Administración eficaz y efectiva del tiempo

Administración. Responsabilidad social. Asociacionismo. Bioética. Cognitivismo. Proactividad. Dinámica grupal. Muestra. Investigación. Recolección de información

  • Enviado por: Fundacion Biopsicosis
  • Idioma: castellano
  • País: Colombia Colombia
  • 20 páginas
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INFORME DE INVESTIGACIÓN PARA UN CONTEXTO NO ACADÉMICO

ADMINISTRACION EFICAZ Y EFECTIVA DEL TIEMPO

FUNDACION BIOPSICOSIS BPS

PSL PROANALISIS LTDA

bUCARAMANGA
2011

INFORME DE INVESTIGACIÓN PARA UN CONTEXTO NO ACADÉMICO

ADMINISTRACION EFICAZ Y EFECTIVA DEL TIEMPO

FUNDACION BIOPSICOSIS BPS

PSL PROANALISIS LTDA

bUCARAMANGA
2011

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1.0

Introducción

5

1.1

Planteamiento del problema

7

1.2

Importancia del Estudio

8

1.3

Definición y términos

9

2.0

Diseño metodológico

11

2.1

Tipo de investigación

12

2.2

Selección de la muestra

12

2.3

Técnica e instrumento para la recolección de información

13

3.0

Presentación y análisis de la información

13

3.1

Presentación de la información

14

3.2

Análisis de la información

17

3.3

Conclusiones

18

3.4

Recomendaciones

19

Bibliografía consultada

20

LISTA DE TABLAS Y GRAFICOS

Pág.

Tabla 1

Cuestionamiento

6

Tabla 2

Concentración del recurso humano en áreas laborales

14

Tabla 3

Actividades que realiza cada uno de los participantes en el estudio

15

Tabla 4

Numero de actividades realizadas por grupo

16

Grafico 1

Concentración de mano de obra

14

Grafico 2

Concentración y promedio de actividades por grupo

16

Informe de Investigación para un contexto no Académico

Administracion eficaz y efectiva del tiempo

  1. Introducción

PSL POANALISIS LTDA realizó una actividad para incentivar el manejo del tiempo laboral de manera efectiva y eficaz a través de la Fundación Biopsicosis Entidad No Gubernamental especializada en Intervenciones de tipo psicológico en todas y cada una de las distintas ramas de su ciencia. El trabajo se realizo bajo un modelo de Investigación No experimental de diseño Transeccional descriptivo y constituye un esfuerzo más de la Gerencia por obtener información que le permita tomar decisiones acertadas dentro del sistema de Gestión de la Calidad que actualmente impulsa la empresa.

El reporte de investigación que a continuación se presenta tiene como objetivo esencial propiciar el análisis, la discusión y la reflexión profunda respecto a todos y cada uno de los procesos que se realizan en PSL PROANALISIS LTDA en la variable “tiempo” para incrementar la calidad de los productos o servicios que allí se ofrecen. Aunque el enfoque metodológico inicialmente fue trazado como Investigación Acción Participación, debido al desconocimiento del ambiente y el clima laboral así como la estructura organizacional, finalmente se tomo la decisión de llevarlo al modelo investigativo ya expuesto pretendiendo dar respuesta al cuestionamiento planteado en la tabla 1.

El Universo muestral de la Investigación estuvo conformado por los empleados de PSL PROANALISIS LTDA que asistieron el día sábado 14 de mayo de 2011 desde las 7.30 de la mañana a la nueva sede Campestre, mujeres y hombres adultos en total se reunieron 21 personas entre técnicos de campo, laboratoristas e ingenieros de proyectos, así como también algún personal del area de administración.

Tabla 1 Cuestionamiento

Conducta

¿Por qué creo en ello?

¿Cómo sé que no estoy cumpliendo?

¿Qué resultados obtengo?

Manejo responsable y efectivo del tiempo

Tranquilidad por las relaciones cordiales con el entorno. Satisfacción cívica.

Insatisfacción manifiesta de trabajadores, proveedores, clientes, comunidad.

Evitar sanciones. Posibilidad de proyectarse en el largo plazo. Prestigio en la comunidad. Lealtad de trabajadores y clientes. Estabilidad en el mercado. Mayor rentabilidad social entre otras.

Esperamos que sus comentarios y sugerencias amplíen y enriquezcan este proceso investigativo.

1.1 Planteamiento del problema

Si bien es cierto un Sistema de Gestión de la Calidad es el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora continua, no se debe desconocer que el comportamiento es la manera como las personas se relacionan con otras, con su contexto en general, lo cual se expresa en su carácter, su orientación o pensamiento y la forma de responder ante distintas situaciones. Un “buen comportamiento” puede ser aprendido o ser instintivo cualquiera que sea es calificado por la comunidad como una expresión de calidad, de buena salud, en forma similar a como se califica la calidad de un producto o servicio y en donde quienes la califican son los clientes (y no la empresa productora o proveedora).

De otra parte, una empresa deber reconocer que el éxito se basa en “todo el equipo” de trabajo, el éxito no se fundamenta exclusivamente en las decisiones de los ejecutivos.  Sin un buen y motivado equipo “no hay ejecutivos” pues no existiría la  empresa.  Una operación dinámica se caracteriza por su eficiencia operativa la cual se refleja en un “crecimiento rápido y sólido”.  Rápido, sólido y eficiente queriendo decir “la correcta manipulación del tiempo a favor de la empresa y su personal”.

El adecuado y eficiente manejo del tiempo o “Time Management” es indispensable para cualquier empresa por grande o pequeña que sea.  Este recurso bien utilizado, o sea, objetivamente administrado puede hacer la diferencia entre el éxito y los fracasos en los negocios y empresas.

La administración exitosa del tiempo requiere también tener en consideración aspectos como la comunicación, el entorno y la disciplina operacional. Las posibles soluciones y reglamentaciones comienzan por el “desaprendizaje” de los malos hábitos laborales lo cual debe ser una prioridad en la política empresarial y parte del manual de operaciones de una empresa.

Será posible entonces alcanzar elevados niveles de eficacia y eficiencia en la Administracion del tiempo en el SGC por la correcta manipulación del tiempo a favor de la empresa y su personal mediante la aplicación de actividades psicológicas teniendo en cuenta que se pueden tomar otras medidas como por ejemplo negociaciones, incentivos, la conceptualización: Proactividad, Outsourcing, ISO como política empresarial?

Se puede “manipular el tiempo” para servirse de él; no para ser esclavos del tiempo.  Esto es lo que se le puede llamar “disfrutar de tiempo de calidad” (Quality Time).  Porque "el tiempo también requiere análisis de calidad”  y como recurso es, sin ninguna duda, el más valioso de todos y es irrecuperable.

1.2 Importancia del estudio

La importancia de este estudio reside en el hecho de que se debe entender por empresa, un ente integrado por personas naturales, maquinaria, materiales, regida por métodos de trabajo, y otros componentes específicos que ha sido autorizada para operar dentro de una comunidad, y por lo tanto adquiriente de derechos, deberes y obligaciones de manera similar a aquellos que se reconocen a una persona natural y que van más allá de la tributación.

También para la Psicologia, este estudio es muy importante ya que permite aplicar y desarrollar en el marco de su código Bioetico y Deontológico o ley 1090 de 2006 el Articulo primero que reza: “La Psicología es una ciencia sustentada en la investigación y una profesión que estudia los procesos de desarrollo cognoscitivo, emocional y social del ser humano, desde la perspectiva del paradigma de la complejidad, con la finalidad de propiciar el desarrollo del talento y las competencias humanas en los diferentes dominios y contextos sociales tales como: La educación, la salud, el trabajo, la justicia, la protección ambiental, el bienestar y la calidad de la vida…”

Para PSL PROANALISIS LTDA, este estudio le permite incursionar  también en la llamada Responsabilidad Social Empresarial (RSE), definida como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva, valorativa y su valor añadido. Bajo este concepto de administración y de management se engloba un conjunto de prácticas, estrategias y sistemas de gestión empresariales que persiguen un nuevo equilibrio entre las dimensiones económica, social y ambiental. Los antecedentes de la RSE se remontan al siglo XIX en el marco del Cooperativismo y el Asociacionismo que buscaban conciliar eficacia empresarial con principios sociales de democracia, autoayuda, apoyo a la comunidad y justicia distributiva cuyos máximos exponentes en la actualidad son las empresas de Economía social, por definición Empresas Socialmente Responsables.

1.3 Definición y términos1

Asociacionismo: En filosofía de la mente, el asociacionismo es una teoría acerca del modo en que las ideas se combinan en la mente.

Bioética: rama de la ética que se dedica a proveer los principios para la correcta conducta humana respecto a la vida, tanto de la vida humana como de la vida no humana (animal y vegetal), así como del ambiente en el que pueden darse condiciones aceptables para la vida

Cognitivo: es aquello perteneciente o relativo al conocimiento. Éste, a su vez, es el conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje.

Cooperativismo: se refiere a la asociación autónoma de personas unidas voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios, generalmente en el contexto de la economía de mercado o la economía mixta, aunque las experiencias cooperativas se han dado también como parte complementaria de la economía planificada.

Deontológico: hace referencia al conjunto de principios y reglas éticas que regulan y guían una actividad profesional.

Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

Eficiencia: Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

ISO: La ISO es una organización no gubernamental establecida en 1947 sus siglas corresponden a La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) federación de alcance mundial integrada por cuerpos de estandarización nacionales de 130 países, uno por cada país.

Outsourcing: Es el proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio.

Proactividad: es un término acuñado por Viktor Frankl, neurólogo y psiquiatra austriaco que sobrevivió a los campos de concentración nazis, en su libro Man's Search for Meaning (El hombre en busca de sentido, 1946)

Sistema de Gestion de la Calidad: Un sistema de gestión de la calidad es el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora continua.

Tributar: es una modalidad de ingreso público o prestación patrimonial de carácter público, exigida a los particulares. También hace referencia a rendir homenaje a algo específico.

  1. DISEÑO METODOLÓGICO

Inicialmente el investigador planteó un diseño de Investigación Acción Participación pues la actividad pretende concienciar a los empleados de su realidad, sus necesidades y de los factores próximos y lejanos que condicionan las mismas. Sin embargo por existir factores como el escaso conocimiento del ambiente laboral, el clima organizacional y la estructura interna de la organización entre otros, se decidió elegir una metodología como se describe en el apartado de tipo de investigación.

El estudio se llevo a cabo en la sede campestre de la empresa PSL PROANALISIS LTDA ubicada en la calle 200 N° 10 – 77 el día 14 de mayo de 2011 siendo las 10 de la mañana, con un grupo de empleados conformado por 8 mujeres y 13 hombres cuyas edades oscilan entre los 20 y los 35 años de edad y que desempeñan labores en áreas como laboratorio, sistemas, administración, trabajo de campo, proyectos, suelos e hidrobiología.

La actividad contó con un elevado nivel de disposición positivo por parte de los integrantes y se llevó acabo en varias etapas previamente explicadas por los expositores. En la primera de ellas se abordó el tema de Administracion efectiva del tiempo, se mostraron algunos “ladrones del tiempo” y se destaco la importancia del buen manejo del mismo para finalmente recomendar algunas pautas como agendar, preveer, planear las actividades del día.

En una segunda parte, los participantes consignaron en un test su nombre, el área o departamento en donde desarrollan las actividades laborales, y la o las tareas que realizan en horarios comprendidos entre las 8 - 9 am: 9 – 10 am; 10 – 11 am; 11- 12 am; de igual manera para las horas de la tarde, de 2 – 3pm; 3 – 4pm; 4 -5 pm; 5-6 pm.

En la tercera parte de la actividad, una dinámica grupal, los participantes debieron dramatizar el discurso de un sacerdote, un borracho y un político incluyendo la siguiente oración:

“debo realizar un buen manejo de mi tiempo laboral”.

La dinámica de grupo busca explicar los cambios internos que se producen como resultado de las fuerzas y condiciones que influyen en los grupos como un todo y de cómo reaccionan los integrantes, refleja el conjunto de fenómenos que interactúan en las relaciones personales y adquieren un valor específico de diversión que estimula: Emotividad, Creatividad, Dinamismo o Tensión positiva.

2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Tomando en cuenta lo expuesto por Hernández Sampieri (1999)2, puede decirse que ésta investigación es de tipo No experimental pues en ella no se manipulan deliberadamente las variables independientes, el diseño adoptado es de tipo Transeccional pues la información se registra en un solo momento dado y es descriptivo pues solo indaga la incidencia, los valores y el comportamiento de una o más variables.

2.2 SELECCIÓN DE LA MUESTRA

Según Sampieri (1998), Tamayo y Tamayo (1998), las muestras son un subgrupo de la población y son de dos tipos: Probabilísticas y No probabilísticas. Para este caso, en las muestras No Probabilísticas la elección de los elementos no depende de la probabilidad debido a que el estudio no requiere de una representatividad de elementos de una población, sino de una cuidadosa y controlada elección de los sujetos con ciertas características especificadas en el planteamiento del problema.

2.3 TÉCNICA E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACION3

Según Arias (1999),”Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información mientras que, Sierra (1999), plantea que “Para que perdure toda información es preciso que se recojan sus resultados por medio de la escritura o de otra forma documental”.

En este estudio se emplea una encuesta con preguntas abiertas con el fin de conocer el nombre de las actividades que realizan en cada una de las áreas de trabajo los participantes y cuánto tiempo invierten en cada una de ellas, entre otros aspectos.

3.0 PRESENTACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION

En este punto se presentan y describen las distintas operaciones a las que están sometidos los datos obtenidos: clasificación, registro, tabulación y codificación si fuere el caso. En lo referente al análisis, se definen las técnicas lógicas (inducción, deducción, análisis, síntesis), o estadística (descriptivas o inferenciales), empleadas para descifrar lo que revelan los datos que se han recogido.

Para este caso y de la información recopilada, se analiza, se deducen e infieren respuestas para el problema de investigación planteado con la ayuda de estadística descriptiva.

3.1 PRESENTACION DE LA INFORMACION

Tabla 2 Concentración del recurso humano en áreas laborales

Concentración del recurso humano en Áreas Laborales

Administracion

Técnicos de campo

Suelos

Hidrobiología

Sistemas

Laboratorio

Proyectos

Promedio

2

4

1

1

1

8

4

3

Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis

Como puede observarse y de manera lógica se deduce que el mayor numero de concentración de mano de obra se encuentra en la sección de laboratorio, le siguen en su orden el area de técnicos de campo y el area de proyectos, para luego mostrarse en el area de administración y por ultimo en las de hidrobiología y suelos.

Ello también se puede apreciar en el grafico de barras siguiente obsérvese también el promedio de mano de obra.

Grafico 1. Concentración de mano de obra.

Fuente: Estudio elaborado por la Fundación Biopsicosis

En la tabla 3 se aprecia el nombre de las actividades que realiza cada uno de los participantes en su sitio de trabajo en un día cualquiera. Debido a que varios integrantes del grupo manifiestan realizar la misma actividad, solo se toma una en común para todos. Es así como el grupo 1 (administración) realiza actividades como contestar llamadas, organizar archivo, sacar fotocopias, llevar correspondencia, solicitar tareas del día, realizar tareas asignadas, elaborar informes y revisar E-mails. De esta manera se presentan los datos para cada uno

Tabla 3. Actividades que realiza cada uno de los participantes en el estudio

Grupo 1

Grupo 2

Grupo 3

Grupo 4

Grupo 5

Grupo 6

Grupo 7

Administracion

Técnicos de campo

Suelos

Hidrobiología

Sistemas

Laboratorio

Proyectos

Actividades

Contestar llamadas

Elaborar informes

Leer manuales procedimientos

Taxonomía

Organizar el servidor

Revisar E-mails

Planificación

Organizar archivo

Revisión informes

Pendientes

Elaborar informes

Formatear

pendientes

Realizar informes

Sacar fotocopias

Revisión E-mails

Cotizar

Preparación muestras

Configurar

Alimentar sistema

Atención al cliente

Llevar correspondencia

Programación actividades

Consultar

 

Realizar pruebas

Inspección Revisión

Revisar

E-mails

Solicitar tareas del día

Pasear mascotas

Investigar

 

Solucionar problemas

Reportar datos

organizar

Realizar tareas asignadas

Diligenciar Papeles y permisos

Reunirse con Jessica

 

Programar

Coordinar

Revisar bibliografía

Elaborar informes

Ver TV

 

 

 

HSE/SGI

 

Revisar E-mails

Viajar a puntos de monitoreo

 

 

 

Preanalisis de datos

 

 

Establecer prioridades

 

 

 

Análisis de datos

 

 

 

 

 

Revisión Equipos

 

 

 

 

 

 

limpieza

 

 

 

 

 

 

Capturar datos

 

 

 

 

 

 

Disposiciones Calidad

 

Fuente: Estudio elaborado por la Fundación Biopsicosis

Los grupos intervinientes permitiendo de tal manera totalizar el número de actividades realizadas por día trabajado según la tabla 4 y el grafico 2.

Tabla 4. Numero de actividades realizadas por grupo

Grupo 1

Grupo 2

Grupo 3

Grupo 4

Grupo 5

Grupo 6

Grupo 7

Administracion

Técnicos de campo

Suelos

Hidrobiología

Sistemas

Laboratorio

Proyectos

8

9

6

3

6

13

6

Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis

Grafico 2. Concentración y promedio de actividades por grupo

Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis

No se muestran las actividades que realiza el grupo como un todo, debido a que para ello se requiere unificar criterios frente a la designación de actividades por una parte y de otra debido a que cada area de trabajo desarrolla actividades especificas.

3.2 ANALISIS DE LA INFORMACION

De la información aportada se deduce que existen 7 áreas en donde el laboratorio y técnicos de campo concentran un mayor número de fuerzas de trabajo y por ende el mayor numero de actividades realizadas. (Tabla 2 grafico 1)

El grupo como un todo (21 participantes) realiza en total 51 actividades en un día laboral (8 horas) común y corriente.

Puede pensarse que cada participante debe realizar sólo 2.5 actividades durante el lapso de tiempo laboral para estar a la altura del nivel promedio grupal (7), o sea 0.3125 partes de una actividad específica por hora laboral.

Al comparar los datos de las encuestas se puede observar que existen actividades comunes para todas las áreas de trabajo (Tabla 3) lo cual en el momento de realizar cualquier tabulación reduciría el número de actividades y ampliaría entonces el rango de operación de actividad por hora.

De otra parte, existen aspectos de tipo personal que tienen que ver con la comunicación, aptitud, y otros rasgos de personalidad de vital importancia en el desempeño de cada uno de los participantes frente a las actividades que realiza a diario los cuales no se mencionan pues se debe conservar el secreto profesional frente a los mismos, pero que mediante estrategias de intervención psicológica son susceptibles de cambio en aras de maximizar el cumplimiento de metas y objetivos gerenciales.

3.3 CONCLUSIONES

Siendo el objetivo general de la actividad Generar conciencia acerca de la importancia del buen manejo del tiempo durante el horario laboral, el mismo se puede dar por cumplido si se observa el esfuerzo que tuvieron que realizar todos y cada uno de los participantes en representar el psicodrama propuesto. Dicho esfuerzo en cualquier escenario es lo que realmente los lleva a abandonar Arquetipos4que imposibilitan el cambio en un momento dado y es también el objetivo de la dinámica grupal5.

Medir el cambio alcanzado es posible a través de estudios observacionales longitudinales.

El estudio del tiempo en ambientes laborales abarca también el estudio de la comunicación, las aptitudes y la organización interna de la empresa por lo tanto es importante intervenir cada uno de estos elementos con el fin de alcanzar elevados niveles de eficacia y eficiencia en la administración del tiempo laboral.

Según el cuadro de las actividades que realizan todos y cada uno de los empleados de la empresa PSL PROANALISIS LTDA, es probable que existan grandes vacios o momentos de desocupación al interior de la organización los cuales pueden ser generadores de “ladrones del tiempo” entendido esto como actividades de ocio intertrabajo.

Lo anterior debe ser abordado en cada una de las áreas de desempeño con el fin de revisar, adaptar y desarrollar ambientes más productivos o en su defecto generadores de mayor número de producto.

3.4 RECOMENDACIONES

Se sugiere intervenir cada una de las áreas de trabajo o dependencias laborales, para redefinir estrategias de desarrollo que contemplen también la implementación de la misión visión empresarial en cada una de ellas. Ello puede también elevar el nivel de confianza interdisciplinaria, pues existe demasiada rigidez, casi temor al acometer nuevas actividades laborales.

Bibliografía Consultada

Administracion del tiempo. También Disponible en: http://www.milespowerpoints.com/pps/administracion-del-tiempo/155.html

Acevedo Ibañez, A. López Alba F. El proceso de la entrevista. Conceptos y Modelos. Editorial limusa.

Bañares Parera L. La Cultura del trabajo en las Organizaciones. España. Editorial Empresa y Humanismo. 1994

Caviedes Miguel. Dinámicas de Grupos. Editorial Indo-American Press Service Ltda. 2003.

Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. 5ta. Edición, Mc Graw Hill, 1999.

Fritzen Silvino J. Dinámicas de Grupo. Editorial Salterrae. 1984

Gómez Mejía, Luís y otros. Dirección y Gestión de Recursos Humanos. 3era. Edición, Prentice Hall, España, 2001

Jung, Carl G. El hombre y sus símbolos. Editorial Paidos. 1995

Hombrados Mendieta María I. Introducción a la Psicología comunitaria. Ediciones Aljibe. 1996. Pag. 67.

Pagano, Robert R. Estadística para las ciencias del comportamiento. Editores Thomson. E Edicion. Pág. 17

Thorndike, Robert L. Psicometría Aplicada. Editorial limusa. 1999. Pág., 73.

Zepeda, F. Psicología Organizacional, Editorial Pearson.

Swan, William S. Cómo Escoger el Personal Adecuado. Grupo editorial Norma, Colombia, 1997.

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia

2 Sampiery y Cols. Metodología de la Investigación. Pág. 186.

3 De Iparraguirre, Díaz Ana Mercedes. Biblioteca virtual de Economía, Derecho y ciencias sociales. Disponible en: http://www.eumed.net/libros/2008b/402/Tecnicas%20e%20Instrumentos%20de%20Recoleccion%20de%20Informacion.htm

4 Jung Carl Gustav. Los Arquetipos y lo Inconsciente Colectivo. Articulo disponible en: http://www.yogaintegral.biz/arquetipos.html

5 Lewin Kurt. Teoria del campo. Disponible en: http://psicologia.laguia2000.com/general/kurt-lewin-y-la-teoria-del-campo