Aprovisionamiento y Suministros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

COORDINACION DE PRE - GRADO.

ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA PUBLICA

SEDE CIUDAD BOLIVAR

CIUDAD BOLIVAR, JULIO DE 1.999

OBJETIVO 1:

DEFINIR LOS ASPECTOS QUE CARACTERIZAN LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES:

• PRINCIPALES CONCEPTOS:

• Materiales:

Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan para la elaboración de un determinado producto.

Llamados también materia prima, son todos aquellos de procedencia agrícola, minera o de otras industrias, por medio de los cuales tendrán su primer grado de transformación, es decir son todos aquellos bienes utilizados en el proceso de producción y que sufren una transformación parcial, para ser vendidos más tarde.

• Compras:

Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. También puede ser definida como una operación que se realiza para satisfacer una determinada necesidad. Dentro de una Organización las compras pueden ser definidas como las operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia prima y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.); con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido.

• Administración de Compras:

Es el proceso a través del cual se controla de manera específica todas las operaciones de compra dentro de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios.

• Administración de Materiales:

Es el proceso que permite un adecuado manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales con que cuenta una empresa. La misma comprende la adquisición, traslado, almacenamiento, y control de materiales desde la negociación con el proveedor hasta que termina en la línea de producción. Su objetivo consiste en lograr el costo global más bajo de los materiales para la firma compradora.

• Sistemas de Compras:

Son procedimientos que se llevan a cabo para establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un área determinada de la misma.

• Flujo de Materiales:

Es una serie de pasos secuenciales que se siguen para la elaboración de un producto.

• ORGANIZACIÓN PARA LA FUNCION:

La Organización e la parte de la administración que comprende la asignación de las tareas en una empresa para así alcanzar sus metas. La organización es poner a trabajar en conjunto todos los recursos que posee la empresa:

Recurso Humanos: Personas, empleados admitidos

Recursos Financieros: Capital, inversiones, prestamos, créditos, etc.

Recursos Materiales: maquinas, equipos, materias primas, tecnología.

• FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES:

• Planeación y control de materiales.

• Programación de producción.

• Inventario de materiales y compras.

• Investigación concerniente a materiales y compras.

• Recepción, almacenamiento y movimiento de materiales.

• Análisis y control de tráfico.

• Compras.

• COMPRAS PERSONALES Y COMPRAS DE UNA ORGANIZACIÓN. SEMEJANZAS Y DIFERENCIAS:

• Compras Personales:

• Compras al detal.

• El consumidor tiene la libertad de elegir la naturaleza y calidad de los artículos.

• No son planificadas.

• Existe gran cantidad de proveedores.

• El total de las compras que ejecuta el consumidor es una parte muy pequeña de la venta total del proveedor.

• Puede existir diferencias de precio o de un proveedor a otro y el consumidor no ejerce influencia de precio.

• Compras de una Organización:

• El volumen de una compra es muy elevado.

• Son planificadas (estructuradas y establecidas).

• La cantidad de fuentes potenciales podrá ser reducida y existir pocos clientes dentro del mercado.

• Representan un alto porcentaje de las ventas total del proveedor.

• Incide en el precio de los productos.

• Compras Personales Vs. Compras de la Organización:

OBJETIVO 2:

EXPLICAR LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES QUE CONFORMAN LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES:

• COMPRAS:

Están a cargo de compradores profesionales que tienen conocimientos especializados acerca de las líneas seleccionadas de productos y están familiarizados con especificaciones de ingeniería, contratos legales, reglamentación de embarques y otros factores.

Función:

• CONTROL DE MATERIALES:

Es el conjunto de actividades que tiene como finalidad verificar la conformidad de los materiales y suministros desde la solicitud hasta la colocación en el proceso productivo.

Función:

• TRAFICO:
  Transporte de Material. Asume la responsabilidad de desplazar todo tipo de materiales dentro de toda extensión abarcada por la instalación fabril.

Función:

• ALMACEN:

Es el lugar donde se guardan los materiales, materia prima y suministros.

Función:

OBJETIVO 3:

RELACIÓN ENTRE LA FUNCION ADMINISTRATIVA DE CON:

• VENTAS:

El Departamento de ventas es el encargado de ofertar y distribuir a los clientes sus productos, el mismo para ser eficiente debe mantener un alto porcentaje en el nivel de ventas, y dicho porcentaje se logra ofertando como también vendiendo un producto de excelente calidad y a bajo costo, que cubra las necesidades requeridas por los demandantes.

En otras palabras, esta unidad tiene como función principal optimizar las ventas de la empresa para cumplir con las exigencias del mercado de manera oportuna y eficiente, prestando a los clientes un servicio confiable de buena calidad y a precios competitivos.

La administración de Materiales es la que permite que sus productos sean de máxima calidad y a bajo costo; ya que una de sus amplias funciones es adquirir materiales de buena calidad, y a bajo costo, lo cual permite a la organización incurrir en bajos costos de producción y al mismo tiempo ofertar un producto de calidad y buen precio en el mercado.

Otra relación que encontramos es que le da a conocer un pronóstico de ventas importantes para la Administración de Materiales, es decir, la Unidad de Ventas utiliza como un detector de necesidades (de un determinado cliente); esta información pasa a la Administración de Materiales y, a partir de allí ella puede iniciar las gestiones de Planificación, Selección, Adquisición, Almacenamiento y distribución del bien o servicio adecuándose a la Calidad, Precio y sobre todo Oportunidad de Servicio.

Por ultimo se puede decir que la Unidad de venta también proporciona conocimiento acerca de los materia/es que usa la competencia.

• PRODUCCION:

El Departamento de Producción desempeña el papel de procesar la materia prima y transformarla en productos terminados alcanzando siempre un nivel óptimo de producción dando respuestas a las exigencias del mercado en cuanto a calidad, volumen y oportunidad para lograr asegurar la mejor condición de rentabilidad.

Producción debe mantenerse en continuidad productiva, y es de considerable importancia que compras logre las materias primas requeridas, en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad requerida, para que producción pueda transformarla en artículos que coloquen competitivamente a su empresa con otras de su misma especie y por esto Producción al establecer niveles de tiempo y producción la administración de materiales debe adaptarse a lo planeado, para así mantener una coordinación en las actividades realizadas por ambas para lograr un objetivo en común.

• PLANIFICACION Y PRESUPUESTO:

El Presupuesto es una planificación que determina anticipadamente en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios) la asignación de los recursos para la empresa en un período determinado, es decir, la planificación presupuestaria debe ajustarse a la situación económica - financiera de la empresa y debe realizarse o elaborarse al inicio de cada ejercicio económico.

La administración de materiales al llevar a cabo sus funciones dispone de un presupuesto el cual le permite determinar la mejor forma para utilizar y asignar los recursos a cada una de las unidades que la integran colaborando así en la coordinación de la adquisición y uso de los recursos de la empresa.

Por ejemplo, para el Departamento de Compras se asigna un presupuesto en un determinado período y este departamento deberá cubrir sus necesidades ajustándose al mismo.

En conclusión, la planificación de requerimiento de materiales está estrechamente relacionada con Administración de Materiales, porque la misma es la que programa la fabricación de las cosas, los componentes o los elementos que más tarde se van a utilizar en la elaboración del producto final.

• INGENIERIA DE PROYECTOS:

Ingeniería de proyectos es el Departamento que se encarga de estudiar y crear un plan de acción para la realización de un programa de inversiones con las mejores condiciones rentables y óptimas. Teniendo entre sus cargos diseñar y fabricar productos así como de prestar servicios industriales requeridos de manera competitiva.

Su relación con Administración de Materiales es que la ingeniería de Proyectos a través de sus estudios es la que determina los materiales y procedimientos más adecuados para la fabricación un producto, y de esta manera orienta al departamento de producción y compras de lo que se requiere, brindándole también toda su colaboración con eficiencia técnica.

• FINANZAS:

Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro de capital, que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objetivo de que puedan funcionar debidamente, para así aprovechar al máximo los recursos financieros con que se cuenta, es por ello que se dice que Finanzas esta encargada de asegurar y administrar el adecuado rendimiento de los recursos financieros de la Empresa.

La administración de Materiales necesita de este departamento para que le facilite los recursos económicos requeridos para adquirir bienes, servicios, materia prima, que le permita a la organización cumplir con sus funciones.

• CONTABILIDAD:

La contabilidad es el arte, la ciencia que se encarga de clasificar y registrar en términos monetarios todas las operaciones mercantiles efectuadas por una organización en un período determinado con la finalidad de analizar e interpretar los resultados de la misma.

El Departamento de Contabilidad de una empresa, es el encargado de efectuar el registro y control de la información contable de las diferentes unidades organizativas, a fin de obtener y suministrar los Estados financieros de la Empresa en forma confiable y oportuna.

Por lo tanto, las operaciones efectuadas por la administración de Materiales como compra, tráfico, son registradas cabalmente por Contabilidad.

Así como también la contabilidad requiere información de la administración de Materiales como por ejemplo, el valor de los Inventarios de Mercancía o Materiales, para realizar los estados financieros y verificar si la existencia real de os inventarios coincide con los registros contables, en este caso dicha información es suministrada por almacén que es donde se lleva el control de los materiales o mercancías.

• FLUJO DE INFORMACION INTERNA:

Es aquella que se realiza entre todos los departamentos involucrados dentro de la empresa, comprende toda esa comunicación existente entre dichos departamentos.

La administración de Materiales guarda relación con el flujo de información interna porque para ella levar a cabo su función dentro de la organización o empresa necesita de un movimiento de información que circule y mantenga en comunicación a cada una de sus unidades.

A manera ilustrativa se puede decir, por ejemplo, que el departamento de almacenaje le suministra información al departamento de compras referente a las necesidades de materiales y en este caso se puede ver como es importante el flujo de información interna.

• FLUJO DE INFORMACION EXTERNA:

El flujo de información externa no es más que todo aquel movimiento que circula en el ambiente externo de la empresa, tales como: situación de mercado, avances tecnológicos, sociales, entre otros.

La información externa eta relacionada con la Administración de Materiales ya que una de sus unidades como lo es Compras para desempeñar su función requiere información externa referente a los proveedores, oferta de los proveedores, condiciones de precio y calidad ofrecida por los mismos.

ESQUEMAS GRAFICOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

OBJETIVO 4:

EXPLICAR LOS FACTORES QUE DETERMINAN LA FUNCION DE COMPRAS:

• FACTORES:

• Tamaño de la Empresa:

En una empresa pequeña se entiende que el volumen de compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que dicha función recae sobre una sola persona (generalmente el mismo dueño) y con otra que la auxilie para realizar trabajos complementarios.

Estas empresas son las que ganan anualmente 50.000 $, y dentro de las cuales se pueden mencionar a las tiendas comestibles, estaciones de servicio, farmacias, restaurantes, entre otros.

El principal obstáculo es obtener los fondos necesarios para tener un capital inicial.

En este tipo de empresas la actividad de compras se hace un poco más compleja, la organización deberá contar con más personal capacitado y en algunos casos con cierto grado de especialización.

En las empresas medianas se tiene un ingreso anual mayor a 50.000 $ y menor de 150.000 $ y se caracterizan porque la venta de sus productos aumentan, la empresa es más conocida, inversiones no relacionadas con el negocio, existencia de una estructura organizativa, entre otras.

En una empresa grande la función de compras es más amplia y especializada por lo que se crea un departamento especializado, bien definido y claro en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas y objetivos.

En comparación al número de empresas pequeñas, existen pocas empresas grandes, las cuales a su vez, por su gran capacidad de producción obtienen mayores beneficios y un elevado grado de ventas anuales, las cuales van a depender del ramo en que se desenvuelvan, calidad de sus gerentes, número de sucursales, productos que elaboran, entre otras cosas. Dentro de las grandes empresas podemos mencionar a la General Motors, Exxon, IBM, TEXACO, PDVSA, SIDOR, ALCASA, entre otras.

VENTAS PROMEDIOS EN DOLARES

• Tipos de Industria:

• Modelos de Comportamiento de Compras:

Modelos, son estándares o patrones por los cuales una empresa se rige para realizar las compras.

Según los autores Feldman y Cardozo existen tres tipos de modelos de comportamiento de compra:

Los supuestos sobre los cuales descansa este modelo se asemeja mucho a los motivos de compra dentro de la economía clásica. Cuando prevalecen situaciones de competencia perfecta. Se parte del supuesto de que el comprador se halla informado de manera racional adecuada, sino es que completa, respecto de las alternativas disponibles.

Las solicitudes de compra que recibe el agente de compras no solo son requisiciones de rutina, sino que además incluyen requisiciones complejas que exigen y le permiten utilizar una gran dirección o criterio. Dentro de los modelos de compras neoclásica, el encargado de compras llega a hacer análisis de costo - beneficio, además de constatar que las compras de rutina también se están realizando. Su objetivo es el de minimizar los costos totales para la empresa, puesto que el paro de una línea de producción autoanalizada puede representar un elevado costo, el agente de compras podrá seleccionar a un proveedor principalmente por su habilidad para surtir los pedidos sin retraso, más que por razón de ofrecer los precios unitarios más bajos.

El modelo neoclásico amplia el aspecto racional del modelo simplificado o clásico.

El modelo del consumo, sugiere que los mercados industriales puedan ser segmentados ventajosamente sobre la base de estrategia de compras.

• Características de los modelos de comportamientos de Compras:

• La función de compras es reducida.

• No tiene contacto directo con los proveedores y usuarios.

• El comprador tiene información racional sobre el mercado.

• En este modelo el objetivo fundamental de la función de compras es adquirir al precio más bajo.

• Es un proceso más complejo.

• El objetivo fundamental es minimizar los costos.

• Mantener contacto directo con los proveedores.

• Aplicar el criterio de subjetividad

• Su función fundamental es resolver problemas inherentes a la organización.

• Define al comprador como un agente.

• Toma en cuenta una serie de factores y se decide dentro de una variedad de estrategias.

En este modelo, la mercadotecnia y otros estímulos afectan a la organización compradora y producen ciertas respuestas en el comprador como en el caso del comprador de bienes de consumo, los estímulos de mercancía para la empresa compradora están representados por “4 P”: Producto, Precio, Posición y Promoción. Otros estímulos incluyen las fuerzas más importantes del entorno económico, tecnológico, políticos, culturales y competitivos. Estos estímulos entran a la organización y se convierten en respuestas del comprador: elección del producto o servicio, elección del proveedor, cantidad del pedido, términos de la entrega, el servicio y el pago.

Dentro de la organización, la actividad de compra esta compuesta por dos partes principales: el centro de compras, integrado por todas las personas involucradas en la decisión de compras y el proceso de decisión de compras. El centro de compras y el proceso de decisión de compras están sujetos a factores personales, interpersonales e internos de la organización; así como de los factores externos a la organización.

Este modelo sugiere 4 preguntas sobre el modelo de comportamiento de la empresa compradora:

R= La empresa compradora enfrenta toda una serie de decisiones para hacer una compra. La cantidad de decisiones dependerá del tipo de situación de la compra:

• Readquisición directa (el comprador vuelve a ordenar algo si modificación alguna).

• Readquisición modificada (el comprador puede querer una modificación en las especificaciones, los precios, condiciones o los proveedores del producto).

• La tarea nueva (es cuando la empresa compra un producto o servicio por primera vez).

• Los Usuarios: son aquellos miembros de la organización que usarán el producto o servicio.

• Los influyentes: son las personas que afectan la decisión de compras. Ejemplo personal técnico.

• Los compradores: las personas que tienen autoridad formal para elegir al productor y concretar las condiciones de la compra.

• Los resolutivos: son las personas que tienen las facultades formales o informales para elegir los proveedores finales o dar el visto bueno.

• Los porteros: son las personas que controlan la información que fluye hacía terceros, ejemplo personal técnico, secretarias, entre otros.

• Entorno.

• Organización.

• Interpersonales.

• Personales.

• Compradores.

R= Por medio de las siguientes etapas:

• Reconocer el problema.

• Describir la necesidad general.

• Especificar el producto.

• Buscar un proveedor.

• Solicita la propuesta.

• Elegir un proveedor.

• Especificar la rutina del pedido.

• Revisar la actuación.

• PRERROGATIVAS CONCERNIENTES A COMPRAS (Responsabilidades):

• Deberá tener el derecho de seleccionar al proveedor.

• Deberá tener derecho a utilizar el sistema de fijación de precios que considere apropiado, pudiendo determinar el precio y los términos del convenio.

• Derecho de cuestionar las especificaciones.

• Derecho a controlar todos los contactos con proveedores potenciales.

Nota: Dos aspectos de particular interés para la valoración de los proveedores se refiere a la calidad y el retraso en las entregas.

OBJETIVO 5:

EXPLICAR LA IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE COMPRAS.

• IMPORTANCIA ECONOMICA DE LAS COMPRAS:

Tiene un efecto en el incremento de las utilidades en la tasa de rendimiento y en la posición competitiva de la empresa:

• Incremento de la utilidad.

• Proporciona prestigio a la empresa.

• Renova adecuadamente la inversión.

• Mantiene un estudio constante de los mercados (proveedores, clientes, competidores).

• El departamento de compras busca permanentemente y es asesor en la reducción de los costos de producción.

• IMPORTANCIA POLITICO - SOCIAL DE LAS COMPRAS:

Mantener buenas relaciones con los usuarios, demás personas que intervienen dentro del proceso total y con los proveedores para que estos suministren los productos de mejor calidad en condiciones favorables y oportunamente. Ello puede implementarse a través de políticas para introducir y estimular la competencia. Compras geográficas o proveedores locales, aspectos sociales o ambientales.

• Buenas condiciones con los proveedores.

• Capacitación del personal.

• Al mantener buenas relaciones con los proveedores, la empresa esta obteniendo buena información.

• Capacitar al personal, para que desarrolle con ética su trabajo.

• IMPORTANCIA TÉCNICA DE LAS COMPRAS:

Si no llega el producto de la calidad y en la cantidad requerida puede detenerse la producción, incrementarse el nivel de desperdición, incrementarse los costos para volver a fabricar la producción defectuosa.

• Garantiza el funcionamiento de la empresa.

• Lograr la eficiencia de empresa.

• Garantiza la continuidad de la empresa.

• Si se paraliza la empresa por maquinaria esto es una pérdida que repercute la parte técnica.

OBJETIVO 6:

EXPLICAR LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS.

• OBJETIVOS PRIMARIOS:

• OBJETIVOS SECUNDARIOS:

OBJETIVO 7:

DETERMINAR LA ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE COMPRAS.

• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIDAD DE COMPRAS:

Las compras en una empresa moderna, presuponen como mínimo de un departamento de compras responsable de esta actividad y con el personal idóneo para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la compañía.

El cómo estructurar u organizar este dependerá de la magnitud de la empresa y de lo complejo que resulte la tarea de compras.

• COMPRAS CENTRALIZADAS Y COMPRAS DESCENTRALIZADAS.

• Compras Centralizadas:

Son todas aquellas compras que se realizan de acuerdo al nivel de evolución de la empresa y la complejidad de producción que posea, lo cual indica conveniencia de crear un departamento que se encargue de realizar las compras tiempo completo.

Ventajas:

Desventajas:

• Compras Descentralizadas:

Son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes departamentos deben realizar sus propias compras.

Ventajas:

Desventajas:

• CARACTERISTICAS DEL PERSONAL:

El personal del Departamento de Compras deberá reunir una serie de características que le permita distinguirse en su cargo, demostrando su competitividad y la de la empresa al hacer sus respectivas labores dentro de dicho departamento entre esas características podemos mencionar las siguientes:

• FUNCIONES Y ETICAS:

• Funciones.

La función general del Departamento de Compras será tener la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades generales de compras dentro de la línea de productos asignada, así como de servicios, debiendo atender todas las requisiciones de compras, colocación de pedidos y estar al tanto de sí tales ordenes han sido surtidas por los proveedores.

Esta función general la podemos desglosar en las siguientes funciones especificas:

• Eticas:

En una organización debe existir una filosofía que trata de la moral en las obligaciones de cada persona que ¡a integre, esta filosofía moral está integrada por varias imposiciones y/o código como la honradez, integridad, equidad, lealtad, justicia y confianza.

Principios Eticos del Profesional de Compras:

1. Considerar en primer lugar, el interés de tu empresa en todas las transacciones, participar de las políticas establecidas y obrar conforme a las mismas.

2. Ser receptivo para con los consejos competentes de sus colegas de profesión pudiendo guiarse de su asistencia sin perjuicio de la dignidad y responsabilidad del trabajo.

3. Comprar sin prejuicio intentando obtener el máximo rendimiento de cada desembolso.

4. Trabajar en forma continua en el conocimiento de los materiales, servicios procesos de producción estableciendo métodos prácticos para la gestión de las compras.

5. Actuar con honestidad y veracidad en las compras y denunciar cualquier forma manifestación de soborno.

6. Atender con prontitud y cortesía a quienes se presenten con una legítima misión de negocios o asuntos relacionados con su trabajo.

7. Respetar las obligaciones y hacer respetar las de los demás para llegar a un buena práctica de los negocios.

8. Participar en programas de perfeccionamiento profesional, que sirva para el buen desarrollo y mejora de su trabajo.

9. Cooperar con aquellas organizaciones o personas que trabajan en la proyección consolidación del prestigio de ¡a gestión de compras y aprovisionamientos.

10. Promover la aceptación de los principios éticos del personal de compras, con sus proveedores y, ámbito general de los negocios.

• MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS:

• Definición:

Son documentos que contienen en forma ordenada y sistemática información detallada acerca de la organización, lo que permite conocer las necesidades de compras que pueda tener la organización, los manuales también pueden ser de normas, políticas, procedimientos.

Utilidad:

Son de gran utilidad, ya que:

• Funciones del Manual de Compras:

OBJETIVO 8:

DETERMINAR LA EXISTENCIA DE UNA NECESIDAD:

• DEFINICION DE NECESIDAD:

De una manera general, la necesidad puede ser definida como: “Un estado de carencia de un elemento indispensable para la permanencia o sobrevivencia de quien experimenta la falta de algo”.

Desde el punto de vista humano, se puede decir que es “Una condición psicofisiológica del comportamiento motivado, consciente a una vivencia de déficit, que constituye el punto de partida de la tendencia a realizar un acto”.

La necesidad de la empresa, específicamente el Departamento de Compras, viene dada por la falta de materiales e insumos necesarios para su funcionamiento.

• LA FUNCION NECESIDAD:

La necesidad forma parte de las etapas a seguir en el proceso de decisión de las compras, constituye la función principal y generadora de las etapas sucesivas presentes antes de tomar una decisión final.

Tanto la empresa como los seres humanos pasamos por dichas etapas; de hecho el comportamiento de compras individual o familiar. La diferencia radica en que la organización se llevan a cabo en situaciones con distintos grados de presión del tiempo, de la importancia y de la novedad y generalmente incluyen a más personas.

La Función Necesidad en la Organización:

El modelo de compras de una organización contiene una lista de ocho etapas, para poder tomar una decisión, la empresa pasa por cada una de ellas, en el caso de que la adquisición del producto o servicio sea por primera vez. Cuando la situación de compras es bastante rutinaria se pueden omitir algunas de las etapas, las cuales son:

• Reconocer el problema.

• Describir la necesidad.

• Especificar el producto.

• Buscar a un proveedor.

• Solicitar una propuesta.

• Elegir a un proveedor.

• Especificar la rutina de los pedidos.

• Revisar la actuación.

El proceso de decisión de compras de la empresa se inicia cuando el Departamento de Compras reconoce un problema o una necesidad, que se puede superar mediante la adquisición de un bien o servicio especifico. La necesidad se puede reconocer en razón de estímulos internos o externos, es por ello que esta función se basa en tres aspectos para establecer sus necesidades.

Generalmente se puede identificar dos tipos principales de mercados: el de consumo y el industrial. En el de tipo consumo, los consumidores compran productos que utilizarán, ya sea ellos mismos o su familia para aplicaciones personales, este mercado suele caracterizarse por el conocimiento de factores tales como la edad, intereses personales y niveles de ingreso, entre otros. El mercado industrial se compone de compradores que adquieren productos para emplearlos en sus negocios, para inducirlos en los artículos que fabrican o para reventa.

Las necesidades del mercado, incluyen gastos adquiridos o la satisfacción de un requisito básico para la subsistencia. La efectividad del sistema de operación de una empresa está en la capacidad para proveer al mercado con los productos que realmente desean, en las cantidades adecuadas y en el tiempo requerido.

La Función Necesidad en el Consumidor:

Al efectuar las compras los consumidores llevan a cabo un proceso de decisión el cual pasa por una serie de etapas lógicas antes de tomar una decisión.

El proceso de decisión de compras del consumidor consta de seis (6) pasos:

• Reconocimiento de una necesidad.

• Elección de un nivel de participación.

• Identificación de alternativas.

• Evaluación de alternativas.

• Decisión.

• Comportamiento después de la compra.

La principal etapa está definida por el Reconocimiento de una Necesidad, por la cual el consumidor es impulsado a la acción (comprar) por una necesidad.

• FUENTES QUE ORIGINAN UNA NECESIDAD EN UNA EMPRESA:

Entender las necesidades de las organizaciones, grandes o pequeñas, lucrativas o no lucrativas, gubernamentales o comerciales, requiere mucha de las misma habilidades y conceptos utilizados para atender las necesidades del consumidor individual o familiar. Al mismo tiempo que son más grandes y a menudo más complejas, las organizaciones - al igual que los consumidores - desarrollan preferencias, actitudes y comportamientos a través de las percepciones, el procesamiento de la información y la experiencia.

Existen diversos factores que ayudan moldear el estilo de organización toman decisiones sobre sus problemas de compra y originan las necesidades de la empresa, estos son cuatro:

• Físicos: Comprende factores como el clima y la ubicación geográfica de la empresa, pudiendo afectar el comportamiento de sus miembros y determinar las restricciones y opciones de ella.

• Tecnológicos: El grado de desarrollo tecnológico define de qué tipos de bienes y servicios dispone el comprador organizaciones.

• Económicos: En el entorno económico de la organización que compra influyen las condiciones de precios y sueldos, la disponibilidad de dinero y crédito, la demanda del público y los niveles de inventario en los principales sectores de la industria.

• Políticos: Este tipo de influencia abarca elementos como tratados comerciales entre países, políticas de importación y exportación, barreras aduanales, etc.

• Legales: los ambientes legales y la regulación del gobierno establecen normas sobre las condiciones de la venta y de la competencia justa.

• Culturales: establece los valores que comparten sus integrantes y que influyen en su comportamiento de compra.

OBJETIVO 9:

DETERMINAR LA INFORMACION QUE DEBE CONTENER UNA SOLICITUD DE COMPRAS:

• DEFINICION REQUISICION DE MATERIALES:

Es una forma de uso por medio de la cual la administración de abastecimientos hace llegar sus necesidades al Departamento de Compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción, mantenimiento y mobiliario de la Empresa.

Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez definida la necesidad, cantidad y fechas de entrega del material o servicio, el paso siguiente será revisar que la requisición esté llena en forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mala interpretación.

Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las Requisiciones:

• Traer las firmas de aprobación necesarias.

• Indicar las fechas de entrega solicitadas.

• Estar indicada la cantidad y la unidad.

• Venir acompañada la requisición de plano y/o especificaciones para la identificación correcta del material o servicio.

• Traer la cuenta de aplicación correcta.

En caso de que una requisición no cumpla con los requisitos indispensables para ser trabajada, el comprador deberá ponerse en contacto con el emisor de la misma para hacer las aclaraciones necesarias y llegar a una solución respecto a la requisición para que sea completa o correctamente elaborado.

Flujo de requisiciones de Compra:

Cuando menos se deben hacer dos copias de la requisición: el original que será conservado por el departamento de compra y el duplicado será retenido por quien hace la requisición. Es una práctica común que solamente aparezca un artículo en una requisición de compra, particularmente en artículos estándar.

Es importante para el Departamento de Compras establecer definitivamente quien tiene el poder para hacer requisiciones. Bajo ningún concepto el departamento de compra puede aceptar requisiciones de alguien que no esté autorizado específicamente, por tanto queda establecido que las requisiciones de compras las formula el personal de todas las áreas funcionales de la empresa.

Es justo y relevante que el personal de ventas sepa definitivamente que una requisición no es una orden. Todas ellas deben ser comprobadas cuidadosamente antes de tomar cualquier acción.

El procedimiento para manejar las requisiciones al recibirlas en la oficina de compras es de suma importancia su autorización, citando un ejemplo:

Al recibir las requisiciones en la oficina de compras son selladas con la hora de recibo y remitidas al empleado que tiene las tarjetas de especificaciones quien fijará la tarjeta de especificación adecuada a cada requisición individual.

Entonces las requisiciones son enviadas al comprador, quien marcará todos los artículos contratados poniendo en la requisición la palabra “Contrato”, el nombre de la empresa a la cual se dirigirá la orden, el precio, los términos, el punto LAB, el valor total, y la fecha de pago para información del contador.

Enseguida las requisiciones son regresadas al empleado quien mecanografiará la orden, que será revisada cuidadosamente con la tarjeta de especificación, precio, término y demás datos antes de finalmente enviar por correo la orden al vendedor.

En las formas de requisición aparece información respecto a cual y cuantos artículos se desean, cuando deben estar disponibles y quien hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la “Existencia Actual” con el objeto de esforzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si realmente son necesarios los artículos.

• DEFINICION DE SOLICITUD DE COMPRAS:

Es un documento que consiste en una solicitud de compra hecha por una persona autorizada, al departamento de compra, para que se adquieran mercaderías detalladas en dicho documento. Este documento se extiende por triplicado; el original para el departamento de compra y el duplicado para el jefe de Almacén y el triplicado para la oficina que emite la solicitud.

Este es el único documento aprobado para solicitar compra de bienes que van a ser adquiridos por una empresa,.

Antes de pedir la tramitación de una solicitud de compra, la unidad solicitante verificará sus propias disponibilidades presupuestarias; en caso de tenerlas, deberá solicitar una transferencia a la partida afectada por la adquisición.

Todas las solicitudes de compras deben ser canalizadas a través de la unidad de compra.

La solicitud de compras será conformada por el jefe de la unidad administrativa solicitante.

Esta deberá contener claramente definido los detalles en cuanto a cantidad y especificaciones de los bienes solicitados, a fin de evitar ausencia o incorrección de los datos de la solicitud, ya que de lo contrario el trámite será rechazado por la unidad de compra.

• INFORMACION QUE CONTIENE LA SOLICITUD DE COMPRA:

• Calidad: Es el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa. Es decir que cada material o servicio comprado debe reunir ciertas propiedades claves que van a permitir la funcionalidad y la configuración de dicho material al departamento solicitante. La compra de calidad apropiada depende de:

• Disponer de especificaciones adecuadas que sirvan de base.

• Hacer el pedido a proveedores de confianza.

• Comprobar el material comprado comparándolo con las especificaciones.

La calidad tiene un significado especial. No se trata de una generalización ni de un atributo que pueda ser caracterizado sencillamente como bueno o malo. Es específicamente la suma de propiedades inherentes a un material o producto, estas propiedades pueden ser medidas y definidas, las más importantes deben definirse con el fin de que el comprador pueda saber también lo que le van a entregar. Esta definición de la calidad, en mayor o menor detalle, se convierte en la descripción ordenadora de todo artículo, la agencia misma del pedido de compras.

• Marca: Es el nombre, termino simbólico o diseño que sirve para identificar los producto o servicios de un vendedor o grupo de vendedores, y para diferenciarlos de las marcas de los competidores y, en sentido estricto, es la parte de la etiqueta que aparece como símbolo, diseño, color o letras distintivas.

Importancia de la Marca:

Para el Consumidor: constituye un medio fácil para que el comprador identifique un producto o servicio que requiere; las unidades individuales de un producto o artículos de marca mantienen una estabilidad en la calidad en la que pueden confiar los compradores.

Para el vendedor: Es una ayuda en los programas de publicidad, y expansión del producto.

La competencia en el precio es deseable por el consumidor, pero el vendedor prefiere competir sobre otras bases. Los estudios han demostrado de los precios de las marcas bien conocidas tiende a fluctuar menos que los artículos, sin marcas o con marcas reconocidas, es que á secar que la marca reduce la flexibilidad de los precios.

• Especificaciones: Señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas para las mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de producción, por lo que el gerente de compras deberá hacerlo del conocimiento de su personal.

Las especificaciones no es otra cosa que una descripción exacta del material que se compra, la precisión tiende a reducir los costos al mínimo.

Algunas de las especificaciones que hay que tomar en cuenta son:

1. La marca de la fabrica.

2. La hoja de dibujo de construcción.

3. El análisis químico o características físicas.

4. Detalle del material y método de su fabricación.

5. Descripción de su objeto o empleo.

6. Identificación con la especificación de estándar conocida en el mercado general.

7. Muéstrales.

• Planos: Representación gráfica casi siempre en proyección ortogonal, de una máquina, un aparato, entre otros.

• Normas y Condiciones de Empaque: El empaque se define como cualquier material que encierra un articulo con o sin envase, con el fin de preservarlo y facilitar su entrega al consumidor. Para diseñar el empaque apropiado para el producto, es necesario seguir el proceso del producto desde que este se envasa hasta que este llega a ser consumido, por tanto, se debe buscar el empaque que más se adapte a su funcionalidad.

Las condiciones de empaque de un producto deben ser las más óptimas posibles y deben cumplir con la función de protección de los objetos o productos, además de ser un vendedor silencioso para estos últimos.

Objetivo N° 10:

DETERMINAR LA APLICACIÓN DE LA PRIORIDAD Y PRESUPUESTO PARA LAS COMPRAS.

• PRIORIDAD DE COMPRAS:

Se entiende por prioridad de compras, a la rapidez con que deba tramitarse la adquisición del recurso.

La prioridad de compra se calcula solamente a aquellos recursos cuya importancia operacional sea vital para el proceso productivo de la organización. Estos recursos deberán estar plenamente identificados, de manera tal que al surgir la necesidad de adquisición se les deba calcular la prioridad que le corresponda; y a la vez se le deberá crear un programa de seguimiento que cubra todas las etapas del proceso de adquisición, para garantizar su obtención dentro de los plazos requeridos por la organización.

La prioridad de compras se calcula sobre la base de dos variables:

Con estas variables se analizarán, si las cantidades disponibles más las que estén por recibirse; alcanzan para cubrir las necesidades de la organización durante un tiempo determinado (fecha en que se recibe el requerimiento de compra y la fecha estimada de recepción del recurso).

Si las cantidades no cubren el consumo estimado para el lapso de tiempo requerido, se deberán tomar las acciones que corresponden para obtener el recurso.

Ejemplos:

Si en una organización existen tres tipos de importancias operacionales:

• La Importancia operacional 1, significa que la escasez de los recursos es de vital importancia para el proceso productivo de la organización.

• La Importancia operacional 2, es de regular importancia y,

• La Importancia operacional 3, es de normal importancia.

La escala de importancia operacionales para los recursos es:

Imp - Oper - 1 > Imp - Oper - 2 > Imp - Oper - 3

Se podría signar las prioridades de compras a los recursos de la organización, utilizando la importancia operacional y tres posiciones de abastecimiento que pueden existir en un momento dado.

Podemos ver que cuando la posición de abastecimiento de un recurso sea Pos - 1 y su importancia operacional sea 1, entonces la prioridad de compra que se le debe asignar al recurso es máxima.

Las posiciones de abastecimiento pueden ser de tres tipos (Pos. 1, Pos. 2, Pos. 3). Estas se determinan al comparar las existencias disponibles más las promedio mensual por el tiempo esperado expresado en meses para el recurso en estudio.

• Pos. 1: corresponderá a todos aquellos recursos cuya existencia este agotada en el inventario y que no existan pedidos pendientes próximos a recibirse.

• Pos. 2: corresponderá a todos aquellos recursos que aunque tengan existencia en inventarios y que tengan o no pedidos pendientes por recibirse; sean insuficientes para cubrir el consumo estimado en el lapso considerado.

Exis. + Pend. < Cons. x Tesp.

Donde:

Exis: Existencia disponible para la fecha del análisis.

Pend: Cantidades pendientes por recibirse.

Cons: Consumo promedio mensual para el recurso.

Tesp: Tiempo esperado en meses. (Es la diferencia entre la fecha estimada de recepción del recurso, menos la fecha en que se realiza el análisis).

• Pos. 3: esta posición corresponde a todos aquellos recursos que tengan existencia en inventario y que aun no existan pedidos pendientes por recibirse, éstas sean suficientes para cubrir el consumo estimado.

Representando esta posición mediante una relación tenemos:

Exis. + Pend. > Cons. x Tesp.

Ejemplo:

Cálculo de Prioridad

Supongamos que recibimos un requerimiento de compras, con fecha 14 - 09 - 98 para un recurso de importancia operacional 1.

Asumiendo que el tiempo promedio de tramitación para obtener el recurso en la organización sea de un mes, entendiéndose como tiempo promedio de tramitación el lapso de tiempo comprendido entre el momento en que se recibe a solicitud de compra y el instante en que se recibe el recurso en la organización.

¡ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ¡

Supongamos que la compra para un recurso el cual tenia un Stock para el 14 - 09 - 98, de 20 unidades en existencia.

Supóngase que el promedio de consumo mensual para este recurso sea de 25 unidades por mes y que no existan cantidades por recibir, se calcula el tiempo que transcurrirá para que se agote la existencia en Stock.

25 unidades--------------------- 1 mes

20 unidades--------------------- X

X = 20 x 1 = 20 = 0,8 meses = 24 días

• 25

Es decir cuando hayan transcurrido 24 días a partir del 14 - 9 - 98 ya habrá consumido la existencia en Stock:

¡ ++++++++++++++++++++++++++++++ X +++++++ ¡

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

(14-09-98) (14-10-98)

Ya que este abastecimiento ocurrirá antes de que podamos adquirir y obtener el recurso la organización sufrirá un desabastecimiento con un recurso operacional 1.

¿Con qué prioridad deberá tramitarse su compra?

La respuesta la tenemos en la fig. 1.1 donde podemos observar que además de la importancia operacional del recurso, su posición de abastecimiento:

Calculemos su posición de abastecimiento:

EXIS + PEND < CONS x TESP

Donde:

EXIS: 20 (unidades en existencia)

PEND: 0 (unidades por recibirse)

CONS: 25 (consumo mensual)

TESP: 1 (tiempo promedio de tramitación en meses)

De acuerdo a estos resultados la posición de abastecimiento será la POS - 2.

¿Cual prioridad de compra debemos asignarle un recurso de abastecimiento POS - 2 ?

Ubicándose en la tabla de la figura 1.1, vemos que para una importancia 1, y una POS - 2, corresponderá una prioridad de compra MAXIMA, queriendo esto decir que su compra deberá tramitarse de la manera más expedita posible si deseamos obtener el recurso en la organización antes de que ocurra el desabastecimiento.

¿Cómo podemos garantizarnos que el recurso podrá ser adquirido antes de que ocurra el desabastecimiento?

La respuesta a esta pregunta esta en la creación de un programa de actividades que elaborará el comprador, el cual deberá planificar en un tiempo mucho menor que el tiempo promedio de adquisición estimado para el recurso, una serie de actividades que deberá cumplirse para poder garantizar el recurso de la organización antes de que ocurra dicho abastecimiento.

• PRESUPUESTO DE COMPRAS:

Presupuesto: es una representación en términos contables de las actividades a realizar por una organización, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificación, de coordinación y de control de funciones.

Los presupuestos son necesarios ya que:

• Muestran las consecuencias financieras de los planes.

• Definen los recursos necesarios con el fin de cumplir los planes.

• Proporcionan un medio para medir, supervisar y controlar los resultados en comparación con los planes.

El presupuesto de compras es la programación de las compras, en forma tal que satisfaga oportuna y adecuadamente las exigencias de materiales del proceso productivo.

La planificación de las compras debe regirse por las siguientes consideraciones:

• Facilidades de almacenamiento.

• Costo de almacenaje y seguro.

• Descuentos al mayor y plazos de entrega.

• Precibilidad de los materiales.

• Disponibilidad de capital de trabajo.

• Intereses de capital inmovilizado.

Estas consideraciones obligan a mantener un inventario mínimo de materiales, es decir, el necesario para abastecer oportunamente el proceso de la producción y conservar un margen de seguridad contra cualquier contingencia, como: demoras o fallas en las entregas de los pedidos por parte de los proveedores.

El presupuesto de compras viene a constituir una orden permanente de la gerencia, para la compra de un determinado número de unidades de material, de determinada calidad y a un precio aproximado; a lo cual tienen que ceñirse las personas involucradas en las actividades de compra; poniéndose en evidencia de inmediato las desviaciones.

El presupuesto de acreedores o compras se deriva del presupuesto de producción y establece los desembolsos por materias primas partes terminadas y trabajos de herramientas por cada período; considerando que el presupuesto de producción define que se necesita producir y a que costo, regirá las actividades fabriles de la empresa y a de proporcionar el mantenimiento de un ritmo más uniforme en lo posible, en esta clase de actividades, teniendo las siguientes consideraciones:

• Volumen de las ventas presupuestadas.

• Niveles de inventarios adecuados y económicos.

• Frecuencia de rotación de tales inversiones.

En el presupuesto de compras, se harán estimaciones de compras mínimas y máximas, que luego la gerencia de compras decidirá el volumen de compras intermedias más o menos.

Se partirá del volumen y a este se le sumará el nivel de inventario de materiales preestablecidos; al cual se le restará el inventario, inicial, es decir: la cantidad que ya tenemos en los almacenes, la diferencia resultante seria la cantidad que hay que comprar.

Matemáticamente este proceso de cálculo se podría representar por la siguiente formula: PC = MR + IF - Ii

Donde:

PC: Presupuesto de compras.

MR: Materiales requeridos.

IF: inventario final de materiales, preestablecidos.

Ii: Inventario inicial de materiales.

OBJETIVO N° 11:

DETERMINAR LOS ASPECTOS INVOLUCRADOS EN LA SELECCIÓN DE FUENTES DE ABASTECIMIENTOS.

• FUENTES DE INFORMACION PUBLICAS Y PRIVADAS:

Son las que realizan las unidades de compras de las diferentes empresas, para recabar o recoger información de proveedores y las cuales pueden ser:

• Publicas: Comprenden publicaciones y revistas especializadas n el área (catálogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores constituyéndose en fuentes importantes de información acerca de proveedores potenciales.

• Privadas: Las fuentes de información privada por excelencia lo constituye el Registro de Proveedores, el cual suministra información acerca de cuales son y donde se encuentran ubicadas las fuentes confiables de abastecimiento, tanto regionales, nacionales e internacionales.

La selección de fuentes es el proceso de escoger de entre una lista de proveedores potenciales y reducirlas a unos pocos. Este proceso consiste en seleccionar el número deseado de proveedores, de acuerdo con las guías establecidas, de quienes se solicitarán las cotizaciones.

Los compradores consultan muchas fuentes de información durante esta etapa de transacción de la compra. Revisan registros de cumplimientos del proveedor, pueden visitar e inspeccionar la planta del proveedor en perspectiva; hablan con los vendedores del proveedor, y tal vez comprueben con los agentes de compras que hayan tenido tratos con el proveedor que se investiga. Los procedimientos de los departamentos de compras industriales y gubernamentales son diferentes en este punto. En la mayoría de los casos, los compradores gubernamentales son obligados por la Ley o por los reglamentos respectivos a otorgar a todos los proveedores calificados a una oportunidad de hacer sus propuestas para el negocio. Los compradores del sector privado escogen entre los muchos proveedores sólo aquellos con que desean negociar.

• EL ARCHIVO DE PROVEEDORES: CONDICIONES EXIGIDAS POR LAS EMPRESAS PARA SER PROVEEDORAS:

El Archivo de Proveedores, es un registro que se lleva principalmente para que sirva de ayuda al empleado que mecanografía el pedido. Es una lista de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador, quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibirá el pedido, así como del empleado que lleva los pedidos, quien anota los datos suplementarios que copia del archivo. También se debe anotar en eses archivo los siguientes datos: giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc.

En cuanto a las condiciones exigidas por las empresas para ser proveedoras estas son referentes a: Condiciones de entrega, es decir el lugar donde llegará la mercancía, el tiempo en que las entregarán, etc.; de pago, es decir a crédito o de contado; calidad; cantidad; garantía de los materiales, etc.

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES:

Capacidad Técnica: Es aquí donde la persona o las personas encargadas del Departamento de Compras mediante un proceso de estimación consideran las condiciones o los métodos utilizados o que clase de tecnología manejan en el procesamiento de la materia prima en la elaboración de los productos necesitados por los compradores.

Capacidad Financiera: También es importante conocer con que cantidad de recursos financieros cuenta la empresa, y esto más que todo es importante para la estabilidad de la inversión hecha por los compradores, es decir si los proveedores están lo suficientemente estables económicamente hablando asegurando así el bien de los compradores.

Capacidad de Producción: En esta parte evalúan la producción en cuanto a calidad, cantidad, tiempo y precio de los suministros pedidos o necesitados por la empresa compradora, esto sirve para hacer comparaciones entre proveedores y establecer cual es o cuales son los que más les convienen a la Empresa.

CALIFICACION DE LOS PROVEEDORES:

Calificar a un proveedor es determinar de manera real y objetiva, a través de un puntaje expresado en una escala establecida, su potencial tanto legal, financiero y técnico para suplir un requerimiento de compra.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROVEEDOR:

• Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus compradores.

• Deben saber que es lo ultimo en el mercado y que es lo que le gusta a las personas tanto naturales como jurídicas.

• Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad.

• Deben tratar de cumplir lo más rápidamente con los compromisos adquiridos con los compradores.

• Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas.

• Toma iniciativa para sugerir modos más adecuados a la clientela.

• Notifica con anticipación los cambios latentes en el mercado que pueden afectar las operaciones del comprador.

• Brindan asesoría técnica y de cualquier otra índole que necesite el comprador.

Estas entre otras características tanto éticas como profesionales que deben poseer los proveedores.

NECESIDAD DE DESARROLLAR PROVEEDORES:

Esto se refiere a los casos cuando empresas radicadas en el país se ven en la necesidad de solicitarle a algún proveedor en particular que fabrique o produzca en el país determinado producto, que por supuesto no se encuentra en la producción normal de la empresa, ya que de esa forma se ahorraría los gastos de importación del mismo y su adquisición sería más económica.

OBJETIVO N° 12:

ANALIZAR LAS CONDICIONES PARA SERE UNA EFECTIVA SOLICITUD DE COTIZACION.

• DEFINICION DE SOLICITUD DE COTIZACION:

Es un documento en el cual se describen los productos que deseamos adquirir a los proveedores potenciales que han sido preseleccionados por la empresa (salvo en la licitación general).

Después de haber consultado su registro de proveedores y conocer quien puede venderles el material que requieren, elabora una solicitud cotización, y en ella se consignan fundamentalmente los datos requeridos y necesitados por las partes interesadas.

• CONDICIONES:

Condiciones Generales de una cotización

MODALIDADES DE COMPRAS:

Son las distintas formas de tramitar la adjudicación de un bien, obra o servicio establecidos mediante reglamentos y políticas de compras en las empresas privadas y por decretos y leyes dictadas por el Ejecutivo para las empresas y organizaciones dependientes del estado.

• Adjudicación Directa: Cuando se le otorga de forma directa una compra a los proveedores.

Características:

• Adquisición de bienes y servicios hasta por un millón.

• Construcción de obras hasta 10 millones.

• Asignada a un Organismo Público.

• Justificación Independiente del monto:

• Alta criticidad operacional.

• Adquisición de obras artísticas o científicas.

• Un solo proveedor, competencia nula.

• Bienes o servicios extranjeros.

• Calamidades públicas.

• Reinicio del contrato.

• Confianza en el proveedor.

• Concurso privado: Aquí la empresa mediante un concurso interno selecciona uno entre tantos proveedores, tomando en cuenta mucho las cotizaciones de cada uno de ellos.

Características:

• Son escogidos sólo los participantes inscritos.

• Adquisición de bienes y servicios entre más de 1 millón y hasta 10 millones.

• Construcción de obras superior de 10 millones y hasta 30 millones.

• Mercado de hasta 10 empresas registradas.

• Licitación Publica: Es que cada proveedor pone precio a los suministros necesitados por una empresa, esta lo hace en forma de subasta pública.

Características:

• Adquisición de bienes y servicios a un precio superior a 10 millones.

• Obras superior a 30 millones.

• Las más complejas y costosa; mayor tiempo.

• Sometida a un comité de licitaciones.

• Etapas:

• Llamado público a presentación de recaudos.

• Precalificación de proveedores.

• Llamado a presentación ofertas.

• Recepción y evaluación de oferta.

• Otorgamiento de buena pro.

• Declaración de desierta.

OBJETIVO N° 13:

ELABORAR SOLICITUDES DE COTIZACION BASÁNDOSE EN SOLICITUDES DE COMPRAS Y EN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

• INFORMACION QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD DE COTIZACION:

• Número de la solicitud (en su caso).

• Partida.

• Cantidad.

• Unidad de medida (pieza, caja, mts., Kgs., Lts., etc.)

• Descripción del articulo solicitado.

• Precio unitario y precio total.

• Lugar de entrega donde se requiere la mercancía.

• Condiciones de pago.

• Fecha, nombre, firma de la persona que solicitó la cotización y de la que proporcionó la cotización.

• Nombre, domicilio y teléfono del proveedor a quien se le solicita la cotización.

• Observaciones.

• ELABORACION DEL FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACION:

INDA, S.A

Tuxpan 34, Esquina Quintana Ro.

4to. Piso.

México D.F.

OBJETIVO N° 14:

ANALIZAR LA COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPRAS.

DEFINICION DE COTIZACION:

Es un documento manejado por los proveedores y en él se manifiestan a sus posibles clientes, las condiciones de entrega, de pago, calidad, cantidad y garantía de los materiales que están en posibilidades de ofrecer.

• DETERMINACION DE LA OFERTA MAS FAVORABLE:

• CUADRO COMPARATIVO:

Para seleccionar la cotización más adecuada, deben estar presentes una serie de aspectos:

Información a Comparar:

Para poder comparar precio entre las distintas cotizaciones presentadas debemos llevarlas principalmente a una misma base de comparación esto es llevando los montos cotizados a un mismo tipo de moneda, en el caso de cotizaciones de origen nacional y extranjero, donde esta ultima trae montos cotizados en tipo de moneda diferente al nuestro en este caso tendríamos necesariamente que convertir el monto de monedas nacionales haciendo el cambio que corresponde.

El aspecto calidad, es otro de los factores a comparar y que se debe tomar en consideración cuando se va a escoger una cotización; en este aspecto la organización no puede colocar el precio por encima de la calidad.

En esta la organización compara los productos ofertados por los proveedores en un proceso de adquisición contra ciertas especificaciones mínimas de calidad exigidas por la organización.

Aquí se compara la fecha de entrega cotizada por los proveedores contra la fecha requerida por la organización. Las fechas de entrega puede ser aceptable (en oportunidad), no aceptable por oportunidad las cuales podrán ser invalidas por la organización.

Es cuando se comparan los proveedores que se cotizan el recurso en diferentes sitios a los requeridos por la organización. Esta se da cuando algunos proveedores cotizan el sitio de entrega del recurso, ya sea del país del proveedor o del comprador, pero cuando la cotización se hace en un mismo país no se requiere la permisología.

• ANALISIS DE PRECIOS:

Se refiere a la fijación de precios en cierta cantidad mayor a los costos directos, dejando una contribución suficiente para cubrir los costos indirectos y los costos generales y dejando además un margen de utilidad para el comprador, el costo ofrece varias oportunidades para buscar proveedores con costos bajos para sugerir alternativas de fabricación de menor costo y verificar l magnitud de los costos directos. La negociación utilizada con las técnicas de análisis de costos en una herramienta particularmente útil.

Los precios se fijan en el mismo, aunque pueden no estar relacionados directamente con el costo, si la demanda es relativamente elevada con relación a la oferta, se espera que los precios disminuyan. Con el punto de vista del mercado, el comprador debe vivir con los precios que prevalecen en el mercado o encontrar medios de rodearlos. Si no se puede hacer nada para atacar directamente la estructura de los precios, pueden aun ser posible seleccionar aquellos proveedores que deseen ofrecer incentivos independientes de los precios, como son mantenimiento de inventario, servicio técnico, buena calidad, excelente envío, concesiones en la transportación y estar pendientes de aumentos en los precios y cambios a nuevos productos.

El papel del gobierno en la fijación de precios tiene dos vertientes. No solamente el gobierno ha tomado parte activa en la fijación de precios mediante el establecimiento de cuotas de producción estableciendo diversas formas de pagos de salarios y precios (de tiempo en tiempo) sino que también regula las vías mediante las cuales se permite a los proveedores y compradores acordar los precios. Debido a que otros gobiernos son activos en la fijación de precios y hay numerosas situaciones creadas por el control dual para uso nacional y de exportación. Los precios se pueden determinar por juntas de control, revisión o persuasión moral enérgica. También se pueden incrementar por controles gubernamentales como son las cuotas de producción, los aranceles y los permisos de exportación.

• CONFABULACION DE PROVEEDORES:

Acuerdo entre proveedores de un producto, cuyo mercado es caracterizado por una cantidad reducida de oferentes. Para diseñar y aplicar tácticas especulativas en sus procesos de compras -ventas.

Acciones ante la confabulación de proveedores:

• Acción legal.

• Desarrollar buenas fuentes de abastecimiento.

• Desarrollar materiales o productos sustitutos.

• Emprender un nuevo proceso de negociación o regateo.

• Aceptar la especulación (o confabulación).

• CURVA DE APRENDIZAJE:

También llamada de reducción del tiempo o curva de progreso. La curva de aprendizaje proporciona una herramienta analítica para cuantificar con la experiencia aunque conceptualmente se identifica más con el trabajo directo, la mayoría de los expertos consideran que la curva de aprendizaje esta formada en realidad por una combinación de muchos factores, los cuales incluyen:

Figura a. Ejemplo de curva de aprendizaje:

La curva de aprendizaje tiene consecuencias tremendas en la determinación del costo en la administración y en la negociación. Por ejemplo tómese como una curva de aprendizaje del 90% si suponemos que desean comprar 800 unidades de un producto caro, el cual será producido por un grupo de trabajadores durante un período de dos años. Las primeras 100 unidades se han producido a un tiempo de trabajo promedio de 1.000 horas. Con una curva de aprendizaje del 90% el tiempo promedio de trabajo para las primeras 100 unidades descenderá a 900 horas. La figura a muestras las cantidades que se han graficado sobre coordenadas rectangulares.

• DESCUENTOS:

Las condiciones relativas al pago son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que en este renglón es donde se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relación con un presupuesto dado.

A continuación mencionaremos algunos de los descuentos que deben ser base en la negociación y en la búsqueda de mejores condiciones de pago.

• NEGOCIACION:

Es un proceso mediante el cual dos o más que tienen intereses opuestos y/o comunes, intercambian información y propuestas con la intención de lograr un acuerdo en el que se beneficien todas las partes.

La negociación de la Compra, es la aplicación de los hechos, la lógica y la presión económica con la finalidad de alcanzar un valor, mejorando en los objetivos en la reducción de costos, ya que de esta forma el gerente de compra tiene oportunidad de evaluar la interpretación del proveedor en cuanto a las especificaciones, como son requerimientos de calidad, calendario de entrega, condiciones de pago, entre otros.

• Características:

• Aspectos a Negociar:

• Estrategias de Negociación:

• Desarrollo de los objetivos específicos que de desean de la negociación.

• Análisis de la posición de regateo del vendedor.

• Obtención de los datos pertinentes.

• Intento por reconocer las necesidades del vendedor. En una negociación exitosa ambos deben ganar.

• Determinación de los acuerdos en la situación.

• El propósito de la negociación es resolver un conflicto a modo de que se pueda firmar un contrato mutuamente satisfactorio.

• Establecer la posición del comprador en cada conflicto.

• Planear la estrategia de negociación.

• Dar ordenes a las personas que van a participar en su equipó en las negociaciones.

• Conducir una repetición para su gente que va a participar en las negociaciones.

• Conducir las negociaciones presentes con tranquilidad impersonal.

• ADQUISICIONES EN EL EXTRANJERO:

Cuando las necesidades de adquirir una pieza, repuesto o equipo en condiciones adecuadas de calidad, cantidad, oportunidad y precio, no son satisfactorias en el país donde se efectúa la compra, se recurre al mercado extranjero para su adquisición.

El proceso de adquisición de cualquier mercancía bajo estas condiciones se rige por tres marcos legales distintos los cuales pueden afectar aquellas actividades que en conjunto, viven para satisfacer la compra.

Estos marcos están claramente identificados y son tres:

la compra desde cualquier país a otro, requiere del cumplimiento de formalismos y requisitos de índoles legal, establecidos de acuerdo a las políticas, necesidades e intereses de cada nación, con la finalidad entre otras cosas de:

• Controlar las importaciones.

• Proteger la producción nacional.

• Estimular la sustitución de importaciones.

• Ahorrar divisas al país.

• Entre otras.

El comprador nacional debe conocer y saber interpretar estas disposiciones y reglamentos, como también estará en la obligación de mantenerse actualizado cada vez que surjan modificaciones que alteren el alcance de dichas disposiciones y reglamentos para poderlas aplicar correcta y adecuadamente cuando la necesidad así lo requiera.

El marco legal del país desde donde se efectúa la venta también impone ciertos controles legales para la realización de esta actividad desde un país a otro.

Estas restricciones podrían clasificarse en dos tipos:

• Restricciones provenientes de estrategias político - militar: Estas son restricciones, que pueden afectar solamente a determinados grupos de países y dependen de varios factores entre los cuales podemos mencionar:

• Restricciones normales de Libre comercio: Son aquellas que comúnmente se aplican en todos los países que practican el Libre Comercio. Entre estas están:

Se refiere a todas aquellas normas y términos que rigen las condiciones comerciales de compra - venta entre países, involucrando a un comprador interesado en un recurso y un proveedor poseedor del mismo, dispuestos ambos a suscribir un contrato de compra - venta.

Entre estos términos y normas establecidos tenemos:

• REGIMEN LEGAL VENEZOLANO:

Existen nueve (9) tipos de régimen legales de Importación en Venezuela:

REGIMEN LEGAL 1:

Mediante este régimen legal, se identifica al grupo de mercancías cuya importación ha sido prohibida por el gobierno nacional.

Se podría decir que estas mercancías se fabrican o se producen en el país tan igual o mejor que las importadas, cuyas cantidades son suficientes para satisfacer la demanda o consumo nacional.

El que importe o intente introducir voluntaria o involuntariamente mercancías clasificadas bajo este régimen, estará introduciendo mercancía de manera ilegal al país (CONTRABANDO), y por lo tanto se estará exponiendo a las sanciones que contempla la Ley en este particular.

REGIMEN LEGAL 2:

Aquí se identifican aquellas mercancías cuya importación ha sido reservada exclusivamente al gobierno nacional independientemente de si existe producción nacional o no.

Cualquier otro que desee importar mercancías clasificadas bajo este régimen, deberá solicitar y obtener previamente, el permiso de exportación correspondiente.

REGIMEN LEGAL 3:

Mediante este régimen legal se identifican aquellas mercancías que por su naturaleza, es competencia del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social el otorgar el permiso de importación correspondiente.

REGIMEN LEGAL 4:

A este le corresponden todas aquellas mercancías que para importarse requieren de una licencia de importación, la cual debe ser tramitada y obtenida a través del Ministerio de Fomento.

REGIMEN LEGAL 5:

Mediante este régimen legal se identifican aquellas mercancías cuya importación exige un estricto control sanitario y por lo tanto, requieren de un certificado sanitario del país de origen. Corresponden a este régimen legal, los productos de origen animal y vegetal, entre otros.

REGIMEN LEGAL 6:

Mediante este régimen legal se identifican aquellas mercancías cuya importación este regulada y controlada por el Ministerio de Agricultura y Cría, a las cuales hay que solicitarles y obtenerles un permiso de importación ante dicho ministerio.

REGIMEN LEGAL 7:

Mediante este régimen legal se identifican aquellas mercancías cuya importación requiere de un permiso del Ministerio de la Defensa.

REGIMEN LEGAL 8: