Añadir registros en Microsoft Acces

Bases de datos. Office. Informes

  • Enviado por: Antonio
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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BASES DE DATOS

Concepto y utilidad.

Una base de datos es una coleccion de datos operacionales utilizados por todas las aplicaciones de una organizacion, una serie de tablas que contienen informacion ordenada en alguna estructura que facilita el acceso a esas tablas, ordenarlas y seleccionar filas y de las tabals segun criterios específicos. Su utilidad: utilizar un unico sistema centralizado de almacenamiento de la informacion .

Ejemplos de aplicaciones.

Access, dBase, foxpro.

Mantenimiento de la base de datos.

Añadir nuevos registros.

-Modo formulario: 1.Activar una ficha vacia y escribir datos en sus correspondientes campos.

2.Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

-Modo lista: 1.Situar el cursor en una linae vacía y escribir los datos

2.Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

Desplazamiento de los registros.

-Modo formulario: Utilizar los botones de navegacion situados en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Pulsar algunas de las siguientes combianciones de teclas:

<control-repag>activa el registro anterior.

<control-avpag>activa el siguiente registro.

<control-inicio>activa el primer registro

<control-fin>activa el ultimo registro, que estará vacio.

-Modo lista: utilizar las teclas de movimiento <flecha arriba> y <flacha abajo>.

Modificar datos.

Para esto bastará con activar el registro, situar el cursor en el campo y escribir el nuevo dato, que reemplazará al existente. En el caso de que solo se quieran cambiar algunos caracteres de un dato, no hace falta escribirlo de nuevo; bastará con situar el cursor en el campo y pulsar la tecla <F2>, las modificaciones se realizarán en la linea de entrada.

Seleccionar registros y datos. Algunas operaciones pueden afectar a varios datos, por lo que hay que seleccionar a los datos que uno quiere que afecte. Esta operacion puede hacerse desde el menu edicion, pero siempre teniendo activado el modo lista.

Selección Forma de operar

Dato Hacer clic sobre la celdaque lo contiene

Registro completo Hacer clic sobre su nº identificativo

Campo Hacer clic sobre el nombre del campo

Bloque de datos Arrastrr el raton sobre los datos

Borrar registros. 1.Visualizar el registro (modo formulario) o activarlo (modo lista).

2.Abrir el menú Registro y seleccionar la opcion Eliminar registro.

Ordenar registros. Esto permite localizar facilmente la informacion necesaria en cada instante.

1.Abrir el menú Registro y seleccionar la opcion Ordenar registros...

2.Seleccionar el nombre del campo por el que se ordenaran los registros .

3.Activar el tipo de ordenacion, Ascendente o Descendente.

4. Hacer clic sobre el boton Aceptar.

Marcar y desmarcar registros. Los registros solo pueden marcarse en modo lista , y para ello hacer clic sobre sus casillas de verificacion que se encuentran a la izquierda de su nº identificador. Para visualizar los registros marcados abrir el menú Registro y seleccionar las opciones Mostrar y Registros marcados. Pra ver los no marcados lo mismo pero seleccionando Mostrar y Rgistros no marcados.

Filtros. Tambien se pueden ver solo los registros que nos interesen mediante un filtro, un filtro permite ver en pantalla el conjunto de registros que cumplan una o varias de las condiciones que le pongamos. Todas las operaciones con filtros se realizan desde el cuadro de dialogo Filtro, en el menú Herramientas.

Informes. La creacion de un informe se realiza de forma muy sencilla mediante el GeneradorDeInformes, en el que se pueden indicar todas sus caracteristicas. Los pasos son:

  • Abrir el menú Herramientas y seleccionar la opcion GeneradorDeInformes.

  • Escribir, en el cuadro de diálogo Nombre del informe, el nombre que identificará al informe.

  • Hacer clic sobre aceptar, aparecerá el Generador con la ficha Título activa.

  • Escribir un titulo para el informe, elegir la orientacion del papel y seleccionar el tipo de letra con el que inprimir toda la informacion.

  • Hacer clic sobre el boton Siguiente, para activar la ficha de Campos en la que poder indicar qué datos y en que orden se desean obtener.

  • Hacer clic sobre el nombre del campo y sobre el boton Agregar, para cada uno de los campos que se quieren incluir en el informe; el orden es importante, ya que será el mismo que aquél con el que aparecerán en el informe.

  • Hacer clic sobre Siguiente.

  • Especificar el orden en el que se quieren obtener los registros. Podrian utilizarse hasta tres campos.

  • Siguiente. Hasta activar la ficha Resumen.

  • Clicar Presentacion Preliminar.

  • Mantenimiento de un informe. El programa, normalmente, guarda automaticamente el informe en el archivo de la base de datos , siempre y cuando se graben las modificaciones realizadas en ella. El nº maximo de informes que pueden crearse es 8.

    Para activar otro informe creado anteriormente, debe elegirse del cuadro de diálogo que aparece el seleccionar la opcion Informe... de menú Ver.