Administración del tiempo

Economía. Empresas. Administración. Tiempo. Trabajo. Empleados. Tiempo libre. Directivos. Descanso. Incentivos

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LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La Administración del Tiempo “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades”. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupada.

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

Para poder administrar el tiempo hay que evitar los ladrones de tiempo. A) Las excusas. Todos nosotros tenemos cierta satisfacción cuando damos a nosotros o a alguien que nos escuche, explicaciones lógicas que justifiquen posponer aquello que planeamos. B) Las lamentaciones. Nada nos hace desperdiciar más tiempo de lo que las horas que dedicamos a lamentaciones inútiles.

Los principales desperdiciadores de tiempo son: 1. Excesivo flujo de papeles; 2. Muchas llamadas de Teléfono. 3. Visitantes inesperados. 4. Reuniones. 5. Fallas de comunicación. 6. Políticas y procedimientos. 7. Información. (Falta o exceso).

La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.

Para convertirnos en personas efectivas debemos usar una agenda y dar prioridad a las actividades que generan el 80% de nuestros resultados. Planificar las conversaciones telefónicas de forma que duren lo menor tiempo posible y de preferencia agrupando las llamadas en un solo tiempo, además de ir directamente al grano y permanecer en él. Escriba menos cartas y use más el teléfono para responder cartas, cuando tenga que escribir responda en el reveso de la misma carta. Cuando tenga que asistir a reuniones fíjate un limite de tiempo y ajústate a él. Prevé un tiempo para los visitantes inesperados, recíbalos afuera de la oficina y evite que tomen asiento.

En las empresas los principales desperdiciadores de tiempo internos son la falta de planes, prioridades indefinidas, objetivos no claros, dejar las cosas para después, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina en el uso del tiempo y falta de habilidades y conocimientos necesarios para completar la tarea.

Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando. En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.

El segundo paso es fijar un tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.