Administración de empresas en Venezuela

Organización. Estrategia organizacional. Organigrama. Funciones. Departamento de ventas. Adiestramiento de personal. Pasantías especiales de grado

  • Enviado por: Luis Vivas
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
  • 43 páginas
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UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

NUCLEO CIUDAD BOLÍVAR

Administración de empresas en Venezuela

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO

DE VENTAS DE LA EMPRESA EUROLICORES, C.A.

CIUDAD BOLÍVAR - ESTADO BOLÍVAR, AÑO 2003

Informe de Pasantía de Grado como Requisito Parcial para Optar

al Titulo de Licenciado en Administración de Empresas.

INDICE GENERAL

Pag.

DEDICATORIA

Iii

AGRADECIMIENTO

iv

RESUMEN

ix

INTRODUCCIÓN

X

FASE I: CONTEXTO DIAGNOSTICO - ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

1.1 Descripción Organizacional - Funcional De La Empresa.

1.1.1 Identificación de la empresa (misión y visión).

12

1.1.2 Organigrama y Funciones de cada Coordinación.

14

1.1.3 Descripción analítica - critica de las políticas sociales, económicas y tecnológicas aplicadas en la empresa.

22

1.1.4 Estructuración y aplicación de una matriz diagnóstica simple orientada hacia la detención de necesidades (Matriz FODA).

26

FASE II: ASPECTOS TEÓRICOS - FUNCIONALES.

2.1 Objetivos A Cumplir:

2.1.1 En su adiestramiento.

29

2.1.2 Detectadas en su área de trabajo.

29

2.2 Cronograma De Actividades A Seguir Según El Área De Trabajo.

30

2.2.1 En su adiestramiento.

32

2.2.2 En relación a la necesidad administrativa - organizacional detectada.

34

2.3 Visión Retrospectiva - Prospectiva.

35

2.4 Glosario De Términos.

36

FASE III: APLICABILIDAD TÉCNICO - LABORAL.

3.1 Tipos De Actividades Efectuadas.

41

3.2 Relación De Tareas Asignadas.

42

FASE IV: EJECUCIÓN TÉCNICO - ACADÉMICA - INVESTIGATIVA DEL PROCESO

4.1 Sinopsis Académico - Práctico Del Proceso Realizado.

43

4.2 Alcances Y Logros En Los Aspectos Técnico Laborales Desarrollados En Las Pasantías Especiales De Grado.

44

4.3 Conclusiones Y Recomendaciones.

45

BIBLIOGRAFÍA

47

ANEXOS

48

INCIDE DE TABLAS

Tabla No.

Pág.

01

Estructura De Una Matriz Diagnostica FODA

28

02

Cronograma De Actividades Según Las Necesidades Detectadas

31

03

Relación De Las Tareas Asignadas

42

LISTA DE FIGURAS

Figura No.

Pág.

01

Estructura Organizativa de La Empresa Eurolicores, C.A.

15

UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

NÚCLEO CIUDAD BOLIVAR

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO

DE VENTAS DE LA EMPRESA EUROLICORES, C.A.

CIUDAD BOLÍVAR - ESTADO BOLÍVAR, AÑO 2003

RESUMEN

El informe se baso sobre la Descripción De Las Actividades Inherentes A La Administración Del Departamento De Ventas De La Empresa Eurolicores, C.A. orientándose hacia el desarrollo eficiente de las mismas, permitiendo la optimización de los procesos administrativos correspondientes al área de ventas, como lo son: la Evaluación y planificación de objetivos de ventas, basados en la participación porcentual de cada vendedor y su cartera de clientes. La Revisión y Verificación de los indicadores de desempeño (Kpi's), que permiten supervisar el desempeño del vendedor y tomar disposiciones correctivas al momento de necesitarse. El fin que persigue el informe es el de servir como herramienta informativa que contribuya al mejoramiento de las actividades relacionadas con la administración del área de Ventas de la Empresa.

INTRODUCCION

Actualmente, el mercado globalizado de las empresas licoreras a nivel nacional, es un mercado que cuenta con planes de acción específicos que influyen en el consumidor de una forma inducida a la compra de sus productos. La planogramación, que no es mas que la ubicación en anaqueles y estantes de los productos comercializados, el merchandising que no es mas que la ubicación estratégica de la publicidad alusiva a los productos y el mantenimiento de la misma en el cliente, el control de precios, el impulso de promociones activas en el mercado, etc. Son factores determinantes al momento de vender.

El propósito general de este informe de Pasantía de Grado que se basa en la Descripción de las Actividades Inherentes a la administración del Departamento de Ventas de la Empresa Eurolicores, C.A. el cual tiene como objetivo cumplir con el requisito parcial para optar al Titulo de Licenciado en Administración de Empresas de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho. Es el de estudiar los factores que inciden sobre el área de ventas y que permiten la eficiente optimización de actividades inherentes a las ventas. A objeto de suministrar un mejor control de dichas actividades, de forma que permita el desarrollo optimo y eficiente de las mismas.

Actualmente no existen informes descriptivos de actividades de este tipo en la empresa, lo cual facilitaría al administrador de ventas una herramienta importante para el desarrollo de sus funciones.

De forma inicial, se procedió a captar toda la información pertinente al tema en cuestión, la cual se realizo a lo largo de las 16 semanas de estadía en la empresa.

El informe se encuentra estructurado por cuatro fases:

Fase I: Describe el contexto organizacional y funcional de la empresa, identificación (misión y visión), organigrama y funciones de los cargos, las políticas sociales, económicas y tecnológicas y su influencia sobre la empresa, la implementación de una matriz FODA con la que se puede determinar de forma objetiva, en que aspectos la empresa tiene ventajas respecto de su competencia y en que aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva.

Fase II: Se Refiere los objetivos a cumplir por parte del pasante, y las necesidades detectadas en el área de trabajo. También presenta la visión retrospectiva y prospectiva de la empresa, y el glosario de términos.

Fase III: Puntualiza los tipos de actividades realizadas por el pasante mediante la aplicabilidad técnico laboral, y la relación de tareas asignadas.

Fase IV: Incluye información sobre aspectos complementarios acerca de la síntesis académico - practico del proceso realizado, alcances y logros en los aspectos teórico laborales, también presenta las conclusiones y recomendaciones del proceso investigativo.

FASE I

CONTEXTO DIAGNOSTICO - ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA.

1.1.- DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL - FUNCIONAL DE LA EMPRESA

1.1.1- Descripción De La Empresa (Misión Y Visión Empresarial).

Eurolicores, C.A. es una empresa distribuidora de licores nacionales e importados con carácter de exclusividad para la región oriente del país. Fue fundada en 1993 y desde entonces se ha consolidado como empresa líder en la región, gracias a la aceptación por parte del mercado regional.

Debido a esto, en 1996 se inicia un nuevo proyecto con deseos de expandirse hacia el oriente norte del país, mediante la creación de una firma jurídica denominada Eurolicores Norte, C.A. estableciendo como sede la Ciudad de Barcelona. Quedando demostrado el gran crecimiento que se generó en tan corto tiempo estableciendo mejoras para un futuro satisfactorio; de ambas empresas, es aquí donde surge la oportunidad de formar parte del Grupo de Distribuidores Exclusivos de United Distrillers & Vintners. En el año 2000, se decide fusionar ambas firmas, dando inicio a las operaciones en la Ciudad de Barcelona como sucursal, y Ciudad Bolívar como casa matriz. Siendo la primera el punto estratégico para ofrecer una excelente calidad de servicios a sus clientes.

Para el año 2002, apertura una oficina localizada en la Ciudad de El Tigre, con el fin de mejorar y afianzar el servicio prestado para todos los clientes de la zona de El Tigre - Tigrito y Pariaguan.

Hoy en día Eurolicores, C.A., es una de las empresas de mayor reconocimiento a nivel regional, que cuenta con el respaldo de sus clientes, logrando alcanzar entre ellos un nivel de aprobación y aceptación en las marcas del portafolio Diageo y asesoramiento del personal calificado y debidamente entrenado por la empresa, con la finalidad de lograr una mayor eficiencia y efectividad al servicio de nuestros clientes, a través de una excelente administración al servicio de las ventas.

Eurolicores, C.A. es distribuidora exclusiva de los productos del portafolio Diageo para la región de Oriente, esto la coloca como empresa líder en la región. El portafolio Diageo esta estratégicamente conformado por productos de alta calidad y ampliamente aceptados en el mundo entero por todos los consumidores. Como lo son los productos de la prestigiosa Casa Jhonnie Walker ®, Buchanan's, Old Parr, J&B RARE, Chequer's De Luxe, Ginebra Tanqueray, Don Perignon, Conac Hennssys y Moet Chandon y recientemente la adquisición del Ron Premium de Venezuela Cacique, entre otros, permitiéndole a los consumidores celebrar los grandes momentos de su vida con marcas que son un símbolo de progreso y éxito a nivel mundial.

MISIÓN DE LA EMPRESA

Su misión es la de satisfacer las necesidades de clientes, consumidores y empleados a través de nuestros productos y la gestión de nuestros negocios, garantizando que la gente sonría ayudándoles a festejar cada día de sus vidas estén donde estén con marcas de calidad con la mejor relación precio - valor, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del país.

VISION DE LA EMPRESA

Teniendo como visión consolidarse como empresa líder en el ramo licorero de la región, manteniendo una presencia predominante en el punto de venta, con un complejo portafolio de productos y marcas de reconocida calidad. Promover la generación y difusión del conocimiento en las áreas comercial, tecnológica y gerencial, seleccionando y capacitando a todo su personal con el fin de alcanzar lo perfiles requeridos, logrando así su pleno compromiso con los valores de la empresa y ofreciendo las mejores oportunidades de desarrollo.

1.1.2.- ORGANIGRAMA

El Organigrama además de ser una herramienta que establece la estructura organizacional de la empresa, también representa los niveles jerárquicos y de dependencia de la misma.

A continuación se presenta de forma grafica, como esta establecida la estructura organizacional de la Empresa Eurolicores, C.A., cada uno de sus departamentos y los niveles de importancia en la toma de decisiones. Además de la descripción de cada uno de los cargos y niveles de responsabilidad que presentan.

FIGURA No. 1

Administración de empresas en Venezuela

Fuente: Eurolicores, C.A.

FUNCIONES DE CADA UNIDAD ORGANIZACIONAL

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

La Asamblea de accionistas se encuentra conformada por todos y cada uno de los accionistas que conforman la totalidad de las acciones de la empresa, se encuentra en la posición mas alta de la organización y su principal responsabilidad es la de discutir y aprobar el balance general de la empresa y el estado de resultados, además de decidir con respecto al reparto de dividendos.

JUNTA DIRECTIVA

Se encuentra conformada por un grupo de personas tanto accionistas como gerentes de alto nivel, y su principal responsabilidad es la dirección, administración y representación de la compañía. Además de estar encargados de la elaboración de las políticas de la empresa en materia de procedimientos administrativos.

ASESOR JURÍDICO

Esta conformado por el abogado de la compañía y su función es la de prestar asistencia jurídica permanente, como también de la elaboración de todo documento que modifique los estatutos de la empresa, y la revisión de todo documento legal que reciba la misma.

PRESIDENTE

El presidente de la empresa es la máxima autoridad inmediata.

Se encuentra ubicado entre los niveles mas altos de la organización y sus funciones son: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía, tanto la matriz como la sucursal. Representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad, también convoca y preside las reuniones de la Junta Directiva.

DEPARTAMENTO DE SISTEMA

Aunque se encuentra ubicado en un nivel alto en el organigrama, su función no es otra sino la de velar por el buen funcionamiento el Software utilizado por la empresa y con el cual maneja todas sus operaciones, diseña la presentación de los reportes según las exigencias de los usuarios, realiza asesorías en el uso de los diferentes programas, instala los programas necesarios para el uso de la organización, también asesora a la alta gerencia al momento de la adquisición de nuevos equipos y tecnología a ser utilizada.

ASESOR CONTABLE

Su función principal es la de Brindar asesoramiento administrativo y contable a la organización con el fin de garantizar la eficiencia de las operaciones de la empresa, como también llevar la información de tipo contable de la misma.

GERENTE OPERACIONAL

Se encuentra ubicado en un nivel alto dentro de la organización ya que su principal responsabilidad es la gerencia de toda la división a la que esta a cargo y presentar al presidente la memoria y cuenta de su gestión.

GERENTE DE VENTAS

El gerente de ventas aunque esta directamente relacionado con al área de ventas, también mantiene comunicación directa con el gerente administrativo, en cuanto a información sobre cuentas por cobrar, notas de crédito y dedito. Su función principal es la de dirigir, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el área, contratos promociónales, reconocimiento de descuentos financieros, análisis de la cartera de clientes de la empresa, etc.

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

El gerente administrativo depende directamente del gerente operacional de la división y su función principal es la de velar por la armonía de las funciones administrativas de la empresa, además de supervisar que los interfaces al sistema contable se encuentren adecuadamente, generar reportes de cumplimiento de metas, emitir y revisar toda la información del proceso administrativo de la empresa. Verificar el cierra contable y administrativo de la misma.

ADMINISTRADOR DE VENTAS

Se encuentra direccionado específicamente al área de ventas y depende del gerente de ventas y el gerente operacional, su función principal es la de llevar toda la información del desempeño del área de ventas y el logro de sus vendedores, también sirve de enlace informacional entre el área de ventas y el área administrativa, supervisa los indicadores de rendimientos (Kpi´s), y se asegura que toda la información en el sistema se encuentre depurada y actualizada, crea y verifica los itinerarios de ruta de los vendedores, y optimiza los procesos relacionados con el área.

SUPERVISOR DE VENTAS

Depende directamente del gerente de ventas y el gerente operacional de la división, y su función principal es la de controlar, dirigir y supervisar todas las actividades relacionadas con el área. También maneja información acerca de planes de acción a ser establecidos en el trade, control de precios y eventos a realizarse en la zona.

EJECUTIVOS DE VENTAS

Se refiere específicamente a la fuerza de ventas de la compañía, y son los encargados de ubicar los productos que se comercializan en la zona en todos los clientes de la cartera. Además realizan labores de cobranza y brindan asesoramiento especializado a los clientes para el desarrollo de cada uno de sus locales.

CUENTAS CLAVES

Se refiere a ciertos ejecutivos de ventas que están encargados de atender a los clientes considerados como claves de la zona, debido a que representan un volumen de ventas mayor dentro de la cartera de la compañía.

PROMOTORES

Brindan asistencia a las labores de los ejecutivos de ventas, y su función principal es la de realizar el merchandising en los clientes de la cartera de Eurolicores, también realizan gestiones de cobranza y ventas en casos específicos o cuando la situación lo requiera.

JEFE DE ADMINISTRACIÓN

Depende directamente del gerente de administrativo y el gerente operacional, y su principal responsabilidad es la de controlar y dirigir las actividades pertinentes al área, como la revisión de facturas y notas de crédito, realizar retenciones del I.S.L.R., Revisión diaria del inventario realizado por el almacén, Chequeo y revisión de las cuentas bancarias y cheques devueltos y actualización de precios en el sistema.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Depende directamente del Jefe de Administración y el Gerente Administrativo, y su principal responsabilidad es la de brindar apoyo a sus superiores presentándoles información consolidada y pertinente al área desde un punto de vista que permita el análisis gerencial de la empresa.

CUSTOMER SERVICE CENTER

Departamento encargado de prestar un servicio detallado y personalizado de la situación de cada cliente en cuanto a facturación, devoluciones de marcancia, promociones activas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, elaboración de notas de crédito y debito, descuentos financieros y cheques devueltos, y recibir cobranza diaria de los vendedores.

ANALISTA CONTABLE

Depende directamente del Jefe de Administración y su función principal es la de realizar los interfase entre los módulos del sistema Elite y la contabilidad, además de realizar todos los asientos contables que no contempla el sistema (nomina, gastos, etc.), también realiza la nomina de la empresa, archiva los asientos contables, es responsable del libro de Banco de la empresa y de las conciliaciones bancarias, realiza los ingresos y retiros de personal en el sistema.

ARCHIVO

Este departamento depende del Jefe de Administración, y su principal función es velar por el control de toda la documentación generada en las operaciones de la empresa, además del archivo permanente de los documentos de la División.

VIGILANTE

Su función es la de velar por la seguridad de las instalaciones y los vehículos de la empresa, también lleva el control de las entradas y salidas de personas y vehículos en el libro minuta diaria.

LIMPIEZA

Se encarga de velar por la limpieza de las oficinas además de mantener en existencia el inventario de productos de limpieza.

JEFE DE ALMACEN

Es el encargado del Departamento de Almacén y su función principal es supervisar los despachos de mercancía en función de las rutas de los vendedores para optimizar el rutéo de la unidad, además de ser responsable por la custodia de la mercancía en el almacén y supervisar el inventario físico de los productos.

ASISTENTE DE ALMACEN

Depende directamente del Jefe de Almacén y su función es la de brindar apoyo en cuanto a la realización del inventario diario en el almacén, es responsable del mantenimiento de los vehículos y de las requisiciones, actas de entrega y devoluciones de mercancía.

CHOFERES

Están subordinados por el Jefe de Almacén y el Asistente de Alancen y su función es la conducción de los vehículos de la empresa y de llevar la mercancía a cada uno de los clientes de una forma eficiente y segura.

AYUDANTES

Son responsables de la carga y descarga de los camiones, según las instrucciones del Jefe o del Asistente del Almacén. Además de la correcta ubicación de la mercancía dentro del almacén.

1.1.3.- Descripción analítica - critica de las políticas sociales, económicas y tecnológicas aplicadas en la empresa.

Políticas Económicas:

Con respecto a la clientela todo cliente nuevo que desee formar parte de nuestra cartera, deberá someterse a ciertas políticas que inciden en el buen desempeño económico de la empresa y que son establecidas en base a recomendaciones realizadas por nuestro distribuidor Diageo, tales como :

  • Todo cliente Nuevo deberá realizar sus tres (03) primeras compras en efectivo a través de deposito bancario en nuestras cuentas receptoras.

  • La Política de Descuento Promocional y/o Descuento Financiero es a Vuelta de Vendedor (En el caso de los clientes a crédito).

  • En el caso de clientes con facturación vencida, cheques devueltos o exceda el limite de crédito, no se procederá a la emisión de nuevas facturas.

  • La empresa le reconocerá el Impuesto al Debito Bancario a sus clientes siempre y cuando cancelen bajo la condición de Vuelta de Vendedor.

  • Los cheques devueltos, deben ser cancelados en efectivo solo hasta Un Millón de Bolívares, o mediante cheque de gerencia o deposito en efectivo en nuestras cuentas.

Con respecto al personal de tipo administrativo, este podría gozar de bonificaciones por logro de objetivos de la empresa en el mes o en el año, lo cual ocasionaría un aumento significativo en el nivel motivacional del personal y traería como consecuencia que el mismo tuviera una mayor identificación con la empresa. Teniendo siempre presente que el recurso humano es factor de gran importancia para que la empresa marche con paso firme en un mundo tan competitivo como en el que vivimos.

Políticas Sociales:

Todo el personal que labora en la empresa se encuentra capacitado a nivel académico para el desarrollo de sus funciones contando esta con un excelente recurso humano, que a su vez capacita a personal de otras empresas del ramo licorero de otras regiones.

En el aspecto social se puede observar que los empleados presentan gran satisfacción de trabajar para una empresa que les brinda status comparado con otras empresas del mismo ramo, a la vez de estabilidad laboral y económica para ellos y sus familias.

Eurolicores siempre pensando en las mejoras sociales y económicas de su personal brinda constantes cursos de capacitación y actualización para su fuerza de ventas y personal administrativo.

A demás de contar con un concurso de tipo motivacional denominado Añejando Barricas de Ventas, en el que la fuerza de ventas participa acumulando puntos por ventas para luego canjearlos por premios previamente establecidos.

Políticas Tecnológicas:

Eurolicores se presenta como una empresa moderna orientada a competir en un mercado globalizado en el que la tecnología y el recurso humano marcan la diferencia. En la actualidad la organización atendiendo a sus necesidades de lograr mas altos estándares en el mercado y siempre queriendo estar un paso delante de sus mas cercanos adversarios consolida el departamento de sistema y tecnología que entre sus logros se cuentan:

  • La instalación del Sistema De Respaldo Eléctrico, que nos permite mantenernos operativos durante un periodo de 4 a 8 horas de forma continua.

  • Instalación del DRP (Plan de Recuperación de Desastres) ubicado en las instalaciones de Diageo Caracas, el cual nos permite mantener un respaldo (Backup) en línea de todas nuestras operaciones criticas; y que en caso de ocurrir cualquier desastre poder restablecer de forma inmediata todas nuestras operaciones.

  • Sustitución Del Enlace De Comunicaciones Frame Relay Vía Satelital Por Vía Micro-Ondas, logrando así reducir hasta en un 90% los tiempos de respuesta de las comunicaciones entre las sucursales de Barcelona, Ciudad Bolívar y Diageo. Por esta misma vía se activaron canales de voz, logrando reducir de una forma considerable los costos de comunicación telefónica entre las sucursales de Barcelona y Ciudad Bolívar.

  • Instalación Del Servidor De Correo Electrónico, se contrató el servidor de Internet por Banda Ancha de la empresa Telcel, permitiendo asignar a todos los usuarios de la organización el Correo Electrónico.

  • Sustitución De La Red Telefónica Celular De Movilnet A Telcel, logrando una efectiva comunicación a un menor costo.

  • Adquisición Y Asignación De Equipos De Computación Portátiles (Laptops) a los supervisores de Ventas y Ejecutivos Cuentas Claves On y Off Trade, para que logren una mejor gestión en sus labores diarias.

  • Asignación De Teléfonos Celulares Con Líneas Corporativas A Los Supervisores Y Ejecutivos De Ventas On Y Off Trade, para mantener una comunicación constante y efectiva con la Organización.

  • Instalación Del Software De Información Power Play Server en los servidores de la empresa, para lograr una actualización mas rápida de los cubos de datos y un mejor acceso a la información.

1.1.4.- Estructuración Y Aplicación De Una Matriz Diagnostica Simple Orientada Hacia La Detección De Necesidades.

La mejor manera de analizar la coyuntura del mercado y de la propia situación como empresa, es realizando una simple matriz que se conoce con el nombre de Matriz F.O.D.A .

Para el presente trabajo se seleccionó la matriz F.O.D.A. por presentar condiciones de adaptabilidad en cuanto a los factores que influyen dentro y fuera de la organización y para el desarrollo de la misma en el mercado actual. Factores como los de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, que presentan características de tipo exógeno y endógeno que son relevantes para una evaluación objetiva de la Organización.

Este análisis consiste en evaluar las Fortalezas y Debilidades que están relacionadas con el ambiente interno (recursos humanos, técnicos, financieros, tecnológicos, etcétera) y Oportunidades y Amenazas que se refieren al entorno externo (Micro ambiente: Proveedores, competidores, los canales de distribución, los consumidores) (Macro ambiente: economía, ecología, demografía, etcétera) de la empresa.

Una fortaleza del negocio permite capitalizar una oportunidad o defenderme de una amenaza del entorno en el corto plazo.

Una debilidad de la empresa impide aprovechar una oportunidad de mercado o aumenta la vulnerabilidad del negocio a una amenaza del contexto.

La importancia en la realización de este análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en que aspectos su empresa tiene ventajas respecto de su competencia y en que aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva.

Por lo cual es imprescindible efectuar el análisis con objetividad y sentido crítico.

FASE II

ASPECTOS TEÓRICOS - FUNCIONALES.

2.1 OBJETIVOS A CUMPLIR.

El objetivo fundamental en la pasantía de grado realizada en la Empresa Eurolicores, C.A., fue la descripción y análisis de las actividades inherentes a la administración del departamento de ventas de la empresa Eurolicores, C.A. en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Y desarrollar los conocimientos teóricos dentro de un ambiente practico, en el que se desenvolvieran y se enriquecieran con la experiencia laboral, que es de gran importancia para la evolución de un profesional.

2.1.1 En El Adiestramiento del Pasante:

  • Adquirir habilidades y destrezas en cuanto a las funciones y actividades inherentes al cargo de Administrador de Ventas.

2.1.2 Detectadas en el área de trabajo

  • Planificar y asignar los objetivos mensualmente a la Fuerza de Ventas.

  • Evaluar Resultados obtenidos en el mes por los vendedores y consolidar la información de la División.

  • Supervisar todo lo referente a los indicadores de desempeño del vendedor (Kip's).

  • Asegurarse que toda la información en el sistema comercial o maestra de clientes se encuentra depurada y actualizada.

2.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A SEGUIR

Para la creación del cronograma de actividades se tomaran en cuenta los objetivos descritos en la realización de la investigación, además de las actividades que dieron origen a las estrategias a utilizar; como también el periodo en el que se desarrollaron y el recurso utilizado.

Para la realización de esta investigación se han planteado actividades y estrategias para lograr los objetivos trazados, los cuales se fundamentan en la Descripción de las Actividades Inherentes a la administración del Departamento de Ventas a través de estrategias como: La participación Porcentual del Vendedor, El Análisis de Resultados al Final del Mes, Mediante la Evaluación de los indicadores de desempeño, y La Auditoria de la Información Arrojada por el Sistema Comercial de La Empresa.

Actividades que fueron desarrolladas dentro del periodo comprendido de las Pasantías de Grado que fueron 16 semanas a partir del 21 de Octubre 2002 Hasta el 31 de Enero 2003

Mediante los cuales se utilizaron diversos recursos materiales, tecnológicos y humanos, que sirvieron de plataforma y los cuales facilitaron el cumplimiento y logro del objetivo trazado.

A continuación se presente una tabla en donde se relacionan dichos objetivos, actividades, estrategias y recursos:

TABLA No. 2

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEGÚN LAS NECESIDADES

DETECTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

OBJETIVOS

ACTIVIDADES

ESTRATEGIAS

PERIODO

RECURSO

  • Planificar y asignar los objetivos mensualmente a la Fuerza de Ventas.

  • Supervisar todo lo referente a los indicadores de desempeño del vendedor (Kip's).

  • Evaluar Resultados obtenidos en el mes por los vendedores y consolidar la información de la División.

  • Asegurarse que toda la información en el sistema comercial o maestra de clientes se encuentra depurada y actualizada.

  • Evaluar la participación porcentual de cada vendedor.

  • Monitorear el desempaño diario del vendedor.

  • Consolidar la información referente a las ventas de cada vendedor en el mes.

  • Consolidar información referente a indicadores de desempaño (Kpi's) del mes.

  • Revisión de la maestra de cliente y sistema comercial.

  • Recopilar la información trimestral anterior al mes en cuestión.

  • Auditar la información referente a: pedidos, visitas efectuadas, cobranza , visitas efectivas, activación de marcas, activación de clientes.

  • Impresión de reporte de rendimiento de cada vendedor.

  • Impresión de reporte de Kpi's correspondiente al mes en cuestión.

  • Impresión de listado de clientes por vendedor, reporte de ventas, reporte de cobranza, reporte de inventario de mercancía.

21-10-02

al

31-10-02

21-10-02

al

31-01-03

23-12-02

al

31-12-02

01-01-03

al

31-01-03

Teconologico, (Software Power Play).

Material, (Facturas, Recibos de Cobro, Multiplanes).

Tecnológico, (Software Power Play y Elite).

Tecnológico, (Software Power Play y Elite).

Tecnológico, (Software Power Play y Elite).

FUENTE: El Autor

2.2.1 En El Adiestramiento Del Pasante

Inicio del mes

  • Calculo de objetivos del mes de cada vendedor según su participación trimestral y su peso porcentual con respecto al Distribuidor.

  • Emitir reporte de resultados del mes en el que se muestran los indicadores de rendimiento (Kpi´s) mediante el uso del Sistema Power Play.

  • Entrega del material correspondiente a los objetivos del mes, formatos de planificación semanal y mensual.

Final del mes

  • Realizar cierre de ventas del mes en el cual se evalúan los resultados alcanzados por cada vendedor para cancelar los bonos correspondientes a Volumen, Efectividad, Activación de Marcas, Activación de Clientes y Cobranza.

  • Realizar Benchmarking en donde se comparan las ventas, el inventario de mercancía y las cuentas por cobrar del distribuidor.

  • Emitir reporte de ventas, cobranza, inventario de mercancía, cuantas por cobrar.

  • Enviar a Diageo reporte actualizado de Ventas vs. Objetivos en puntos para participar en el concurso Añejando Barricas de Ventas.

  • Enviar a Diageo las fotos correspondientes a las exhibiciones realizadas por los promotores con las cuales participan en el concurso Añejando Barricas de Ventas.

Actividades diarias

  • Emitir reporte de rendimiento por zona por vendedor y supervisor.

  • Solicitar actualización de pizarra de Kpi´s a vendedores foráneos vía telefónica.

  • Emitir reporte de Kpi´s para luego analizar el desempeño del vendedor con una frecuencia diaria.

  • Actualizar reporte de activación de marcas por cliente por vendedor para luego ser analizado.

  • Emitir reporte de inventario semanal para enviar a Diageo (los días lunes) con el fin de recibir el pedido semanal sugerido.

  • Realizar revisión de itinerarios de ruta por vendedor (días lunes).

  • Monitorear desarrollo de las promociones en el caso de haberlas, activación de ticket´s, pago de premios.

  • Monitorear logro de ventas de las marcas del mes.

2.2.2 En Relación A La Necesidad Administrativa - Organizacional Detectada.

Con respecto a la necesidad descubierta en relación al área de estudio, se detectaron las siguientes actividades:

  • Rediseño de formatos existentes para optimizar la información presentada a los Supervisores y Gerentes.

  • Diseño de formatos adicionales para supervisar y controlar los precios en el Trade.

  • Diseño de material publicitario para el On-Tadre en el que se establezcan los precios de los productos.

  • Redacción de estrategias de cobranza para optimizar la gestión del vendedor en la ruta.

2.3 VISIÓN RETROSPECTIVA - PROSPECTIVA.

A continuación se establece la visión retrospectiva y prospectiva que presenta la empresa Eurolicores, C.A. en donde se puede apreciar por que es catalogada como una empresa líder, con intenciones claras de mantener estándares de rendimientos altos y competitivos en el mercado actual.

Visión Retrospectiva:

Indudablemente que Eurolicores presenta evolución notable en su estructura organizativa, debido a que el mercado globalizado así se lo ha requerido, y la empresa se ha adoptado a las exigencias de sus clientes para prestar cada vez mas un servicio profesional y eficiente.

Con la creación de una oficina en la ciudad de El Tigre - Edo. Anzoategui, debidamente dotada con lo que los ejecutivos de venta para la zona atenderían con mayor comodidad a sus clientes.

También se creó el cargo de Administrador de Ventas que no es menos que la persona encargada de planificar, organizar, monitorear, y generar toda la información necesaria para optimizar el proceso administrativo pertinente específicamente al Dpto. de Ventas de la empresa.

El crecimiento de la empresa y de su cartera de clientes ha hecho necesario el ingreso de mas promotores y ejecutivo de ventas para así mantener el nivel de eficiencia en cuanto a la atención de la clientela, además de actualizaciones constantes en la tecnología utilizada para una mayor velocidad de respuesta en cuanto a información se refiere.

Visión Prospectiva:

Aumentar nuestra cartera de clientes y que no haya licorería, Bodegón, Discoteca, Restaurante en donde no se vendan nuestros productos para que cualquier persona en cualquier parte, tenga la posibilidad de disfrutar los momentos importantes de su vida con productos de calidad.

Ser cada día mejores y mas eficientes en todas y cada una de nuestras funciones. Además de establecerse estándares cada vez mas altos para mantenerse un paso delante de la competencia.

2.4 GLOSARIO DE TÉRMINOS.

ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL:

Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

ADMINISTRACIÓN:

Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para lograr propósitos eficientemente seleccionados. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

ADMINISTRADOR:

Persona que lleva a cabo la tarea y las funciones de administrar, en cualquier nivel y en cualquier tipo de empresa. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

AUDITORIA FUNCIONAL:

Derecho que se delega en una persona o departamento para controlar procesos, practicas, políticas u otros asuntos específicos, relacionados con actividades que lleva a cabo el personal. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

CAPACITACION ADMINISTRATIVA:

Creación de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y la destreza de una persona en la tarea administrativa. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

CONTROL:

Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempaño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

DEPARTAMENTO:

Área, División o Sucursal, definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades y el logro de resultados. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

EFICACIA:

Implica consecución de objetivos; logro de los efectos deseados, obtención de metas. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

EFICIENCIA:

Logro de los fines con a menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

EFECTIVIDAD:

Es el Nro. De visitas que realiza el vendedor durante el día o el mes vs. Los pedidos tomados. (Def. Op)

ESTRATEGIA:

Determinación del propósito y los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y adopción de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para lograr estos propósitos. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

FRECUENCIA DE COMPRAS:

Es la periodicidad con que el cliente realiza sus compras durante el mes. (Def. Op)

INDICADORES DE DESEMPEÑO:

Son todas aquellas variables que son utilizadas para medir el comportamiento y productividad del vendedor durante un periodo de tiempo determinado. (Def. Op)

MATERIAL P.O.P. (Point of Purchase

“):

Es todo aquel material que se utiliza para realzar las exhibiciones y poder comunicar al consumidor información que le permita

identificar y recordar nuestros productos. (Def. Op)

MATRIZ FODA:

Representación grafica de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas detectadas en el ambiente interno y externo de la Organización. (Def. Op)

ON-TRADE:

Locales comerciales cuyo consumo de licores es dentro del mismo local (Tascas, Discotecas). (Def. Op)

OFF-TRADE:

Locales comerciales cuyo consumos de licores es fuera del mismo (Licorerías). (Def. Op)

ORGANIZACIÓN:

Es la estructura intencional de papeles de una empresa “formalmente organizada”; Sistema de patrones de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operación. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

PLANEACION:

Es la selección de misiones y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos en un tiempo determinado.

POWER PLAY:

Software manejador de bases de datos. (Def. Op)

PORCENTAJE DE COBERTURA:

Es el volumen en ventas vs. La cuota de volumen. (Def. Op)

RENDIMIENTO:

Razón ventas - objetivos en un periodo de tiempo determinado. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 1994)

VOLUMEN DE VENTAS:

Es el acumulado en ventas de productos que lleva el vendedor durante un tiempo determinado. (Def. Op)

KEY PERFORMANCE INDICATOR´S (KPI´S):

Son los indicadores de rendimiento utilizados para medir y monitorear el desempeño del vendedor. (Def. Op)

FASE III

APLICABILIDAD TÉCNICO - LABORAL

3.1 Tipos De Actividades Efectuadas.

Administrativas:

  • Evaluación de objetivos del mes tomando en cuenta los siguientes indicadores: Volumen en ventas, Cobranza, Activación de Clientes, Activación de Marcas, Devoluciones.

  • Asignación de objetivos del mes, en base a la participación porcentual trimestral de cada vendedor con respecto al distribuidor, luego mediante un análisis cualitativo y cuantitativo de la cartera de clientes del vendedor se realizan los ajustes pertinentes en caso de necesitarlos.

  • Monitorear toda la información referente a los indicadores de desempeño (Kpi´s).

  • Garantizar mediante un monitoreo frecuente que toda la información en el sistema comercial o maestra de cliente se encuentra depurada y actualizada, de modo que toda la información generada a través del Sistema Power Play sea confiable.

  • Generar, controlar, supervisar y monitorear todo lo referente al concurso Añejando Barricas de Ventas.

  • Monitoreo, control y seguimiento de las promociones excelentes en el mercado.

De Campo:

  • Participación en actividades de calle como planes barrido de merchandising, Store Check y reunión trimestral de supervisores.

3.2 Relación De Tareas Asignadas.

TABLA No. 3

RELACION DE TAREAS ASIGNADAS


Semanas

Tareas

1

2

3

4

5

6

7

8

9

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12

13

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15