Administración

Contabilidad. Administración. Proceso administrativo. Funciones. Dirección. Planificación. Planeación. Organización. Coordinación. Control

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¿Que es Administración?

  • La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación.

  • Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente.

  • Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados.

  • Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.

  • Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado.

  • Es una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular.

  • Es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

  • Es aquella que consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

  • Es el empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de¡ fin de la empresa.

  • Es aquel que se encarga de administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

  • Es toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito.

  • Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes.

  • Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

  • Es la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a través de otros.

  • Es un proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado.

  • Es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica.

Podemos analizar a la administración  como disciplina y como proceso. Como disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc. La administración como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización. En este sentido, podríamos decir que:

La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las mismas.

La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).

La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios específicos utilizables en la búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye principios, normas y procedimientos para la conducción racional de las organizaciones.

La administración no solo busca explicar el comportamiento de las organizaciones, sino que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos para operar y transformar esa realidad que son las organizaciones.

Proceso Administrativo

Se refiere  a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias  de los trabajadores, y  que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX  se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido  sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los

demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Las Funciones de la Administración

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:

  • Planeación.

  • Organización.

  • Dirección.

  • Control.

Esta estructura se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la primera edición de esta obra en 1955. Aunque existen diferentes formas de organizar, el conocimiento administrativo, la mayoría de los autores han adoptado esta estructura u otra similar, incluso después de experimentar a veces con otras formas de estructurar el conocimiento.

Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna contribución valiosa ya que este enfoque también se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.

Aunque se ponen de relieve las tareas de los Administradores deben operar en el ambiente externo de una empresa, así como en el ambiente interno de los diversos departamentos dentro de una organización

Dirección

Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

Los elementos del concepto son:

  • Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

  • Motivación.

  • Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

  • Comunicación.

  • Supervisión.

  • Alcanzar las metas de la organización.

  • Planificación

    La planificación se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes y proyectos de diferente índole.

    El proceso de planeación sigue un conjunto de pasos que se establecen inicialmente, y quienes realizan la planificación hacen uso de las diferentes expresiones y herramientas con que cuenta la planeación, la planificación haría realidad los planes, desde su concepción y si es el caso la operación en los diferentes niveles y amplitudes de la planeación.

    La planificación realiza acciones con base en la planeación de cada uno de los proyectos. De manera inicial concibe el plan y posteriormente dicho plan se llevará acabo.

    Podemos ver en el caso de la información que describe los datos, en meta datos, los datos de los datos, por ejemplo: el área informática realiza un diccionario de datos, en el cual describe el tipo de contenido de un campo o dato almacenado en alguna base de datos.

    De igual manera podemos ver a la planificación, como la planeación de la planificación.

    La planificación es la parte que opera la ejecución directa de los planes, que serán realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento señalado durante el proceso de planeación.

    Actividades Importantes de la Planeacion

  • Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

  • Pronosticar.

  • Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

  • Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

  • Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

  • Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

  • Anticipar los posibles problemas futuros.

  • Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

  • Organización

    • Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

    • Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

    • Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

    • Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

    • Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

    • Es la estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

    Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

    Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

    Actividades importante de la Organización

  • Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

  • Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

  • Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

  • Aclarar los requisitos del puesto.

  • Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

  • Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

  • Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

  • Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

  • Coordinación

    El sustantivo `coordinación' y el infinitivo `coordinar' se derivan de los términos latinos `cum' (con, conjuntamente) y `ordinare' (= regular, poner en una línea, ordenar), y tienen el significado de una actividad reguladora, o de ordenación sobre varios elementos, indica que se busca que distintas actividades sigan un mismo ordenamiento, se orienten a los mismos objetivos, o se eviten conflictos entre ellas.

    La etimología del término `coordinación' muestra similitud con la del término latino `communio' que designa una tarea común y está formado por los términos: Cum - Munis, donde `munus, muneris' es el término empleado para indicar la carga de trabajo, en aquellas comunidades del Latium atacadas por etruscos y griegos, en configuración de la actividad de varios sujetos en tareas primariamente orientadas a la defensa del grupo (munire pasa a significar fortificar) y luego para el resto de coordinación de tareas. Desde dichos términos se  derivan las palabras municipio o munición. En

    ampliación de sentido, cum-municatio significó luego, en el antiguo latín, el contenido de asumir una tarea con otros en orden a defender intereses comunes.  Es curioso constatar que ese sentido de tareas colectivas haya dejado luego, en el decurso de la evolución de los conceptos al pasarse al pensamiento "moderno", a una connotación de transferencia de contenidos mentales individuales, cuando inicialmente se trataba de coordinar tareas externas.

    Control

    El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

    El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

    Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

    Actividades Importantes del Control

  • Comparar los resultados con los planes generales.

  • Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

  • Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

  • Comunicar cuales son los medios de medición.

  • Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

  • Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

  • Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

  • Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

  • Índice

    *- Introducción

    *- Desarrollo

    • ¿Que es Administración?

    • Proceso Administrativo

    Las Funciones de la Administración

    • Dirección

    • Planificación

    • Organización

    • Coordinación

    • Control

    *- Conclusion

    *- Bibliografía

    *- Anexos

    Introducción

    Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
    Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos.
    El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.
    El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es también muy interesante para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios teóricos administrativos.

    Conclusion

    Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la administración del hogar y una de las más complejas la administración publica. Pero el fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

    La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

    Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

    La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

    El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

    Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

    Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de mano de obra, etc.

    La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

    En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

    Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la demuestran objetivamente:

    La administración se aplica a todo tipo de Empresa.
    El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administración.

    Una adecuada administración eleva la productividad.
    La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
    En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.
    En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la administración.

    Republica Bolivariana de Venezuela

    Ministerio de Educación y Deporte

    Educación para el Desarrollo endógeno

    Comercio

    1º Año Integrantes:

    Sección: “A”

    Bibliografía

    SILVA M. Jesús Alirio

    Fundamentos de Contabilidad II

    Ediciones CO-BO

    CONTRERAS, Ismaira. 2005.

    Glosario y Formulario de Administración Financiera.

    Consejo de Publicaciones. Universidad de los Andes. Mérida

    CONTRERAS, Ismaira. 2000.

    Notas sobre administración financiera, su evolución

    Consejo de Publicaiones. Universidad de los Andes. Mérida

    OCHOA S. Guadalupe. 2001.

    Administración Financiera.

    Editorial Mc Graw Hill. México.

    GARCIAS, Ramon, PELAYO y GROSS 1989

    Pequeño Larousse ilustrado

    Ediciones Larousse

    Anexos

    Esquema de las Funciones de la Administración

    'Administración'

    Flujo grama de los Fundamentos de la Administración

    'Administración'