Administración de organizaciones

Sistemas abierto y cerrado. Kast. Subsistemas de objetivos y valores, técnico, psicosocial, estructural y administrativo. Organización mecánica y orgánica. Proceso administrativo. Sistemas dinámicos

  • Enviado por: Javier Castellanos
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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I. ¿Cuáles son los elementos que conforman a la organización como un "sistema abierto"?

La organización es un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales con su ambiente. En esta perspectiva, las organizaciones dependen para su supervivencia de un intercambio de bienes y servicios con su medio ambiente.

La organización está "selectivamente" abierta a los insumos. La organización no puede responder a todas las influencias ambientales posibles; debe seleccionar los insumos que recibe, las transformaciones que realiza, y los productos que ofrece. En efecto, debe establecerse un "ámbito" para sus actividades y límites que la separen del medio ambiente externo.

'Administración de organizaciones'

II. Según Kast ¿Cuáles son los cinco subsistemas que conforman una organización?

1. Subsistema de Objetivos y Valores: Es uno de los más importantes. La organización toma muchos de estos valores de un medio ambiente sociocultural mas amplio. Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la envuelve. La organización cumple con una función para la sociedad, y si quiere tener éxito en recibir entradas, debe responder a los requerimientos sociales.

2. Subsistema Técnico: Se refiere al conocimiento requerido para el desempeño de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas en la transformación de entradas en productos. Esta determinado por los requerimientos de trabajo de la organización, y varia dependiendo de las actividades particulares. La tecnología para fabricar automóviles difiere sustancialmente de la utilizada en una refinería de petróleo o una compañía electrónica. De la misma manera, los requerimientos de trabajo y la tecnología en un hospital son diferentes a los de una universidad. El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así como sus subsistema psicosocial.

3. Subsistema Psicosocial: Integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función. Por tanto, se prevé que los sistemas psicosociales difieren significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente, el clima para la persona en la línea de ensamble es diferente del de un científico en el laboratorio o el de un medico en el hospital.

4. Subsistema Estructural: Se refiere a las formas en que las tareas de la organización están divididas (diferenciación) y son coordinadas (integración). En un sentido formal, la estructura esta determinada por los estatutos de la organización, por descripciones de puesto y posición, y por reglas y procedimientos. Tiene que ver también con esquemas de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura de la organización representa la formalización de relaciones entre los subsistemas técnico y psicosocial. Sin embargo, debe aclararse que esta vinculación de ninguna manera es completa y que entre los subsistemas técnico y psicosocial ocurren muchas interacciones y relaciones que rebasan la estructura formal.

Subsistema Administrativo: Abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control.

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III. ¿Cuando se aplica la forma de organización "estable-mecánica" y cuando la "adaptable-orgánica"?

Características Organizacionales

Tipos de Estructura

Estable-Mecánica

Adaptable-Orgánica

Apertura a las influencias

del medio.

Formalización de Actividades

Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la incertidumbre.

Relativamente abierta. Diseñada para adaptarse a las influencias del medio y manejar la incertidumbre.

Diferenciación y especialización de actividades

Más formalmente basada en la estructura.

Menos formal basada en la estructura.

Coordinación

Funciones y departamentos específicos y mutuamente excluyentes.

General, en ocasiones con actividades que se sobreponen.

Estructura de autoridad

Primordialmente a través de la jerarquía y de procedimientos administrativos claramente definidos.

Por medios múltiples y la interacción interpersonal.

Fuente de autoridad

Concentrada, jerárquica

Dispersa, múltiple.

Responsabilidad

Puesto

Conocimiento y/o experiencia

Tareas, Roles y funciones

Atribuida a puestos específicos y/o roles

Compartida por muchos participantes

Patrones de interacción-influencia

Claramente definidos y especificados en los organigramas, las descripciones de puestos y otros

Definidos muy vagamente y determinados por las circunstancias, expectativas mutuas y así sucesivamente.

Procedimientos y reglas

Superior-subordinado, jerárquica

Superior-subordinado y subordinado-superior, horizontal y diagonal.

Estratificación (en términos de poder, status, compensación y asuntos semejantes)

Muchos y específicos, generalmente estrictos y formales.

Mayor diferencia entre los niveles.

Pocas y generales, por lo regular no escritas e informales.

Menor diferencia entre los niveles.

Toma de decisiones

Centralizada, concentrada hacia niveles altos

Descentralizada, compartida en toda la organización.

Permanencias de la forma estructural

Tiende a estar relativamente fija.

Continuamente adaptándose a nuevas situaciones.

La tabla anterior resume las características de los sistemas adaptables-orgánicos y los estables-mecanicistas. En lugar de ofrecer puestos permanentes y estructurados, como características del sistema estable-mecanicista, el sistema adaptable-orgánico tiene menos estructuración, cambios más frecuentes en los niveles y puestos, y una interacción más dinámica entre las diversas funciones. El sistema orgánico requiere más tiempo y esfuerzos para lograr la integración de las diversas actividades. La forma estable-mecanicista proporciona la coordinación a través de la estructura jerárquica. En la forma adaptable-orgánica, se establecen mecanismos para la integración horizontal y diagonal.

La forma orgánica, que requiere de una estructura dinámica y cambiante, no es viable en todas las organizaciones. Muchas organizaciones pueden funcionar de manera más eficiente con una estructura más mecanicista. Estas dos formas organizacionales representan puntos opuestos de un proceso continuo. En muchas de estas agrupaciones podría ser necesario operar ciertas secciones, como la de investigación y desarrollo, utilizando un sistema orgánico y otras secciones (las operaciones de producción) con un sistema más mecanicista.

IV. ¿Qué implica (definición) y cuáles son las características de cada una de las funciones del Proceso Administrativo?

La labor administrativa puede ser descrita en términos de funciones básicas que son realizadas a fin de que la organización alcance sus fines. Estas funciones son:

a) Fijación de Objetivos: Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límite para la terminación del trabajo.

b) Planeación: Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. La integración de la toma de decisiones a través de la organización y en el tiempo. La planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente. El ritmo acelerado del cambio en los factores políticos, tecnológicos, económicos y otros, destaca la necesidad de una atención permanente a la estrategia de reformulación.

c) Integración de Recursos: Los resultados del proceso de planeación son planes operativos para la realización de las tareas. Los recursos son necesarios para realizar los planes, y es responsabilidad de la administración integrar los recursos requeridos y vigilar que se utilicen eficientemente.

d) Organización: Reunir a la gente y los recursos adecuados no asegura la efectividad y eficiencia organizacional. La labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de una estructura para la realización de los planes establecidos y el logro de los objetivos relevantes. Los diagramas de flujo de trabajo muestran el proceso de transformación utilizado en producir bienes o servicios. La labor administrativa incluye dividir el trabajo en componentes sustanciales y luego integrar los resultados. La estructura y procesos de la organización están diseñados para adecuarse a situaciones particulares.

e) Aplicación (Implementación): Los objetivos, planes, recursos y diseños son parte de la preparación; desarrollar la capacidad para actuar. Sin embargo, nada ocurre hasta que se utiliza el esfuerzo para alcanzar los resultados deseados. Los administradores con frecuencia dirigen las actividades en los planes y procedimientos de aplicación. Medir y evaluar los resultados son pasos necesarios a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar qué tan bien ha realizado su labor el administrador.

f) Control: Controlar es la función administrativa referente a mantener la actividad organizacional dentro de los límites permitidos, de acuerdo con las expectativas. Está muy interrelacionado con y depende de la planeación. Los planes ofrecen el marco de referencia en el que funciona el proceso de control. Al mismo tiempo, la retroalimentación de la fase de control generalmente identifica la necesidad de nuevos planes o cuando menos ajustes a los existentes. Las organizaciones controlan cuando evalúan el desempeño general en comparación con el plan estratégico a 5 años, o comparan resultados específicos con una cuota de producción de veinticinco unidades por hora.

Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se llevan a cabo en bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, los administradores desempeñan estas funciones que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

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VI. ¿Podemos decir que las organizaciones son sistemas dinámicos?. ¿Por qué?

Nosotros creemos que las organizaciones si son sistemas dinámicos, puesto que no permanecen fijas, siempre hay cambios para que no se estanque la producción de la misma. Además afectan diversos factores, por ejemplo, la tecnología. Las empresas van evolucionando y por lo tanto también lo hace su tecnología, esto es, pasan de una tecnología estable básica hacia una compleja y dinámica. Así sucede con todos los factores de la empresa. No pueden quedarse estáticos o produciendo un mismo modelo, ya que si esto se hace, se llegará a un punto en el cual la gente se hartará de lo mismo y eso ya no funcionará.