Análisis estratégico y planificación de la oficina de farmacia. Gestión del aprovisionamiento

Planificación estratégica. Análisis interno. Decisiones estratégicas. Marketing. Previsión de ventas. Clasificación ABC. Técnicas de negociación

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ANÁLISIS ESTRATÉGICO Y PLANIFICACIÓN DE LA OFICINA DE FARMACIA

Planificación estratégica, es un proceso de planificación o programación de las actividades que va a llevar a cabo una organización en un periodo de tiempo paras enfocar los esfuerzos según el resultado del análisis interno y externo del negocio.

La importancia de Este análisis a partir de dos ámbitos:

*análisis del microentorno o elementos del entorno no controlables Por la propia empresa pero sin duda condicionan su actividad.

entorno natural o físico ,condiciones climáticas y geográficas, fenómenos climáticos mundiales y la evolución natural hasta las caracteristicas geoclimáticas del ámbito más local, como una estacionalidad

-demográfico, como la edad,el sexo,los movimientos migratorios,las tasa de naciminetos y de mortalidad y la densidad de población.

-económico, el poder de compra de cada persona viene determinado básicamente por el nivel de ingresos, si tiene poca capacidad adquisitiva

-tecnológico, la oficina de farmacia a sufrido una revolucion tecnológica enorme con la aplicación de nuevos instrumentos informáticos y con la incorporación de nuevas posibilidades en telecomunicaciones

-político-legal ,esta especialmente influido por el conjunto de leyes y normas que regulan su actividad especificando cómo y en qué condiciones debe desarrollar este servicio,esta se modifican continuamente y requieren una información actualizada de loa cambios a traves de los colegios profesionales,laboratorios y distribuidores

-socio-cultural,es el que marca las tendencias de consumo por que es un factor determinante en el comportamiento de las personas como los habitos alimentarios....

*análisis del microentorno o aspectos del entorno directamente relacionados con la actividad de la empresa

A .demanda ,cantidad total de productos o servicios requeridos por un determinado tipo de clientes durante un periodo de tiempo establecido.

demanda de nuestros productos

*cifra de ventas,el valor monetario de las ventas en un periodo determinado.

*ranking de productos,desde el mas vendido en número de unidades hasta el menos vendido(sabremos de cuáles nos tenemos que proveer en mejores condiciones y cuáles tendremos que negociar mejores condiciones)

*análisis de ventas por familias de productos,podemos comparar diversas marcas o familias de productos para aver si realmente la oferta resulta realmente atractiva.

-tipología de nuestros clientes:

población se segmenta en diferentes grupos(segmentos de población)

*la localización de la farmacia y el tipo de clientes

*acceso a la tipología de clientes

B.La competencia:

la ocmpetencia se limita a otras oficinas de farmacia y aspectos como proximidad,servicio o la oferta y sobretodo la confianza.

*solucion de patologías leves

*necesidades higiene y belleza

*necesidades muy específicas optica,ortopedia,veterinaria...

La farmacia y la competencia(otras farmacias)

Cada farmacia debe evaluar la competencia,organizar sus recursos y planificar su oferta de prodcutos enlos que realmente es competitiva.

C.El poder negociador de los proveedores

-negociación de productos de reposición diaria,su función es logítica(de transporte) y administrativa y gana un ,argen limitao por ley,más volumen de productos más beneficio,sobretodo si la ruta para suministrarla es buena esto da un cierto poder de negociación a al oficina de farmacia.

-negociación de productos de alts rotación,el poder en este caso vendrá determinado por los productos que suministran,si son muy conocidos ,solicitados o no hay competencia significativa,nos sera desfavorable..

El análisis interno

Consiste en el estudio de todos los recursos a nuestro alcance para decidir cómo los dsiponemos para cumplir lo sobjetivos con la máxima eficiencia.

-modelobasado en la gestión de recursos(analizar los recursos existentes y determinando si son suficientes pra la consecución del objetivo

-modelo basado en la cadena de valor:

dos tipos:

*actividads primarias(valor directo):

1.gestión de compras y recursos

2.archivo y almacenamiento

3.servicio y atención

4.seguimiento farmacoterapéutico

*actividades de apoyo(valor indirecto):

1.getión administrativa y financiera

2.de recursos humanos

3.directiva

¿qué tenemos y qué nos falta?para:

A. aprovisionamiento

B. archivo y almacenamiento

C. prestación del servicio

D. un seguimineto posterior del paciente

Las decisiones estratégicas

-segmentación del mercado,consiste en establecer cuáles son los mercados-objetivo o grupos de población a los que nos queremos dirigir especialmente.

Al segmento o grupo de población se llama público diana

-posicionamiento del servicio,se define como la imagen o concepto qu edeseamos que tenga nuestra oficina de farmacia en la mente del posible usuario del mercado elegido

-las estrategias del marketing-mix,consisten en la combinación de los diferentes componentes del marketing para influir en el comportamiento de compra de nuestros clientes.

*el producto,es unmedio para satisfacer las necesidades del usuario

*el precio,la combinación producto-servicio que ofrece la oficina de farmacia es pagada por el usuario ,por la seguridad social o por otras mutualidades P.V.P +I.V.A,excepto canarias ,ceuta y melilla,los productos de precio libre P.V.L. la importacia del precio radica en dos aspecto:externo( la percepción del usuario respecto a otras oficinas) y el interno(el precio es límite superior que define el margen de la oficina de farmacia y el límite inferior es el coste de compra del producto al porveedor, la diferencia entre estos es el margen bruto o margen profesional)p.v.l es del 27,9% si el precio es inferior a 89,62 y si es igual o superior es del 37,94% por envase.

*la comunicación,englove todas aquellas actuaciones orientadas a hacer llegar al segmento del mercado al que nos dirigimos(público diana)

*publicidad,en el caso de oficinas de farmacia este prohibida por ley para no restringir la libertad del paciente de elección de oficina de farmacia solo esta permitida la informativa.

*la distribución,ahora hablamos de distribución desde la oficina de farmacia a los pacientes y usuarios que necesitan estos productos junto al servicio de prestación farmacéutica.

-La oficina de farmacia en su planificación estrateguica debe contemplar el aspecto asistencial y privado y buscar el complemento y equilibrio entre ambos.

-analizar el entor no nos permite predecir las oportunidades y amenazas,ajustar la oferta lo mejor posible a los cambios y atender las nuevas demandas.

-los factores qu eforman parte del macroentorn;natural o fisico,demografico,politico legal

-la capacidad adquisitiva de la población es un factor del macroentorno económico

-el estudio del ranking de los productos mas vendidos en una oficina de farmacia forma parte de el analisis de la demanda de los productos.

-los competidores de una oficina de farmacia para la dispensación de medicación preescrita son otras oficinas de farmacia.

-el poder de engociación de una OF con un distribuidor de productos de reposición diaria se basa en que la ruta sea buena y el volumen de compra.

-actividades de la cadena de valor primaria:gestión de compras y aprovisionamiento,prestacióin del servicio y dispensación,seguimiento de farmacoviguilancia.

_el proceso qu econsiste en dividir el mercado en diferentes grupos de población a los qu enos queremos diriguir se llama segmentación del mercado

-estrateguias d emarketing mix:el producto,el precio,la comunicación.

-diseño de estrateguia de precios efectiva solo en las especialidades farm.publicitarias.

-estrateguia de comnicación del a OF:publicidad,relaciones publicas e imagen exterior.

LA GESTION DEL APROVISIONAMIENTO:

OREVISIÓN DE VENTAS Y PROVEEDORES

primera previsión que debemos hacer es la previsión de ventas y ,en función de alla,efectuaremos la previsión de compras ajustandola según las existencias de productos que tenemos en stock.Todos estos procedimientos se integran en la denominada getión de aprovisionamiento.

-previsión de ventas:(consiste en saber que debemos comprar o de que debemos oprovisionarnos,primero debemos saber que debemremos saberqué es lo que pensamos vender)

previsiones de ventas en el aprovisionamiento inicial(no disponemos de datos históricos,asi que ,efectuamos un análisis de la posible demanda según la ubicación y la tipología de la demanda para enfocar la oferta en diferentes especialidades;previsión para la parafarmacia(habremos decidido potenciar alguna selección que tras el análisis del ademanda nos haya parecido interesante o que para empezar intentaremos cubrir una demanda amplia de productos pero poco profunda)previsión para las especialidades farmacéuticas(no conocemos la entrada pero debemos buscar pistas para orientar nuestra selección deproductos,orientandose de varias fuentes:el catálogo de especialidades farmaceúticas,ed.consejo general de colegios oficiales de farmacéuticos;información obtenida del C.A.P.(centro asitencial primario);información obtenida de los farmacéuticos de la zona;estudios de mercado publicados enrevistas especializadas;comprando estudios de mercado(muy caros);experiencia propia del farmacéutico y el consejo de un mayorista importante.)

*planificación anual de una O.F que y aesta desarrollando su actividad:

previsiones de ventas en el transcurso de la actividad(disponemos de información hirtórica y lapodemos desarrollar desde tres puntos diferentes:burocrático(la previsión se hace cogiendo los datos del año y se aplica un incremento o descremento en porcentaje según latendencia qu ese presume del mercado)técnico(se hace la prevision en función de la oferta existente)volumétrico(se limita a una visión exclisivamente centrada en la demanda del mercado,sin tener en cuenta ni la oferta disponible ni la sposibilidades financieras)

La clasificación ABC

Diferenciamos todos los productos en tres grupos:

productos A.los productos clave para el sostenimiento de la actividad.

" B.los que contribuyen con cierto volumen por razones estratégicas o legales

" C.la gran mayoria y contribuyen poco a la totalidad de las ventas.

Especialidades farmacéuticas genéricas.

En estos casos puede resultar conveniente efectuar la previsión de unidades .

-la rotación del producto,entendemos por rotación del productos la relación existente entre las ventas de este producto en un determinado oeriodo y el stock medio de este mismo producto durante el mismo periodo,se pueden distinguir:*alta rotación(ventas fecuentes) y de *baja rotación (ventas escasas)

El surtido óptimo

Es la selección mas adecuada de ofreta de productos para satisfacer las necesidades de población de forma rentable para la oficina de farmacia.

Estilos de gestión de aprovisionamiento

-manual,se anotaba al consumo diario o se incorporaba una etiqueta a cada producto que se extraía en cada venta y se guardaba y con la relacion de lo vendido se hacia el pedipo.

-semiautomático,se registran las salidas mediante un lector óptico para elaborar un pre-pedido y despues se hace el pedido contrastando el pre-pedido con lo que se tiene en el almacen y se manda por modém.

-automático,la venta queda registrada como una salida de producto del stock,el stock tiene predeterminado un nivel mínimo por debajo por el cual se genera un pre-pedido automáticamente,despues se valida e pedido y se tramita pro internet o módem.

Ténicas de negociación

Podemos definir la negociación como un proceso en el que dos o más partes interactúan para obtener un resultado más satisfactorio mediante la acción conjunta del que podrian obtener induvidualmente.

-precio de reserva del vendedor P.R.V, precio mínimo a percibir

-precio de reserva del comprador P.R.C,precio máximo a pagar

El responsable de compras tiene que ser capaz de :

-establecer un clima de confianza y colaboración mútua con los proveedores

-transmitir las propias necesiades del proceso y la gestión para que puedan adapter su oferta lo mejor posible

-basar la relación en una serie de compromisos donde se busquen los beneficios conjuntos y que sta relación se prolonge en el tiempo.

Selección de proveedores

¿Quiénes son?

Dos tipos:

-los mayoristas,tiene un gran número de referencias capaces de suministrar casi todos los productos.

-laboratorios,fabricantes

sistema transfer(laboratorio hace la labor comercial y el mayorista la logística y adminsitrativa)

-pequeños distribuidores,un grupo limitado de productos,exclusivos y extensivos.

Como evaluamos un proveedor?

-condiciones económicas

-capacidad de suministro

-condiciones de suministro,

-sevicios complementario

-calidad de los documentos administrativos.

El proceso de selección ,negociación y relación :

1º análisis,definición de los objetivos y previsión de ventas'Anlisis estratgico y planificacin de la oficina de farmacia. Gestin del aprovisionamiento'
política de abastecimiento,busqueda y contacto de proveedores

2ºrecogen condicines y la información qu enos aporten

3ºse comparan ofertas

4º se selecciona uno y se negocia con el 'Anlisis estratgico y planificacin de la oficina de farmacia. Gestin del aprovisionamiento'
se efectuan pedidos

5º revisar condicion y mantiene el contacto con otros proveedores para contrastar.

-el documento en que se plasma la previsión de ingresos por ventas menos los gastos de compras y de gastos anuales se llama cuenta de resultados provisional.

-el sistema de previsión de ventas consiste en aplicar un decremento o incremento porcentual a los datos del ejercicio anterior se llama burocrático

-los productos de la oficina de farmacia que contribuyen poco a la totalidad de las ventas de clasifican como C.

-que un producto sea clasificado como A, B o C depende de la venta del numero de unidades.

-el criterio mas importante para definir una política de abastecimiento es la rotación de productos

-un producto clasificado como A generalmente tiende a ser de alta relación.

-para ventas en grandes cantidades es preferible acudir al aprovisionamiento directo de los laboratorios fabricantes,

-en la gestión semiautomática de aprovisionamiento el responsable de compras revisa los resultados y formula el pedido.

-la negociación es ...para que una negociación fructifique tiene que proporcionar ventajas a las oferentes partes.

-el precio mínimo que un negociador esta dispuesto a percibir por la venta de su producto se llama precio de reserva del vendedor.

-los proveedores que tienen capacidad de suministra la casi totalidad de los productos de una farmacia son los mayoristas

-la ventaja competitiva de distribuidor pequeño respecto a los otros proveedores es su proximidad.