiles y de provisiones verbales abarcan desde el s. XIV al XIX. Es interesantísima la serie relativa al Consulat marítimo, con orígenes en el s. XIII, y que tuvo vigencia hasta 1829. Los papeles de la Audiencia Política empiezan en 1714 y llegan hasta 1886. Fue un organismo creado en virtud del Decreto de Nueva Planta, análogo a los establecidos en América y presidido por el Capitán General de Cataluña, con atribuciones de Gobierno y de Justicia.

La Sección Real Chancillería contiene la documentación más antigua de la Corona de Aragón, desde los pergaminos de la época condal, año 844 hasta 1714. Son interesantes para este tema diez cajas de materia legislativa medieval y los procesos de Greuges y de Infanzonía, actuaciones que se siguieron contra distintos funcionarios reales.

La Sección Real Patrimonio, contiene los fondos documentales del Maestre Racional y del Baile General de Cataluña. El Maestre Racional era el magistrado supremo de las finanzas de la Corona y el Baile a la vez recaudador y juez de rentas locales. Por eso, la documentación de esta Sección tiene, aparte del financiero y hacendístico, un carácter judicial: sentencias y procesos sobre asuntos relativos a jurisdicciones y derechos fiscales de la Corona. Abarca desde el s. XII al XIX.

La Sección Generalidad contiene los fondos de la antigua Diputación del General de Catalunya. Para nuestro tema contiene los procesos de visita en que se fiscalizaba la gestión administrativa de diputados, oidores y funcionarios; los procesos de visita regia en que la acción inspectora emanaba de la Corona sobre los funcionarios de nombramiento real; y los procesos comunes, civiles o criminales y demás papeles de índole judicial. Abarca desde el s. XII al XVIII.

La Sección Consejo Supremo de Aragón es interesante también para la Administración de Justicia, ya que este organismo consultivo tenía también atribuciones judiciales. Sus fechas extremas abarcan desde el s. XVI al XVII. Puede verse también documentación sobre el Consejo de Aragón en la Sección de Consejos Suprimidos del Archivo Histórico Nacional, en Madrid.

Archivo Histórico Nacional.

La Sección Consejos Suprimidos reúne papeles procedentes de los Consejos de Castilla, Aragón, Hacienda, Cruzada e Indias, todos ellos interesantes para el tema de la Administración de Justicia, por tener cada uno de los Consejos jurisdicción especial, del tipo de Tribunales Supremos de Justicia, en sus ámbitos concretos. Dentro de estas grandes Series ( en realidad deben ser consideradas como Fondos) se encuentra la documentación de organismos que funcionaron en la Edad Moderna con jurisdicción más o menos amplia, entre ellos las Juntas de Negocios Contenciosos, los Juzgados de Hacienda y de Comisión de Imprentas, Consejo de Guerra, Gracia y Justicia, Tribunal Supremo de Justicia, etc. Fechas límites de toda la Sección: s. XVI-XIX.

La enumeración sistemática de sus series, existente antes de su remodelación por procedencias, nos indica las siguientes materias interesantes para el estudio de la Administración de Justicia: Abogados, Alcaldes de Casa y Corte, Varas de Alcaldes y Corregidores, Audiencias y Cancillerías, Autos y Sentencias, Cámara de Castilla, Casa de Contratación de Cádiz, Causas, Causas célebres, Causas criminales, Causas de Estado, Competencias antiguas, Concursos y Secuestros, Consejo de Aragón, Consejo de Castilla, Consejo de Cruzada, Consejo de Hacienda, Consejo de Italia, Consejo de Indias, Consejo reunido en Cádiz y Sevilla, Consejo Extraordinario, Consulado de Cádiz, Consulado de Sevilla, Corregimientos, Cruzada, Escribanías de Cámara, Gracia y Justicia, Gracia y Justicia de Aragón, Indultos de Viernes Santo, Pretendientes a la Judicatura, Junta Suprema de Competencias, Juzgado y Comisión de Imprentas, Juzgado de Hacienda, Juzgado de Indias en Canarias, Juzgado de Lanzas, Pleitos, Pleitos de Aragón, Policía, Procesos, Residencias, Salas de Gobierno, Tribunal Supremo de Justicia, etc.

Archivo General de Simancas.

La Sección Consejo Real de Castilla, conserva los documentos del organismo que según Carlos I era “columna de nuestros reinos”. Aparte de sus funciones consultivas y gubernativas, tenía otras competencias judiciales en primera y última instancia, e incluso legislativas. Sus Series, desde 1490 a 1605, contienen pleitos, procesos, expedientes, visitas, residencias, etc. También hay documentación judicial en la Sección Consejo Supremo de Hacienda y Consejo real de España e Indias (1640-1855).

La Sección Cámara de Castilla contiene procesos y expedientes desde 1531 a 1700 sobre toda clase de negocios administrativos, civiles y criminales: Perdones de Viernes Santo (s. XVI-XVII), procesos presentados en solicitud del indulto regio que era costumbre conceder con motivo de esta festividad religiosa; Diversos de Castilla (972-1716), con leyes y pragmáticas de Gobierno, Ordenanzas de Chancillerías, procesos, escrituras, fueros y ordenanzas, etc.

La Sección Gracia y Justicia contiene la documentación de esta Secretaría de Despacho, después Ministerio de Gracia y Justicia, desde 1705 al s. XIX. Contiene Series documentales imprescindibles para el estudio de la Administración de Justicia: Presidencia de Castilla (asuntos civiles, gubernativos y contenciosos informados por el presidente, gobernador o decano del Consejo de Castilla); Provisión de plazas togadas, corregimientos y alcaldías mayores; Cruzada (Tribunal de Cruzada y Comisaría General de Cruzada); Inquisición; Competencias entre diversos organismos del Estado; Sala de alcaldes; Indiferente de togados, corregidores y alcaldes mayores; Indultos; Policía urbana; Levas, vagos, gitanos, malhechores y alborotos.

La Sección Consejo y Juntas de Hacienda contiene la documentación del Tribunal de Oidores, aparte de sus series propiamente fiscales, desde 1407 a 1717.. Algo semejante ocurre con la Sección Expedientes de Hacienda, con una serie de pleitos, procesos y expedientes del s. XVI al XVII.

Las Secciones 17 a 19, de las diversas Contadurías Mayores de Hacienda, son también interesantísimas desde el punto de vista judicial. Los Contadores Mayores de Hacienda resolvían los litigios que se originaban en la gestión de la Hacienda. La creación del Consejo de Hacienda en 1523 les quitó la condición de jueces en los asuntos económicos, aunque los negocios judiciales por ellos resueltos no debían ser muchos por la facultad que tenían de entender en ellos los Tribunales ordinarios. Las Ordenanzas de La Coruña de 1554 crearon para los negocios de Justicia en asuntos de Hacienda un Tribunal de Oidores. De este Tribunal formaban parte los Contadores Mayores, pero sin voto.

La Sección 25 contiene la documentación del Tribunal Mayor de Cuentas desde 1508 al s. XIX. La Contaduría Mayor de Cuentas se transformó en 1828 en Tribunal Mayor de Cuentas, y en 1851 fue refundido en el Tribunal de Cuentas del Reino.

Archivo General de Indias.

Como es natural, resulta imprescindible para el estudio de la Administración de Justicia en Indias. Principalmente en su Sección Justicia. El Consejo de Indias era a la vez órgano de Gobierno de Tribunal Supremo de Justicia para todos los negocios relativos a las Indias. Unas veces entendía en primera instancia y otras como Tribunal de apelación, para los negocios en que hubiere lugar a ella, de las diez Audiencias de Indias, la de Canarias y la Casa de Contratación de Sevilla. La Sección se divide en dos grandes partes: Autos remitidos en apelación al Consejo y Autos vistos en el Consejo. En la primera parte los papeles se dividen en cuatro grandes grupos: autos entre partes, autos fiscales, residencias, visitas y comisiones. En la segunda parte, autos entre partes, autos fiscales e informaciones y probanzas. Las fechas extremas de toda la Sección son las de 1515 a 1617.

La Sección Casa de Contratación de Indias es también interesante desde el punto de vista judicial. No hay que olvidar que junto a su actividad administrativa de dirección económica de la empresa americana, la Casa de Contratación actuaba también como Tribunal de Justicia en los asuntos de su incumbencia, tanto en materia civil como criminal. Desde 1511, a los tres oficiales que dirigían el organismo se les denominaba Jueces-oficiales; desde 1583 se constituyó una Sala de Justicia, con oidores o jueces letrados; y desde 1593 esta Sala de Justicia recibió el nombre de Audiencia. La documentación de toda esta Sección, pues, tiene un contenido muy interesante desde 1492 a 1795, fechas extremas de sus Series documentales.

La Sección Escribanía de Cámara de Justicia es una continuación cronológica de la de Justicia, y por lo tanto tiene su mismo carácter, interesante para este tema. Mientras los oficiales del Consejo de Indias en materia de gobernación se llamaban secretarios, los de justicia se llamaban escribanos de cámara. Las fechas extremas son de 1525 a 1761. La continuación de esta sección se conserva en el Archivo Histórico Nacional.

La Sección Secretaría del Juzgado de Arribadas de Cádiz, a pesar de su título y de la característica del organismo del que procede la documentación, no tiene carácter judicial sino de Secretaría, y por tanto carece de interés para este tema. Sí la tiene, en cambio, la Sección Consulados, que contiene la documentación de los dos Consulados peninsulares relacionados con Indias: el de Sevilla y el de Cádiz, que actuaron como Tribunales mercantiles aparte de sus misiones económico-administrativas complementarias de la Casa de Contratación. Fechas extremas: 1543 a 1857. Interesan sobre todo las Series relativas al Tribunal de los Consulados, ramo de los Contencioso-administrativo.

Archivos General de la Administración de Alcalá de Henares (intermedio) y Archivo del Ministerio de Justicia. Aunque muy incompleta, a causa de tremendos y absurdos expurgos indiscriminados de sus fondos, ambos archivos contienen documentación abundante e imprescindible para el estudio de la Administración de Justicia en la Edad Contemporánea. Los fondos datan de 1713, cuando Felipe V organizó las Secretarías de Despacho. Sin embargo el Archivo del Ministerio no adquirió verdadera importancia hasta un siglo más tarde, cuando en 1836 se le incorporaron los papeles del Consejo de Castilla, que pasaron finalmente al Archivo Histórico Nacional. Más tarde se le incorporó la documentación de la Dirección General de Prisiones. El grueso de la documentación del Ministerio ha sido trasladada al Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, donde figura como de Justicia.

Archivo del Reino de Galicia: Es un archivo de carácter predominantemente judicial. El núcleo principal lo constituyen los fondos de las cuatro primeras Escribanías de Cámara de la Real Audiencia de Galicia, con los nombres de sus primeros escribanos: Fariña, Figueroa, Gómez y Pillado. Su documentación, desde 1522 a 1864, está formada por pleitos y expedientes diversos. Más tarde se formaron otras Secciones de la Audiencia de los s. XVIII y XIX exclusivamente. Después de la reforma judicial de 1834 se formaron dos nuevas Escribanías de Cámara, que con los nombres de sus primeros titulares identifican las Secciones Castro Arias y Rivera. Sus fechas extremas van de 1836 a 1864, dividiéndose en dos clases de Series: pleitos y procesos criminales. Otra Sección de carácter judicial es la de Juzgado de Provincia y Causas Criminales. Este Juzgado de Provincia estaba desempeñado por los Alcaldes de Corte, que conocían en primera instancia los pleitos civiles y fueron suprimidos a consecuencia de la reforma judicial de 1834. Fechas extremas: 1762-1864..

Archivo del Reino de Valencia: La Sección Real Audiencia contiene toda la documentación de este organismo judicial, desde 1349 hasta 1849. La Sección Justicia, contiene la documentación del Justicia Civil del Reino de Valencia, desde 1279 a 1780. El Justicia de Valencia fue instituido en 1249 por Jaime I con el nombre entonces de Curia, otorgando a un solo vecino de Valencia toda la potestad judicial, ayudado del Consejo de prohombres de la ciudad, durante el período de un año. A partir de 1251, por otro privilegio de Jaime I, se dejará el nombre original de Curia, sustituyéndolo por el de Justicia o Justicia de Valencia, y a su Tribunal, Corte del Justicia. Entendía de todos los litigios civiles y criminales. Sus sentencias podían ser apeladas ante el Tribunal Real, que era conocido como Audiencia Real. Con el tiempo la complicación de asuntos encomendados al Justicia aconsejaron la constitución de tres Tribunales: uno para asuntos civiles, otro para asuntos criminales y otro para los de menor cuantía de 300 sueldos. La institución se extinguió en 1707 con el Decreto de Nueva Planta. Esta serie documental se ha considerado (Antonio Mut Calafell) como el “conjunto de documentación judicial más voluminosos, antiguo y uniforme que se conserva en España”.

Archivo del Reino de Mallorca:

La Rota o Real Audiencia de Mallorca fue creada en 1571 por Felipe II y desde esta época abarca su documentación. Además de los asuntos judiciales ejercía funciones de gobernación del reino y las militares y de defensa, bajo la presidencia del Lugarteniente General. Cuando se trataba de asuntos de Administración de Justicia, quien presidía era el Regente de la Chancillería. En 1715, con los Decretos de Nueva Planta de Felipe V, la organización judicial de Mallorca fue modificada, haciendo que las apelaciones de las sentencias de la Audiencia, que antes se interponían ante el Consejo de Aragón, se hicieran ante el Consejo de Castilla. En el s. XIX la Real Audiencia de Mallorca se transformó en Audiencia Territorial de Palma de Mallorca. La Sección Audiencia contiene un buen número de pergaminos de los s. XIII a XVII, muchos de los cuales son de la fase anterior a la creación de la Audiencia, y que corresponden al organismo judicial anterior: la antigua Curia de la Gobernación.

Las Secciones Bailía y Curia Privativa de Censos contienen el Archivo del Baile de la Ciudad y Reino de Mallorca, desde el s. XIV. Esta autoridad tenía funciones eminentemente judiciales, ya que era juez ordinario de diversos asuntos, con atribuciones en la ciudad o en su parte foránea, donde ejercía en calidad de juez de segundas instancias en los pleitos civiles. Su jurisdicción fue complementaria de la de los Veguers. Al suprimirse el oficio de Baile de Mallorca, con motivo de los Decretos de Nueva Planta, sus funciones fueron asumidas por la Real Audiencia, pero poco después se instituyó un Juzgado Privativo de Censos, para ocuparse de los negocios relativos a los censales, que antes estaban a cargo del Baile. Este Juzgado duró hasta 1835.

Archivo General de Navarra:

Interesa fundamentalmente la Sección Archivo del Real Consejo de Navarra, que era el Tribunal Supremo del Reino, aunque su composición y atribuciones sufrieron notables alteraciones a través de los tiempos. El Consejo era también Tribunal de apelación de la Cámara de Comptos. Al Consejo seguía en categoría la Corte Mayor, Tribunal formado por cuatro alcaldes con atribuciones para conocer de todos los pleitos y causas con suplicación o apelación ante el Consejo. Este último, además de conocer en último grado en todos los asuntos civiles y criminales, ejercía también jurisdicción administrativa sobre los municipios. El Consejo de Navarra fue suprimido por las Cortes de Cádiz, por el régimen constitucional de 1820-23 y, definitivamente, en 1836, al crearse la Audiencia Territorial de Pamplona.

La Sección Archivo de la Cámara de Comptos conserva documentos interesantes para esta región desde el año 842. Aunque la Cámara de Comptos tenía una misión más fiscal que judicial, desde 1365 se reorganizó como un Tribunal permanente para asuntos relativos a la Hacienda de Navarra, extinguiéndose en 1836.

Documentación judicial en Archivos de la Administración Local: La documentación sobre Tribunales de Justicia o jueces inferiores, de ámbito territorial más reducido, Corregidores, Alcaldes Mayores, Alcaldes de Hermandad, Alcaldes..., es más abundante y, como es natural, se conserva precisamente en los múltiples Archivos locales esparcidos por todo el territorio español. Son numerosos los municipios que aún conservan fondos medievales y algunas de sus colecciones han pasado a los Archivos Históricos Municipales, a los Archivos Históricos Provinciales, a los Regionales e incluso al Archivo Histórico Nacional. Estos fondos documentales de carácter local son imprescindibles para estudiar el tema de la Administración de Justicia, porque las escalas superiores de la misma, conservadas en los Archivos más importantes, no deben hacer olvidar las primeras instancias, que a veces son las más importantes para el estudio de la mentalidad y actuación de la sociedad de la época. Incluso del Archivo del Juzgado de Paz más humilde se pueden sacar datos muy aprovechables. Aunque no hay que olvidar lo que decía don Luis Sánchez Belda en su Guía del Archivo Histórico Nacional (1958): “No puede reconstruirse la historia social de nuestra época a base de los Archivos judiciales. Su información sería parcial y fragmentaria. Sólo reflejaría el lado malo de la sociedad”.

* Archivos Históricos Provinciales. La mayoría de ellos contiene documentación de tipo judicial, procedente de Audiencias Territoriales (caso de Albacete, Asturias, Cáceres y Las Palmas), o de las Audiencias Provinciales y Juzgados de las diversas categorías (de Vigilancia Penitenciaria, de Peligrosidad y Rehabilitación Social, de Primera Instancia, de Instrucción, de Distrito, Municipales, Comarcales, de Paz...), procedentes de los diferentes partidos judiciales y municipios de cada provincia. También suelen contener, (o debían contener), los fondos de Magistratura de Trabajo, Tribunal Tutelar de Menores y Prisiones. Algunos contienen además, junto a los Archivos Municipales, fondos de instituciones del Antiguo Régimen con funciones similares judiciales: Intendencias, Corregimientos, Alcaldías Mayores, Merindades, Jurados, Veedurías, etc.

* Archivos de Diputaciones Provinciales: A nivel provincial los Consejos Provinciales tenían el mismo carácter que el Consejo de Estado en asuntos contencioso-administrativos, antes de la creación en las Audiencias Territoriales de los Tribunales Contencioso-Administrativos, a fines del siglo XIX. Es una documentación que se conserva en los diferentes Archivos de las Diputaciones Provinciales de toda España.

* Archivos de las Delegaciones de Hacienda. Suelen contener la documentación de los Tribunales de Contrabando y Defraudación de las diferentes Provincias. También es interesante desde el punto de vista judicial la documentación de las oficinas de la Abogacía del Estado.

* Archivos Municipales. Son fundamentales para el estudio de los niveles inferiores de la Administración de Justicia, ya que en ellos suele guardarse la documentación de la antigua jurisdicción de corregidores y alcaldes, así como la más reciente de los Juzgados Municipales y de Paz.

b) Fondos y Documentación de Tribunales Especiales. (Pregunta teórica 7.5.).

* Tribunales Marítimos y Mercantiles. La documentación de tipo mercantil está representada en la Sección Consulado de Mar del Archivo de la Corona de Aragón. La Sección Consulado de Mar y Corporaciones mercantiles y profesionales del Archivo del Reino de Mallorca recoge los fondos del Tribunal mercantil del Consulado de Mar y los del Colegio de la Mercadería desde el s. XIV al XIX. En 1800 dichos Tribunal y Colegio fueron reemplazados por el Real Consulado de Mar y Tierra, y en 1830, a su vez, por la Real Junta de Comercio de Mallorca. Los fondos son de carácter judicial, registrando diversos actos llevados a cabo en la Curia o Tribunal de los Cónsules, o ante el Juez de Apelaciones del mismo Consulado.

* Jurisdicción universitaria. La documentación relativa al fuero universitario y su jurisdicción especializada puede ser estudiada en la Sección Universidades y Colegios del Archivo Histórico Nacional:, que contiene un apartado de asuntos judiciales desde el s. XIII al XX.

* Jurisdicción de las Ordenes Militares. De tipo judicial especializado es el contenido de la Sección Ordenes Militares del Archivo Histórico Nacional. Contiene dos Series interesantes: el Real Consejo de las Ordenes Militares, que además del gobierno de las Ordenes en general tenía como misión la administración de justicia y cuantos asuntos se referían a la jurisdicción de las mismas. Contiene los expedientes del Tribunal de las Ordenes, causas y pleitos, consultas, choques de jurisdicción con el Consejo de Castilla, prisiones y destierros de caballeros, etc. Otra Serie importantísima es la denominada Archivo Histórico de Toledo, formado por los papeles del Consejo: pleitos y causas de Santiago, Calatrava, Alcántara y Montesa de los s. XVI a XIX.

* Tribunales Eclesiásticos de nivel nacional. Es importante la Sección Patronato Eclesiástico del Archivo General de Simancas. Contiene Series de Procesos y Expedientes (s. XVI-XVII) y Pleitos y Expedientes (s. XVII), sobre falsificación de bulas, crímenes de usura, diezmos, etc, sistematizadas por Metrópolis y Diócesis. También es fundamental la Sección Inquisición del Archivo Histórico Nacional, que nos ilustra sobre la actuación judicial y la jurisdicción especial y discutida de este Tribunal tan característico de la historia española de la Edad Moderna. Los fondos muestran documentos sobre procesos y autos de fe, revelando los considerados en la época delitos contra la fe, la moral y las buenas costumbres: bigamia, blasfemia, deshonestidad, hechicería, herejía, injurias, libros prohibidos, perjurio, proposiciones erróneas, escandalosas o heréticas, sacrilegios, etc. Todas las Series de la Sección son interesantísimas para el tema de la Administración de Justicia desde el s. XV al XIX: Fondos del Consejo de la Suprema Inquisición, Libros del Consejo, Tribunales de Distrito...

* Jurisdicción de comunicaciones. La Sección Real Intendencia, Correos y Caminos del Archivo del Reino de Galicia guarda otra documentación interesante de índole judicial especial: la del Juzgado de Correos y Caminos, con pleitos y causas sobre estas materias, en especial sobre correos marítimos: naufragios, corsos, aduanas, contrabando.

* Jurisdicción económica: Ya hemos visto la de los organismos superiores del Estado en el Antiguo Régimen (Consejos), conservada en los Archivos Generales. Los Intendentes actuaban también como jueces en lo tocante a la Real Hacienda de las provincias del Antiguo Régimen. A nivel provincial también hemos visto los Archivos de las Delegaciones de Hacienda, que suelen contener la documentación de los Tribunales de Contrabando y Defraudación de las diferentes provincias.

Códices y Cartularios de tipo jurídico: Diferentes Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación de España y del extranjero contienen los manuscritos de nuestros códices jurídicos. La Sección de Manuscritos de la Biblioteca Nacional, precisamente, y también el Archivo Histórico Nacional en su Sección Códices y Cartularios, facticia, formada artificialmente con aportaciones de las demás Secciones del centro. Son manuscritos de diversa índole y naturaleza, entre ellos cartularios, ejecutorias, ordenamientos, dictámenes jurídicos, colecciones legislativas, procesos, etc. Abarcan las fechas extremas del s. X al XIX. También tiene documentación de este tipo la Serie de la Diversos de Castilla, de la Sección Cámara de Castilla, del Archivo General de Simancas, con documentos desde el año 972 a 1716.

3.3. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES. (Pregunta teórica 7.6.).

Se denomina documentación judicial a la documentación producida o recibida por el organismo judicial. Principalmente los tipos más característicos, desde las Ordenanzas de Medina del Campo de 1489, establecidas por los Reyes Católicos, son procesos o pleitos, documentos de régimen interno y registros.

Los pleitos o procesos contienen, además de los datos del asunto principal objeto del proceso o litigio, una documentación muy rica en datos, por la variedad de documentos que se aportan como prueba (en original o en copia fidedigna): privilegios, bulas, testamentos, padrones, fueros, ordenanzas de gremios, etc. Este valor testimonial de la documentación complementaria del rollo procesal hace que su conservación sea imprescindible. Sin embargo, en muchos archivos judiciales se ha eliminado esta parte documental del proceso, quizás por razones económicas de necesidad de espacio en los archivos en la extrema penuria de la administración judicial, conservando tan sólo las partes dispositivas, principalmente las sentencias.

Los documentos de régimen interno de Juzgados, Audiencias, Chancillerías y Tribunales son muy variados: expedientes personales del personal judicial, juramentos de abogados y procuradores, Libros del Acuerdo de las Reales Chancillerías, Libros de Actas de Gobierno de las Audiencias, etc.

En los Registros se transcribían antiguamente los documentos expedidos por el Tribunal a instancia de parte. Posteriormente existen, como en cualquier oficina administrativa, libros de entrada, salida y tramitaciones de expedientes.

Organización de los documentos judiciales.

Sea cual sea el Tribunal que ha producido el fondo documental, lo primero es respetar la procedencia orgánica, y clasificar los documentos por organismos, salas o funciones judiciales.

Veamos como ejemplo de organización de Archivos Judiciales el de las Audiencias Territoriales, que funcionaban al mismo tiempo como territoriales (Sala y Secretaría de Gobierno, Salas de lo Civil, Sala de lo Contencioso-Administrativo) y como provinciales (Sala de lo Penal).

- Sala y Secretaría de Gobierno: Sus series documentales pueden clasificarse del siguiente modo:

* Libros de la Secretaría de Gobierno.

* Expedientes del Personal, divididos en distintas series documentales:

- Personal de la Audiencia Territorial,

- Personal de los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción,

- Personal de los Juzgados de Distrito,

- Personal de los Juzgados de Paz.

* Expedientes de titulares jurídicos: abogados y procuradores.

* Resguardos de depósitos.

* Comunicaciones con las Audiencias Provinciales y Juzgados.

* Habilitación del personal y del material.

- Salas de lo Civil: Cada una, con las siguientes series documentales:

* Libros de sentencias de lo Civil (originales).

* Pleitos y expedientes civiles: rollos y apuntamientos.

- Sala de lo Penal: Series documentales de los asuntos penales de la Audiencia Provincial, aneja a cada Territorial:

* Libros de sentencias de lo Criminal (originales).

* Causas criminales: sumarios, diligencias preparatorias, rollos y piezas separadas de los rollos.

* Asuntos civiles (a partir de 1969): apelaciones de Juzgados de Distrito, Incidentes de Pobreza, Interdictos y Juicios Ejecutivos de cuantía inferior a 500.000 pesetas.

* Documentos de Fiscalía: Carpetillas de Vistas y Calificaciones de los fiscales.

- Sala de lo Contencioso-Administrativo: Series documentales:

* Libros de Sentencias (originales).

* Expedientes y pleitos de recursos contencioso-administrativos.

Es necesario que la documentación de cada Sala esté totalmente separada de la de las restantes, separando también por grupos y series documentales.

La ordenación puede tener varios sistemas:

- Los pleitos o procesos, por orden cronológico, y dentro de cada año por el número original de la causa.

- Los expedientes generales de régimen interior (edificios y obras, denuncias y quejas, abogados, recursos, etc.) por materias y después por años.

- Los expedientes personales admiten varios tipos de ordenación. Por lugares geográficos si los expedientes son de un territorio (fichero toponímico). Dentro de cada Tribunal, por cargos o empleos judiciales o jurídicos (magistrados y jueces, secretarios, oficiales, notarios, registradores, abogados, procuradores, etc.). Y, ya dentro de cada uno de estos grupos, por orden alfabético de apellidos.

Es imprescindible cuidar al máximo las signaturas: números currens para legajos o cajas, y para libros, por separado, dentro del fondo de cada Sala. Dentro de cada legajo o caja, por años y por el número que recibieron los procesos o expedientes al incoarse el asunto, o por el número que le diera la Sala que sustanció el asunto. Los libros o registros, siempre foliados. Cada asiento, sentencia o apunte, con su número original, constando en el inventario el número de la página o folio del libro correspondiente.

En cuanto a instrumentos de descripción y de recuperación de la información, hay que utilizarlos todos.

* Cuadro de Clasificación de los fondos documentales de todo el Archivo.

* Registro de Inventarios.

* Registro de Libros y Legajos.

* Inventario General, constituido o formado sobre las relaciones de entrega de los fondos por las Secretarías.

* Estado e Inventario Topográfico: determinan el lugar que en cada una de las Secciones ocupan los legajos y libros.

* Inventario orgánico de cada fondo o sección, separando el de libros y el de legajos o cajas. En cada asiento de este inventario se halla descrito el contenido de cada unidad documental (expediente, pleito, causa, rollo, etc.), con los datos imprescindibles. litigantes o procesados, lugares geográficos, materias, fechas.

Del contenido del Inventario Orgánico de cada Sección, redactados en fichas sueltas, se forman los siguientes Índices Alfabéticos:

* Onomástico de apellidos y nombres de los expedientes de personal.

* Índice de conceptos de los libros de Secretaría de Gobierno.

* Índice onomástico de apellidos y nombres de los procesados en los Sumarios y Causas de lo penal.

* Índice onomástico de litigantes en los pleitos civiles.

* Índice de personas físicas y jurídicas (entidades e instituciones) intervinientes en los asuntos contencioso-administrativos.

* Otros índices de carácter especial, cuando así lo aconseje la naturaleza de los fondos.

Todos estos instrumentos de descripción de Archivos Judiciales, por su singularidad, son muy receptivos a la mecanización, a través de bases de datos de tipo factual, a nivel inventario, que, aprovechando diversos campos de indización, nos remitan rápidamente a la signatura exacta del documento que se pretende localizar.

Accesibilidad de los documentos judiciales.

Los procesos son reservados durante el período de validez administrativa. Hasta hace poco no se podían consultar hasta los cien años de antigüedad. Ahora es preciso que transcurra el plazo de 25 años desde la muerte del investigado o 50 a partir de la fecha de los documentos.

Tema 8.

ARCHIVOS DE LA FE PÚBLICA:

NOTARIALES Y REGISTRALES.

Archivos de la fe pública: notariales y registrales.

Enrique Giménez Arnaudefine la fe pública como la “presunción legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la ley reconoce como probos y verdaderos, facultándoles para darla a los hechos y convenciones que pasan entre los ciudadanos”.

Según la clase de hecho a que se refiera, la fe pública se distingue en cuatro tipos:

- Fe pública administrativa, acreditativa de los hechos realizados por el Estado o los entes de derecho público (la de las autoridades correspondientes, la de los secretarios administrativos).

- Fe pública judicial (la de los jueces y secretarios judiciales).

- Fe pública registral (la de los registradores).

- Y Fe pública extrajudicial o notarial (la de los notarios, ejercida también circunstancialmente por párrocos y notarios eclesiásticos, jueces y secretarios de juzgado y cónsules y diplomáticos).

Entre los Archivos de la Fe pública tienen excepcional importancia los Archivos Notariales, cuyos fondos de carácter centenario dieron origen a los Archivos Históricos Provinciales como Archivos de Protocolos, y los Archivos de las Antiguas Contadurías de Hipotecas, del Registro de la Propiedad, del Registro Mercantil, del Registro de la Propiedad Intelectual, del Registro de la Propiedad Industrial (Oficina de Patentes y Marcas), del Registro de Fundaciones, y del Registro Civil.

1. Archivos Notariales.

1.1. Escribanos, Notarios, Documentos y archivos notariales. (Pregunta teórica 8.1.).

Tipos de escribanos o notarios:

La Ley Orgánica del Notariado (art. 1), define al notario como “el funcionario público autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y demás actos extrajudiciales”. A lo largo de la historia existieron los siguientes tipos:

- Notarios episcopales, para asuntos eclesiásticos.

- Escribanos de la Casa del Rey, que redactaban los documentos de la Cancillería regia.

- Escribanos públicos de nombramiento real.

Estos últimos, a su vez se subdividían en las siguientes clases:

- Escribanos de Número, con ejercicio en ciudades, villas y lugares determinados en su nombramiento.

- Escribanos del Rey o del Reino. No estaban adscritos a una ciudad ni tenían distrito fijo, pudiendo ejercer su oficio en cualquier punto del Reino.

- Escribanos del Concejo, de nombramiento comunal o concejil.

- Escribanos adscritos a diversos organismos: escribanos de Cámara, escribanos del Crimen, Escribanos de Provincia, etc.

- Escribanos de nombramiento señorial, por delegación del rey. Tanto de señorío laico como de señorío eclesiástico.

Los documentos notariales:

Los documentos notariales, según el Reglamento Notarial (art. 143), se clasifican de la forma siguiente:

1. Con valor de Instrumento Público.

- Protocolizados: originales (escrituras, actas en sentido estricto) y copias.

- No protocolizados (actas en sentido lato): testimonios, legalizaciones, legitimidad de firmas, etc.

2. Sin valor de Instrumentos Públicos: Índices, Libro indicador, Oficios, Partes Oficiales.

El fondo documental característico de los escribanos o notarios es el llamado Protocolo Notarial, la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año por un notario concreto, en un determinado territorio.

Archivos Notariales:

Con La Ley del Notariado de 1862 se establecían Archivos Notariales Territoriales, uno por cada Audiencia Territorial, y en 1869 se establecían Archivos Generales de Distritos Notariales. Posteriormente en disposiciones de 1931, 1935 y 1939, quedaron regulados los siguientes tipos de archivos notariales:

- Archivo de cada notario, con sus protocolos o los de sus antecesores de menos de 25 años.

- Archivo de Protocolos del Distrito, a cargo del notario archivero del mismo, con documentos entre 25 y 100 años

- Archivo Histórico de Protocolos, en las capitales de Colegio con los protocolos del distrito de más de 25 años y en sección aparte los de los diferentes distritos de la provincia de más de 100 años.

- Este último fondo centenario podía ser trasladado legalmente al Archivo Histórico Provincial, a cargo de funcionarios del Cuerpo de Archiveros.

La colecciones empiezan en la Corona de Aragón desde el s. XIII y en Castilla y León, donde se perdieron los medievales, desde el s. XVI. La gran importancia de esta documentación histórica, que refleja todos los aspectos de la vida social, aconseja hacer más breve su fecha de accesibilidad, ya que los cien años parecen excesivos. Antonio Matilla Tascón, un gran especialista en Archivos notariales, aconsejaba hacerlos accesibles a partir de los 25 años de antigüedad.

1.2. Organización de los Archivos Notariales: (Pregunta teórica 8.2.).

Hay que tener en cuenta que se trata de Archivos de fondos múltiples. Los fondos de cada territorio notarial (Colegio Notarial, Provincia, Partido, Municipio) se subdividen a su vez en fondos de cada “Oficio”notarial o Notaría (puede haber varios en cada municipio) y, finalmente, en el fondo particular de cada notario. Como indica María Jesús Álvarez-Coca, es preciso “conocer profundamente las distintas notarías de la provincia y su evolución histórica (fusiones, etc.). Incluso, la incidencia de las diversas reorganizaciones territoriales administrativas (antes y después de la reforma de Javier de Burgos)”.

Debe hacerse una clasificación de los fondos notariales por su procedencia tópica o toponímica, agrupando los protocolos notariales según las distintas unidades territoriales ya mencionadas y, finalmente, las localidades geográficas que cubre el “Oficio” de una Notaría. Generalmente es la localidad de residencia de los respectivos notarios autorizantes de los protocolos.

Pero hay que tener en cuenta que el territorio de una Notaría puede agrupar otras varias localidades subsidiarias donde no exista notario, y que cada una de ellas puede tener protocolo independiente. En este caso, el notario de épocas antiguas, que tenía la residencia fija de su Notaría en la población principal de su territorio, podía actuar de forma itinerante, viajando periódicamente por las restantes poblaciones para formalizar las correspondientes escrituras que le demandaban. También podía suceder que se hicieran todas las escrituras en su sede ordinaria, pero que se protocolizaran en los libros territoriales correspondientes al domicilio de las partes interesadas en las escrituras.

Cada fondo notarial, agrupado por localidades geográficas, debe subdividirse a su vez en subgrupos, según el oficio notarial correspondiente. Porque también hay que tener en cuenta que en una localidad pueden haber varios Notarías o Escribanías de oficio.

Una vez clasificados los fondos notariales por localidades, y dentro de ellas por Notarías de oficio, debe adoptarse el criterio cronológico: desde el notario más antiguo al más moderno. Dentro del fondo de cada notario o escribano, debe ordenarse también por el orden cronológico de los protocolos notariales y otros instrumentos que puedan existir de su oficio. Se enumeran de forma correlativa desde el primer protocolo al final, sin distinguir entre los protocolos encuadernados o no.

1.3. Instrumentos de descripción imprescindibles en los Archivos Notariales: (Pregunta teórica 8.3.).

No estamos de acuerdo con los sistemas de instrumentos de descripción adoptados hasta ahora: Las “Instrucciones” de Manuel Gómez del Campillo de 1931 fueron actualizadas por los archiveros Martínez Ferrando, Bordonau, Lacarra, Arribas y Matilla, en comisión nombrada por la Junta Técnica de Archivos, y publicadas por el último en 1980. De estas normas se han formado los índices de consulta existentes en todos los Archivos Históricos Provinciales:

- alfabético de notarios,

- cronológico de protocolos,

- geográficos de localidades notariales, y

- topográfico, de carácter interno del archivo, de control.

Esto es lo que M.J. Álvarez-Coca denomina descripción extensiva, a la que añade otra descripción intensiva, la catalogación.

Creemos que estos sistemas de descripción adoptados hasta ahora para los Archivos Notariales no responden plenamente a los principios y reglas de la Archivística, y que se asemejan más a instrumentos de descripción de tipo bibliotecario. Por ello proponemos otros sistema que tenga en cuenta totalmente el principio de procedencia de los distintos fondos, cada uno de ellos en principio totalmente unitario, es decir, verdadero archivo, en singular, y que al reunirse en un conjunto de archivos forman un archivo múltiple, que debe ser denominado en plural: Archivos Notariales. Esto lo explicábamos anteriormente, al referirnos al sistema de Organización de los fondos.

Debemos distinguir entre descripción archivística de los fondos y descripción de su contenido.

a) Descripción archivística de los fondos:

Es la descripción orgánica del fondo notarial, subdividida por el lugar geográfico, la data y la titularidad de cada Notaría. Con esta descripción de tipo orgánico reconstruimos totalmente la procedencia de cada fondo documental notarial, identificándolo espacial (en el territorio y la localidad concreta), temporal (en las fechas de realización del fondo) y nominalmente (con el nombre concreto del notario y del fondo de protocolos suscrito por el mismo). Como resultado de esta labor de descripción e identificación orgánica del fondo, el instrumento de descripción resultante no debe ser un índice ni un catálogo, sino un Cuadro Orgánico de Clasificación.

Por ello creemos que el principal instrumento de descripción debe ser un Cuadro de organización topográfico, temporal y nominal del Archivo Notarial, por localidades y oficios notariales, subdividido en cada caso por los fondos de cada notario por orden cronológico. Las respectivas series documentales de cada notario deben ser ordenadas también por orden cronológico.

Hay que tener en cuenta la sucesión en las respectivas Notarías de oficio, para mantener el orden cronológico de los fondos de un notario desaparecido con los fondos del que le sustituye en la Notaría. De esta forma el Cuadro de Organización de los fondos de un Archivo Notarial es como un rompecabezas que es preciso recomponer: cada pieza, el fondo de protocolos de un notario concreto (identificado topográfica, temporal y nominalmente) debe estar siempre en el sitio que le corresponde en el cuadro total. En el caso de haber desaparecido este fondo por destrucción u otra circunstancia, el hueco debe quedar en blanco, notándose perfectamente en el organigrama, para que el investigador pueda buscar en otro sitio o tener la certeza de que se encuentra ante una laguna documental irreversible.

El Cuadro de organización debe contener como complemento una Guía del Archivo Notarial, donde, además de los elementos correspondientes a este instrumento archivístico de descripción, deben existir:

- Una explicación histórica de la organización notarial del territorio del Archivo, delineando a grandes rasgos el cuadro histórico local de la época.

- Las indicaciones pertinentes sobre la procedencia de los fondos, sus vicisitudes históricas, posibles lagunas, etc.

- Noticia sobre las características de las Notarías o Escribanías de las diferentes localidades, con datos sobre el régimen de creación (señorial, comunal o real); su organización corporativa, número de oficios notariales demarcados, y cualquier otra particularidad general. En el caso de que existan, texto o resumen de las fuentes legales o corporativas que regularon la actividad de los notarios del territorio: p. e. Ordenanzas notariales.

- Noticias particulares y personales de cada notario.

- Estudio sobre las características diplomáticas y jurídicas esenciales de los protocolos comprendidos en el fondo.

Este Cuadro de organización general y la Guía deben ser complementados por otros instrumentos de descripción auxiliares: índices topográficos de localidades notariales, índices cronológicos de protocolos, e índices alfabéticos de notarios e incluso de otorgantes de las escrituras, tal y como se ordenaba tradicionalmente, junto con el catálogo, como única forma de descripción de los Archivos Notariales. La novedad es que nosotros convertimos en auxiliares los instrumentos que anteriormente se consideraban como fundamentales o principales.

b) Descripción del contenido de los fondos:

Hay que tener en cuenta que, dentro de cada protocolo notarial, los documentos son totalmente diversos, y que no hay, por tanto, series documentales. No cabe, pues otro remedio que acudir al Catálogo como fuente de información para la identificación de las diferentes escrituras. Puede hacerse, por tanto, catálogo de los protocolos de un solo notario, de los protocolos de varios notarios de una localidad, o de los protocolos de todos los notarios del Archivo Notarial. En cada caso, en las fichas correspondientes debe quedar siempre bien identificado el nombre del notario otorgante, la localidad, y el año, signatura y paginación de su protocolo.

El Catálogo debe llevar como complemento varios índices:

- Índice de notarios autorizantes de las diferentes piezas catalogadas.

- Índice onomástico.

- Índice toponímico.

- Índice de tipos documentales.

- Índice de materias.

Es preciso distinguir correctamente entre los tipos documentales genéricos que aparecen corrientemente en los protocolos y escrituras notariales, y las materias o descriptores resultantes de cada negocio jurídico otorgado por las partes y certificado por el notario. Confundir esto ha sido otro de los problemas técnicos que ha tenido hasta ahora la descripción de los protocolos notariales.

1.4. Tipología documental de los Archivos Notariales. (Anexo práctico)

* Documentos sobre la persona: estado personal y representación: adopciones, alistamientos, consultas, curatelas, ejecutorias, emancipaciones, empadronamientos, exámenes, emancipaciones, graduación, honores, indultos, informaciones (de hidalguía, de limpieza de sangre), informes, insaculación, jubilaciones, juramentos, juros, levas, manumisiones, mayorazgos, mayoría de edad, memoriales, memorias, nombramientos, padrones, pasaportes, repatriaciones, salvoconductos, secularización, soldada (escritura de), sorteos, sucesiones, testimonios, tutelas, valimientos, vasallajes, vínculos, visados, visitas.

* Documentos sobre remisión de responsabilidad personal, situación fiscal, jurídica y procesal: cogimiento de foro, apelaciones, arrogaciones, citaciones, comisiones, conciertos, concordias, concursos, constituciones, contratos, declaraciones, demandas, denuncias, diligencias, encabezamientos, indemnizaciones, juicios, licencias, litigios, obligaciones, penas, perdones, pleitos, poderes, poderes procesales, poderes para administrar, préstamos, procesos, proclamaciones, provisiones de oficios, querellas, quiebras, quitamientos, reclamaciones, recudimientos, recursos, recusaciones, relaciones, renuncias de oficios, requisitorias, rescates, resguardos, residencias, sentencias, suplicaciones, sustituciones de poder, testimonios.

* Documentos sobre relaciones matrimoniales: arras del marido, aumentos de dote, compromisos de vida marital, comunidades de bienes, contratos matrimoniales, donaciones por razón de matrimonio, dotes, esponsales, esponsales con donación esponsalicia, hermandades de bienes, matrimonios, separaciones de bienes.

* Documentos sobre los bienes, su transferencia y localización: adquisiciones de bienes, aforos, alquileres, aparcerías, aparcerías ganaderas, arrendamientos rústicos y urbanos, arriendos (de ganado, de oficios, de rentas públicas y privadas), asientos, cambios, cesiones de bienes, comisos, comodatos, cuentas, depósitos, desahucios, desalojos, devoluciones, donaciones, embargos, enajenaciones de bienes, enfiteusis, escrituras (de cesión de bienes, de compra, de venta), expropiaciones, foros (de casas, de tierras), giros, guías, índices, infeudación, inventarios, inventarios post mortem, libramientos, libranzas, mandamientos de pago, particiones de bienes, peajes, permutas, pignoraciones, posesiones de bienes, precarios, prorrateos, remates, repartimientos de bienes, reventas, rifas, robras, segregaciones, subarriendos, subastas, subforo, tanteos, transferencias, trueques, valimientos, vencimientos, ventas (de bienes muebles, de rentas, de tierras).

* Documentos sobre el crédito real o personal: adjudicaciones de pago, cartas de pago, censos (constituciones o imposición de censo, ventas de censo, constituciones censales a una o dos vidas, redenciones de censal, ventas de censal), cesiones, comandas, compromisos o amigables componedores, cuentas en participación, deudas (reconocimientos de deuda), embargos, empeños, empréstitos, esperas, fe de valores, fianzas, fideicomisos, hipotecas, horros (cartas de), lastos, moratorias, obligaciones por préstamo cambiario, obligaciones desaforadas, ofrecimientos de pago, pagos, préstamos, sociedades, transacciones.

* Documentos sobre contratos, servicios y su locación: afletamientos, aprendizajes, contratos (de aprendizaje, laborales o a soldada, de obra), ejecuciones de obra, ejecuciones de servicios, obras, presupuestos, rompimientos.

* Documentos sobre testamentos y liberalidades: abintestatos, beneficios eclesiásticos, codicilos, dispensas, donaciones mortis causa, dotes religiosas, gracias, gratificaciones, honras, indulgencias, legados, limosnas, mayorazgos, mejoras de tercio y quinta, pensiones, perdones, testamentarías, testamentos, valimientos.

* Documentos sobre Legislación y Administración Pública: Acta (Capitular), Carta de Hermandad, Pregón, Real Provisión, etc.

2. Archivos Registrales.

Son los Archivos de Registros Civiles, Registros de la Propiedad, Registros Mercantiles, Registros de la Propiedad Industrial (Oficina de Patentes y Marcas), Registro de la Propiedad Intelectual y Registros de Fundaciones.

2.1. Archivos de Registros Civiles. (Pregunta teórica 8.4.)

Dependen a nivel nacional del Ministerio de Justicia, Dirección General de los Registros y del Notariado. En las capitales de provincia, de magistrados especiales, y, en cada municipio de la provincia, del Juez de Primera Instancia e Instrucción, o del Juez de Paz (que actúa por delegación) , que acumulan el Registro Civil a las funciones propias de su cargo. En el extranjero habrá un Registro para cada demarcación consular, a cargo de los Cónsules de España o, en su caso, de los funcionarios diplomáticos correspondientes. Los Registros Civiles tienen como misión la anotación documental de todos los actos concernientes al estado civil de las personas, en los diferentes Libros de Registro, así como facilitar las certificaciones pertinentes de los asientos de los mismos.

Tipos documentales fundamentales de los Registros Civiles:

a) Documentación específicamente registral: La documentación específicamente registral la forman el Libro de Familia, los Libros Registros y los legajos de Expedientes Personales.

- El Libro de Familia. Se abre con la certificación del matrimonio no secreto y contiene sucesivas hojas destinadas a certificar las indicaciones registrales sobre el régimen económico de la sociedad conyugal, el nacimiento de los hijos comunes y de los adoptados conjuntamente por ambos contrayentes, el fallecimiento de los cónyuges y la nulidad, divorcio o separación del matrimonio. También se entregará Libro de Familia al progenitor o progenitores de un hijo no matrimonial y a la persona o personas que adopten a un menor.

- Libros Registros de:

- Nacimientos. Se anotan los de las consideradas personas: con más de 24 horas de vida. Inscripción del nacimiento, con todas las circunstancias que dan fe del hecho. Anotaciones particulares o marginales, notas de referencia que determinen de algún modo modificación total o parcial de la inscripción principal: filiación, emancipación, incapacitación, prodigalidad, suspensión de pagos, filiación materna, filiación no matrimonial, filiación desconocida, cambio de nombres y apellidos, nacionalidad y vecindad civil y sus modificaciones, y otras notas marginales. Certificaciones, Boletines Estadísticos, Relación de nacidos.

- Matrimonios. Inscripción, con todas las circunstancias que dan fe del hecho. Con anotaciones y datos particulares, notas de referencia y marginales de todos aquellos hechos susceptibles de inscripción y que determinen de algún modo la modificación total o parcial de la inscripción principal que dio fe del hecho: dispensas matrimoniales, sentencias y resoluciones, matrimonios secretos, anulaciones, divorcio, capitulaciones matrimoniales, etc. Certificaciones, Boletines Estadísticos, Relación de Matrimonios, con listados de diferentes tipos. Habrá un Libro Especial de Matrimonio Secretos, que se llevará con el sigilo necesario.

- Defunciones. Inscripción, con las circunstancias que dan fe del hecho. Anotaciones particulares, notas de referencia y marginales, Certificaciones, Licencias de Enterramiento, Boletines Estadísticos, Relación de Fallecidos.

- Tutelas, representaciones legales, etc... Inscripción y Certificaciones literales y negativas. Esta sección suele tener menos incidencia en el volumen de trabajo de los Registros Civiles, comparada con las tres anteriores que son las fundamentales.

Los abortos o fallecidos antes de las 24 horas se anotan en un libro o legajo aparte de los nacidos. Inscripción con todas las circunstancias que dan fe del hecho. Anotaciones particulares, notas de referencia y marginales: estadísticas, declaración de abortos, licencias de enterramientos, etc. Certificaciones, en extractos, literales y negativas.

Aparte de esta documentación específica existe otra de tipo administrativo o burocrático:

- El Libro Diario, que da garantía de certeza de la fecha de los asientos marginales.

- El Libro de Personal y Oficina, que proporciona la historia de las modificaciones de cada demarcación, facilitando así la búsqueda de asientos del registro, cuya competencia está determinada por el lugar en que ocurrió un hecho. Constará este libro de las siguientes partes: Inventario, Personal, Inspecciones y Ámbito territorial y sus modificaciones.

- Secciones de legajos:

- De Expedientes Personales por Secciones (contienen la documentación que da lugar a una inscripción, cuestionarios de maternidades, trámites de adopción, declaraciones de parternidad, etc.);

- De inscripciones, indicaciones, cancelaciones y anotaciones marginales;

- De notas marginales

- De Personal y Oficina;

- De Expedientes,

- De Otros Documentos, y

- De abortos.

Las notas de referencia y anotaciones marginales e indicaciones complementan las inscripciones o modifican total o parcialmente los hechos objeto de inscripción, en virtud de los diferentes expedientes o actuaciones tipificados en la Ley y Reglamento de Registro Civil. Pueden determinar cambios de nombre, rectificaciones en general, notas de nacionalidad (adquisición, pérdida, opción, recuperación). Se harán constar las emancipaciones, pérdidas de patria potestad, capitulaciones matrimoniales, sentencias de diferentes tipos (separación, divorcio, etc.).

Existirá un fichero por cada Sección, otro de fes de vida o estado civil, y los cuadernos auxiliares y ficheros que juzgue convenientes el Encargado o prescriba la Dirección General. Como determina e Reglamento del Registro Civil (art. 364.5), para declarar el estado, se abrirá a cada persona una ficha en la que se indicará el lugar y fecha del nacimiento, así como las notas de matrimonio y defunciones ya practicadas. La ficha recoge fecha y lugar del nacimiento, con indicación de tomo del Registro y página, y se irá completando con las notas de matrimonio y defunción ya practicadas, con igual indicación de tomos, páginas y Registros Civiles donde los mismos se hayan inscrito, haciendo constar en Observaciones los datos de filiación, y si se conociesen, Domicilio, DNI y estado civil. El control o mecanización de estas fichas resulta tonalmente necesario, ya que con una sola ficha de Fe de Vida y Estado puede controlarse toda la filiación completa de una persona determinada, abarcando desde su nacimiento, matrimonio y defunción si estos dos últimos hubiesen ocurrido, así como Registro Civil, tomo y página donde los mismos obran, o cualquier otro tipo de observaciones que afecten a dicha filiación. El sistema de ficheros y el de notas marginales de coordinación dará agilidad a la función informativa del Registro, que no sólo debe servir para que los que ya conocen los datos obtengan las certificaciones que necesiten, sino también para que los interesados que no los conozcan puedan llegar a determinarlos por el propio Registro.

Otras tareas del Registro Civil dan lugar a series concretas de documentación:

- Relación de mozos que forman el contingente militar, anual.

- Boletines Estadísticos mensuales. Estadísticas sobre:

- El volumen de trabajo: número de inscripciones de nacimiento, matrimonios (civiles o canónicos), defunciones, tutelas y representaciones legales, abortos; número de anotaciones marginales : divorcios, separaciones, emancipaciones, etc.

- Control de impresos: número de certificaciones expedidas de cada sección concreta; número de certificaciones de cada sección y modelos oficiales, expedidos e inutilizados.

Acceso: La Ley del Registro Civil establece que el Registro es público para quien tenga interés en conocer los asientos, aunque en ciertos casos (de niños adoptados; cambio de paternidad, o cualquier otro dato que pueda afectar a la intimidad de las personas), se necesita una cualificación especial del interés (Art. 21 del Reglamento).

El Archivo Provincial del Registro Civil: En la normativa antigua existía la obligación de realizar libros duplicados, uno de cuyos ejemplares había de conservarse en la Secretaría del Juzgado del partido. No se llevó a efecto esta medida, que hubiera garantizado la conservación de la documentación, por el hecho evidente de su complicación formal y burocrática. El Reglamento de 1958 para la aplicación de la Ley del Registro Civil imponía la creación de un Archivo Provincial del Registro Civil, que se instalaría en un edificio distinto al del Registro, en el que se integrarían los legajos y libros antiguos, con los cuales, en caso de desaparición de los registros principales, podrían reconstruirse los asientos desaparecidos. Los diferentes Registro Municipales de cada provincia remitirían cada año al Archivo Provincial: los legajos de las inscripciones al cumplir cinco años y los libros de inscripciones (con 50 años en los de Defunciones y con 125 años en los demás). La organización del Archivo se haría por partidos judiciales, comarcas, términos municipales, Registros, clase de libros o legajos y, finalmente, dentro de cada clase, por orden cronológico. El Ministerio de Justicia podrá decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.

El Reglamento (art.104) imponía una de cal y otra de arena en cuanto a la conservación: “Los Libros de Inscripciones y el de Personal y Oficinas se conservarán siempre”. “Serán vendidos e inutilizados en forma que se evite la publicidad de su contenido: los legajos y Libros Diarios de fecha superior a 50 años; las fichas de defunciones y de fes de vida o estado de más de 100; la de matrimonio de más de 150, y las demás de fecha superior a 200”.

2.2. Archivos de Registros de la Propiedad y Antiguas Contadurías de Hipotecas.

Los antecedentes más remotos de los Registros de la Propiedad son las anotaciones visigóticas, la Pragmática de Carlos I creando el Registro de Censos y Tributos, que no tuvo efectos, y la Pragmática de 1768 de Carlos III creando los Oficios de Hipotecas, a cargo de los escribanos de los Ayuntamientos, llamados Contadurías de Hipotecas a partir de 1829, fondos muy habituales, como ya vimos, en casi todos los Archivos Históricos Provinciales, donde fueron recogidos por mandato legal, al mismo tiempo que los protocolos notariales.

a) Archivos de Contadurías de Hipotecas. (Pregunta teórica)

En el Registro de las Contadurías de Hipotecas, a cargo de los escribanos de Ayuntamientos, se tomaba razón de todas las escrituras que reflejaban los siguientes actos:

-Las escrituras en que se impongan una carga sobre una determinada propiedad: censos, fianzas, fundaciones, mayorazgos y obras pías.

- Las enajenaciones de bienes hipotecados.

- Toda clase de contrato cuya cláusula contenga una hipoteca especial.

- Las actas de venta o redención de gravámenes.

A partir de 1845 el registro de la transmisión de propiedades es el objeto esencial de las Contadurías. En 1861 la Ley Hipotecaria crea el nuevo Registro de la Propiedad y se establece un tránsito entre un sistema y otro de Registro, determinándose minuciosamente el sistema de cierre de los registros de las Contadurías.

Tipos documentales de las Contadurías de Hipotecas:

- Libro para la toma de razón de censos, hipotecas y gravámenes. Era el registro único hasta 1845. Con todos los asientos seguidos, indicándose al margen el tipo de acto de que se trata.

A veces existen libros separados por cada pueblo del partido, pero en la mayoría de los casos se utiliza el mismo libro registro para todos los pueblos. A partir de 1845 la tipología documental se diversifica y normaliza y aparecen:

- Registro de obligaciones hipotecarias.

- Registro de arrendamientos.

- Registro de actos judiciales o embargos.

- Libros de traslación de dominio (rústica y urbana).

Puede existir, según volumen, un libro por cada pueblo o uno solo para todos los pueblos del partido. Los de rústica y urbana pueden, asimismo, estar independiente o unidos.

Libros auxiliares: Índices: alfabético de propietarios, alfabético de fincas y cronológico por inscripción de documentos.

Instrumentos de descripción habituales en los Achivo Histórico Provinciales sobre la documentación de las Antiguas Contadurías de Hipotecas, recogida generalmente en todos los de las provincias de España:

- Índice cronológico.

- Índice geográfico.

Igual que sucede con los Protocolos Notariales, creemos que estos instrumento de descripción no son los oportunos para las Antiguas Contadurías de Hipotecas. Son instrumentos auxiliares, que no responden en absoluto a un criterio archivístico orgánico.

La Descripción archivística de los fondos es la descripción orgánica del fondo, subdividida por el lugar geográfico, la data y la titularidad de cada Contaduría de Hipotecas. Con esta descripción de tipo orgánico reconstruimos totalmente la procedencia de cada fondo documental hipotecario. Como resultado de esta labor de descripción e identificación orgánica del fondo, el instrumento de descripción resultante no debe ser un índice ni un catálogo, sino un Cuadro Orgánico de Clasificación, por localidades y oficios de Contadurías de Hipotecas.

El Cuadro de organización debe contener como complemento una Guía del Fondo de Contadurías de Hipotecas, donde, además de los elementos correspondientes a este instrumento archivístico de descripción, deben existir:

- Una explicación histórica de la organización registral hipotecaria del territorio del Archivo, delineando a grandes rasgos el cuadro histórico local de la época.

- Las indicaciones pertinentes sobre la procedencia de los fondos, sus vicisitudes históricas, posibles lagunas, etc.

- Noticia sobre las características de las Contadurías de Hipotecas de las diferentes localidades.

- Estudio sobre las características diplomáticas y jurídicas esenciales de los documentos comprendidos en el fondo.

Este Cuadro de organización general y la Guía deben ser complementados por otros instrumentos de descripción auxiliares:

- Índice topográfico de localidades, o toponímico.

- Índice cronológico de asientos,

- Índice alfabético de propietarios y otorgantes, u onomástico,

- Índice de tipos documentales.

- Índice de materias. .

La novedad es que nosotros convertimos en auxiliares los instrumentos que anteriormente se consideraban como fundamentales o principales.

b) Archivos de Registros de la Propiedad. (Pregunta teórica)

Los Registro de la Propiedad se crearon por la Ley Hipotecaria de 1861, entrando en vigor el 1 de enero de 1863, en las cabeceras de partido judicial y junto a los Juzgados de Primera Instancia. Es una oficina múltiple, descentralizada, con una competencia territorial exclusiva.

El Registro es completo: no sólo se inscriben los actos de gravamen sino el historial completo de la finca: bienes inmuebles y los derechos reales sobre los mismos. Se abre un registro particular para cada finca en un folio independiente por finca. El Registro tiene efectos sustantivos fortísimos, llegando incluso a la expropiación de una finca en beneficio de un tercer adquirente de buena fe.

Tipología documental de los Registro de la Propiedad:

a) Libros principales de asientos registrales:

- Libro de inscripciones: por fincas. Se abre un folio para cada finca y los folios de cada finca se agrupan en libros. Cada libro tiene las fincas de un solo territorio municipal.

- Libro Diario de las operaciones del Registro: para tomar nota de todos los documentos que van a producir un asiento en el Registro.

b) Libros auxiliares:

- Libro de entrada: para referencia numérica de todo documento que ingrese en el Registro.

- Libro de incapacitados: El Juez comunica al Registrador, que debe inscribirla en este libro, si existe alguna incapacidad de las personas físicas o jurídicas, poderdantes, apoderados, etc.

- Libro especial de anotaciones de suspensión e mandamientos judiciales, laborales o administrativos: de embargos en causa criminal o delitos a la Hacienda Pública.

- Libro de Honorarios.

- Libro de Estadística.

- Antiguos Libros de Índices de fincas (rústicas y urbanas) e índice de personas.

c) Legajos:

Se llevarán cuatro órdenes distintos de legajos:

- Duplicados o copias de las cartas de pago,

- Mandamientos judiciales,

- Documentos públicos,

- Documentos privados.

Expurgo de documentación:

Los legajos de documentos existentes en el registro que tengan matriz, hubiesen sido expedidos por duplicado o aparezcan registrados en otras oficinas, podrán inutilizarse una vez transcurridos 20 años desde que fueren formados. Pasado igual plazo se inutilizarán los legajos de cartas de pago y sus copias, los libros de estadística que sirvan de base a los estados de datos de cifras desusadas, y los talonarios de recibos.

Los restantes legajos de documentos públicos y privados, que a juicio del registrador tengan interés histórico, así como los Libros de las Antiguas Contadurías de Hipotecas, podrán pasar a los archivos correspondientes para su custodia y utilización: generalmente a los Archivos Históricos Provinciales.

Principios registrales:

- Principio de publicidad: el Registro es público y sus datos accesibles para todos.

- Principio de legitimación: El Registro tiene la presunción de veracidad y sólo el titular registral se entiende como propietario y puede vender una finca.

- Principio de prioridad: El registro garantiza que ningún acto que haga el propietario posterior a la inscripción puede afectarle.

2.3. Archivos de los Registros Mercantiles. (Pregunta teórica)

El Registro Mercantil es la institución organizada por el Estado, destinada a dar seguridad al tráfico mercantil, con la publicidad de la inscripción de empresarios individuales, sociedades mercantiles en general, otras sociedades y personas naturales o jurídicas que se determinen legalmente, y otros actos y contratos que establezca la ley. La inscripción de los empresarios individuales, salvo los navieros, es voluntaria, y en las demás empresas o sociedades es obligatoria, ya que éstas tan sólo adquieren su personalidad jurídica tras la inscripción en el Registro Mercantil.

Tiene su origen histórico en las Matrículas de los Gremios y de las Ordenanzas de Bilbao de 1737 y en el Código de Comercio de 1885. El Reglamento del Registro Mercantil español se reformó en diciembre de 1989, junto con la Ley de Sociedades Anónimas, para adaptar sus disposiciones a las directrices de la Comunidad Europea, tras el ingreso de España en la misma. Desde esta fecha, no sólo es necesario la inscripción en el Registro sino también la publicación en el Boletín Oficial de Registro Mercantil.

Con la reforma se atribuyeron a los Registros Mercantiles nuevas funciones, destinadas unas a descargar a los juzgados ordinarios de las funciones a que les obligaba el Código de Comercio (legalización de libros comerciales contables), otras dadas por la nueva legislación europea (nombramiento de expertos y auditores en la constitución de una sociedad anónima o limitada, cuando en una ampliación de capital se aportan bienes no dinerarios), y otras en razón de la Ley de Sociedades Anónimas (depósito obligatorio de las cuentas anuales de las sociedades en el Registro, que las hace públicas).

Organización de los Registros Mercantiles:

Hay un Registro Mercantil Central y Registros Mercantiles Territoriales (en cada capital de provincia, Ceuta y Melilla). Todos ellos dependen del Ministerio de Justicia, Dirección General de los Registros y del Notariado. En las grandes ciudades hay varios registradores, pero un sólo Registro Mercantil. En Madrid hay 17 registradores mercantiles, y en las ciudades pequeñas, a veces, el cargo de registrador mercantil está anexo al de registrador de la propiedad, que desempeña ambas funciones registrales.

El Registro Mercantil Central fue creado por la reforma de 1989. Aglutina en su archivo los datos de todas las inscripciones que se practican en los Registros Territoriales, lo que facilita la búsqueda de la información cuando se desconoce el domicilio de los sujetos inscribibles. Recibe la información de todos los Registro Mercantiles provinciales, la procesa y la publica en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Lleva el control de todas las sociedades existentes, para evitar el duplicado de nombres y títulos ya registrados anteriormente.

El Registro Mercantil provincial es el encargado de las inscripciones de las sociedades mercantiles y empresarios individuales que tienen su dentro del territorio provincial. Cuando la empresa o el empresario cambian de domicilio a otra provincia debe inscribirse de nuevo en la que realiza su traslado, tras una certificación de todas las inscripciones del antiguo domicilio, en el que tiene que darse de baja. Todo el historial de las sociedades o empresas, pues, debe constar siempre en el domicilio legal, que no tiene por qué ser necesariamente el fiscal de la empresa o empresario.

Tipología Documental de los Registros Mercantiles:

a) Libros:

- Libro Diario de Presentación, en el que constan todos los documentos presentados al Registro, con el asiento de presentación, día y hora.

- Libro de Inscripciones. Igual que en las fincas del Registro de la Propiedad, en el Mercantil cada sociedad tiene folio independiente, donde se inscribe su historial. Se hacen una serie de asientos de inscripción, cancelación, notas y observaciones, todos ellos firmados por el registrador.

- Libro fichero de legalizaciones,

- Libro de depósito de cuentas,

- Libro de nombramiento de expertos independientes y de auditores,

- Índices.

- Inventario

Antes de 1990 existía una numeración currens, de 1 al infinito, para la inscripción o historial de cada sociedad, pero a partir de la reforma de 1990 cada inscripción lleva delante del número la sigla de la provincia respectiva del domicilio legal.

b) Series de Legajos:

- De mandamientos judiciales, resoluciones administraciones administrativas y demás documentos en cuya virtud se haya practicado la inscripción, cuando no tengan matriz en protocolo notarial o en archivo público.

- Certificaciones de traslado de domicilio y demás documentos procedentes de otros Registros Mercantiles o de la Provincia.

- Comunicaciones oficiales.

- Instancias de legalización de libros y de nombramiento de expertos independientes y auditores.

- Otros documentos.

Dentro de cada legajo se numerarán los documentos que contenga, por orden cronológico. En el asiento practicado se expresará el legajo y el número que en él corresponde a cada uno de los documentos archivados.

Expurgo de documentación:

El Reglamento del Registro Mercantil de 1989 dispone (art. 32.5): “Transcurridos seis años desde la fecha de su depósito o archivo, el Registrador podrá proceder al expurgo de los documentos contenidos en los legajos, salvo que por razón de su contenido estuviesen vigentes o se considerase oportuna su conservación”.

Principios Registrales:

Tanto la inscripción como su incumplimiento producen consecuencias jurídicas importantísimas para la seguridad del tráfico mercantil. Por ello, es lógico que la inscripción se revista de una serie de requisitos. Igual que en los Registros de la Propiedad, en los Mercantiles existen también unos principios registrales, que son norma de ley en cuanto a funcionamiento, eficacia y contenido. Figuran en la Ley de Comercio y en el Reglamento del Registro Mercantil de 1989, siendo a partir de esta fecha más independientes de los principios registrales de la Propiedad. Son los siguientes:

- Principio de rogación. Los asientos se hacen a instancia del interesado o por orden de la autoridad judicial o administrativa.

- Principio de legalidad. Fundamental, junto con el de publicidad. Titulación pública: por regla general sólo se inscriben documentos públicos, salvo en casos excepcionales; y el empresario individual puede inscribirse por una mera instancia privada. Calificación registral: los registradores calificarán la forma del documento, la capacidad y legitimación de los que los suscriben, y la validez de su contenido; conforme a las mismas, aceptan o rechazan los documentos. La calificación puede perjudicar a terceros y por ello no deben inscribirse actos inválidos.

- Principio de tracto sucesivo. Un acto sólo puede inscribirse si el que dispone figura en el Registro como titular registral.

- Principio de legitimación. Lo que está inscrito es la verdad oficial mientras no se demuestre lo contrario. No deben admitirse documentos no válidos. En caso de que se admitan, se presumen válidos por el mero hecho de inscribirse, hasta que se anulen por un tribunal. De ahí la gran responsabilidad del registrador, que es responsable de la inscripción de un documento no bien calificado.

- Principio de publicidad. El Registro Mercantil es obligatoriamente público y cualquiera puede obtener cualquier dato. La publicidad se hace efectiva a través de las certificaciones, notas simples, y, desde 1989, la publicación en el Boletín Oficial.

2.4. Archivo del Registro de la Propiedad Industrial: la Oficina Española de Patentes y Marcas. (Pregunta teórica)

El Registro de la Propiedad Industrial pasó a denominarse en 1993 Oficina Española de Patentes y Marcas y es un organismo autónomo de carácter administrativo que depende del Ministerio de Industria y Energía. Después de la incorporación de España a la Unión Europea ha reforzado su actuación en el tema de defensa de las patentes españolas a nivel mundial.

En virtud de la Ley de creación de 2 de mayo de 1975, el Registro de la Propiedad Industrial tiene atribuidas las funciones y objetivos de carácter administrativo del gobierno sobre la propiedad industrial:

- Reconocimiento, concesión y protección de todos los derechos de Propiedad Industrial.

- Auxiliar a la Justicia en la protección de estos derechos.

- Orientar los proyectos.

- Difusión de la información contenida en la documentación de patentes. , constituyendo la memoria histórica de la actividad investigadora en materia industrial.

La Ley de Patentes de 20 de marzo de 1986, para la protección de las invenciones industriales, concede dos clases distintas de títulos de propiedad industrial:

a) Patentes de invención, y

b) Certificados de protección de modelos de utilidad.

La Ley de Marcas de 10 de noviembre de 1988 entiende por marca “todo signo o medio que distinga o sirva para distinguir en el mercado productos o servicios de una persona, de productos o servicios idénticos o similares de otra persona”.

El Archivo de la Oficina Española de Patentes y Marcas depende de la Secretaría General, que equivale a la Dirección General de Servicios de un Ministerio, y está dividida en cuatro departamentos fundamentales:

- Patentes. Los derechos sobre las invenciones de productos industriales y a los avances técnicos que sobre éstos se producen en el mercado.

- Signos Distintivos. Son los que utilizan las empresas para sus productos: Marcas, Rótulos de Establecimientos, y Nombres Comerciales.

- Subdirección General de Estudios y Relaciones Internacionales.

- Departamento de Información Tecnológica, que cuenta con varias bases de datos sobre Antecedentes, Situación Jurídica de los Expedientes, Marcas Gráficas, y CIBEPAC, con las primeras páginas de todas las patentes españolas.

La Oficina emite informes para otros centros oficiales y tiene una sección de estudios que informa sobre el estado de la investigación en el mundo. Aparte del Boletín Oficial de la Propiedad Industrial (BOPI), quincenal, tiene un sistema de publicación electrónica de patentes y las Bases de Datos, en CDROM.

Tipología documental del Archivo de la Oficina Española de Patentes y Marcas:

1. Libro Registro: de inscripción de los derechos que han estado o están en vigor. Hay subregistros para marcas, nombres comerciales, rótulos de establecimientos y dibujos industriales. Era manual hasta 1979, y después en doble soporte, añadiendo el informático (Base de datos CITODES)..

2. Archivo General de expedientes resueltos. En él se guardan todos los expedientes tramitados por cada solicitud. Se clasifican en las siguientes series documentales:

- Nombres comerciales,

- Rótulos de establecimientos,

- Dibujos Industriales,

- Patentes,

- Modelos de utilidad,

- Licencia de exportación de patentes y modelos de utilidad,

- Transferencias de signos distintivos,

- Transferencias de titularidades.

El expediente de solicitud de marca consta de los siguientes documentos: Instancia de solicitud de marca; descripción y datos de la marca; oposición a la solicitud de registros de marca que presentan las personas que se ven dañadas ante la solicitud de una marca porque se parece mucho a la suya; instancia de solicitud de renovación de marca.

El expediente de solicitud de patente de invención consta de los siguientes documentos: instancia de la solicitud de la patente de inspección; resumen y gráfico, en el que el inventor tiene que resumir en un máximo de 150 palabras el objeto de su invención y un dibujo expresivo de su invento; memoria de la patente, en varias hojas.

3. Fondo documental de invenciones. Colección de memorias de patentes, en dos grupos: fondo clasificado y fondo numérico (según el número de solicitud). La memoria de la patente consta de las siguientes partes: portada con una serie de códigos; descripción verbal del invento, que puede ocupar un número ilimitado de páginas; reivindicaciones sobre lo que se reclama derecho de protección; dibujos del invento. .

4. Bases de Datos. Producto de la manipulación, reordenación y tratamiento informático de las bases del Registro: CIBEPAT (bibliográfica de todas las patentes españolas y otros países desde 1978), MODINDO (de modelos y dibujos industriales españoles) e IMPAMAR (de parecidos de marcas).

5. Fondo Histórico.

2.5. Archivo del Registro de la Propiedad Intelectual. (Pregunta teórica)

La Propiedad Intelectual estaba regulada antiguamente en 1879 (Ley) y 1880 (Reglamento). Posteriormente la Ley de 1987 y el Reglamento de 1991, con carácter centralizado, han sido modificados por la Ley de Propiedad Intelectual de 7 de julio de 1992 y el Reglamento del Registro General de la Propiedad Intelectual de 14 de mayo de 1993, que imponían un sistema descentralizado. .

El Registro General de la Propiedad Intelectual es un mecanismo administrativo de tutela de los derechos de propiedad intelectual, añadidos a los instrumentos judiciales previstos por la ley. Depende del Ministerio de Educación y Cultura y tiene carácter único para todo el territorio nacional. El Registro está integrado por los Registros territoriales (establecidos y gestionados por las Comunidades Autónomas, y en Ceuta y Melilla), el Registro Central (del estado y competente en todo el territorio nacional), y la Comisión de Coordinación con representantes del Estado, Comunidades Autónomas y el titular del Registro Central.

El Registro General de la Propiedad Intelectual tiene por objeto la inscripción de los derechos relativos a las obras, actuaciones o producciones intelectuales protegidas por la Ley, así como la de los actos y contratos que afectan a los derechos inscribibles. Le corresponden funciones de protección registral de las diversas manifestaciones de la propiedad intelectual, emitir informes de carácter técnico cuando sea requerido por Juzgados, Tribunales u Organismos públicos, y cualquier otra función que se le asigne legalmente.

El Registro es público y se presume, salvo prueba en contrario, que los derechos inscritos existen y pertenecen al titular de la inscripción en la forma determinada en los asientos respectivos. Se dará publicidad mediante certificación del contenido de los asientos, con eficacia probatoria sobre dicho contenido. También puede darse publicidad mediante nota simple o mediante acceso informático, pero en estos caso con valor simplemente informativo. También podrá accederse a la consulta directa de los asientos si el titular del registro considera suficientemente asegurada su conservación.

Sin embargo, la consulta directa de los expedientes archivados en el Registro General de la Propiedad Intelectual solamente podrá efectuarse a petición del titular del derecho de propiedad intelectual o de persona quien acredite un interés legítimo. Lo mismo sucederá con la expedición de certificaciones y consulta de la documentación contenida en los expedientes, o del nombre de autor o coautores de las obras divulgadas mediante seudónimo, signo o anónimamente. Los únicos elementos de los programas de ordenador susceptibles de consulta pública serán el nombre o denominación social del solicitante; nombre, nacionalidad y residencia habitual del autor o autores; naturaleza y condiciones del derecho inscrito; título y fecha de publicación.

2.6. Archivo de los Registros de Fundaciones. (Pregunta teórica)

Las fundaciones son las organizaciones constituidas sin ánimo de lucro que, por voluntad de sus creadores, tienen afectado de modo duradero su patrimonio a la realización de fines de interés general. A pesar de que la moda de las fundaciones empieza en los años 50 y 60, principalmente en Estados Unidos, y en los años 70 en Europa, la Constitución Española de 1978 es la primera del mundo que reconoce el derecho de fundar.

Las fundaciones pueden ser divididas según el siguiente cuadro:

- Públicas (de ámbito estatal o autonómico)

- Culturales

- Docentes

- Laborales

- Asistenciales

- Privadas.

Según sus fines, las fundaciones pueden estar:

- Vinculadas a organizaciones empresariales: Argentaria, Ferrocarriles Españoles...

- Vinculadas a partidos políticos: Cánovas del Castillo (PP), Pablo Iglesias (IU)...

- Promovidas por Casas Nobiliarias de importante patrimonio histórico: Casa Alba, Medinaceli, Medina Sidonia...

- Promovidas sobre figuras intelectuales y personas del mundo de la cultura: Gregorio Prieto, Gala, Zubiri, Miró

- Vinculadas a aspectos culturales de la Iglesia Católica y otras creencias.

- Vinculadas a alguna faceta del mundo cultural: Museo del Prado, Príncipe de Asturias...

Registros de Fundaciones.

No existen hasta 1972. La documentación, una vez presentada al Registro, se remite al Protectorado de Fundaciones.

Las fases para inscripción en el Registro son las siguientes:

- Asesoramiento previo técnico, jurídico, administrativo, etc.

- Estudio de la documentación adjuntada: acta de constitución, Estatutos, Actividades, Presupuesto.

- Tramitación del expediente: informe del Protectorado de Fundaciones, Informe de la Abogacía del estado, Orden Ministerial, Publicación en el BOE de la Orden Ministerial.

- Inscripción en el Registro.

Tema 9.

ARCHIVOS DE CONFESIONES RELIGIOSAS:

DE LA IGLESIA CATÓLICA Y DE OTRAS CONFESIONES NO CATÓLICAS.

Archivos religiosos.

Dado el papel preponderante de la Iglesia Católica en la configuración de la vida nacional, los Archivos religiosos son una de las fuentes archivísticas más importantes de la España del Antiguo Régimen. La Iglesia, los obispos, el clero, las órdenes monásticas, asumieron en España importantes funciones sociales, económicas e incluso públicas, por lo que se originaron numerosas conexiones e interferencias entre la jurisdicción civil y la eclesiástica. Por ello, para realizar cualquier investigación histórica española del pasado, no sólo sobre historia religiosa, sino sobre toda la vida política y social en general, es necesario e imprescindible confrontar, a cada paso, las fuentes estatales con las eclesiásticas.

La clasificación de los Archivos religiosos hay que hacerla por cultos, haciendo dos distinciones principales para los españoles: católico y de otros cultos.

1. Archivos de la Iglesia Católica.

1.1. Instituciones que dan origen a los archivos de la Iglesia Católica. (Pregunta teórica)

Todas las instituciones eclesiásticas tienen su propio y singular archivo, y en todos ellos puede verse la vida palpitante de ese colectivo humano que durante siglos ha sido una de las esencias fundamentales del pueblo español. La vida de la Iglesia Católica está presente en la vida nacional, no sólo a través de sus instituciones más altas (representantes pontificios, diócesis, mitras, catedrales, órdenes religiosas, congregaciones), sino también, a través del clero más humilde, secular y regular, representado fundamentalmente en parroquias, conventos y monasterios. Instituyendo y gestionando fundaciones piadosas, de caridad, de beneficencia y de enseñanza; cofradías, asociaciones y organizaciones de movimientos apostólicos; atesorando y creando obras de arte sacro; y fomentando construcciones de templos y monasterios, muchos de ellos verdadero germen de poblaciones que se desarrollaron posteriormente a su entorno, sobre todo en la etapa fructífera del poblamiento cristiano, cuando la Reconquista, en plena Edad Media. Fundamentalmente en esta época la Iglesia recibe tributos, grandes donaciones, diezmos, y acumula cuantiosas riquezas, y el Clero formaba uno de los brazos fundamentales en todas las Cortes de los Reinos peninsulares. Todo ello le permite enorme influencia social y, prácticamente, el monopolio de la cultura, pero también el de la beneficencia y acción social en las clases más humildes. Muchas de estas propiedades serán confiscadas al principio de la Edad Contemporánea, con la llamada Desamortización eclesiástica, principalmente la emprendida por el ministro Mendizábal.

Las instituciones eclesiásticas pueden dividirse en dos grandes grupos: Clero secular y Clero regular.

El Clero secular se dividía principalmente en Diócesis y Parroquias. En las Diócesis estaban el Obispado, la Mitra diocesana, el Cabildo catedralicio. Los fondos de estas dos instituciones suelen estar conservados en los Archivos Catedralicios o en los Archivos Diocesanos. Las Parroquias, que como algunos Municipios abarcaban en épocas remotas territorios superiores a los actuales, estaban a su vez englobadas en unas jurisdicciones superiores, los Vicariatos y Arciprestazgos, que englobaban a varias de ellas. Muchas Parroquias, por otro lado, abarcaban territorios mucho más extensos que los actuales (ahora muchas de ellas de un sólo barrio de un Municipio, cuando antes lo eran de varias poblaciones de un territorio). Existen, por tanto, Archivos de Parroquias, Colegiatas y Vicarías.

El Clero regular se dividía en Ordenes Religiosas y Congregaciones o Asociaciones: cada una de ellas con sus Conventos y Monasterios. Las Ordenes Monásticas y las Congregaciones religiosas, normalmente estaban exentas de la jurisdicción episcopal y articuladas en una Curia Generalicia (para toda la Orden) y en Curias Provinciales.

Dentro de uno y otro Clero (regular y secular), existían instituciones que perseguían una finalidad religiosa o social, mediante donaciones y legados: .

- Cofradías laicas de carácter religioso, reorganizadas por el Concilio de Trento, que persiguen fines religiosos: Cofradía de la Misericordia, de la Buena Muerte, del Cuerpo del Señor, de Nuestra Señora, etc.

- Instituciones de asistencia y beneficencia. Al principio creadas por la Iglesia Católica, y desde el s. XVI y en especial a partir del s. XVIII, sujetas al control de la autoridad pública, con frecuentes fusiones y concentraciones de sus patrimonios. Por ejemplo, con Felipe II, los hospitales.

1.2. Clasificación de los Archivos de la Iglesia Católica. (Pueden hacerse dos clases de preguntas teórica en el examen: 1ª. con las generalidades de todo el cuadro de clasificación de archivos que viene a continuación, 2ª. Con el contenido expecífico de algún tipo fundamental de Archivo de la Iglesia Católica, que pondremos en su lugar correspondiente como Pregunta teórica individualizada.)

Desde los tiempos más primitivos, la Iglesia Católica ha sido muy celosa en la custodia de sus Archivos, hasta el punto que, durante años de inseguridad, Catedrales, Iglesias y Monasterios servían como lugar seguro donde atesorar los documentos más solemnes e importantes de la Monarquía y de sus instituciones, sobre todo en la época de las Cortes itinerantes, hasta la Edad Moderna. El nuevo Código Canónico, que recoge la legislación anterior, dice en su Canon 491, apartados 1 y 2: “Cuide el Obispo de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano. Cuide también el obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico”.

Cada institución de la Iglesia Católica tiene su propio Archivo, y pueden subdividirse de la siguiente manera:

- Archivos públicos, controlados y gestionados por la autoridad eclesiástica pública: Pontificios, Diocesanos (corriente, secreto e histórico), Catedralicios, Capitulares, de Colegiatas, de Seminarios, de Santuarios, de Conferencias Episcopales, de Parroquias, etc.

- Archivos privados.

- Archivos semiprivados: Capitulares o colegiatas, y de lugares píos sujetos a la tutela del Ordinario.

Otra clasificación sería la de:

- Archivos del clero secular: diocesanos (corriente, secreto e histórico), parroquiales, catedralicios, capitulares, de colegiatas, de seminarios, de santuarios, de conferencias episcopales, etc.

- Archivos del clero regular: provinciales (de mendicantes), monásticos o conventuales, congregacionales (de asociaciones laicas).

* Archivo Vaticano.

Como se supone, es el Archivo más importante de la Iglesia Católica. Es uno de los fondos más importantes para el conocimiento de la historia religiosa y política de España. Una colección de fuentes hispano-vaticanas, la “Monumenta Hispaniae Vaticana”, ofrece al historiador español un valioso instrumento de trabajo sobre estos fondos.

Se divide en fondos y secciones: Registros, Instrumenta Miscellanea, Introitus et Exitus, Collecturiae, Rationes Decimarum, Nunciature, Visitas ad limina, Archivo del Castel SantÁngelo.

* Archivos Diocesanos. (Pregunta teórica individualizada)

Ya vimos que el Código de Derecho Canónico imponía la obligación de que existan Archivos Históricos Diocesanos en cada una de las Diócesis. Al principio existían tan sólo los Archivos Catedralicios o Capitulares, pero desde que el Concilio de Trento impuso la obligación parroquial de hacer inventarios y catálogos por duplicado, siendo uno de esos ejemplares para el obispo, surgen, en términos generales, los Archivos Diocesanos, distintos de los catedralicios. En ellos se va acumulando documentación procedente de las parroquias y de la actividad del propio obispo. Generalmente la Administración de las Diócesis se divide en los siguientes organismos: Secretaría de Cámara, Administración Diocesana y Vicaría General.

Tipología documental de los Archivos Diocesanos:

- Secretaría de Cámara:

Papeles apostólicos, Santa Sede y Nunciatura (Curia Romana y Nunciatura), Palacio, Conferencia Episcopal, Ordenados, Religiosos y Religiosas (ingresos, salidas, secularizaciones), Ordenes sagradas, Asociaciones de seglares, Misiones populares, etc.

Documentación jurídica: Expedientes y Decretos generales del Obispo y Vicarios generales; Reales Ordenes procedentes de organismos del Estado; Donaciones, Concordias, Jurisdicción, Derechos, Secretaría de Cámara. Censura de libros revistas. Boletín Oficial del Obispado.

Libros de Visita pastoral de parroquias, escritos por el obispo o sus secretarios, que reflejan el conjunto del estado religioso y económico de las parroquias de la diócesis. En la Visita ad Limina se hace un resumen de conjunto de la visión que el obispo tienen de su diócesis.

Fondo Beneficial: interesante para conocer la evolución histórica de los cabildos, beneficios, capellanías, cofradías, fundaciones piadosas.

Documentación de régimen interno de la diócesis, parroquias o clero: Nombramientos de curia, Concursos y provisiones de cargos de sacerdotes, nombramientos de profesores de religión, expedientes personales, pleitos, etc. Licencias de religiosos y sacerdotes extradiocesanos.

Seminario Diocesano.

- Administración Diocesana:

Documentación económica, demográfica o beneficial derivada de la organización de la mitra y su diócesis: Administración, Bienes de la Mitra, Bienes Diocesanos, Censos (imposiciones y redenciones de), Cuentas; Cuentas de Parroquias, Conventos, Capellanías, Hermandades y Casas de Misericordia; Colaciones, Colecturía de Misas, Contribución del Clero, Bulas Pontificias, Habilitación del Clero, Capellanías y Patronatos, Obras Pías, Visitas de Testamentos, etc.

- Vicaría General:

Expedientes matrimoniales y dispensas canónicas: Actas de consentimiento y consejo paterno, Demandas de esponsales, Demandas de Divorcio, Expedientes matrimoniales,

Expedientes judiciales: Autos canónicos contenciosos, Autos canónicos criminales, Inmunidades, Pleitos y procesos entre obispo y cabildo, derivados de la aplicación de la legislación tridentina;

Expedientes de registros sacramentales: Duplicados de bautismos, matrimonios y defunciones; Expedientes de enmiendas de partida.

* Archivos Catedralicios, Capitulares o de Cabildo Catedralicio. Uno por cada Catedral.

Tipología de sus fondos:

Contaduría: Libros de Contaduría, Libros de Administración General, Subsidio y Escusado, otras series.

Patronatos.

Secretaría: Actas capitulares de Cabildos Generales, Actas de los Cabildos de Canónigos In sacris, Registros de Oficios e Índices de Actas Capitulares, Libros diversos, Oficios recibidos por el Cabildo, Documentación de los Canónicos In Sacris, Oposiciones, Informaciones y expedientes de Limpieza de sangre, Solicitudes de Patitur,

Fábrica: Libros de Cuentas de Obra y Fábrica, Razón de Libranzas de Fábrica y Capellanías de Coro, Libros diversos de Fábrica, Inventarios de Alhajas de plata y demás objetos, Escrituras de bienes de Fábrica, Recados de Fábrica

Aniversarios: Libros de Repartimientos, Cuentas y Recados.

Pitancería y Mesa Capitular: Cuentas de Mayordomía de la Mesa de Pitancería, Libranzas y Recados de las Cuentas de Pitancería, Protocolos, Recados de la Mesa Capitular, Correspondencia de la Mesa Capitular, Papeles diversos de la Mesa Capitular.

Capellanías de Coro: Cuentas de Capellanías, Libros varios de Capellanías, Recados, Libranzas, Imposiciones de Tributos, Varios de Capellanías.

Diezmos: Hazimientos, Padrones de Trigo, Escrituras de Rentas Decimales, Repartimientos de Rentas Decimales de Maravedises, Repartimientos de Pan, Varios Diezmos.

Beneficios, Fueros, Juros, Prebendas, Privilegios, Propiedades...

*Archivos Históricos Diocesanos y Catedralicios.

Concentrando en uno sólo ambos archivos.

* Archivos Centrales Diocesanos-Parroquiales.

Concentrando el archivo diocesano con los fondos históricos de las parroquias de la Diócesis, para cumplir lo acordado por el Reglamento de la Asociación Española de Archiveros Eclesiásticos, ratificado por diversas Asambleas Plenarias del Episcopado Español. Uno de los ejemplos clásicos es el Archivo Diocesano de Albacete, que ha concentrado originales y duplicados en microfilm de todos los archivos parroquiales de la diócesis.

A través de las rentas de la Mitra Diocesana y de la Catedral, como el diezmo, pueden extraerse noticias importantísimas sobre la historia económica y social, principalmente historia de la propiedad e historia agraria.

* Archivos de Seminarios.

Son de gran importancia para el conocimiento de la historia eclesiástica y de su vida científica y didáctica. Muchos de estos archivos se encuentran concentrados en el fondo de los Archivos Diocesanos.

* Archivos Parroquiales. (Pregunta teórica individualizada)

Tienen un valor y una riqueza documental insustituibles e imprescindibles para conocer los aspectos religiosos, sociales y culturales del pueblo español en sus comunidades más sencillas. Suelen estar bien cuidados por los párrocos, por mandato jurídico canónico derivado del Concilio de Trento, que obligaba a llevar los libros sacramentales y a hacer inventarios o catálogos por duplicado, uno para el archivo parroquial y otro para el episcopal. Las Visitas pastorales del obispo de la diócesis tenían, entre otras, la misión de velar por el cumplimiento de estas obligaciones archivísticas de los párrocos.

Antonio Díaz García, director del Archivo Diocesano de Albacete, divide los fondos de los archivos parroquiales en cuatro grupos fundamentales: Documentos sacramentales; Fábrica, Asuntos jurídicos y pastorales; Economía; y Cofradías, hermandades, santos, fiestas, etc.

Las Series sacramentales son las de los libros y documentos instituidos por el Concilio de Trento, casi todos en forma de actas, principalmente los de Bautismos, Confirmaciones, Matrimonios, Defunciones, Cura de almas, Defunciones de párvulos, Enterramientos y Nichos, con sus Índices correspondientes. A ellos pueden añadirse los libros borradores de partidas, los expedientes matrimoniales y las minutas de notas marginales. Con ellos puede documentarse la historia demográfica española, parroquia a parroquia, con estudios sobre mortandad, impedimentos de sanguinidad, etc. Son fuente también imprescindible para el estudio de la familia y de la genealogía, sobre todo en las épocas anteriores al Registro Civil.

Series de Fábrica, contienen los siguientes libros y documentos: Libros de Fábrica, Cuentas de fábrica, Inventarios de alhajas y bienes, Cementerio. Son libros de gastos e ingresos, consignándose en ellos, generalmente, las visitas pastorales, con los mandamientos prescritos por el obispo a raíz de la visita. Contienen interesantes datos sobre la historia del arte (arquitectura, escultura, pintura, orfebrería), al documentar las adquisiciones de los objetos de la iglesia y del culto. También son útiles para estudios económicos: precios, nivel de vida, salarios.

Series de Asuntos Jurídicos: Libro capitular, Acuerdos del cabildo, Agregaciones, Nombramientos de curas y abades, Expedientes y Despachos Matrimoniales, Consentimientos paternos, Amonestaciones, Dispensas, permisos y licencias matrimoniales, Bulas, Inventarios y Cuentas, Colecturía, Asignaciones, Últimas voluntades, Conferencias del clero, Procesos, Padrones de almas, Padrón de vecinos, Matrícula de feligreses. En las Parroquias de la antigua Corona de Aragón son frecuentes los fondos notariales,

Series de Pastorales: Cumplimiento pascual, Matrículas de cumplimiento pascual, Mandatos, Visitas pastorales, Cartas, Decretos de visitas, Instrucciones episcopales, Órdenes, Coro, Asistencia a coro de eclesiásticos, Catequesis de adultos, Decretos y Edictos del Obispado, Boletín Oficial del Obispado, Libro de Statu Animarum, Acta Apostolicae Sedis. Las visitas pastorales contienen los mandamientos prescritos por el obispo, para mejorar la vida parroquial subsanando los defectos observados a raíz de la visita. A través de estos libros pastorales se puede conocer la actividad pastoral de la diócesis y de la parroquia, así como la situación moral, doctrinal, económica y social del clero y de las parroquias.

Series de Economía: libros y documentos sobre Apeos, Arrendamientos, Asientos, Asignaciones de clérigos, Beneficios, Bienes de Beneficiados, Capellanías, Censos, Cláusulas testamentarias, Colecturía de misas, Colecturía de misas rezadas perpetuas, Cuentas, Cuentas de Beneficios curados, Diezmos, Donación de Horas, Dotación por asistencia a horas canónicas, Fondo de almas, Fundaciones Pías, Gastos, Legados y mandas pías, Memorias de Misas, Memorias Perpetuales, Misas cantadas, Misas de ánimas, Misas testamentales, Montepío, Obras Pías, Pagos de coro, Patronatos, Pías Fundaciones, Pías Memorias, Pósitos píos, Propiedades, Reconocimientos, Rentas episcopales, Tazmías, Tercias y décimas, Testamentos, Ventas, Vínculos, Voto de Santiago.

Series de Cofradías, Hermandades, Congregaciones y Hospitales. Suele ser una documentación de cofradías desaparecida, cuyos fondos fueron depositados en las parroquias, o documentación exógena, derivada de la relación entre las cofradías y las instituciones eclesíasticas, ya que las que actualmente están en vigor son muy celosas de sus documentos, que suelen estar siempre en poder del secretario de la cofradía. Pueden ser cofradías de carácter sacramental-eucarístico, penitencial, asistencial o gremial. Cofradías, Pías Memorias, Hermandad de Ánimas, Cuentas de Cofradías, Ánimas, Ermitas, Hospitales, Asociaciones religiosas. A través de estas series y de sus reglas de fundación, estatutos, libros de actas y cabildos, de ingresos de cofrades, etc., queda patente la actividad religiosa, social, benéfica, asistencial y económica.

* Archivos de Cofradías o Hermandades. (Pregunta teórica individualizada)

La Cofradía o Hermandad, a veces confundida nominalmente con el gremio profesional, es una institución que tuvo en su origen una misión religiosa, asistencial o benéfica. Aunque su fundación era de iniciativa particular (unas personas que se asociaban sometiéndose a unos estatutos o constituciones), sin embargo estaban bajo el control de las autoridades civiles y eclesiásticas, que debían aprobar las constituciones. Actualmente deben inscribirse en el registro Civil. Sus fondos documentales, dada la antigüedad de muchas Cofradías españolas, son de importancia capital para la historia social, religiosa, económica, del arte y de las mentalidades. Sin embargo sus archivos, como pone de relieve uno de sus estudiosos, el archivero Vicente Montojo, tienen una problemática muy negativa, por su nula conservación y organización y la difícil accesibilidad de sus fondos. El mismo estudioso citado divide los fondos de estos archivos en siete secciones o grupos documentales, cada uno de ellos dividido en las siguientes series documentales:

Constitución y organización: Reglas, Ordenanzas,Constituciones, Estatutos y documentos de trámite de aprobación (escritura de poder o procuración para pedir la aprobación, etc.); Escrituras de hermanamiento; Privilegios, Visitas de la hermandad (corrigiendo abusos introducidos o incluyendo el texto de nuevas ordenanzas o reglas).

Control de decisiones: Actas de cabildos, Libro de acuerdos.

Control económico: Libros de Cuentas generales o particulares de la hermandad o cofradía, y documentación justificante; Libros de visita de las cuentas de hermandad; Libro protocolo, donde se recogen escrituras y títulos de propiedad de los bienes de la hermandad; Escrituras de censo; Escrituras de libramiento, pago o recibo; Copias de testamentos. En estos libros quedan reflejadas las distintas actividades benéficas y culturales de la institución.

Control de altas y bajas de cofrades: Registros de entradas y salidas de cofrades, Libros de asientos de hermanos. Expedientes de información previa a la admisión en la hermandad.

Control patrimonial de las propiedades y materiales de la cofradía: Escrituras de donación, cesión, compra, venta, alquiler, arrendamiento, obligación, encargo, inventario de bienes muebles o inmuebles.

Defensa judicial: Informes, dictámenes, procesos, memoriales, concordias, etc.

Correspondencia.

Aparte de estos fondos propios de cada Cofradía, está la documentación exterior, la que puede existir en otros archivos:

- Públicos: Municipales, reales Chancillerías, Archivos Generales (Simancas, Histórico Nacional, etc.

- Privados: De la jurisdicción eclesiástica: parroquiales y colegiales, de cabildos catedralicios, diocesanos. Y de particulares.

* Archivos del Clero regular o corporaciones religiosas:

Existen Archivos de las curias generalicia, de las provinciales, y de cada convento o casa religiosa. Los archivos de las órdenes suprimidas en el s. XIX, con la Desamortización, pasaron al Archivo Histórico Nacional (Sec. Clero, principalmente), aunque mucha de su documentación aún se conserva en Archivos provinciales de Hacienda, en los Históricos Provinciales y en algunos Regionales. Casi todos los Archivos de estas instituciones eclesiásticas extinguidas, con la Desamortización de Mendizábal, fueron a parar al Archivo Histórico Nacional, sección Clero. Interesantes para estudios económicos, sociales y familiares, aparte de la historia religiosa.

La tipología documental de estos Archivos de Ordenes religiosas y conventuales es muy variada e interesante y se puede clasificar en los siguientes grupos:

- Para la historia económica del convento y de la sociedad en la que apoyaba sus rentas: Beneficios y frutos; Censos, tributos, juros y rentas; Contratos; Derechos de visita; Gastos y cuentas; Inventarios; Limosnas; Madera; Memorias y capellanías; Misas; Pleitos; Préstamos y deudas; Propiedades; Salarios; Ventas y arrendamientos.

- Para la historia eclesiástica y social: Congregación claustral, Actas de visita, Abadías, Bulas, documentos reales y eclesiásticos; Cartas de Hermandad; Correspondencia; Enterramientos; Fundaciones de la iglesia y del convento; Indulgencias; Juramentos; Reliquias; Testamentos, codicilos y poderes.

- Para la historia del Arte y de la Ciencia: Limpieza; Medicinas; Obras; Pinturas y esculturas.

* Fondos eclesiásticos en Archivos de carácter estatal. (Pregunta teórica)

Son muy abundantes los documentos de la Iglesia Católica española conservados en Archivos de carácter civil, sobre todo a raíz de la obra desamortizadora, al quedar suprimidas a principios del siglo XIX muchas comunidades religiosas y las Ordenes Militares. Sus archivos pasaron a las Contadurías Provinciales de Bienes Nacionales, después a los Archivos de las Delegaciones de Hacienda, y en gran cantidad, tras una efímera estancia en la Real Academia de la Historia, al Archivo Histórico Nacional, principalmente a su Sección de Clero Secular y Regular, formado por el contenido íntegro o fragmentario de 2.923 archivos eclesiásticos, del que existe un “Inventario de Procedencias”, en el que se ha respetado la unidad constitutiva de cada uno de ellos, manteniendo su propia personalidad e independencia dentro de la Sección. La Sección de Ordenes Militares está integrada por los archivos generales de estas Ordenes, ingresados también en virtud de las leyes desamortizadoras, tras su paso por el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares o de algunas Delegaciones de Hacienda, así como por donación del Real Consejo de las Ordenes. Las secciones facticias de Sigilografía y Códices y Cartularios, contienen documentos de Clero y de las Ordenes Militares, que por sus circunstancias se consideró necesario separar para mejor conservación de los soportes documentales.

2. Archivos de otras confesiones no católicas.

Tema 10.

ARCHIVOS DE EMPRESAS, INSTITUCIONES Y ASOCIACIONES.

1. Instituciones que dan origen a los principales Archivos privados. (Pregunta teórica)

La institución privada más importante de la Edad Media es la Señorial o Nobleza, integrada por el senior, los ricos-hombres y los caballeros con sus escuderos. Poseían territorios señoriales, con sus vasallos correspondientes a los que defendían y amparaban, y al mismo tiempo cobraban tributos. Los Señoríos Nobiliarios tenían jurisdicción sobre territorios a veces de muy considerable extensión, como el Marquesado de Villena. Estos Señoríos, en cierta medida, no dependían de la Administración pública estatal, y los órganos administrativos eran propios del señor. La Nobleza, en la que hay que englobar a los caballeros de las Ordenes Militares, formaba uno de los brazos de las Cortes castellanas, junto al Clero y los Municipios. En las Cortes de Aragón, de cuatro brazos, dos de ellas eran de la Nobleza. En la Edad Moderna los Señoríos jurisdiccionales, los llamados Estados señoriales siguen gobernados por el señor, que actúan como corregidores en sus dominios. El régimen señorial fue abolido por las Cortes de Cádiz y definitivamente en la legislación sucesiva: 1811, 1823 y 1837.

De la Orden de Caballería surgieron, en el s. XII, las Ordenes Militares, instituidas para la defensa de la Cristiandad, que llegaron a poseer también grandes territorios semejantes a los señoríos, divididos en provincias y en encomiendas. En el territorio murciano la Orden de Santiago tenía las Encomiendas de Segura de la Sierra, Yeste, Socovos, Moratalla, Cieza, Ricote, Caravaca, Cehegín, Aledo... La Orden de San Juan o del Hospital tenía a su vez Calasparra y Archena. Al frente de la Encomienda estaba el Comendador. La incorporación a la Corona de los Maestrazgos de las Ordenes Militares en la Edad Moderna convirtió a estos territorios en una jurisdicción semejante a la realenga, extinguiendo en ellos el régimen señorial..

Dentro del ámbito municipal existían, con cierta independencia del Municipio o Ayuntamiento, los Gremios y los Colegios o Cofradías.

El pueblo llano de hombres libres o ingenuos estaba representado en estas instituciones, así como en los Concejos y Municipios, aunque su situación era inferior a la Nobleza y el Clero. Estaban sujetos a los tributos reales y eclesiásticos: moneda forera, yantares, diezmos... En peor situación estaban los hombres solariegos o juniores, intermedios entre los libres o ingenios y los siervos, que estaban ligados al suelo que cultivaban y pagaban impuestos señoriales: infurción, martiniega... Finalmente los siervos de la gleba y los siervos personales, semejantes a los esclavos, no podían disponer de sus personas. En Cataluña, los Payeses de remensa tenían aun peor situación, ya que estaban sujetos a los llamados “malos usos”.

Cada institución tenía su propio Archivo. Son muy ricos los Archivos de la Nobleza, desde la Edad Media hasta la extinción del régimen señorial, algunos de los cuales se conservan en el Archivo de la Nobleza, en Toledo, dependiente del AHN. Otro tanto sucede con los Archivos de las Ordenes Militares, conservados en el AHN. Entre los Archivos de los Gremios figura el Archivo del Concejo de la Mesta, hoy en el AHN. Sin embargo, de la presencia de las Clases inferiores en la sociedad solo tenemos referencias en otros fondos documentales o archivos reales, nobiliarios, municipales, gremiales o eclesiásticos.

2. Archivos de Empresas. (Pregunta teórica)

No es correcta la denominación que se les suele dar de Archivos económicos, ya que, en general, todo los archivos, de cualquier clase que sean, pueden ser utilizados desde el punto de vista económico.

Ramón Tamames entiende por empresa la “entidad formada con un capital, y que aparte del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o en la prestación de servicios”.

* Clases de empresas:

a) Privadas

- De carácter individual: sociedad familiar, sociedad comanditaria, y (cuando limita su responsabilidad y divide su capital en acciones), sociedad de responsabilidad limitada, o sociedad anónima.

- De carácter cooperativo: los socios son propietarios y trabajadores a la vez, todo ellos con participación igual. También puede haber sociedad anónima laboral.

b) Públicas (cuyo capital pertenece al poder público) o mixtas (con capital mayoritariamente público pero con participación privada).

También puede hablarse de empresa nacional, extrajera o multinacional; y de grandes y pequeñas y medianas empresas.

Como la diversidad de empresas puede ser muy variada y formada por una estructura única o múltiple, podemos ver la empresa desde una dimensión jurídica mono o plurisocietaria (una sola o un grupo de varias sociedades), o desde una dimensión técnica (una o más explotaciones, una o más plantas o establecimientos industriales). Todo ello configura la mayor o menor complejidad de la empresa, y por tanto la mayor o menor variedad y abundancia del fondo documental que se ve obligado a conservar en su archivo, por razones legales o prácticas.

Los Archivos de Empresas fueron muy escasos hasta el siglo XVIII, limitándose a algunos libros de cuentas aislados y a correspondencia fragmentaria. A partir del siglo XIX se multiplican como consecuencia de la revolución industrial. Los países anglosajones y Alemania fueron los primeros en la preocupación por censarlos, reunirlos y concienciar a las empresas sobre su valor. Pueden clasificarse de acuerdo con el tipo de actividad: comercial o mercantil, industrial y de servicios. También pueden adoptarse sistemas de clasificación geográfica o alfabética, agrupando todo tipo de empresas. Los Archivos de Empresa son del mayor interés para reconstruir la historia económica, generadora de grandes tensiones sociales, políticas y religiosas a nivel internacional. También para la historia social y para el conocimiento de las técnicas y de la arqueología industrial.

* Tipología documental de los Archivos de Empresa. (Pregunta teórica)

Sea cual sea el tipo de Archivo de Empresa que estudiemos, lo general es que posea un gran volumen de documentos que está obligado legalmente a conservar, por lo menos durante cierto tiempo. Parte de esta documentación le viene exigida por la Administración (Central, Autonómica y Municipal) o derivada de su propia actividad empresarial. Pero predominan los documentos recibidos de fuera, los exigidos o controlados legalmente por organismos exteriores para dar cuenta de sus obligaciones fiscales, laborales y sociales, y los enviados por entidades crediticias dando cuenta del estado de préstamos e hipotecas, que los generados de motu propio por la empresa.

Todos estos documentos exteriores o de imposición exterior, son de conservación obligada en el Archivo de la Empresa, por lo menos hasta que prescriban las obligaciones que cada documento acredita. Como el plazo corriente de la prescripción son los seis años, se entiende que a partir de esta antigüedad los documentos podrían ser eliminados, o, por lo menos, cambiar su información a otro soporte (microfilm o electrónico) que ocupe menos volumen en el Archivo. Sin embargo la utilización por muchas empresas de las nuevas tecnologías, logrando muchas veces el ideal tecnológico de las llamadas “oficinas sin papel”, no les exime aún de la obligación de conservar documentación técnica, financiera o administrativa en el soporte tradicional, que es exigido por la Administración o la Justicia como prueba. Por ello la prudencia aconseja reservarlos de la destrucción y en su soporte de papel por lo menos hasta los diez años, por si cambia la legislación y se establecieran en el futuro plazos de inspección más prolongados.

Pero la acumulación documental en los Archivos de Empresa no viene impuesta tan sólo por imperativos legales. También por criterios utilitarios de recuperación de información que se encuentra en la documentación retrospectiva, que ya no es necesario conservar legalmente. Deben ser conservados siempre los documentos, por lo menos en un soporte menos voluminoso, cuando contengan elementos valiosos de información para la empresa. Es absurdo que las empresas, por ahorrar espacio y problemas de organización en sus archivos, pierdan una información valiosísima que está almacenada en sus documentos del pasado, y que debe servir como elemento informativo para quien generó precisamente una información que puede ser muy valiosa para la toma de decisiones, o, en última instancia, para reconstruir la historia empresarial. Esto hace que los Archivos de Empresa, generalmente, no sólo sean de carácter administrativo actual, sino también intermedios e históricos, y que en ellos se conserven documentos a todo lo largo del ciclo vital.

Los documentos de producción interior, elaborados por la propia empresa como elemento voluntario de su gestión (proyectos técnicos, presupuestos, documentos comerciales, facturación, publicidad, etc.), sí que podrían ser elaborados totalmente a través de las nuevas técnicas de elaboración de documentos, por procedimientos informáticos, ópticos, etc. Pero esta parte de documentación del Archivo de la Empresa es la menos abundante de la masa total del fondo.

“La mayor parte de la documentación generada y recibida por una empresa tiene unos efectos administrativos relacionados con la responsabilidad que tiene el empresario sobre la calidad del producto, la defensa de los derechos del consumidor, los derechos del asalariado que trabaja en la empresa, los derechos del estado y del Ayuntamiento respectivo en lo que se refiere al Fisco, etc. Los periodos de vigencia administrativa varían según la legislación relacionada con cada caso”.

Haremos una clasificación de los documentos de las empresas, teniendo en cuenta los datos sobre su posible destrucción o su obligatoriedad de conservación:

1. Documentos de constitución de la empresa:

Denominación social, escritura pública de constitución de la sociedad, liquidación del impuesto sobre operaciones societarias, inscripción en el Registro Mercantil. Conservación indefinida en el soporte legal original: papel.

2. Libros de Contabilidad:

El Código de Comercio en su Título III (De la contabilidad de los empresarios) dedica la Sección Primera a los libros de los empresarios. “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos” (art. 25). “Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos formados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad...” (art. 26). “Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro”. (art. 27).

- Libros registrados en el Registro Mercantil: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro de Actas. Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formar las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. Estos libros serán obligatoriamente en papel. El Libro Registro de Acciones Nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones, y el Libro Registro de Socios en las sociedades de responsabilidad limitada, sin embargo, “podrán llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente” (art. 27.3)

- Libros para cumplimiento del art. 33 de la Ley Tributaria:

- IVA: Libro de facturas emitidas y Libro de facturas recibidas.

- Impuesto de Sociedades: Libro Mayor, Libro de Compras, Libro de ventas y rendimientos normales, Libro de Cobros y Pagos, Libro de Gastos.

- Libros de carácter laboral, cumplimentados en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: Libro de Matrícula de Trabajadores, Libro de Visitas e Inspecciones.

3. Licencias, tasas e inscripciones:

Pueden ser:

- De carácter municipal: impuesto sobre actividades económicas o licencia fiscal; impuesto sobre bienes inmuebles; impuesto sobre incremento del valor de terrenos urbanos o plusvalía; tasa de recogida domiciliaria de residuos sólidos urbanos; licencia de obras; licencia de apertura.

- De Hacienda: Código de Identificación Fiscal (CIF), IVA, Impuesto de Sociedades.

- De Trabajo y Seguridad Social: Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Comunicación de apertura del centro de trabajo.

- De Industria: Inscripción en el Registro Industrial.

Es conveniente su conservación indefinida. La documentación periódica de naturaleza fiscal deberá guardarse durante los 5 años siguientes a su expedición, para prever posibles reclamaciones. Después, al estar prescrita su reclamación, puede destruirse, salvo que contenga información interesante para la empresa.

4. Recursos patrimoniales:

Escrituras de adquisición o arrendamiento de inmuebles (suelo, edificios e instalaciones), maquinaria y equipos, vehículos (adquisición, revisiones, tasas fiscales). Conservación indefinida, salvo los de revisión y tasas fiscales, que pueden ser destruidos al cumplirse el plazo de su prescripción legal.

5. Recursos financieros:

Activos y pasivos financieros (cuentas bancarias, préstamos, hipotecas, etc.). Conservación indefinida, aunque una vez cumplimentadas las obligaciones con acreedores y con el Fisco, según los plazos legales, pueden pasar a otros soportes, sobre todo magnético, para su utilización tan sólo como valor informativo para la empresa.

6. Ayudas y desgravaciones fiscales:

Documentación referente a la inclusión de la empresa en los planes de creación y fomento de empleo, en los programas de promoción industrial, etc. Conservación temporal, salvo que sean de interés informativo para la empresa.

7. Documentos de gestión de personal:

Recibidos o emitidos por quienes trabajan en el organismo: ofertas y peticiones de empleo, expedientes de personal, Seguridad Social (nóminas, altas y bajas laborales, incapacidades, jubilación, etc.), formación de personal. . Como afectan sólo a personas y no tienen incidencia en la marcha de la entidad, no es necesario su conservación indefinida, y sólo se conservan mientras dura la actividad del trabajador en la empresa, salvo que se consideren de interés informativo.

8. Documentos técnicos recibidos o elaborados por la empresa sobre instalaciones, maquinaria, proyectos, producción, gestión de calidad, etc.

Son de conservación indefinida, aunque pueden pasar a soportes no convencionales, como el microfilm.

9. Documentos comerciales sobre la actividad de la empresa: compras, ventas, marketing, etc.

Pueden pasar o estar desde un principio en soportes magnéticos, y deben actualizarse según las necesidades de la empresa.

10. Documentos informativos:

- Información general: Boletín Oficial del Estado (BOE), Boletines Oficiales de las Comunidades Autónomas, Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DOCE).

- Información especial: Revistas especializadas, abstracts, recortes de prensa.

Conservación temporal, salvo interés informativo duradero para la empresa.

* ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE LA EMPRESA. (Pregunta teórica)

De acuerdo con los plazos de vigencia administrativa y de prescripción legal, vemos que en estos archivos también es de aplicación el ciclo de vida de los documentos, y que muchas empresas deben plantearse la existencia de archivos activos, semiactivos o intermedios, e históricos, según sus necesidades informativas y su comodidad para el acceso.

Después de los expurgos pertinentes en la etapa intermedia, a la última etapa llegarán tan sólo los documentos de valor permanente informativo, ya que se supone que en la mayoría de los casos el jurídico ya ha prescrito. Generalmente estos documentos con valor permanente definitivo serán los que tienen que ver con aspectos técnicos o con el funcionamiento de la empresa. Se guardan indefinidamente, por lo menos mientras continúe la actividad de la empresa, ya que constituyen su elemento imprescindible de información, e incluso la memoria histórica de sus actividades.

Para la organización del Archivo de Empresa, como en cualquier otro, debemos partir de la confección de un Cuadro de Clasificación orgánico-funcional, derivado de los distintos campos de actividad empresarial. De este cuadro se derivará un código numérico para cada una se las Secciones y Series Documentales del Archivo, que debe figurar en todos los libros, cajas o legajos, carpetas, expedientes y otros documentos sueltos. Cada uno, además de los dígitos del Cuadro de Clasificación, llevarán el número de orden correlativo, según el método de ordenación de cada serie documental.

Los documentos en soporte informático obedecerán también al Cuadro de Clasificación del Archivo, estableciendo en los diferentes disquetes de almacenamiento electrónico de documentos el código numérico correspondiente y, en cada documento informático, el número de orden correlativo. El contenido documental se incluirá en la memoria o base de datos informática.

* CUADRO DE CLASIFICACIÓN ORGÁNICO-FUNCIONAL DE UN ARCHIVO DE EMPRESA: (Anexo práctico)

1. Constitución del Negocio:

1.1. Escrituras de Sociedad.

- Escrituras de constitución o modificaciones de la Sociedad.

- Estudios, proyectos y correspondencia relativos a estas escrituras.

- Publicaciones legales.

- Prospectos de emisión.

- Escrituras de fusión con otras sociedades, de constitución de filiales.

- Modificaciones sucesivas de escrituras originales.

1.2. Accionistas.

- Registros de origen de las acciones.

- Registros de transferencias de acciones o de partes.

- Ficheros de los accionistas.

1.3. Historial del Negocio.

2. Consejos y Asambleas.

2.1. Consejo de Administración o Consejo de Gerencia.

- Atestados de deliberaciones.

- Expedientes de sesiones e informes.

- Correspondencia de los administradores.

2.2. Divisiones del Consejo (Comités o Comisiones diversas: dirección, construcción, finanzas, explotación, contenciosos, etc.)

- Atestados de deliberaciones.

- Expedientes de sesiones e informes.

- Correspondencia.

2.3. Secretaría del Consejo.

- Fichero o expedientes de los administradores.

- Expedientes de preparación de sesiones (informes y estudios proporcionados por el Consejo).

2.4. Expedientes relativos a los miembros del Consejo de Administración.

2.5. Asambleas Generales.

- Informes impresos presentados por el Consejo.

- Registros de atestados.

- Publicaciones legales.

- Hojas de asistencia (útiles para el estudio de la composición de las asambleas y de la representación de los accionistas).

3. Dirección General.

3.1. Información interior.

- Notas de servicio, circulares, correspondencia con los diferentes servicios.

- Informes periódicos de los servicios.

- Estadísticas.

- Acontecimientos excepcionales (huelgas, accidentes, etc).

- Estudios particulares.

- Reuniones periódicas entre los servicios.

3.2. Información exterior.

- Documentación económica general.

- Documentación económica particular de la profesión por actividades.

- Relaciones con los poderes públicos (autoridades nacionales, regionales o locales, o de la Unión Europea).

- Relaciones con los sindicatos (patronales y obreros).

- Convenios nacionales e internacionales.

- Relaciones con otros miembros profesionales, con personalidades eminentes, con la prensa.

3.3. Transcurso de la Empresa.

- Todo lo relacionado con la elaboración y ejecución de programas de fabricación y de venta, y también por extensión (construcciones, maquinaria, mano de obra), así como de su financiación.

- Informes de la inspección general.

3.4. Secretaría General.

- Expedientes correspondientes a las funciones de las que esté encargada y que varían según las empresas (administración, personal, relaciones públicas, etc.)

4. Propiedad.

4.1. Terrenos.

- Títulos de propiedad.

- Arrendamientos.

- Correspondencia.

4.2. Edificios de administración y ciudades obreras.

- Planos.

- Presupuestos.

- Ejecución de obras.

- Modificaciones temporales.

- Conexiones: agua, gas, electricidad.

- Documentos relativos al urbanismo y vías públicas (para las ciudades obreras).

4.3. Edificios industriales.

- Los mismos documentos anteriores (excepto los expedientes de urbanismo).

4.4. Conexiones de ferrocarriles.

- Expedientes generales.

4.5. Aducción del exterior.

- Traída o toma de agua.

- Conductos de gas.

- Red eléctrica.

- Oleoducto.

4.6. Archivos propios del Servicio de Propiedades.

- Informes y estudios.

- Correspondencia.

5. Material de explotación. Maquinaria.

- Expedientes técnicos concernientes a la maquinaria de fabricación y de explotación (características, planos, fotos).

6. Servicios Financieros.

6.1. Emisión del capital.

- Prospectos de emisión.

- Estudios previos a la emisión.

- Correspondencia con los bancos emisores.

- Correspondencia con los suscriptores.

6.2. Aumento del capital.

- Iguales documentos que en el apartado anterior.

6.3. Préstamos y obligaciones.

- Iguales documentos que en los apartados anteriores.

- Autorizaciones en período de control del crédito.

- Informes con las sindicatos de obligacionistas.

6.4. Créditos bancarios.

- Correspondencia con los bancos.

6.5. Impuestos y tasas.

7. Contabilidad.

7.1. Contabilidad general.

- Balances, cuentas de ganacias y pérdidas.

- Inventarios.

- Libro Mayor y Diario.

7.2. Contabilidades anexas.

- Libro de pagos o de salarios.

- Libro de facturas.

- Libro de bancos.

- Libro Mayor de fábricas.

8. Aprovisionamientos y Fabricaciones.

8.1. Aprovisionamientos.

- Entradas y salidas de aprovisionamientos.

- Estudios de productos.

- Correspondencia con los proveedores.

8.2. Fabricación.

- Entradas y salidas de productos.

- Inventarios de los stocks.

9. Servicios comerciales.

9.1. Servicios de venta.

- Estudios de mercado.

- Acuerdos y contratos.

- Demandas y mercados (recapitulaciones).

9.2. Servicio de agencias y sucursales.

- Correspondencia y expedientes más importantes concernientes a las ventas en el extranjero.

- Informes y actividades de las agencias y sucursales.

- Informes de inspección.

9.3. Publicidad.

- Contratos de publicidad.

- Expedientes de las principales operaciones.

- Catálogos, Carteles, Folletos.

10. Servicios técnicos de estudios.

- Patentes.

- Informes de ensayos de laboratorio.

- Estudios de los tiempos de trabajo.

11. Personal.

11.1. Expedientes de personal.

- Expedientes de los directivos.

- Expedientes de personal no directivo (a guardar 120 años a partir del nacimiento de los interesados y más tarde por muestreo).

11.2. Movimiento del personal, reclutamiento, efectivos.

- Libro de pago.

- Registro del personal.

- Registro de la mano de obra extranjera.

- Registro de accidentes.

- Estadísticas (efectivos, absentismo).

11.3. Convenios relativos al personal.

- Convenios colectivos.

- Atestados de las comisiones de disciplina.

- Comité de empresa (elecciones, atestados, informes).

- Elecciones sindicales.

11.4. Reglamentación del trabajo.

- Reglamentos de fábricas y talleres.

- Registro del Comité de higiene y seguridad.

- Controles de Inspección del Trabajo.

- Medidas disciplinarias.

11.5. Problemas y movimientos sociales.

- Expedientes de reivindicaciones.

- Expedientes de huelgas (incluidos octavillas y carteles).

11.6. Obras sociales (cantinas, guarderías, cooperativas, etc.).

- Documentos de creación.

- Documentación general concerniente al funcionamiento.

11.7. Formación, reciclaje.

- Estadísticas.

- Expedientes generales e informes de conjunto.

12. Correspondencia (común a todos los servicios).

- Colección general de copias de cartas.

13. Contenciosos.

- Los expedientes más interesantes (con exclusión de asuntos menores).

14. Archivos sonoros y audiovisuales.

- Películas industriales.

- Fotos, bandas sonoras y videos (manifestaciones, visitas, discursos, reuniones).

- Videodiscos. (Catálogos).

15. Informática.

Tras una selección de ficheros:

- Documentos informáticos de base.

- Expedientes de estudios

- Informes y resultados definitivos

16. Filiales y empresas absorvidas.

Los mismos documentos que para la sociedad absorvente.

17. Fábricas.

Para cada una de ellas, conviene conservar los documentos de dirección, los títulos de propiedad, expedientes de instalaciones, la contabilidad general, los estados de stocks, los expedientes y los registros de personal.

* INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO DE EMPRESA:

Serán, fundamentalmente el Inventario, realizado en fichas para los documentos en papel, y la Base de Datos para los documentos informatizados, con una Base de Datos General que abarque toda la información manual y mecanizada, en inventario, del Archivo de la Empresa.

3. ARCHIVOS DE PARTIDOS Y ASOCIACIONES POLÍTICOS Y SINDICALES.

3.1. ARCHIVOS DE PARTIDOS POLITICOS. (Anexo práctico)

Como ejemplo de archivo de un partido político, tenemos el caso singular del Archivo de UCD de Soria (1977-1983), depositado en el Archivo Histórico Provincial de aquella provincia, cuya organización publica su director Carlos Álvarez García. Después de hacer una breve historia de Unión del Centro Democrático, el autor establece el Cuadro de Organización del Partido, basado en el Reglamento del mismo de 1981:

1. Organización nacional.

1.1. Secretariado Ejecutivo Nacional

- Presidencia:

- Presidente

- Director de Gabinete

- Secretaría

- Secretaría General:

- Secretario

- Gabinete Político

- Gabinete Técnico

- Asesoría Jurídica

- Gabinete de Comunicaciones

- Departamento de Telex

- Departamento de Proceso de Datos

- Secretaría de Acción Social:

- Cooperativismo

- Tercera Edad

- Mujer

- Familia

- Varios

- Secretaría de Coordinación:

- Colaboradores

- Secretaría de Emigración:

- América

- Europa

- Secretaría de Formación, Educación y Cultura:

- Gabinete Técnico

- Formación

- Educación

- Cultura

- Clubes de Debate

- Deporte

- Taurinos

- Bienes Culturales

- Secretaría de Juventudes:

- Organización

- Información

- Relaciones Internas

- Formación

- Sectorial

- Asesor Técnico

- Educación Universitaria

- Secretaría de Información:

- Relaciones con los medios informativos

- Difusión informativa y producción

- Estudios y Análisis de Encuestas

- Relaciones Públicas e Imagen

- Coordinación

- Servicio de Documentación

- Seguimiento de prensa, radio y TV.

- Secretaría de Organización:

- Coordinación

- Delegación

- Afiliación

- Actos y Planificación Electoral

- Secretaría de Política territorial:

- Gabinete de Coordinación

- Política Autonómica

- Política Municipal y Provincial

- Órganos de Información

- Relaciones externas

- Secretaría de Relaciones Económicas:

- Control Presupuestario

- Tesorería

- Nóminas y Seguridad Social

- Control General

- Control Provincial

- Proveedores

- Personal

- Servicios Generales y Reprografía

- Imprenta

- Secretaría de Relaciones Internacionales:

- Áreas:

- Europa Occidental

- Iberoamericana

- Africana

2. Organización regional.

2.1. Asamblea regional

2.2. Secretario Regional

2.3. Comité Ejecutivo Regional

- Presidentes provinciales

- Secretarios provinciales

- Secretarios de juventudes

- Vocales elegidos por los Comités Ejecutivos provinciales.

- Presidente Regional.

- Vicepresidentes.

- Secretario Regional.

3. Organización Provincial.

3.1. Asamblea Provincial (todos los afiliados, si era número inferior a 500).

3.2. Secretario Provincial

3.3. Consejo Provincial

- Presidente Provincial

- Secretario Provincial

- Comité Ejecutivo Provincial

- Parlamentarios afiliados

- Miembros de los gobiernos autonómicos afiliados

- Miembros del Consejo Político, del Comité Ejecutivo del Partido y del Comité Ejecutivo Provincial, afiliados en la provincia

- Presidente y Secretarios de los Comités Ejecutivos Comarcales

- Secretario Provincial de Juventudes

- Diputados provinciales del partido

- Vocales elegidos por la Asamblea Provincial

3.4. Comisión Provincial de Cuentas.

3.5. Comité Ejecutivo Provincial (órgano supremo del partido en la provincia).

- Presidente Provincial

- Secretario Provincial

- Vocales elegidos por la Asamblea Provincial

- Secretario Provincial de Juventudes

3.6. Secretario Provincial (responsable de la actividad ejecutiva del partido en la provincia). Tiene una estructura semejante a la Secretaría Ejecutiva Nacional, que ya hemos especificado anteriormente.

4. Organización Local y Comarcal.

- Asamblea Local.

- Comité Ejecutivo Local:

- Presidente

- Secretario

- Vocales

-Asamblea Comarcal.

- Miembros de los Comités Locales

- Parlamentarios

- Diputados provinciales

- Alcaldes

La Clasificación del Archivo de la UCD en Soria, que por tanto puede quedar como ejemplo para un archivo de partido político a nivel provincial, quedó de esta manera:

1. Comités Provinciales

- Comité Ejecutivo Provincial

- Comité de Disciplina

- Comités Locales.

2. Secretaría Provincial

- Correspondencia de los secretarios provinciales

- Libro Registro de Entrada y Salida de Correspondencia

- Borradores, circulares, informes, reuniones, etc.

- Telex

- Informes sobre proyectos, estrategia política, actividad legislativa, etc.

- Trípticos, folletos y libros de propaganda

- Correspondencia con otras Secretarías

- Informes, discursos, conferencias, etc.

- Documentación remitida por la Diputación Provincial. Planes Provinciales.

- Correspondencia con el Gobierno Civil. Informes.

- Correspondencia con los Ministerios y Delegaciones Provinciales. Impresos e informes.

- Correspondencia con el Consejo General de Castilla y León y con el Comité Ejecutivo Regional sobre reuniones. Informes diversos de carácter regional.

3. Secretaría de Organización

- Afiliados. Libros de registro e inscripciones

- Correspondencia de la Secretaría, informes, reglamentos, circulares, etc.

- Congreso extraordinario de UCD de 1982.

- Normas. Afiliación. Congresos. Asambleas Provinciales. Proyectos.

- Congresos Nacionales de UCD. Ponencias

4. Secretaría de Acción Electoral

- Correspondencia, Informes. Encuestas. Programas Electorales. Legislación electoral, etc.

- Elecciones Generales. Campañas electorales

- Rectificaciones del censo electoral

- Censos electorales por poblaciones o distritos.

5. Secretaría de Relaciones Económicas

- Correspondencia sobre Administración. Documentos contables enviados a la Secretaría General de Administración de CD en Madrid.

- Contratos de seguros, extintores, material de fotocopias e informático, etc.

- Seguridad Social

- Normativa de Contabilidad

- Listín de teléfonos

- Libros de matrícula del personal.

- Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo.

- Libros de ingresos y gastos

- Libros de actas de la Comisión Provincial de Cuentas

- Facturas, recibos.

- Bancos.

6. Secretaría de Información

- Correspondencia, informes, documentación, prensa.

- Registro de “Comentarios editoriales”, de prensa, notas de prensa, recortes e informes de prensa, etc.

- Boletines provinciales del partido. Impresos, originales y pruebas de imprenta.

- Boletines e impresos del partido en otras provincias.

- Boletín de seguimiento de prensa, radio y TV.

- Dossieres sobre diversos temas: contrareforma fiscal, la Constitución, Escuela para la democracia, los Pactos de la Moncloa, etc.

- Planes y Obras Provinciales.

- Ayuntamientos.

- Cortes españolas.

7. Secretaría de Agricultura.

- Correspondencia, informes, estudios, telegramas, etc.

- Secretaría del Medio Ambiente.

8. Secretaría de Acción Cultural.

- Correspondencia, informes, concursos, etc.

- Correspondencia con la Secretaría de Educación, Formación y Cultura.

- Consejo Provincial de Cultura.

- Proyectos de Ley e informes sobre temas educativos.

- Impresos y dossieres sobre temas educativos.

- Pacto de la Moncloa.

- Deportes.

9. Secretaría de Acción Social.

- Correspondencia de la Secretaría de Acción Cívica (asociaciones, organizaciones cívicas, etc.

-Correspondencia de la Secretaría de Acción Social y Emigración (tercera edad, minusválidos, educación especial, mujer, emigración, etc.)

10. Secretaría de Política Territorial.

- Correspondencia, legislación, informes.

- Administración Local Autonómica, etc.: informes, impresos.

- Ministerio de Administración territorial.

- Ayuntamientos de la provincia.

- Plan especial. Plan básico de desarrollo y equipamiento para la provincia.

11. Secretaría de Relaciones Internacionales.

- Correspondencia, Informes, Publicaciones sobre política exterior (CEE, OTAN, pesca con Marruecos, Iberoamérica, etc).

12. Fotografías, emblemas y otros objetos.

- Fotografías de miembros y actos públicos.

- Banderas y banderines en tela del partido.

- Diversos objetos: sellos, tampones, negativos, discos, casetes, cuñas publicitarias.

- Impresos y números sueltos de revistas.

- Listados alfabéticos por ordenador de afiliados, censo electoral, impresos.

3.2. ARCHIVOS DE SINDICATOS.

4. ARCHIVOS DE ASOCIACIONES Y FUNDACIONES PRIVADAS.

(Pregunta teórica)

Las Asociaciones son las personas jurídicas integradas por personas naturales que, sin finalidad de lucro subjetivo, se agrupan con carácter permanente para servir un fin determinado y lícito.

Son archivos del mayor interés, al reflejar movimientos culturales, sociales o políticos que no han dejado huella en otras partes.

Pueden clasificarse teniendo en cuenta su finalidad o su carácter: cultural, recreativo, profesional, político, religioso, secreto, etc.

Las fundaciones son personas jurídicas, establecimientos u obras creadas por la voluntad de una o más personas naturales o jurídicas, que entregan un patrimonio de su propiedad, para realizar determinados fines, generalmente extraños a los particulares de los creadores, y con una acción invariable determinada y establecida en el acto de la constitución. Las primeras fundaciones tuvieron carácter piadoso, benéfico, docente, y finalmente de carácter cultural y científico. Son también archivos del mayor interés para la historia.

Pueden clasificarse teniendo en cuenta su finalidad o su carácter, o su naturaleza jurídica: civil o religiosa.

Por su ámbito geográfico, los Archivos de Asociaciones y Fundaciones pueden clasificarse en internacionales, nacionales, regionales y locales. Y por su finalidad o carácter: asistenciales, académicos, científicos, confesionales, culturales, deportivos, educativos, secretos, políticos, sindicales, etc.

* ARCHIVOS DE ASOCIACIONES, INSTITUCIONES Y ENTIDADES PROFESIONALES.

* ARCHIVOS DE INSTITUCIONES BANCARIAS Y DE AHORRO.

Tipología documental de un Archivo de Banco o Caja de Ahorro y Monte de Piedad. (Anexo práctico)

Teniendo en cuenta diferencias tipológicas esenciales entre Bancos y Cajas de Ahorros, sobre todo en cuanto a éstas, derivadas de su función social y asistencial (Monte de Piedad), podemos clasificar sus fondos principales en los siguientes grupos:

a) Documentación de contabilidad general: Los libros y documentos de contabilidad permiten reconstruir la vida económica de la empresa, con el reflejo anual de las pérdidas y ganancias. Son los corrientes de cualquier empresa:

- Libros Diarios de Contabilidad,

- Libros Mayores de Contabilidad,

- Libros Borradores,

- Libros registros de acciones,

- Balances,

- Estadísticas sobre las actividades crediticias,

- Inventarios, etc.

También los correspondientes a las distintas operaciones financieras específicas que realiza la institución con sus clientes:

- Libros de préstamos,

- Libros de intereses y comisiones,

- Libros de cupones y bonos,

- Libros de fianzas y depósitos,

- Libros registros de certificaciones,

- Libros registros de documentos a cobrar, etc.

b) Documentación fundacional, social y jurídica. En general los bancos privados son sociedades anónimas que cotizan en Bolsa. Por tanto, la información sobre los accionistas es fundamental: sobre todo los expedientes y correspondencia de las personas dirigentes que forman el Consejo. Ofrece este núcleo de documentación información sobre los distintos órganos de gobierno de la institución, aportando noticias valiosísimas de los negocios emprendidos, aportaciones de capital, personas o entidades que tienen relación jurídica con la empresa, propiedades, etc. Permite conocer las razones de determinadas políticas en la empresa, estudiar la relación de sus accionistas, analizar el comportamiento de sus órganos de gobierno, etc.

- Escrituras de fundación o constitución de la Sociedad,

- Estatutos y Reglamentos,

- Libros de Actas:

- Actas de la Asamblea General,

- Actas del Consejo de Administración,

- Actas del Consejo General,

- Actas de la Junta de Gobierno,

- Actas de las Juntas Generales de Accionistas,

- Actas de la Comisión de Control,

- Actas de la Comisión Ejecutiva,

- Actas del Comité Ejecutivo,

- Actas de la Comisión de Obras Sociales,

- Actas de otras comisiones.

- Registros de accionistas,

- Contratos,

- Protestos de letras,

- Poderes

- Poderes a accionistas, directivos y empleados de la empresa,

- Poderes a Procuradores, etc.

- Memorias,

- Correspondencia,

c) Documentación financiera y de ahorro: Constituyen la documentación financiera corriente de la Sociedad bancaria o de ahorro, en relación con la actividad hacia sus clientes. El ahorro y el préstamo constituyen las series documentales más específicas de Bancos y Cajas de Ahorro, dado que sus operaciones básicas son las de utilizar el dinero depositado por los clientes para la concesión de créditos a otros o a ellos mismos:

- Ahorro,

- Cuentas Corrientes,

- Depósitos,

- Préstamos

- Préstamos hipotecarios,

- Préstamos personales,

- Pagarés,

- Pólizas de crédito,

- Letras de cambio,

- Retro-ventas,

- Pignoraciones,

- Caja,

- Valores:

- Libros Mayores de Valores,

- Depósitos de valores,

- Saldos mensuales de valores,

- Traspasos de valores,

- Clientes varios de valores,

- Ordenes de Bolsa,

- Billetes,

- Empeños y desempeños,

- Intercambios,

- Giros,

- Letras y Negociables,

- Sucursales,

- Corresponsales,

- Domicilios de clientes,

- Clientes extranjeros, etc.

d) Documentación empresarial: Como cualquier empresa, tiene documentación ordinaria sobre personal, oficinas, patrimonio, etc.

- Haberes del personal. Libros de nóminas, expedientes de personal, libros de matrícula.

- Mutualidad,

- Asuntos internos,

- Informes preparatorios de reuniones,

- Informes de empresas,

* ARCHIVOS DE COLEGIOS PROFESIONALES.

- Comercio, Industria, Economía

- Federaciones de Empresarios

- Cámaras de Comercio e Industria

- Comunicación Social

- Asociaciones de la Prensa

- Prensa

- Radio

- Televisión

- Agencias de Noticias

- Agencias de Publicidad

- Vídeo

- Deportes

- Federaciones deportivas: regionales, provinciales y locales

Tema 11.

ARCHIVOS NOBILIARIOS, FAMILIARES Y PERSONALES.

1. ARCHIVOS NOBILIARIOS, FAMILIARES Y PERSONALES.

(Pregunta teórica)

Según Olga Gallego, la mejor estudiosa de este tipo de archivos, son los originados o generados por la actividad de un individuo o persona a lo largo de su vida, o por los distintos componentes de una familia a través de generaciones, constituyendo, generalmente, la etapa final de integración de otras familias y de desmembraciones de sus componentes que han dejado huella en los fondos documentales.

Sus fondos son quizás aquellos en los que la vida humana aparece documentada de forma más palpitante. Mientras en otros archivos nos enteramos tan sólo de informaciones de tipo oficial o externo, aquí, al lado de ésto, tenemos también los documentos que nos revelan las informaciones más intimas y secretas de una persona, de una familia o de un grupo familiar: su más recóndita intimidad, sus pensamientos religiosos, políticos, sociales. En fin, toda la faceta humana, en su integridad física, psíquica, intelectual, social, pública, política, económica...

Estos archivos presentan problemas muy particulares, debido sobre todo a la heterogeneidad de sus fondos. No hay grandes series homogéneas, sino documentos de tipo muy variado y series documentales muy cortas, a veces de un solo documento.

Son muy valiosos para la investigación histórica, en especial cuanto más relevancia hayan alcanzado sus miembros en el campo social, económico, político, etc. Se incorporaron a partir la Revolución Francesa en los Archivos Nacionales (Francia) y a principios del siglo XIX en los de España, Italia, Rusia... La incorporación a los archivos del estado se fomenta sobre todo a partir de la II Guerra Mundial. En los países anglosajones la tendencia es a integrarlos en fundaciones o en instituciones mixtas: museo-biblioteca-archivo.

En un archivo de depósito o múltiple, por ejemplo en el Archivo de la Nobleza o en los Archivos Históricos Provinciales, si contamos con varios archivos particulares, pueden hacerse subdivisiones según las actividades desarrolladas preferentemente por los miembros familiares, y ordenarse alfabéticamente por los titulares, títulos nobiliarios o nombres de las casas.

Una de las características de muchos archivos particulares, sobre todo los de la Nobleza y Personajes importantes del Gobierno de la Nación, es la de haber confundido en su archivo los documentos públicos, (resultado de sus actividades de gobierno y mando), de los documentos privados de carácter familiar. Por tanto, en el caso de tratarse de un archivo de estas circunstancias, deben separarse los fondos de carácter público de los que son auténticamente privados, para respetar, también en ellos, el principio de procedencia. Por otro lado, en contrapartida, son muchos los archivos de carácter público que conservan entre sus fondos multitud de documentos procedentes de archivos privados, particulares, personales y familiares, que llegaron a ellos por medio de depósitos, donaciones o ventas.

Procedencia y ejemplo de los documentos de un Archivo Personal o Familiar. (Pregunta teórica)

Los fondos documentales de estos archivos pueden ser de procedencia exterior o interior:

- Documentación recibida de los poderes públicos o de organismos y personas privadas, necesaria para la actividad del individuo o de la familia. Documentación procedente de las distintas Administraciones públicas, de la Administración de Justicia, documentación notarial o registral, documentación eclesiástica, documentación de otros particulares o empresas... Se conservan en forma original, con todos sus elementos importantes de validación documental: por ejemplo, un título de propiedad, un título académico, un certificado...

- Documentación expedida, dirigida a las administraciones civiles y eclesiásticas y a personas o entidades privadas como consecuencia de las actividades de la persona o familia. Como los documentos originales se remitieron a su destino, lo que queda en el Archivo Particular son copias o minutas de los mismos.

- Documentación generada de orden interno, para las actividades propias del individuo, de la familia, y la administración de su patrimonio. Puede estar en el Archivo en original, minuta o copia.

Ejemplo de un Archivo Personal básico:

En nuestras explicaciones en clase sobre los documentos archivísticos y los archivos más elementales, los de una persona física, siempre hemos seguido un método ilustrado con un ejemplo que nos parece muy didáctico: que cada uno de nosotros, profesor y alumnos, muestre a los demás los documentos que en ese mismo momento llevamos encima, en el bolso o en la cartera. En seguida surgen documentos de archivo, personales, que es posible clasificar y organizar. Unos proceden de entidades productoras exteriores y otros fueron realizados por nosotros mismos. Pero todos ellos son documentos que a cada uno nos interesa acumular y conservar e incluso, a veces, llevarlos siempre encima, porque forman parte de nuestro archivo personal más inmediato.

* Documentos que es preciso llevar encima, siempre o a la hora de ejercer una función o actividad: Hay documentos que son tan fundamentales, tan inmediatos, que es preciso transportarlos con nosotros, siempre o en ocasiones determinadas.

- Unos hay que llevarlos siempre encima por imperativo legal: Documento o Carnet Nacional de Identidad (DNI), Pasaporte, Salvoconductos, Cartilla o Documento de Identidad Militar.

- Otros es preciso llevarlos tan solo a la hora de acreditar un derecho o de ejercer una actividad o función: Documento de Identificación Fiscal, Permiso de Conducir, Tarjeta de Identidad como profesor o como estudiante, Tarjeta nacional de Investigador, otras tarjetas de socios de una biblioteca, club o asociación, Licencia de caza, Permiso de armas, tarjeta electrónica de una entidad bancaria, de ahorro o crediticia, tarjeta de afiliación a MUFACE o a la Seguridad Social, Diplomas y títulos académicos y profesionales, Certificados diversos, Dictámenes jurídicos, Libreta de Ahorros, talonarios de cheques, recetas de farmacia, radiografías, diagnósticos médicos o clínicos, papeletas de examen, informes, instancias, solicitudes, licencias, nombramientos para cargos, certificados de sentencias, proyectos, las antiguas cartillas de racionamiento.

- Otros los llevamos como instrumento de apoyo informativo para la actuación en la vida corriente: Agenda con datos telefónicos y direcciones, Dietario para recordar actividades o compromisos futuros;

- Y, finalmente, otros los llevamos por motivos políticos (tarjeta censal para unas elecciones), sociales o burocráticos (recibo de un certificado de Correos), económicos (facturas, presupuestos), o incluso sentimentales (la carta de un hijo lejano, de la novia...)

Y no todo son documentos textuales o mixtos (texto e imágenes), sino que también llevamos a veces encima documentos de archivo de otros soportes: fotografías de la familia que aparecen en muchas carteras; casetes o videocasetes, disquetes de ordenador, agendas informatizadas de bolsillo...

Dentro de muy poco, cuando las posibilidades económicas y el abaratamiento de las nuevas tecnologías lo permitan, llevaremos también a todas partes nuestro pequeño ordenador portátil, en el cual tendremos almacenado, con fórmulas de acceso personalizadas, casi todo lo fundamental de nuestro archivo personal, conservado en casa en otros soportes más tradicionales. Es decir, llevaremos casi todo nuestro archivo en la mano.

* Aparte están otros documentos de nuestro archivo que conservamos siempre en casa o en nuestro lugar de trabajo, a veces en lugares muy seguros para tenerlos a mano cuando necesitemos de ellos:

- Documentos de carácter patrimonial: acciones de compañías, documentos de arrendamientos de fincas rústicas o urbanas, autorizaciones, autos de toma de posesión, autos de tutela, cartas de pago, cesiones, codicilos, compraventas, contratos, convenios, correspondencia, cuentas, declaraciones de bienes, declaraciones de deudas, donaciones, dotes, estados de bienes, expedientes posesorios, fianzas, hipotecas, inventarios, libramientos, libros de contabilidad, licencias, liquidaciones de cuentas, nóminas, obligaciones, permutas, planos de fincas rústicas y urbanas, pleitos, poderes, pólizas de seguros, préstamos, proyectos, reconocimientos de deuda, relaciones de bienes, renuncias, tasaciones, testamentos, traspasos, trueques, etc. .

- Documentos de la memoria, el recuerdo y la historia personal: diarios literarios, memorias, correspondencia, diplomas y títulos académicos, profesionales y honoríficos, condecoraciones civiles y militares, homenajes, memoriales, menús de banquetes y celebraciones, relaciones de méritos y servicios, álbumes de fotografías, vídeos de temas familiares, casetes sonoros, etc.

- Documentos genealógicos y heráldicos familiares: certificados e informaciones genealógicos y heráldicos, escudos de armas o su reproducción en dibujos y notas, ejecutorias de hidalguía, historias de la familia, pleitos, títulos nobiliarios, de sucesión en títulos, condecoraciones, etc.

Estos documentos de Archivos Personales, recibidos, emitidos o de orden interno, surgen:

- Desde el mismo momento del nacimiento de un individuo: certificado de nacimiento, certificado de bautismo.

- Durante toda su vida: los documentos anteriormente citados para el ejercicio de las actividades de la persona.

- E incluso pueden seguirse produciendo aún después de la muerte: certificado de defunción, honras fúnebres (esquelas, sermones fúnebres, lápida sepulcral), lectura y apertura de testamentos, inventarios y repartos de bienes entre los sucesores...

Se producen documentos de un archivo personal, aún incluso en el caso de que la persona física sea totalmente inactiva. Por ejemplo, un discapacitado físico y psíquico total desde su nacimiento, que en su triste realidad es más parecido a un vegetal que a una persona, puede originar, por el solo hecho de haber nacido, de estar pasivamente en el mundo, de morir, documentos que indudablemente pueden formar su Archivo Personal.

* CLASIFICACIÓN ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LOS ARCHIVOS FAMILIARES, PERSONALES E INDIVIDUALES. (Anexo práctico)

Aparte de esta clasificación que hemos hecho de los Archivos Personales derivada del lugar de custodia de los documentos, debemos tener presente una clasificación orgánico-funcional, para lo que seguimos a Olga Gallego en su libro ya citado:

1. Fondos funcionales.

1.1. Documentos relativos a la organización de la Cancillería, contenido e historia del Archivo.

1.2. Documentos genealógicos, heráldicos y pleitos.

1.3. Documentos patrimoniales.

1.3.1. Documentos constitutivos de títulos de propiedad.

1.3.2. Documentos de administración de la propiedad.

1.4. Documentos señoriales.

1.4.1. Documentos señoriales y feudales propiamente dichos.

1.4.2. Documentos jurisdiccionales.

1.5. Archivos individuales.

1.5.1. Documentos personales.

1.5.2. Documentos de función:

- De funciones públicas.

- De funciones privadas.

* Actividades empresariales.

* Actividades intelectuales.

* Actividades políticas.

* Actividades profesionales.

* Actividades sociales.

2. Colecciones documentales.

3. Archivos ajenos a la familia.

* ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FAMILIARES Y PERSONALES. (Pregunta teórica)

Dado el carácter heterogéneo y fragmentario del fondo documental, la organización es muy específica para este tipo de archivos. La clasificación, por estas circunstancias, no puede apoyarse siempre en el principio de procedencia, como si se tratase de una institución con órganos, funciones y actividades muy definidas por la normativa. No hay tipos documentales definidos que originen series documentales al modo tradicional, sino que suelen ser de origen arbitrario y con fines particulares. Sin embargo puede intentarse una organización funcional, teniendo siempre en cuenta las características particulares de cada archivo.

En los archivos organizados o que tuvieron una organización que puede rehacerse, según Olga Gallego debe respetarse su organización o tratar de rehacerla, si se halla alterada. En cambio en los archivos desorganizados o que nunca poseyeron ningún sistema de organización, debe emprenderse la tara de reorganización sin ideas preconcebidas, de acuerdo a la estructura del fondo, su volumen y la naturaleza de la documentación conservada.

La reorganización, según Olga Gallego, debe ser diferente si el volumen de la documentación es pequeño (en cuyo caso puede recomendarse una simple ordenación cronológica de los documentos, prescindiendo de la clasificación), o si se trata de un fondo voluminoso. En este último caso es necesario e inexcusable establecer una clasificación en series, aplicando el principio de procedencia, de acuerdo con las actividades o funciones, y elaborando un cuadro de clasificación.

Atendiendo a la naturaleza, puede tratarse de Archivos familiares del Antiguo Régimen o de Archivos contemporáneos. En el primer supuesto, el caso típico son los Archivos de las grandes familias de la Nobleza, en los que la reorganización del archivo debe tener en cuenta la reconstrucción genealógica y patrimonial del linaje y familia, alrededor de las actividades de cada uno de los individuos que lo forman. Así, la historia familiar es imprescindible y las biografías de los individuos más representativos para comprender las funciones y actividades necesarias para la reorganización.

Debe actuarse teniendo en cuenta que estos archivos familiares no son unitarios, sino múltiples. En el archivo se han ido acumulando los fondos procedentes de cada grupo familiar, que a veces es una verdadera maraña documental, con múltiples procedencias. Una vez rehecha la genealogía, hay que establecer una clasificación genealógica por ramas y por casas, familias o linajes, siguiendo el principio de procedencia. Los documentos de cada casa o familia constituirán fondos separados, totalmente independiente del resto A su vez, los fondos de cada una de las casas pueden subdividirse en subsecciones.

Los Archivos de familias contemporáneas suelen centrarse en torno a los documentos de un individuo que ha desempeñado algún cargo público o alguna profesión o actividad importante. Son más que archivos familiares, archivos personales, y giran en torno a la función desempeñada por el individuo principal, aunque puede haber documentos patrimoniales y documentación marginal sobre familiares o allegados. La clasificación en estos archivos se hará, fundamentalmente, por actividades, atendiendo a su volumen y características específicas de cada fondo documental.

En todos los archivos familiares o personales existirán casi siempre colecciones documentales de carácter vario y misceláneo, que hay que tratar como a las colecciones y las series facticias.

También pueden existir Archivos o fondos ajenos a la familia o individuo, procedentes de instituciones publicas o privadas a las que ha pertenecido algún miembro de la familia y que, en vez de quedar en el archivo de la institución correspondiente, se incorporaron indebidamente en el archivo familiar. Deben formar un fondo aparte, pues no tienen ninguna relación con el archivo familiar.

Los instrumentos de descripción que propone Olga Gallego son:

- El cuadro de clasificación. Fundamental. Refleja la organización documental y la

estructura jerarquizada o no del fondo. Puede responde a criterios funcionales (actividades) y, en casos extremos, a las materias. Debe ser sistemático, lógico y objetivo, sencillo, flexible y coherente.

- El inventario agrupará los documentos del fondo en series funcionales y facticias, atendiendo, según los casos, a las actividades, asuntos o materias, al lugar, al tiempo y al tipo documental.

- Las guías pueden ser muy útiles en el caso del Archivo de grandes familias nobiliarias.

- El catálogo se hará tan sólo con documentos cuyo interés histórico lo exija, en los fondos pequeños o fragmentarios, y en los documentos extraños al fondo, que es necesario analizar exhaustivamente para su recuperación.

- Otros instrumentos descriptivos específicos complementarios de estos archivos son los esquemas de árboles genealógicos, los mapas de posesiones patrimoniales y los cuadros sinópticos, así como los instrumentos auxiliares tradicionales: índices generales, alfabético onomástico, geográfico y de materias.

Tema 12.

ARCHIVOS EN DOCUMENTOS DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS.

1. Problemática especial de los Archivos en los nuevos soportes documentales. Dificultad de la puesta en práctica de una oficina y un archivo sin papel.

1.1. Aceptación legal administrativa de los nuevos soportes.

Los documentos elaborados en los nuevos soportes tecnológicos, distintos al papel, son también documentos de archivo. Todas las definiciones legales coinciden en aceptarlos: “toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos” (Ley del atrimonio Histórico español de 25 de junio de 1985).

Incluso pueden ser considerados también documentos originales y auténticos. El artículo 45.5. de la Ley española de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común de 26 de noviembre de 1992, establece que “los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes”..

La misma Ley, en su exposición de motivos, propugna abiertamente por la adaptación de las oficinas públicas a las nuevas tecnologías, y, por tanto, a la existencia a partir de ahora de archivos en los nuevos soportes documentales. “El extraordinario avance experimentado en nuestras Administraciones Públicas en la tecnificación de sus medios operativos, a través de su cada vez mayor parque informático y telemático, se ha limitado al funcionamiento interno, sin correspondencia relevante con la producción jurídica de su actividad relacionada con los ciudadanos. Las técnicas burocráticas formalistas, supuestamente garantistas, han caducado, por más que a algunos les parezcan inamovibles, y la Ley se abre decididamente a la tecnificación y modernización de la actuación administrativa en su vertiente de producción jurídica y a la adaptación permanente al ritmo de las innovaciones tecnológicas”. La Ley de 1992 “regula el acceso a la información de los archivos y registros administrativos, conforme a lo establecido en el artículo 105,b) de la Constitución, y aborda de manera frontal y decidida -en contraposición a la timidez de las previsiones de la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958- la instalación en soporte informático de los registros generales, así como la integración informática de aquellos con los restantes registros administrativos”.

Aparte de dar validez de original a los “nuevos documentos”, en el arpartado 5, el artículo 45 ya mencionado establece de modo total la incorporación a la vida administrativa de los medios técnicos:

“1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes.

“2. Cuando sea compatible con los medios técnicos de que dispongan las Administraciones Públicas, los ciudadanos podrán relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos o telemáticos con respeto de las garantías y requisitos previstos en cada procedimiento.

“3. Los procedimientos que se tramiten y terminen en soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano que la ejerce.

“4. Los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados por las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus potestades, habrán de ser previamente aprobados por el órgano competente, quien deberá difundir publicamente sus características.”

“Artículo 38.3.: Los registros generales así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático. (...) Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo”.

El necesario aparato jurídico administrativo, por tanto, ya existe y cada vez aumentarán los fondos de las nuevas tecnologías en los archivos, e incluso puede darse el caso singular de archivos cuya documentación principal sean estos documentos, e incluso todos o casi todos sus fondos. Antonia Heredia reconoce que los archivos administrativos “no podrán concebirse a corto plazo sin ordenadores, en cuanto que la documentación está naciendo automatizada y su manejo, su uso y su servicio no tendrán otras vías que las informáticas”.

1.2. Clasificación de los “nuevos documentos”.

Manuel Romero Tallafigo clasifica los documentos de archivo en viejos, nuevos y novísimos:

- “Los viejos documentos son soporters que se ajustan a la percepción humana y a sus órganos sensitivos, el tacto y la vista. Su lenguaje resulta legible a simple vista, y en el caso de los documentos textuales con el sistema operativo de la lectura aprendida en edad escolar o por la paleografía. El viejo documento puede estar en soporte duro (arcilla, piedra, tablilla) o blando (papiro, pergamino, papel) y fue normalmente textual o gráfico”.

- “ Los nuevos documentos se remontan al primer tercio del siglo XIX. Son documentos que, por usar medios analógicos y naturales con la realidad que presentan, caen dentro de nuestrios límites sensoriales, pero necesitan para ser grabados o entendidos la mediación de artefactos. A cambio son más fáciles de reproducir, aunque más difíciles de conservar. Son los clásicos documentos audiovisuales que encontramos en nuestros archivos”.

- “Los novísimos documentos aparecen a mediados del siglo XX y utilizan un medio o lenguaje que no es natural, el digital o numérico. Son imperceptibles totalmente a escala de sentidos humanos y necesitan para su escritura y lectura el auxilio de sistemas operativos muy complejos. Es el caso de los discos y cintas magnéticas y ópticas”.

Pero generalmente a los dos últimos grupos de documentos de archivo se les califica de documentos de las nuevas tecnologías y se dividen según el soporte que utilizan:

* Soportes audiovisuales (imagen o sonido, o ambos a la vez): fotografías, diapositivas, microformas, películas, vídeos, cintas, discos, casettes...

* Soportes informáticos (registran la información por medio de símbolos legibles solo por máquina: el ordenador): fichas perforadas, cintas magnéticas, discos ópticos, vídeodisco, disco compacto...

Lo más característico de los documentos en las nuevas tecnologías es que, generalmente, exigen una máquina intermediaria para su lectura, cuya tecnología de cada época, a veces muy complicada y en incesante proceso de cambio, es preciso conservar también al mismo tiempo que los documentos coetáneos, para poder tratarlos y utilizarlos. En los informáticos esta máquina (hardware), debe estar acompañada del necesario programa (software) para su utilización. Junto a este problema de base, que entraña una gran dificultad y un coste económico disparatado, hay otros muy importantes que afectan sobre todo a la conservación y al almacenamiento, sin olvidar el problema capital relativo a su valor probatorio.

1.3. Ventajas y problemas de los nuevos soportes documentales.

A pesar del triunfalismo de muchos tecnólogos de que se está a punto de llegar a la oficina sin papel, la panacea universal, esto es aun una utopía. A pesar de las múltiples y evidentes ventajas que suponen los nuevos soportes documentales, aún tinen muchos inconvenientes gravísimos que solventar.

El empleo de las nuevas tecnologías documentales, sobre todo los soportes informáticos, tiene multitud de ventajas:

- La rapidez de creación y ejecución documental.

- La capacidad de almacenamiento y conservación de grandes masas de documentos informativos en el mínimo espacio. Miles de textos e imágenes almacenados en un espacio mínimo. En un pequeño local, aunque sea necesario contenedores archivísticos para las cajas de los rollos de microfilm o para las microfichas y para los disquetes de ordenador, es posible almacenar lo que en soporte tradicional supondrían muchos kilómetros lineales de estanterías.

- La agilidad y facilidad de organización (clasificación, ordenación, instalación) de grandes masas documentales.

- La facilidad de acceso a la información y la casi inmediatez de la recuperación informativa.

- La posibilidad de consulta múltiple, por varias personas a la vez.

- La consulta indirecta de la documentación, que evita el deterioro producido por el manejo y manoseo directo, como ocurre en la documentación tradicional.

- La inmediatez de reproducción.

- La facilidad para la difusión, incluso a larga distancia, de modo automático.

- La posibilidad de variar y corregir constantemente el contenido del documento, e incluso la reutilización de los disquetes y otros soportes documentales informáticos.

Y en definitiva, los archiveros tradicionales se han beneficiado de las nuevas tecnologías, en un doble sentido. Por un lado han ampliado su acción profesional, quizás un tanto lánguida en el pasado, realizando un gran esfuerzo de adaptación ante el reto que suponía el tratamiento de multitud de documentos de archivo producidos en nuevos soportes, sobre todo electrónicos, que era preciso recuperar, tratar archivísticamente, conservar y difundir. Se han visto precisados a conocer, para realizar adecuadamente esta labor, las tecnologías que producían esos documentos tan extraños y tan novedosos, y su naturaleza, sistemas de acceso, intercambio, etc. Y con el conocimiento de las nuevas técnicas, que han ido incorporando poco a poco, con mucha timidez, a su trabajo profesional, por fin se han dado cuenta de que con ellas podrían mejorar su trabajo de gestión de los archivos. Empezaron con la utilización de las reproducciones en microfilm, después con las bases de datos textuales y el disco óptico, y siguieron con la creación de sistemas de descripción automatizada, con la difusión internacional de la información del archivo a través de Internet... Muchas tareas archivísticas se han simplificado y agilizado desde ahora: transferencias, gestión del servicio, control físico de los fondos, préstamos y consultas, instrumentos de descripción, valoración, expurgos, acceso, difusión... Los archivos, como todo, ya no serán los mismos después del uso generalizado de las nuevas tecnologías.

La revolución tecnológica ha llegado, y ello, como es lógico, resulta muy atractivo, tanto para la actividad documental en las oficinas como para la existencia de archivos cuya masa documental sea totalmente de documentos de las nuevas tecnologías: soportes fotográficos (microfilm, microficha) y soportes informáticos y ópticos. Prácticamente ya no existe ninguna oficina, pública o privada, que no cuente con los ordenadores como elemento principal de su trabajo habitual. Ello produce, como es lógico, multitud de documentos producidos por las nuevas tecnologías, fáciles de trabajar, de almacenar en el mínimo espacio y de lograr la recuperación casi inmediata de su información.

Pero la realidad aun sigue siendo otra. La oficina y el archivo sin papel tienen multitud de problemas, muchos de ellos de muy difícil y costosa solución. El principal se deriva de que, a pesar de los inventos y de la evolución paulatina de la mentalidad legislativa, aún tienen que seguir existiendo en las oficinas públicas y privadas grandes masas de documentos en papel, lo que origina duplicados en varios soportes, que parecen en principio innecesarios, pero que aun siguen siendo lógicos por varias razones, derivadas principalmente de la conservación documental, de la prueba jurídica, e incluso de la comodidad de utilización de los documentos sin necesidad de las máquinas.

* Problemas de conservación.

Aun no se tienen resultados fiables sobre la duración de los documentos en las nuevas tecnologías. Y es evidente su fragilidad y la facilidad de destrucción, tanto de la información almacenada en el soporte, como del soporte mismo, e incluso de la duración del equipamiento y mantenimiento que es preciso tener para la recuperación de la información.

- Conservación del equipamiento y del mantenimiento, ante la rápida caducidad de los sistemas (tanto el software como el hardware). Existencia de multitud de sistemas incompatibles. El abandono y la práctica inutilización de las máquinas de la primera generación informática, que quedaron obsoletas, ha supuesto la pérdida de grandes masas de documentos en este primer soporte (fichas perforadas), que es imposible recuperar. Se olvidó que junto a los documentos tenían que guardarse en los archivos las máquinas que hacían posible su lectura y recuperación, junto con los “software” y “hardware” correspondientes. O que, al menos, era preciso trasladar la información a los nuevos soportes documentales más avanzados, en un formato accesible en todo momento y en en el que pudiera conservarse a largo plazo. No se hizo nada de ésto por el gran coste que suponían ambos procedimientos, aparte de la desidia tradicional ante una documentación que ya no resultaba operativa para la vida administrativa, y cuyos valores históricos no se tenían en cuenta. El problema suscitado en esta primera época (paso de la primera a la segunda generación de aplicaciones informáticas) puede ser revelador del que seguirá existiendo permanentemente, ante el cambio incensante de las nuevas tecnologías, sustituyendo unos medios rápidamente caducos por otros más avanzados. La documentación producida por los viejos equipos que no es trasladada a los nuevos deja de ser asequible y se pierde.

Las preguntas clásicas, ante todo esto son las siguientes: ¿Cuántos sistemas tendremos que conservar en los archivos? ¿Será preciso poseer un sistema regenerativo continuo para mantener la continuidadde la memoria como la mantenía el alfabeto, la tinta y el papel? Y la solución, siempre y en cada caso, será muy costosa:

- Conservar en perfecto mantenimiento, junto a los documentos de cada época, las máquinas con los que se realizaron y usaron, junto a los imprescindibles manuales de uso y la documentación auxiliar que precisen para hacerlos inteligibles; lo que convertirá nuestros archivos en verdaderos museos.

- O estar siempre renovando los soportes documentales producidos por medios anticuados, pasándolos a los nuevos, siempre que los datos puedan ser traspasados a los sistemas actuales.

Cualquiera de ambas soluciones impone equipos técnicos y humanos muy preparados y avanzados, y por tanto costosos.

En cuanto a los novísimos documentos magnéticos o de grabación magnética, Romero Tallafico, en su obra citada, se plantea el espinoso problema de conservación de las máquinas (hardware) y de los programas (software), de una forma tan gráfica y clarividente que no me resisto a citar textualmente: “Las máquinas tienen normalmente una esperanza de funcionamiento entre 10 ó 20 años. Se habla de generaciones de ordenadores por décadas. No sabemos si en el año 2200 existirá una industria Sony o IBM que nos pueda hacer recuperar las máquinas de 1994. Ningún archivo puede mantener estos mecanismos de circuitos integrados, cabezas lectoras, diodos, láser... que dependen de las grandes multinacionales. La conclusión ineludible es la esperanza en la eterna regeneración de formato, cada 10 ó 20 años, tarea que también crece en facilidad, velocidad y frecuencia con el tiempo.- Por otro lado no sólo necesitamos conservar las cintas y discos blandos, sino también los programas. Ningún soporte digitalizado puede suministrar información legible al hombre sin un sistema operativo de reconversión. Y desgraciadamente para el archivero los software cambian más que los hardware”.-

- Fragilidad y facilidad de destrucción de los soportes. Los ordenadores tienen una memoria limitada, a lo que se añade la facilidad del deterioro por la falta de permanencia del registro. Ello hace necesario pasar la información a instrumentos de memoria auxiliares, los disquetes. Los avances técnicos no han logrado demostrar y garantizar, con pruebas convincentes y duraderas en el tiempo, lo que pueden durar los nuevos soportes documentales, y por tanto la información almacenada en los mismos, en condiciones aceptables de calidad. Requieren unas condiciones ambientales de conservación muy rigurosas, y, para garantizar su estado óptimo, deben tenerse servicios de mantenimiento que garanticen un control constante sobre las mismos. Ello obliga incluso a establecer plazos de pemanencia, transfiriendo al cumplirse cada uno la información a nuevos soportes.

- Fragilidad de la información por la posibilidad permanente que existe de modificar el contenido documental. La posibilidad de variar y corregir constantemente el contenido del documento, e incluso la reutilización de los disquetes y otros soportes documentales informáticos, que ya vimos que era una de las ventajas de este soporte, se convierte también en uno de sus mayores problemas, si lo vemos desde el punto de vista de la conservación documental. Esta facilidad de modificación, añadida a la falta general de criterios de valoración de las personas que utilizan los sistemas, que no suelen tener nunca preocupación de conservación de los documentos por razones archivísticas o históricas, es uno de los máximos peligros de estos documentos, que legalmente también forman parte del patrimonio documental y que es necesario conservar en los archivos. Estas circunstancias exigen que los responsables de los archivos administrativos vigilen estrechamente los nuevos documentos en la etapa prearchivística, para lograr la definitiva recogida documental.

- Destrucción de la información inmediata interpersonal y comercial, que se produce de máquina a máquina, sin guardarla en ningún soporte (disquete, papel), y por tanto sin posibilidad de pasar el documento resultante al archivo. Antiguamente toda comunicación a distancia se hacía a través de la documentación escrita, principalmente la correspondencia. Después aparecieron otros medios tecnológicos en principio sin soporte documental, como el telégrafo, pero éste dejaba finalmente un testimonio escrito de posible conservación archivística: el telegrama. En aquellos tiempos la comunicación interpersonal quedaba asegurada casi siempre con documentos, y a través de éstos puede estudiarse perfectamente la evolución histórica de la sociedad. La aparición del teléfono vino a favorecer en gran medida las comunicaciones interpersonales a distancia, pero empobreciendo el panorama de la conservación documental. El uso cada vez más frecuente de las llamadas telefónicas hizo que la correspondencia disminuyera y se perdiera gran parte de las fuentes documentales de la comunicación humana. Sin embargo el teléfono no eliminó del todo la correspondencia, ya que muchas comunicaciones necesitaban manifestarse por escrito: cartas, oficios, instancias, etc.

Actualmente, y el uso se generalizará más en el futuro, se ha vuelto de nuevo a la correspondencia, pero ahora a través de la máquina, el ordenador, aunque con consecuencias que vemos aún más negativas para la conservación de la documentación interpersonal. El uso actual cada vez más desarrollado del E.Mail a través de Internet, generalmente sin guardar la correspondencia electrónica en ninguna memoria o soporte, va a hacer que queden aún menos documentos para conservar.

Otro sistema, el EDI (Electronic Data Interchange), intercambio electrónico de datos, permite incrementar entre empresas públicas y privadas el intercambio de datos numéricos e informaciones de todo tipo, de forma electrónica, codificada, simbólica, sin papel, en un formato sólo legible de máquina a máquina, de ordenador a ordenador. Con esta comunicación directa en línea, de empresa a empresa, pueden realizarse operaciones comerciales automáticamente, a larga distancia. Se utiliza sobre todo en el ámbito mercantil: compra-venta, transporte, banca, seguros... y los documentos son casi siempre de tipo contable: presupuestos, órdenes de compra, facturas, pagos, embarques, letras de crédito, cheques... Entre ambas empresas se establece un contrato, que fija las reglas para el intercambio de datos y el uso de normas para mensajes, resolviendo las cuestiones relativas a la automatización, control de acceso, confedencialidad, integridad, aceptación y disponibilidad de los documentos. Aunque el sistema agiliza las relaciones comerciales y administrativas de todo tipo, sin problemas legales entre las partes contratantes que estipulan sus relaciones documentales, sin embargo plantea serios problemas de carácter legal frente a terceros, sobre todo a la hora de la fiscalización de las empresas por el Estado. Pero los problemas de conservación documental son aún más serios. Con ello podría, no sólo llegarse a la “oficina sin papel”, sino, es más, “a la oficina sin archivo”.

Está claro, pues, que con todo esto, informaciones que hasta ahora se hacían por escrito, sobre todo a través de la correspondencia y las transcacciones comerciales tradicionales, ya no pasan nunca a un soporte documental y se pierde lamentablemente gran parte de la actividad y la gestión administrativa pública y privada, e incluso de la personal o familiar, que no va a ser recuperada para la historia. Dentro de muy poco podremos comprobar, aterrorizados, que tenemos multitud de elementos documentales para analizar las costumbres, las mentalidades, los sueños y los pensamientos de las sociedades de épocas pretéritas, pero que desconocemos totalmente a nuestros contemporáneos, que serán para nosotros como autómatas, unos perfectos desconocidos, imposibles de analizar socialmente.

* Problemas de prueba legal. Imposibilidad de demostrar la validación y autentificación.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que la legislación no ha cambiado tan radicalmente con respecto a los nuevos soportes, sobre todo por los motivos jurídicos de su aceptación como prueba jurídica. El documento original tradicional, validado con sellos, firmas y rúbricas de los otorgantes, es muy difícil de falsificar, y es el único que puede aceptarse como prueba. En cambio, con los nuevos soportes, es imposible establecer la diferencia entre el original y las copias, ya que los múltiples documentos resultantes pueden ser exactamente iguales. De todos ellos, ¿cual es el original y cual la copia? Tan sólo el que sea pasado a soporte papel y esté validado con firmas y rúbricas autógrafas, y sellado. El texto introducido en una computadora no está firmado por los autores, de forma autógrafa, y las nuevas teconologías permiten el cambio y la alteración del texto, sin que se observe la más mínima huella del hecho. Todo ello a pesar de los intentos que se han hecho para evitar este inconveniente y de la introducción de códigos reservados de acceso a la información que contienen los documentos informáticos. Todavía no se han desarrollado sistemas fiables de detección de posibles manipulaciones y fraudes documentales en este tipo de soportes, y ello origina su no aceptación ante los tribunales, su falta de valor como prueba legal. Como dice Romero Tallafigo en su obra citada, “habrá que encontrar un sello de cierre como el que cerraba los dípticos o diplomas, escritos en cera con trazos delebles, para garantizar la (imposibilidad de) interpolación y falsificación”.

De todo ello se desprende que, por lo menos los documentos más importantes, cuya conservación debe conseguirse a ultranza, y los que legalmente deben conservarse como prueba jurídica, deben estar en el soporte tradicional en papel, y con todos los signos tradicionales de validación: sellos, firmas, rúbricas, etc. Estos signos de validación, que es imposible por ahora introducir en los documentos de las nuevas tecnologías, son necesarios para identificar sin la menor duda al responsable o responsables jurídicos de la expedición de los documentos, y son la garantía de su autenticidad y su calidad de originales y únicos, y de imposible o, por lo menos muy difícil, falsificación. Estos documentos pueden estar también duplicados en los soportes de las nuevas tecnologías, que evidentemente tienen más ventajas para la utilización y recuperación de su información, pero con el inconveniente de la duplicidad documental y el doble soporte, tanto en las oficinas como en los depósitos de los archivos.

El mismo razonamiento vale también ante la tentación de destruir cierta documentación, incómoda por su volumen, que legalmente ya no es necesaria porque ha terminado su periodo de vigencia administrativa. Si su información parece aun rentable se decide pasar el documento a otro soporte de las nuevas tecnologías: microfilm, disco óptico, base de datos textual... Pero ello impediría poder justificar en el futuro algún derecho derivado de la actividad desarrollada, ya que el nuevo soporte carecería de validez como prueba jurídica. La precipitación en este caso puede causar consecuencias irreparables.

* Problemas de comodidad de consulta.

La duplicidad de los documentos informáticos en papel obedece a veces a razones más banales, como la comodidad de la consulta. A veces tiene que utilizarse como auxiliar la impresión en papel de cualquier documento en varias páginas por varias razones: para que sean utilizados por quienes no manejan procedimientos informáticos; porque la consulta en pantalla resulta farragosa por la limitación del campo visual a una sola hoja; porque hay que utilizar los documentos en lugares donde no se dispone del ordenador... Ello, como vemos, origina de nuevo la duplicidad documental, ya que generalmente esos documentos impresos en papel no son destruidos y se duplican en otro soporte en el Archivo.

1.4. Soluciones archivísticas para eliminar estos graves problemas.

Está clara, pues, la fragilidad de la documentación a través del uso de las nuevas tecnologías. Muchos actos e informaciones nunca pasarán a ser documentos, y los que se conserven, en los nuevos soportes, tendrán muchas dificultades e inconvenientes de conservación. Sin embargo la antigüedad y el estado de los documentos en papel de nuestros archivos nos han dado pruebas inequívocas de la garantía de este soporte tradicional en cuanto a la conservación, durante muchos siglos. ¿Qué hacer? ¿Seguir utilizando ambos soportes documentales? Duplicar todos los de las nuevas tecnologías con copia de los más importantes en papel? En la política archivística del futuro, pues, habrá que sopesar las ventajas y los inconvenientes de ambos soportes: mejor conservación, o por lo menos ya demostrada, del soporte papel frente a los soportes de las nuevas tecnologías; pero en contrapartida, necesidad de mayor espacio de almacenamiento en los archivos en papel.

Está claro que, en el futuro, esta solución del doble fondo documental, en papel y en los nuevos soportes no podrá ser viable. Por tanto, archiveros, juristas, expertos administrativos y científicos de las nuevas tecnologías deben esforzarse conjuntamente por encontrar solución a muchos de los problemas ya expuestos. Como indica un gran estudioso del tema, José Ramón Cruz Mundet, “la comunidad archivísica debe participar en el diseño de las normas para las nuevas tecnologías, aportando su punto de vista, y las necesidades o aspectos que para nuestras funciones deban quedar recogidas o garantizadas”. Este punto de vista debe estar relacionado, sobre todo, a que los archivos de las nuevas tecnologías cumplan verdaderamente las condiciones científicas básicas derivadas de los principios generales de la Archivística, y que el profesor Cruz Mundet diversifica de esta manera:

1. Asegurar el principio de procedencia como medio para proteger la autenticidad de los documentos. Debe mantenerse siempre la procedencia de la información electrónica, que puede tener múltiples orígenes y dar lugar a otros nuevos como resultado de la combinación de sus datos. Tan sólo con el control de la procedencia o combinaciones de procedencias queda garantizada la veracidad de los datos de la información electrónica. Es necesario que el diseño de los directorios de las fuentes de información o sistemas de metadatos asegure la información necesaria acerca del contexto en el que han sido producidos los documentos. En el desarrollo de la Norma del Diccionario de Recursos de Información (IRDS), debe asegurarse que la procedencia sea incorporada al sistema.

2. Asegurar la conservación documental, a través de la valoración y la selección. En el diseño de nuevas aplicaciones de los sistemas de información, y en la elaboración de nuevos documentos, deben incorporarse funciones de valoración, selección y conservación documental. Hay que evitar que con la actualización indiscriminada de los datos se elimine sin control documentación sustancial para el futuro.

3. Mantener y asegurar la accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Hay que vencer los problemas planteados por la caducidad de los soportes y de los sistemas. Hasta ahora sólo pueden solucionarse a través de una costosa migración contínua. Deben encontrarse normas que soporten la interoperabilidad y la migración a través de las generaciones de la tecnología.

2. Organización de los archivos con documentos de las nuevas tecnologías.

La introducción en los archivos de los documentos de las nuevas tecnologías no origina necesariamente que se tenga que elaborar desde ahora una Archivística diferente. La Archivística será siempre la misma, a pesar de lo mucho que varíen los soportes de los documentos de archivo. Los documentos de archivo son los mismos: tan sólo varían en el cambio de soporte, que ahora no son en papel o pergamino sino en los derivados de las nuevas tecnologías. El soporte es algo externo, material, pero la esencia no varía. Como decía Antonia Heredia, no se trata de “nuevos documentos” sino de “documentos con nuevos soportes”. Lo único necesario es incorporar, a la metodología tradicional, la metodología específica que originan los nuevos documentos de archivo y su problemática, todo ello sin renunciar lo más mínimo a los principios generales y científicos de la Archivística.

También, como añade Antonia Heredia, es necesario delimitar, entre los múltiples documentos de las nuevas tecnologías, aquellos que son verdaderamente documentos de archivo, y que son los únicos que hay que incorporar en los centros. Sólo serán documentos de archivo aquellos que testimonian un acto administrativo y que tienen las notas características: origen, carácter seriado, unicidad, objetividad.

* Vigilancia de la conservación documental. Tenemos que tener en cuenta que cuenta que los documentos producidos por las nuevas tecnologías son documentos de archivo y, por tanto, como todos los demás, legalmente sujetos a la Ley del Patrimonio y a todas las leyes relativas a los archivos públicos, en cuanto a la recogida, tratamiento, conservación, selección, expurgo, valoración con fines históricos y acceso. Ello es muy importante de cara a la conservación documental, para evitar la fácil tentación de las oficinas a borrar informaciones, con la posibilidad de variar y corregir constantemente el contenido del documento, e incluso la reutilización total de los disquetes y otros soportes documentales informáticos, una vez que los documentos almacenados anteriormente en ellos ya no les resulta operativa.

Con los nuevos soportes, el oficinista tiene en sus manos el poder de destrucción constante de documentos y de informaciones valiosas de los mismos, de realizar expurgos ilegales e incontrolados de documentos que legalmente está obligado a conservar, porque son documentos de archivo.

Incluso hay que ir a más. En esta clase de documentos el expurgo, aunque sea legal o responsable, a veces es totalmente innecesario, porque en estos soportes apenas estorba. Aquí no hay problemas graves de almacenamiento, y la recuperación rápida o casi inmediata de la información está siempre asegurada y con sistemas económicos y rentables. Entonces ¿para qué destruir informaciones que, si ya no valen para la vida administrativa inmediata, pueden en cambio ser elementos importantísimos para la recuperación histórica? De todas formas, el argumento anterior que exponemos no implica que se tengan que conservar todos los documentos y que no deban realizarse expurgos. Todo lo inútil y obsoleto, sin valores administrativos, jurídicos, informativos e históricos, en cualquier soporte documental que se encuentre, debe eliminarse de forma responsable.

Es preciso, pues, vigilar muy estrechamente la conservación de los documentos producidos por las nuevas tecnologías, porque si no, desgraciadamente nos daremos cuenta que nos hemos quedado sin la memoria histórica de nuestro tiempo. Y al mismo tiempo, como es lógico, cuidar celosamente que estos documentos de las nuevas tecnologías ingresen en los archivos de la misma forma que se exige en los documentos en papel.

* Consideración del valor patrimonial que para la Administración representa la adquisición de muchos de los software adquiridos. Romero Tallafigo plantea una consideración muy interesante en cuanto a la conservación de los que llama “novísimos documentos” que “por su capacidad de miniatrurización son de un gran valor patrimonial, tanto cultural como económico, sobre todo muchos de los software que dispone la administración.- Es lógica pues la transferencia de copias de los programas informáticos, manuales de desarrollo y manuales de usuarios a los archivos, su lugar natural de custodia. Es lógica la existencia de copias de seguridad de esos programas en el archivo además de la dependencia de uso.- Es lógica también que las bases de datos, herramienta básica de las modernas administraciones, transfuieran cada cierto período regular una copia”.

“Evidentemente -continúa- el archivo guardará celosamente esos soportes y sólo permitirá el acceso de acuerdo con las leyes o con la autorización del centro productor del documento. Este centro productor consignará por escrito las diversas revisiones periódicas.- Todo esto requerirá que los archivos generales o, en su caso, centrales, posean equipos informáticos normalizados para que puedan ser consultados los programas y documentación allí custodiados, o incluso, las regeneraciones oportunas de programas que se vayan realizando en los organismos remisores. La hoja de relación de entrega de soportes informáticos podrá tener, de acuerdo con su naturaleza y con la experiencia de la hoja de los documentos tradicionales, cuatro elementos, organismo y servicio transferente, con fecha, código de clasificación y signatura adoiptada; relación de contenido; el tipo de información, sea relativa a un programa o sea a una base de datos; los datos referentes al tipo de soporte, su sistema de codificación, su sistema operativo, su versión, la densidad, etc.”

* Tratamiento archivístico. Los archivos de las nuevas tecnologías son archivos con todas sus consecuencias científicas derivadas de los principios generales y normas de la Archivística. Por ello sus tareas de recogida, tratamiento, organización, selección, eliminación y difusión, aunque sea en nuevos soportes, no debe ser distinta de la tradicional. Tan sólo en cuanto al almacenamiento y conservación requerirán condiciones diferentes, derivadas de lo específico de cada soporte. También para los nuevos documentos existe el llamado ciclo vital y el paso, en virtud del mismo, de un archivo administrativo a otro intermedio y después al histórico.

El nuevo Archivo resultante de la entrada en el mismo de los documentos de las tecnologías debe organizarse de la forma tradicional, considerando a estos nuevos documentos como otro elemento más a diferenciar, añadiendo a los apartados tradicionales en legajos, libros y carpetas, los documentos de las nuevas tecnologías. El almacenamiento, pues será independiente, por los problemas físicos de conservación e instalación, pero los criterios de organización y descripción serán los mismos que para los documentos tradicionales. El cuadro de clasificación debe ser igual que en los archivos tradicionales, aunque el código numérico resultante se refiera a veces a documentos tradicionales (libros, legajos, carpetas), o a nuevos documentos (microfilms, disquetes, CDROMs...)

Dentro de cada disquete, CDROM, rollo de microfilm, caja de microficha, etc. debe guardarse el equivalente documental de un libro, un legajo o una carpeta convencional y deben tener una signatura, relacionada con el código de identificación, siguiendo el esquema del cuadro de clasificación. Los disquetes y CDROMs serán almacenados en cajas con sus signaturas correspondientes para facilitar la recuperación. El mismo sistema de almacenamiento se empleará con los rollos de microfilm y las cajas de microfichas y con cualquier otra clase de nuevo soporte.

De igual manera tienen que realizarse los instrumentos de descripción (guías, inventarios, catálogos, instrumentos auxiliares), indicando en la signatura, aparte del número, si se trata de libro, legajo, carpeta, disquete, CDROM, rollo de microfilm, caja de microficha, etc. Ni que decir tiene que todos los instrumentos de descripción deben estar informatizados, tanto para su elaboración o edición como para la recuperación de la información.

* La automatización del archivo desde sus inicios. Sistema de gestión integral de la documentación administrativa.

Como decíamos anteriormente, la revolución tecnológica ha llegado a las oficinas, originando por tanto nuevos archivos, o por lo menos la parte más moderno de los archivos tradicionales, cuya masa documental es casi totalmente de las nuevas tecnologías: soportes fotográficos (microfilm, microficha) y soportes informáticos y ópticos. Prácticamente ya no existe ninguna oficina, pública o privada, que no cuente con los ordenadores como elemento principal de su trabajo habitual. Por todo ello, para los documentos de las oficinas actuales, debemos realizar un sistema de archivo totalmente automatizado desde sus inicios, que parta del inicio del ciclo vital del documento, que se origina ya casi siempre totalmente en soportes informáticos. El sistema, que debe funcionar en red, debe ser compatible y aprovechar todos los ordenadores de las diferentes oficinas de la institución, que generalmente funcionarán en red, con lo cual es muy sencilla la vinculación automatizada del archivo con todas y cada de las oficinas. Todas las operaciones han de quedar registradas en una base de datos común, accesible y operativa en línea, según las tipologías de los documentos y de los usuarios.

El sistema empezará en el Registro General, donde tan pronto como entre o se origine un documento es registrado por medio del ordenador y remitido por la red a la oficina correspondiente que debe tramitarlo o iniciar su tramitación. Con ello el documento, generalmente exterior a la institución, se convierte ya en documento administrativo y puede realizarse su seguimiento a lo largo de la tramitación, con ventajas evidentes para la gestión administrativa y también para poder cumplir el mandato constitucional de acceso por los que estén legítimamente interesados en el mismo expediente.

A partir de este momento el documento será incorporado a una base de datos a nivel inventario. El documento será clasificado y descrito totalmente, indicando sus datos esenciales, su localización exacta en el archivo de gestión de cada oficina, el dígito del cuadro de clasificación, su indización y la signatura provisional del soporte documental en que se encuentre. Con estos datos se podrá solicitar a la oficina correspondiente el acceso a la información del documento, que estará sujeta a la normativa de acceso que corresponda legalmente y que veremos después. Una vez terminado el expediente, podrá ser remitido al Archivo, para su almacenamiento definitivo.

Todo esto requiere que antes se haya diseñado un sistema de gestión integral del documento a lo largo del ciclo vital: desde que se origina en la oficina hasta su paso a todos los demás archivos del sistema del ciclo. Y ello requiere normalizar todo el proceso (descripción, indización, clasificación), en estrechísima colaboración oficinas/archivo. Es más, estas tareas serán realizadas desde las propias oficinas, muy bien asesoradas, y en caso necesario fiscalizadas, por el archivero en cuanto al uso de las técnicas archivísticas de la gestión documental.

Una vez que los documentos lleguen al Archivo, éste se limitará a adjudicar al documento un número definitivo, que será automáticamente conocido por la oficina originaria que modificará el número provisional que se le dió en la misma. Y a continuación el archivo incluirá el documento dentro de su fondo, mejorando los ionstrumentos de descripción, de control de consultas, de acceso, etc.

Los documentos registrados en la base de datos llevarán en cada ficha su grado de accesibilidad y consultabilidad, a través de distintos códigos de accesibilidad, matiozando este acceso según sea para usuarios de la gestión administrativa con mayor o menor grado de consulta y utilización, para la persona física o jurídica directamente interesada en el expediente o de libre acceso general. Los documentos de libre acceso llevarán siempre esta indicación, que permitirá su uso por todo el mundo.

ARRIBAS GONZÁLEZ, Soledad: “Los Archivos de la Administración de Justicia en España. Sus fondos. Organización y descripción de los mismos”. En: Boletín ANABAD, XXXVI (1987), 1-2, p. 85. (En adelante ARRIBAS, 1987).

ARRIBAS, 1987, pp. 86-88.

GARCÍA GALLO, Alfonso: Curso de Historia del Derecho Español. Madrid, 1956; SANCHEZ, Galo: Fuentes de Historia del Derecho Español.

GIMENEZ ARNAU, Enrique: Derecho Notarial. Pamplona, EUNSA, 1976, p. 37.

Ibídem, pp. 41-46.

ÁLVAREZ-COCA GONZÁLEZ, M.J.: “La fe pública en España. Registros y Notarías. Sus fondos. Organización y descripción”. En: B. Anabad, XXXVII, 1987, núm. 1-2, p. 36.

Ibídem, pp. 36-41.

Preferimos llamar a este instrumento archivístico “Cuadro de Organización” y no “Guía”, ni “Inventario”, aunque como veremos tendrá elementos de ambos. José Bono lo llama, a nuestro juicio equivacadamente, “Indice topográfico”.

Seguimos en este epígrafe totalmente a M.J. Alvarez-Coca, en su trabajo de ANABAD, pp.41- 44.

Preferimos llamar a este instrumento archivístico “Cuadro Orgánico de Organización” y no “Guía”, ni “Inventario”, aunque como veremos tendrá elementos de ambos.

DÍAZ GARCÍA, Antonio: Archivo Histórico Diocesano de Albacete. Inventario y microfilmación. Albacete, Fundación Juan March, 1985, p. XVI.

MONTOJO MONTOJO, Vicente: “Los archivos y los documentos de las cofradías”, en Cuadernos del Estero: Revista de Estudios e Investigación, 4, Cartagena, 1990, pp. 99-120; y “Las fuentes documentales de las cofradías en España”, en Actas de las Jornadas Archivos e Investigación, Murcia, 1996, pp. 141-148.

TAMAMES, Ramón y Santiago Delgado: Diccionario de economía y finanzas. Madrid, Alianza Editorial, 1995.

OSTALAZA, María Isabel: Las nuevas tecnologías de la información y su impacto en los archivos de empresa. Comunicación presentada a las II Jornadas Nacionales de Información y Documentación Empresarial, INDOEM 1994. Murcia.

Seguimos, adaptándolos, la mayoría de los tipos documentales desarrollados por María Isabel Ostalaza, en su trabajo ya citado.

Basado en GUÉRIN-BROT, Isabelle: Les Archives des Entreprises. Conseils pratiques d´organisation. París: Archives Nationales, 1989.

ÁLVAREZ GARCÍA, Carlos: “El Archivo de UCD de Soria (1977-1983) (Depositado en el Archivo Histórico Provincial de Socia). Clasificación e inventario de sus fondos”. En B. Anabad, XXXVI, 1986, núm. 3, pp. 447-459.

GALLEGO, Olga: Manual de Archivos familiares. Madrid: ANABAD, 1993.

En esto seguimos también, en extracto, a Olga Gallego, cuyo libro recomendamos para quienes deseen ver el tema con mayor profundidad.

HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General. Teoría y práctica. 6ª de. Sevilla, 1993, p. 464.

ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivística y archivos. Soportes, edificios y organización. Carmona, S &C ediciones, Asociación de Archiveros de Andalucía, 1994, pp. 109-110.

Son las preguntas que realiza concretamente Romero Tallafigo en su obra citada, pp. 204-205.

CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística. Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, pp. 307-309.

CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística. Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, pp. 312-314.

HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General. Teoría y práctica. 6ª de. Sevilla, 1993, pp. 150-154.

ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivística y archivos. Soportes, edificios y organización. Carmona, S &C ediciones, Asociación de Archiveros de Andalucía, 1994, p. 324.